CONTROL - EVALUAREAONTROL - EVALUAREA

CONTROL - EVALUAREA

7.1 Natura si scopul control-evaluarii

Prin functionarea eficienta a unei firme este necesar ca toate activitatile acesteia sa se desfasoare in conformitate cu obiectivele prevazute prin planuri si programe. Aparitia unor factori perturbatori, fie din mediul intern, fie din mediul extern firmei, genereaza disfunctionalitati, chiar intreruperi in desfasurarea activitatilor prevazute, ceea ce determina nevoia de control permanent.

Prin functia de control-evaluare a managementului se intelege masurarea performantelor realizate, compararea lor cu nivelele predeterminate si corectarea abaterilor.

Asa cum arata Henri Fayol, controlul consta in verificarea daca totul se petrece in conformitate cu programul adoptat, cu instructiunile date si principiile admise. Scopul acestui proces este de a semnala lipsurile si greselile pentru a fi indreptate si a se preveni repetarea lor.

Functia speciala a controlului consta in mentinerea echilibrului intre prevederi si realizari si initierea actiunilor de corectie atunci cand este cazul. Esenta procesului de control-evaluare este asigurarea managerilor cu informatii prompte si cuprinzatoare privind depistarea factorilor de intarziere sau de accelerare, inlaturarea celor perturbatori si promovarea factorilor cu efecte pozitive.

Importanta controlului managerial este evidentiata prin intelegerea acestuia ca un proces de sistem cu autoreglare sau feedback.

Nobert Wiener, unul dintre intemeietorii ciberneticii, a aratat ca orice sistem aloca energie pentru depistarea erorilor in realizarea obiectivelor si initiaza actiuni de corectie, adica se autocontroleaza si se autoregleaza. Urmarirea si compararea performantelor cu standardele, fiind o operatie de rutina, este realizata in cea mai mare masura de catre procesorul de informatii, care apoi trimite managerilor doar abaterile semnificative ce necesita interventia acestora. Astfel se aplica un principiu fundamental al managementului si anume principiul exceptiei.

Ceintele ce trebuie respectate in exercitarea functiei de control-evaluare:

1. elaborarea modelului initial, cu alte cuvinte formularea cat mai clara si completa a planurilor si programelor firmei;

2. definirea unor structuri organizatorice riguroase, care sa statueze[e1]  clar responsabilitatea pentru deviatii si luarea masurilor de corectie;

3. acoperirea tuturor domeniilor de activitate cu actiuni de control;

4. evaluarea corecta si exigenta a operatiilor de control.

7.2 Functiile controlului

Controlul contribuie la realizarea scopurilor managementului, intrucat urmareste transpunerea deciziilor in rezultate si asigura respectarea intereselor firmei.

Principalele functii ale controlului sunt urmatoarele:

a. functia de evaluare a rezultatelor, prin care are loc masurarea performantelor, compararea rezultatelor cu obiectivele si standardele stabilite initial si evidentierea cauzelor care au determinat abaterile;

b. functia de recuperare, care consta in faptul ca dupa constatarea situatiei existente se efectueaza corectiile ce se impun pentru eliminarea deficientelor si a cauzelor acestora;

c. functia preventiva, care se manifesta inaintea producerii abaterilor de la nivelele preconizate;

d. functia de informare, prin care sunt furnizate date si informatii privind modul cum se desfasoara toate activitatile si cum sunt realizate deciziile adoptate;

e. functia educativ-simulativa care se manifesta prin actiunile de declansare a eforturilor pentru depasirea situatiei date, recuperarea prejudiciilor, evitarea unor devieri similare, incurajarea experientelor pozitive.

In conformitate cu aceste functii, controlul se caracterizeaza printr-o serie de trasaturi precum: caracterul obiectiv; caracterul complex; caracterul inopinat[e2] ; caracterul preventiv; caracterul corectiv, etc.

7.3 Tipurile de control

I. In functie de momentul efectuarii actiunii de control se evidentiaza trei tipuri de control:

a. controlul preventiv sau ante-factum, care se realizeaza inainte de inceperea activitatii in scopul prevenirii rezultatelor negative (ex: receptia calitativa a materiilor prime; test de marketing pentru lansarea unui produs nou; examinarea cunostintelor si abilitatilor candidatilor pentru ocuparea unui post vacant etc.)

b. controlul corectiv sau post-factum, care se efectueaza dupa incheierea activitatii, concentrandu-se pe rezultatele finale, cum ar fi controlul documentelor contabile si financiare ale firmei;

c. controlul concomitent care se desfasoara pe parcursul unei activitati, avand atat un aspect preventiv cat si unul corectiv (ex: controlul calitatii pe fluxul tehnologic).

II. Un alt criteriu de clasificare il reprezinta pozitia managerului fata de actul de control, in functie de care controlul poate fi:

a. controlul direct, cand se realizeaza un contact nemijlocit intre manager si colaboratorii sai;

b. controlul indirect, cand managerul analizeaza rezultatele individuale obtinute;

c. autocontrolul, efectuat de catre fiecare salariat asupra propriei activitati.

De obicei, in exercitarea functiei de control se impletesc toate tipurile de control. O atentie deosebita se acorda flexibilitatii relatiilor dintre controlor si controlat, precum si implicatiilor psihologice.

7.4 Etapele procesului de control-evaluare

Exercitarea controlului presupune parcurgerea a patru etape mai importante:

a. stabilirea nivelelor de performanta, respectiv a standardelor si normelor ce vor fi masurate;

b. evaluarea rezultatelor obtinute;

c. compararea rezultatelor cu standardele de performanta si identificarea abaterilor;

d. stabilirea actiunilor corective si aplicarea lor.

a. Stabilirea standardelor de performanta este strans legata de functia de planificare, spre deosebire de celelalte etape care sunt specifice functiei de control. Standardul de performanta este o valoare utilizata ca element de referinta pentru compararea altor valori, respectiv expresia a ceea ce se asteapta de la firma sau de la subdiviziunile ei.

Intr-o firma cu profit sau non-profit se intalnesc urmatoarele categorii de standarde, in functie de nivelul ierarhic la care se refera performantele:

- standarde organizationale;

- standarde functionale;

- standarde departamentale;

- standarde individuale.

Standardele organizationale deriva din obiectivele strategice ale frimei si au in vedere performantele financiare ale firmei (ex: cresterea profitului pana la nivelul de 20%, in cazul unei firme cu profit).

Standardele functionale sunt derivate din cele organizationale, fiind proprii fiecarui domeniu functional al firmei (ex: in cadrul functiunii comerciale se poate stabili un standard de performanta echivalent cu 60 milioane lei, vanzari zilnice, iar pentru functiunea productie reducerea costurilor cu 5%pe unitate de produs)

Standardele departamentale se refera la performantele fiecarui departament din compunerea unei functiuni, care trebuie sa concure pentru realizarea standardelor functionale respective (ex: pentru sporirea vanzarilor la standardul stabilit este necesara desfacerea zilnica a x bucati de calitate extra, pentru care se vor efectua y cheltuieli de publicitate)

standarde individuale reprezinta performantele ce se asteapta de la fiecare persoana pentru realizarea standardelor departamnetului in care isi desfasoara activitatea. La stabilirea standardelor individuale de performanta se tine cont de conditiile specifice fiecarui post de munca (ex: in functia de sectie de productie unde lucreaza, inui muncitor is epoate stabili un standard minim de x unitati pe produs/zi, iar altuia y unitati de produs pe zi)

b. Evaluarea rezultatelor obtinute sau a performantelor efective presupune culegerea si prelucrarea unor date privind intrarile si iesirile in/si din diferite activitati cu ajutorul procesorului de informatii. Frecventa masurarii rezultatelor variaza in functie de natura activitatiilor urmarite (ex: fabricatia este urmarita zilnic, pe cand proiectarea de produs-trimestrial si chiar anual) si de nivelul ierarhic al performantei (ex: la nivelurile ierarhice inferioare se urmareste mai des decat la cele superioare)

c. Compararea rezultatelor cu standardele de performanta si determinarea abaterilor este considerata etapa cea mai simpla a procesului de control, operatiunile fiind preluate din procesorul de informatii. In situatia aparitiei abaterilor de la limitele de variatie sau de la tolerantele in cadrul carora performantele masurate sunt considerate normale, sunt sesizati managerii responsabili cu initierea ectiunilor corespunzatoare de corectie. Cu cat abaterile sunt mai mari, cu atat nivelul ierarhic al managerilor implicati in solutionarea problemelor este mai inalt.

d. Stabilirea actiunilor corective necesare si aplicarea lor este etapa cea mai importanta a procesului de control. Pentru a gasi caile cele mai bune de monitorizarea a rezultatelor obtinute cu standardele de performanta, managerii trebuie sa analizeze abaterile constante, subliniind cauzele si consecintele posibile. Urmaririle abaterilor pot fi atat pozitive cat si negative pentru firma. De obicei cea mai mare atentie se acorda abaterilor negative, urmarindu-se initierea de actiuni care sa aduca la siminuarea sau la eliminarea influentei viitoare a cauzelor generatoare de abateri. In cazul abaterilor pozitive se evidentiaza factorii de influenta care constituie posibilitati de valorificare in viitor pentru firma.

Functionarea procesului de control in toate etapele sale necesita un volum important de activitate, care trebuie sa fie o activitate eficienta. Aceasta inseamna ca efectele economice produse trebuie sa fie mai mari decat eforturile financiare presupuse.

Eficienta functiei de control se determina dupa formula urmatoare:

unde DP - vloarea pagubelor care sunt recuperate de la cei ce le-au provocat;

DE_cc - venituri ca urmare a sporului de calitate a productiei, in urma imbunatatirii calitatii conducerii (incasari suplimenatre);

DR_e - economisirea de resurse;

C_fe - cheltuieli cu efectuarea controlului.

Daca cheltuielile cu implementareacontrolului pot fi evaluate cu destula precizie, efectele pe care le produce acesta asupra rezultatelor de ansamblu ale firmei sunt mult mai dificil de cuantificat. In acest sens un rol deosebit il au studiile sistematice efectuate periodic.