Controlul financiar-contabil al decontarilor cu furnizorii si clientii

Controlul financiar-contabil al decontarilor cu furnizorii si clientii

In economia de piata orice agent economic doreste sa realizeze profit. Agentii economici sunt supusi examenului riguros, exigent, dar drept, al pietei, avand la baza criteriul eficientei, al concordantei activitatilor economice pentru a produce profit, agentii economici trebuie sa aiba o inalta capacitate de adaptare la cerintele si legitatile pietei, ale concurentei loiale. Pe langa initiativa libera si aportul material, financiar si de inteligenta - o conditie esentiala a obtinerii profitului este informatia operativa si reala cu privire la patrimoniu, activitatea economica si comerciala desfasurata si rezultatele acesteia.

Cunoasterea situatiei patrimoniale si financiare a agentilor economici se realizeaza cu ajutorul documentelor primare ale evidentei tehnic-operative si contabile. Asigurarea corectitudinii, exactitatii si realitatii acestor informatii constituie o problema de mare raspundere a controlului financiar-contabil.

Controlul financiar, parte integranta a managementului si a gestiunii financiare, constituie in acelasi timp expresia unei necesitati obiective ca forma de cunoastere, ceea ce ii confera o sfera mult mai larga si cu semnificatii multiple care depasesc interesul strict al firmei.

"Controlul este un proces de cunoastere a trecutului, de apreciere a prezentului si de descifrare a viitorului, in legatura cu activitatea firmei si cu performantele ei economico-financiare"[1].

Controlul contribuie la integrarea firmei in mecanismul economiei de piata, printr-o activitate manageriala complexa si continua.

"Controlul financiar este un factor care contribuie la mentinerea unor activitati intr-o stare de normalitate, la solutionarea competenta a problemelor privind dezvoltarea si modernizarea firmei in conditii de eficienta, contribuind la orientarea resurselor intr-o ordine de prioritati rationale si de perspectiva."[2]

Dupa momentul in care se exercita controlul, raportat la momentul desfasurarii activitatii sau efectuarii operatiilor ce se controleaza, controlul financiar se manifesta sub trei forme si anume: anticipat sau preventiv, concomitent sau operativ - curent, postoperativ sau ulterior.

Controlul financiar preventiv este un atribut al functiei financiar-contabile din unitate si un instrument al gestiunii previzionale. Principalul sau scop este sa preintampine fenomenele negative si sa asigure utilizarea cat mai corecta a resurselor, sa intareasca ordinea si disciplina in administrarea patrimoniului.

Controlul concomitent se suprapune aproape in totalitate cu continutul activitatii nemijlocite de conducere la diferite nivele. Acest control asigura cunoasterea operativa a modului in care se indeplinesc sarcinile si se gestioneaza patrimoniul.

Controlul financiar ulterior se executa dupa desfasurarea activitatilor cu privire la gestionarea patrimoniului si are ca principale obiective existenta si utilizarea rationala a acestuia, aplicarea legislatiei cu caracter financiar, efectuarea cheltuielilor si analizarea veniturilor, analiza situatiei pagubelor etc.

In raport cu interesele economico-financiare pentru care este organizat si executat, controlul financiar se prezinta sub urmatoarele forme: control financiar al statului si control financiar propriu.

Controlul financiar al statului cuprinde in sfera sa administrarea si utilizarea mijloacelor financiare publice, precum si respectarea reglementarilor financiar-contabile in activitatea desfasurata de catre agentii economici in legatura cu indeplinirea obligatiilor acestora fata de stat.

Controlul financiar propriu executat la nivelul ministerelor, departamentelor, institutii publice, agenti economici, este organizat sub forme distincte: control financiar preventiv si control financiar de gestiune.

Controlul financiar preventiv isi are, de regula, sediul in compartimentul financiar contabil, intrucat acesta poate fi considerat ca un adevarat "filtru" al tuturor operatiunilor patrimoniale inserate in documentele justificative.

Inainte de a fi inregistrate in contabilitate, documentele trebuie sa poarte viza de control financiar preventiv, care se exercita prin seful compartimentului financiar contabil.

Controlul financiar de gestiune, ca forma a controlului propriu, este controlul financiar ulterior, care urmareste respectarea dispozitiilor legale cu privire la gestionarea si gospodarirea mijloacelor materiale si banesti, pe baza documentelor inregistrate in evidenta tehnic - operativa si contabilitate.

Intreprinderea este vital interesata sa cunoasca cu exactitate, la anumite perioade de timp, starea reala a patrimoniului sau, stare care poate fi diferita de cea scriptica din documentele contabile. Acest lucru se realizeaza prin inventarierea periodica a patrimoniului.

In cazul inventarierii creantelor fata de terti, pentru stabilirea cat mai corecta a drepturilor de creanta si a obligatiilor reciproce, se procedeaza la un schimb de extrase sau de punctaje cu furnizorii, clientii sau cu ceilalti debitori sau creditori. Asemenea extrase vizeaza pozitiile referitoare la obligatii si creante neachitate pana la data inventarierii.

Potrivit uzantelor, extrasele se vizeaza de catre comisia de inventariere si apoi sunt trimise unitatilor partenere, iar acestea au obligatia ca, in termen de 5 zile, sa confirme soldul.

Normele actuale de inventariere introduc un model obligatoriu pentru extrasele de cont, prin care se confirma debitele existente la data inventarierii de sfarsit de an. Pentru creantele cu o vechime mai mare de 6 luni, confirmarea soldului se face obligatoriu pe baza de adresa, cu confirmare de primire.

Eventualele diferente, constatate cu ocazia confruntarilor directe, trebuie solutionate legal pana la intocmirea bilantului contabil. Daca totusi unele divergente se mentin, respectivele creante sau datorii se inregistreaza la valoarea lor scriptica, chiar daca s-au deschis actiuni juridice sau cereri de recurs.