EVIDENTA OPERATIVA CLASICA SI SISTEME INFORMATICE PENTRU RESTAURANTE

EVIDENTA OPERATIVA CLASICA SI SISTEME INFORMATICE PENTRU RESTAURANTE

1. EVIDENTA OPERATIVA CLASICA

Efectuarea unor servicii corecte si operative pentru clientela din restaurante si alte unitati similare presupune existenta unei evidente proprii privind modalitatea de luare a comenzilor, marcarea preparatelor si bauturilor ce urmeaza a fi servite, precum si modul in care se fac incasarile.Acest sistem difera de la unitate la unitate, in functie de modul in care se efectueaza servirea clientilor, de dotarea tehnica cu mijloace de inregistrare a comenzilor si incasarea contravalorii consumatiei. 

Chiar daca astazi, majoritatea unitatilor au o dotare tehnica moderna sunt inca numeroase cazuri in care evidentele operative sunt tinute prin tehnicile clasice consacrate, iar sistemele informatizate vin sa simplifice munca manuala a lucratorilor din sectoarele de servire. Pentru a intelege mai bine sistemul de lucru informatizat, vom prezenta, pe scurt, in cele ce urmeaza, evidenta operativa clasica privind luarea comenzilor, marcarea preparatelor si bauturilor ce urmeaza a fi servite precum si a modului in care se face incasarea consumatiei sau a serviciilor prestate. 

Luarea comenzilor de la clienti se face in scris sau verbal

Comenzile verbale se iau direct de la clienti, fara a fi notate,in unitatile cu servire rapida, in care nu sunt chelneri si clientii se adreseaza direct lucratorului care transmite sau executa comanda si o serveste.

Comenzile scrise se iau de regula in unitatile in care servirea se face prin chelneri. Ele servesc intocmirii bonurilor de marcaj in baza carora se vor ridica produsele de la sectii. Comenzile scrise de la client se noteza pe carnete simple, de dimensiuni convenabile, sau pe carnete tipizate.

Pe bonul de luare a comenzii. chelnerul va nota: numarul mesei, numarul de persoane, preparatele si bauturile ce urmeaza a fi servite,cu precizarea codului sau a denumirii si a calitatii (portii, bucati, sticle etc.)Pe baza acestor insemnari se intocmeste bonul de marcaj, de mana sau prin casa. Sunt unitati in care bonul pentru luarea comenzii, in conditiile mentionate anterior, poate fi folosit, pentru mai multa operativitate, ca bon de marcaj.

Bonul pentru luarea comenzii, ca si bonul de marcaj constituie un prim mijloc de comunicare (transmiterea dorintei clientului pentru a fi executata de sectii), de control si de comunicare directa.

Bonurile de marcaj se intocmesc manual, prin casa sau prin mijloace informatice, pe formulare tipizate, numerotate, specificandu-se urmatoarele date: sectia (bucatarie, bar, bufet etc.); cantitatea solicitata pentru fiecare produs, cu identificarea pretului pe unitatea de masura si a valorii totale la pozitia respectiva, totalul valorii bonului de marcaj, rezultat din insumarea valorii marcate; numarul de marca al chelnerului, semnatura acestuia si data, eventual numarul mesei sau al camerei.

Circuitul documentului si numarul de exemplare in care acestea se intocmesc sunt in functie de felul in care se face nota de plata - prin chelneri, prin casier, patron sau casa de marcaj - facturare.

Cand nota de plata o face direct chelnerul, bonul de marcaj se intocmeste, de regula, in doua exemplare: originalul se preda la sectie, pentru ridicarea marfii, iar al doilea ramane la cotor, servind la intocmirea corecta a notei de plata. Bonul de marcaj se poate intocmi in trei exemplare, daca al treilea ramane pe masa clientului, pentru a-1 informa asupra a ceea ce a comandat.

La notele de plata intocmite de casier, sau de patron bonurile de

marcaj se intocmesc tot de chelner, in doua exemplare, ambele predandu-se casierului care verifica corectitudinea lor; vizeaza originalul si-1 restituie chelnerului, pentru a putea ridica marfa de la sectie. Copia ramane la casier, care deschide imediat nota de plata pentru masa mentionata pe bonul de marcaj. La unitatile fara case de marcaj, dar cu intocmirea notei de plata prin casier, bonul de marcaj se intocmeste in trei exemplare, ultimul ramane la carnetul chelnerului.

Bonul de marcaj prin casa se intocmeste in unitatile dotate cu aparate de marcat. Exista diferite tipuri de case de marcat.

Efectuarea marcajului preparatelor si bauturilor prin casa presupune cunoasterea de catre chelneri a modului de functionare a casei de marcat, in acest scop, vor fi instruiti de personalul de specialitate sau de casieri.

Indiferent de tipul de casa de marcaj, inainte de a incepe serviciul, chelnerul va primi cheia (cartela) pentru butonul vanzator din ziua respectiva, sub semnatura. El va verifica fixarea valorii zero la pozitia pe care va lucra, urmarind emiterea de catre masina a unui bon cu pozitia de fixare a valorii zero, care se inregistreaza si pe banda de control.

Pe parcursul efectuarii serviciului, chelnerul noteaza comanda data de client pentru preparatele si bauturile ce urmeaza a fi servite, dupa care intocmeste la casa bonurile de marcaj pe sectii.

In acest scop, chelnerul introduce butonul vanzator (cheia) in broasca respectiva, roteste spre stanga si apasa spre interior, butonul (cheia) ramanand blocat; apoi se bate pe taste valoarea fiecarei pozitii si se apasa pe butonul corespunzator sectiei de unde urmeaza sa se ridice produsele. In final, se apasa pe butonul de total, dupa care aparatul emite bonul respectiv, din care rezulta valoarea fiecarei pozitii, totalul, sectia, data, numarul bonului etc.

Pe bonul astfel obtinut chelnerul scrie un clar sau codificat cantitatea si denumirea produselor ce urmeaza a fi ridicate, dupa care se preda bonul sefului de sectie pentru a se executa comanda. La unele unitati, pe bonul emis de aparatul de marcat sau pe cele scrise de mana se noteaza si ora la care au fost predate la sectie, pentru a determina operativitatea executarii comenzilor.

Daca chelnerul greseste apasand un buton din tasta cu cifre, acesta este eliberat prin apasare pe butonul corect de pe aceeasi coloana de cifre (pe verticala).

In situatia inregistrarii unei sume gresite se apasa pe butonul corectie (anulare), pentru revenirea in pozitia initiala. Corectiile se fac inainte de a se actiona sub totalul (inregistrarea pe sectii) sau totalul.

Daca din neatentie s-a inregistrat gresit o suma, bonul respectiv nu se mai poate anula. In acest caz se raporteaza sefului de sala sau casierului care anuleaza bonul respectiv si il ia in evidenta pentru scadere din gestiune la terminarea programului si citirea 'casei'. Seful unitatii si seful sectiei semneaza pentru certificare,

Dupa terminarea programului de lucru, chelnerii se prezinta la seful de unitate sau la casier, pentru a efectua citirea casei. Cu aceasta ocazie se stabileste, totalul vanzarilor pe fiecare chelner si pe sectii. Daca este cazul, din aceste-totaluri se scad bonurile anulate ca urmare a unei greseli inregistrare, precum si retururile.

Retururile de marfuri la sectii se pot face, in cazuri exceptionale pentru marfurile care nu au suferit transformari, intocmindu-se un bon de marcaj manual cu produsele respective, pe care se face mentiunea "retur se vizeaza de seful unitatii si se semneaza de gestionarul sectiei care a primit marfa. In general bonul respectiv va avea aceleasi date (elemente) ca si bonul de marcaj utilizat pentru ridicarea marfurilor de la sectii.La intocmirea borderoului de incasari, valoarea acestor bonuri se inscrie in 'rosu' se scade din marcaj cu bon de retur, dar pe care se face mentiunea ceea ce va confirma schimbarea produsului la sectie si facturarea corecta a consumatiei.

In functie de situatiile ce se pot ivi in timpul efectuarii serviciilor prin chelneri, se pot utiliza si alte tipuri de bonuri sau pe formularele obisnuite se pot face anumite mentiuni, astfel:

bonul de marcaj pentru barul de serviciu (pivnita) poate avea o culoare diferita, inscrierea denumirii comerciale complete sau a codului produsului este o cerinta obligatorie deoarece asigura identificarea exacta a comenzii si o facturare corecta.

bonul de 'suite' (de urmare) se emite atunci cand se ia o comanda ulterioara pentru care exista deja deschisa o factura (nota de plata);

bonul 'bis' si 'ter' atunci cand se doresc note de plata separate pentru clientii care mananca la aceeasi masa sau o noua masa, fara a plati consumatia de la prima;

bon duplicat in cazul in care originalul a fost ratacit (este evident un bon de inlocuire, valabil in cazul in care originalul nu a fost folosit

bon de 'trecere' (de passage), se emite in situatia in care un client, dupa ce a dat comanda si aceasta a fost transmisa la sectie pentru executare se muta Ia o alta masa. Pe acest bon se face numai mentiunea 'comanda pentru masa X trece la masa Y'.

Unele restaurante au in dotare case de inregistrare care executa simultan operatiunile de marcaj si de intocmire a notei de plata.

Incasarea contravalorii consumatiilor se face pe baza notelor de plata in unitatile unde servirea se realizeaza prin chelneri, pe baza bonurilor emise de casa la unitatile fara chelneri si fara note de plata sau bon - la unele unitati cu servire rapida, ale comertului stradal sau in locuri de agrement, statiuni etc.

Trebuie mentionat ca in toate unitatiie in care servirea se face prin chelneri, intocmirea si eliberarea notei de plata este recomandabila, indiferent de valoarea consumatiei.

Notele de plata pot fi intocmite manual sau mecanic, ultimele realizandu-se prin casele de marcaj care elibereaza bonuri cu valoarea consumatiei sau note de plata la anumite tipuri de aparate de casa.

In practica se intalnesc diferite formulare tipizate de note de plata.

O nota de plata trebuie sa cuprinda urmatoarelc date: denumirea unitatii, numarul notei, numarul de masa, numarul de persoane, cantitatea consumata pentru fiecare preparat sau bautura, cu specificarea pretului pe unitatea de masura si a valorii totale la pozitia respectiva, totalul consumatiei care, in functie de sistemul practical si aprobat, aferent se poate adauga valoarea serviciilor (procentul si suma totala) inclusiv TVA.

Restaurantele care servesc clientii din hotel, folosesc note de plata pe care se inscrie numarul camerei si semnatura clientului, pentru confirmarea consumatiei si acceptul pentru efectuarea platii in contul sau de la hotel. In acelasi mod se procedeaza si in cazul clientilor care servesc masa, cu plata in cont, (comenzi anticipate). Pentru consumatiile achitate cu tichete valorice se va specifica pe nota de plata: 'achitat cu'.

Notele de plata pentru clientii in grup sau individual pentru care plata se face prin alte mijloace de plata (CEC-uri, carti de credit, voucher, ordine de plata etc.) vor contine si date referitoare la grup, (denumirea si simbolul) numarul de comanda si emitentul, numele ghidului sau delegatului, eventualele bonificatii (reduceri) acordate, semnaturile sefului de unitate, ale chelnerului si ghidului, daca este cazul, si de asemenea stampila unitatii.

Notele de plata sunt intocmite de chelneri, casieri, sau patron, manual sau mecanizat, cu ajutorul caselor de marcaj in baza bonurilor de marcaj, pentru produsele efectiv consumate. Cei care le intocmesc poarta raspunderea corectei lor alcatuiri, si au obligatia ca inainte de a le prezenta clientilor sa le verifice continutul, pentru a evita eventualele erori.

In cazul unitatilor dotate cu case de marcaj in care plata se face direct la vanzator, bonul emis de casa de marcaj tine loc si de nota de plata.

Notele de plata in numerar, achitate de client in restaurant se intocmesc in doua exemplare; originalul se lasa clientului, iar copia se pastreaza de catre chelner sau casier. Cele achitate de client prin casieria hotelului se intocmesc tot in doua exemplare, semnate de client pentru confirmare, dupa care originalul se preda imediat la receptia hotelului sub semnatura, mentionandu-se ora predarii, copia ramane chelnerului care a intocmit nota sau la casieria restaurantului pentru justificarea incasarilor in ziua respectiva.

Notele de plata virament se intocmesc in trei exemplare inscriindu-se produsele efectiv servite cu indicarea cantitatilor si preturilor.

Raspunderea pentru pastrarea banilor rezultati din incasari revine celui care intocmeste nota: chelnerul, casierul sau patronul.

Daca nota este intocmita de casier, la primirea ei chelnerul va semna pe copie, urmand ca la achitare casierul sa aplice pe semnatura chelnerului stampila 'achitat' lucru ce delimiteaza si precizeaza in acelasi timp raspunderea celor doi lucratori pentru incasarile efectuate.

La sfarsitul programului in unitatile in care marcajul si notelei de plata se intocmesc manual, chelnerul completeaza borderoul de incasari,in care se face defalcarea vanzarilor pe sectii, stabilirea realizarilor dupa formele de plata (numerar, virament, m cont etc.), certificarea - verificarea realizarilor pe sectii de catre gestionarii acestora, desfasurarea notelor de plata dupa modul in care se face incasarea lor (numerar,virament, in cont s.a.), precum si corelatia intre totalul bonurilor de marcaj, totalul taxelor si cel al notelor de plata.

Chelnerul intocmeste borderoul de incasari pe baza documentelor de evidenta-operativa, utilizata in activitatea din restaurant - bonuri de marcaj, note de plata cu numerar sau virament, bonuri de masa etc.

Borderoul de incasari trebuie intocmit cu multa atentie, asigurandu-se o corelatie reala intre valoarea bonurilor de marcaj si totalul notelor de plata.

Pe baza borderourilor de incasari si a documentelor anexa se intocmeste centralizatorul vanzarilor pe unitate in care se evidentiaza realizarile pe fiecare chelner, pe sectii, defalcarea vanzarilor dupa felurile in care se face plata (numerar, virament, in cont etc.), desfasurarea notelor de plata cu virament, in cont si forme de plata.

Acest document serveste pentru centralizarea realizarilor zilnice ale unitatii, cat si pentru depunerea numerarului si a celorlalte documente la compartimentul financiar-contabil al societatilor comerciale.

In practica, in functie de organizarea unitatilor, pot aparea aspecte de exceptie de la regulile enuntate anterior astfel: 

in unitatile in care marcajul se face de catre chelner prin "casa in borderoul de incasari nu se mai face desfasurarea bonurilor de marcaj,ci se vor inscrie totalurile bonurilor de marcaj pe sectii, respectandu-se insa celelalte reguli amintite.

in unitatile in care se practica 'sistemul francez' borderoul de incasari se intocmeste de catre casier, dupa care se verifica si se semneaza de catre chelner si de catre gestionarii sectiilor care au eliberat marfa;

in unitatile, sectiile si punctele de vanzare in care plata se face direct la vanzator, numerarul se preda sefului de unitate pe baza de 'monetar' intocmit in doua exemplare (cu semnaturi de predare si de, primire) la care, in cazul in care incasarile se fac prin casa de marcaj,se anexeaza totalul general inregistrat de'casa' in ziua respectiva;

pentru 'vanzarile prin virament' sau alte forme de plata se evidentiaza in borderou numarul comenzii, emitentul, numarul notei de plata si valoarea;

pentru "vanzarile in cont"se indica numarul de cont al turistului, sau datele necesare identificarii (nume, numarul mesei, numarul camerei, numarul si valoarea notei de plata).

In unitatile fara chelneri, se intocmeste un 'monetar centralizator'' in baza monetarelor intocmite de casierii sau vanzatorii care nu intocmesc note de plata.

RaportuI de gestiune: se intocmeste ziJnic de catre gestionarii sectiilor sau ai unitaatilor pe baza stocurilor existente si a documentelor de intrare si iesire a marfurilor, ambalajelor si tichetelor valorice.

Produsele nealimentare (tutun-tigari, artizanat, pungi etc.) se evidentiaza distinct in raportul de gestiune.

Alte evidente ce pot fi utilizate in restaurante:

Evidenta comenzilor pentru masa - serveste la inregistrare efectivelor de clienti in grup sau individual pentru care urmeaza a se asigura servicii de masa. Se completeaza zilnic pe baza comenzilor pentru asigurarea serviciilor sau a altor documente cu acest rol. Formularul serveste si la inregistrarea eventualelor decomandari, care se inscriu de regula in rosu pentru a se evita orice confuzie.

Comanda interna - se utilizeaza pentru aprovizionarea cu marfuri de la depozitele proprii, sectiiie si laboratoarele de productie. Se intocmeste de regula cu 24 ore inainte, in doua exemplare, originalul la sursa de aprovizionare, copia la carnet pentru a urmari modul in care s-a onorat comanda.

Nota de intrare-receptie - se foloseste pentru. toate miscarile de marfuri si ambalaje care au loc intre gestiunile unitatii. Transferurile de marfuri intre sectiile aceleiasi unitati se vor face numai cu aprobarea sefului de restaurant, cele intre unitati cu viza compartimentuJui comercial-productie.

In cazul predarii ambalajelor la furnizori sau alti beneficiari se foloseste formularul 'aviz de expediere' sau factura.

Borderoul de achizitii. In cazuri de exceptie, cand depozitele (magaziile) societatilor comerciale nu asigura aprovizionarea cu anumite produse acestea se pot procura direct de pe piata taraneasca - respectand instructiunile aprobate de conducerea societatilor respective. Pentru aceste cumparaturi se intocmeste 'borderoul de achizitie' de catre cel care procura marfa si apoi nota de intrare receptie calculate de catre gestionarul primitor.

Procesul verbal de transformare. Se utilizeaza pentru a confirma rezultatele specifice productiei cum ar fi: sacrificarea, transarea, eviscerarea, confierea, transformarea si fabricarea unor preparate (mititei, pastrama, mezeluri,afumaturi etc.).

Se intocmeste pentru fiecare operatiune de transformare de catre cei imputerniciti de conducerea societatii comerciale potrivit reglementarilor legale.

Registrul de stocuri serveste pentru evidentierea zilnica a cantitatilor de marfuri din gestiunea sectiei bar, seful de restaurant avand obligatia sa verifice prin sondaj corecta lui intocmire.

Eticheta de prej serveste pentru informarea clientilor asupra preturiior de vanzare a marfurilor expuse in vitrine, rafturi, tonete, galantare, tejghele. Pe eticheta se inscrie denumirea produsului si pretul per unitatea de masura, dupa caz, kilograme, grame, bucata si portie.

Se recomanda ca etichetele sa fie scrise citet, pentru a putea fi usor intetese si sa nu diminueze estetica si calitatea produsului, existand corespondenta intre pretut afisat si produsul expus. J.

In unitatile fara chelneri se folosesc liste de preturi, al caror continut trebuie sa poata fi citit de la distanta.

Evidenta notelor dc plata si a bonurilor de marcaj serveste pentru a evidentia zilnic numarul notelor de plata si al bonurilor de marcaj (cheia) cu care se incepe vanzarea, precum si evidenta acesteia.

Fisa de cont a clientului - serveste la urmarirea consumatiei facute de turisti care au platit serviciile anticipat in restaurantele care practica serviciul 'a la carte'.

Se deschide pe baza comenzii de masa, dupa care se inregistre in ordine,cronologica notele de plata emise pentru mesele servite. Nu se admite inregistrarea notelor de plata in fisa de cont a turistului fara a fi semnate de acesta.

Registrul pentru evidenta comenzilor la camera se utilize numai la restaurantele ce asigura servicii la camera, evidentiind produsele comandate, ora, chelnerul care a facut serviciile si o coloana de observatii in care se pot face insemnari cu privire la decontare si recuperarea obiectelor de inventar utilizate la servire.

Lista turistilor care au micul dejun inclus in tariful de cazare se intocmeste de receptia hotelului in doua exemplare, din care un exemplar se da sefului de restaurant pentru a cunoaste numarul de camera si numele turistilor care au inclus micul dejun in tariful de cazare, pentru a putea lua masuri organizatorice, operative de servire a micului dejun.

TichetuI de mic dejun serveste la decontarea consumatiei facute de clientii care au cuprins micul dejun in tariful de cazare. Pe baza acestor tichete chelnerii servesc micul dejun cu produsele specifice consumate pentru care intocmesc nota de plata. Nu se recomanda servirea pe aceste tichete a altor marfuri ca de exemplu: bauturi alcoolice. tigari etc.

2. Sisteme informatice pentru restaurante

Informatizarea restaurantelor si unutatilor similare acestora (baruri,cluburi,pizzeria,unutati fast-food,snack-baruri si altele) presupune dotarea acestora cu echipamente de calcul si pachete de programe specializate in acest domeniu.

Gradul de informatizare al unui restaurant este dat de gradul de acoperire al compartimentelor si activitatilor cu sisteme informarmatice precum si de realizarea conexiunilordintre acestea.

Alegerea solutiei de informatizare depinde de mai multi factori, printre care enumeram

marimea si categoria restaurantului

disponibilitatea proprietarilor si managerilor pentru tehnicile moderne de conducere

nivelul de cunoastere de catre proprietari si manageri a avantajelor informatizarii

posibilitatile financiare ale societatii unitatii

daca unitatea este independenta sau nu in cadrul structurilor hoteliere

si nu in ultimul rand de tipul unitatii.

Exista si solutii simple in care se utilizeaza echipamente simple, obisnuite si programe improvizate,de obicei realizate cu forte proprii, dar exista si solutii complexe care utilizeaza echipamnete specifice si sofisticate cum ar fi: statii "touch-screen", imprimante specializate, terminale independente "hend held" si programe consacrate, experimentate in mii de restaurante si hoteluri.

Dupa ce mai bine de doua decenii au dominat pe plan mondial casele de marcat cum ar fii :HUGIN-SWEDA, ANKER, CASIO, SHARP, TEC, NIKKO si altele, in prezent acestea au cedat locul " sistemelor de marcaj" sofisticate care functioneaza in retelele de calculatoare si cu echipamente specializate.

Pentru a intelege mai bine aria de informatizare a unui restaurant trebuie sa analizam fiecare componenta a unui sistem informatic precum si legaturile intre acestea.

Componentele principale ale oricarui sistem informatic sunt urmatoarele

Sistemul POINT OF SALES abreviat P.O.S. sistem de marcaj

Sistemul "STOCK/INVENTORY CONTROL"-abreviat S.C. (gestiunea marfurilor in sectii si depozite

Sistemul "FOOD & BEVERAGE "-abreviat F&B (controlul consumurilor si al preturilor via retetare

Sistemul FRONT OFFICE"(gestiune hoteliera

SQUIRREL

SQUIRREL este un sistem computerizat pentru gestiunea si managementul restaurantelor care foloseste echipamente dedicate.Acest sistem este foarte flexibil,are posibilitati multiple de configurare si este foarte usor de utilizat.Prelucrarea comenzilor se face direct de catre chelneri prin intermediul terminalelor "touch screen" care sunt plasate in salon.

Descrire tehnica

SQUIRREL este compus dintr-un calculator si terminale.Calculatorul comunica prin intermediul unei placi de comunicatie si a unui convertor cu terminale si imprimantele sectiei.

Calculatorul monitorizeaza activitatea terminalelor si a imprimantelor sectie semnaland orice defectiune aparuta la unele din aceste echipamente.La

acest calculator este conectata si imprimanta de rapoarte. 

Terninalele au incorporate un cititor de carti de credit si un cititor pentru

cartele. Accesul in sistem se face pe baza de cartele. Fiecare angajat are cartela

proprie. In functie de tipul de angajat cartela ii ofera acestuia anumite drepturi

Terminalele au ecrane cu cristale lichide (LCD) si sunt "touch screen', adica

opereaza fara tastatura la simpla atingere a ecranului. La fiecare terminal poate

fi conectata o imprimanta de note de plata (termica sau matriceala). 

SQUIRREL poate lucra de sine statator sau integrat cu un program de

gestiune hoteliera. Legatura se face prin intermediul unui cablu serial care

comunica cu un interface controller".

Modul de lucru

Marcarea produselor se face direct de catre chelneri la terminale. Sistemul de marcare permite ca inregistrarea comenzii sa se faca direct pe locuri sau global. Acest lucru esle important pentru contabilizarea numarului de clienti. In cazul in care se opteaza pentru preluarea comenzii pe locuri, contabilizarea numarului de clienti se face automat. Cand preluarea comenzii se face global, chelnerul trebuie sa declare numarul de clienti.

Fiecarui chelner ii este repartizata o sectiune. Sectiunile si repartizarea lor pe chelneri se face de catre sefii de sala. Reorganizarea sectiunilor si repartizarea acestora pe chelneri se poate face in orice moment.Marcarea propriu-zisa se face foarte simplu. Chelnerul introduce in terminal (in cititor) cartela de acces si imediat pe ecran apare sectiunea pe care a fost, repartizat sa lucreze. Pentru a deschide o masa chelnerul atinge cu degetul numarul mesei care urmeaza sa fie deschisa, pe ecran aparand grupele ,de produse. Pentru a marca un produs, chelnerul atinge grupa de produse dorita pe ecran aparand produsele care se marcheaza prin atingere cu degetul. Tot timpul pe ecran exista un buton care ii permite chelnerului sa revina in ecranu in care sunt afisate grupele de produse si astfel poate sa treaca la o alta grupa de produse. Preluarea comenzii se poate face in etape. De exemplu, chelnerul marcheaza pentru inceput bauturile si gustarile, apoi felurile principale. Bauturile si gustarile sunt marcate ca felul I iar felurile principale ca felul. II. Dupa ce produsele au fost marcate chelnerul trimite pe rand produsele la sectii (la imprimantele de sectie) in momentul in care considera ca este oportun.

Pentru fiecare produs in parte exista instructiuni de preparare (bauturile servite cu gheata sau fara gheata etc). Aceste instructiuni apar pe bonurile de marcaj in dreptul produselor respective. Cat timp produsele comandate nu au fost tiparite la imprimantele de sectie, chelnerii pot sa revizuiasca comanda.

Dupa ce bonurile de marcaj au fost tiparite, modificarile de produse (retururile) nu mai pot fi facute decat de sefii de sala sau de directorul restaurantului, singurii angajati care au acest drept. In momentul in care clientii solicita nota de plata, aceasta poate fi tiparita de catre chelneri sau de catre casieri. Nota de plata este prezentata clientului, care, in functie de marimea sumei care este de platit decide cum va plati (cash, carte de credit etc). In functie de sistemul de lucru ales chitantele pentru sumele incasate pot fi tiparite de casieri sau de chelneri.

La solicitarea clientului, nota de plata poate fi detaliata pe fiecare loc in parte sau se pot scoate note de plata diferite care pot fi inchise cu forme de plata diferite.

Marcarea produselor de catre chelneri se poate face de la orice terminal, mai mult, daca un client consuma ceva in barul de zi si apoi se muta in restaurant, barmanul poate transfera aceasta consumatie in restaurant. Transferul se poate face in amandoua directiile.

In cazul in care anumite produse se epuizeaza seful de sala are posibilitatea de a scoate din vanzare produsele respective. In plus, seful de sala are posibilitatea de a verifica fiecare angajat.

Inchiderea zilei se face de catre casieri sau de managerul restaurantului.

Posibilitati de configurare

Principalele sale caracteristici sunt:

numarul de departamente poate, varia intre 1 si 9;

numarul de sectii de productie poate varia intre 1 si 5;

numarul maxim de produse este de 9999;

numarul maxim de categorii principale de produse este de 10;

numarul maxim de subcategorii de produse este de 100;

numarul maxim de angajati este de 1000;

numarul de terminale conectate la un calculator este de 60;

numarul maxim de imprimante de sectii este de 60;

numarul maxim de mese care pot fi configurate este de 5000 cu 999

de locuri;

numarul de maxim de sectiuni este de 250;

numarul maxim de ecrane este de 99;

numarul maxim de preturi pentru un produs este de 18 (6 grupe a cate 3 - Normal, Happy Hour, Protocol);

Configurarea bazei de date se face in urmatoarea ordine:

Se declara dimensiunea bazei de date (numarul de produse care urmeaza a fi memorate, numarul de mese, numarul de angajati etc.).

Se declara punctele de vanzare (restaurant, bar de zi/terasa etc.).

Se stabilesc sectiile de productie (gestiunile). Pot fi maxim 5.

Se stabilesc plajele pentru codurile produselor. De exemplu, pentru o configurare cu 5 sectii - Bucatarie, Bar, Bufet, Cofetarie, Room Service, plaja pentru bucatarie este cuprinsa intre 1 si 3999, bar intre 4000 si 4999 si asa mai departe. Aceasta delimitare este foarte importanla.

Conform delimitarilor facute pe plaje de produse se configureaza cele 10 categorii principale de produse (supe, preparate carne, bauturi alcoolice tari,bauturi nealcoolice etc.).

Se stabilesc subcategoriile de produse. De exemplu, din categoria principala preparate din carne vor face parte subcategorii le preparate vitel,preparate porc, preparate pui etc. Aceasta impartire este foarte importanta pentru rapoartele care vor fi solicitate sistemului.

Se stabilesc ecranele care vor grupa produsele. Este bine ca gruparea produselor pe ecrane sa fie cat mai practica. Produsele care se vand cel mai mult se pot grupa intr-un singur ecran.

Se stabilesc imprimantele de sectii si o imprimanta nula (practic aceasta imprimanta se configureaza pentru produsele care nu se tiparesc pe nici un bon de marcaj).

Se introduc produsele (foarte important este sa se respecte codurile produselor). Fiecare produs are doua denumiri. Prima denumire apare pe nota de plata a clientului iar a doua denumire apare pe bonul de marcaj.

Aceasta facilitate este foarte utila pentru restaurantele in care bucatarul vorbeste o alta limba. Pentru un produs se pot stabili 6 grupe de preturi, urmand ca ulterior sa se stabileasca ce grupa de preturi urmeaza sa fie folosita. Fiecare grupa de preturi este constituita din trei preturi. Un pret normal, unul de Happy Hour, si unul de protocol (sau pentru masa personal). SQUIRREL dispune de o facilitate care permite ca pentru anumite produse preturile sa se modifice automat la anumite ore (Happy Hours). De exemplu, s-a hotarat ca pentru atragerea clientilor barul sa vanda anumite vinuri la jumatate de pret intre orele 17 si 19. Se stabilesc imprimantele de sectie pentru aceste produse.

Se introduc instructiunile de preparare a produselor. Sistemul poate fi configurat astfel incat chelnerul sa fie obligat sa precizeze un anumit numar de instructiuni pentru prepararea produsului sau, precizarea inslructiunilor de preparare pot sa ramana la alegerea chelnerului. Aceste instructiuni apar pe bonul de marcaj in dreptul produsului astfel ca bucatarul sa fie informat prompt asupra modului de preparare a produsului.

Se configureaza ferestrele 'pop up'. Acestea pot grupa fie produse, fie instructiuni de preparare. Sunt importante pentru ca permit o mai buna organizare a ecranelor. Acestea sunt optionale.

In functie de politica restaurantului se stabilesc tipurile de discount-uri practicate (procentual, suma fixa) si dimensiunile acestora. SQUIRREL permite o politica de discount-uri extrem de flexibila. De exemplu, in cadrul unei note de plata se pot aplica reduceri pentru un singur produs, pentru mai multe produse si pentru intreaga nota de plata (protocol). Aceste discount-uri nu pot fi aplicate decat de sefii de sala sau de managerul restaurantului.

Rapoarte

O inovatie adusa de SQUIRREL in ceea ce priveste posibilitatile de raportare este faptul ca managerul restaurantului sau ceilalti factori de decizie au posibilitatea de a obtine rapoarte on line (rapoarte care se pot obtine in timpul lucrului in orice moment al zilei). In aceasta categorie de rapoarte "on line" intra rapoarlele care se pot obtine de la orice terminal si rapoartele care se pot tipari sau vizualiza doar de pe calculator.

Rapoartele care intra in prima categorie sunt:

vanzarile pe sectii (acestea pot fi obtinute global sau defalcate pe intervale de timp);

vanzarile pe categorii de produse;

vanzari pe chelneri.

Aceste rapoarte se pot obtine pe fiecare punct de vanzare in parte. Cifrele din aceste rapoarte se pot obtine si ca medii (vanzari raportate la numarul de clienti sau la volumul produselor vandute etc). In afara de aceste rapoarte pe care le poate solicita managerul restaurantului sau seful de sala, fiecare chelner poate in orice moment sa verifice volumul vanzarilor sale precum si o medie a acestora raportata la numarul de persoane servite.

Rapoartele mentionate mai sus pot fi obtinute si de pe calculator. In plus,

de pe calculator poate fi tiparit sau vizualizat pe ecran o lista a produselor vandute grupate pe cele 10 categorii mari de produse (cu cantitate si valoare totalizate pe fiecare grupa de produse).

Aceste rapoarte sunt foarte utile pentru verificarea incasarilor si a vanzarilor inainte de inchiderea zilei.

Cele mai importante rapoarte se pot obtine dupa inchiderea zilei. Pentru

aceasta sistemul trebuie sa fie oprit. Rapoartele pot fi tiparite pentru orice data

din urma, in functie de posibilitatile de stocare ale calculatorului. Toate informatiile referitoare la zilele din urma se stocheaza atat pe discul dur al calculatorului cat si pe dischete (pentru siguranta).

Setul de rapoarte oferit de SQUIRREL este foarte diversificat. Vom prezenta in continuare cateva din acesle rapoarte:

Raporul I (Transaction Register)

Tranzactiile zilei desfasurate pe subcategorii de produse, cu totaluri pe

sectiile de productie defalcate pe puncte de vanzare, precum si platile defalcate

pe forme de plata.

In plus SQUIRREL are posibilitatea de a exporta toate informatiile referitoare la tranzactiile zilei intr-o baza de date in format popular (DBF), care

permite atat preluarea vanzarilor de catre un sistem de Food & Beverage cat si

prelucrarea acestora prin intermediul aplicatiilor de tip MS Office (Excel,Word, Acces etc).

Componenta principala a sistemului informatic al unui restaurant, sistemul de gestiune si control a stocurilor prelucreaza datele privind intreaga activitate de aprovizionare, gestiune si consum de marfuri, materii prime, materiale si obiecte de inventar.

Astfel, in orice moment se pot stabili cu ajutorul calculatorului care sunt consumurile, stocurile si necesarul de aprovizionare.

Toate materiile prime, marfurile, materialele si obiectele de inventar se codifica, se inmatriculeaza si se inregistreaza miscarea completa a acestora in cadrul societatii atat in depozite sau magazii, in unitati de fabricate (bucatarii, bufete, laboratoare de cofetarii, carmangerie, baruri etc.) cat si in unitati de vanzare (restaurante, magazine, cofetarii si altele).

In paralel cu inregistrarea miscarii si consumurilor se executa si controlul preturilor atat asupra materiilor prime cat si, mai ales, asupra produselor finite realizate in sectiile de productie ale restauranlului.

Sistemul de gestiune este foarte complex si realizeaza pe langa evidenta si controlul miscarilor, si controlul preturilor si intocmirea documentelor de miscare a bunurilor cum ar fi nota de intrare-receptie, nota de predare, avizul de expediere si chiar facturarea marfurilor vandute.

Rapoartele obtinute dintr-un sistem de gestiune sunt in principal privitoare la: miscarea si nivelul stocurilor in sectii si depozite, rapoartele de gestiune ale sectiilor, de consumuri si aprovizionare, si multe altele.

Prin prelucrarea tranzactiilor de miscare a produselor se obtin importante informatii manageriale privind necesarul de aprovizionat, nivelul stocurilor, necesarul de aprovizionat si altele.

Sistemul poate avertiza automat utilizatorii cand stocul unui anumit produs scade sub un anumit nivel (stoc de siguranta).

Emiterea comenzilor la furnizori se poate face manual sau automat prin intermediul calculatorului.

Astfel, unul dintre sistemele cele mai utilizate in lume - CHECK AI, produs de firma LODGISTIX, care poate fi atasat la SQUIRREL, executa urmatoarele operatii privind aprovizionarea:

comenzile catre furnizori pot emise automat pe baza cererilor de aprovizionare corelate cu consumurile:

comenzile se pot inainta manual sau prin intermediul ,,functiei de comanda catre fumizor

fumizorii si informatiile legate de aprovizionare pot fi corelate automat:

o cerere de aprovizionare poate fi impartita in mai multe cereri pentru diferiti furnizori;

comenzile pot fi urmarite dupa departamentele care solicita aprovizionarea astfel ca la livrare marfa sa poata fi transferata direct in acel departament.

3. Sisteme de retetare si consumuri

(FOOD & BEVERAGE)

Este o componenta a sistemului informatic al restaurantului, denumita pe scurt F&B, care poate functiona independent dar poate fi si integrata in sistemul de gestiune si control a stocurilor, dupa cum se vede in schema prezentata mai sus.

Intrucat este un sistem specific unitatilor de tip restaurant se poate utiliza independent si se poate conecta la celelalte componente prin intermediul urmatoarelor interfete:

Prin interfata cu P.O.S. se transmit periodic (zilnic, saptamanal, lunar) vanzarile efectuate prin punctele de vanzare in vederea descompunerii produselor vandute in materii prime si determinarea consumurilor;

Prin interfata cu sistemul de gestiune si control a stocurilor se transmit consumurile de materii prime, rezultate din descompunerea produselor vandute, in vederea scaderii consumurilor si obtinerea balantelor cantitativ-valorice a sectiilor de productie (bucatarie, bufet, laborator de cofetarie, carmangerie).

Determinarea consumurilor se face prin intermediul retetelor de fabricate. Acestea contin toate materiile prime ale produsului oferit spre vanzare in restaurant si cantitatile stabilite pentru fiecare, inclusiv coeficientii de pierdere.

In functie de costurile materiilor prime si de cantitatile folosite in retete, sistemele de F&B calculeaza automat pretul de cost al produselor finite.

La acest pret de cost se poate aplica un adaos comercial declarat, obtinandu-se pretul de vanzare al produsului.

In sistemele evoluate, cum este CHECK Al (LODGISTIX) - amintit mai sus, exista posibililatea actualizarii acestor preturi din acest sistem in sistemul POS asocial, prin intermediul unei interfete.

Coeficientii de pierdere reprezinta pierderile de materii prime ca urmare a prelucrarii si pot fi aplicati in doua etape:

la incarcarea materiilor prime in sectii, cand se pot incarca in gestiune materii prime prelucrate (nete) in loc de brute si/sau

in cadrul retetei, cand reprezinta pierderi tehnologice de fabricatie.

Pentru a exemplifica cele spuse mai sus, putem spune ca pentru o portie de "creveti cu ciuperci' este nevoie de 100 gr. de creveti, 250 gr. de cartofi feliati, 50 gr. ceapa taiata si 20 gr. foi de dafin. Dar 250 gr. de cartofi feliati se obtin din 325 gr. cartofi in stare bruta si deci se poate da un coeficient de pierdere de 30% s.a.m.d.

Sistemele F&B acumuleaza statistici pentru urmarirea costurilor de productie pe sectii, achizitiile pe furnizori si fluctuatia costurilor.

4. Sisterne de evidenta financiar-contabila

(BACK OFFICE)

Aceste sisteme colecteaza notele contabile de la celelalte sisteme descrise mai sus, precum si de la alte sisteme nespecifice cum ar fi calculul salariilor, evidenta imobilizarilor si casa & banca.

Tranzactiile care se centralizeaza si prelucreaza in acest sistem sunt urmatoarele:

realizarile din punctele de vanzare, facturile, CEC-urile si cartile de credit incasate

intrari de materii prime, marfuri, materiale si obiecte de inventar in depozite si sectii;

consumuri de materii prime, vanzarile de marfuri etc.

tranzactii efectuate prin casa sau casele restaurantului si prin conturile bancare (casa & banca);

amortizari si uzuri ale mijloacelor fixe (imobilizari) si obiecte de inventar;

salarii.

Tranzactiile sunt transmise prin interfete unui modul central numit "contabilitate generala' sub forma de 'note contabile'. Dupa efectuarea prelucrarii datelor se obtin in final balantele analitice si sintetice, fisele sah ale conturilor, registrul junal, jurnalele de cumparari si vanzari, registrul jurnal de incasari si plati precum si alte rapoarte.

Sistemele de BACK OFFICE sunt atasate de obicei sistemului principal de prelucrare, dar pot fi si independente de acesta. 

Astfel, firmele LODGISTIX si SQUIRREL ofera pachete de programe; care includ si BACK OFFICE-ul. Acestea incearca sa rezolve intr-o maniera intemationala problemele de back office folosind o terminologie si un mod de operare specific.

Aceste pachete de programe sunt foarte solicitate de patronii sau managerii straini obisnuiti cu terminologia si modul de lucru.

Sistemul integrat de prelucrare VECTOR SYSTEMS este o varianta de sistem independent care se poate cupla cu usurinta cu sistemele consacrate LPOS, SQUIRREL, are in plus avantajul unei adaptari perfecte la legislatia tarii si la particularitatile economiei romanesti, incercand totodata utilizarea terminologiei si modului de lucru utilizate in sistemele specifice din industria hoteliera si a restaurantelor.

Prezentarea acestui sistem va face posibila lamurirea completa a sistemului informatic al unui restaurant, prin detalierea modulelor de gestiune, consumuri si preturi, si a sistemului financiar-contabil.

VECTOR SYSTEMS

VECTOR SYSTEMS este un sistem informatic integrat destinat restaurantelor de orice tip si marime.Are in componenta urmatoarele module

Gestiune marfuri,materii prime,materiale,obiecte de inventare,

Retetare si consumuri,

Vanzari si prestari de servicii,

Casa si banca,

Facturare si urmarire client,

Gestiune imobilizari,

Salarii,

Contabilitate generala.

Cea mai importanta caracteristica a sistemului este "modularizarea", acesta fiind format din mai multe module subsisteme) conectate la un modul central.

Modul central colecteaza de la celelalte module datele prelucrate sub forma de "note contabile".Deci fiecare modul creeaza o "nota contabila"cu datele prelucrate intr-o perioada de timp si o transmite, prin interfata software,contabilitatii generale.

In acest mod se creazao independenta a modulelor, intre ele asigurandu-se

atat o functionare independenta ca si una integrata.

Acest lucru creaza avantaje la achizitionarea sistemului cand se pot cumpara numai modulele care intereseaza sau care sunt strict necesare in functie de marimea si posibilitatile restaurantului.

De remarcat ca sistemul se conecteaza cu usurinta la un sistem de marcaj

consacrat (LPOS sau SQUIRREL) sau poate utiliza un subsistem propriu de "vanzari si prestari servicii'. Prin rezolvarea problemelor de interfata poate fi, cuplat cu orice alt sistem (case de marcat, sisteme proprii).

O alta caracteristica importanta a sistemului este "configurabilitatea'adica posibilitatea comunicarii de catre utilizator, la instalarea sistemului, a modului de lucru pe care il doreste, documentele si operatiile cu care lucreaza conturile contabile pe care le utilizeaza precum si posibilitatea incarcarii unor tabele cu date variabile, care pot fi schimbate in functie de anumiti parametri,in special determinate de legislatie sau de alegerea modului de lucru.

VECTOR SYSTEMS este autodocumentat la toate nivele de prelucrare prin functia 'HELP', iar prin listarea fisierului suport al acestei functii se obtine manualul de utilizare.

Sistemul se livreaza atat in varianta monouser cat si in varianta retea (NOVELL, DOS-NOVELL si WINDOWS).

Modulul (subsistemul) de gestiune

Modulul de gestiune a marfurilor, materiilor prime, materialelor si obiectelor de inventar (denumite generic "produse') permite evidenta acestor categorii de produse atat in depozite cat si in sectiile de productie, vanzare, prestatii sau intretinere-reparatii.

Dupa operarea si inregistrarea tranzactiilor se editeaza documentele de circulatie (nota de intrare-receptie, nota de predare, aviz de expediere, factura, chitanta fiscala etc.) in forma dorita, fie pe formularele tip (factura, chitanta fiscala), fie pe formulare tip "calculator".

Pe parcursul miscarii se urmareste si se determina evolutia preturilor atat la marfuri si materii prime cat si la produsele finite fabricate in sectiile de produtie.

Pentru a putea gestiona marfurile, materiile prime, materialele si obiectele de inventar, acestea sunt codificate si inmatriculate intr-o baza de dale (nomenclator de produse) in care se memoreaza, pe langa codul produsului denumirea, preturile, unitatea de masura si alte date necesare prelucrarii.

In acest nomenclator se inmatriculeaza si produsele finite care se executa in cadrul restaurantului (in sectiile bucatarie, bufet, bar, laborator de cofetarie

sau carmangerie).

Intre coduri se stabilesc legaturi numite "familii de produse' cu ajutorul unui "cod echivalent', fapt care usureaza cautarea si prelucrarea produselor.

Codul echivalent, unic pentru fiecare "familie', este un cod cu ajutorul caruia se determina preturile medii ponderate si care intra in componenta retetelor de fabricate pentru a limita complicatiile date de variatiile de preturi ale produselor.

De asemenea, prin aceste "familii de produse' se asigura gestionarea produselor prin toate metodele admise prin legile in vigoare (LIFO, FIFO, pret mediu ponderat).

Sistemul permite evidentierea produselor in gestiunea depozitelor si sectiilor, atat cantitativ-valoric cat si valoric.

In ceea ce priveste sectiile de productie, gestiunea cantitativ-valorica se asigura prin incarcarea cu materii prime din depozite sau direct de la furnizori, in paralel cu descarcarea materiilor prime incorporate in produsele finite, via retetare de fabricate.

Astfel, consumurile de materii prime se pot obtine pe trei cai:

prin lansarea in fabricatie zilnica (aplicatie incorporata in modului "retetare si consumuri');

prin descompunerea produselor realizate, obtinute din insumarea proceselor verbale de fabricatie / transformare, a avizelor de expediere (in cazul marfurilor vandute) sau a notelor de predare (in cazul produselor finite predate la alte sectii pentru vanzare sau consum), prin intermediul retetelor de fabricatie;

prin descompunerea produselor vandute obtinute prin interfata de la sistemele de POS (sisteme de marcaj) si de asemenea, prin intermediul retetelor de fabricate.

Modulul "retetare si consumuri'

Acest modul realizeaza, prin intermediul retelelor de fabricatie, determinarea consumurilor de materii prime, precum si determinarea preturilor de fabricatie si vanzare a produselor finite.

Asa cum s-a aratat mai sus, toate produsele finite sunt inmatriculate in nomenclatorul de produse. Cu aceasta ocazie se slabilesie legatura fiecarui produs cu reteta sa de fabricatie care contine toate materiile prime si ingredientele, in cantitatile stabilite, care intra in fabricatia unui lot, sarja sau unitate de masura din acel produs finit.

Posibilitatile de interfatare sunt urmatoarele:

cu sistemul de gestiune, primind de la acesta documentele de miscare a produselor finite si returneaza consumurile de materii prime:

cu sisteme de marcaj, de la care preiau vanzarile zilnice si se returneaza consumurile de materii prime ale sectiilor de fabricate.

Una din aplicatiile produsului se numeste lansare in fabricatie' si determina consumurile pentru un anumit program de fabricatie.

Aceasta aplicatie este utila sectiilor de tipul laboratoarelor de cofetarie si patiserie pentru intocmirea consumurilor zilnice dar poate fi aplicata de orice sectie pentru stabilirea necesarului de aprovizionare pe o perioada de timp.

In cazul in care se pot determina pierderile tehnologice se poate utiliza coeficientul de pierdere, reprezentand procentul de materie prima pierduta prin prelucrare.

Cantitatea de materii prime utilizata in reteta poate fi cantitatea bruta sau cantitatea neta, in acest din urma caz fiind necesara si aplicarea coeficientului de pierdere.

Transformarea materiilor prime brute in prelucrale se poate opera si la incarcarea in gestiune a materiilor prime intrucat se utilizeaza "coduri echivalente' de materii prime care au un "coeficient de echivalare' cu fiecare din materiile din "familia sa'.

Astfel, morcovii pot fi cumparati cu 1500 lei/kg. dar dupa curatare si fierbere pot ramane numai 700 gr. in consecinta, de la furnizor intra in gestiune 1 kg. de morcovi, in valoare de 1500 lei, dar in bucatarie se pot incarca 0,700 kg. morcovi feliati, in valoare de 1500 lei (2143 lei/kg.). 

Fireste, modul de lucru depinde de metodele agreate de echipa manageriala a restaurantului si de aceea sistemul pune la dispozitie o multitudine de metode de evidenta pentru a acoperi orice cerinta.

Calculele de preturi se fac cu usurinta in orice moment, avand ca baza de

pornire pretul de cost al produsului finit. La acesla se poate adauga adaosul comercial al unitatii prin care se vinde si se obtine pretul de vanzare.

Fluctuatia preturilor materiilor prime si deci a pretului de cost al produsului se controleaza cu usurinta, cu ajutorul unor programe specializate de control a preturilor, oferind posibilitatea de a actiona sau nu asupra pretului de vanzare a produsului in functie de cuantumul fluctuatiei preturilor materiilor prime.

Una din functiile de baza ale modulului este ca genereaza documentete de descarcare a gestiunii de materiile prime consumate (via reteta) si le transmite prin interfata modulului de gestiune.

Modulul "vanzari si prestari servicii"

Modulul de vanzari si prestari servicii este in dezvoltare si are ca scop informatizarea operatiunilor de:

Vanzari de marfuri

Puncte de vanzare in restaurant

Prestari servicii

In functie de profilul unitatilor componente ale unui restaurant, sau unitatilor similare, se configureaza tipul de activitate desfasurata (vanzare marfuri, prestari servicii sau puncte de vanzare restaurant).

In functie de specificul fiecarei activitati se configureaza modul de lucru si de operare.

Acest modul este total acoperitor pentru activitattle de vanzare dintr-un

hotel (magazine, cofetarie, frizerie-coafura, spalatorie-curatatorie, xerox si multe altele) rezolvand si cazul specific al restaurantelor si barurilor care nu au

o activitate prea complexa.

In cazul cand acest modul nu este suficient se poate renunta la el si se poate cupla la sistemul VECTOR SYSTEMS un sistem de POS consacrat (LPOS, SQUIRREL si altele).

Deci este vorba de un mini-sistem de POS care functioneaza similar cu cele descrise mai sus insa este mai simplu si mai putin sofisticat.

Sistemul a fost dezvoltat pentru a acoperi pe viitor un segment de pita specific cum ar fi snack-baruri, 'fast-food'-uri, pizzerii si alfele.

Deoarece structura sa este asemanatoare cu cea a sistemului LPOS nu vom dezvolta in contjnuare modul sau de lucru si facilitatile oferite.

Modulul facturare si urmarire clienti'

Acest modul este destinat acelor restaurante sau unitati similare care presteaza servicii clientilor care platesc cu viramenl sau decontarii cu acei clienti care plalesc cu carti de credit.

Astfel, vanzarile de marfuri din depozite, laboratoare, carmangerii si sectii ale restaurantelor se factureaza si se achita prin virament.

De asemenea, notele de plata din restaurant se pot achita prin virament sau prin carti de credit.

Pentru notele de plata care se platesc prin virament sau cu carti de credit sistemul are o aplicatie speciala care acumuleaza toate notele ale aceluiasi client si emite facturi, iar pentru cartile de credit se intocmesc borderouri care se inainteaza bancilor pentru incasare.

Toate facturile si borderourile de carti de credit emise in cadrul

societatii/unitatii se cumuleaza intr-o baza de date care se va utiliza la urmarirea incasarilor de la clienti prin cuplarea cu platile efectuate de acestia si preluate din modulul "casa & banca'.

Modulul"casa & banca'

Acest modul opereaza documentele care determina operatiunile de casa si de banca.

Prin "configurabilitate' sistemul creaza posibilitatea ca in paralel cu colectarea datelor de casa si de banca sa se colecteze si datele necesare privind

urmarirea clientilor, furnizorilor, debitorilor si creditorilor. De remarcat ca

imperecherea cu documentele emise (de exemplu facturi) se face interacliv, deci la incasarea unei facturi de la un client apar pe ecran facturile care au fost emise pentru clientul respectiv spre confruntare.

Modulul pune la dispozitia utilizatorilor "registrul de casa' si "extrasul

bancii' precum si alte situatii si rapoarte cum ar fi "raportul de venituri si cheltuieli'.

In finalul prelucrarilor se intocmeste nota contabila de casa si banca,

aceasta fiind preluata prin interfata de modulul "contabilitate generala'.

Modulul "gestiune imobilizarii"

In cadrul acestui modul se realizeaza inmatricularea imobilizarilor

corporate, evidenta lor pe compartimente si calculul amortizarilor lunare.

De asemenea, se opereaza toate miscarile inregistrate asupra imobilizarilor

corporale (transferuri, intrari, iesiri, casari etc.).

Calculul amortizarii se face tinand cont de gradul de utilizare a mijloacelor fixe de baza.

Modulul asigura refacerea retroactiva a evidentelor fara sa necesite reintroducerea tranzactiilor in cazul unor omisiuni sau greseli.

In final, intocmeste nota contabila conform configurarii facuta de utilizatori si o transfera in contabilitatea generala.

Modulul "salarii"

Modulul de calcul a salariilor este foarte modern si este complet configurabil pentru a putea fi adaptat cu usurinta la modificarile survenite in legislatia muncii sau la cererile utilizatorilor.

El poate fi cuplat cu sistemul de POS de unde poate prelua realizarile in acord (chelneri, personal din sectii etc.).

De asemenea, poate fi cuplat cu un sistem de pontaj automat cu cartele, magnetice sau cu raze infrarosii, de la care primeste pontajul in ore pe fiecare salariat.

Calculul salariilor se face foarte usor avand in vedere ca sistemul prezinta in orice moment stadiul prelucrarilor, este cu autocontrol si autodocumentat.

In final intocmeste nota contabila conform configurarii facuta de utilizator si o transfera sistemului de contabilitale generala.

Modulul "contabilitate generala'

Acesta este modulul colector al sistemului, primind de la toate celelalte module notele contabile conform configurarii conturilor contabile, configurare facuta la implementarea sistemului.

Pentru operatiile care nu se regasesc in aceste note cum ar fi inchiderile de luna sau operatii intamplaloare (valorificari de inventare, note de reglari si altele) se pot opera direct note contabile.

De asemenea, pentru modulele din sistem care nu au fost implementate, tranzactiile se pot opera direct in sistemul de contabilitale generala.

Acest modul esle foarte flexibil dand posibilitalea:

evidentierii tranzactiiior in lei si in valuta;

evidentierii in conturi analitice (fumizori, clienti, debitori, creditori etc.);

operarii tranzactiilor direct din documentele primare (sau captari prin interfete);

conectarii cu sisteme specializate cum ar fi cele de "front office' hotelier, POS si altele;

navigatiei intre luni (operare simultana pe mai multe luni);

transpunerii datelor din sistem contabil autohton in alte sisteme contabile;

urmaririi bugetelor de venituri si cheltuieli si multe altele.