ROLUL SI LOCUL SECRETARIATULUI IN STRUCTURA UNEI ORGANIZATII

ROLUL SECRETARIATULUI

1. ROLUL SI LOCUL SECRETARIATULUI IN STRUCTURA UNEI ORGANIZATII

1.1. Organizatia si structura ei organizatorica

Organizatia - este o forma concreta de desfasurare a activitatii umane in diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrata. De aceea, orice organizatie functioneaza ca un sistem ale carui componente sunt in strinsa legatura pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a raspunde unei nevoi. Organizatia poate fi considerata ca o colectivitate ierarhizata de oameni si obiective, ca un ansamblu de mijloace de productie si de informatii, o impletire de interese generale si individuale. Ea are o structura proprie, determinata de scopul pentru care a fost creata. in vederea obtinerii obiectivelor social-economice, orice organizatie indeplineste mai multe functii:

a)      functia de cercetare-dezvoltare;

b)      functia comerciala si de marketing;

c)      functia de productie;

d)      functia financiar-contabila;

e)      functia de personal.

Structura organizatorica a unei organizatii reprezinta ansamblul persoanelor si compartimentelor de munca (tehnico-productive, economice, administrative), modul in care sunt constituite si grupate precum si legaturile care se stabilesc intre ele.

O structura organizatorica rationala este conditia esentiala pentru: asigurarea functionarii normale a compartimentelor de munca, repartizarea precisa a responsabilitatilor, stabilirea riguroasa a dependentelor ierarhice, a unitatii intre responsabilitatile unei functii si puterea de decizie. Reprezentarea grafica a structurii unei organizatii poarta numele de organigrama.

Indiferent de ramura economica sau activitatea sociala desfasurata, structura organizatorica este alcatuita din urmatoarele elemente:

1. Functia (functia de conducere si functia de executie)

2. Postul

3. Ponderea ierarhica

4. Compartimentele (compartimente functionale si compartimente operationale)

5. Nivelurile ierarhice

6. Relatiile organizatorice

7. Activitatile

La baza infiintarii unei organizatii sta Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competentelor unei institutii. Este un act normativ care reglementeaza functionarea compartimentelor (stabileste competentele pentru fiecare compartiment in parte, atributii si responsabilitati) si este adoptat de forul de conducere superior al organizatiei respective. Mai exista si Regulamentul de Ordine Interioara (ROI) care reglementeaza regulile de conduita cerute angajatilor in relatiile de serviciu, programul de lucru, circulatia documentelor si este adoptat pe cale de dispozitie de catre conducatorul unitatii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat si completat in conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.

Pe baza actelor normative de infiintare si care le reglementeaza functionarea (ROF), unitatile isi elaboreaza propriile regulamente de organizare si functionarea adaptate la structura organizatorica, aprobate si completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate.

Ansamblul activitatilor, atributiilor si sarcinilor de secretariat sunt cuprinse in ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organizatiei respective.

ROF al organizatiei are un caracter general si este completat de Statul de Functii. Statul de Functii are un caracter intern si prevede numarul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul si pregatirea angajatilor, precum si relatiile dintre acestia. Este o completare necesara a ROF pe baza careia se poate calcula bugetul de scolarizare a personalului

La randul sau, este completat de fisa postului care cuprinde atributiile si obligatiile fiecarui angajat in parte.

Legea reglementeaza explicit ca organigrama unei institutii nu intra in vigoare pana la adoptarea ROF si a Statului de Functii.

1.2. Activitatea de secretariat

Printre activitatile cu importanta deosebita in cadrul unei organizatii economico-sociale este si activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurata in compartimente specializate si are o ampla generalizare. Ea se desfasoara la niveluri diferite, atat in cadrul organelor centrale ale administratiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primarii, consilii locale), cat si la nivelul agentilor economici, al unitatilor de profiluri diferite (academii, institutii de invatamant superior, scoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numarul de functii si unele atributii sunt diferite de la o organizatie la alta.

Munca de secretariat in administratia publica prezinta unele particularitati fata de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca insusi managementul institutiilor publice si structura organizationala sunt diferite de organizarea si conducerea companiilor si firmelor private. Aici termenul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfata a sefului unei institutii cu personalul angajat si cu persoanele din afara institutiei si de asemenea, reprezinta (in unele cazuri) o dublare a directiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atributiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atributii privind personalul, activitati administrative, activitati de relatii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct si indispensabil al conducerii, avand ca sarcina degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creandu-i astfel conditiile necesare realizarii principalelor sale functii: prevedere - organizare - comanda - coordonare control. Secretara trebuie sa creeze conditii optime pentru luarea deciziilor care reprezinta actul esential al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de functii si respectiv persoane care le ocupa) cu activitati, atributii si sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializati sunt reuniti sub o autoritate ierarhica (directori de secretariate, sefi de serviciu, secretari-sefi) autoritate subordonata la randul sau direct conducerii si care are precizate atributii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrarilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activitati.

1)      Activitati cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea inscrisurilor dictate de sefi, clasarea documentelor, inregistrarea corespondentei).

2)      Activitati prin care duc la indeplinire sarcinile si atributiile prevazute in fisa postului (documentare, corespondenta, protocol, organizarea manifestarilor, etc.)

3)      Activitati pe care le decid, le initiaza singure (cursuri de perfectionare, instruire a secretarelor din subordine),

4)      Activitati de reprezentare a sefilor lor (primiri oficiale, participare la discutii cu parteneri de afaceri, etc.)

Activitatile se descompun in atributii, iar atributiile in sarcini. Atributia reprezinta sfera de competenta a unui compartiment, iar executarea atributiilor de catre un compartiment presupune competenta membrilor compartimentului in realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activitati.

1.3. Atributiile si sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat ii revin atributii globale din care se extrag si se detaliaza sarcini pentru fiecare lucrator. Atributiile si sarcinile unei secretare depind de structura si domeniul de activitate al organizatiei respective si sunt cuprinse in fisa postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi in tara activitatea de secretariat, (in cazul in care functioneaza ca un serviciu autonom), ea include urmatoarele atributii si sarcini :

      executarea lucrarilor de registratura generala (sortarea, inregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exista un compartiment specializat de registratura.

      lucrari de corespondenta primita si emisa de unitate; lecturarea corespondentei primite, prezentarea la conducere, inregistrarea, repartizarea si urmarirea rezolvarii corespondentei primite, intocmirea unor raspunsuri pe baza documentarii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondentei cu materialul de baza; pregatirea corespondentei pentru expediere, predarea la registratura sau expedierea directa, dupa caz, asigurarea transportului corespondentei prin organizarea muncii curierilor.

      atributii de documentare: detectarea surselor interne si externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub forma de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea si asigurarea unei bune functionari a arhivei unitatii.

      scrierea rapida, stenografierea discutiilor din sedintele, conferintele, intalnirile de afaceri, stenografierea dupa dictare (si la telefon), transcrierea setnogramelor.

      multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind masina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarba), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea masinilor de copiat, corectarea greselilor, cunoasterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.

      traduceri si retroversiuni de acte, corespondenta, materiale documentare, cunoasterea unei limbi straine de circulatie internationala scris si vorbit.

      probleme de protocol si relatii cu publicul: intocmirea unor planuri pentru desfasurarea in bine conditii a intalnirilor cu persoane din afara institutiei, primirea vizitatorilor si a partenerilor de afaceri, cunoasterea, documentarea in ceea ce priveste regulile de comportament si protocol specifice tarii din care vine partenerul, pregatirea corespondentei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.

      evidenta necesarului de consumabile si evidenta de personal (secretara intocmeste referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, tine evidenta orelor suplimentare, concediilor, evidenta delegatiilor, a deplasarilor si a evenimentelor profesionale.

      pregatirea calatoriilor de serviciu ale sefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obtinerea vizei (daca este cazul), pregatirea documentelor necesare pentru intalnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie sa se intalneasca seful si stabilirea programului.

      cunoasterea si folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, masina de multiplicat, fax, aparatura de inregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoasterea tehnoredactarii computerizate si a programelor pentru aceasta.

      organizarea sistemului informational: primirea prelucrarea si transmiterea informatiilor.

intocmirea contabilitatii primare a firmei

      primirea si transmiterea comunicarilor telefonice

      organizarea sedintelor si a materialelor necesare.

      difuzarea in unitate a deciziilor si instructiunilor cu caracter de circulata.

      preluarea de la sefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilitati persoanelor din subordine.

      perfectionarea permanenta din punct de vedere profesional.

      supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitatilor fiecaruia si stabilirea responsabilitatilor.

      respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atributiilor de catre un compartiment presupune exercitarea responsabilitatilor, a prerogativelor dar si competenta in a le realiza.

Competenta celor care lucreaza in compartimentele de secretariat se concretizeaza in a fi:

      un bun stenograf - sa poata transmite si transcrie exact ceea ce i se dicteaza;

      un dactilograf indemanatic, scriind fara greseli de tastare si limba;

      un bun corespondent, folosind o limba corecta si bogata in continut;

      un bun specialist in clasarea si arhivarea actelor, corespondentei si documentelor, capabil sa le gaseasca, la nevoie, cu rapiditate;

      un interpret capabil sa discute cu persoane straine, sa faca cunoscute ideile reprezentantilor firmei, sa comunice acestora ideile reprezentantilor firmei, si sa comunice acestora ideile interlocutorilor straini fara denaturari;

      un bun organizator al sistemului informational, capabil sa primeasca, sa prelucreze si sa transmita informatii, precum si sa tina la zi evidentele pentru conducere si celelalte compartimente ale unitatii;

      un bun traducator, capabil sa traduca cu rapiditate un text din/in limba romana/limba straina;

      un bun cunoscator al lucrarilor de secretariat si corespondenta, capabil sa -inregistreze, repartizeze si sa urmareasca rezolvarea corespondentei primite, sa pregateasca raspunsul la scrisorile indicate de conducere, sa prezinte la semnat corespondenta impreuna cu materialul de baza, sa intocmeasca formele de expediere a corespondentei;

      un bun organizator al contactelor intre conducere si persoanele din afara si din interiorul firmei (intalniri de lucru, sedinte, conferinte); capabil sa faca oficiul de secretar de sedinta si sa redacteze procese-verbale;

      un bun documentarist, capabil sa detecteze surse de documentare, sa selecteze si sa claseze materialul, sa-l difuzeze sub forma de buletine, fise, etc;

      un bun specialist in manipularea si utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, masini de multiplicat, aparatura de inregistrare-clasare, etc);

      un bun lucrator, capabil sa intocmeasca statistici specifice sectorului de secretariat, sa le prezinte sub forma de grafice si tabele;

      un bun agent de triere si transmitere a comunicarilor telefonice, capabil sa filtreze, limitand pana la evitarea totala a caracterului nociv al suprasolicitarilor si intreruperilor frecvente ale activitatii conducerii in anumite perioade.

      un lucrator capabil sa redacteze rapoarte, referate, informari pe baza unor directive generale si a materialului documentar;

      un bun specialist pentru controlul si corectura editoriala si tipografica a materialelor in curs de multiplicare.

1.4. Organizarea secretariatelor

In scopul desfasurarii activitatii specifice, secretariatele dispun de resurse umane si materiale. Resursele umane se refera la personalul angajat in activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregatite si capabile sa se adapteze permanent la noutatile din domeniu). De modul lor de integrare in sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refera la obiectele si mijloacele prin care se asigura conditiile de munca in acest domeniu, si anume:

          spatiul de lucru ;

          obiecte de iluminat;

          obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

          masini si aparate moderne de birou (masini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de inregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

In functie de modul de utilizare a resurselor umane si materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel:

in unitatile administrative si firmele mici intreg nucleul de secretariat este centralizat;

in administratiile centrale si locale, in organizatii mari, asezarea fizica este partial centralizata (birouri colective), partial descentralizata (sefi de cabinet, secretarii conducatorilor).

Organizarea centralizata in secretariate prezinta urmatoarele avantaje:

      concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce inseamna utilizarea lor la capacitate maxima;

      pregatirea noilor cadre este rapida, afectarea lor pe langa grupuri conduse centralizat influenteaza pozitiv formarea si perfectionarea lor;

      posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitatii metodelor de operare in munca de birou;

      costul performantelor este scazut, ca si al investitiilor in masini de birou si al intretinerii lor, deoarece sunt folosite in cadru restrans.