FUNCTIA DE COORDONARE

Coordonarea reprezinta ansamblul proceselor prin care se armonizeaza deciziile si actiunile firmei si ale subsistemelor sale, in cadrul previziunilor si sistemului organizatoric stabilite anterior.

Coordonarea este o "organizare in dinamica", a carei necesitate rezulta, in principal, din:

dinamismul organizatiei si al mediului sau ambiant, imposibil de reflectat in totalitate in previziuni si sistemul organizatoric;

complexitatea, diversitatea si chiar ineditul reactiilor personalului (si subsistemelor firmei), ce reclama un feed-back operativ, permanent, de natura sa asigure corelarea adecvata a deciziilor si a actiunilor acestora.

O coordonare eficace implica existenta unei comunicari adecvate la toate nivelele manageriale, prin comunicare intelegand transmiterea de informatii si perceperea integrala a mesajelor continute.

Coordonarea este functia manageriala mai putin formalizata, ce depinde in mod decisiv de latura umana a potentialului managerilor si ale carei efecte sunt dificil de evaluat. O coordonare adecvata imprima insa activitatilor firmei o pronuntata suplete, flexibilitate, adaptabilitate si creativitate, calitati esentiale pentru supravietuirea intr-o economie de piata concurentiala.

1. Comunicarea

Reprezinta procesul de transmitere a informatiilor intre persoane, unele cu rol de emitator iar altele cu rol de receptor, prin intermediul mesajelor simbolice - sunete, cifre, litere, cuvinte, semne scrise, gesturi.

Sistemul de comunicatii reprezinta ansamblul proceselor de comunicatii realizat la scara unui sistem economico-social prin intermediul retelelor de comunicatii care include: emitatori, canale, relee intermediare si receptori.

Factori perturbatori

Componentele principale ale proceselor de comunicatie sunt:

Factori perturbatori

Fig. 17 Elementele procesului de comunicare

emitatorul = este initiatorul comunicatiei si nu o face decat cu o anumita ratiune;

codificare = operatie realizata de emitator prin punerea in anumite simboluri a informatiei ce urmeaza a fi transmisa; folosirea unor simboluri care au acelasi inteles pentru emitator si pentru receptor fiind indispensabila pentru o buna comunicare;

mesajul = forma fizica (orala, scrisa, luminoasa, gesturi etc.) in care emitatorul codifica informatia;

canalul = calea de transmitere a informatiei (prin aer pentru comunicatia orala, pe hartie pentru cea scrisa etc.);

decodificarea = operatia realizata de receptor ce consta in interpretarea mesajului si transpunerea simbolurilor transmise intr-o informatie semnificativa pentru sine. Decodificarea este sensibil influentata de modul in care receptorul interpreteaza simbolurile (de asteptarile sale, perceptii etc.);

factorii perturbatori sunt cei ce produc blocaje, filtraje, distorsiuni sau bruiaje in transmiterea informatiilor;

conexiunea inversa este reversul legaturii directe emitor - receptor, prin care emitatorului i se transmite reactia receptorului.

Retele de comunicatii

Reteaua de comunicatii reprezinta ansamblul canalelor de comunicatii dispuse intr-o anumita configuratie in mediul lor de existenta.

Orice retea de comunicatie, oricat de complexa ar fi, se poate descompune in retele simple de baza, stabilite de A. Bavelas si H. Leavit:

Aceste retele de baza nu se intalnesc ca atare in practica dar servesc analizei retelelor de comunicatii complexe:

evidentiaza atmosfera existenta in diferite grupuri concretizata in modul in care membrii acestora comunica intre ei;

evidentiaza modul de organizare a grupului din punct de vedere al concentrarii autoritatii;

stabilesc corespondenta logica intre tipul de retea si natura activitatii desfasurate:

pentru activitatile creative si pentru cele de informare → sunt indicate retelele tip cerc;

pentru activitati operative → retelele tip stea sau tip y;

verifica modul in care reteaua adoptata asigura functionalitatea grupurilor;

Bariere comunicationale si caile depasirii acestora

Barierele constau in:

tendinta de a auzi numai ce ne-am obisnuit sa auzim;

ignorarea informatiilor in dezacord cu ceea ce cunoastem;

evaluarea prin criterii subiective a sursei obiective: acelasi mesaj are sensuri diferite in functie de modul cum este privit emitatorul;

perceperea diferita a mesajelor in functie de situatia concreta a receptorului si de presiunile mediului asupra sa;

intelegerea diferita a acelorasi cuvinte de catre persoane diferite;

folosirea neadecvata a elementelor proceselor de comunicatii;

incapacitatea de stapanire a emotiilor;

discernerea insuficienta a mesajelor relevante de cele cu semnificatie redusa;

Pentru depasirea acestor bariere se pot urma cateva cai:

determinarea precisa a scopului fiecarei comunicatii;

clarificarea ideilor inaintea comunicarii;

alegerea celui mai potrivit moment pentru efectuarea comunicarii;

cunoasterea precisa a simbolurilor folosite;

folosirea unui limbaj simplu si direct;

asigurarea unui nivel corect de redundanta;

luarea in considerarea a tuturor elementelor care determina o anumita perceptie;

adoptarea de catre fiecare emitator si a posturii de ascultator;

asigurarea de catre conducatori a concordantei dintre ceea ce se comunica si ceea ce se face efectiv;

transformarea stilului comunicatiilor din defensiv in suportiv;

Orice comunicare, indiferent de forma sa (verbala, scrisa, nonverbala) are cel putin patru obiective:

receptarea corecta a mesajului;

intelegerea corecta a mesajului;

acceptarea mesajului;

provocarea unei reactii (schimbarea de comportament sau de atitudine).

Procesul de comunicare manageriala este un proces decizional deoarece managerul stabileste:

daca comunica si ce anume (filtru);

daca retine sau nu informatii necomunicate si ce face cu ele (stocare);

modul si momentul folosirii informatiilor stocate (reglare).