IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INTEGRAT DE MANAGEMENT AL CALITATII, SIGURANTEI ALIMENTULUI, MANAGEMENTUL MEDIULUI la SC TRUST K S.R.L - Focsani

IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INTEGRAT DE MANAGEMENT AL CALITATII, SIGURANTEI ALIMENTULUI, MANAGEMENTUL MEDIULUI la SC TRUST K S.R.L - Focsani

1 Prezentarea generala a societatii TRUST K S.R.L.

SC TRUST K SRL este o societate cu capital integral privat inregistrata la Registrul Comertului cu nr.

Sediul societatii :

Societatea comerciala Trust LF International Trade S.R.L. s-a infiintat in anul 1993, obiectivul principal al societatii fiind fabricarea alcoolului etilic de fermentatie si producerea/comercializarea bauturilor alcoolice distilate. In anul 2005, Trust LF International Trade s-a reorganizat si intreaga activitate a fost preluata de S.C. Trust K S.R.L. La ora actuala fabrica este una dintre cele mai moderne investitii de acest gen din Romania, remarcandu-se prin dotarea tehnica, laborator propriu de testare si control al calitatii produselor si o structura de personal bine pregatita si profesional coordonata.

Pentru fabricarea bauturilor alcoolice, fabrica dispune de 2 sectii de imbuteliere (import Italia), fiecare fiind dotata cu linii performante de imbuteliere de capacitati intre 4.000 si 10.000 sticle pe ora. Bauturile alcoolice produse in aceste sectii sunt omologate in conformitate cu legislatia romana in vigoare.

Utilarea deosebita a fabricii de alcool si bauturi alcoolice a permis functionarea neintrerupta a societatii cu rezultate optime. De la infiintare si pana in prezent, activitatea societatii s-a desfasurat fara intreruperi, firma avand o activitate profitabila.

Prin seriozitate in respectarea tuturor clauzelor contractuale si realizarea unor produse de foarte buna calitate firma a dovedit ca este capabila sa duca la bun sfarsit obiectivele propuse si sa satisfaca deplin atat cerintele explicite ale clientilor cat si conformitatea cu legislatia in vigoare.

Societatea detine licente de fabricatie si comercializare a alcoolului rafinat de fermentatie si autorizatie de fabricare si comercializare a bauturilor alcoolice emise de Ministerul Finantelor.

Societatea este dotata corespunzator si cu capacitati de incarcare/ descarcare marfuri, depozite de ambalare si depozite de produse finite.

In vederea asigurarii faptului ca produsele societatii sunt realizate in mod constant la un nivel ridicat de calitate care sa satisfaca in totalitate cerintele clientilor, cerintele legale si alte cerinte, in activitatea curenta a societatii este implementat un Sistem de Management Integrat - al Calitatii in conformitate cu standardul SR EN ISO 9001:2001, al Mediului in conformitate cu standardul SR EN ISO 14001:2005 si al Sigurantei Alimentului in conformitate cu standardul SR EN ISO 22000:2005.

1.1 Calitatea, prioritate a companiei Trust K

Prioritatea firmei Trust K este satisfacerea cerintelor consumatorilor sai printr-o calitate din ce in ce mai ridicata oferita la preturi din ce in ce mai rezonabile.

Pentru acest deziderat, firma Trust K investeste continuu in cercetarile de marketing ce vizeaza:

proiectarea de produse care sa satisfaca cat mai mult nevoile consumatorilor;

adaptarea produselor in sensul cresterii calitatii;

folosirea de materii prime cu standarde ridicate;

diversificarea gamei sortimentale si imbunatatirea modului de prezentare.

Standardele de calitate pe care si le-a impus compania Trust K pentru produsele sale sunt deosebit de ridicate.

1.2 Orientarea catre consumator

Trust K este o companie responsabila, care a constientizat inca din primii ani de activitate ca succesul de piata pe termen lung poate fi asigurat doar daca va lua in considerare dorintele si cerintele consumatorilor.

Trust K detine o experienta de 13 ani in producerea si comercializarea alcoolului etilic si a bauturilor alcoolice de calitate, fapt care a condus la o foarte buna structurare a ofertei de bauturi alcoolice, in ideea ca, pentru fiecare categorie de consumatori, a creat un produs important sau o gama de produse.

1.3 Portofoliul de produse

Pentru acest deziderat, firma Trust K investeste continuu in cercetarile de marketing ce vizeaza proiectarea de produse care sa satisfaca cat mai mult nevoile consumatorilor, adaptarea produselor in sensul cresterii calitatii, folosirea de materii prime cu standarde ridicate, diversificarea gamei sortimentale si imbunatatirea modului de prezentare.

Produsele firmei se adreseaza tuturor segmentelor de consumatori de pe piata bauturilor alcoolice, firma producand atat bauturi populare,cat si bauturi specialitati pentru segmentul mediu si pentru segmentul ridicat de pret.Toate aceste produse sunt protejate de marci inregistrate la O.S.I.M., in conformitate cu legislatia romana in vigoare.

Marcile de bauturi alcoolice de pe segmentele mediu si premium sunt si vor continua sa promoveze prin campanii media de mare impact.

Portofoliul de produse al firmei Trust L.F. Trade S.R.L. se prezinta astfel

Axapolis :

este o bautura alcoolica tip brandy, de calitate superioara. Gustul sau minunat se datoreaza unei formule unice in care aromele si extractele naturale de distilat de malaga, stejar si brandy mediteranean se infratesc cu vinul selectionat si cu finetea alcoolului dublu rafinat din cereale;

alcool 30%-36 % vol;

logistica: 6 sticle x 200 ml./cutie; 6 sticle x 500 ml./cutie; 6 sticle x 700ml./cutie; 6 sticle x 1 litru/cutie; 6 sticle x 2 litri/cutie;

promovare: campanie de presa si POSM

distribuitor: S.C. Trust K S.R.L. Focsani;

procent din vanzari: 25 %;

Evrika :

este o bautura spirtoasa de tip lichior obtinuta din extracte naturale din fructe si alcool pur, cu diferite arome:ciocolata cu visine, menta, caise, visine, piersici, fructe de padure, capsuni, cirese negre, visinata, floriol, bitter;

alcool 20 % vol; 28 % vol;

logistica: 9 sticle x 500 ml./ bax; 20 sticle x 200 ml./ bax; 12 sticle x 200ml./ bax; 6 sticle x 1litru/ bax;

promovare: campanie de presa, sampling si POSM

distribuitor: S.C. Trust K S.R.L. Focsani;

procent din vanzari: 25 %

Maresal :

bautura spirtoasa cu aroma de votca, a carei calitate superioara se datoreaza puritatii alcoolului dublu rafinat din cereale produs in propria distilerie;

bautura spirtoasa cu aroma de brandy, a carei calitate superioara se datoreaza puritatii alcoolului dublu rafinat din cereale produs in propria distilerie si naturaletii ingredientelor folosite;

alcool 24 % vol; 30 % vol; 37,5 % vol;

logistica: 20 sticle x 200ml./ bax; 9 sticle x 500ml./ bax; 6 sticle x 1 litru/ bax; 4 sticle x 2 litri/ bax;

promovare: campanie de presa, sampling si POSM

distribuitor: S.C. Trust K S.R.L. Focsani;

procent din vanzari: 15 %

Putna :

este o bautura alcoolica distilata de calitate, obtinuta prin cupajarea extractului din distilat de vin cu alcool dublu rafinat din cereale si arome naturale de coniac romanesc.Gustul sau deosebit aminteste de aromele plantelor moldovenesti si de stejarii seculari ai Moldovei;

exista Putna brandy si Putna diferite categorii de vinuri albe si rosii;

alcool 30 % vol; 36 % vol; 11,5 % vol; 11 % vol;

logistica: 12 sticle x 200ml/ bax; 6 sticle x 500ml/ bax; 6 sticle x 700 ml/ bax; 6 sticle x 1 litru/ bax; 4 sticle x 2 litri/ bax; 6 sticle x 750 ml/ cutie (vinuri);

promovare: campanie de presa, sampling si POSM

distribuitor: S.C. Trust K S.R.L. Focsani;

procent din vanzari: 20 %

Kamarad :

este o bautura spirtoasa cu diferite arome, a carei calitate superioara se datoreaza puritatii alcoolului dublu rafinat din cereale produs in propria distilerie si naturaletii ingredientelor folosite;

alcool 30 % vol;

logistica: 9 sticle x 500 ml/ bax; 6 sticle x 1 litru/ bax; 4 sticle x 2 litri/ bax;

promovare: campanie de presa, sampling si POSM

distribuitor: S.C. Trust K S.R.L. Focsani;

procent din vanzari: 20 %

Crai :

este o bautura spirtoasa fabricata in urmatoarele variante

Crai caisata lichior de caise obtinut prin combinarea alcoolului dublu rafinat din cereale cu exractele naturale de caise si samburi de migdale.Este o bautura delicioasa de inspiratie traditionala care se serveste in orice ocazie

Crai visinata - lichior de visine, obtinut prin combinarea alcoolului dublu rafinat din cereale cu exractele naturale de visine si samburi de migdale;

Crai tarie caise 36 %, crai tarie pere 36 %, crai tarie prune 36 % - bautura spirtoasa de calitate superioara, de inspiratie traditionala ardeleneasca, al carei gust minunat este dat de naturaletea exractelor de caise, pere, prune si de puritatea alcoolului dublu rafinat din cereale.

alcool 16 % vol; 36 % vol;

logistica: 6 sticle x 1 litru/ bax; 12 sticle x 200 ml/ bax; 6 sticle x 500 ml/ bax;

promovare: campanie de presa, sampling si POSM

distribuitor: S.C. Trust K S.R.L. Focsani;

procent din vanzari 20 %.

Manele:

este o bautura spirtoasa fabricata in mai multe variante

Manele brandy, Manele rom, Manele votca este o bautura alcoolica, de calitate, pentru petreceri adevarate

alcool 24 % vol; 28 % vol; 30 % vol; 36 % vol;

logistica: 12 sticle x 200 ml/ bax; 6 sticle x 500 ml/ bax; 4 sticle x 2 litri/ bax;

promovare: campanie de presa, sampling si POSM

distribuitor: S.C. Trust K S.R.L. Focsani;

procent din vanzari 25 %

Redstar Vodca:

este o bautura alcoolica de tip votca cu gust racoritor de lamaie;

alcool 40 %;

logistica: 6 sticle x 700 ml/ bax; 12 sticle x 500 ml/ bax; 6 sticle x 1 litru/ bax; 4 sticle x 2 litri/ bax;

promovare: campanie de presa, sampling si POSM

distribuitor: S.C. R&J Distribution S.R.L. Focsani

procent din vanzari 5 %.

Materii prime folosite in procesul de fabricare al bauturilor alcoolice:

alcool etilic rafinat din cereale (grau, porumb, orz, etc) astfel incat sa aiba o puritate intre 96,0-96,6% vol.

-apa dedurizata (fara saruri minerale);

-distilat de vin;

-sucuri de fructe naturale;

-fructe sau pulpa de fructe;

-arome alimentare;

-macerate naturale din fructe si plante;

-zahar alb-cristale;

-coloranti alimentari si naturali;

Modul de fabricare:

Se amesteca alcoolul cu distilatul de vin, sucuri de fructe, fructe, maceratele din plante si citrice, zahar cu apa dedurizata dupa care se omogenizeaza si se coloreaza, dupa caz, cu coloranti alimentari si naturali

Produsele se lasa la macerat intre 21-30 zile, dupa care se imbuteliaza.

Generalitati

Conducerea superioara a SC TRUST K SRL a considerat ca, desi nu face parte din categoria activitatilor de specialitate, pregatirea implementarii unui Sistem de Management Integrat este o actiune de mare importanta deoarece o implementare insuficient de bine pregatita poate duce in final la epuarea unui proiect de SMI chiar daca el este bine proiectat.

Au fost luate in considerare doua componente principale ale pregatirii implementarii si anume:

A - Pregatirea psihologica;

B - Pregatirea tehnica.

Pregatirea psihologica a implementarii a inceput de fapt din momentul luarii deciziei de implementare a unui Sistem de Management Integrat (calitate, siguranta alimentului, managementul mediului) prin purtarea unor discutii intre cadrele de conducere ale societatii si personalul executant. In cadrul acestor discutii s-a accentuat faptul ca implementarea unui SMI este esentiala pentru cresterea productivitatii muncii, profitabilitatea pe termen lung a societatii si mai ales prin satisfacerea deplina a cerintelor clientilor.

Tot ca actiuni de pregatire psihologica au fost si discutiile purtate cu viitorii utilizatori ai SMI in legatura cu documentatia sistemului in curs de elaborare. In cadrul acestor discutii personalul implicat in functionarea SMI a facut observatii critice asupra solutiilor alese de echipa de proiectare, observatii care au fost luate in considerare la elaborarea documentatiei finale. Prin acest lucru personalul implicat in functionarea sistemului a fost atras in actiunea de proiectare, avand astfel impresia ca sunt coautori la proiectul SMI.

Principalul scop al pregatirii psihologice a avut drept tinta crearea unei opinii favorabile introducerii sistemului, a unei receptivitati a salariatilor in insusirea si respecarea procedurilor de lucru

Pregatirea tehnica a implementarii a inceput odata cu definitivarea primelor documente ale SMI. Toate documentele -sub forma lor finala- au fost discutate cu salariatii implicati in respectarea lor. Acest lucru a permis aducerea unor revizii ale documentatiei la sugestiile utilizatorilor.

Metoda cea mai eficace in procesul de pregatire tehnica a implementarii a fost insa elaborarea unui Program de Instruire a personalului societatii in cunoasterea documentatiei si cerintelor sistemului care va fi implementat in societate.

O alta metoda folosita a fost "simularea" functionarii SMI. Simularea a fost utila atat proiectantilor sistemului cat si viitorilor utilizatori. Proiectantii sistemului au putut constata care sunt punctele slabe ale proiectului iar viitorii utilizatori s-au familiarizat cu procesele si procedurile SMC.

Proiectarea SMC

2.1.1 Decizia privind echipa de proiectare

Stabilirea unor posibile alternative strategice. In functie de disponibilitatile societatii au fost analizate urmatoarele variante posibile:

v     proiectarea SMC prin forte proprii, alternativa ce presupune realizarea strategiei de catre specialistii de care dispune societatea;

v     scolarizare personalului propriu pentru a dobandi cunostintele necesare proiectarii si implementarii unui SMC, in cazul in care societatea nu dispune de cunoscatori ai standardului ISO 9001:2000;

v     prin contractarea proiectarii SMC cu firme specializate sau consultanti externi.

Pentru fiecare alternativa strategica in parte au fost evaluate:

v     resursele necesare si comparate cu posibilitatile societatii:

v     durata de proiectare si implementare comparate cu nevoile societatii.

Din punct de vedere al resurselor necesare proiectarii SMC a rezultat faptul ca cheltuielile necesare cu scolarizarea personalului propriu in cunoasterea cerintelor ISO 9001, coroborata cu faptul ca scolarizarea nu ar fi garantat si calitatea documentatiei de elaborat si in acelasi timp ar fi solicitat scoaterea din productie a unui numar de circa 5 salariati, a rezultat ca este mai eficienta contactarea unei consultante externe.

La baza acestei decizii a stat urmatoarea evaluare a costurilor:

v     costurile consultantei externe: din experienta altor societati similare cu SC TRUST K S.R.L au rezultat costuri de consultanta in valoare de circa 3200 - 3500 RON.

v     costurile proiectarii cu forte proprii:

a - costurile pentru scolarizarea a 5 salariati cu studii superioare in cunoasterea standardului ISO 9001:

a.1 5 x 350 RON(taxa de scolarizare/persoana) = 1750 RON;

a.2 - 5 x 400RON(salariile personalului pe perioada de scolarizare) = 2000 RON;

a.3 - Total cheltuieli scolarizare personal propriu:

a.1 + a.2 = 3750 RON

Deasemeni s-a mai luat ]n consideratie faptul ca duratele de proiectare si implementare vor fi mult mai mari in cazul alegerii strategiei de proiectare cu personal propriu.

Astfel, daca o societate de consultanta asigura o perioada de proiectare de circa 10 saptamani, proiectarea cu personal propriu - lipsit de experienta-, s-a considerat ca poate ajunge la 25 - 30 saptamani.

Din aceste motive a fost aleasa solutia de apelare la o societate de consultanta. Alegerea societatii de consultantaa fost facuta prin solicitarea de oferte si prin aprecierea experientei in domeniul de activitate al SC TRUST K S.R.L a societatilor ofertante.

Asigurarea cadrului organizatoric necesar proiectarii SMC

Considerand ca procesul de proiectare a SMC in societate este un proces strategic care conditioneaza eficacitatea functionarii societatii, asigurand in acelasi timp obtinerea performantelor dorite s-a dispus asigurarea unui cadru organizatoric corespunzator atingerii obiectivului propus.

In acest scop s-au parcurs urmatoarele etape:

v     numirea unui Responsabil cu Managementul Calitatii, salariat cu functie de conducere din structura organizatiei;

v     alegerea societaaii de consultanta;

v     stabilirea personalului care va colabora cu consultantul ales pentru proiectarea si implementarea SMC;

v     identificarea reglementarilor, normativelor, standardelor aplicabile;

v     diagnosticarea sistemului de calitate;

v     stabilirea proceselor principale si secundare;

v     stabilirea proprietarilor de proces;

v     stabilirea Politicii in domeniul calitatii (Anexa 1 Politica calitatii)

v     stabilirea obiectivelor derivate din Politica in domeniul calitatii pentru functiile relevante;

v     stabilirea unor posibile alternative strategice;

v     alegerea celor mai bune alternative si, eventual revizuirea obiectivelor;

v     evaluare resurselor necesare pentru proiectarea si implementarea SMC ;

v     stabilirea documentatiei SMC necesare ;

v     elaborarea planului de proiectare si implementare a SMC;

v     elaborarea documentatiei SMC;

v     instruirea personalului implicat in buna functionare a SMC;

v     implementarea SMC;

v     selectionarea Organismului de certificare prin solicitarea de oferte si culegerea de informatii referitoare la organismele de certificare acreditate;

v     efectuarea auditului de certificare a SMC;

Numirea RMC este o cerinta a standardului ISO 9001:2000 si s-a realizat prin o Decizie a Directorului General al SC TRUST K S.R.L care a numit in aceasta functie pe Directorului Tehnic al societatii.

Echipa colaboratori interni pentru proiectarea SMC a cuprins cate o persona, buna cunoscatoare a specificului activitatii, din fiecare compartiment de activitate al organizatiei. Echipa a fost numita prin Decizie a Directorului General al societatii.

Diagnosticarea sistemului in functiune a fost necesara pentru a se vedea daca in activitatea curenta este deja asigurata conformitatea cu cerintele standardului pentru unele activitpti si a se stabili cerintele asupra carora va trebui sa se indrepte atentia in elaborarea documentatiei SMC care va fi elaborata. Diagnosticarea a fost facuta de consultantul ales impreuna cu reprezentantii compartimentelor cooptati in echipa de proiectare.

Identificarea reglementarilor, normativelor, standardelor aplicabile echipa locala de proiectare impreuna cu compartimentul juridic a inventariat toate reglementarile care sunt adaptabile organizatiei si s-a preocupat de obtinerea lor.

Stabilirea proceselor principale si secundare si a obiectivelor lor. In functie de importanta fiecarei activitati in realizarea produselor organizatiei echipa de proiectare a identificat procesele principale si secundare precum si obiectivele de calitate mssurabile pentru fiecare proces.

Stabilirea proprietarilor de proces. Deoarece procesele care fac obiectul SMC sunt de regula "complexe" in sensul caimplica mai multe compartimente a fost necesara numirea unor propietari de procese care sa aiba autoritate asupra tuturor compartimentelor implicate in procese. Pentru intarirea autoritatii proprietarii de procese au fost numiti prin Decizia Directorului General al SC TRUST K S.R.L.

Asigurarea resurselor necesare proiectarii SMC

Pe parcursul desfasurarii procesului de proiectare a SMC, RMC impreuna cu echipa de lucru, in functie alternativele alese, a evaluat costurile operatiunii in mai multe variante de realizare comparativ cu estimarile stabilite, iar rezultatele evaluarilor a fost raportate Directorului General al societatii.

Modul de lucru al echipei de proiectare

Programul de lucru al echipei de proiectare a fost stabilit de comun acord de catre consultant si RMC si s-a constat de regula in convocarea saptamanala a echipei de proiectare pentru a se face evaluarea stadiului lucrarilor in raport cu planul de proiectare stabilit si a se lua decizii privind continuarea activitatii. Reprezentantii compartimentelor au efectuat activitatile specifice de proiectare a SMC iin paralel cu activitatea profesionala.

Implementarea propriu-zisa

Dupa finalizarea documentatiei s-a putut trece la implementarea in activitatea curenta a proceselor, procedurilor si instructiunilor sistemului. Implementarea a fost facuta cu multa atentie,

urmarindu-se pas cu pas modul in care procesele si procedurile si instructiunile de lucru raspund, pe de o parte necesitatilor reale ale societatii, iar pe de alta parte daca ele sunt conforme cu cerintele standardului de referinta.

Pentru a se putea trece cu succes peste aceasta etapa dificila a fost constituit un "Comitet de implementare" compus in special din Directorii departamentelor societatii. Prima atributie a Comitetului a fost elaborarea "Planului de implementare a SMC" prezentat in tabelul urmator.

Implemetarea Standardului ISO 9001 - Sistemul de Management al Calitatii

1 Etapele implementarii Sistemului de Management al Calitatii

SC TRUST K SRL Focsani

Instruirea personalului implicat in buna functionare a SMC

Procesul de instruire a personalului s-a desfasurat ierarhizat-piramidal in sensul ca instruirea s-a inceput cu cadrele de conducere (Directori, sefi compartimente, etc.), care la randul lor si-au instruit personalul din subordine(Anexa 2 - Structura organizatorica

In vederea monitorizarii instruirii s-a elaborat un Program de instruiri care a identificat temele de instruire, datele de efectuare a instruirilor, lectorii si personalul implicat in instruire.

Documentele utilizate pentru crearea dovezilor de efectuare a instruirilor sunt prezentate in anexele la proiect (Anexa 3 - Programul de instruire si testare si Anexa 4 - Procesul verbal al sedintei de instruire

3 Implementarea procesului de relatii cu clientii

Relatia cu clientii a fost tratata din trei puncte de vedere si anume:

a.       identificarea cerintelor clientilor referitoare la produsele comandate;

b.      comunicarea cu clientii;

c.       evaluarea gradului de satisfactie al clientilor ;

Pentru fiecare din aspectele de mai sus au fost stabilite documentele necesare in vederea crearii dovezilor de respectare a cerintelor standardului ISO 9001 referitoare la relatia cu clientii. Acestea sunt prezentate in anexa 5 - Fisa de analiza a ofertei / contractului.

Implementarea procesului de aprovizionare

In vederea implementarii procesului de aprovizionare societatea a identificat furnizorii de materii prime, materiale, componente si a stabilit criteriile de evaluare a furnizorilor. In functie de rezultatele evaluarilor furnizorii au fost inclusi pe Lista furnizorilor acceptati, sau s-a renuntat la unii furnizori care nu indeplineau cerintele stabilite.

Au fost deasemenea stabilite:

v     cerintele pentru aprobarea produselor cumparate;

v     inspectiile de efectuat asupra produselor cumparate;

v     conditiile de depozitare si pastrare a materialelor;

v     identificarea materiilor prime si materialelor.

Pentru fiecare din aspectele de mai sus au fost stabilite documentele necesare in vederea crearii dovezilor de respectare a cerintelor standardului ISO 9001 referitoare la Aprovizionare. Acestea sunt prezentate in anexele la proiect (Anexa 6 - Raport de constatare / respingere).

Implementarea proceselor de fabricatie (fabricarea alcoolului etilic, a bauturilor alcoolice, imbutelierea).

In vederea implementarii proceselor de fabricatie s-au desfasurat urmatoarele activitati:

v     au fost definite fluxurile tehnologice pentru fiecare proces de fabricatie;

v     au fost stabilite instructiunile de lucru pentru unele activitati cu un grad ridicat de complexitate;

v     au fost definitivate punctele de control si verificare pe fluxul tehnologic de fabricatie;

v     s-a asigurat disponibilitatea dispozitivelor de masurare si monitorizare a proceselor de fabricatie;

Pentru fiecare din aspectele de mai sus au fost stabilite documentele necesare in vederea crearii dovezilor de respectare a cerintelor standardului ISO 9001 referitoare la Productie. (Anexa 7 - Fabricarea alcoolului etilic si Anexa 8 - Fabricarea bauturilor alcoolice, Diagramele flux

4. Implementarea Standardului ISO 22000 - Sistemul de management al sigurantei alimentului (ISO 2200)

4.1 Elaborarea Politicii sigurantei alimentare

Conducerea SC TRUST K SRL a definitivat Politica referitoare la siguranta alimentelor ca un ghid in care sunt indicate obiectivele care se vor urmari a fi realizate in o anumita perioada de timp.

La elaborarea Politicii sigurantei alimentare s-au avut in vedere urmatoarele obiective:

v     necesitatea schimbarii mentalitatii salariatilor, ca fiind singura modalitate de supravietuire intr-o economie de piata in tranzitie, cu o concurenta tot mai acerba;

v     mentinerea in atentie, permanent, a problemelor legate de calitate, singurele in masura sa eficientizeze intreaga activitate economica a societatii.

Prin Politica elaborata conducerea societatii a urmarit implicarea salariatilor in problemele specifice calitatii alimentelor si in special sigurantei alimentare.

Politica a fost constituita sub forma scrisa intr-un un document sintetic, cu aspecte structurale, pe trei elemente: politica principala, politici adiacente de detaliu si principii.

4.2 Constituirea si organizarea echipei HACCP

In vederea implementarii si monitorizarii sistemului HACCP a fost constituita o echipa HACCP pluridisciplinara formata din specialisti cu experienta, posedand cunostinte specifice domeniului de activitate al societatii. S-a urmarit ca persoanele selectionate sa posede cunostintele de baza legate de: utilaje, aspecte practice ale operatiilor tehnologice, fluxul tehnologic, microbiologia produselor fabricate, etc.

Echipa este condusa de un responsabil de Program HACCP si este formata din 5 persoane, la alcatuirea ei s-a urmarit ca structura sa fie functionala si categoric neierarhica.

Echipa HACCP este constituita prin o Decizie a conducerii societatii si are ca sarcina principala colaborarea cu salariatii care se vor ocupa de implementarea sistemului HACCP.

Principalele atributii stabilite pentru echipa HACCP sunt:

v     asigurarea aplicarii corespunzatoare a conceptului HACCP;

v     asigurarea atingerii scopului implementarii sistemului HACCP;

v     urmarirea parametrilor legati de siguranta bauturilor alcoolice;

v     semnalarea eventualelor dereglari in productie care pot afecta siguranta bauturilor alcoolice;

v     identificarea pericolelor potentiale;

4.3 Identificarea pericolelor potentiale

Prin pericol potential se intelege orice agent fizic,chimic sau biologic, care are capacitatea de a compromite siguranta unui aliment si implicit sanatatea consumatorului.

S-a considerat ca aceasta etapa este esentiala in vederea stabilirii unui Plan HACCP stabilit si de aceea este una din sarcinile principale ale echipei HACCP.

Pentru identificarea pericolelor potentiale au fost folosite diferite tehnici ca de exemplu: brainstorming, analiza functionala, diagrame cauza-efect, etc. In acest mod au fost identificate riscurile bauturilor alcoolice, proceselor de fabricatie si infrastructurii existente. Acest demers a fost facut pentru fiecare etapa a proceselor de fabricatie si pentru fiecare materie prima sau ingredient (Anexa 9 - Fisa de urmarire a indicatorului de performanta

4.4 Evaluarea riscurilor potentiale

Analiza completa a riscurilor presupune si o evaluare corecta a lor (in functie de frecventa si gravitate), acest demers reprezentand o etapa cheie a sistemului HACCP, deorece o analiza inadecvata a pericolelor poate duce la proiectarea unui Plan HACCP nefunctional si care nu garanteaza o siguranta adecvata a bauturilor alcoolice.

Aceasta evaluare a riscului de aparitie a pericolelor a constat in analiza probalitatii (frecventei) manifestare a fiecarui pericol identificat si a severitatii (gravitatii) acestora, in momentul consumarii bauturilor alcoolice, considerand ca masurile de control (sau cele preventive) nu si-au atins scopul.

Cu ocazia evaluarii riscurilor potentiale in cadrul SC TRUST K SRL au fost identificate urmatoarele tipuri de riscuri posibile:

a. Riscuri microbiologice;

b. Pseudomonas aeruginosa;

c. Escceria coli;

d.      Enterococi;

e.       Nitrati;

f.        Nitriti;

g.       Cloruri;

h.       Fier;

i.         Rezidii de solutii NaOH;

j.        Impuritati fizice.

Pentru fiecare din aceste riscuri posibile au fost determinate:

gravitatea;

frecventa aparitiei;

clasa de risc;

masuri de control si prevenire.

Gravitatea reprezinta consecintele suferite de un produs ca urmare a expunerii la un contaminant, si se clasifica pe trei nivele:

a.      mare: consecinte fatale, imbolnaviri grave, prejudicii incurabile, care se manifesta imediat, sau dupa o perioada mai lunga;

b. medie: prejudicii substantiale si / sau imbolnaviri;

c. mica: leziuni minore si / sau imbolnaviri minore, absenta efectelor sau efecte minore, sau consecinte care apar numai dupa expunerea la doze ridicate, perioade mai lungi de timp.

Frecventa este probabilitatea de a avea un contaminant in produsul final in momentul consumului. Probabilitatea a fost stabilita prin masuratori sau observatii in timpul anumitor situatii specifice aparute in cadrul societatii si se clasifica pe trei nivele:

a.       mare: apare in mod repetat;

b.      medie: poate sa apara, se intampla sa apara;

c.       mica: imposibil sa se produca sau improbabila.

In functie de gravitate si frecventa riscului analizat s-a determinat clasa de risc (1,2,3, sau 4) rezultata la intersectia acestor doua elemente, folosind tabelul de mai jos:

4.5 Determinarea punctelor critice de control (PCC)

Determinarea Punctelor Critice de Control (PCC), in vederea implementarii sistemului HACCP a constituit o activitate foarte importanta, deoarece de aceasta determinare depinde buna functionare in practica a sistemului.

Prin Punct Critic de Control se intelege o operatie sau o faza tehnologica la care se poate aplica controlul si care poate fi prevenit, sau redus la un nivel acceptabil un pericol (de natura biologica, fizica sau chimica) al securitatii alimentului (calitatea igienico-sanitara).

Conceptul fundamental al sistemului HACCP se bazeaza pe supozitia ca atunci cand toate PCC-urile procesului sunt tinute sub control strict, variatiile care pot aparea pe fluxul tehnologic vor fi de intensitate scazuta si in consecinta nu vor afecta calitatea igienico - sanitara a produselor.

Pentru identificarea PCC-urilor s-a utilizat "Arborele decizional" conceput in anul 1991 de Grupul de lucru HACCP al Codexului alimentar.

Exista masuri de control Modificarea

unei etape,  proces, produs

Da Nu

Da

Este necesar pentru siguranta

alimentului un control in aceasta

etapa ?

Nu Nu este PCC (STOP)

Este etapa special proiectata

pentru a elimina sau reduce

posiblitatea de aparitie a unui risc

potential la un nivel acceptabil Da

Nu

Exista posibilitatea contaminarii

datorita aparitiei unui risc potential

peste nivelul acceptabil sau chiar sa

creasca la nivele inacceptabile

Da  Nu Nu este PCC -(STOP)

Poate o etapa ulterioara sa elimine un

risc potential identificat sau sa reduca posibilitatea

aparitiei unui risc potential la un nivel acceptabil ?

Da Nu este PCC -(STOP)  Nu Este PCC

Fig . 7 Arborele decizional pentru determinarea PCC

Punctele Critice de Control asa cum au fost stabilite prin utilizarea "Arborelui decizional" sunt prezentate in Diagramele flux ale proceselor de productie prezentate in anexele 6 si 7 la proiect.

Stabilirea limitelor critice

Dupa identificarea Punctelor Critice de Control au fost stabilite "limitele critice" pentru parametrii care urmeaza a fi monitorizati. De mentionat ca in cazul bauturilor alcoolice un PCC poate fi caracterizat de mai multi parametrii:

a. de unul ( de exemplu: absenta cioburilor de sticla),

b. de doi (de exempul: temperatura si timp),

c.       de trei (de exemplu: temperatura, timp si presiune).

Prin "limita critica" se intelege valoarea recomandata, precisa a unui parametru al produsului sau procesului tehnologic intr-un PCC, a carui depasire sau nerespectare ar pune in pericol starea de sanatate a consumatorului.

Limitele critice separa zona acceptabila de cea inacceptabila pentru un produs sau proces.

Stabilrea corecta a punctelor critice a fost facuta de catre echipa HACCP, care bazandu-se pe o buna documentare a si cunoastere a bauturilor alcoolice, a validat ulterior aceste limite.

Sursele de informare folosite au fost: standardele aplicabile bauturilor alcoolice, norme tehnice, literatura de specialitate, date de la furnizori, experti in tehnologia de fabricatie a bauturilor alcoolice, legislatia aplicabila, etc.

In acelas timp cu stabilirea limitelor critice au fost prevazute si masurile preventive necesare pentru a nu se depati limitele critice.

Limitele critice au fost inregistrate in Planul HACCP (Anexa 10 Planul HACCP), corespunzator fiecarei etape din fluxul tehnologic, in care au fost identificate Punctele Critice de Control. Cu mentionarea pericolului care va fi tinut sub control.

Stabilirea limitelor critice si a celor de siguranta (alerta) s-a facut respectandu-se urmatoarea metodologie.

Monitorizarea si supravegherea

Monitorizarea sau supravegherea reprezinta o secventa planificata si documentata de masuratori si / sau observatii ale unor parametrii semnificativi pentru prevenirea, eliminarea sau reducerea la un nivel acceptabil, a unui risc relevant pentru inlocuirea produsului. Are un dublu rol:

v     de a evalua daca limitele critice sau cele de siguranta sunt respectate si deci a stabili daca un PCC este sub control;

v     de a furniza o serie de inregistrari si documente, care vor fi folosite ulterior in procesul de verificare.

Monitorizarea reprezinta o parte esentiala a autocontrolului managerial prin implementarea sistemului HACCP.

La definirea sistemului de monitorizare au fost documentate aspectele care sa raspunda la urmatoarele intrebari: CE ?; CUM ?; UNDE ?; CAND ?; CINE ?.

v   CE ? Definirea parametrilor critici pentru fiecare PCC care va fi supus monitorizarii.

v   CUM ? Definirea metodei prin care parametrii critici urmeaza sa fie masurati sau observati.

In cadrul SC TRUST K SRL ca metode de monitorizare ale parametrilor din PCC se practica: controlul vizual, aprecierea senzoriala, masurarea caracteristicilor chimice si microbiologice (analize chimice si microbiologice)

Aprecierea senzoriala (monitorizarea mirosului si gustului), este o extensie a observarii vizuale. Ea este realizata asupra unor esantioane reprezentative, din intregul lot de produse.

Analizele fizico-chimice utilizate sunt dovezi utile ale controlului, deoarece furnizeaza rezultate in timp real.

v   UNDE ? Definirea documentului / documentelor in care se vor inregistra rezultatele monitorizarii.

v   CAND ? Definirea frecventei de monitorizare. Frecventa de monitorizare utilizata este realizata pe baza unui Plan de esantionare, asigurat statistic.

v   CINE ? Definirea responsabilitatilor pentru monitorizarea si inregistrarea rezultatelor obtinute.

5 Implementarea Standardului ISO 14000- Sistemului de management al mediului

5.1 Conditii prealabile pentru implementarea ISO 14001

In vederea implementirii sistemului de management al mediului SC TRUST K SRL si-a stabilit pozitia sa referitoare la mediu prin intemediul unei analize. Scopul acestei analize a fos luarea in considerare a tuturor aspectelor de mediu ale societatii ca baza pentru proiectarea sistemului de management al mediului.

Analiza a cuprins patru domenii cheie:

v           identificarea aspectelor de mediu, inclusiv a celor asociate cu conditiile normale, conditile anormale de functionare inclusiv pornirile si opririle, situatiile de urgenta si accidente;

v           identificarea cerintelor legale si a altor cerinte aplicabile la care societatea subscrie;

v           examinarea practicilor si procedurilor de management de mediu existente, inclusiv cele asociate cu activitatile de aprovizionare si contractare;

v           evaluarea situatiilor de urgenta si accidentelor anterioare.

Mijloacele si metodele de realizare au inclus liste de verificari, interviuri, inspectii si masurari directe, rezultatele auditurilor anterioare sau ale altor analize in functie de natura activitatilor.

5.2 Planificarea implementarii Sistemului de Management al Mediului.

Plecand de la cerintele standardului ISO 14001 si de la documentatia aplicabila conducerea societatii a dispus elaborarea unui Plan de implementare a sistemului. In cadrul Planului de implementare au fost stabilite termene si responsabiltati pentru realizarea urmatoarelor aspecte legate de managementul mediului:

v     Identificarea activitatilor care pot avea impact asupra mediului;

v     Identificarea surselor potentiale pentru impact asupra mediului;

v     Identificarea aspectelor de mediu specifice fiecarei surse;

v     Identificarea impactului asupra mediului;

v     Stabilirea punctajului pentru fiecare aspect de mediu;

v     Stabilirea semnificatiei pentru fiecare aspect de mediu;

Cu aceasta ocazie au fost identificate urmatoarele activitati cu impact asupra mediului:

v     Activitatea de aprovizionare, depozitare, transport si desfacere;

v     Activitatea de mentenanta a echipamentelor;

v     Activitatile de productie;

v     Activitati specifice muncilor administrative (birouri);

v     Aspecte legate de comunitate;

v     Aspecte legate de posibile calamitati.

5.3 Aspecte de mediu specifice societatii

In conformitate cu cerintele ISO 14001 documentatia sistemului cuprinde o procedura prin care:

v     sunt identificate aspectele de mediu ale activitatilor, produselor si serviciilor conform domeniului definit al SMM, pe care le poate controla si pe care le poate influenta, luand in considerare dezvoltari planificate, sau activitati, produse si servicii noi sau modificate ;

v     sunt determinate acele aspecte care au sau pot avea impact (impacturi) semnificativ (semnificative) asupra mediului;

In cadrul acestei proceduri au fost identificate urmatoarele aspecte de mediu:

v     zgomote, poluare fonica;

v     emisii de praf, pleava,

v     emisii de CO2

v     deseuri de ambalaje, carton, folie polietilenica, capace plastic, metalice;

v     deseuri de ceramica, moloz, beton, lemn;

v     noxe continand oxizi metalici, gaze;

v     pierderi de ulei, de aer, agent de racire;

v     consumuri de energie;

v     deseuri bidoane PVC, cutii PVC;

v     borhot de cereale;

Sursele, aspectele de mediu, impactul asupra mediului rezultate in urma analizei la SC TRUST K SRL sunt prezentate in anexa 11 - Situatia aspectelor de mediu identificate si semnificatia lor. De asemenea, au fost elaborate Programul de curatenie (Anexa 12) si Programul de igienizare (Anexa 13).

5.4 Monitorizarea si masurarea aspectelor de mediu.

In conformitate cu cerintele ISO 14001 pentru fiecare aspect de mediu au fost stabilite unitatile de evaluare ale aspectelor si valorile admisibile. Sunt prezentate mai jos cateva exemple de valori masurabile pentru aspectele de mediu:

Lista completa cu valorile masurabile stabilite este prezentata in Anexa 14 la proiect - Grafic de control

Resurse, atributii, responsabilitati necesare implementarii

Conducerea societatii a considerat ca succesul implementarii SMM, presupune angajamentul intregului personal care lucreaza pentru societate sau in numele ei. In consecinta atributiile si responsabilitatile in domeniul mediului nu au fost lasate numai functiilor referitoare la managementul mediului, ci si celor care pot include si alte zone ale societatii, cum este managementul operational sau personal de conducere altul decat cel pentru mediu.

Managementul de varf al societatii a stabilit Politica de mediu si prin Analiza efectuata de management se asigura ca sistemul de management de mediu este corect implementat. Pentru aceasta a fost desemnat un reprezentant al conducerii de varf cu responsabilitati si autoritati definite pentru implementarea SMM.

Fisele de post ale personalului au fost revizuite prin introducerea de responsabilitati si autoritati specifice SMM.

Prin procesul de instruire desfasurat in vederea implementarii sistemului de management al mediului s-a urmarit:

v     identificarea cunostintelor necesare personalului societatii;

v     competenta personelor care prin natura lor ar putea cauza impact (impacturi) semnificativ (semnificative) asupra mediului;

v     identificarea instruirilor necesare si mijloacele pentru realizarea lor;

v     constientizarea personalului referitoare la Politica de mediu a societatii.

6 Auditarea Sistemului Integrat de Management al calitatii, Sigutantei alimentului si Mediului

Generalitati

Auditul este un proces sistematic, independent si documentat in scopul obtinerii de dovezi de audit si evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura in care sunt indeplinite cerintele standardului de certificare ales.

La SC TRUST K SRL auditarea Sistemului de Management integrat s-a facut in conformitate cu cerintele standardului SR EN ISO 19011:2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii. Conform acestui standard auditurile sunt un instrument de management pentru monitorizarea si verificarea implementarii eficace a politicii organizatiei referitoare la calitate. De asemenea, auditurile sunt o parte importanta a actvitatilor de evaluare a conformitatii precum si a evaluarii si supravegherii lantului de furnizare.

Pentru ca auditul sa fie un instrument eficace si de incredere in sustinerea politicii managementului si controalelor efectuate de management auditarea trebuie sa se bazeze pe un numar de principii, ca de exemplu:

comportamentul etic al auditorilor - profesionalismul auditorilor;

prezentarea corecta - raportarea cu sinceritate si acuratete a constatarilor;

independenta - impartialitatea auditorului fata de activitatea auditata;

abordarea pe baza de dovezi - verificabilitatea dovezilor prezentate de auditati la audit.

Auditul intern, denumit uneori audit de prima parte, sta la baza declaratiei pe propie raspundere a conformitatii SMI cu standardele de referinta alese.

Analiza auditului intern al SMI la SC TRUST K SRL

Auditul s-a efectuat respectandu-se ciclul PDCA (Planifica, executa, verifica, imbunatateste), asa cum se prezinta in figura de mai jos:

	Decizie efectuare audit

Imbunatatirea programului de auditare

Implementare program audit: -evaluare auditori; -conducerea auditului; -efectuare audit; -mentinere inregistrari

Fig. 8 Ciclul PDCA la S.C. TRUST K S.R.L.

6.3 Responsabilitati, resurse si proceduri ale programului de audit.

Responsabilitati

Pentru asigurarea cadrului organizatoric necesar desfasurarii programului de audituri in societate s-a creat compartimentul de Asigurare a calitatii care a primit ca responsabilitate Programarea, urmarirea si raportarea rezultatelor auditurilor interne.

Personalul de conducere aflat pe diferite trepte ierarhice are responsabilitatea asigurarii conditiilor necesare bunei desfasurari a auditurilor interne in compartimentele pe care le conduc. Tot ei raspund de intreprinderea de masuri corective / preventive care se impun pentru rezolvarea neconformitatilor depistate cu ocazia auditului intern.

Responsabilitatea programului de audit este atribuita, in functie de importanta sectorului auditat, uneia sau mai multor persoane care au competenta necesara primita prin absolvirea unor cursuri recunoscute de auditori interni.

Responsabilii cu desfasurarea auditului au urmatoarele responsabilitati:

stabilesc obiectivele si amploarea auditului;

stabilesc procedurile de audit si se asigura ca sunt furnizate resursele necesare;

se asigura ca sunt mentinute inregistrari adecvate ale auditului.

Resurse

In vederea asigurarii resurselor de personal necesar pentru efectuarea auditurilor interne societatea a prevazut fondurile necesare pentru scolarizarea unui numar de 5 salariati in cunoasterea cerintelor unui program de audit. Salariatii scolarizati au primit diplome de absolvire a cursului de specializare care le dau dreptul de a efectua audituri interne ale Sistemului de management al calitatii, siguranta alimentului si managementul mediului. In felul acesta s-a asigurat si impartialitatea auditorilor fata de compartimentele care vor fi auditate.

In functie de programul de audit s-a asigurat disponibilitatea auditorilor stabiliti pentru efectuarea auditurilor. Acestia au fost dotati cu logistica necesara bunei desfasurari a auditurilor (chestionare de audit, rapoarte de audit, rapoarte de neconformitate, etc).

La stabilirea resurselor necesare programului de audit au fost luate in considerare:

necesarul de logistica;

necesarul de documentatie tehnica;

diponibilitatea auditorilor;

amploarea auditului.

Proceduri ale programului de audit

In conformitate cu cerintele standardelor de referinta (ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001) pentru auditul intern este necesar sa fie elaborata o procedura generala care sa particularizeze modul in care se va desfasura auditul intern in cadrul societatii.

Procedura de audit intern trateaza:

planificarea si programarea auditurilor;

asigurarea competentei auditorilor si conducatorilor echipei de audit;

selectarea echipei de audit;

modul de desfasurare a auditurilor;

modul de desfasurare a auditurilor de urmarire, daca este aplicabil;

mentinerea inregistrarilor de audit;

monitorizarea realizarii si a eficacitatii programului de audit;

raportarea catre managementul superior a realizarilor globale ale programului de audit.

Procedura programului de audit implementata la SC TRUST K SRL trateaza:

planificarea si programarea auditurilor;

modul de selectare a auditorilor;

modul de desfasurare a auditurilor;

modul de desfasurare a auditurilor de supraveghere, daca este cazul;

mentinerea inregistrarilor de audit;

raportarea catre managmentul superior a rezultatelor auditului.

Implementarea programului de audit

Programul de audit ales trateaza urmatoarele aspecte:

comunicarea programului compartimentelor interesate;

coordonarea si programarea auditurilor;

furnizarea catre echipa de audit a resurselor necesare;

asigurarea desfasurarii auditului in conformitate cu programul propus;

asigurarea analizei si aprobarii rapoartelor de audit si asigurarea difuzarii lor celor interesati;

asigurarea activitatii de urmarire a rezultatelor auditului.

6.5 Inregistrarile programului de audit

Procedura de audit intern implementata prevede inregistrarile care trebuie mentinute pentru a demonstra implementarea programului de audit. Aceste inregistrari sunt:

- planurile de audit;

- rapoarte de audit;

- rapoarte de neconformitate;

- rapoarte de actiuni corective/preventive;

- rapoarte ale activitatilor de urmarire a rezultatelor auditului.

6.6 Monitorizarea si analizarea programului de audit

Implementarea programului de audit este monitorizata de catre RMCMSA si analizata cu ocazia Analizei efectuate de management cand sunt prezentate rezultatele programului de audituri.

Analiza programului de audit a luat considerare urmatoarele:

inregistrarile programului de audit;

rezultate si tendinte;

practice noi sau alternative de audit.

Rezultatele analizelor programului de audit au condus uneori la actiuni corective/preventive si la imbunatatirea programului de audit.

Desfasurarea auditului

Desfasurarea auditurilor interne a respectat urmatoarea succesiune a fazelor de audit.

Initierea auditului numirea conducatorului echipei; definirea obiectivelor si domeniilor de auditat; selectarea echipei de audit; informarea compartimentelor auditate

		Incheierea auditului -sedinta de inchidere; -comunicarea rezultatelor auditului

Fig. 9 Desfasurarea auditului

6.8. Pregatirea Planului de audit

Planul de audit este necesar pentru a se asigura baza intelegerii dintre compartimentele auditate si echipa de audit referitor la desfasurarea auditului.

Detaliile Planului de audit implementat in societate reflecta domeniul si complexitatea auditului.

Planul de audit include:

obiectivele auditului;

criteriile de audit si orice document de referinta;

domeniul auditului, inclusiv identificarea compartimentelor care urmeaza a fi auditate;

perioada si durata auditului;

alocarea resurselor corespunzatoare pentru efectuarea auditului.

Planul de audit este elaborat de Responsabilul cu managementul calitatii, siguranta

alimentului si mediului si aprobat de Administratorul societatii.

Planul de audit practicat in societate este prezentat in anexa 15 - Planificarea auditurilor interne

Anexa 1

0.2 POLITICA IN DOMENIUL CALITATII, MEDIULUI SI SIGURANTEI  ALIMENTULUI