DESCRIEREA GENERALA A UNEI FIRME

Descrierea generala a unei firme

(Retea de Service-uri Auto)

In contextul economic actual, industrial si administrativ, previziunea este un atribut managerial, care bine executat, conduce la asigurarea viitorului unei intreprinderi tinand cont de resursele umane si materiale ale acesteia. Un manager care isi exercita corect capacitatile previzionale, conduce intreprinderea spre succes. In intreprinderile care au un volum mare de prelucrare informationala este indispensabila o planificare rationala a activitatii, flexibila si adaptata pietei concurentiale. Retelele de Service Auto se caracterizeaza prin lucrari curente si lucrari temporare. Lucrarile curente sunt caracteristice service-urilor specializate pe intretineri generale si repararea si intretinerea numai a anumitor componente (motor, frane, directie, caroserie, parti electrice, etc.), si acestea numai pentru un anumit tip de marca auto.

Reteaua de SERVICE-AUTO este un concept nou, care abordeaza problematica mult mai complex pentru a elimina dezavantajele service-ului primitiv. Ideea este de a face reparatii complexe, de buna calitate, cu cat mai putin personal, la cele mai mici costuri si pentru un numar cit mai mare de clienti.

Fiecare service auto din teritoriu are cate 5-6 angajati care efectueaza reparatii auto. Acestia trebuie sa receptioneze de la clienti comenzile ferme. De regula angajatul discuta cu clientii (comunica) de la care afla simptomele autovehicului si evolutia premergatoare in timp a acestuia pana la aparitia defectiunii. Aceste informatii sunt culese de la persoane in marea lor majoritate nespecialisti in domeniul mecanicii auto. Mecanicul auto poate sa nu fie nici el specialist in sistemul componentei auto semnalat defect.

Diagnoza corecta a starii de sanatate a unui autovehicul este determinanta pentru scurtarea timpului de interventie si a costurilor de stationare in service. Pe baza diagnosticului se face lista cu necesarul de furnituri.

Ideea retelei este ca fiecare service sa acopere o raza cat mai mare teritoriala de potentiali clienti si sa execute reparatii in functie de competenta mecanicilor angajati de retea.

Sa presupunem ca reteaua de service-uri dispune de 150 de mecanici specializati in 15 domenii de interventii auto (electricieni, soferi, gestionari, tinichigii, mecanici motoare, directie, sistem de franare, transmisie, injectie, turbosuflante, etc.), de diverse grade de calificare si specializare. De exemplu:

Schema generala a unui SERVICE

ELECTRICIAN AUTO:

1. Demonteaza si monteaza becuri, subansamble electrice de semnalizare, etc.

2. Demonteaza si monteaza alternator, demaror, legaturi electrice, cablaje.

3. Repara componente electrice cum ar fi colectoare, bobinaje, punti redresoare, sisteme de avertizare, inchideri centralizate, etc.

4. Repara componente electronice cum ar fi aprinderea electronica, relee de semnalizare, alarme auto, sisteme de redresare a curentului electric, etc.

5. Repara compnente electronice computerizate (pilot automat, robt de diagnoza a starii masinii, calculator de bord,etc.

La un moment dat un angajat poate sa se gaseasca in una din situatiile urmatoare:

- Executa o interventie auto.

- Disponibil ( in asteptarea unei interventii auto).

- Concediu medical sau de odihna.

- Activitate administrativa comandata de seful service-ului.

Prin contractul de munca angajatul are precizate elementele de baza ale serviciului cum ar fi: durata contractului de munca, profesiunea, calificarea, competente, programul de munca, etc. Toate acestea determina salariul si inplicit tariful orar al manoperei prestate.

Schema de organizare a retelei de SERVICE-URI auto.

Personalul angajat in sistemul retelei de service-uri auto este repartizat la fiecare service dupa specificul acestuia. Sistemul expert trebuie sa gestioneze atat comenzile cat si disponibilul de forta de munca si resursele tehnice si tehnologice posibile (fig. 49).

Contractul de munca mai prevede si alte conditii negociate intre parti care sunt cu caracter optional:

- Acceptarea de interventii in zilele de sarbatoare si week-end.

- Acceptarea lucrului in schimb de noapte.

- Acceptarea de interventii in deplasare la alte service-uri ale retelei.

Aceste disponibilitati suplimentare sunt acceptate de cca 20 % din personal. Toate modificarile contractului de munca, sau intentia de acceptare a modificarilor sunt adresate agentiei locale a reprezentantei service si sunt transmise la centrul retelei.

Fiecare service trebuie sa-si cunoasca activitatea curenta, sa-si planifice activitatile viitoare, sa inregistreze comenzi pentru care are utilaje disponibile dar fara personal specializat, personal in asteptare de comenzi, stocuri de piese de schimb, furnituri de aprovizionat, etc.

In momentul in care apare un client care face o solicitare, service-ul analizeaza propria disponibilitate la zi, programeaza interventia in viitor sau deplaseaza interventia la cel mai apropiat service sau cauta si programeaza personal calificat disponibil din alte service-uri pentru munca in deplasare sau face alte combinatii posibile cu scopul de a deservi clientul cat mai operativ si la cel mai mic pret. Furniturile sunt programate pentru achizitie, daca nu exista in magazia proprie, sau costa prea mult transferul de la un alt service al subansamblului necesar.

Activitatea fiecarui salariat este cotabilizata la locul desfasurarii interventiei si centralizata la sediul retelei pentru toti angajatii. Se prezinta un model de raport saptaminal de activitate. Aceasta activitate este postfactum si serveste mai ales pentru stabilirea salariului muncitorilor dar si pentru optimizarea incarcarii posturilor. Planificarea strategica presupune nu numai relevarea starii in care se vor gasi muncitorii in viitorul apropiat ci si o prognoza de interventii, care are la baza contracte ferme cu clientii, combinata cu o previziune euristica pe baza interventiilor statistic determinate pentru etapele din aceasi perioada calendaristica a anilor precedenti.

RAPORT DE ACTIVITATE SAPTAMINALA

Activitatea pe saptamina de la .30 nov 1999 la 5 dec. 1999

Domeniul: Electro

Atelierul: Atelier Electro

Calificarea ELECTR. AUTO Codul E52

Numele Marca Activitatea Motivarea deplasarii OBS (specializarea)

Gh. Marin 102 Sist. de pornire Cerere client Electrician auto

. .. .. ..

. .. ..

Raport saptamanal de activitate.

Obiectele grupeaza informatii dependente functional de o anumita informatie sau un grup de informatii care concura la definirea obiectului. Fiecare informatie reprezinta o caracteristica unica a obiectului. Relatiile leaga obiectele intre ele si poarta informatii functionale care interconecteaza obiectele intre ele. In acest capitol se pun bazele intocmirii fiselor descriptive ale obiectelor sau relatiilor si precizeaza volumul de informatii care permit expresii cantitative asupra acestora. In figura este prezentat un model de fisa care permite descrierea exhaustiva a obiectelor sau relatiilor.

CODUL DENUMIREA: Electrician auto

VERSIUNEA NR. :

DOMENIUL Rep. Electro.  Data intocmirii: 5.11.1999

Data modificarii:

Autorii: Guga Lucian

Informatii asociate: Calificare categoria 6

Definire semantica : Circuite electrice, aprindere, sist. pornire, climatizare, etc. 

Obiectul sau relatia:

de referinta X

Daca DA : normativul Intern Extern

Referinte: Norma interna

Cardinalitate : Norma intreaga. Deplasari de la service-ul 1, de la domiciliu, la alt

service daca durata deplasarii este de minim 4 ore, inclusiv drum

si de maximum 3 zile consecutive.

Dimensiuni : Disponibil in retea

Restrictii de entitati : Deplasari de max. 30 km, min. 4 ore, max 32 ore (3 zile consecutive )

Sinonime : Electronist auto

Indicatii utile de conceptie : Clasa comuna

Observatii privind coerenta, conceptia, descrierea fizica : Gradatia <=> Competente

Gestiunea versiunilor : Se memoreaza versiunile integral

Model de fisa de descriere a obiectelor

sau relatiilor.

-CODUL : Folosind un numar restrans de caractere (6 - 8 caractere alfanumerice ) acestea faciliteaza diferentierea fiecarui obiect sau relatie si poate cuprinde si codificarea dimensiunii sau serviciului caruia ii apartin informatiile.

-DENUMIREA : Cuprinde un rezumat al definirii obiectului sau relatiei (30 - 40 caractere).

-VERSIUNEA NR. : Acest numar este atribuit acelor modificari care sunt importante in descrierea obiectului sau relatiei, inainte ca versiunea sa fie validata. Se pastreaza toate versiunile pentru care entitatea este utilizata. Aceasta procedura va fi explicata mai pe larg deoarece este foarte importanta in stabilirea restrictiilor cu privire la diverse rationamente.

-DOMENIUL : Indica domeniul caruia ii apartine obiectul sau relatia. O regula simpla este aceea ca un obiect apartine aceluiasi domeniu caruia ii apartin informatiile pe care le cuprinde.

Aceasta presupune ca toate informatiile obiectului apartin aceluiasi domeniu. Aceasta regula trebuie impusa cu acceptarea unor exceptii.

Daca luam de exemplu o agentie de asigurari care are ca obiect de activitate asigurari auto dar si asigurari auto pentru contractare de credite, fiecare produs poate forma un portofoliu de gestiune. Se atribuie deci un numar de portofoliu de asigurari auto si un alt numar pentru asigurari auto pentru contractare credite. Pentru simplificare baza de date poate fi grupata intr-un singur domeniu :CLIENTI. Totusi cele doua subdomenii sunt distincte. Daca un obiect apartine la domenii diferite, se alege un domeniu caruia sa-i apartina ( unde se stocheaza ) si celalalt il va utiliza.

-DATA INTOCMIRII : Indica data la care obiectul sau relatia au fost create.

-DATA MODIFICARII : Indica data la care au fost aduse modificari obiectului sau relatiei.

- AUTORII : Cuprinde numele si prenumele autorilor. Aceasta permite ca persoanele sa poata fi contactate pentru a completa informatiile chiar daca nu au participat direct la conceperea continutului fisei, dar afirmatiile din fisa le apartin.

- INFORMATII ASOCIATE : Aceasta rubrica permite referinte, de exemplu asupra codului, ca toate informatiile apartin unui obict sau regula, sau ca apartin unei singure unitati. Aceste caracteristici asociate permit interventia facila a Administratorului de date. Acest acces se refera in primul rand asupra obiectului si a caracteristicilor acestuia. De exemplu numele unei persoane devine cheie de acces pentru a cere informatii cu privire la un beneficiar sau furnizor. Aceasta nu se intampla insa in cazul informatiilor despre cteristici fizice sau tehnice. Identificatori cheie pentru relatii nu exista din cauza ca acestia sunt inpliciti. Cheia de acces, sau cuvintul cheie, este utilizata pentru analize legate de frecventa sursei de informatie. Daca accesul asupra bazei de date se face prin obiecte sau relatii, cheia de acces a informatiilor este neutilizata.

-DEFINIREA SEMANTICA : Trebuie sa fie clara si concisa dar poate fi la nevoie completata cu exemple care sa o faca si mai explicita.

-OBIECTUL SAU RELATIA DE REFERINTA : Un obiect este de referinta daca cuprinde informatii de referinta (inamovibile ). Pe de alta parte un obiect poate cuprinde in acelasi timp informatii de referinta si informatii care nu sunt de referinta. De regula acestea cuprind un cod si o denumire. De exemplu codul 175 R 13 conduce la denumirea anvelopa pentru autoturisme si lista autoturismelor care pot fi echipate cu aceste anvelope. Relatiile de referinta sunt un capitol special al gestiunii informatiilor in intreprinderi iar introducerea sistemelor expert in acestea presupune actualizarea bazei de date de referinta.

- CARDINALITATEA : Relatiile exista daca leaga intre ele minim doua obiecte. Fiecare relatie presupune un minim de obiecte pe care se bazeaza conexiunea dar si un maxim acceptabil. In fisa relatiilor cardinalitatea cuprinde codurile obiectelor la care se face referire si care sunt atasate regulii, iar in fisa de descriere a obiectului, codurile regulilor care pot conecta obiectul.

- VOLUMETRIA ( DIMENSIUNILE ) : Cuantifica numarul de conexiuni ale obiectului sau regulii care pot fi aplicate in prezent si viitor. Este o notiune laborioasa care se utilizeaza de informatician pentru a realiza modelarea matematica a cautarilor sistemului expert.

- RESTRICTII ALE ENTITATII : Nu toate restrictiile permit a fi modelate matematic prin deductii logice. De exemplu nu poate fi modelata matematic restrictia ca un contract de asigurare presupune semnarura directorului. Ca emiterea unei facturi presupune existenta bonului de livrare sau ca intr-un raliu auto fiecare echipa are dreptul la o categorie auto de caracteristici unic determinate. Aceste restrictii trebuie cuprinse in fisa de date si vor fi considerate de sistemul expert ca axiome de referinta. Daca aceste restrictii se repeta in mai multe fisiere de date, se poate concepe un model matematic pentru diminuarea efortului de calcul. Restrictiile vor fi gestionate si analizate separat, iar obiectivele si regulile vor fi regrupate functie de acestea, oferind o viziune de ansamblu pertinenta.

-SINONIME :sau qvasisinonime, acest paragraf permite identificarea de sinonime (sinonimie ). Daca se pot identifica sinonime, aceasta duce la fuzionarea in aceasi fisa a obiectelor sau regulilor respective. Daca fuzionarea nu este posibila, atunci trebuie procedat la departajarea clara a obiectelor sau regulilor susceptibile de sinonimie. Pentru ca doua obiecte sau relatii sa fie sinonime nu este obligatoriu sa cuprinda identic aceleasi informatii. Este suficient ca sa se completeze sau, unul dintre acestea, sa fie un caz particular a celeilalte. De exemplu sa presupunem ca adresa unui beneficiar este necesara pentru a trimite un delegat dar adresa nu este utila in celelalte cazuri. Este clar ca nu este util sa se creeze un fisier distinct care sa cuprinda aceasta informatie particulara cu privire la clientul respectiv. Se declara acest obiect sinonim cu obiectul beneficiar sau se completeaza adresa la restrictii in fisa de date a acestuia (fuziunea).

- INDICATII UTILE DE CONCEPTIE : In faza de conceptie este util sa se conserve rationamente, observatii asupra starii naturii, care sunt importante. De exemplu pe parcursul descrierii obietului sau relatiei pot fi indicate valori stabile, definitii de revazut, etc., sau observatii de natura sa indice si sa ajute la modificari ulterioare care presupun achizitii ulterioare de noi date care momentan nu exista.

- INDICATII PRIVIND COERENTA DE CONCEPTIE : Toate realizarile informatice actuale au la baza elemente relevante asupra legaturilor corespondente intre conceptie, logica si prelucrare. Aceste corespondente nu pot fi stabilite cu multa usurinta. Un element de conceptie poate sa caracterizeze unul sau mai multe fenomene fizice in functie de logica sau de procedura. De asemenea relatiile nu pot fi intodeauna traduse de modele fizice identice.Este necesar ca aceste corespondente sa fie stocate. Ele folosesc Administratorului de Date pentru informatizarea si modelarea sistemului expert.

- GESTIUNEA VERSIUNILOR : Acest paragraf cuprinde informatii asupra obiectului sau regulii in contextul trecut - prezent - viitor. Se expliciteaza versiunile din trecut, se motiveaza versiunile actuale si se prefigureaza, daca este posibil, obiectivele viitoare. Fisa de date este facuta fara a se tine seama de existenta subrutinei programului de achizitii de date care poate analiza din fisier obiecte si reguli sinonime sau coerenta relatiilor intre informatiile din sistem in mod interactiv cu administratorul de date.

In plus fata de codificarile care pentru sistemul expert devin adevaruri de referinta, textul inclus in baza de date va servi pentru realizarea dialogului interactiv cu utilizatorul.

Volumetria consta in a furniza o evaluare a numarului de entitati in formarea dictionarului in baza de date, atat in prezent cat si in viitor, in functie de obiective si previziuni. Pentru stabilirea parametrilor volumetrici trebuie cunostinte in legatura cu :

- Intreprinderea ( numar de beneficiari, numar de clienti, produse,).

- Obiectivele intreprinderii (cresterea pietei de desfacere, asimilari de noi produse,..).

- Restrictii interne si externe intreprinderii (durata legala de arhivare, de exemplu pentru statele de plata este de 50 ani).

Scopul informatiilor volumetrice este in primul rand functional. Permite intreprinderii sa optimizeze volumul activitatilor, obiectivele si sa verifice mai rapid daca obiectivele sunt atinse sau nu, si in al doilea rand permit din punct de vedere tehnic dimensionarea bazei de date si optimizarea dimensionarii in cunostinta de cauza a acesteia.