Controlul in cadrul activitatii de management

Controlul in cadrul activitatii de management

Asa cum nu exista activitate de productie constienta fara cunoasterea si comensurarea trebuintelor pietei, in mod inevitabil nu poate exista activitate productiva - de orice fel ori natura - organizata sau desfasurata, in cadrul firmelor/ organizatilor/societatilor comerciale, in afara dorintei declarate de a obtine profit. In mod cert aceasta dorinta justificata este unul dintre obiectivele oricarei organizatii.

Multe organizatii apreciaza ca odata organizata activitatea de productie sau prestatie, stabilindu-se strategia si demarand activitatea s-a ajuns si la finalul procesului economic. Insa strategia si celelalte etape preparative sunt valoroase numai daca dau rezultatele asteptate. Iar pentru ca acest "final fericit" sa se produca trebuie sa nu se omita activitatile de evaluare si control. Pentru aceasta trebuie sa existe un sistem de monitorizare a intregii activitati, astfel incat sa se poata lua atitudine fie in vedere ameliorarii, corectarii, redresarii, sau pentru a se profita de oportunitatile ivite. Caci controlul constituie un proces care contribuie la indeplinirea eficienta a obiectivelor unei organizatii.

In ceea ce priveste evaluarea, aceasta cere ca strategia sa continue obiectivele masurabile si sa existe sisteme manageriale de informare care sa ofere garantia ca managerii detin informatiile la zi de care au nevoie in atingerea obiectivelor.

Profitul obtinut este cel care face ca despre o forma de management, ori despre un manager, sa se spuna ca este de succes. In cele mai multe cazuri masurarea succesului se face in termeni financiari.

Deceniul noua al secolului al XX-lea, a fost marcat - in planul administrarii afacerilor - de preluarea din natura a controlling-ului. Controlingul reprezinta un sistem circular de reguli care ajuta la atingerea obiectivelor unei organizatii, evitandu-se surprizele si semnalandu-se la timp pericolele ce reclama masuri corective.

Pentru a obtine/crea valoare sunt cautati si angajati manageri profesionisti care au ca principala sarcina producerea valorii si in egala masura apararea investitiilor realizate in acest sens.

Indiferent de forma de organizare si cea de proprietate, pentru ducerea la bun sfarsit a sarcinilor sale, in mod curent managerul trebuie sa desfasoare activitati de corectare si indreptare a neconcordantelor sau abaterilor de la sarcinile stabilite sau obiectivele fixate initial.

Toate aceste activitati sunt componente ale functiei de control.

Principalele responsabilitati ale unui manager sunt:

a fi in contact,

a fi informat,

a controla.

Mai mult notiunea sau conceptul de control este asemanator cu puterea, caci exercitarea neatenta poate avea conotatii negative. Cu alte cuvinte atunci cand activitatile organizatiei sunt sub control este bine, iar atunci cand sunt in afara controlului - in majoritatea cazurilor - avem de a face cu o situatie rea, chiar dezastruoasa.

Incercand a schita cadrul in care apare functia de control constatam ca acesta se manifesta dupa ce au fost realizate activitatile de planificare, organizare, derulare a proiectelor stabilite initial. In stadiul controlului se urmareste modul in care se realizeaza obiectivele stabilite, comparandu-se progresul inregistrat cu planul deja stabilit. Constatam cu acest prilej ca ,controlul include sau implica si activitatea de evaluare, multi autori operand in cadrul acestei functii cu notiunea de evaluare-control.

Schematic controlul s-ar putea reduce la patru elemente:

a. stabilirea standardelor (in vederea comensurarii realizarilor);

b. controlul tehnic (compararea realizarilor cu obiectivele si standardele stabilite initial - in aceasta faza se constata abaterile produse);

c. evaluarea (determinarea cauzelor care au determinat abaterile constatate);

d. corectarea (rezolvarea problemei: efectuarea corecturilor si actionarea asupra cauzelor care au determinat abaterile).

In cazul unei firme din domeniul serviciilor managerul controleaza cu precadere:

munca desfasurata de catre executanti

standardele generale ale activitatii

starea de curatenie potrivit cerintelor

comportamentul angajatilor

Nu trebuie omis faptul ca limitele activitatii de control sunt fixate, pentru o parte dintre activitati, prin decizia consiliului de administratie care prevede spre exemplu in cadrul:

o controlului stocului - nivelurile maxime si minime;

o controlului creditelor - mentinerea sistemului in limitele fixate;

o controlului de calitate - nivelul caderilor acceptate

Potrivit modalitatii de efectuare controlul poate fi total (efectuat de regula in cazuri exceptionale) sau prin sondaj (executat asupra subalternilor directi in momente cheie si in puncte strategice ori critice).

Indifrent de natura activitatilor formale si indiferent de nivelul de autoritate la care se desfasoara acestea, evaluarea performantelor este conditia fundamentala pentru antrenarea indivizilor care actioneaza in grup. Aceasta afirmatie este valabila si pentru activitatile comerciala. Fara indoiala ca si aici ca si in alte domenii evaluarea se realizeaza cu grade crescande de dificultate in funcie de nivelul de autoritate la care se realizeaza. Dificultatea consta mai mult si este mai evidenta atunci cand se incearca delimitarea cauzelor si a efortului personal care a contribuit la realizarea performantei.