Managementul esentei financiare a afacerii dumneavoastra:

Balans

Eficienta si stabilitate Prefata

Balans, modulul destinat gestiunii financiare a firmei dumneavoastra face parte din suita solutiei ERP furnizata de firma Siemens companiilor mijlocii si mari. Profitand de avantajele framework-ului Diagram modulul Balans va permite unei parti mai mari sau mai mici din vechiul dumneavoastra sistem, in masura necesitatii.

Colectand informatii din toate colturile afacerii dumneavoastra, Balans va furnizeaza o imagine completa si clara asupra starii financiare.

Profitand de avantajele unei interfete utilizator special creata pentru o operare rapida, Balans va furnizeaza eficienta si stabilitatea de care aveati nevoie.

Specialisti firmei Siemens vor fi alaturi de dumneavoastra in procesul de adaptare al solutie la dinamica legislatiei din Romania, furnizindu-va intregul suport pentru adaptarea la nevoile organizatiei dumneavoastra.

Destinat atat unitatilor bugetare cat si societatilor comerciale Balans, ofera doua abordari distincte pentru o problema comuna. In materialul urmator vor fi evidentiate separat functionalitatile specifice fiecarui tip de organizatie.

Capitolele au fost structurate pentru a detalia functionalitatea principalelor grupe de activitati proiectate a se desfasura prin intermediul modulului.

Meniurile modulului au fost structurate conform imaginii 1.0. Meniurile subliniate cu rosu sunt specifice doar unitatilor bugetare iar cele subliniate cu albastru societatilor comerciale. Meniurile nesublinite sunt comune ambelor tipuri de organizatii functionalitatea lor variind in functie de setarea configurarilor.

Accesibilitatea acestor meniuri se poate seta de catre administratorul sistemului in asa fel incat fiecare persoana sa aiba acces asupra unor grupuri de operatiuni conforme pozitiei sale in structura organizatiei.

De exemplu operatiunile critice de inchidere a unei perioade, unde toate datele curente se transfera in arhive se recomanda a nu fi accesibile intregului personal deoarece apelarea acestei optiuni schimba dramatic comportamentul modulului prin trensferul datelor in arhive si recalcularea soldurilor initiale. Acest proces este teoretic ireversibil, iar practic implica multe resurse pentru restaurarea starii anterioare inchiderii perioadei.

Figura 1.0

Din acest motiv va recomandam sa acordati o atentie deosebita configurarii meniurilor pentru intreg personalul implicat in exploatarea sa.

Capitolul 1 Configurarea modulului

Prin configurare se intelege operatiunea de setare a parametrilor modulului pentru a obtine functionalitatea specifica organizatiei (institutiei) dumneavoastra.

Pentru configurare, se lanseaza meniul "Configurare modul". Macheta "Configurare si Instalare" se foloseste pentru setarea valorilor variabilelor modulului. Macheta de configurare afisata in figura 1.1 este impartita in doua zone. Prima zona din partea stanga a machetei contine variabilele si valorile lor actuale grupate in pagini intr-o structura arborescenta:

Structura arborescenta permite accesarea rapida a valorilor unei variabile de configurare fara a fi necesara activarea paginii care contine variabila respectiva. Daca se doreste modificarea valorilor unei anumite variabile, printr-un simplu clic in arborele variabilelor macheta va permite accesarea paginii dorite si modificarea valorilor variabilelor.

In figura de mai sus se observa ca la variabila "Model Contabil", optiunea "Contabilitate de gestiune" este inactiva. Aceasta se datoreaza faptului ca pentru institutii bugetare acest facilitate nu este necesara si prin urmare a fost dezactivata pentru a simplifica operatiunea de configurare.

De asemenea tabela cu conturile asociate diverselor tipuri de finantari este disponibila doar unitatilor bugetare, aceasta tabela devenind invizibila daca variabila "Tip Contabilitate" este setata pe valoarea "Societati comerciale".

Anterior au fost prezentate cele doua moduri de diferentiere a valorilor unor setari in functie de tipul de unitate pentru care se configureaza modulul.

In continuare vom detalia variabilele implicate in procesul de configurare si valorile precum si comportamentul modului pentru fiecare dintre aceste valori.

Sectiunile configurarii unitatii

Configurarea presupune setarea unor parametri de lucru pe diferite sectiuni care grupeaza impreuna un set de variabile cu aceiasi functionalitate.

Setari contabile:

Perioada pornire, reprezinta luna calendaristica initiala pentru care se gestioneaza datele folosind modulul Balans. Perioada de pornire permite setarea la nivel de luna calendaristica si limiteaza posibilitatea de a introduce documete contabile anterioare perioadei respective. De asemenea este limitat si importul de date din vechile structuri ale programului Balans anterioare perioadei de pornire. La prima lansare in executie a modulului aceasta variabila poate fi modificata. Dupa ce s-a configurat modulul acesta optiune nu mai poate fi modificata daca s-au adaugat formule contabile.

Curenta: Perioada curenta - se modifica doar prin operatia de arhivare(inchidere) a perioadei curente pentru societatile comerciale. Pentru institutiile bugetare, dupa configurarea initiala a modulului, optiunea este modificabila pe intervalul lunar al anului curent. Inchiderea de perioada pentru unitatile bugetare se face anual, spre deosebire de societatile comerciale unde inchiderea perioadei se face lunar.

Tip Contabilitate: variabila permite doar doua valori "societati comerciale" si "bugetari" pentru institutii bugetare;

Model Contabil

Modelele Contabile disponibile pentru un anumit tip de contabilitate. Pentru societati comerciale poate lua valorile "Contabilitate financiara", "Conturi in afara bilantului" si "Contabilitate de gestiune", iar pentru institutiile bugetare sunt configurabile doar optiunile "Contabilitate financiara" si "Conturi in afara bilantului". In functie de modelul contabil selectat se decide setul de conturi cu care se va initializa tabela de conturi.

Executii Bugetare

Pentru tipul de contabilitate bugetara este posibila gestionarea executiilor bugetare si selectarea executiilor care vor fi utilizate pe parcursul utilizarii programului. Pentru fiecare tip de finantare selectat a fi prezent se specifica un cvintet de conturi utilizate de tipul respectiv de finantare. Acesta variabila poate fi modificata in orice etapa in exploaterea programului.

Obs.

Perioada de pornire si tipul contabilitatii NU mai pot fi modificate dupa introducerea documentelor contabile;

Unitate:

Tip unitate

i.         Independenta: documentele contabile ale unitatii nu participa la nici o evidenta cumulativa

ii.       Elementara: documentele contabile ale unitatii participa impreuna cu alte elementare la crearea unei gestiuni cumulative;

iii.      Cumulativa: este rezultata din cumularea mai multor unitati elementare. In lista din partea dreapta pot fi cumulate prin bifarea casutei din fata denumirii, unitatile elementare continute;

Mod de inregistrare

i.         Normal: in aceasta balanta nu se pot face inregistrari, ele fiind preluate din cele care se cumuleaza aici;

ii.       Copiere sume in conturi: sumele din balanta sunt copiate direct din conturi.

iii.      Import date din alte balansuri: informatiile sunt preluate din modulul Balans versiune DOS.

Structura conturilor

Cu structura fixa: bifarea acestei optiuni permite introducerea numarului de grupuri de cifre pentru descrierea analitica a conturilor, individualizat pentru:

i.         formulele contabile aferente operatiilor din gestiune (rulaje);

ii.       descrierea obiectelor din nomenclator (conturi);

Obs. Numarul de analitice din rulaje este mai mare sau egal cu numarul de analitice din conturi, altfel spus, formulele contabile pot fi descrise mai analitic (pentru diferite rapoarte) decat conturile care apar de ex. in balante.

Numar de cifre la reprezentarea externa, pentru sintetic si analitic: cate cifre sunt alocate pentru descrierea conturilor;

Operarea in valuta

i. Deloc: toate valorile sunt intr-o singura moneda;

ii. Rulaje: pot fi facute operatii in valuta (receptii si vanzari) valoarea in valuta inregistrandu-se prin conversie, la cursul de schimb al datei documentului;

iii. Conturi si rulaje: se efectueaza operatii in valuta pornindu-se de la pretul in valuta, valoarea in lei calculandu-se prin conversie, la cursul de schimb al datei documentului. In acest caz si nomenclatorul este tinut in valuta.

Setari la instalare

Se vor inregistra date generale folosite in relatia comerciala sau care vor aparea in antetul si incheierea diferitelor rapoarte si documente oficiale emise de modul (denumirea unitatii pe patru linii, numele persoanei care "va semna" documentele emise, datele de identificare ale agentului economic etc.)

Conturi esentiale

Configureaza conturile esentiale utilizate in generarea notelor contabile:

Cont casa

Cont banca

Cont Furnizori - Facturi Nesosite

Salvarea datelor inregistrate

Modificarea oricaror date este salvata numai dupa actiunea butonului functie de pe Panoul de Comanda.

Cap.2 Operatii cu conturi

In acest meniu se gestioneaza elementele balantei contabile. Lansarea in executie se face prin dublu clic pe meniul "Operatii cu conturi" sau prin apasarea tastei ENTER dupa pozitionarea selectiei pe meniul respectiv. Macheta "Operatii cu conturi" permite gestionarea elementelor contului, soldurile initiale, rulajele precedente, soldurile finale, tipului etc. Operatiile care pot fi executate se vor descrie in paragrafele urmatoare.

Configurarea operatiilor cu conturi

Din macheta "Operatii cu conturi" prin apasarea butonului se poate configura aspectul si comportamentul machetei de gestionare a conturilor. Daca macheta "Operatii cu conturi" se afla in consultare, adica nu s-a apasat butonul F9-Edit, macheta de configurare arata ca in figura de mai jos:

Semnificatia optiunilor machetei este urmatoarea:

Expandare in analitice - permite vizualizarea fara posibilitatea de modificare a tuturor conturilor sintetice si analitice de orice nivel. Implicit este debifat si in macheta "Operatii cu conturi" sunt afisate doar conturile sintetice.

Afisare numai conturi cu valori semnificative - permite filtrarea conturilor care contin valoarea zero in solduri initiale si in rulaje. Aceasta optiune este utila pentru o mai usoara urmarire a sumelor inregistrate in conturi.

Afisare debit si credit initial - afiseaza/ascunde coloana soldurilor initiale. Aceasta optiune poate fi activata in momentul in care se doreste introducerea sau modificarea soldurilor initiale.

Afisare debit si credit precedent - afiseaza/ascunde coloana rulajelor precedente. Implicit, optiunea este dezactivata.

Afisare alias cont - afiseaza/ascunde coloana aliasurilor conturilor. Aliasul contului este definit ca sir de caractere care poate fi utilizat in locul denumirii contului.

Dupa modificarea starii uneia dintre optiuni, se activeaza butonul care permite salvarea modificarilor in baza de date. Aceste setari sunt caracteristice unui utilizator al modulului. Fiecare persoana care utilizeaza modulul asociat unui nod isi poate seta propriul set de optiuni care sa se potriveasca exact cu stilul sau de lucru.

Editarea conturilor

Prin apasarea butonului macheta trece in starea de editare, stare marcata si prin schimbarea culorii din fundalul machetei, ca in figura de mai jos:

Figura 2.1

Celulele din grid care au fundalul alb indica faptul ca valorile continute pot fi modificate. Celulele cu fundal diferit de alb nu pot fi modificate. Optiunile specifice acestei stari se pot modifica prin apasarea butonului .

Macheta de configurare este prezentata in figura urmatoare:

Semnificatia optiunilor machetei este urmatoarea, cu precizarea ca optiunile disponibile la consultare isi pastreaza semnificatia si la editare:

Expandare in analitice - optiune nepermisa in modul de editare al machetei de operatii cu conturi.

Valori la inceput de an editabile - prin bifarea acestei optiuni se permite modificare valorilor soldurilor initiale. Optiunea poate fi modificata daca este bifata optiunea parinte "Afisare debit si credit initial".

Valorile din rulajele precedente sunt editabile - permite modificarea valorilor din rulaje daca este bifata. Optiunea este configurabila daca este selectata "Afisare debit si credit precedent".

Afisare functiune cont - afiseaza/ascunde coloana cu functiunea contului.

Functiunea editabila - permite modificarea functiunii contului prin activarea ei. Optiunea este activa daca coloana functiunii este vizibila.

Afisare alias cont - afiseaza/ascunde coloana cu aliasul contului.

Alias editabil - prin bifarea acestei optiuni se permite modificarea valorii aliasului. Implicit, aliasul este completat cu simbolul contului.

Utilizarea alias in locul conturilor - aceasta optiune permite utilizarea aliasului in locul contului. Coloana Simbol cont devine invizibila si este inlocuita de coloana alias. Ultimele doua optiuni sunt accesibile daca este vizibila coloana alias.

Simbolul sinteticului poate fi modificat - prin bifarea ei se permite modificarea simbolului contului cu conditia pastrarii unicitatii lui.

Simbolurile analiticelor pot fi modificare - bifarea acestei optiuni permite modificare simbolului analiticului.

Denumirea editabila - setarea ei permite modificarea denumirii contului.

Salvarea sau renuntarea se face ca si la modificarea optiunilor pentru macheta operatii cu conturi in consultare.

Adaugarea unui cont sintetic

Dupa trecerea machetei "Operatii cu conturi" in starea de editare, prin apasarea butonului in gridul conturilor se insereaza o linie noua dupa ultimul rand daca nu este selectat nici un rand din grid, sau dupa randul curent selectat daca exista un rand selectat. Cursorul se pozitioneaza in campul simbol.

Se tasteaza o valoarea numerica pozitiva si apoi se apasa tasta ENTER. Programul verifica unicitatea valorii introduse, daca este pozitiva si numerica, iar daca valoarea este corespunzatoare acestor criterii, se activeaza urmatoarea celula vizibila, in cazul de fata, functiunea contului.

Se selecteaza din lista de optiuni A, P sau B in functie de functiunea care doreste sa se asocieze noului cont: activ, pasiv sau bifunctional. Se apasa tasta ENTER si se trece in urmatorul camp vizibil si editabil, in cazul de fata "Denumirea".

Dupa completarea denumirii contului in functie de functiunea selectata anterior si de optiunile configurate la editare se poate trece la editarea valorilor pentru soldul initial sau pentru rulajele precedente.

Modificarea unui cont sintetic

Modificarea valorilor din sinteticul unui cont se face prin pozitionarea cursorului in celula a carei valoare se doreste modificata si editarea valorii respective. La parasirea celulei respective se valideaza valoarea introdusa si se afiseaza un mesaj de eroare in tuner sau printr-un dialog.

Adaugarea unui cont analitic

Conturile care au analitice sunt marcate cu culoarea gri in gridul conturilor, iar cele care nu au analitice sunt marcate cu culoarea verde. Prin selectarea unei linii si apasarea butonului se pot modifica caracteristicile conturilor analitice subordonate contului selectat. Macheta analiticelor este prezentata in figura urmatoare:

Si in aceasta macheta se pot modifica doar celulele cu fundal alb. Dupa terminarea modificarilor, se apasa butonul F9-Revenire pentru a reveni in macheta anterioara.

Salvarea modificarilor in conturi

Toate modificarile efectuate in gridul conturilor dupa apasarea butonului F9-Editare sunt pastrate in memoria statiei dumneavoastra pana in momentul in care se apasa butonul . In acest moment, aceste modificari devin efective prin salvarea lor in baza de date.

Functii speciale pentru operatiile cu conturi

Aceste functii sunt activate prin butoanele speciale de pe Panoul de Comanda, accesibile numai prin mouse:

: expandeaza toate nivelele din panoul activ;

: inchide toate expandarile din panoul activ.

Obs.

Expandarea sau colapsul unei singure ramuri se poate realiza si prin clic pe simbolul de nod (+ sau -) din panou.

Cap.3 Operatii contabile

In acest meniu se gestioneaza formulele contabile. Lansarea in executie se face prin dublu clic pe meniul "Operatii contabile" sau prin apasarea tastei ENTER dupa pozitionarea selectiei pe meniul respectiv.

Adaugarea formulelor contabile

Dupa afisarea machetei "Operatii Contabile" pentru adaugarea unei note contabile se apasa butonul , macheta schimbandu-si aspectul ca in figura de mai jos:

Primul pas este completarea numarului formulei contabile. Macheta nu va permite editarea nici unui alt camp.

Dupa completarea campurilor din antetul documentului, se trece la completarea conturilor formulei contabile. Completarea se poate face in doua moduri: prin scrierea directa a contului in partea editabila a listei de selectie sau prin afisarea listei de selectie prin combinatia de taste ALT+sageata jos. Lista de selectie afisata este prezentata in figura urmatoare:

Cu ajutorul sagetilor se selecteaza contul dorit. Se apasa tasta ENTER si se trece in campul credit si se repeta operatia de introducere a unui simbol cont.

Daca in macheta de configurare a operatiilor contabile a fost selectata optiunea "Asistare operatiuni" in lista de selectie se vor incarca doar conturile cu care se permite efectuarea de operatiuni contabile.

Dupa selectia conturilor sau contului din antetul documentului se trece la adaugarea conturilor de sub simbolul 'Urmatoarele'.

Pe linia adaugata in grid se selecteaza sau se introduce un cont si se apasa tasta ENTER. Cursorul se pozitioneaza in celula urmatoare.

Se introduce o valoare numerica pozitiva. Dupa apasarea din nou a tastei ENTER din lista cu tipurile de documente vehiculate de aplicatie se selecteaza valoarea dorita. Valorile pentru tipurile de documente se gasesc in tabela Formule. Dupa completarea numarului si a datei documentului justificativ se trece in campul explicatie. Daca se introduce o valoare in campul explicatie si se paraseste acest camp, macheta insereaza o linie noua si pozitioneaza cursorul in campul cu simbolul contului.

Dupa completarea tuturor conturilor, sumelor si documentele justificative ale formularului se apasa butonul . Macheta videaza campurile setate ca netransmisibile, incrementeaza numarul documentului si trece la introducerea urmatoarei formule contabile.

Parasirea modului de lucru adaugare se poate face prin apasarea butonului .

Adaugarea notelor contabile pentru conturile din afara bilantului

Procedura este asemanatoare cu adaugarea unui note obisnuite dar se folosesc conturile din afara bilantului. Macheta este prezentata in figura de mai jos:

Dupa completarea contului, a valorii totale si optional a tipului de document justificativ, numarului, datei si a explicasiilor este obligatorie completarea capitolului curent. Selectarea capitolului se face prin click pe tabul "Info. 1792"

Este afisata pagina cu informatiile suplimentare necesare generarii listelor din ordinul 1792.

Selectia capitolului se face prin click pe primul buton (trei puncte) evidentiat in figura de mai jos. Acest buton va afiseaza un rezumat cu structura capitolelor, subcapitolelor, proiectetor etc. Numarul de nivele al acestei structuri poate fi configurat si el prin intermediul programului. Pentru notele contabile

pe conturile din afara bilantului se mai completeaza campul Scopul si se selecteaza tipul. Beneficiarul se alege din rezumatul afisat prin al doilea buton (). Daca un anumit beneficiar nu se regaseste in rezumatul anterior se foloseste butonul +.

In momentul adaugarii notei contabile sunt disponibile listele prevazute in lege. Formatul acestor liste este prezant in figurile urmatoare.

Stergere formulelor contabile

Pentru eliminarea unei anumite note contabile se procedeaza astfel:

Se introduce numarul notei contabile in campul Nr si se apasa butonul . Daca se lucreaza cu numar de formule unic in macheta "Operatii contabile" se incarca datele din formula cu numarul respectiv, ca in figura de mai jos:

Daca exista mai multe formule contabile cu acelasi numar, se deschide o macheta rezumat cu toate formulele care au acelasi numar, ca in figura de mai jos:

Dupa selectarea notei dorite se apasa butonul F9, iar in macheta "Operatii contabile" se incarca formula selectata anterior.

Pentru eliminarea formulelor selectate, se apasa butonul . Dupa confirmarea operatiei de stergere, se elimina formula din baza de date si macheta trece din nou in starea de cautare.

Modificarea formulelor contabile

Operatiunea de modificare a formulei contabile se poate executa la fel ca si stergerea unei note contabile in doua faze. Se selecteaza nota contabila care urmeaza sa fie modificata si se apasa butonul . Dupa terminarea modificarilor, se apasa butonul pentru salvarea modificarilor in baza de date sau butonul pentru anularea modificarilor facute.

Configurarea machetei formulelor contabile

Lansarea in executie a machetei se face prin apasarea butonului . Macheta este prezentata in figura de mai jos:

Cap.4 Situatii

Modul general de operare pentru situatii

La pornirea unui submeniu din meniul Situatii, apare macheta cu optiuni specifice pentru fiecare raport. Macheta de optiuni permite configurarea modului in care raportul va fi generat si de asemenea permite completarea de filtre pentru selectarea anumitor categorii de inregistrari care trebuie sa apara in raport.

Folositi butoanele functie de pe Panoul de Comanda astfel:

Dupa generare apare macheta care contine lista cu inregistrarile corespunzatoare optiunilor selectate anterior. Folositi butoanele functie de pe Panoul de Comanda astfel:

In cazul in care apar erori la generarea listei, aplicatia va va atentiona in mod corespunzator.

Balanta

Una din situatiile de sinteza este balanta de verificare. Utilizatorul poate sa genereze in orice moment balanta de verificare in mai multe forme de prezentare. In concluzie, daca inregistrarile contabile sunt facute in mod fluent, exista posibilitatea analizei economico-financiare la zi.

Balanta de verificare este documentul contabil ce se intocmeste la sfarsitul unei perioade de gestiune (de regula luna calendaristica) si serveste la verificarea egalitatilor contabile. Aceasta cuprinde toate conturile unitatii economice (unitatii patrimoniale) cu urmatoarele informatii despre acestea: simbolul conturilor, denumirea conturilor, solduri initiale debitoare si creditoare, rulaje debitoare si creditoare, totalul sumelor debitoare si creditoare, soldurile finale debitoare si creditoare. Cu ajutorul balantei de verificare, se verifica corelatiile dintre egalitatile generate de dubla inregistrare a operatiilor patrimoniale in contabilitate, respectiv concordanta dintre totalul inregistrarilor din registrul jurnal si totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare din balanta, precum si concordanta dintre totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din cartea mare si totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din balanta.

Modul general de operare pentru situatii

Optiuni Balanta

Macheta completa (care apare prin bifarea controlului "Coloane") arata astfel:

Modul general de operare pentru situatii

Fisa Cont

Fisa cont serveste la:

tinerea contabilitatii analitice a conturilor de clienti, debitori, furnizori, creditori etc;

tinerea contabilitatii sintetice a operatiilor economice si financiare in unitatile care utilizeaza forma de inregistrare contabila "maestru-sah" simplificat.

Modul general de operare pentru situatii

Optiuni Fisa Cont

Modul general de operare pentru situatii

Cartea Mare (SAH)

Cartea Mare (SAH) este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin reguparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor patrimoniale, la un moment dat. Este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si a conturilor creditoare corespondente. Rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului.

Optiuni Cartea Mare (SAH)

Modul general de operare pentru situatii1

Registru Jurnal

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza, prin articole contabile, in mod cronologic, operatiile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor dupa data intocmirii sau intrarea acestora in unitate. Registrul-jurnal serveste si ca proba in litigii.

Registrul jurnal detaliat arata astfel:

Registrul jurnal centralizat arata astfel:

Modul general de operare pentru situatii

Optiuni Registru Jurnal

Modul general de operare pentru situatii

Fise Generale

Modul general de operare pentru situatii

Optiuni Fise Generale

Modul general de operare pentru situatii

Registru de casa

Registrul de casa serveste ca:

document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative;

document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa;

document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.

Pentru alte detalii vezi Fise Generale. Contul este prestabilit ca si Cont Casa. Acesta se poate modifica in meniul Configurare Modul, sectiunea Conturi esentiale.

Optiuni Registru de casa

Modul general de operare pentru situatii

Extras de cont

Extrasul de cont serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare si ca instrument de conciliere prearbitrala.

Pentru alte detalii vezi Fise Generale. Contul este prestabilit ca si Cont Banca. Acesta se poate modifica in meniul Configurare Modul, sectiunea Conturi esentiale.

Optiuni Extras de cont

Modul general de operare pentru situatii

Bilantul

Bilantul prezinta, in forma sintetica, elementele de activ si de pasiv, grupate dupa natura si lichiditate, respectiv dupa natura si exigibilitate. Bilantul se intocmeste pe baza balantei de verificare a conturilor sintetice, puse de acord cu soldurile din balanta conturilor analitice, incheiata dupa inregistrarea tuturor documentelor in care au fost consemnate operatiuni financiar-contabile aferente perioadei de raportare.

Modul general de operare pentru situatii

Optiuni Bilant

Modul general de operare pentru situatii

Contul de Profit si Pierdere

Contul de profit si pierdere cuprinde totalitatea veniturilor realizate, cheltuielilor efectuate si rezultatelor financiare obtinute (profit sau pierdere). Datele se preiau din rulajele debitoare ale conturilor de cheltuieli, respectiv din rulajele creditoare ale conturilor de venituri, cumulate de la inceputul anului.

Modul general de operare pentru situatii

Optiuni Contul de Profit si Pierdere

Modul general de operare pentru situatii

Operatiuni bugetare

Optiuni Operatiuni Bugetare

Detalierea cheltuielilor

Optiuni Detalierea cheltuielilor

Executia cheltuielilor bugetare

Optiuni Executia cheltuielilor bugetare

Cap.5 Clasificare bugetara

Capitole

Acesta macheta prezinta structura clasificatiei bugetare. Initial macheta este in starea de vizualizare/selectie.

Operatiile posibile:

Articole

Acesta macheta prezinta articolele de executie bugetara. Initial macheta este in starea de vizualizare.

Operatiile posibile:

Cap.6 Inchidere perioada

Acest meniu permite inchiderea perioadei de lucru, pregatind luna urmatoare si constituind arhiva lunii curente. Se recomanda limitarea accesului la acest meniu doar la persoane autorizate. Lansarea meniului se face prin dublu clic pe "Inchidere perioada" sau prin apasarea tastei ENTER dupa pozitionarea selectiei pe meniul respectiv.

Macheta "Inchidere perioada" din figura urmatoare,

Figura 4.1

afiseaza luna si anul perioadei curente.

Pentru unitatile bugetare s a transformat inchiderea de luna in inchidere de an. Macheta de inchidere de perioada este prezentata in figura urmatoare:

Se apasa butonul , sistemul cere o confirmare suplimentara prin mesajul "Sunteti sigur ca doriti inchiderea perioadei ..".  Daca se apasa butonul "Da" se trece la executia urmatoarelor tascuri:

t     se creeaza tabelele arhive pentru perioada arhivata daca nu exista. Tabelele vor avea denumirea XXXXXXCont, XXXXXXDocument, XXXXXXFormula, unde XXXXXX reprezinta un sir de caractere compus din cifrele anului si lunii arhivate.

t     Se copiaza datele din tabelele curente in tabelele arhiva. Se muta notele contabile inregistrate in luna arhivata in arhiva notelor contabile.

t     Se actualizeaza rulajele precedente in noua perioada curenta.

t     Se creeaza o inregistrare noua in tabela de configurare pentru noile arhive create.

La inchiderea exercitiului se efectueaza toate operatiile de stabilire a totalului rulajelor si a soldurilor conturilor, precum si repunerea soldurilor in exercitiul urmator.

Daca la inchiderea perioadei nu au aparut erori, pe ecran este afisat mesajul "Inchiderea perioadei s-a incheiat fara erori". Macheta va afisa luna caracteristica noii perioade curente, ca in figura de mai jos:

Figura 4.2

Inchiderea machetei se face prin apasarea tastei

Cap.7 Inchidere conturi

Acest meniu este destinat societatilor comerciale si unitatilor bugetare. Prin acest meniu se creeaza note contabile de inchidere pe conturile de venituri si cheltuieli.

Macheta "Inchidere Conturi" este prezentata in figura de mai jos:

Figura 5.1

In macheta de mai sus, utilizatorul poate opta pentru generarea uneia sau a ambelor note contabile prin clic pe butonul cu bifa din fata denumirii notei contabile. Daca anterior au fost generate notele contabile de inchidere a conturilor de venituri si cheltuieli pe coloanele Nr si Data sunt afisate informatii despre aceste note.

Se poate opta pentru inchiderea automata a contului 691(cheltuieli cu impozitul pe rezultatul brut al activitatilor economice) prin bifarea optiunii de la baza machetei (optiune implicita).

Daca contul 121 nu are analitice sau are un singur analitic, procesul de generare a notelor contabile incepe prin apasarea butonului si se incheie cu completarea coloanelor Nr si Data cu numerele notelor contabile generate sau cu descrierea erorii daca in procesul de generare apar erori.

Daca contul 121 are cel putin doua analitice, implicit se genereaza notele inchidere prin primul analitic al contului 121. Prin apasarea butonului se intra in macheta de setare a echivalentelor din figura de mai jos:

Figura 5.1

Aici puteti modifica analiticele contului 121 prin care doriti sa se faca inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli. Pozitionand cursorul in coloana Cont Debit sau Cont Credit pe fiecare rand se va afisa o lista cu analiticele contului 121 din care utilizatorul poate selecta analiticul corespunzator pentru inchiderea contului respectiv.

Salvarea corespondentelor se face prin apasarea butonului .

Cap.8 Consultare arhiva

Pentru a consulta datele arhivate s-a creat meniul "Consultare arhiva". Programul pastreaza toate datele introduse incepand cu luna de pornire pana in luna curenta in tabele separate grupate pe luni. Lansarea meniului se face prin dublu clic pe meniul "Operatii cu conturi" sau prin apasarea tastei ENTER dupa pozitionarea selectiei pe meniul respectiv.

Macheta "Arhive" este prezentata in figura urmatoare:

Figura 7.1

Pentru unitatile bugetare macheta este prezentata in figura din partea dreapta a imaginii anterioare:

Selectarea unei arhive si apasarea butonului trece modulul intr-o alta stare din punct de vedere al datelor. Modulul nu mai lucreaza cu tabelele uzuale ale perioadei curente, accesand datele tabelelor arhivei selectate.

Cap.9 Generare note contabile

Acest capitol presupune cunostinte generale despre operarea cu celelalte module ale aplicatiei ERP si va fi tratat separat.

Cap.10 Import date

Pentru utilizatorii versiunii DOS care au upgradat modulul Balans a fost introdusa facilitatea de transferare a datelor din vechile programe in noile formate. Lansarea meniului se face prin dublu clic pe meniul "Operatii cu conturi" sau prin apasarea tastei ENTER dupa pozitionarea selectiei pe meniul respectiv.

Macheta "Import" este prezentata in figura urmatoare

Figura 8.1

cu urmatoarele elemente caracteristice:

      Antetul machetei in care sunt precizate cateva date despre unitatea destinatie a importului, cum ar fi numele unitatii, si modelele contabile suportate de unitatea destinatie, precum si perioada curenta de lucru a acestei unitati. Opiunile variaza in functie de tipul unitatii:

o       Unitati comerciale

Import valuta: daca este bifata importa si documentele in valuta.

Pastreaza documentele importate: implicit la importul datelor dintr-o anumita perioada, datele existente se suprascriu. Bifind aceasta optiune, documentele contabile importate se adauga celor existente in baza de date

Nu se importa rulajele: bifand aceasta optiune nu se mai importa rulajele.

Nu se importa conturile: bifand aceasta optiune nu se mai importa conturile.

o       Unitati bugetare

Completare conturi in afara bilantului: bifand acasta optiune, articolele si aliniatele se adauga ca si analitice pentru conturile din afara bilantului configurate in tabela executiilor

Import valuta: daca este bifata importa si documentele in valuta.

Pastreaza documentele importate: implicit la importul datelor dintr-o anumita perioada, datele existente se suprascriu. Bifind aceasta optiune, documentele contabile importate se adauga celor existente in baza de date

In figura de mai jos sunt prezentate optiunile disponibile pentru importul datelor la unitaile bugetare:

      Lista unitatilor gestionate de vechiul modul Balans cu toate arhivele existente pana la data importului.

      Bara pentru indicarea avansului in prelucrarea fisierelor importate.

Primul pas care trebuie realizat pentru importarea datelor este stabilirea locatiei sursa.

Stabilirea locatiei se face folosind functia butonului "F3-In calea..".pentru a selecta calea (directorul) unde a fost instalata versiunea anterioara a modulului Balans.

Apasand tasta F3 se afiseaza macheta pentru selectarea caii spre datele care vor fi importate:

Figura 8.2

Dupa selectia directorului sursa pentru importul de date se apasa tasta "F9-OK" iar lista este populata cu unitatile existente si cu structura fisierelor de date ale fiecarei unitati ca in figura de mai jos.

Pentru a importa datele dintr-o anumita arhiva, utilizatorul selecteaza fisierele arhiva din care doreste sa importe datele si apasa butonul "F8-Importa".

Este posibila modificarea echivalentelor prin restartarea machetei de import

Importul mai multor arhive se face prin selectarea a cate unei linii si apasarea butonului F8-Import, succesiv pentru fiecare arhiva in parte.

Dupa finalizarea operatiei de import se apasa butonul F10-Iesire.