MANAGEMENT FINANCIAR-CONTABIL BAZAT PE DOCUMENTE SI EVIDENTA IN FORMAT ELECTRONIC

MANAGEMENT FINANCIAR-CONTABIL BAZAT PE DOCUMENTE SI EVIDENTA IN FORMAT ELECTRONIC

SISTEMUL DE DOCUMENTE SI EVIDENTE IN FORMAT ELECTRONIC

Intr-un mediu organizational se pot identifica doua tipuri de procese care implica operatiuni cu documente:

Procesele de administrare a documentelor, care includ activitatile de management a documentelor ca pe o orice resursa organizationala. Procedurile de administrare a acestora sunt legate de nivelul de importanta al documentelor. Pentru definirea unor politici corecte de utilizare si stocare a documentelor se efectueaza o clasificare a documentelor dupa nivelul de importanta al acestora, astfel:

􀂃 Documente de interes general, includ toate documentele importante ale organizatiei necesare in raporturile cu alte organizatii sau pentru fundamentarea deciziilor tactice si strategice, aflate intr-o faza finala de procesare.

􀂃 Documente de lucru, documente elaborate de diverse grupuri din cadrul organizatiei, in functie de politicile, programele si interesele managementului, care pot deveni dupa finalizarea procesarilor documente de interes general.

􀂃 Documente de interes individual, reprezentand note personale, agende si informatii organizate pentru rezolvarea activitatilor de serviciu. Acestea pot fi utilizate pentru elaborarea documentelor de lucru.

􀂃 Documente private, de interes personal acceptate de organizatii din punct de vedere moral. Acestea pot fi CV-uri, E-mailuri personale, agende telefonice etc.

Procesele de afaceri, care includ activitatile de creare, actualizare si revizuire a documentelor in timpul desfasurarii activitatilor de afaceri. Principalele categorii de procese de afaceri sunt:

a) Procese de afaceri organizate in jurul productiei sau activitatilor de baza care genereaza urmatoarele tipuri de documente:

􀂃 Conventii internationale, anexe si amendamente, proceduri pentru lansarea si executia productiei;

􀂃 Recomandari internationale in domeniul standardelor tehnice (documente in lucru sau standarde finale);

􀂃 Fise de productie standard, design industrial, marci inregistrate.

Caracteristicile documentelor generate de aceasta categorie de procese sunt:

. procedurale, puternic structurate;

. formatele de prezentare standard si finale;

. control strict asupra fluxului de lucru, de la creare pana la versiunea finala; importanta deosebita in managementul integritatii acestora.

b) Procese de afaceri pentru fundamentarea deciziilor, actiunilor tactice si strategice genereaza urmatoarele tipuri de documente:

􀂃 Proiectele de cooperare tehnice (documentele proiectului), programele si proiectele regionale (rapoarte program, rapoarte de tara);

􀂃 Proiecte de cooperare economica (asistenta in domeniul elaborarii strategiilor de dezvoltare si coordonare a afacerilor);

􀂃 Contracte, memorandumuri etc.

c) Procese de afaceri pentru dezvoltarea cunoasterii si diseminarea informatiilor care utilizeaza documentele pentru achizitia, organizarea, stocarea si diseminarea informatiilor:

􀂃 Informatii economice, sociale si demografice pe zone geografice (studii economice, anuare statistice, alte rapoarte);

􀂃 Informatii educationale, stiintifice si culturale;

�� Informatii privind drepturile omului, realizarea cerintelor de baza si dezvoltarea oportunitatilor;

􀂃 Studii de piata etc.

d) Procese orientate catre guvernarea organizatiilor care genereaza documente necesare persoanelor cu inalte functii de decizie si conducere a afacerilor:

􀂃 Documente necesare Consiliului Director, Guvernului si altor mecanisme executive

􀂃 Documente ale sesiunilor Consiliilor de Administratie, Adunarilor generale, Consiliilor de Securitate, Parlamentului etc.

e) Procese orientate catre managementul si desfasurarea functiilor administrative genereaza 'documentele departamentale':

􀂃 Proceduri interne de organizare si desfasurare a activitatilor;

􀂃 Documente interne de lucru si analiza;

􀂃 Rapoarte asupra activitatilor realizate in deplasarile externe etc.

In acest context, statisticile arata ca pentru incheierea unei tranzactii, in prezent sunt necesare de doua ori mai multe documente decat in urma cu cinci ani. Introducerea unui sistem de asigurarea calitatii (conditie obligatorie pentru companiile care doresc sa se incadreze standardelor europene), aduce cu sine un volum impresionant de documente care trebuie sa circule in interiorul firmei sau in relatiile cu partenerii. Ca raspuns la problemele de acest tip au aparut sistemele informatice pentru managementul documentelor. Acestea sunt sisteme informatice care permit circulatia (pentru informari, aprobari sau modificari), stocarea si regasirea documentelor aflate in orice format electronic, cu facilitati de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (de exemplu, prin conectare la dispozitive de scanare pot fi introduse automat in sistem documente pe hartie).

Istoria sistemelor pentru managementul documentelor cunoaste doua mari perioade de evolutie. Primele solutii dezvoltate erau sisteme in cadrul carora scopul era in pricipal "arhivarea electronica", reprezentand o alternativa la micrografie. In acea perioada, 90% dintre solutii erau concentrate in domeniile de administratie publica si banci-asigurari. A doua perioada incepe in 1995 odata cu evolutia retelelor, a solutiilor multimedia si a informaticii in general. Astfel:

􀀹 documentul electronic a devenit multimedia: nu mai este vorba numai despre texte, dar si despre imagini, sunet, video, etc. ce pot fi integrate;

􀀹 un mare progres ce a fost realizat se refera la capacitatile de stocare la costuri din ce in ce mai scazute (de exemplu DVD-urile);

􀀹 au aparut din ce in ce mai multe standarde referitoare la protocoalele de retele, la sistemele de exploatare si la conectivitatea intre diferitele platforme;

􀀹 interfetele om-masina s-au simplificat mult pentru a face informatica accesibila pentru mai multe persoane.

Justificarea achizitionarii unui sistem de managementul documentelor devine astfel, parte importanta si integranta a sistemului informational al organizatiilor si joaca din acest moment un rol economic si strategic deoarece prin utilizarea si administrarea eficienta a informatiei se poate obtine avantaj competitiv. Aceasta este de fapt viziunea care trebuie conferita unui sistem de managementul documentelor: componenta unui sistem de informare si de comunicare, ce integreaza ultimele cuceriri tehnologice din domeniile multimedia si ale telecomunicatiilor.

In prezent, principalele tipuri de solutii pentru managementul documentelor se refera la bibliotecile de documente si aplicatiile de flux:

􀂜 Biblioteci de documente

Elemente centrale al unui sistem de management de documente, bibliotecile de documente contin:

. Documente relative la proiect.

. Proceduri ale sistemului calitatii, manualul calitatii.

. Norme, proceduri, regulamente care trebuiesc consultate de personal.

. Documente interne etc.

􀂜 Aplicatii de flux (workflow)

Documentele intr-o organizatie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente contin aplicatii de flux care determina cu precizie unde se trimite un document, daca a ajuns la destinatie, cand a fost redirectat si care este statutul lui la un moment dat.

Printre aplicatiile de flux putem aminti:

. Informatii trimise din/in sistemul intern spre informare/aprobare.

. Planuri de Rapoarte de activitate.

. Referate, Note, Cereri, Cereri de Concediu, Cereri de Transport, Cereri de Achizitii.

. Generare si publicarea de politic pentru asigurarea calitatii, a politicilor de resurse umane.

. Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile sistemului calitatii, multiple aprobari.

. Tratarea neconformalitatilor. Un sistem de management de documente contine aplicatii usor de utilizat, foarte intuitive si bine organizate, are un sistem integrat de mesagerie electronica pentru comunicatii rapide si sigure in interiorul companiei si cu alte organizatii sau agenti economici conectati la Internet si permite:

. circulatia documentelor pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de catre autorul documentului, cu posibilitatea aprobarii sau respingerii acestora;

. crearea standardizata, distribuirea si circulatia informatiilor si documentelor interne din companie, precum si a celor generate in relatia cu alte organizatii, asigurandu-se cele mai inalte standarde de securitate si confidentialitate;

. urmarirea starii documentelor, in diferite stadii prin care trec acestea, evidentierea modului de rezolvare a documentelor. Sistemul permite persoanelor autorizate din companie sa cunoasca in orice moment unde se afla un document si care este starea acestuia, prin inregistrarile care se fac asupra documentelor;

. posibilitatea de a obtine rapid statistici si situatii privind dosarele rezolvate sau in lucru.

Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat de documente prezinta numeroase avantaje:

. rutare automata;

. sistem integrat;

. monitorizarea activitatilor;

. notificarea automata a problemelor;

. folosirea grupurilor;

. facilitati in urmarirea documentelor.

Managementul documentelor este o arie al carei potential nu a fost inca explorat la maxim. Desi documentele sunt suportul pentru orice tranzactie, fie ea interna companiei sau in relatiile cu tertii, suntem inca fideli formatului fizic al documentului. Pretul acestei fidelitati este alocarea de resurse suplimentare fara a contribui insa la cresterea productivitatii personalului. Volumul de documente creste pe masura ce activitatea se dezvolta, iar timpul si munca alocata identificarii acestora creste proportional. O conectare globala prin intermediul documentelor nu va avea ca efect obligatoriu aparitia birourilor fara hartie. Tehnologiile ne permit sa administram si sa gestionam documente, fara necesitatea de a le tipari, cresc semnificativ cantitatea de informatie inglobata in documentele unei firme, aceasta putandu-se dubla chiar anual. Totusi, noile structuri administrative, noile tehnici si strategii vor sprijini comunicarea si colaborarea in sensul maririi eficientei si a gradului de satisfactie in munca cotidiana.

Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare - dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice cu scop lucrativ, institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice, cu si fara scop lucrativ, precum si persoanele fizice autorizate sa desfasoare activitati independente consemneaza operatiile economice si financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile.

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice si financiare, constituie, de regula, surse de informatii pentru toate formele evidentei, ca tabloul de bord al managementului financiar contabil.

Documentele justificative, care stau la baza inregistrarilor in contabilitate, angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate. De aceea, documentele trebuie sa indeplineasca anumite cerinte in ceea ce priveste structura, circulatia si pastrarea lor.Conform Reglementarilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatii Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate, orice operatiune patrimoniala se consemneaza, in momentul efectuarii ei, intr-un inscris care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Contabilitatea, ca activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute din administrarea persoanelor juridice si fizice, trebuie sa asigure inregistrarea cronologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxurile de trezorerie, atat pentru cerintele interne ale acestora, cat si in relatiile cu investitorii, prezenti si potentiali, creditorii financiari si comerciali, clientii, institutiile guvernamentale si alti utilizatori.

DESCRIEREA SOCIETATI

Urmare ordonantei Guvernului Romaniei nr.12 din 07.07.1998 , Societatea Nationala a Cailor Ferate Romane se reorganiza prin divizarea in cinci societati independente din punct de vedere legal. Obiectivul reorganizarii era ca noile entitati aparute sa functioneze pe baze comerciale urmind ca apoi sa se permita privatizarea lor. Actionarul unic al societatilor nou create era Statul Roman, prin Ministerul Transporturilor, Constructiilor si Turismului.

Deci,Societatea Nationala de Transport Feroviar de Marfa, 'CFR Marfa'-SA a fost infiintata la 1 Octombrie 1998, dupa reorganizarea prin diviziune a Societatii Nationale a Cailor Ferate Romane si are statut de societate comerciala pe actiuni, cu durata nelimitata., in conformitate cu legile romanesti.

Societatea Nationala de Transport Feroviar de Marfa  CFR Marfa  are sediul in Bucuresti, B-dul Turda nr.98, bl.29, sc.B, sector 2.

Societatea Nationala de Transport Feroviar de Marfa  CFR Marfa  are in structura organizatorica noua sucursale, ce acopera din punct de vedere geografic intreaga retea de cale ferata. Aceste sucursale sunt :

-Sucursala Bucuresti, cu sediul in Bucuresti, str.P-ta Garii de Nord nr.1,

- Sucursala Craiova, cu sediul in Craiova,

- Sucursala Timuisoara, cu sediul in Timisoara,

- Sucursala Cluj, cu sediul in Cluj,

- Sucursala Brasov, cu sediul in Brasov,

- Sucursala Iasi, cu sediul in Iasi,

- Sucursala Galati, cu sediul in Galati,

- Sucursala Constanta, cu sediul in Constanta,

- Sucursala Feribot, cu sediul in Constanta, portul maritim Constanta Sud Agigea cu obiect principal de activitate exploatarea motonavelor feribot Eforie si Mangalia, motonave aflate in dotarea CFR Marfa.

De asemenea, CFR Marfa are mai multe filiale infiintate pe baza unor Hotariri ale Guvernului Romaniei, numite impreuna  Grupul SNTFM CFR Marfa  , ce reprezinta 100% contributia in natura a CFR Marfa. Aceste filiale sunt :

CFR IRLU SA infiintata in noiembrie 2001 prin externalizarea activitatilor de intretinere si reparatii locomotive.

CFR IRV SA creata prin Hotarirea de Guvern nr.864/2001 cu capital social in proportie de 100% contibutie in natura a Societatii mama.

CFR BAD SA infiintata la 23 noiembrie 2001, filiala prin care se face aprovizionarea cu materiale, combustibili si lubrifianti necesari desfasurarii activitatii tuturor unitatilor si subunitatilor CFR Marfa.. In septembrie 2003 , aceasta filiala a fost vinduta printr-o tranzactie mediata la Bursa Romana de Marfuri, in prezent fiind societate particulara si numindu-se SC CITYGATE SA.

CFR TRANSAUTO SA infiintata tot in 2001 ce efectueaza camionarea containerelor la/si de la punctele de incarcare/descarcare.

Guvernul Romaniei este actionarul care detine controlul asupra Grupului si reglementeaza sectorul cailor ferate. De asemenea, Guvernul stabileste nivelul taxei de utilizare a infrastructurii, care are un impact semnificativ asupra rezultatului Grupului.

Capitalul social este format din actiuni ordinare. Capitalul social statutar, ajustat cu modificarile efectuate in baza ordinelor Ministerului Transporturilor, se ridica la 1939967 mil.lei si este format din 77598669 actiuni ordinare cu o valoare nominala statutara de 25000 lei fiecare. Toate actiunile emise sunt detinute de Statul Roman, actionar unic al CFR Marfa prin Ministerul Transporturilor. Toate actiunile ordinare dau drepturi egale de vot. Modificarile efectuate in baza ordinelor Ministerului Transporturilor reflecta transferuri de imobilizari corporale intre filialele Grupului, efectuate inainte de fiecare sfirsit de an.

Actionarul unic al Societatii SNTFM CFR Marfa este Statul Roman, prin Ministerul Transporturilor . Ministerul Transporturilor numeste conducerea Societatii SNTFM CFR Marfa dupa cum urmeaza :

reprezentanti ai Statului in Adunarea Generala a Actionarilor Societatii;

Directorul General al Societatii, ce numeste Directorii Executivi;

Consiliul de Administratie,care este condus de Directorul General.

CFR Marfa este administrata de 11 administratori ce consituie Consiliul de Administratie, din care unul este specialist din Ministerul Finantelor Publice. Toti sunt alesi de Adunarea Generala a Actionarilor pentru o perioada de patru ani. Conducerea executiva a CFR Marfa este asigurata de Directorul General care este si Presedintele Consiliului de Administratie.

Conducerea executiva a societatii este compusa din :

Director General:

Director General Adjunct Economic

Director Exploatare

Director Financiar :

Director Juridic

CFR Marfa are circa 19000 de angajati in toate structurile sale organizatorice, dispune de un parc de 1012 locomotive (electrice, Diesel-electrice, hidraulice), de un parc de circa 54000 vagoane de marfa structurat pe 23 serii diferite (inclusiv de cale ingusta - ecartament 1000 mm), de un parc de 13 vagoane de calatori si are in dotare doua nave feribot cu un deplasament de 12000 tdw fiecare.

Influenta Guvernului nu este limitata doar la participatia acestuia in CFR Marfa. Guvernul, prin intermediul Ministerului Transporturilor aproba tarifele operatorilor de cale ferata, precum si taxele de utilizare a infrastructurii platite de operatorii de transport feroviar. Ministerul Transporturilor detine si controlul asupra autorizarii operatorilor feroviari.Deci Guvernul influenteaza semnificativ politicile si operatiunile Societatii si ale Grupului.

Situatiile financiare consolidate sunt intocmite in conformitate cu Standardele Internationale de Raportare Financiara emise de Comisia pentru Standardele Internationale de Contabilitate. Situatiile financiare consolidate ale Grupului se bazeaza pe inregistrarile statutare, cu ajustari si reclasificari necesare efectuate in vederea unei prezentari juste. Ele sunt intocmite in conformitate cu conventia costului istoric ajustat la inflatie, cu anumite exceptii. Intocmirea situatiilor financiare in conformitate cu IFRS impune conducerii sa recurga la anumite estimari ce se refera in principal la provizioanele pentru depreciere, impozitele aminate pe profit si provizionul aferent creantelor incerte.

Tranzactiile cu Guvernul, sumele datorate Guvernului si cele primite de la Guvern se refera in principal la impozitele de plata si de recuperat de la Guvern.

Stategia manageriala si de marketing este stabilita la nivel central si este supusa spre aprobare Consiliului de Administratie, la transpunere in practica participind toate nivelele ierarhice. CFR Marfa poate fi privatizata in conditiile legii, Statul Roman avind posibilitatea de a pastra pachetul majoritar de actiuni.

CFR Marfa este o companie, persoana juridica romana, ce isi desfasoara activitatea in domeniul serviciilor si are ca principal obiect de activitate transportul public de marfa si bunuri pe calea ferata, in trafic intern si international. Astfel:

utilizeaza infrastructura Cailor Ferate ca unic operator national de marfa;

este proprietarul patrimoniului, poseda autonomie in administrarea bunurilor sale si beneficiaza de rezultatele activitatii sale.

Serviciile oferite de catre CFR Marfa sunt :

transportul containerelor de mare capacitate, care asigura legatura intre principalele localitati ale tarii;

Transport de marfuri in cantitati vagonabile :

Transport de coletarie;

Transport de marfuri cu containere de mica capacitate ;

Transport de marfuri cu feribotul ;

Inchirieri de vagoane de marfa ;

Spalare vagoane de marfa si mijloace de transport rutier ;

Transbordare marfuri in puncte de jonctiune cu cale ferata cu ecartament larg ;

Plata centralizata a tarifelor de transport la traficul local si international ;

Intocmire de formalitati vamale de tranzit intern si extern ;

Inchiriere de spatii de depozitare in magazii si rampe deschise.

Comercializarea serviciilor

La nivel central sunt tratati clientii, persoane juridice romane sau straine, ce deruleaza volum de marfuri in trafic international(import, export, tranzit) precum si clienti care deruleaza volum mare de marfuri in trafic local si pentru care se stabilesc conditii speciale.

La nivel local si regional se pot incheia contracte prin care se comercializeaza prestatiile oferite de CFR Marfa. Clientii ocazionali sunt tratati direct la nivel local prin intermediul statiilor de cale ferata.

DESCRIEREA RETELEI INFORMATICE SI A PROGRAMULUI INFORMATIC LA NIVEL CENTRAL

Reteaua CFR este impartita in mai multe subretele. Adresele pentru subretele sunt atribuite de catre administratorul principal de retea. Reteaua Societatii CFR Marfa ofera un control central al resurselor si face mai usoara gasirea efectiva a resurselor de catre utilizatori. Directorul Active ofera administratorului posibilitatea de a controla accesul la retea si nivelele diferite de acces acordate utilizatorilor sau grupurilor de utilizatori. Reteaua a fost proiectata astfel incit sa asigure o functionalitate optima , posibilitatea de dezvoltare ulterioara, adaptabilitate la tot ce este nou, sa asigure o gestionare cit mai buna.

Utilizatorul se logheaza folosind un nume de utilizator si o parola pentru accesarea resurselor retelei. Serverul DHCP (Protocol de Configurare Dinamica a Gazdei) asociaza automat adrese IP calculatoarelor cind acestea sunt pornite in retea. Fiecare calculator este configurat cu o adresa unica de protocol internet pentru a comunica in retea. Serverul de internet transforma un nume"prietenos" intr-o adresa efectiva, numerica.

Serverul de comunicatii permite utilizatorilor din retea sa comunice intre ei prin serviciul de posta electronica. Comunicarea cu ceilalti utilizatori se face prin intermediul lui Microsoft Outlook,conturile de posta electronica pentru toti utilizatorii fiind create in ecranul Active Directory Users and Computers. Serverul Web ofera posibilitatea crearii unui site Web ce poate fi accesat intern, de angajatii companiei sau de persoanele care navigheaza pe internet (www.cfr.ro).

Serverul de acces la distanta permite utilizatorilor din sucursale si filiale sa apeleze reteaua.

Serverul de fisiere este un  depozit  pentru fisierele ce sunt necesare utilizatorilor.Avantajul acestui server este ca toate fisierele importante se gasesc la un loc, facind astfel extrem de usoara salvarea periodica a datelor. Dosarele, fisierele pot si astfel salvate usor.

Figura1 :Configuratia retelei de calculatoare

Serverul de aplicatii gazduieste diferite aplicatii, cum ar fi baze de date specializate, aplicatii de birou uzuale, procesoare de text, foi de date. Aceasta duce la o actualizare a aplicatiilor soft mult mai usoara. Deci aplicatia se lanseaza pe calculatorul client dar este stocata la server (ex: programul FOX pentru clienti, furnizori, gestiune, balante, mijloace fixe).Baza de Date partajata permite utilizatorului sa acceseze informatii de la nivel central detinute de server.Motorul Baza de date accepta cereri de informatii de la clienti din retea, interogarea efectiva facindu-se de programul client din calculatorul utilizatorului.

Serverul de tiparire este configurat prin atasarea fizica a imprimantei la calculatorul server si instalarea pe server a driver-ului adecvat pentru imprimanta.

Toate serverele din retea au o putere de procesare, o memorie RAM si o capacitate de stocare mult mai mari decit a calculatoarelor client.

Calculatoarele client sunt calculatoare configurate cu program client pentru retea. Orice versiune de Windows folosita asigura programul software client necesar pentru platforma de sistem de operare in retea. Fiecare calculator client este configurat cu cel putin unul din protocoalele de retea suportate de server.

Utilizatorii conectati la retea prin hub sunt utilizatori administrativi ce folosesc calculatorul ocazional, pentru tehnoredactare sau mail. Utilizatorii conectati la retea prin switch sunt utilizatorii productivi ce folosesc calculatorul permanent.

Ruterul are o latime de banda mai mare de 100 mbps procesind rutele pachetelor informationale si permitind diferitelor   retele sa comunice intre ele.

Acesta este securizat si este o modalitate de protejare a retelei interne fata de atacurile externe. Switch-ul permite utilizatorilor din retea sa transmita informatii, prin acelasi mediu, in acelasi timp, fara a incetini traficul. Prin porturile sale imparte reteaua in mai multe canale de comunicatie. Soft-ul folosit de catre CFR Marfa este achizitionat cu licenta. Se folosesc pe calculatoarele mai putin performante Windows 98 si Microsoft Ofice, 2000 iar pe calculatoarele recent achizitionate printr-un program de parteneriat cu SIVECO si H.P.sunt instalate Microsoft Office 2003 si Windows XP Profesional. Alte programe folosite de catre CFR Marfa sunt : Acrobat Reader, FOX, Microsoft NET Framerwork 1.1, NERO, ORACLE, WINRAR, WINZIP, etc.

Programul antivirus folosit de CFR Marfa este SYMATEC ANTIVIRUS, configurat sa protejeze de infectare serverele de retea si calculatoarele client. Programul anti-virus este instalat in versiunea de retea si ruleaza de fiecare data cind un calculator boot-eaza in retea.

CFR Marfa foloseste Firewall poarta de aplicatii ce opereaza la nivelul aplicatiilor.

Administratorul principal de retea urmareste problemele aparute in sistemul de operare la nivel de retea in jurnalul System Log. Aici se pot vizualiza detalii despre evenimentele din retea (dosare corupte sau indepartate voit sau accidental din retea). Performanta componentelor hard si a serviciilor este urmarita folosindu-se Performance Monitor. Prin acest program este stabilita alertarea administratorului cind pe un server s-a ajuns la mai putin de 30% spatiu liber. Prin Network Monitor se captureaza informatii cu privire la procentajul de utilizare a retelei, numarul de cadre/sedunca primite, trimise, transmisiile facute catre toate calculatoarele.

Mediul de tehologie de lucru in grup folosit este Microsoft Exchange Server.El ruleaza pe servere configurate cu sistem de operare in retea Microsoft Windows 2000 Server. Microsoft Exchange este strins integrat cu Active Directory din Windows Server.

Produsele destinate tehnologiei de lucru in grup ruleaza deasupra unui sistem de operare in retea existent pe un server. Acest server are o capacitate foarte mare de procesare a numeroaselor cereri de la utilizatorii sistemului, de stocare a bazelor de date on-line. Deci, pastrarea aplicatiilor in retea face mult mai usoara actualizarea programelor, in acelasi timp protejindu-se aplicatiile de  accidente . Totusi, rularea aplicatiei de pe serverul de aplicatii din retea duce la incetinirea retelei.

La data infiintari SNTFM CFR Marfa, programul informatic folosit de catre unitate era FOX. Programele Fox sunt si la ora actuala folosite in paralel cu sistemul nou implementat ,ORACLE, pentru o verificare cit mai buna a acestuia din urma. Programul FOX este conceput pe specificul Caii Ferate si adaptat in permanenta cerintelor utilizatorilor de catre programatorii Centrului de Informatica al CFR. Astfel, exista program de gestiune a tuturor produselor achizitionate de catre CFR Marfa, program de furnizori de prestatii, de furnizori de investitii, program de mijloace fixe, program de gestiune a parcului de locomotive si vagoane, program de clienti diversi si de plata centralizata, program financiar si de salarii precum si un program de balante.

La inceputul anului 2003 SNTFM CFR Marfa a inceput sa foloseasca un nou sistem informatic numit Programul BETA. Acest program tine evidenta transformarilor existente de-a lungul timpului asupra vagoanelor si locomotivelor din parc (modernizari, reesablonari, renumerotari, casari, vinzari) precum si evidenta transportului efectuat de catre vagoanele de marfa din parc pe teritoriul intern si extern.

Tot la inceputul anului 2003, SNTFM CFR Marfa a incheiat un acord cu compania SIVECO, companie ce distribuie in tara produsele corporatiei ORACLE.

Corporatia Oracle este considerata cel mai mare furnizor de software pentru gestiunea informatiei si prima companie care isi distribuie produsele si electronic, prin Internet.

Prezenta la noi in tara inca din 1992 printr-un distribuitor autorizat, in 1995 isi infiinteaza reprezentanta in Romania datorita cresterii numarului de utilizatori ai produselor Oracle, precum si a continuei dezvoltari a proiectelor informatice complexe bazate pe solutii Oracle, ce necesitau expertiza locala tehnica.

Oracle dezvolta si vinde mai multe produse software, asigura servicii de scolarizare si suport tehnic, acorda consultanta pentru implementarea de sisteme informatice. Printre produsele software se numara :

o       gestiunea bazelor de date relationale Oracle Universal Server si Oracle RDB

o       instrumente de dezvoltare de aplicatii client/server pentru toate categoriile de organizatii Developer 2000,Designer 2000

o       pachete de aplicatii Oracle Applications pentru domeniile financiar, resurse umane, productie

o       tehnologia OLAP (Prelucrare analitica On-Line) ce permite accesul, analiza, modelarea si partajarea datelor stocate in Bazele de Date relationale, depozite de date, partea de analiza oferind metode de previziune, analize cauze-efect, analiza vizuala, modelarea financiara.

Produsele software Oracle ruleaza pe o gama larga de echipamente :PC-uri, statii de lucru, minicalculatoare, mainframe-uri si calculatoare pasiv paralele.

Oracle ofera produse software, support tehnic, servicii de instruire si consultanta in peste 90 de tari. El este cel mai utilizat sistem de gestiune a bazelor de date relationale (SGBDR). Acest model relational s-a dezvoltat pe baza modelelor de date ierarhice si a celor de gestiune a datelor in retea. Mediul client/server Oracle de baze de date, a aparut ca un produs pentru medii miniframe evoluind catre un sistem client/server multiplatforma.

Descriem mai jos citeva dintre produsele Oracle :

Oracle Database 10g este prima baza de date din industria proiectata pentru grid-computing. Nivelul de prêt redus face ca Oracle sa fie o alegere buna atit pentru marile companii cit si pentru intreprinderile mici si mijlocii.

Oracle Collaboration Suite reprezinta un sistem unic, integrat, pentru toate informatiile si necesitatile de comunicare din cadrul unei organizatii, incluzind schimb de fisiere, email, voicemail, fax, conexiuni wireless.

Oracle Entreprise Manager este un produs integrat, destinat monitorizarii si administratii infrastructurii software Oracle precum si a aplicatiilor si serviciilor de business din mediile IT.

Oracle Data Hub ajuta la centralizarea informatiei din toate sistemele existente in cadrul companiei, pentru a avea o viziune consistenta asupra tuturor datelor companiei.

Oracle E-Business Suite(Aplicatii Oracle) automatizeaza, fluentizeaza si simplifica toate procesele de business consolidind toate informatiile intr-un singur loc astfel incit, compania sa poate utiliza informatii consistente.

Acest server de aplicatii este primul care integreaza tot ce este nevoie pentru dezvoltarea si administrarea portalurilor e-business, aplicatiiilor tranzactionale si serviciilor Web.

Serviciile oferite de Oracle prin Oracle Services ne ajuta sa obtinem cit mai multe din investitiile in tehnologie. Oracle lucreaza alaturi de companie, urmindu-ne pas cu pas, si oferind o mare varietate de servicii(consultanta, finante,outsourcing,support sau educatie) ce asigura intreg ciclul de viata al unei solutii. Serviciile de Support Oracle asigura expertiza tehnica si operationala pentru a ne ajuta la maximizarea investitiilor in Oracle, printr-un set de servicii si programme ce adreseaza necesitatile firmei de business specifice.

Configurarea unui utilizator in reteaua Oracle se face prin atribuirea unui IP unic fiecarui utilizator pentru ca acesta sa se poata loga in sistem. Fiecare utilizator va avea un username si o parola, administratorul de retea Oracle atribuind utilizatorului o autorizare limitata functie de nivelul de implicare al acestuie in aplicatie. Utilizatorii plasati intr-un grup (contabilii ce lucreaza furnizori) au nivel de autorizare limitat la modulul Operatori facturi primite si modulul Operatori extrase. Nivelul lor de autorizare este dat de apartenenta la acest grup. Serverul Oracle stocheaza datele in tabele pe care unii utilizatori le pot citi, alti utilizatori le actualizeaza, elimina sau insereaza noi date in baza. Intretinerea datelor din baza de date Oracle implica eliminarea datelor nedorite, modificarea datelor existente si inserarea de noi date. Principalul scop al securitatii bazei de date este stabilirea nivelului corect de securitate pentru diversele tipuri de utilizatori ai bazei. Securitatea defineste nivelul de acces al fiecarui utilizator la baza. Utilizatorii sunt : administratorii bazei de date, dezvoltatorii de aplicatie si utilizatorii finali.

Configurarea calculatorului client in reteaua Oracle se va face prin instalarea programului ORACLE INITIATOR, setarea intrumentelor de Internet astfel incit sa se permita accesul la aplicatie, verificarea conexiunii dintre calculatorul client si serverul de aplicatie prin comanda Start-Run- Ping rp2ofa.cfr.ro.

Datele, fie ele variabile sau constante, stocate in baza de date Oracle sunt caracterizate prin tip si lungime, iar caracterizarea este definita de tipul de date al obiectului. Oracle recunoaste tipurile de date interne si externe. Tipurile de date interne sunt cele care descriu coloanele tabelelor, clusterele si argumentele procedurilor. Tabelele sunt dispozitive de stocare intr-o baza de date relationala. Caracteristicile datelor sunt definite in coloanele tabelelor si in acelasi timp atribuie un nume datelor din coloana respectiva. Procedurile stocate in baza de date sunt o colectie de declaratii precompilate stocate sub un nume si procesate ca o unitate. Procedurile stocatye sunt disponibile pentru administrarea SQL Server si afisarea informatiilor despre baza de date si utilizatori. Oracle foloseste restrictii de integritate pentru a preveni introducerea datelor invalide in tabelele bazei de date.Folosirea restrictiilor de integritate se face in baza de date si nu in aplicatii.

SNTFM CFR Marfa foloseste Aplicatiile Oracle si mai precis ORACLE FINANCIAL. Exista 4 niveluri organizationale reflectate in Aplicatiile Oracle de la CFR Marfa si anume :

nivelul companiei - nivel la care se consolideaza datele financiar contabile cu privire la companie. La acest nivel nu se pot introduce date.Este un nivel doar de consolidare a datelor.

Nivelul grup - ca subnivel al companiei. Nici la acest nivel nu se pot introduce date Este nivelul organizational.

Nivel regionala - nivel de consolidare numai pentru raportare ce va fi regasit numai pe contul contabil complet.

Nivelul subunitate - primul nivel la care se prelucreaza documentele primare. La acest nivel se introduc toate bazele de date pe baza carora se vor genera raportari la nivelurile imediate superioare.

Relatiile financiare intre activitatea de baza si sucursale, filiale, vor fi acoperite in cadrul sistemului prin Operatori facturi primite, facturi emise, Operatori incasari si plati. Acestea au rol de client si furnizor una fata de cealalta. Consolidarea se va realiza manual.

Tranzactiile realizate intre doua sucursale se vor face prin analiticul contului 482 aferent sucursale cu care se tranzactioneaza.Tranzactiile dintre centralul companiei si sucursale sau filiale se desfasoara prin analiticul contului 451. Exista analitice distincte pentru inchiderile de venituri, cheltuieli, TVA. La completarea unei tranzactii intre central si sucursala sau intersucursale, utilizatorul are la dispozitie un cimp in care sa mentioneze in detaliu sucursala cu care s-a realizat tranzactia.

Principalele restrictii de securitate sunt generate de structura functionala si de necesitatea de restringere a posibilitatii angajatilor asociati unei anumite sucursale, filiale sau structuri manageriale (departament, functiune), de a accesa, introduce sau modifica informatii contabile pe planul de conturi al altor succursale, filiale, departamente, etc.(Anexa 2)

Primul nivel de securitate este la nivel de utilizator. Pentru fiecare persoana care va trebui sa lucreze in sistem se creeaza un cont de utilizator ce va avea o parola de acces in sistem.Deci sistemul nu poate fi accesat de persoane fara drept de acces.

Fiecare inregistrare din sistem va purta semnatura utilizatorului care a realizat-o sau modificat-o. Toti utilizatorii din aplicatie vor avea acces la una sau mai multe responsabilitati.

Responsabilitatea este urmatorul nivel de securitate din aplicatie. O responsabilitate este o colectie de functii care permit unui utilizator sa acceseze un meniu si un grup de rapoarte din Aplicatiile Oracle. Deci pot exista utilizatori ce au aceeasi responsabilitate sau un utilizator care poate avea mai multe responsabilitati. O responsabilitate este egala in sistem cu o balanta. Datorita felului in care este setat sistemul o responsabilitate da acces numai la tranzactiile si datele unei anumite balante.

Pentru fiecare responsabilitate se ataseaza un profil ; ce limiteaza accesul in modulele Gestionar Furnizor, Gestionar Clienti si Gestionar Trezorerie numai la tranzactiile si nomenclatoarele aferente unei balante. Fiecare responsabilitate are acces la anumite rapoarte. Utilizatorul are acces doar la valorile la care are dreptul din raport.

O regula de securitate se poate asigna la una sau mai multe responsabilitati si o responsabilitate poate avea asignate una sau mai multe reguli de securitate. Pentru fiecare responsabilitate se va asigna un anumit meniu care va conferii accesul numai la anumite arii functionale.

Exista responsabilitati speciale care confera utilizatorului dreptul sa vizualizeze datele tranzactionate la nivelul unei intregi sucursale sau la nivel companie. Deci exista urmatoarele responsabilitati (unde xxxx este codul balantei) :

Marfa -xxxx- Central Companie

Martfa - xxxx - Operator furnizori, clienti, extrase

Marfa - xxxx - Operator inchidere perioada

Marfa - xxxx - Operator note contabile diverse

Marfa - xxxx - Rapoarte de verificare

Pe larg, aceste responsabilitati pot fi definite conform tabelului de mai jos :

Arhitectura sistemului de aplicatii Oracle de la SNTFM CFR Marfa este compusa, in principal din doua tipuri de entitati :

subsisteme active ce au rolul de a colecta operatiile executate in fluxul de business si de a produce date utile in procesul de obtinere a informatiilor viitoare ;

nomenclatoarele ce au rolul de a asigura coerenta si unicitatea informatiei la nivelul companiei, a sucursalelor.

Componentele sistemului si utilizarea nomenclatoarelor sunt prezentate in Anexa 1.

Subsistemele active se clasifica la rindul lor in doua categorii , si anume :

v             Aplicatiile Oracle ce au scopul colectarii tutor informatiilor financiar-contabile

v             Sisteme de date primare ce au rolul de a asigura suportul necesar pentru tranzactiile de business specifice.

Aplicatiile Oracle sunt prezentate in module astfel:

Sistemele primare de date sunt prezentate in module astfel :

Interferenta dintre module se poate prezenta conform.

Nomenclatoarele pot fi utilizate in cadrul mai multor componente. Pentru fiecare dintre acestea este specificata componenta care il gestioneaza si componentele care il utilizeaza.Deoarece, Aplicatiile Oracle este un sistem cu nomenclatoare bine structurate si suficient de complete, se vor gestiona acestea in sistem.

Toate datele pentru care nu exista posibilitatea de a fi introduce in aplicatia Oracle, vor fi importate din programele in care sunt realizate, adica din Programul Fox. Datele odata importate in Oracle nu mai pot fi modificate in sistemul primar in care au fost realizate si nici nu se pot modifica in modului Oracle Aplication. 

Aplicatia Oracle functioneaza pe mai multe arii functionale si anume :

Fiecare arie functionala a aplicatiei cuprinde mai multe functiuni iar pentru fiecare functiune este specificat subsistemul prin care aceasta este implementata.

FURNIZORI :

TREZORERIE :

JURNALE OPERATIUNI DIVERSE :

CLIENTI :

ALOCARE COSTURI :

ALOCARE PE CENTRE DE PROFIT :

Structura planului de conturi Oracle este formata dintr-un numar fix de segmente, fiecare segment cu specificatia lui proprie si cu o lista finita de valori atasate. Aceste valori se pot combina intre ele. Fiecare combinatie rezultata va fi asimilata cu un analitic. Aceasta structura este unica la nivelul intregii companii si nu este modificabila.

Structura generala a planului de conturi si regulile de codificare a valorilor segmentelor din structura contului sunt prezentate astfel :

ORGANIZATIA - contine structura organizationala pina la nivel de sucursala, filiala. Segmentul are o lungime de 3 caractere, este obligatoriu si nu are sens sa contina o valoare implicita. Segmentul are o structura ierarhica care respecta structura de consolidare contabila din companie. Toate tranzactiile contabile sunt identificate pina la nivelul 3. Deci centrala CFR Marfa va fi identificata la nivelul 3 pentru propriile tranzactii contabile. Aceste segment permite identificarea balantei la nivel de sucursala si verificarea ei. Codificarea este alfanumerica folosind coduri practice pentru fiecare element al companiei. Pentru contabilitate Generala codificarea folosita este CMx unde x va fi numarul sucursalei.

FUNCTIUNE - acest segment codifica balanta din cadrul sucursalei pentru care se face inregistrarea. Are o lungime de 4 caractere unde primul caracter reprezinta codificarea sucursalei, al doilea caracter reprezinta codificarea ariei funacionale, iar ultimile 2 caractere reprezinta codul unic cu balanta.

CENTRU COST - acest segment reprezinta componenta organizationala distincta la cel mai de jos nivella care este util sa detaliezi cheltuielile. Segmentul are o lungime de 5 caractere, fiind structurata astfel :primul caracter reprezinta sucursala, al doilea caracter reprezinta codificarea ariei functionale, al treilea caracter reprezinta codul balantei, iar ultimile doua caractere reprezinta codul unic al centrului de cost.

CONT CONTABIL - contine lista tuturor conturilor contabile din planul de conturi romanesc si a analiticelor specifice fiecarei companii. Segmentul are o lungime de 10 caractere. In afara conturilor uzual folosite, se vor gasi definite si conturi speciale ce pot intra in cateoriile de conturi temporare, conturi sintetice de raportare si conturi in afara bilantului.

o               Conturile temporare se folosesc pentru tranzactionarea curenta in sistemul de Aplicatii Oracle si se datoreaza modului specific de contabilizare al acestuia ; la sfirsitul unei perioade soldul acestor conturi ori se transfera in conturile legale ori nu prezinta sold.

o               Conturile sintetice de raportare nu pot fi utilizate in notele contabile menirea lor fiind acumularea de informatie contabila in scop de raportare sau repartizare ulterioara.

o               Conturile in afara bilantului exista in mod natural si in planul de conturi actual si au utilizari specifice-tranzactii de colectare a informatiei statistice utilizabila in procesul de repartizare.

Acest segment este organizat ierarhic si nu este subordonat altui segment dar are reguli de utilizare in conjunctie cu celelalte segmente. Nu se vor utiliza conturi de clasa 9 deoarece aceste sunt suplinite de activitati. Partile analitice ale conturilor vor fi utilizate numai cind functionalitatea directa si standard a sistemului nu poate oferi aceste detalii.

ACTIVITATE - segmentul contine lista activitatilor aferente companiei si identifica ce activitate a generat o cheltuiala. Segmentul acesta este utilizat in raportarea si analiza cheltuielilor/veniturilor din prisma activitatilor in raportarea manageriala. Pentru situatiile in care nu are sens specificarea activitatii(clasele 1-5)este definita o valoare implicita(00000). Aici se utilizeaza patru tipuri de activitati : principale, auxiliare, regii comune si administrative. Segmentul are lungime a de 5 caractere, este obligatoriu in toate tranzactiile de inregistrarede cheltuieli si venituri si are o organizare ierarhica. Codificarea este structurata astfel :

o               Valorile care incep cu 1 sunt activitati de baza ale societatii

o               Valorile care incep cu 2 sunt activitati auxiliare ale societatii

o               Valorile care incep cu 3 sunt activitati care produc cheltuieli generale de sectie

o               Valorile care incep cu 4 sunt activitati care produc cheltuieli administrative

o               Valorile care incep cu 5 pina la 8 sunt activitati care genereaza venituri

ANALIZA SPECIFICA - segmentul are 4 caractere si se utilizeaza in detalierea analizei pe activitati.

CENTRU PROFIT- segmentul are 4 caractere si este obligatoriu de completat in momentul in care se inregistreaza un venit. Pentru veniturile care provin din activitati administrative va fi definit un centru de profit special. Aceste segment contine o valoare implicita(00000) utilizabila in toate cazurile in care nu are sens inregistrarea de informatie in centru de profit (tranzactii in care nun se inregistreaza venituri). Veniturile sunt identificate pe centre de profit la momentul inregistrarii. Repartizarea cheltuielilor pe centre de profit este efectuata intr-un proces separat si special de repartizare.

Regulile de utilizare a valorilor segmentelor planului de conturi sunt setate in aplicatie sub forma de reguli de validare incrucisata.

      Sistemul informational al CFR Marfa nu a mai fost evaluat niciodata pina acum.Se doreste de catre conducerea companiei dezvoltarea sistemului informatic.

Inainte de achizitie, aplicatia Oracle a fost testata 3 luni cantarindu-se caracteristicile ei, aspectul prietenos , interactiunea cu utilizatorul, pretul avantajos cerut.

Totusi, sistemul de Aplicatii Oracle specific CFR Marfa achizitionat, poate suferi imbunatatiri multiple la nivelul acordarii responsabilitatilor pentru utilizatori, la nivelul rapoartelor de verificare solicitate de utilizatori dupa introducerera datelor primare, la nivelul rapoartelor finale intocmite - Aplicatia Oracle nu intocmeste bilantul si nici Contul de Profit si Pierdere, Notele explicatile, Situatiile financiare. Toate acestea sunt intocmite manual sau cu ajutorul altor programe pe baza datelor din balanta de verificare din Oracle.Trecerea la Aplicatiile Oracle s-a facut dotarita faptului ca programul Fox folosit de catre CFR Marfa nu asigura dupa introducerera de date primare de catre utilizatori, exportul acestor date intr-o balanta de verificare completa, la nivel de sucursala, filiala, companie.

Dupa introducerera datelor primare in programul Fox acesta scotea o nota contabila pentru fiecare responsabilitate, aceste note contabile fiind apoi introduse in programul Fox de balante. Deci posibilitatea de a gresi era de doua ori -introducerea manuala a datelor primare de catre utilizatori in programele intiale de note contabile si introducerera, tot manuala, a notelor contabile in programul de balanta.

Aplicatia Oracle transpune toate datele primare introduse de catre utilizatori in balanta de verificare . Pentru Aplicatiile Oracle exista la indemina utilizatorilor un Manual Oracle specific CFR Marfa dar acesta nu este complet din multe puncte de vedere. De aici si riscul mediu pe care-l implica.

      Achizitia de echipamente noi de catre companie de la H.P., partener al SIVECO, a fost una avantajoasa. S-au achizitionat echipamente performante, la costuri mici, care au asigurata garantie hard pe o perioada de 3 ani. S-a plasat cite un UPS intre fiecare server si priza astfel incit, la orice pana de tensiune, UPS-ul sa alimenteze serverul folosindu-se de acumulatorul sau pentru o perioada de maxim 30 de minute. Totusi, NU exista UPS-uri si la departamente, pentru asigurarea functionarii sistemului in cazul caderii alimentarii cu energie electrica.

      Controlul securitatii sistemului informatic s-a facut prin controale fizice si logice. S-a facut testare la nivelul unui calculator client pentru a se vederea capacitatea fizica a acestuia.

Securitatea informatiilor este un cumul de masuri care asigura confidentialitatea, integritatea si disponibilitatea informatiilor. Securitatea sistemului informatic este asigurata prin controale logice de acces, ce asigura accesul la sistem, programe, date, aplicatii numai utilizatorilor autorizati. La CFR Marfa exista o politica proprie de securitate informationala.

Modalitatea de protejare a informatiilor din sistem sau dintr-un computer client este parolarea. Se pot parola fisierele individuale, accesul la hard-discul calculatorului, accesul la retea. Parola este cu atit mai puternica cu cit este mai lunga si contine si alte tipuri de caractere in afara de cele alfabetice. Nu exista o parolare corecta a calculatoarelor client ; toti utilizatori si-au ales ca parola nume familiare lui, cuvinte uzuale. De asemenea, exista un caiet de parole in departamentul contabilitate, pentru fiecare calculator client de unde un risc mare.

Calculatoarele client ce au ca soft Windows 98 nu au setate parole ce intra automat pe ecran la parasirea lucrului pentru o perioada mai mare de 5 minute si nici utilizatorii nu au considerat necesar sa realizeze aceasta parolare la nivelul calculatorului lor.

Schimbarea parolelor de acces la sistem se face la o perioada prea mare de timp, la 40 de zile. Conturile angajatilor ce parasesc compania nu sunt dezactivate imediat, in cel mai bun caz acestea sunt modificate (la numele contului existent) cind noul angajat pe acea functie ramasa vacanta isi intra in atributii, astfel incit acesta sa aiba acelasi acces la resursele din retea. Nu se verifica periodic conturile utilizatorilor si drepturile lor de acces.

Accesul la resursele informatice este restrictionat prin mecanismul propriu aplicatiei- de identificare a utilizatorului, de autentificare a acestuia (in server-ul de aplicatii existind IP-uri pentru fiecare utilizator). Drepturile de acces sunt limitate pentru fiecare utilizator functie de nivelul lui de implicare in aplicatie. Nivelul de autorizare la aplicatiile Oracle este unul minim pentru utilizatori, astfel riscul accesibilitatii fiind unul mediu. Mediul IT Oracle on-line presupune controlul securitatii accesului bazat pe necesitatile individuale ale utilizatorului, de accesare,adaugare, stergere,modificare informatii, utilizatorul avind acces DOAR la informatiile care-i sunt necesare din serverul de aplicatii.

Responsabilitatea de administrarea securitatii retelei CFR Marfa revine la trei persoane de unde un risc asociat personalului de specialitate, scazut.

Personalul utilizator al aplicatiei Oracle nu a fost instruit in vederea folosirii corecte si eficiente a sistemului Oracle. Marea majoritate a utilizatorilor au invatat  din mers  cum sa utilizeze aplicatia, acest lucru ducind la un risc mare de personal. Greselile astfel realizate de utilizatori pot fi nedetectate sau detectate prea tirziu.

Tranzactiile efectuate de catre acestia in aplicatia Oracle sunt confirmate la terminarea lor pentru a nu fi negate ulterior,fiind salvate automat la iesirea din aplicatie.

Utilizatorii nu-si salveaza zilnic sau saptaminal datele din fisierele de pe calculatoarele client care nu apar in serverul de fisiere, astfel ei putind pierde in caz de calamitati naturale sau fizice ale calculatorului, toate informatiile.

Salvarea datelor din servere se face pe casete de backup de la Hewlett Packard cu care CFR Marfa are incheiat un contract de furnizare asistenta, de furnizare componente harware si accesorii. Strategia de backup este accea de a combina backup-ul saptaminal(efectuat simbata noaptea) cu backup-uri crescatoare(care actualizeaza doar acele fisiere la care au avut loc modificari in acea zi si care marcheaza aceste fisiere pentru a se stii ca au backup efectuat), in fiecare noapte. Acest sistem implica existenta unui numar suficient de casete de backup.

Backup-urile de informatii de pe server sunt pastrate in aceeasi incapere cu serverele, accesul la posta electronica Microsoft Outlook de pe calculatoarele utilizator se face fara a se mai cere o parola de acces, echipamentele plasate in cladirea centrala a Companiei nu sunt asigurate si protejate adecvat pentru a preveni riscul distrugerii lor.

Astfel, nu exista gratii la ferestre, usi ; nu exista stingatoare de incendiu in birouri ;nu exista sisteme de alarma, sisteme de avertizare in caz de incendiu, utilizatorii nu sunt instruiti in legatura cu pagubele pe care le pot provoca calculatoarelor client prin pastrarea linga tastatura a cestilor de cafea, a paharelor cu apa, a ghivecelor de flori, nu sunt instruiti cu privire la procedurile ce se vor aplica in cazul  caderii sistemului, in cazul producerii de dezastre naturale.

Nu exista un plan riguros de continuitate a afacerii in caz de dezastre si de proceduri de recuperare.Nu exista un contract de asigurare a companiei pentru evenimente neprevazute.

              Controlul nivelului operational s-a facut la nivelul datelor de intrare, la nivelul fisierelor constituite prin prelucrare si la nivelul datelor de iesire.

In urma controlului la nivel de introducere a datelor s-au constatat urmatoarele :

Fiecare utilizator poate introduce date in Oracle doar dupa recunoastere sa de catre serverul de aplicatii in urma apelarii aplicatiei, tastarii numelui si a parolei.

Se pregatesc documentele primare adica se grupeaza pe tipuri (facturi de furnizori- de servicii, de reparatii, de achizitii ;facturi de clienti ) se clasifica, se verifica corectitudinea intocmirii lor, existenta tuturor semnaturilor necesare pentru a fi valide.

Se introduc facturile in diferitele module specifice fiecarui tip de factura din Aplicatia Oracle. Introducerea este manuala, de aceea exista destule erori. Datele introduse trebuie sa fie aferente perioadei de gestiune curente si sa fie inregistrate corect in conturi, conform standardelor contabile.

Datele introduse in aplicatie vor trebui validate.Aceasta validare se face manual la terminarea introducerii de facturi si se face de catre utilizator.

Pe baza datelor introduse manual de catre utilizator se pot verifica elementele calculate din documentele primare. Astfel, la facturile de clienti se va introduce baza de calcul, se va alege tipul de TVA iar sistemul va genera automat totalul facturii, total care se va confrunta daca corespunde cu factura si cu datele inscrise pe ea. In pagina de intrare a facturii de client se introduce codul acestuia (dintr-o lista de coduri existente), iar daca acesta nu exista in lista se va creea de catre administrator pentru acest nou client un cod de recunoastere in aplicatie. Introducerea codului client va duce automat la aparitia numelui , a codului fiscal al acestuia si a tipului de client (intern, extern, de plata centralizata, debitor divers). Tot in pagina de creare a facturii de client la numar de factura nu se poate introduce un numar deja existent in aplicatie, chiar daca acesta a fost sters, stornat. Calculatorul atentioneaza utilizatorul ca acest numar exista si deci nu poate fi introdus. Aici sunt definite si atributele (valorile prestabilite) si anume : moneda va fi RON si nu ROL (incepind cu 1 iulie 2005) ; moneda poate fi de asemenea, si USD sau EUR pentru a se putea acoperi facturile in devize, aferente importurilor ; unitatea de masura, tipul de documente (nota de creditare, nota de debitare, factura, invoice, avans).

Controlul la nivel de prelucrare a datelor a relevat urmatoarele :

In momentul trecerii de la moneda ROL la moneda RON, s-au introdus in program soldurile denominate la 30 iunie 2005.

Exista in timpul introducerii si prelucrarii datelor, date intermediare de lucru,stocate temporare in memoria calculatorului (temporalele). Aceste conturi temporare (411 temp, 4Reglare), la terminarea introducerii si prelucrarii datelor vor avea soldul 0.

Programul aplicatiei Oracle functioneaza nesatisfacator in momentul in care il folosesc mai multi utilizatori . Timpul de raspuns al programului este unul foarte mare, introducerea unei incasari sau plati si reconcilierea ei cu suma din Operatori extrase banca putind dura si o jumatate de ora(un timp foarte lung).

Marea majoritate a mesajelor de eroare sunt foarte ambigue,mai mult derutind decit explicind.

Corespondenta dintre diferitele module ale Aplicatiei Oracle este una foarte greoaie.

Controlul datelor de iesire a evidentiat urmatoarele:

Rapoartele de verificare sunt cerute de fiecare utilizator in parte pentru a-si verifica corectitudinea datelor introduse. La cererea utilizatorilor, aceste rapoarte pot fi afisate pe monitor, listate la imprimanta sau exportate intr-un fisier de alt tip. Aplicatia Oracle genereaza mai multe rapoarte de verificare a datelor introduse de catre utilizatori prin diferitele module.

Datele de intrare, dupa ce au fost validate, finalizate, postate, reconciliate de catre utilizator ,sunt transferate in balanta de verificare a perioadei precum si in toate rapoartele in care trebuie sa apara.Astfel, facturile emise vor fi evidentiate in jurnalul de vinzari, in componenta contului 411 Clienti, in fisa de cont a clientilor.

La fel va fi si pentru facturile primite ce vor aparea in Jurnalul de cumparari, in componenta contului 401 sau 404, in fisa de cont a furnizorilor. Acest transfer al datelor se realizeaza doar de catre utilizatorii responsabili aplicatie ai Biroului Oracle din companie.

S-a constatat ca : nu exista fise de cont pentru fiecare furnizor si fiecare client in parte, toti clienti fiind afisati unul dupa altul, la fel si furnizorii. In fisele de cont nu sunt evidentiati decit clienti sau furnizorii care au avut rulaje in luna respectiva.

Controlul securitatii aplicatiei a aratat ca :

accesul este restrictionat la modulele aplicatiei pentru fiecare utilizator , doar la acele module cu care lucreaza.

Exista liste de control ale accesului la Aplicatia Oracle, in fiecare moment stiindu-se operatiile realizate in aplicatie de un anumit utilizator.

S-a efectuat o comparare a datelor ce apar in programele adiacente folosite de utilizatori (Excel, Fox) cu cele ce apar in rapoartele Aplicatiei Oracle, pentru a se urmari daca au fost introduse toate facturile si platile, incasarile, daca au fost introduse corect valorile de pe acestea, daca au fost introduse corect pe conturi contabile.

ANEXA 1

Anexa 2