Metode de contabilizare si evidenta analitica a stocurilor

Metode de contabilizare si evidenta analitica a stocurilor

1 Metode de contabilizare a stocurilor

Contabilitatea stocurilor poate fi organizata in cadrul societatilor utilizand fie metoda inventarului permanent, fie metoda inventarului intermitent.

Inventarierea, ca modalitate principala de control faptic, are ca obiectiv constatarea, la un moment dat, a existentei cantitative si calitative a elementelor de stocuri ale unei unitati gestionare, precum si a modului de executarea a sarcinilor de catre gestionari. Pe langa constatarea stocurilor si soldurilor faptice, inventarierea include si compararea acestora cu cele scriptice si stabilirea rezultatelor eventualelor diferente.

Metoda inventarului permanent se preteaza mai bine unei evidente cantitativ-valorice si operative a stocurilor. Aceasta metoda presupune inregistrarea in conturile de stocuri a tuturor operatiilor de intrare a stocurilor, cantitativ si valoric, evaluate la valoarea de intrare, pretul standard sau pretul de facturare dupa caz. De asemenea se inregistreaza in conturile de stocuri fiecare iesire, atat cantitativ cat si valoric. Astfel, soldul stocului scriptic este cunoscut in orice moment. Periodic este necesar si inventarul, pentru a corela situatia scriptica cu cea faptica si a evidentia si ajusta eventualele diferente.

La intrarea in intreprindere a stocurilor inregistrarile contabile se vor realiza intre conturile de stocuri si conturile de cheltuieli.

La iesire, prin dare in consum sau cu ocazia descarcarii gestiunii, se vor debita conturile de cheltuieli si se vor credita conturile de stocuri.

la intrare

Conturi de stocuri = Conturi de furnizori

la iesire

Conturi de cheltuieli = Conturi de stocuri

Aceasta metoda permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor atat cantitativ cat si valoric.

Metoda inventarului intermitent, este folosita, conform reglementarilor in vigoare doar in intreprinderi din categoria celor mici si mijlocii. Metoda inventarului intermitent presupune evaluarea si contabilizarea iesirilor din stoc pe baza unor inventarieri periodice, de exemple la finele lunii sau la sfarsitul unei perioade de gestiune. Calculul extracontabil este:

E = Si + I + Sf

Unde: E - valoarea iesirilor;

Si - valoarea soldul initial;

I - valoarea intrarilor cursul perioadei;

Sf- valoarea stocurilor finale stabilite prin inventariere.

Stocul final este determinat pe baza ultimul inventar, stocul initial este obtinut cu ajutorul inventarului precedent, iar intrarile sunt recunoscute in cursul perioadei, in momentul in care apar in intreprindere.

In cadrul acestei metode, se renunta la utilizarea pe parcursul lunii a conturilor de stocuri, iar intrarile de stocuri se inregistreaza in debitul contului de cheltuieli si creditul contului de furnizori. In momentul in care se efectueaza inventarul, cand se determina existenta faptica a stocurilor, acestea se vor inregistra in contabilitate prin debitul conturilor de stocuri si creditul contului de cheltuieli.

la intrare Conturi de cheltuieli = Conturi de furnizori

la inventariere Conturi de stocuri = Conturi de cheltuieli

Agentii economici au posibilitatea de a alege intre metoda inventarului permanent si metoda inventarului intermitent, pot opta pentru aceea metoda care le ofera cele mai multe avantaje. De obicei majoritatea intreprinderilor prefera metoda inventarului permanent deoarece ofera posibilitatea cunoasterii in orice moment a stocurilor. Metoda inventarului intermitent este mai putin preferata de agentii economici deoarece nu putem cunoaste nivelul stocului in orice moment ci numai in urma efectuarii inventarului.

Inventarierea sau controlul faptic al stocurilor este obligatoriu, conform Legii contabilitatii, sa se efectueze macar o data pe parcursul unui exercitiu financiar. In functie de specificul si activitatii si de natura stocurilor existente in intreprindere este indicata declansarea simultana a inventarierii de control la aceleasi repere, pe intreaga unitate, indeosebi in cazul in care materialelor de masa, ceea ce are drept consecinta cresterea eficientei controlului faptic, intrucat se inlatura unele posibilitati de acoperire a lipsurilor numai pe perioada inventarierii. Din aceleasi cosiderente, o conditie esentiala pentru surprinderea realitatii efective este ca inventarierea sa se efectueze inopinat. Pentru stabilirea unor rezultate reale, inventarierea presupune si verificarea documentelor si evidentei privind iesirile si intrarile de stocuri din perioada anterioara.

Ca urmare a operatiunilor de inventariere pot sa apara diferente in plus sau in minus fata de stocurile scriptice. De regula, valorificarea rezultatelor inventarierii se realizeaza prin inregistrarea in contabilitate a plusurilor si imputarea minusurilor persoanelor vinovate.

Exista anumite situatii care se abat de la regula generala a valorificarii rezultatelor inventarierii si anume:

a)      Pentru gestiunile unde contabilitatea este condusa cantitativ valoric, la unele sortimente ale aceluiasi produs sau produse asemanatoare, la care exista riscul de confuzie, sa apara plusuri, iar la altele minusuri. In acest caz prima operatie care este de natura sa regularizeze macar partial, minusurile si plusurile, este operatiunea de compensare cantitativa a lipsurilor cu plusurile constatate.

b)      Atat in gestiunile unde contabilitatea analitica este condusa cantitativ-valoric cat si in gestiunile unde contabilitatea analitica este condusa valoric pot sa apara minusuri la inventare generate de actiunea factorilor fizici si chimici ca urmare a manipularilor sau depozitarilor. Deoarece lipsurile nu sunt determinate din culpa gestionarului si deci nu i se pot imputa, in acest caz se acorda scazaminte sau perisabilitati in cadrul normelor.

c)      In gestiunile in care ca urmare a inventarierii lipsurile constatate depasesc limitele normale legale de scazaminte si nu se datoreaza din vina gestionarului sau altei persoane fizice, minusurile se trec pe seama cheltuielilor sub forma scazamintelor peste normele legale.

Conditiile legale de efectuarea a operatiunii de compensare cantitativa a minusurilor sau plusurilor constate sunt:

plusurile si minusurile trebuie sa fie constatate numai la sorturile aceluiasi produs sau grup de produse, la care este riscul de confuzie datorita asemanarii aspectului exterior;

plusurile si minusurile sa se fi produs in gestiunea aceleasi persoane;

plusurile si minusurile sa se fi produs in aceeasi perioada de gestiune, intelegand prin acesta perioada dintre doua inventare succesive.

Regulile se efectuare a operatiunilor de compensare cantitativa a minusurilor cu plusurile de inventar sunt:

operatia de compensare nu este obligatorie, ea poate fi insa aprobata, competenta revenind managerilor unitatii economice - atunci cand nu intervine elementul infractional. In acest scop, in prealabil si cu caracter de uz intern, conducatorii unitatilor economice sunt obligati sa intocmeasca listele de sorturi de produse, marfuri si ambalaje care intrunesc conditiile compensarii datorita riscului de confuzie si sa le supuna aprobarii Consiliului de Administratie;

operatiile de compensare se realizeaza cantitativ deoarece, in procesul de manipulare sau depozitare a stocurilor, confuzia a avut loc intre sorturi si nu intre preturile de inregistrare. Datorita existentei preturilor unitare de evaluare are loc si o compensare valorica fara insa a se diminua valoric patrimoniul unitatii economice;

Compensarea cantitativa se realizeaza numai pentru cantitatile egale intre lipsuri. Atunci cand in operatia de compensare intra sortimente de la plusuri si de la minusuri cu cantitati diferite, pentru stabilirea egalitatii cantitative se procedeaza la eliminarea din compensare a cantitatilor ce depasesc nivelul maxim la care se poate stabili egalitatea;

eliminarea din compensare are loc (fie de la plusuri fie de la minusuri, dupa caz) incepand cu sorturile ale caror preturi unitare sunt cele mai mici, eliminarea continuandu-se in ordinea crescatoare a acestora pana la stabilirea egalitatii;

operatia de compensare propriu-zisa se incepe cu sorturile atat de la minus cat si de la plus care au preturile unitare cele mai mari, continuandu-se in ordinea descrescatoare a preturilor;

preturile utilizate in compensare sort cu sort sunt cele ale minusului sau plusului, intotdeauna fiind luat in calcul pretul cel mai mic dintre acestea;

In urma operatiei de compensare rezulta diferente valorice de natura plusurilor precum si diferente valorice de natura minusului. Diferentele se determina inmultind cantitatea compensata cu diferenta dintre pretul plusului si pretul minusului. Natura diferentei valorice o da pretul cel mai mare.

Dupa efectuarea operatiei de compensare poate avea certitudinea corectitudinii calculelor trebuie verificate urmatoarele corelatii valorice:

P.v.t. = P.v.e. + P.v.c. + P.v.r.

M.v.t. = M.v.e. + M.v.c. + M.v.r.

unde: P.v.t. , M.v.t. - plusul valoric total respectiv minusul valoric total;

P.v.e., M.v.e. - plusul respectiv minusul valoric eliminat din compensare;

P.v.c., M.v.c. - plusul respectiv minusul valoric compensat;

P.v.r. , M.v.r. - plusul respectiv minusul valoric rezultat din compensare.

In categoria de pierderi in cadrul normelor nu intra, dupa cum se deduce si din definitia prezentata, pierderile la materiile prime supuse unor prelucrari.

2. Metode de evidenta analitica a stocurilor

In situatia contabilizarii stocurilor dupa metoda inventarului permanent, Legea contabilitatii prevede in scopul cunoasterii corecte din punct de vedere cantitativ si valoric a stocurilor aflate in gestiunea unitatii patrimoniale, pe fiecare lot in parte si pe fiecare categorie de stocuri, organizarea contabilitatii analitice a stocurilor dupa urmatoarele metode:

metoda cantitativ-valorica;

metoda operativ-contabila;

metoda global-valorica.

v      Metoda cantitativ-valorica.

Aceasta metoda presupune tinerea unei evidente contabile la locul de depozitare al stocurilor, pe categorii de bunuri, folosind Fisele de magazie, iar in contabilitate a evidente cantitativ-valorice folosind Fisele de cont analitice. Fisele de magazie, impreuna cu actele justificative, impartite in functie de sensul miscarii bunurilor, se predau compartimentului financiar - contabil, care prelucreaza datele si inregistreaza stocurile atat cantitativ cat si valoric, in Fisele de cont analitice, deschise pe feluri de bunuri si locuri de depozitare. Concordanta valorica dintre datele inregistrate in conturile sintetice si cele analitice, se verifica prin intocmirea la sfarsitul lunii a balantei de verificare a conturilor analitice. Concordanta cantitatilor se asigura prin confruntarea datelor dintre fisele analitice pentru valori materiale.

v      Metoda operativ - contabila.

Presupune inregistrarea stocurilor la locul de depozitare cantitativ, pe categorii de bunuri, iar la contabilitate se inregistreaza valoric, pe gestiuni, iar in cadrul acestora pe grupe si subgrupe de bunuri, intocmindu-se documentul numit "Registrul stocurilor". Concordanta dintre datele inregistrate in evidenta depozitelor si cele din contabilitate se asigura prin evaluarea lunara a stocurilor cantitative inscrise in "Fisele de magazie" doar cantitativ si in "Registrul stocurilor" atat cantitativ cat si valoric.

v      Metoda global-valorica.

Are in vedere conducerea evidentei stocurilor numai valoric, atat la nivelul gestiunii, cat si a compartimentului de contabilitate. La nivelul gestiunii, Fisele de magazie sunt intocmite sunt intocmite cu "Raportul de gestiune", in care se inregistreaza zilnic intrarile si iesirile, pe baza de documente justificate. Acesta, impreuna cu documentele justificative se predau compartimentului de contabilitate, care verifica realitatea documentelor si a valorilor consemnate. Controlul concordantei dintre inregistrarile fin Raportul de gestiune (la depozitare) si cele din Fisele de cont pentru operatii diverse (la nivelul compartimentului de contabilitate), se face periodic, de regula lunar, prin confruntarea soldurilor.

Esenta metodei consta in tinerea evidentei numai valoric la nivelul gestiunilor cu ajutorul "Raportului de gestiune" completat de responsabilul gestiunii iar la nivelul compartimentului financiar - contabil global valoric pe fiecare gestiune cu ajutorul formularului "Fisa de cont pentru operatii diverse" completat de contabilul gestiunii.