Negocierea - FORMATUL DE NEGOCIERE

GENERAL

Cele mai multe dispute (din viata de zi cu zi), create intre parti/clienti, legate de conditii de afaceri, profituri, actiuni, salarii, angajare etc. nu ajung la tribunal, ci sunt aranjate prin intermediul unui soi de compromis intre parti - un acord negociat. Pentru obtinerea celui mai bun rezultat e nevoie, de cele mai multe ori, o negociere de calitate. Invatarea aptitudinilor de negociator a devenit recent o parte importanta a educatiei in SUA, Canada si Marea Britanie. In aceste tari se organizeaza ateliere pentru a le da studentilor ocazia sa identifice principiile negocierii si sa acumuleze si sa-si exerseze abilitatile, de obicei in contextul cursurilor pe care le urmeaza, dar ti in alte domenii, pentru a li se dezvolta aptitudinile si a li se largi orizontul.

DESCRIERE

Negocierea e o categorie in care o echipa de doi studenti reprezentand una dintre parti negociaza fie o tranzactie, fie concluzia unei dispute cu o echipa oponenta , formata de asemenea din doi studenti. Fiecare echipa primeste in avans un set comun de fapte si informatii confidentiale cunoscute doar reprezentantilor uneia dintre parti. Apoi isi pregatesc negocierea unui acord cu o alta echipa de studenti care au primit acelasi set de informatii generale si informatiile confidentiale pentru cealalta parte.

Criteriile de arbitrare cer arbitrilor sa evalueze aparenta pregatire a echipei: flexibilitatea lor in a devia de la planuri sau in a adopta o strategie; rezultatul; lucrul in echipa; relatia dintre cele doua echipe; etica si auto-evaluarea.

SCOPUL CATEGORIEI

Categoria promoveaza un mai mare interes printre viitorii ingineri pentru negocierile legale si furnizeaza un mod prin care ei pot sa exerseze si sa-si imbunatateasca aptitudinile de negociere. Ca un bonus, depinzand de subiect, pot sa isi imbunatateasca alte aptitudini si sa acumuleze diverse noi cunostinte (de marketing, management, finante, resurse umane, relatii publice etc.)

PRIVIRE DE ANSAMBLU ASUPRA CATEGORIEI

Simularile consista din:

Un set comun de fapte cunoscute tuturor participantilor

Informatii confidentiale cunoscute doar reprezentantilor unei parti

Toate simularile trateaza aceeasi tema generala, insa situatia de negociere difera variaza cu fiecare runda sau nivel al competitiei.

FORMATUL CATEGORIEI

Juriul va observa doua echipe negociind situatia. Dupa o pauza, juriul va observa alte doua echipe negociind aceeasi situatie. Apoi, juriul va clasa cele patru echipe, in ordinea eficacitatii lor, bazandu-se pe criteriile de arbitrare prezentate mai tarziu in acest document.

ECHIPELE

Fiecarei echipe ii va fi atribuit, in mod aleatoriu, un numar. Ordinea intrarii in competitie se va face pe baza acestor numere.

FORMATUL DE NEGOCIERE

Fiecare echipa va primi materialele pentru situatia respectiva. Fiecare set de materiale contine:

• Un set comun de informatii cunoscut tuturor participantilor
• Informatii confidentiale cunoscute doar reprezentantilor unei parti

Arbitrii vor avea acces la toate materialele furnizate participantilor

Rundele:

Competitia va contine trei runde.

Fiecare runda este formata dintr-o sesiune de negociere de 45 de minute, in timpul careia fiecare echipa poate sa ia o pauza de maxim 5 minute. Aceste 5 minute nu sunt in plus fata de cele 45 ale sesiunii, ci sunt continute in sesiune. Daca echipa care doreste pauza cere acest lucru, ambele echipe vor trebui sa paraseasca incaperea in timpul pauzei. La sfarsitul celor 45 de minute, fiecare echipa va avea o perioada de 5 minute pentru a isi analiza performanta in particular, si o perioada de 5 minute de auto-evaluare in prezenta arbitrilor.

Extra-materiale

Participantii pot sa utilizeze materiale suplimentare. Cu toate acestea, nici un material suplimentar pregatit inaintea sesiunii nu va putea fi folosit pana cand membrii celeilalte echipe nu a primit o copie completa a materialelor. Nu se pot folosi in partea de auto-evaluare materiale suplimentare care nu au fost folosite in timpul sesiunii de negociere. Pot fi aratate arbitrilor doar materiale care au fost folosite efectiv in negociere. Nu este obligatoriu ca participantii sa arate materialele arbitrilor. Rolul acestei reguli este de a impiedica  pe oricine de la a da arbitrilor materiale pe care nu le-au oferit si partii adverse. Materialele suplimentare nu includ planuri, notite etc. facute pentru uzul propriu al participantilor.

Timpul

Daca exista resurse si voluntari, se pot utiliza timekeeperi sau dispozitive pentru masurarea timpului, insa nici un participant la competitie nu poate fi timekeeper in runda proprie.

Auto-analiza

La sfarsitul celor 5 minute de pregatire pentru auto-analiza, fiecare echipa va avea 5 minute in care sa analizeze performanta echipei pentru arbitrii. Aceasta se va intampla fara ca cealalta echipa sa fie prezenta. Sesiunea de auto-evaluare incepe prin raspunsul la urmatoarele intrebari:

(1) Gandindu-va la intreaga negociere, daca ar fi sa fiti pusi in aceeasi situatie maine, ce ati face la fel si ce ati face altfel?

(2) Cat de bine a functionat strategia pe care v-ati stabilit-o, in relatie cu rezultatul?

Echipa are trebui de asemenea sa fie pregatita sa raspunda la intrebari din partea arbitrilor legate de evolutia echipei. In plus, echipa poate folosi acest moment ca o sansa de a explica arbitrilor de ce a ales o anumita abordare sau chiar o tactica anume. Arbitrii pot lua in considerare la acordarea punctajelor orice s-a spus in aceasta sesiune.

Team-briefing

Coordonatorul competitiei va organiza sesiuni de informare inainte fiecarei runde. Toti participantii care reprezinta o anumita parte se vor intalni pentru a pune intrebari. La aceasta intalnire au voie sa participe doar participantii si persoana/persoanele care conduc aceasta sesiune.

Coordonatorul competitiei va fi foarte discret in acordarea raspunsurilor la fiecare intrebare legata de simulare sau reguli. Nici un fapt nou nu poate fi adaugat la simulari.

Deoarece echipele reprezentand parti diferite au aceste intalniri diferite, daca apar intrebari legate de informatiile generale, clarificarile vor fi comunicate si celuilalt grup si arbitrilor. La fel ca in orice sesiune de negociere, faptele pot fi interpretate, in limitele rezonabilului din partea fiecarei echipe. Decizia daca o interpretare este rezonabila nu ii apartine conducatorului sesiunii de informare, ci arbitrilor. Aceasta decizie este privata, si nu va fi comunicata echipelor.

Partile oponente vor fi alese la intamplare. Nici o echipa nu va negocia impotriva aceleiasi echipe de doua ori in timpul competitiei.

ARBITRAREA

Fiecare grup de arbitri va observa patru echipe in fiecare runda. Arbitrii vor clasa echipele de la unu la patru in ordinea eficacitatii in sesiunea de negociere. Scorul final al competitiei va fi bazat pe clasamentele de la fiecare runda.

Criterii de arbitrare

Criteriile de arbitrare admit ca nu exista o abordare "corecta" in ceea ce priveste o negociere. In schimb, strategiile si tehnicile folosite vor varia in functie de natura problemei, de personalitatile implicate si de alte circumstante. Totusi, eficacitatea unei negocieri poate fi apreciata, cel putin partial, prin rezultatul ei. O negociere buna este una care:

.este mai buna decat alternativele la un cord negociat

.e un acord legitim, care este, cel putin, acceptabil pentru cealalta parte si e tolerata de terte parti

.adopta o solutie care e cea mai buna din optiunile disponibile

.include decizii care sunt clare, realiste si operationale

.implica o comunicare eficienta si eficace

.are ca rezultat o relatie de lucru imbunatatita, care sa permita celor doua parti sa abordeze viitoarele situatii mai usor

A nu se intelege din aceste criterii ca este necesar ca cele doua echipe sa ajunga la un acord. In unele situatii, cel mai bun rezultat poate fi chiar sa nu se ajunga la un acord, spre exemplu cand ultima oferta a oponentului satisface putine dintre criteriile de mai sus. Astfel, criteriile efective de arbitrare (a se vedea mai jos) se concentreaza pe planificarea si procesul de negociere in sine, permitand unei echipe sa aiba un scor ridicat, chiar daca nu s-a ajuns la un acord.

Fiecare echipa de arbitri va clasa echipele pe care le observa in functie de eficacitatea lor in runda de negociere. Pentru a ajuta procesul de clasare, arbitrii vor acorda punctaje de la 1 la 7 in functie de urmatoarele criterii:

1. Planificarea negocierii: judecand din prisma evolutiei echipei, si din strategia pe care au parut sa o adopte, cat de bine pregatita a parut sa fie echipa?

2. Flexibilitatea in a devia de la planurile initiale sau a adapta strategia: Cat de flexibila a parut sa fie aceasta echipa in adaptarea strategiei sale la mersul negocierii? (De exemplu reactia la informatii noi sau la miscari neprevazute din partea echipei oponente)

3. Rezultatul sesiunii: Bazandu-te pe ce ai observat in timpul negocierii si al auto-analizei, in ce masura, indiferent daca a fost atins un acord sau nu, rezultatul serveste scopurilor echipei?

Lucru in echipa: Cat au fost de eficienti negociatorii in a lucra impreuna ca o echipa, in impartirea responsabilitatilor, si in oferirea de suport, acoperire reciproca?

5. Relatiile dintre echipele implicate in negociere: Felul in care aceasta echipa a interactionat cu cealalta a contribuit sau nu la satisfacerea intereselor echipei?

6. Etica negocierii: In ce masura a respectat sau violat echipa cerintele etice ale profesiunii implicate de tema?

7. Auto-analiza: Cele doua echipe ar trebui sa inceapa aceasta perioada de 5 minute prin raspunsul la urmatoarele intrebari:

(1) Reflectand la intreaga negociere, daca ati fi pusi in aceeasi situatie maine, ce ati face la fel, ce ati face altfel?

(2) Cat de bine a functionat strategia voastra, relativ la rezultatul atins?