Organizarea informationala

Organizarea informationala

1 Sistemul informational si sistemul informatic

Sistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurile si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor organizatiei.

De retinut ca o asemenea definire a sistemului informational are un caracter cuprinzator, in sensul ca include spre deosebire de definitiile date de alti specialisti si informatiile , fluxurile informationale si mijloacele de prelucrare a datelor .

Definirea sistemului informational , pornind de la rolul sau in ansamblul activitatilor intreprinderii, este o conditie sine-qua-non pentru intelegerea corecta nu numai a problematicii informationale, ci si, in genere, a problematicii manageriale.

Unii informaticieni, pun semnul egalitatii intre sistemul informatic, care se rezuma in esenta la culegerea, transmiterea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor, si sistemul informational care, conform definitiei de mai sus, este sensibil mai cuprinzator.

In cazul sistemului informational al unei firme exista doua sisteme majore: sistemul informational de conducere si sistemul suport de decizii.

Sistemul informational de conducere (SIC) colecteaza, organizeaza si distribuie date si informatii pe care le folosesc managerii in exercitarea functiilor de conducere.

Sistemele informationale de conducere sunt structurate pe trei niveluri:

Sisteme informationale de conducere strategica utilizate de manageri

Sisteme de cunostinte lucrative care intra in sfera de preocupare a functionarilor in domeniul datelor si cunostintelor

Sisteme de prelucrare / tranzactii pentru lucratori in productie si service.

Toate sistemele sunt divizate pe functiunile firmei: comerciala, productie, financiar - contabila, de cercetare - dezvoltare si personal.

Sistemul suport de decizii (SSD) este un sistem computerizat specializat in accesarea, prelucrarea si afisarea informatiilor necesare in procesul decizional. Acest sistem actioneaza interactiv, deserveste managementul strategic si este adaptabil la schimbarile de stil ale decidentilor.

Pana in prezent sistemele informatice au trecut prin mai multe etape, si anume:

Sisteme de prelucrare a datelor (1954 - 1964)

Sisteme informatice pentru conducere, distribuite (1965 - 1980)

Sisteme descentralizate la nivel de utilizator final (1980 - 1985)

Retele informationale interactive (1986 - prezent)

Componentele sistemului informational

2.1 Data si informatia

Datele si informatiile reprezinta componentele primare ale sistemului informational, organic interdependente, ceea ce ne-a determinat sa le abordam impreuna.

Potrivit opiniilor majoritatii specialistilor, data reprezinta descrierea cifrica sau letrica a unor actiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firma sau procese din afara sa care intereseaza managementul acesteia.

Unele date au caracter de informatii.

Din punct de vedere al managementului, prin informatii desemnam acele date care aduc adresantului un spor de cunoastere privind direct sau indirect intreprinderea respectiva, ce ii furnizeaza elemente noi, utilizabile in vederea sarcinilor ce revin in cadrul respectivei firme.

In virtutea acestei calitati , informatia reprezinta temeiul principal al declansarii deciziilor si actiunilor.

Din punct de vedere cibernetic, informatiile sunt definite prin aspectele semantic (care priveste semnificatia pentru receptor), programatic (priveste utilitatea practica pentru receptor) si sintactic (priveste masura in care semnele ce redau semnificatia inlatura pentru receptor nedeterminarea problemei).

Caracteristicile informatiilor sunt:

Starea care priveste raportul eveniment - conducator - actiune si are doua forme:

Statica (semantica), constand in raportul dintre instiintarea furnizata si elementul la care se refera

Dinamica (programatica), constand in efectul asupra receptorului

Entropia, masura gradului de nedeterminare a unui camp de probabilitate dat (valoarea entropiei informatiei este maxima cand toate probabilitatile de producere a unui eveniment sunt egale intre ele). Matematic se exprima prin relatia:

H_n (A_n) = H_n (p₁, p₂ . . . p_n) = -å p_i log₂ p_i

in care: H_n - entropia

A₁ . . .A_n - evenimente

A_n - camp de probabilitati finit

P₁ . . . p_n - probabilitatile de producere a evenimentelor respective

Cantitatea de informatie: notiune antinomica entropiei in sensul ca este invers proportionala cu nedeterminarea deznodamantului unui eveniment

Energia informationala: masoara gradul de nedeterminare a unui rezultat, ca valoare medie a probabilitatii

n

E = å p_i²

i=1

Spre deosebire de entropie, energia informationala creste cu starea de organizare a sistemului.

Varsta: intervalul de timp intre momentul inregistrarii informatiei si cel al utilizarii ei

Frecventa: ritmul in care informatia parcurge subsistemele operational - informational - decizional

Timpul de elaborare a informatiei, adica durata parcursului subsistemul operational - subsistemul decizional

Timpul de reactie, adica durata parcursului subsistem decizional - subsistem operational.

Calitatile pe care trebuie sa le indeplineasca informatiile sunt:

Exactitatea apreciata prin:

precizia datelor de care se dispune, masurata cu relatia:

K_p = l_ef / l_max

In care: k_p - coeficientul de precizie (gradul de asigurare cu informatie necesara de precizie corespunzatoare reflectarii veridice a realitatii)

l_ef - cantitatea de informatie efectiva

l_max - cantitatea de informatie maxima posibila in conditiile date (cea care corespunde celui mai mare grad de detaliere a datelor disponibile, in conditiile celei mai scurte perioade de prelucrare a acestora)

Complexitatea, caracterul plenar: calitatea de a contine elemente de cunoastere care permit conturarea unei imagini cat mai complete asupra evenimentului. Se considera corespunzator sistemul informational care asigura un grad de completitudine de 7%

Oportunitatea

Frecventa de elaborare

Continutul adecvat

Forma de prezentare adecvata

Capacitatea de integrare in sistemul informational

Utilitatea

Intre numarul informatiilor utile si cel al informatiilor inutile se poate stabili un raport in privinta caruia particularitatile psihofiziologice ale omului indica urmatoarele niveluri:

> 0,5: esenta informationala

0,1 ― 0,5: pondere normala a informatiilor utile

< 0,1: vid informational

Aprecierea calitativa a informatiilor se face pe baza "coeficientului actiunii utile", determinat cu relatia:

K_au = (l_e l_e) / (l_i l_i

in care: l_i, l_e - cantitatile de informatie care intra, respectiv ies, dintr-un compartiment

l_i l_e - valoarea corespunzatoare (in lei) a unitatii de informare

Lucrarile de specialitate privind managementul firmei fac frecvente referiri la informatia economica. In esenta, continutul notional al termenului de informatie economica poate fi conturat in doua acceptiuni. Pornind de la faptul ca societatea comerciala si regia autonoma sunt unitati economice, orice informatie care este utilizata in cadrul lor poate fi considerata drept economica, deoarece direct sau indirect, contribuie la realizarea obiectivelor previzionate. Intr-o acceptiune mai restransa, informatiile economice se rezuma la cele folosite nemijlocit in procesele economice ale firmei (contabile, comerciale, financiare, etc.) .in abordarea informatiei la nivelul firmei - cazul de fata - este indicata adoptarea primului mod de a concepe categoria de informatie economica. O asemenea modalitate are avantajul sublinierii ratiunii existentei si a finalitatii informatiei economice, indiferent de natura sa tehnica, stiintifica, comerciala, etc., facilitand abordarea sa corespunzator cerintelor economiei de piata. Informatiile din cadrul societatilor comerciale si regiilor autonome sunt deosebit de complexe.

In vederea facilitarii caracterizarii lor le clasificam in functie de mai multe criterii (tabelul 5.2) ce permit relevarea unor fatete semnificative pentru managementul firmelor.

Tabelul 5.2

Tipologia informatiilor

2.2 Circuite si fluxuri informationale

Utilizarea informatiei in procesul decizional sau de executie implica parvenirea sa la adresant sau la beneficiar, adica este necesar un circuit informational.

Prin circuit informational desemnam traiectul pe care-l parcurge o informatie sau o categorie de informatii intre emitator si destinatar.

De retinut ca circuitele informationale, prin lungimea lor, conditioneaza intr-o proportie semnificativa functionalitatea sistemului informational al firmei.

Fluxul informational reprezinta cantitatea de informatii care este vehiculata intre emitatorul si beneficiarul pe circuitul informational, caracterizat prin anumite caracteristici: lungime, viteza de deplasare, fiabilitate, cost, etc.

Indiferent de tip, este necesar ca circuitele informationale sa fie cat mai directe, in sensul evitarii la maximum a punctelor intermediare de trecere. De asemenea, este recomandabil ca circuitele informationale sa fie cat mai scurte, evitand prelungirea in aval si amonte de beneficiarii informationali vizati.

In tabelul 5.3 se reprezinta o alta clasificare a fluxurilor informationale dupa criteriul configuratiei, insotita de figurile corespunzatoare (fig. 5.13 ; 5.14; 5.15;

Tabelul nr. 5.3

Tipuri de fluxuri informationale

Fig. 5.13 Fluxul informational de tip ondulatoriu

Fig. 5.14 Flux informational de tip arc convex

Fig 5.15 Flux informational de tip arc concav

Fig. 5.16 Flux informational de tip spirala

Caracteristicile fluxului informational sunt date de urmatoarele elemente:

existenta lui presupune operatiile de inregistrari, prelucrari, transmiteri si stationari ;

solicita stabilirea prealabila - prin intermediul structurii organizationale - a punctelor de emisie si receptie ;

punctele de generare - emisie si de stocare-receptie pot fi comune mai multor categorii de fluxuri informationale care parcurg trasee diferite si cumuleaza circuite informationale diferite;

exprimarea fluxului informational se face indicand in ordinea aparitiei fie compartimentele, fie functiile angajatilor care emit si receptioneaza date si informatii.

Parametrii de caracterizare a fluxului informational sunt :

viteza de deplasare, conditionata de densitatea, configuratia circuitelor informationale, de numarul punctelor de stationare-prelucrare;

continut, dat de modul de grupare a datelor, informatiilor si deciziilor necesare realizarii unor obiective pe diferiti suporti informationali;

frecventa, determinata de periodicitatea cu care se emit si se receptioneaza datele si informatiile;

forma, data de directia de vehiculare si modul de plasare a punctelor de emisie-receptie.

2.3 Proceduri informationale

O componenta a sistemului informational ce tinde sa dobandeasca un rol preponderent in firmele moderne o reprezinta procedurile informationale.

In esenta, prin proceduri informationale desemnam ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a unei categorii de informatii cu precizarea operatiilor de efectuat si succesiunea lor, a suportilor, formulelor, modelelor si mijloacelor de tratare a informatiilor folosite.

La nivelul acestora se reflecta de o maniera edificatoare progresele inregistrate in conceperea si functionarea sistemului informational al firmei.

Specific procedurilor informationale este caracterul lor foarte detaliat.Prin proceduri de stabilesc, in primul rand, suportii utilizati, adica materialele folosite pentru consemnarea lor si caracteristicile acestora. Dintre suportii informationali frecvent intalniti in intreprinderea moderna mentionam: registre, boniere, formulare de hartie tip A4, A5, A6, etc., cartele, benzi de hartie, benzi magnetice, dischete, etc. Pentru fiecare dintre suportii mentionati se precizeaza caracteristicile dimensionale si de structura adecvate categoriilor de informatii pentru care vor fi utilizati. Procedurile informationale nu se reduc insa la stabilirea suportilor informationali.

De asemenea, in cadrul procedurilor se include fixarea succesiunii tratarii informatiilor, precum si operatiile pe care acestea le suporta, metodele si formulele de calcul utilizate. Spre exemplu, se stabilesc formulele de calcul ale indicatorilor profit si cifra de afaceri sau se fixeaza procentele de depasire sau neindeplinire ale programului de productie care, o data inregistrate la nivel de ateliere, determina transmiterea informatiilor respective pe filiera ierarhica.

Prin intermediul lor se prevad si mijloacele utilizate pentru a culege, inregistra, transmite si prelucra informatiile.

2.4 Mijloace de tratare a informatiilor

In cadrul sistemului informational mijloacele de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor reprezinta suportul sau tehnic. Numarul, structura si performantele tehnice ale mijloacelor de tratare a informatiilor conditioneaza intr-o masura apreciabila performantele functionale ale sistemului informational.

Caracteristica intreprinderilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace de tratare a informatiilor, care, in functie de performantele tehnice si de gradul de interventie al omului, se impart, asa cum rezulta din tabelul nr. 5.4 in trei categorii.

Tabelul 5.4

Clasificarea mijloacelor de tratare a informatiilor

3.Functiile sistemului informational

In vederea realizarii obiectivelor fundamentale ale societatii comerciale sau regiei autonome in legatura cu furnizarea de produse si servicii in anumite conditii nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale si tehnice stabilite ca necesare de specialisti. Combinarea rationala a acestora, ca si obtinerea lor, de altfel, implica o permanenta cunoastere a cerintelor mediului din care firma face parte, a starii resurselor proprii si a cerintelor consumatorilor.

In consecinta este necesar ca sistemul informational al societatii comerciale sau regiei sa indeplineasca urmatoarele trei functii, cumulativ :

decizionala ;

operationala sau de actiune ;

documentare .

Prima dintre acestea, functia decizionala, exprima menirea sistemului informational de a asigura elementele informationale necesare luarii deciziilor. . Data fiind importanta sa deosebita exista tendinta de a utiliza denumirea de sistem informational al managementului (MIS-management informational system), stiut fiind ca decizia constituie elementul specific cel mai important al conducerii.

Concomitent, sistemul informational are drep scop declansarea multimii de actiuni necesare obiectivelor societatii comerciale sau regiei autonome - adica functia operationala. Prin aceasta functie, sistemul informational asigura operationalizarea deciziilor, metodelor manageriale, etc., realizarea obiectivelor cuprinse in strategia firmei.

Functia de documentare a sistemului informational exprima menirea sa gnoseologica, in virtutea careia se inregistreaza o serie de informatii ce servesc imbogatirii cunostintelor personalului si care, numai ulterior, este posibil sa fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitor operatii.

In conditiile ritmului rapid al progresului tehnic, al stiintei in general, aceasta functie devine din ce in ce mai importanta.

In realizarea acestor functii, sistemul informational este confruntat cu probleme foarte complexe, data fiind tripla dimensiune a informatiilor.

Informatiile au o dimensiune individuala , in sensul ca ele conditioneaza intr-o proportie apreciabila potentialul si realizarea aspiratiilor personale ale salariatilor. Informatiile au o dimensiune organizationala, in sensul ca reprezinta o premisa indispensabila pentru stabilirea si finalizarea obiectivelor firmelor de catre actionari si manageri. Iin sfarsit, informatiile au o dimensiune sociala , ce decurge din rolul lor in exercitarea drepturilor si responsabilitatilor salariatilor din cadrul firmei in calitate de cetateni.

Fara un sistem informational care sa functioneze corect, nici o firma sau agent economic nu este in masura sa actioneze corespunzator.

4. Deficiente (majore) in sistemul informational

Studiile efectuate asupra sistemelor informationale din cadrul firmelor au reliefat existenta unor deficiente tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori in conceperea si implementarea lor.

Distorsiunea, prima dintre deficientele tipice, consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului, a mesajului unei informatii pe parcursul culegerii, prelucrarii si transmiterii de la emitator la receptor.

Aparitia distorsiunii poate fi favorizata de :

Structura organizatorica. Modul de proiectare a relatiilor organizationale poate genera fluxuri lungi cu multe prelucrari si stationari; or incadrarea posturilor cu persoane a caror pregatire este superioara cerintelor (ceea ce conduce la lipsa de interes si atentie fata de datele si informatiile culese si prelucrate) sau inferioara (caz in care apare lipsa de intelegere a locului si rolului emitentului sau operatorului, lipsa semnificatiei mesajelor prelucrate si transmise);

Modul de proiectare si functionare a sistemului informational;

wnivelul tehnic scazut al mijloacelor de tratare care favorizeaza

aparitia erorilor;

wsuportii informationali de calitate necorespunzatoare;

wstocarea si manevrarea lor neglijenta;

Stilul de management. Un stil excesiv autoritar poate conduce la dificultati de comunicare, relatii tensionate care nu permit intrebarile de elucidare ori interventia subordonatilor in cazul sesizarii unor nereguli.

Filtrajul se deosebeste de distorsiune prin aceea ca modificarea partiala sau totala a mesajului sau continului informatiilor are loc in mod intentionat.

Principala cauza a filtrajului este interesul unor emitatori sau operatori ca beneficiarul sa intre in posesia unor informatii eronate partial sau total. Apare, in general, in urmatoarele situatii :

Interesul unor angajati de a-si asuma rezultatele sau realizarile care nu le apartin;

Dorinta de a se proteja impotriva unor sanctiuni, pedepse, ca urmare a nerealizarii unor obiective;

Intentia de a micsora sau anula prestigiul sau popularitatea unor persoane;

Dorinta de a anula sau temporiza efectele unor decizii considerate potrivnice unor interese personale.

Aparitia frecventa a filtrajului poate fi efectul asociat al modului defectuos de functionare a sistemului informational (prin incalcarea unor principii de proiectare) cu intensificarea activitatii organizarii informale. Vehicularea intensa a unor informatii prin canale informale lipsite de control poate da nastere zvonurilor, barfelor. Acestea sunt de regula, insotite de reactiile de aparare ale angajatilor, prin modificarea mesajelor conform dorintelor si intereselor personale.

Efectul negativ atat al distorsiunii, cat si al filtrajului este dezinformarea partiala sau integrala a beneficiarilor de informatii. Cand dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflecta in diminuarea calitatii deciziilor. Cand dezinformarea se produce la nivelul executantilor, efectele imediate se resimt pe planul realizarii proceselor cu caracter operational, impietand asupra cantitatii, calitatii si perioadei de obtinere si furnizare a produselor si serviciilor. In ambele situatii, efectele pe termen lung sunt scaderea eficientei, concomitent cu deteriorarea intr-o anumita masura a climatului de munca, a relatiilor dintre personalul implicat.

Redundanta este o alta deficienta majora tipica a sistemului informational, care consta in inregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii.

Cauza majora a acestei disfunctionalitati informationale o reprezinta absenta coordonarii sau coordonarea defectuoasa a anumitor segmente ale sistemului managerial. Redundanta se produce mai ales cand nu se respecta principiul unitatii de decizie si actiune, cand mai multi manageri se adreseaza nemijlocit cu cereri de informatii unor compartimente fara ca personalul managerial responsabil nemijlocit de calitatea lor sa fie informat si sa intervina.

Prin supraincarcarea circuitului informational desemnam vehicularea prin el a unei cantitati de informatii ce-i depaseste capacitatea de transport, ceea ce duce la blocarea si/sau intarzierea ajungerii unei parti din informatii la adresant.

Printre cauzele care o genereaza mentionam - in afara redundantei - nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informational.

Prin caracter piramidal al sistemului informational intelegem transmiterea si agregarea selectiva a informatiilor pe verticala sistemului de management corespunzator sferei obiectivelor, competentelor si responsabilitatilor circumscrise subdiviziunilor organizatorice. La originea acestei situatii se afla proiectarea defectuoasa a sistemului informational, insuficienta pregatire a unor manageri si executanti, tendinta unora de a-si "umfla" realizarile, de a-si populariza excesiv actiunile, etc.

Fara indoiala ca elementele mentionate nu epuizeaza gama deficientelor cronice ale sistemului informational, dar constituie , de regula, maladiile cele mai frecvente, a caror cunoastere, identificare si eliminare constituie o componenta de baza a rationalizarii sistemului informational al societatii comerciale.

5 Tehnici de reprezentare grafica folosite in analiza si proiectarea sistemului informational

Folosirea acestor tehnici permite reprezentarea fluxurilor informationale cu ajutorul unor simboluri unitare pentru diversele tipuri de documente si operatii, asigurand:

Prezentarea sugestiva a fluxului desfasurarii diferitelor activitati si lucrari si, implicit, a contributiei intreprinderii la aceasta desfasurare;

Sesizarea rapida a deficientelor existente in aceste fluxuri (circuite nerationale, paralelisme etc.) si, pe aceasta baza, a modalitatilor de rationalizare a fluxurilor respective.

a)      Schema orizontala a fluxului informational (tehnica ASME - American Society of Mechanical Engineering). Foloseste urmatoarele simboluri simple si combinate:

							Stationare sau indosariere temporara
			Crearea unui document nou

			Inscrierea intr-un document nou
				Manipulare de document
										Linie de influenta

			Intocmirea unui document in mai multe exemplare

							Operatie efectuata pe un singur document dintr-un
			Inscriere + verificare

Documentul 1 genereaza documentul 2 (idem si pentru alte operatii: inscriere, verificare etc.)

Inscriere + manipulare

1

2

In utilizarea tehnicii trebuie respectate principalele reguli:

Pentru fiecare exemplar din document se rezerva o linie orizontala, care reprezinta circuitul acestuia si pe care se figureaza toate operatiile efectuate asupra exemplarului respectiv;

Circuitul unui document se poate termina numai cu simbolurile sau

Langa fiecare simbol , unde este cazul, se pot inscrie informatiile privind: timpul necesar efectuarii operatiei, timpul de stationare a documentului, frecventa documentului etc;

Cand un document poate urma doua sau mai multe variante posibile de circulatie si operare, este necesar sa se specifice ponderile producerii diferitelor variante.

b)      Schema verticala a fluxului informational (tehnica S.C.O.M. - Service Central d'Organisation et Methodes Ministere de l'Economie et des Finances - Direction du Bouget, Franta).

Constituie o reprezentare cu un grad mai mare de detaliere decat tehnica A.S.M.E., reflectand operatiile efectuate, executantii acestora, documentele si fluxul informational de ansamblu.

Foloseste urmatoarele simboluri simple si combinate:

Fig. 5.17 Simboluri si reprezentari folosite in tehnica S.C.O.M.

Schema verticala a fluxului informational se inscrie intr-un tabel cu o anumita configuratie. Completarea formularului se face respectand anumite reguli.

c)      Schema bloc (diagrama de rutina) foloseste urmatoarele simboluri:

Compartiment Circuitul unui Arhivarea unui

document document care

Influenta unui document asupra altuia

Ordinea in care sunt create documen-tele sau se opereaza asupra lor

se mai utilizeaza

1 2

Document creat in activitatea respectiva

Arhivarea unui document care nu se mai utilizeaza

Document in trei exemplare

Conectarea unui document nou creat "b" la altul care l-a influentat "a"

Trimiterea unui document din compartimentul A in afara acestuia

d)     

e)     

Fig. 5.18 Simboluri folosite in schema bloc

d) O varianta a schemei bloc o reprezinta diagrama de rutina generala, care foloseste cateva simboluri pentru reprezentarea fluxurilor informationale pe tabele rubricate.

document decizie - circuitul unui

document

operatie control verificare

Fig. 5.19 Forma de prezentare a diagramei de rutina generala

6. Metodologia de perfectionare a sistemului informational

Principii de concepere si rationalizare a sistemului informational(SI)

1. Corelarea stransa a SI cu sistemul decizional si cu organizarea structurala a firmei

2. Principiul concentrarii informatiilor asupra domeniilor si rezultatelor cheie, precum si a factorilor critici

3. Principiul organizarii si functionarii SI pe baza exceptiilor

4. Principiul eficacitatii si eficientei

5. Principiul flexibilitatii

Etape si faze

I. Definirea ariei si cerintelor studiului

1.1Declansarea studiului - poate fi generata de o multitudine de cauze

1.2 Stabilirea temei de perfectionare a SI

1.3 Precizarea problemelor care trebuie solutionate prin reproiectarea SI existent - se face cu ajutorul Tabloului conexiunii cauza efect

1.4 Stabilirea obiectivelor studiului

II. Analiza detaliata a SI existent

2.1 Prezentarea functionarii SI existent se pot utiliza mai multe procedee reprezentarea orizontala a SI (diagrama ASME), reprezentarea verticala a SI, scheme bloc, diagrama de relatii SI s.a.

2.2 Analiza critica a SI existent urmareste identificarea aspectelor negative privind organizarea si functionarea SI existent. Un instrument valoros utilizat este Grila de analiza a informatiilor , care asigura cunoasterea datelor de pe toate documentele care circula in sistem si, implicit, a gradului lor de repetare.

III. Perfectionarea SI existent

3.1 Formularea propunerilor de perfectionare a SI existent decurg din aspectele identificate in faza de analiza critica

3.2 Elaborararea conceptului general al SI imbunatatit

3.3 Proiectarea de detaliu a SI perfectionat

3.4 Stabilirea avantajelor noului SI - avantaje cantitative si calitative

IV. Implementarea SI imbunatatit

4.1 Pregatirea conditiilor de implementare a noului SI - instruirea personalului, testarea SI proiectat etc.

4.2 Conversia de la vechiul la noul SI - conversia cu sistem pilot vechiul sistem este abandonat imediat ce s a hotarat introducerea noului sistem , conversia in paralel cele doua sisteme functioneaza impreuna o anumita perioada de timp, dupa care vechiul sistem este inlocuit , conversia progresiva (vechiul sistem se abandoneaza treptat, fiind inlocuit cu elemente ale noului SI .

7. Metode utilizate in cresterea functionalitatii organizarii informationale

7.1.Managementul prin exceptii

1. Necesitatea si continutul managementului prin exceptii

Aplicarea sistemului are ca scop simplificarea sistemului de management in vederea degrevarii managerilor de la nivelurile ierarhice superioare de problemele ce pot fi rezolvate de catre subalterni.

Esenta sistemului consta in modul de a definii exceptiile si de a reglementa functionarea sistemului de management.

Schema de principiu a sistemului este cea reprezentata in fig. 5.20

A₀

A₁

A₂

A_n

Fig. 5.20 Schema de principiu a MPE

Din reprezentarea grafica se observa ca o anumita activitate A se afla in raspunderea directa a unui conducator (C_n) de pe un anumit nivel ierarhic si in raspunderea indirecta a conducatorilor de pe nivelurile ierarhice superioare.

Managementul prin exceptii presupune ca atunci cand activitatea se desfasoara la nivelul A_n, considerat normal din punct de vedere al abaterilor de la obiectivele programate, aceasta constituie obiect de preocupare numai pentru conducatorul (C_n). Cand nivelul de realizare a activitatii devine A₂ (anormal, deci de exceptie), acesta devine obiect de preocupare pentru conducatorul (C₂) si asa mai departe pana la nivelul ierarhic superior.

Specialistii afirma ca trebuie respectate mai multe conditii pentru ca managementul prin exceptii sa poata fi aplicat cu succes:

Stabilitatea sistemului informational si decizional, ceea ce implica cerinte si fluxuri informationale bine definite.

Structurarea clara a elementelor fiselor de post pentru manageri si executanti, respectiv a obiectivelor individuale, a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor ce revin fiecarui titular de post

Precizarea clara a limitelor intre care se poate utiliza delegarea de catre manageri si exercita competenta decizionala

Crearea unui sistem riguros de urmarire si control al modului de realizare a obiectivelor

Ocuparea posturilor si functiilor cheie cu personal bine calificat care poate influenta procesul de realizare a obiectivelor

Crearea unui climat oraganizational deschis, bazat pe o comunicare foarte buna pe orizontala intre sefii compartimentelor si pe verticala intre acestia si managementul de nivel superior.

2. Metodologia de aplicare a managementului prin exceptii

Aplicarea managementului prin exceptii presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

a)      Stabilirea obiectivelor pentru diferite niveluri ierarhice in functie de tipul si gradul de agregare a acestora. Pentru aplicarea managementului prin exceptii de obicei se impune stabilirea de obiective in stransa concordanta cu amploarea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor fiecarui nivel ierarhic.

b)      Selectia criteriilor celor mai adecvate unei caracterizari cat mai concludente a realizarii obiectivelor. Criteriile se vor selecta dintre parametrii specificii obiectivelor respective si trebuie sa indeplineasca o serie de cerinte:

Sa caracterizeze activitatea din punct de vedere economic

Sa necesite cheltuieli reduse pentru urmarirea lor

Sa poata fi urmarite in mod operativ sa fie pe intelesul managerilor si al subordonatilor

Pentru fiecare obiectiv, parametrul folosit drept criteriu serveste la determinarea abaterilor si precizarea exceptiilor. Tot in aceasta etapa se vor stabili limitele de toleranta ale variatiei obiectivului in timp si fata de o valoare considerata normala, care necesita interventia numai a conducatorului care are in subordine directa activitatea respectiva.

In mod gradual se vor determina proportiile abaterilor care necesita interventia conducatorilor de pe fiecare nivel ierarhic pana la managementul de varf al firmei.

c)      Colectarea, inregistrarea, prelucrarea si sistematizarea datelor consta in observarea desfasurarii activitatii si culegerea informatiilor necesare managerilor de pe diferite nivele ierarhice. Necesitatea observarii operative impune folosirea unor mijloace mecanizate sau automatizate.

d)      Compararea realizarilor cu obiectivele si transmiterea informatiilor la nivelele ierarhice prestabilite. In aceasta etapa se evidentiaza exceptiile si se trimit la diferite niveluri ierarhice in functie de frecventa si amploarea lor.

Compararea realizarilor efective cu nivelurile previzionate ale obiectivelor poate fi realizata cu mai multe obiective:

Cu ajutorul tabelelor

Descriptiv, prin verbe si adjective

Cu ajutorul graficelor.

Gilbreth propune o schema a cerintei de interventie decizionala care sa permita a se stabili pentru fiecare nivel ierarhic in parte proportia abaterii care solicita interventia unui anumit manager (fig.5.21).

Fig. 5.21 Schema cerintei de interventie decizionala

Din graficul prezentat se observa ca atunci cand activitatea se desfasoara in conditii normale este nevoie numai de interventia managerului (C_n) caruia ii este direct subordonat. Pe masura ce abaterile (exceptiile) sunt la nivelul (a, a`) se impune interventia managerului C₂ s.a.m.d. .

Raportarea exceptiilor catre nivelurile de management superioare se face de catre managerul de pe nivelul ierarhic imediat inferior, o data cu masurile care au fost luate de catre acesta pentru restabilirea situatiei normale.

e)      Luarea deciziilor de reglare a sistemului, de catre managerul in cauza, care, pe baza informatiilor referitoare la exceptiile de la desfasurarea normala a activitati si cauzelor care le genereaza, va stabili masurile ce se impun pentru a se intra in situatia normala.

3. Avantajele si limitele metodei

Din caracteristicile managementului prin exceptii rezulta atat avantajele cat si dezavantajele (limitele) sale.

Intre avantaje mentionam:

Sistemul de delegare a atributiilor conduce la o incarcare echilibrata a managerilor de la toate nivelurile ierarhice

Se asigura managerilor de la nivelurile ierarhice superioare timpul necesar pentru a se ocupa de problemele importante si de perspectiva ale organizatiei

Atragand atentia doar asupra problemelor critice se reduc distragerile generate de alte probleme, putandu-se largi astfel sfera activitatilor managerului si raza lui de control, precum si abordarea in timp util a proiectelor propuse

Reduce frecventa deciziilor in cadrul managementului, intrucat obiectul acestora il constituie numai cazurile exceptionale

Asigura conditii favorabile pentru conceperea si realizarea unui sistem informational bazat pe prelucrarea automata a datelor

MPE asigura conditii pentru simplificarea structurii organizatorice si reducerea cheltuielilor cu aparatul managerial

Metoda asigura cresterea eficientei activitatii manageriale prin solutionarea problemelor in functie de importanta acestora, competenta si posibilitatile de interventie ale managerilor

Unele limite ale sistemului sunt:

Exista riscuri de netransmitere a abaterilor semnificative si chiar de determinare a cazurilor exceptionale, in cazul unui mediu turbulent in care abaterile pot depasi cu mult limitele stabilite si devin foarte frecvente

Unii factori ai activitatii economice, cum ara fi comportamentul uman, motivatia s.a sunt greu si chiar imposibil de cuantificat cu tehnicile specifice MPE

Unele din aceste neajunsuri pot fi compensate cu elemente ale altor metode de management, cum ar fi cele ale managementului prin obiective in cazul stabilirii unor obiective pe un orizont mare de timp sau managementul participativ in cazul motivatiei si comportamentului.

7.2 Tabloul de bord

1. Definire, utilizare si functii indeplinite

Tabloul de bord este un ansamblu de informatii pertinente referitoare la rezultatele obtinute in domeniul condus, prezentate intr-o forma sintetica, prestabilita si transmisa operativ beneficiarilor.

Din aceasta succinta definitie rezulta ca tabloul de bord poate fi abordat in dubla ipostaza:

Pe de o parte, ca modalitate de rationalizare a sistemului informational, ce actioneaza, practic, asupra tuturor componentelor primare ale acestuia (informatii, fluxuri si circuite informationale, proceduri informationale etc.)

Pe de alta parte, ca metoda manageriala cu impact deosebit asupra bugetului de timp al managerilor si structurii acestuia.

Poate fi utilizata (ca metoda, n.a) de sine statator sau in contextul unor instrumente de management mai complexe, precum si managementul prin obiective.

De asemenea trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte generate de definitie:

Cuprinde informatii relevante referitoare la rezultatele obtinute in domeniul condus; ca atare, evidentierea rezultatelor trebuie insotita de existenta unor obiective, in functie de care se va judeca eficacitatea si eficienta proceselor de munca derulate in mediul aplicativ

Evidentierea rezultatelor trebuie insotita de cauzele care au determinat unele ecarturi (abateri pozitive sau negative) fata de obiectivele prestabilite.

Finalitatea tabloului de bord trebuie sa o constituie nu doar transmiterea de informatii referitoare la rezultatele inregistrate in mediul condus, ci si adoptarea de decizii de corectie sau de actualizare, in functie de natura cauzelor care au provocat abateri.

Tabloul de bord se foloseste in urmatoarele situatii:

Cand se doreste o urmarire pe parcurs a gradului de realizare a obiectivelor si a nivelului rezultatelor obtinute pentru a se asigura o imbunatatire a gradului de fundamentare a deciziilor manageriale

Cand un domeniu sau altul, daca nu chiar firma in ansamblul sau, sunt supuse unui control, unei monitorizari din partea managementului de nivel superior datorita rezultatelor continuu nesatisfacatoare inregistrate pe un interval de timp precedent, suficient de mare

Cand sistemul informational al intreprinderii functioneaza deficitar, in sensul inregistrarii a numeroase situatii de modificare a mesajului informational (filtraj, distorsiune) de paralelisme in transmiterea si prelucrarea informatiilor (redundanta) ori de existenta a unui volum supradimensionat de informatii la care nu se mai poate raspunde adecvat, prin decizii si actiuni pertinente.

Cand bugetul de timp al managerilor, in special al celor situatii in etajul superior al managementului firmei, este aglomerat, acestia fiind "bombardati" cu tot felul de informatii, unele din ele - daca nu chiar majoritatea, la un moment dat - fiind de o mica importanta si relevanta pentru pozitia ocupata.

Concret, tabloul de bord indeplineste urmatoarele functii:

a)      Functia de informare a managerului cu privire la starea domeniului condus

b)      Functia de avertizare asupra unor situatii nefavorabile, asupra unor abateri fata de normalitate

c)      Functia de evaluare a rezultatelor obtinute in realizarea obiectivelor si, implicit, a calitatii deciziilor adoptate si actiunilor initializate pentru operationalizarea acestora

d)      Functia decizionala, in sensul ca informatiile pertinente, transmise operativ managerilor aflati in diferite ipostaze ierarhice, permit fundamentarea si adoptarea de decizii adecvate.

2. Tipologie si continut informational

Astfel, sfera de cuprindere delimiteaza:

Tabloul de bord general (global) elaborat si utilizat la nivelul managementului de varf, inclusiv de catre organismele participative de management (Consilii de administratie, in principal)

Tablouri de bord restranse (partiale) intocmite si valorificate de managerii unor componente procesuale sau structurale (de pilda, tabloul de bord al directorului economic - cel care conduce functiunea financiar - contabila - sau tabloul de bord al directorului unui centru de gestiune din sfera productiei)

Un al doilea criteriu important are in vedere natura proceselor de munca derulate in cadrul firmei abordata prin prisma finalitatii acestora. Pot fi intocmite:

Tabloul de bord de strategie

Tabloul de bord de gestiune

Tabloul de bord de exploatare

Indiferent de versiunea in care se manifesta - tabloul de bord restrans, cu un volum relativ scazut de informatii, ori tabloul de bord complex, destinat unei informari mai ample, cu referire la toate aspectele activitatilor investigate - acesta trebuie sa fie concomitent:

a)      Consistent, in sensul cuprinderii de informatii relevante, sintetice si exacte, referitoare la domeniile conduse

b)      Riguros, adica sa cuprinda informatii riguroase, axate pe evidentierea reala a fenomenelor economice si transmiterea "in timp real" a informatiilor necesare completarii sale

c)      Sintetic, respectiv cuprinderea de informatii cu grad de agregare diferit, in functie de pozitia ierarhica a beneficiarului acestora

d)      Accesibil, adica sa faciliteze intelegerea si utilizare operativa si completa a informatiilor, prezentate clar, explicit

e)      Echilibrat, in sensul evidentierii de informatii referitoare la fenomenele si procesele economice, sociale, manageriale etc. in proportii care sa reflecte ponderea acestora in domeniul supus urmariri

f)        Expresiv, respectiv utilizarea unor forme de vizualizare adecvate (tabele de valori, grafice etc.)

g)      Adaptabil, in sensul posibilitatii de modificare a tabloului de bord in functie de modificarile survenite in activitatile firmei ori in managementul acesteia

h)      Economic, situatie data de superioritatea efectelor in comparatie cu eforturile reclamate de completarea, transmiterea si utilizarea sa.

Indiferent de tipul de tablou de bord pentru care se opteaza, important este continutul acestuia. In opinia specialistilor un tablou de bord cuprinde informatii referitoare la rezultatele obtinute in domeniul condus, evidentiate cu ajutorul:

a)      Tabelelor de valori

Tabelul nr.5.5

Obiective - rezultate

Examinarea cu atentie a acestei situatii informationale, releva cateva aspecte demne de retinut, precum:

Exprimarea letrica se imbina cu exprimarea cifrica

Atat obiectivele cat si rezultatele sunt exprimate prin intermediul unor indicatori

Ecartul (abaterea pozitiva sau negativa) este exprimat cifric

Gradul de realizare a obiectivului (obiectivelor) se determina prin raportarea rezultatului la nivelul previzionat (expresie procentuala). Intervine, asadar, indicele care evidentiaza cifric proportia in care obiectivul a fost realizat

Cauzele - cu exprimare atat letrica cat si cifrica (in masura in care acest lucru este posibil)

b)      Graficelor, cu ajutorul carora este mai bine ilustrata tendinta unor indicatori sau indici intr-un anumit interval de timp

c)      Formelor mixte - tabele de valori - grafice

3. Metodologia de concepere, completare si utilizare a tabloului de bord global

Etapele metodologice sunt:

Etapa I - Conceperea tabloului de bord

Este o etapa pregatitoare, dar fundamentala in asigurarea succesului folosirii tabloului de bord ca instrument managerial. Continutul sau vizeaza urmatoarele aspecte:

a)      Stabilirea compartimentului sau echipei de specialisti responsabil(a) cu conceperea si asigurarea logisticii necesare functionarii tabloului de bord.

De regula, data fiind importanta manageriala deosebita a acestuia in fundamentarea si adoptarea de decizii pe baza de informatii de calitate, se recomanda responsabilizarea compartimentului "Organizare manageriala", iar in cadrul acestuia a colectivului de "Instrumente manageriale" sau "Metode si metodologii manageriale".

b)      Fixarea obiectivelor referitoare la conceperea, completarea, transmiterea si utilizarea tabloului de bord.

c)      Pentru aceasta se intocmeste un desfasurator de atributii, competente si responsabilitati care sa permita realizarea obiectivelor ce le revin.

d)      Se precizeaza in detaliu atributiile, competentele si responsabilitatile fiecarui compartiment functional si operational implicat in furnizarea de informatii, completarea de machete, transmiterea de informatii sau machete si utilizarea de informatii specifice tabloului de bord.

e)      Determinarea necesitatilor (nevoilor) informationale ale "beneficiarilor" de informatii amplasati in diverse ipostaze manageriale

f)       Precizarea indicatorilor si a altor modalitati de masurare a obiectivelor si realizarilor pentru fiecare post, beneficiar de informatii.

g)      Conceperea machetelor (situatiilor) informationale, utilizabile in functionarea tabloului de bord.

h)      Fixarea fluxurilor si circuitelor informationale aferente situatiilor informationale.

i)        Stabilirea procedurilor informationale de tratare a informatiilor ce fac obiectul fiecarei situatii informationale.

j)        Precizarea modalitatilor de vizualizare a informatiilor (tabele de valori, grafice, variante mixte etc.).

k)     Stabilirea periodicitatii completarii si transmiterii machetelor specifice tabloului de bord

Etapa a II-a - Diagnosticarea sistemului informational existent, compararea cerintelor cu disponibilitatile actualului sistem informational.

Etapa a III -a - Reproiectarea sistemului informational

Etapa a IV-a - Completarea si transmiterea tabloului de bord, armonizarea cu alte instrumente manageriale.

Se recomanda abordarea secventiala, respectiv completarea si transmiterea succesiva a machetelor specifice tabloului de bord catre managerii amplasati in ipostaze ierarhice diferite.

Sensul transmiterii este "de jos in sus".

Etapa a V-a - Utilizarea tabloului de bord.