PLANIFICARE OPERATIONALA

PLANIFICARE OPERATIONALA

Factorii de influenta a tipurilor de structuri organizatorice

Structura organizatorica reprezinta un ansamblu de functii si relatii care asigura dirijarea sistemului catre obiectivele propuse. Reprezentarea schematica poarta numele de organigrama.

Scopurile structurii organizatorice ale unei intreprinderi din perspectiva mamgeriala:

stabileste compartimentele si sarcinile posturilor individuale, precum si responsabilii de realizarea sarcinilor.

Clarifica ierarhia organizationala (cine este superiorul si cine este subordonatul)

Stabileste canalele de comunicare (comunicarea se desfasoara intre compartimente si posturile definite)

Permite managerilor sa aloce resurse catre obiectivele definite prin plan.

Caracteristicile structurii organizatorice:

specializarea indica gradul de divizare si omogenitate a muncii in compartimentele firmei;

coordonarea se refera la modul de asigurare a cooperarii intre compartimente si indivizi;

formalizarea marcheaza gradul de precizie in definirea functiilor si legaturilor.

Factorii care influenteaza conceptia unei structuri:

tipul si complexitatea productiei de bunuri si servicii;

dimensiunile intreprinderii;

calificarea personalului;

cadrul juridic si statutul juridic de functionare;

strategia dezvoltarii adoptate.

1. Tipul si complexitatea productiei de bunuri si servicii- factor de influenta a tipurilor de structuri organizatorice

Prin tip de productie se intelege o stare organizatorica si functionala a intreprinderii, determinata de:

Volumul productiei executate pe fiecare pozitie din nomenclatura;

Gradul de specializare a intreprinderii, sectiilor si locurilor de munca;

Modul de deplasare a diferitelor materii prime, materiale, semifabricate de la un loc de munca la altul.

Procesul de productie reprezinta totalitatea actiunilor constiente ale angajatilor unei intreprinderi, indreptate cu ajutorul diferitelor masini, utilaje sau instalatii asupra materiilor prime, materialelor sau a altor componente in scopul transformarii lor in produse, licrari sau servicii cu o anumita valoare de piata.

Tipurile de productie existente in cadrul unei intreprinderi:

tipul de productie in masa;

tipul de productie in serie (serie mare, mijlocie sau mica);

tipul de productie individual.

Tipurile de productie - caracteristici

• Tipul de productie in masa

fabricarea unei nomenclaturi reduse de produse

specializare inalta atat la nivelul intreprinderii cat si la nivelul locurilor de munca

deplasarea produselor se face bucata cu bucata in mod continuu

• Tipul de productie in serie

specific intreprinderilor care fabrica o nomenclatura relativ larga de produse

gradul de specializare al intreprinderii sau a locurilor de munca este mai redus

deplasarea produselor se face cu mijloace de transport cu deplasare discontinua

locurile de munca sunt amplasate dupa diferite criterii in functie de marimea seriilor de fabricatie.

• Tipul de productie individuala

fabricarea unei nomenclaturi foarte largi de produse, in cantitati reduse, uneori chiar unicate;

utilijele din dotare au caracter universal, iar personalul o calificare inalta

deplasarea produselor intre locurile de munca se face bucata cu bucata sau in loturi mici de fabricatie, cu ajutorul unor mijloace de transpor cu deplasare discontinua;

amplasarea locurilor de munca in sectiile de productie se face conform principiului grupelor omogene de masini.

Tipologia serviciilor

Serviciul, conform ISO SR En 9000:2001 este: "rezultatul a cel putin unei activitati necesare, realizata la interfata dintre furnizor si client ce este in general intangibil, imaterial"

Clasificarea serviciilor:

• Dupa continutul lor: comertul cu ridicata si cu amanuntul, reparatii de autovehicule, motociclete si bunuri personale casnice; hoteluri si restaurante; transporturi, depozite si telecomunicatii; activitati de intermediere financiara; activitati imobiliare, de inchiriere si servicii pentru intreprindere; administratie publica si aparare, asigurarile sociale obligatorii; educatie; sanatate si asistenta sociala; alte activitati colective, sociale si personale; organizatii extrateritoriale;
• Dupa functiile economice indeplinite: servicii de distributie, sevicii de productie, servicii sociale, servicii personale.
• Dupa participarea la P.I.B.: servicii materiale, servicii nemateriale, servicii productive, servicii neproductive, servicii pure, servicii asociate bunurilor tangibile.
• Dupa prezenta si respectiv nasterea relatiilor de piata: servicii market si servicii non-market.
• Dupa forma de proprietate/modul de organizare a prestarilor de servicii: servicii din sectorul public, din sectorul asociativ si din sectorul privat.
• Dupa posibilitatile de comercializare: servicii transferabile, netransferabile, care presupun deplasarea ofertantului sau care presupun deplasarea consumatorului.

Serviciul comercial -definitie: "activitate oferita cu ocazia actului de vanzare, care asigura avantaje si satisfactii cumparatorului, fara a antrena un schimb fizic sub forma unui bun".

2. Dimensiunile intreprinderii - factor de influenta a tipurilor de structuri organizatorice

Criterii de clasificare a intreprinderilor:

• Dupa forma de proprietate: private, publice, mixte
• Dupa forma juridica de organizare: societati comerciale; societati de persoane sub forma de societati in nume colectiv sau societati in comandita simpla; societati de capital oragnizate in societati in comandita pe actiuni, societati pe actiuni si societati cu raspundere limitata; regii autonome.
• Dupa ramura in care functioneaza: intreprinderi industriale, agricole, de constructii, de transporturi, de comert, de servicii.
• Dupa tipul produselo realizate: intreprinderi care produc bunuri materiale, intreprinderi care produc servicii etc
• Dupa factorul de productie predominant: intreprinderi care folosesc munca vie, capitalul fix sau capitalul circulant.
• Dupa marime: intreprinderi mici, mijlocii, mari.

Dupa apropierea de sursele de aprovizionare sau pietele de desfacere: intreprinderi care depind de aprovizionarea cu materii prime(energie, materii prime agricole): intreprinderi care depind de pietele de desfacere cu materii prime (exploatari miniere, santiere navale etc.); intreprinderi dependente de un anumit loc (care produc produse agricole perisabile etc.)

3. Calificarea personalului - factor de influenta a tipurilor de structuri organizatorice

Competenta este capacitatea unei persoane de a realiza, in mod corespunzator si cu eficienta maxima, sarcinile care ii revin.

Ridicarea nivelului pregatirii profesionale, are ca scop principal realizarea unor rezultate mai bune de catre personalul intreprinderii.

Alegerea metodelor de pregatire profesionala se face in functie de mai multe criterii:

proportiile colectivului care trebuie instruit

experienta colectivului

aptitudinile personalului

cheltuielile pe care le implica metodele de instruire in comparatie cu rezultatele scontate

Scopul urmarit in alegerea metodei de pregatire profesionala poate fi:

imbogatirea cunostintelor teoretice

imbogatirea aptitudinilor

influenta atitudinilor sau schimbarea comportamentului.

Principalele forme de calificare folosite frecvent in practica sunt:

• Instructajele de acomodare realizate in general de seful direct, pe baza unui manual privind activitatea in cadrul intreprinderii, structurat in functie de succesiunea problemelor pe care le va intampina lucratorul pe masura ce se acomodeaza cu atributiile ce-i revin.
• Rotatia pe diferite posturi - organizata pentru angajatii carora le este necesara o experienta mai ampla in cadrul intreprinderii.

Cursurile sunt necesare mai ales cand angajatul nu a mai lucrat niciodata in domeniul in care va fi incadrat. Participarea activa la lectii se va asigura prin folosirea unor metode si mijloace diversificate (ex: simpozioanele, analiza unor cazuri concrete, jocuri economice, rezolutiile, incredintarea unor roluri etc.) Un rol deosebit in calificarea personalului il au filmele cu aspecte din activitate practica.

4. Cadrul juridic si statutul juridic de functionare a intreprinderii

1. Cadrul juridic se refera la:

a) Sistemul legislativ din spatiul geografic in care isi desfasoara activitatea;

b) Cadrul legislativ al pietelor externe;

c) Sistemul de institutii nationale si internationale.

Sistemul legislativ cuprinde trei tipuri de legi (cu modificarile si completarile ulterioare):

Legi care apara concurenta:

Legea 11/90 privind combaterea concurentei neloiale;

Legea 64/91 privind brevetele si inventiile;

Legea 21/96 privind concurenta.

Legi care protejeaza consumatorul contra produselor necorespunzatoare calitativ, poluate, contra preturilor prea mari:

Legea 11/94 privind protectia consumatorului.

Legi ce protejeaza interesele generale ale societatii, cresterea calitatii produselor si conservarea resurselor naturale:

Ordonanta Guvernului 31/95.

Alte legi care reglementeaza activitatea intreprinderii sunt:

Legea nr.15/1990 referitoare la reorganizarea unitatilor economice de stat ca regii autonome si societati comerciale.

Legea nr.31/1990 referitoare la constituirea de societati comerciale cu participare in asociere cu persoane juridice sau fizice romanesti sau cu capital strain integral.

Legea nr.12/1990 referitoare la protectia impotriva speculei.

Legea nr.26/1990 privind Registrul Comertului, act normativ deosebit pentru economia romaneasca.

2. Statutul juridic de functionare a unei intreprinderi = unul dintre documentele de formalizare a structurii organizatorice a acesteia si este o componenta a regulamentului de organizare si functionare.

Formele juridice de functionare a agentilor economici:

regii autonome;

societati comerciale;

asociatii familiale.

Societatile comerciale pot fi in nume colectiv si in comandita simpla, societati pe actiuni si in comandita pe actiuni si societati cu raspundere limitata.

1. Costituirea societatilor comerciale in nume colectiv si in comandita simpla

Societatile in nume colectiv (SNC) se constituie prin asocierea mai multor persoane fizice, ale caror obligatii sociale sunt garantate cu patrimoniul social si cu raspunderea nelimitata si solidara a tuturor asociatilor.

Societatile in comandita simpla (SCS) se constituie de asemenea prin asocierea unor persoane fizice ale caror obligatii sociale sunt garantate cu patrimoniul social si cu raspunderea nelimitata si solidara a asociatilor comanditati, iar asociatii comanditari raspund numai pe masura aportului lor la capitalul subscris.

Constituirea acestor societati se face conform Legii31/90 prin:

intocmirea actului constitutiv (contractul de societate) care cuprinde:

numele (denumirea), domiciliul (adresa), cetatenia si nationalitatea persoanelor fizice (juridice)

forma juridica a societatii

obiectul de activitate

capitalul social subscris si varsat (aporturile asociatilor) data varsarii lui

asociatii firmei

partea fiecarui asociat la beneficiile sau pierderile inregistrate

durata societatii

localitatile unde exista sucursale si filiale

modul de lichidare si dizolvare

Dobandirea personalitatii juridice a societatii

Dupa incheierea actului constitutiv se va recurge la:

inregistrarea societatii la instanta judecatoreasca teritoriala;

inscrierea in Registrul Comertului si la Administratia Financiara;

publicarea la Monitorul Oficial.

De la data inmatricularii in Registrul Comertului, societatea capata personalitate juridica.

Daca nu se indeplinesc aceste formalitati, asociatii pot cere anularea actului constitutiv.

Toti asociatii raspund direct, solidar si nelimitat pentru operatiunile societatii.

Societatile comerciale de orice fel sunt, de asemenea, obligate prin lege sa-si organizeze o evidenta contabila proprie, sa-si intocmeasca anual buget de venituri si cheltuieli, bilant contabil si cont de profit si pierderi, pe care sa le prezinte organelor financiare abilitate.

2. Costituirea societatilor comerciale pe actiuni si in comandita pe actiuni

Societatile pe actiuni (SA) se constituie de catre membrii fondatori prin emisiune de actiuni. Obligatiile sociale ale acestor societati sunt garantate cu patrimoniul social; actionarii sunt obligati numai la plata actiunilor lor.

Societatile in comandita pe actiuni (SCA), al caror capital social este impartit pe titluri de valoare numite actiuni. Obligatiile sociale ale acestor societati sunt garantate cu patrimoniul social si cu raspunderea nelimitata si solidara a asociatilor comanditati; comanditarii sunt obligati numai la plata actiunilor lor.

• Intocmirea contractului si a statutului societatii

Aceste societati se infiinteaza pe baza actului constitutiv semnat de toti asociatii. Numarul actionarilor nu poate fi mai mic de 5, iar capitalul societatii nu poate fi mai mic de 1 milion lei.

Contractul de societate cuprinde:

numele, domiciliul si cetatenia actionarilor in cazul persoanelor fizice si denumirea, sediul si nationalitatea actionarilor in cazul persoanelor juridice;

forma de proprietate a societatii;

obiectul de activitate;

capitalul social subscris si varsat (minimum 30% din capital se varsa la constituire);

valoarea bunurilor aduse ca aport in natura, modul de evaluare si umarul de actiuni acordate in schimbul aporturilor aduse;

numarul si valoarea nominala a actiunilor;

conditiile pentru valabilitate deliberarilor adunarii generale si modul de exercitare a dreptului de vot;

administratorul (administratorii): nume, numar, garantii depuse, drepturi;

durata societatii;

modul de distribuire a beneficiilor;

numele cenzorilor si numarul lor;

operatiuni incheiate de actionari in contul societatii.

Aceste societati se constituie numai daca intregul capital a fost subscris si fiecare acceptant a varsat jumatate din valoarea actiunilor subscrise.

Subscrierea de actiuni cuprinde:

numele, prenumele, domiciliul sau denumirea si sediul subscriitorului;

numarul actiunilor subscrise;

data subscrierii;

declaratia subscriitorului din care sa rezulte cunoasterea si acceptarea prospectului de emisiune.

Adunarea generala a societatii

In termen de 15 zile de la data inchiderii subscrierii, fondatorii vor convoca adunarea constitutiva, prin instiintare publica in Monitorul Oficial,precizand locul si data adunarii, precum si obiectul discutiilor.

Adunarea generala are urmatoarele obligatii:

aproba participarea la profit a membrilor fondatori;

aproba contractul de societate si statutul;

numeste administratorii si cenzorii;

desemneaza persoanele care se vor ocupa de indeplinirea formalitatilor de constituire a societatii.

Acte necesare in vederea autorizarii:

actul constitutiv;

statutul societatii;

cererea de autorizare;

dovada efectuarii varsamintelor;

acte privind proprietarii aporturilor;

acte pentru operatiuni incheiate in contul societatii.

• Fondatorii = semnatarii contractului de societate,cat si persoana care are un rol determinant in constituirea societatii.

Obligatiile fondatorilor:

sa predea administratorilor documentele si corespondenta referitoare la constituirea societatii;

sunt raspunzatori nelimitat si solidar atat pentru neimplinirea formalitatilor legale pentru constituirea societatii, cat si pentru obligatiile asumate la constituire;

iau asupra lor toate consecintele actelor si cheltuielilor necesare constituirii.

Raspunderile fondatorilor:

subscrierea integrala a capitalului social;

efectuarea varsamintelor stabilite prin lege sau statut;

efectuarea altor aporturi decat cele in numerar;

sinceritatea publicatiilor facute in vederea constituirii societatii.

3. Costituirea societatilor cu raspundere limitata. Strategia de dezvoltare

Societati cu raspundere limitata (SRL), constituite tot prin asocierea mai multor persoane fizice, ale caror obligatii sociale sunt garantate cu patrimoniul social, asociatii find obligati la plata partilor sociale subscrise in conformitate cu Legea 31/1990.

Intocmirea contractului si statutului societatii

Aceste societati se constituie pe baza actului constitutiv care cuprinde:

numele, domiciliul si cetaenia asociatilor pentru persoanele fizice sau denumirea, sediul asociatilor pentru persoanele juridice;

obiectul de activitate;

capitalul social subscris si varsat cu mentiuni: aportul fiecarui asociat, valoarea bunurilor, modul de evaluare si data varsarii integrale a capitalului subscris;

asociatii care administreaza societatea;

participarea asociatilor la profit si pierderi;

localitatile unde societatea are filiale sau sucursale;

modul de dizolvare sau lichidare;

repartizarea partilor sociale.

Dobandirea personalitatii juridice a societatii:

contractul de societate si statutul vor fi depuse la instanta in a carei raza teritoriala si-a stabilit sediul societatea;

dupa consultarea Camerei de Comert si Industrie din judet, instanta va elibera sentinta;

sentinta va fi depusa impreuna cu contractul si statutul societatii la Registrul Comertului si la Administratia Financiara si vor fi publicate in Monitorul Oficial.

Societatile cu raspundere limitata dobandesc personalitate juridica din momentul in care au fost inscrise in Registrul Comertului, pe baza dovezii ca s-a solicitat publicarea in Monitorul Oficial.

5. STRATEGIA DE DEZVOLTARE

Reprezinta obiectivele de dezvoltare viitoare, modul de alocare a resurselor si actiunile ce trebuie intreprinse pe orizonturi de timp bine precizate tinand cont de accentuarea competitiei pe diferite piete si de cerintele asigurarii unei anumite rentabilitati pentru activitatile desfasurate.

Etape in elaborarea strategiilor de dezvoltare:

analiza situatiei actuale care presupune identificarea strategiilor trecute si prezente;

studierea perspectivelor viitoare presupune stabilirea de obiective pe termen lung;

elaborarea mai multor strategii de viitor si alegerea strategiei de urmat;

transpunerea in practica a strategiei alese cu precizarea masurilor necesare.

Un rol important in aplicarea cu succes a strategiei adoptate il are activitatea de eval;uare si control facuta asupra strategiei care a fost adoptata.

Tipuri de structuri organizatorice. Criterii de clasificare a structurilor organizatorice

Criterii de clasificare a structurilor organizatorice:

Ø      Morfologic;

Ø      Specializarea activitatilor si divizarea pe compartimente;

Ø      Modul de exercitare a autoritatii in interiorul organizatiei;

Ø      Capacitatea de adaptare a organizatiei la mediu;

Ø      Gradul de structurare a activitatilor si de concentrare a autoritatii;

Ø      Influenta predominanta exercitata de anumite parti ale structurii.

1. Criteriul MORFOLOGIC (modul de deplasare a componentelor structurii)

a)      Structura ierarhica

Se intalneste la intreprinderile mici sau aflate la inceputul activitatii, care dispun de un grad redus de compartimente.

Cracteristici

numar mic de compartimente operationale

conducatorul fiecarui compartiment executa toate functiile managerului si trebuie sa aiba cunostinte din diferite domenii

fiecare angajat raspunde unui singur sef.

b)      Structura functionala

Se intalneste la intreprinderile mari; conceputa ulterior, pentru a elimina deficientele strcturii ierarhice (tendinta de supraaglomerare a managerilor, lipsa specializarii pe domenii de activitate, informare defectuoasa etc.)

Caracteristici

cuprinde compartimente operationale si functionale pe diferite activitati

managerii sunt specializati pe domenii fiind ajutati de conducatorii de compartimente

angajatii raspund fata de sefii ierarhici si fata de sefii compartimentelor functionale

c)      Structura ierarhic - functionala

Reprezinta o imbinare a celor doua structuri.

Caracteristici

Stabilirea de relatii de cooperare intre diferite compartimente

Cuprinde compartimente operationale si functionale

Angajatii raspund numai fata de seful ierarhic

Acest tip de structura prezinta avantajuk ca elimina subordonarea fata de mai multi sefi.

2. Criteriul SPECIALIZARII ACTIVITATII SI A DIVIZARII PE COMPARTIMENTE

a) Structura antreprenoriala

Se intalneste la intreprinderile mici.

Caracteristici

Seful organizatiei isi conduce direct angajatii(7-8 persoane);

Activitatea de productie este condusa de un manager;

Formalizarea structurii este ignorata;

Inexistenta unor responsabilitati precise.

b) Structura functionala - este adoptata des de organizatii.

Caracteristici

Seful coordoneaza toate compartimentele

Exista compartimente operationale si functionale grupate;

Activitatile sunt specializate in functiuni distincte.

Forme de structuri functionale promovate in practica:

v     Structura functionala propriu-zisa

v     Structura functionala teritoriala

v     Structura functionala pe beneficiari

v     Structura functionala pe produs

c) Structura matriceala

Reprezinta un tip evoluat care combina structura functionala cu structura antreprenoriala. Se intalneste la intreprinderile mari.

Caracteristici

Existenta compartimentelor operationale si functionale grupate;

Exercitarea controlului si coordonarii pe plan vertical si orizontal;

Crearea de confuzii si conflicte intre executanti si intre manageri.

3. Criteriul MODULUI DE EXERCITARE A AUTORITATII

a) Structura traditionala

Autoritatea conducatorului se bazeaza pe obiceiuri si traditii.

Caracteristici

Conducatorul are autoritate deplina;

Limitele autoritatii sunt stabilite prin obiceiuri si traditii;

Drepturile si obligatiile persoanelor sunt stabilite prin obiceiuri;

Se manifesta mentalitatea ca ce s-a intamplat din totdeauna se intampla si se va intampla in continuare.

b) Structura birocratica (sau rational legala), in care autoritatea conducatorului se bazeaza pe reguli si proceduri adecvate postului ocupat si oficializate prin documente scrise.

Caracteristici

Functionarea intreprinderii este reglementata prin reguli si proceduri scrise;

Fiecare membru are un statut si rol bine stabilite (deci autoritatea fata de subordonati este limitata);

Comunicarile intre sef si subordonat sunt oficiale;

Functiile si posturile sunt ordonate intr-o ierarhie stricta, in care fiecare nivel ierarhic subordoneaza, succesiv si integral, pe cele inferioare;

Presupune disciplina si supunere severe;

Selectia personalului se face dupa varsta si vechime si nu dupa competenta;

In timp devine ineficienta, deoarece accepta cu greu schimbarile, avand cea mai ridicata tendinta spre rigidizare.

4. Criteriul CAPACITATII DE ADAPTARE LA NEVOI (MEDIU)

Caracteristicile principale ale structurilor grupate dupa capacitatea de adaptare la mediu.Comparatie intre caracteristicile celor doua structuri:

Structura mecanicista:

a)      capacitatea de adaptare la mediu este slaba;

b)      sarcinile de lucru se realizeaza in compartimente specializate;

c)      atributiile se pot stabili precis;

d)      comunicarea se realizeaza pe verticala (sef - subaltern)

e)      este o structura veche, demodata.

Structura organica:

a)      capacitatea de adaptare la mediu este mai grea;

b)      sarcinile de lucru nu se pot realiza in compartimente specializate, datorita aparitiei unor probleme noi;

c)      atributiile postului se modifica continuu;

d)      comunicarea pe verticala este redusa;

este o structura noua, dinamica, de viitor.

5. Criteriul de STRUCTURARE (GRUPARE) A ACTIVITATII SI DE CONCENTRARE A AUTORITATII

Prin utilizarea acestui criteriu se aprofundeaza structurile de tip birocratic luand in considerara anumiti parametri de caracterizare a structurii, cum sunt: specializarea, standardizarea si centralizarea.

Acest criteriu pune accent mai mare pe structurile de tip birocratic, care pot fi:

Birocratie de personal;

Birocratie de flux;

Birocratie deplina;

Nonbirocratie.

Caracteristicile structurilor birocartice:

Rolul hotarator il are managerul (de varf sau general);

Personalul din compartimentele functionale reprezinta tehnostructura;

Personalul din compartimentele operationale reprezinta personalul operativ;

Personalul dintre managerul de varf si personalul operativ reprezinta managementul mediu;

Personalul de suport asigura controlul activitatii.

Stabilirea pozitiei posturilor si compartimentelor in structura organizatorica

Definitia organigramei: Stabilirea pozitiei posturilor si compartimentelor intr-o intreprindere se face prin reprezentarea grafica a structurii organizatorice care se numeste ORGANIGRAMA.

Elementele de baza ale structurii organizatorice sunt:

a.       Postul - reprezinta totalitatea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor care revin unui salariat la un loc de munca.

b.       Functia - reprezinta totalitatea posturilor care au atributii omogene si care sunt in subordinea unei persoane din structura organizatorica.

c.        Ponderea ierarhica - reprezinta numarul de persoane conduse direct de un cadru de conducere.

d.       Compartimentul de munca - reprezinta un grup de persoane cu atributii relativ stabile, subordonate unui conducator unic. Compartimentul de munca poate fi:

Birou - care se constituie pentru activitati omogene pentru un numar de minimum 5 persoane;

Serviciu - care se constituie pentru activitati omogene cu volum mare de munca, pentru minimum 8 persoane.

e.       Legaturile dindre compartimente - reprezinta relatiile care se stabilesc intre diferite verigi organizatorice pentru schimbul de informatii.

f.         Nivelul ierarhic - reprezinta pozitia pe care se situeaza functiile si compartimentele cu acelasi grad de subordonare fata de organul de conducere.

Nivelurile ierarhice sunt reprezentate intr-o organigrama prin linii orizontale stabilite in functie de pozitiile fata rganele de conducere.

Numarul de niveluri ierarhice se stabileste in functie de urmatorii factori:

marimea intreprinderii;

diversitatea activitatilor si sarcinilor;

competenta conducatorilor.

Stabilirea corespunzatoare a numarului de niveluri ierarhice are rol important pentru buna desfasurare a activitatii manageriale.

Prezentarea nivelurilor ierarhice:

in cadrul intreprinderii;

in cadrul compartimentului;

in cadrul biroului.

Tipuri de organigrame dupa modul de reprezentare grafica

Tipurile de organigrame sunt:

Organigrama piramidala, caracterizata prin:

este ordonata pe vertical ( de sus in jos) pe niveluri ierarhice;

pot fi inalte sau aplatizate in raport cu numarul nivelurilor ierarhice;

este concludent si usor de realizat.

Organigrama ordonata de la stanga la dreapta, caracterizata prin:

ordonarea se face in sensul relatiei de autoritate de la stanga la dreapta;

respecta sensul normal de scriere;

este simplu, dar totusi se foloseste rar.

Organigrama rabatata, caracterizata prin:

este o combinatie intre cele doua tipuri;

se obtin prin rabatarea unor linii.

Organigrama circulara, caracterizata prin:

in acest tip, nivelurile ierarhice sunt reprezentate prin cercuri concentrice in care organele de conducere apar in cercul din mijloc.

Alcatuirea corecta a organigramelor evidentiaza modul de transmitere a autoritatii si locul fiecarui individ in organizatie. Prin aceasta se asigura un instrument de control in vederea caracterizarii si motivarii personalului.

Relatiile care se stabilesc in cadrul structurii organizatorice

Aceste relatii se stabilesc prin reglementari legale intre subdiviziunile organizatorice.

Clasificarea relatiilor dupa continutul informatiilor transmise:

I.           Relatiile de AUTORITATE - caracteristici

Ø      exercitarea lor este obligatorie;

Ø      asigura conducerea unitara;

Ø      transmiterea informatiilor se face in ambele sensuri;

Ø      subordonatii trebuie sa raspunda in fata conducatorilor.

Aceste relatii sunt:

a) Relatii ierarhice - caracteristici:

stabilesc raporturile dintre titularii posturilor de conducere si titularii posturilor de executie;

se concretizeaza in ordine, dispozitii care se transmit de sus in jos si in rapoarte care se transmit de jos in sus;

structura organizatorica este reprezentata printr-o piramida ierarhica.

b) Relatii functionale - caracteristici:

rezulta din exercitarea autoritatii unor compartimente;

se concretizeaza in regulamente, recomandari, indicatii care se transmit de sus in jos.

c) Relatii de stat major - caracteristici:

delegarea sarcinilor de autoritate de catre managerul superior unor persoane sau colective pentru solutionarea unor probleme complexe care vizeaza unul sau mai multe compartimente;

fiecare membru al echipei respecta ordinele autoritatii delegate;

autoritatea delegata nu poate emite decizii obligatorii.

II.        Relatii de COOPERARE - caracteristici:

Ø      se manifesta intre posturile situate pe acelasi nivel ierarhic din compartimente diferite;

Ø      scopul lor este obtinerea unor informatii suplimentare pentru lamurirea unor probleme, pentru realizarea in comun a unor lucrari.

Aceste relatii pot fi:

de informare, care apar intre conducatorii compartimentelor de pe acelasi nivel ierarhic;

de furnizare, care apar intre sectiile de productie si sectoarele de servire.

III.     Relatii de CONTROL - caracteristici:

Ele apar intre compartimentele specializate pentru efectuarea controlului (CTC, CFI) si celelalte compartimente.

IV.      Relatii de REPREZENTARE - caracteristici:

Ø      apar intre managerii de la nivel superior si reprezentantii altor intreprinderi;

Ø      au rolul de a lua decizii operative;

Ø      apar in cazul inlocuirii conducatorului unui compartiment printr-un delegat imputernicit, caz in care se transmite executarea sarcinilor catre inlocuitor.

II. ORGANIZAREA ACTIVITATII

2.1. Identificarea obiectivelor pentru diferite pozitii in structura organizatorica

a. Concept:

Organizarea reprezinta un proces important al activitati unei intreprinderi si depinde de capacitatea ei de a grupa procesele de munca in formatii sau compartimente de lucru pentru cresterea eficientei.

b. Caracteristici:

Tipuri de organizare:

Organizarea procesuala - consta in determinarea unor activitati diferite si coordonate care au loc intr-o intreprindere.

Organizarea structurala - in cadrul careia se stabilesc componentele de lucru sub forma subdiviziunilor organizatorice.

v     ORGANIZAREA PROCESUALA

Grupeaza activitatile dupa criterii de omogenitate si complementaritate in functiuni; deci efectele organizarii procesuale sunt functiunile.

Functiunea intreprinderii reprezinta un ansamblu de activitati omogene sau complementare (identice, asemanatoare sau inrudite) care contribuie la o mai buna gestionare a resurselor intreprinderii in vederea obtinerii eficientei maxime.

Functiunile intreprinderii sunt:

Ø      Functiunea de cercetare-dezvoltare - cuprinde activitatile de studiere, concepere si elaborare a cadrului tehnic si tehnologic;

Ø      Functiunea de productie - cuprinde activitatile de baza ale intreprinderii, care contribuie la desfasurarea normala a proceselor de productie;

Ø      Functiunea comerciala (de marketing) - cuprinde totalitatea activitatilor referitoare la legaturile intreprinderii cu mediul extern (activitati de aprovizionare si desfacere);

Ø      Functiunea financiar-contabila - cuprinde totalitatea activitatilor prin care se asigura, se gestioneaza si se controleaza resursele financiare necesare intreprinderii.

Ø      Functiunea de personal - cuprinde activitatile prin care se asigura resursele umane (recrutarea, selectia, incadrarea, promovarea, salarizarea, pregatirea si specializarea personalului).

v     ORGANIZAREA STRUCTURALA

Se concretizeaza in structura organizatorica a unei intreprinderi.

Structura organizatorica reprezinta un ansamblu de subdiviziuni organizatorice formate prin gruparea activitatilor corelate pentru functionarea normala a intreprinderii si relatiile dintre acestea.

Structura organizatorica este un sistem care include mai multe componente, relatiile dintre acestea, dar si persoanele implicate in desfasurarea activitatii acestora, cu competente si responsabilitati adecvate pozitiilor pe care le ocupa.

Componentele structurii organizatorice:

POSTUL

FUNCTIA

PONDEREA IERARHICA

COMPARTIMENTUL

NIVELUL IERARHIC

RELATIILE ORGANIZATORICE

POSTUL reprezinta subdiviziunea organizatorica primara, care cuprinde totalitatea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor care ii revin fiecarui angajat din intreprindere.

Proiectarea posturilor si reproiectarea tehnicilor, dintr-o intreprindere, presupune:

Ø      Identificarea celor mai importante nevoi ale angajatilor si ale organizatiei;

Ø      Inlaturarea tuturor obstacolelor de la locurile de munca ce ar afecta aceste nevoi.

In mod practic, numarul posturilor trebuie sa fie egal cu numarul locurilor de munca din cadrul structurii functionale.

1. Sarcinile postului (analiza postului) reprezinta procese de munca simple sau parti ale unui proces de munca complex.

Informatiile pentru obtinerea elementelor unui post sunt continute in fisele privind "descrierea postului" si "specificarea postului". Acesti termeni sunt folositi pentru a descrie posturile nonmanageriale. Atunci cand se descriu posturile manageriale, se folosesc termenii "descrierea pozitiei" si "specificarea pozitiei".

Sarcinile postului furnizeaza informatii ce pot fi folosite de fiecare manager in cadrul intreprinderii.

Analiza postului se bazeaza pe urmatoarele aspecte:

Sarcinile active ale postului reprezinta ce actiuni concrete desfasoara un angajat in postul respectiv:

• Cunoasterea amanuntita a procesului tehnologic de realizare a produselor finite;
• Obtinerea produselor conform standardelor de calitate;
• Controlul din punct de vedere calitativ si cantitativ a materiilor prime, materialelor consumabile, a produselor finite obtinute etc.

Performantele postului reprezinta produsele, lucrarile, serviciile sau rezultatele obtinute de un angajat.

2. Competentele (autoritatea formala) reprezinta mijloacele pe care le foloseste titularul postului pentru indeplinirea sarcinilor. Titularii posturilor trebuie sa aiba si competente (autoritate profesionala).

Autoritatea profesionala reprezinta nivelul de pregatire si experienta titularului de post, prin care acesta dobandeste recunoasterea meritelor si a contributiilor personale din partea sefilor si a celorlalti colegi.

Competenta organizationala reprezinta limitele de actiune a titularului de post pentru realizarea obiectivului individual. Aceasta competenta apare in regulamentul de organizare si functionare a intreprinderii

Competentele postului sunt:

• Luarea de masuri privind folosirea rationala a materiilor prime, materialelor consumabile (auxiliare, piese de schimb etc.);
• Respectarea normelor de igiena, securitate si protectie a muncii etc.

3. Obiectivele individuale reprezinta obiectivele specifici fiecarui angajat.

Aceste obiective evidentiaza utilitatea si contributia angajatului la realizarea lor, pe baza carora se evalueaza rezultatele muncii.

Obiectivele postului sunt:

• Realizarea unei anumite productivitati zilnice (stabilite in Fisa postului);
• Realizarea unei anumite productii pe zi/saptamana etc.

4. Responsabilitatile sunt obligatii ce revin fiecarui titular de post pentru indeplinirea sarcinilor. Ele se concretizeaza in atitudinile si raspunderea (materiala, morala, penala, disciplinara, juridica etc.) a titularului postului fata de modul de realizare a obiectivelor.

Responsabilitatile titularului postului:

• Respectarea procesului tehnologic de obtinre a produselor;
• Respectarea normelor de protectie a muncii, de prevenire  si stingere a incendiilor;
• Raspunderea pentru nerespectarea standardelor de calitate etc.

Elementele caracteristice unui post sunt cuprinse in "Fisa postului".

Fisa postului arata locul si contributia unui post la realizarea obiectivelor organizationle, individuale, constituind baza contractului de angajare.

Fisa postului cuprinde doua parti:

• Descrierea postului - cuprinde aspectele importante ale postului;
• Cerintele postului - cuprind informatiile privind cerintele necesare angajatului pentru ocuparea postului.

Descrierea postului include toate informatiile esentiale referitoare la elementele, componentele si variabilele care caracterizeaza postul:

Ø      Numele;

Ø      Functia titularului postului;

Ø      Serviciul titularului;

Ø      Compartimentul sau departamentul unde este incadrata persoana;

Ø      Nivelul ierarhic si (relatiile ierarhice) - cui ii este subordonat titularul postului

Ø      Ponderea ierarhica - pe cine are in subordine;

Ø      Relatiile organizatorice - relatii functionale (interne si externe);

Ø      Obiectivele individuale;

Ø      Autonomia decizionala;

Ø      Descrierea sarcinilor care ii revin titularului postului, descrierea responsabilitatilor titularului pentru rezolvarea sarcinilor ce i-au fost atribuite, limitele de competenta sau libertatea decizionala a titularului.

Cerintele postului se refera la:

Ø      Studiile necesare (pregatirea de baza, specializarea, perfectionarea etc.);

Ø      Vechimea necesara (experienta);

Ø      Calitati personale (capacitate, calitati, abilitati, aptitudini etc.)

FUNCTIA reprezinta totalitatea posturilor care au sarcini si atributii omogene si care sunt in subordinea unei persoane din structura organizatorica a intreprinderii.

Dupa continutul obiectivelor, sarcinilor si responsabilitatilor, functiile pot fi:

1. Functia de conducere - cuprinde sarcini si atributii de coordonare a activitatii persoanelor subordonate, cu grad mare de competenta si responsabilitate.

Aceasta functie presupune atributii de coordonare a activitatii, cum sunt: previziunea, organizarea, coordonarea, evaluarea si controlul, adoptarea de decizii etc.

Principalele functii de conducere din cadrul unei intreprinderi sunt:

Ø      manager (director) general;

Ø      manager (director) adjunct;

Ø      manager tehnic/ economic/ comercial;

Ø      contabil-sef;

Ø      inginer-sef;

Ø      sef de sectie;

Ø      sef de serviciu;

Ø      maistru.

Managerul este persoana care ia decizii si initiaza actiuni care influenteaza activitatea subalternilor.

2. Functia de executie - cuprinde sarcini de executare a lucrarilor sau de rezolvare a problemelor, fara sarcini de coordonare a activitatii.

Aceasta functie consta in aplicarea deciziilor emise de catre cei care detin functii de conducere.

Functiile de executie de specialitate sunt:

Ø      Functii de executie cu caracter general (inginer principal, economist etc.);

Ø      Functii de executie cu sarcini de revizie contabila (revizor contabil principal, contabil etc.);

Ø      Fubctii de executie pentru activitatea de resurse umane (inspectori sau referenti privind selectia, evaluarea, formarea profesionala).

PONDEREA IERARHICA REPREZINTa NUMARUL DE PERSOANE (COMPARTIMENTE) CONDUSE In mod direct de un cadru de conducere.

Marimea ponderii ierarhice este determinata de urmatorii factori:

Natura activitatii desfasurate;

Gradul de independenta a sarcinilor ce revin subordonatilor;

Nivelul de pregatire profesionala si capacitatea organizatorica a managerului si subordonatilor;

Dispersia teritoriala a posturilor subordonate managerului.

In functie de acesti factori, ponderea ierarhica optima a angajatilor de la niveluri ierarhice superioare este de 4-8 subalterni, iar la angajatii de la nivelurile de baza, aceasta creste in raport cu particularitatile activitatilor desfasurate.

COMPARTIMENTUL cuprinde totalitatea persoanelor subordonate acelluiasi conducator, care efectueaza atributii si sarcini omogene sau complementare pentru realizarea obiectivelor.

Tipurile de compartimente sunt:

Ø      Biroul se constituie pentru activitati omogene, cand volumul de munca necesita un numar de minimum cinci persoane;

Ø      Serviciul se constituie pentru activitati omogene cu un volum mare de munca sau pentru activitati complementare care necesita o conducere unitara, cand volumul de munca necesita minimum opt persoane; daca serviciul necesita peste zece persoane, atunci se pot organiza birouri in componenta sa.

Ø      Sectia reprezinta o importanta unitate sub aspect administrativ, in cadrul careia se efectueaza fie un produs sau o parte a acestuia, fie o parte a procesului tehnologic. Pentru constituirea unei sectii este necesare un anumit numar de ateliere de productie sau formatii de lucru.

Dupa rolul in procesul de productie, sectiile sunt:

de baza;

auxiliare;

de deservire;

anexe.

Ø      Atelierul reprezinta o subdiviziune a sectiei, constituita din mai multe locuri de munca in care se efectueaza aceeasi operatie tehnologica sau toate operatiile tehnologice necesare obtinerii unei piese (produs).

In functie de profilul lor, atelierele pot fi:

de productie;

de montaj;

service;

alte activitati.

Ø      Locul de munca reprezinta suprafata de productie dotata cu mijloace de munca, organizata pentru realizarea unei operatii sau lucrari de catre un muncitor sau un grup de muncitori.

Atributiile compartimentelor dintr-o intreprindere sunt:

1. Pentru COMPARTIMENTUL ADMINISTRATIV-JURIDIC (include secretariatul):
• selecteaza si repartizeaza corespondenta;
• administratorul raspunde de buna gestionare a valorilor materiale si banesti;
• secretara procura rechizitele, pregateste si convoaca sedintele de lucru;
• juristul asigura obtinerea tuturor avizelor; reprezinta interesele unitatii; analizeaza cauzele care genereaza infractiuni si litigii; propune masurile necesare pentru recuperarea creantelor; intocmeste si tine evidenta actelor cu caracter normativ; raspunde de aplicarea legalitatii in toate domeniile de activitate ale institutiei.
2. Pentru COMPARTIMENTUL MARKETING:

elaboreaza strategiile de marketing, programele de marketing; coordoneaza si controleaza indeplinirea acestora;

efectueaza cercetari si previziuni de marketing, studii de piata;

fundamenteaza deciziile tuturor compartimentelor.

3. Pentru COMPARTIMENTUL APROVIZIONARE:

studiaza necesarul de aprovizionare;

selecteaza ofertele cele mai avantajoase;

tine evidenta pe categorii de furnizori;

asigura depozitarea bunurilor.

4. Pentru COMPARTIMENTUL DESFACERE:

verfica si centralizeaza comenzile primite;

tine evidenta nominala a clientilor;

intocmeste documentele de livrare;

urmareste expedierea bunurilor pentru fiecare comanda in parte;

tine evidenta operativa a bunurilor gestionate.

5. Pentru COMPARTIMENTUL FINANCIAR-CONTABIL:

organizeaza si raspunde de intocmirea lucrarilor de planificare financiara;

analizeaza cheltuielile de productie si miscarea mijloacelor circulante;

propune masuri pentru cresterea rentabilitatii;

asigura indeplinirea obligatiilor catre bugetul statului si catre terti;

organizeaza contabilitatea in conformitate cu dispozitiile legale;

asigura intocmirea la timp a balantelor de verificare, bilanturilor, a situatiilor lunare privind principalii indicatori economico-financiari;

raspunde pentru integritatea patrimoniului din punct de vedere financiar-contabil; raspunde de controlul financiar preventiv;

asigura intocmirea, circulatia si pastrarea documentelor justificative din domeniul financiar-contabil.

Clasificarea compartimentelor:

1. Dupa obiectivele atribuite:

compartimente operationale - sunt organizate si incadrate cu personal care contribuie la obtinerea productiei, la furnizarea unor servicii.

compartimente functionale - sunt organizate si incadrate cu personal de specialitate, care pregatesc deciziile pentru manager si acorda asistenta de specialitate.

2. Dupa structura interna si modul de distribuire a competentei ierarhice:

compartimente de baza - reprezinta o grupare de persoane asupra carora isi exercita autoritatea numai seful direct.

compartimente de ansamblu reprezinta o grupare de persoane din care o parte pot fi subordonate direct sefului de compartiment, iar o alta parte indirect, prin intermediul unui sef al unui compartiment de baza.

3. Dupa natura competentelor:

compartimente ierarhice - in cadrul carora managerii dispun de autoritate ierarhica asupra managerilor compartimentelor situate pe o treapta inferioara, avand dreptul de a da ordine, dispozitii etc.

compartimente functionale - in cadrul carora managerii acestora dispun de autoritate functionala fata de alte compartimente, avand posibilitatea de a da indrumari, instructiuni in domeniul in care sunt specializati.

compartimente de stat-major - acorda asistenta de specialitate conducerii intreprinderii.

PIRAMIDA IERARHICA reprezinta totalitatea treptelor ierarhice si legaturilor structurale dintre compartimentele de munca.

Se caracterizeaza prin doua elemente: inaltimea si baza.

Marimea piramidei depinde de o serie de factori:

• marimea intreprinderii;
• numarul personalului;
• numarul compartimentelor.

In functie de acesti factori, piramida ierarhica are un numar mai mare sau mai mic de niveluri ierarhice.

O piramida ierarhica inalta este specifica intreprinderilor mari, in timp de intreprinderile mijlocii si mici au o piramida aplatizata.