PROGRAME INFORMATICE PENTRU PLANIFICAREA SI URMARIREA PROIECTELOR

Un management al proiectelor eficient solicita ca informatiile relevante sa fie obtinute, analizate si reanalizate intr-o maniera rapida si oportuna. Astazi, specialistii in managementul proiectelor si echipele de proiect dispun de o gama larga de produse software pentru urmarirea si controlul proiectelor.

Produsele software de management al proiectelor contin, in afara de programarea duratelor si termenelor de realizare a activitatilor cu ajutorul metodelor graficelor retea, si posibilitatea programarii costurilor si resurselor (forta de munca, echipamente, materiale). Suplimentar, in afara programarii activitatilor, se poate realiza si un proiect de control al acestora, prin care se pot compara programarile initiale, cu cele actualizate si se pot elabora rapoarte de stare comparative intre situatia reala existenta si cea corespunzatoare planificarii initiale.

Un avantaj evident al introducerii programelor automate de planificare a activitatilor consta si in faptul ca, datorita vitezei mari de calcul, se pot introduce mai multe variante de simulare a desfasurarii acestora in vederea alegerii variantei optime cu efectele economice cele mai favorabile. Astfel pot fi variate situatiile privind disponibilitatile, costurile si programarea termenelor de realizare a activitatilor si se poate stabili desfasurarea optima a activitatilor.

Modul de operare si posibilitatile programelor existente la ora actuala pe piata software sunt sensibil asemanatoare. Ele se diferentiaza in principal prin confortul in utilizare, dar mai ales prin pretul de procurare.

PROJECT - Microsoft

PROJECT permite modelarea interactiva si, plecand de la diverse reprezentari (Gantt, PERT), sa administreze evolutia proiectelor.

Activitatile sunt clasificate in activitati principale si activitati subordonate. Aceasta clasificare poate fi modificata imediat, la orice nivel de organizare; cu ajutorul mouse - ului este posibil de intervenit grafic asupra diagramei alese (organigrama, agenda) pentru inscrierea sau stergerea unei activitati si observarea incidentelor temporale si financiare ale unei asemenea decizii, in aceeasi masura in care numarul filtrelor ne permite evidentierea numai a informatiilor pertinente dupa o apreciere rapida, asupra simularii in curs, in functie de criteriile de eficienta maxima prestabilite de utilizator.

TIME LINE - Symatec

TIME LINE permite planificarea si urmarirea proiectelor, calcularea duratei de executie a unui proiect, si consumul de resurse necesare. TIME LINE genereaza totodata si rapoarte de costuri plecand de la datele de inceput si de sfarsit ale proiectului. Vizualizarea resurselor sub forma de histograme, conduce la posibilitatea anularii conflictelor de resurse prin decalarea activitatilor in timp. O functie de simulare permite testarea mai multor scenarii si modificarea acestora. Cu ajutorul programului TIME LINE se poate realiza gestiunea simultana a mai multor proiecte si combinatia elementelor acestora, permitand gestiunea de asamblare in functie de eventualele prioritati. Utilizatorul poate compara planul initial cu avansarea reala a activitatilor si poate exporta fisierele in LOTUS, dBASE, MULTIPLAN, sau altele.

HARVARD TOTAL PROJECT MANAGER 2.0 - Software Publishing Corporation

HARVARD TOTAL PROJECT MANAGER 2.0 permite realizarea proiectelor in ceea ce priveste: timpul, planul si bugetul. Acest program de calcul furnizeaza planul de lucru, afectarea resurselor de calcul si determinarea costurilor. El furnizeaza tablourile PERT si Gantt precum si costurile, afisand automat nivelul resurselor, incarcarea resurselor si graficele de repartizare a acestora, oferin reprezentarea simultana a functiilor pe ecran datorita utilizarii ferestrelor multiple, lucrului in structura impartita, 4 tipuri de conditionare a activitatilor, sub-proiecte legate, rezultatele financiare si programarea fortei de munca. Utilizatorii pot exporta direct in LOTUS, dBASE III sau crea fisiere ASCII.

SUPER PROJECT EXPERT - Computer Associates

Este un program de constructie si ordonare a proiectelor destinat micro-ordinatoarelor. SUPER PROJECT EXPERT ofera 4 moduri de lucru: diagrame PERT pentru vizualizarea dependentelor dintre activitati, tabloul recapitulativ al activitatilor, diagrame Gantt si diagrame descriptive ale structurii proiectului. SUPER PROJECT pune in evidenta drumurile critice ale diagramelor si permite modificari ale proiectului care se repercuteaza asupra altor scheme si tabele care sunt toate legate. SUPER PROJECT poate genera pana la 9 niveluri de activitati si poate pastra gestiunea datelor, ca termene " cel mai devreme" si "cel mai tarziu". Calendarul detaliat al proiectului poate fi de asemeni vizualizat.

PSN 5 - Scitor

PROJECT SCHEDULAR 5 este un program de gestiune a proiectelor avand la baza metoda C.P.M. Permite stabilirea calendarului, evaluarea costurilor si resursele disponibile. O interfata grafica ajuta la punerea in functiune a urmatoarelor facilitati: diagrame de retele in reprezentarile grafice corespunzatoare; o reprezentare a proiectului - multi - mod - (grafice, diagrame, liste de activitati cu toti parametrii); posibilitatea incadrarii intr-un calendar prestabilit; alegerea unitatilor de timp (de la minut la luna); rezumat sub forma de tabel a diverselor activitati componente si conditionarile lor.

PLANIFICAREA SI URMARIREA PROIECTELOR

CU MICROSOFT PROJECT 2002

Lectia 1: Introducerea si organizarea activitatilor

Introducerea activitatilor:

In vizualizarea Gantt View, tabelul Entry (asemanator cu o foaie de calcul Excel):

in coloana Task Name se trece denumirea activitatii;

Introducerea duratelor:

in coloana Duration, se trece in dreptul fiecarei activitati durata estimata. Aceasta poate fi exprimata in orice unitate de timp (de la minut pana la luna). Abrevieri ce pot fi folosite:

m pt. Minut

h pt. Ora

d pt. Zi

w pt. Saptamana

mo pt. Luna

Aceleasi notatii precedate de litera "e" (ex: em, eh, ew) semnifica o unitate de timp "consumata" (aceasta durata apare in situatia in care unele activitati se pot desfasura atat in perioada lucratoare - definita in Calendarul Standard al proiectului de 8 ore/zi, timp de 5 zile /saptamana - cat si in perioada nelucratoare. Ex.: asteptarea pana la intarirea betonului turnat).

Daca dupa durata estimata apare semnul "?" (ex: 2w?), inseamna ca doriti sa reveniti asupra acelei estimari dupa ce va actualizati informatiile sau este o estimare implicita a produsului informatic (de obicei 1d?).

Dupa estimarea duratelor, se stabilesc fazele majore ale proiectului. Aceste faze vor contine grupuri de operatiuni iar durata lor va rezulta din duratele operatiunilor grupate.

Pentru crearea unei faze:

se introduce denumirea fazei (care apoi se bolduieste)

se selecteaza activitatile care formeaza faza respectiva si se face click pe optiunea Indent.

Introducerea la finalul fiecarei faze si la finalul proiectului a unui "punct de reper":

se insereaza la sfarsitul fazei respective o noua linie (New Task);

se scrie pe linia noua denumirea punctului de reper (ex: Terminare faza 1);

se trece 0 days in coloana Duration corespunzatoare punctului de reper.

Legarea activitatilor (introducerea precedentelor)

Intre operatiunile obtinute va trebui sa stabilim asa-numitele dependente sau relatii. Aceste relatii pot fi de patru feluri:

- Figura 1 - Relatii intre operatiuni -

Pentru a lega doua activitati de forma FS:

se selecteaza cele doua activitati si se face click pe optiunea Link Tasks;

Pentru a lega activitati prin una din celelalte 3 optiuni:

se selecteaza una dintre activitati,

se activeaza optiunea Task Information/ Predecessor,

se selecteaza din lista care se deschide activitatea care o precede,

se selecteaza forma de precedenta.

Alta modalitate de legare a activitatilor (valabila pentru toate cele 4 modalitati):

in tabelul Entry, in coloana Predecessor se trece pentru fiecare activitate ID-ul activitatii sau activitatilor (separate prin virgula) care o preced, urmate de simbolul tipului de legatura (FS; SS; SF; FF).

Alte optiuni:

Vizualizarea integrala a graficului Gantt - click pe Zoom Out;

Verificarea duratei totale a proiectului - Optiunea Project Information;

Introducerea unei noi activitati - optiunea New Task;

Stergerea unei activitati - optiunea Delete New Task.

Lectia 2: Configurarea resurselor

3 categorii de resurse:   Tipul (in Microsoft Project)

oameni, Work

echipamente, Work

materiale (consumabile) Material

Pentru configurarea resurselor se activeaza tabelul Resource Sheet din meniul Wiew.

Acesta contine implicit:

Denumirea resursei (Resource Name) - poate fi numele unei persoane sau functia/meseria pe care o are;

Tipul resursei (Type) - Work (pt. Persoane si echipamente), Material (pt. Materiale consumabile);

Unitatea de masura (Material label) - doar pentru resursele consumabile;

Initialele (Initials) - denumiri prescurtate ale resurselor;

Grup (Group) - grupul, departamentul, echipa de care apartine resursa sau grupuri de persoane cu deprinderi comune;

Unitati maxime (Max. Units) - capacitatea maxima a unei resurse de executare a unei activitati (ex: 100% din timpul disponibil al unei persoane il puteti folosi in proiectul respectiv);

Cost Standard (Std. Rate) - rata de plata standard a unei resurse pe unitatea de timp (zi, ora, saptamina) sau pe unit. fizica (in cazul resurselor materiale);

Plata suplimentara (Ovt. Rate) - plata pe o unitate suplimentara de timp lucrata de o resursa peste timpul standard;

Cost pe utilizare (Cost/use) - un cost ce se plateste la fiecare utilizare in cazul unor resurse (cum sunt cele de echipament), pe langa plata standard si suplimentara (ex: curatarea unui echipament la fiecare utilizare necesita anumite cheltuieli) ;

Cresterea costului la(Acrrue at..) - momentul la care programul sa treaca in cheltuielile totale un anumit cost (la inceputul activitatii - ex. chiria pt. un echipament se plateste in momentul inchirierii, la finalul activitatii, proportional = prorated pe parcursul derularii activitatii);

Calendarul de baza - calendarul de lucru asociat unei resurse (poate diferi de calendarul Standard de 8h/zi al proiectului).

La ceste coloane se pot adauga altele in care se pot introduce informatii suplimentare (Insert Column, iar in caseta de Column Definition se specifica tipul campului dorit - numar, text, etc, si se da o denumire coloanei).

Attn! Resursele umane pot lucra maxim 12 ore. Resursele echipament pot lucra continuu.

Optiunea Tools/ Options - schimbarea monedei de lucru (Leu, Euro, USD etc.)

Introducere o coloana noua in tabelul de resurse:

se selecteaza cu mouse-ul coloana langa care se doreste inserarea coloanei noi,

se activeaza Insert/ Column si apare caseta Column Definition;

in lista Field se selecteaza optiunea Text 1 (daca dorim introducerea unei coloane care sa contina informatii tip text),

In caseta Title se trece denumirea pe care o dorim pentru noua coloana, se aliniaza textul si OK.

Lectia 3: Alocarea de resurse la activitati

Cand vorbim de resurse, spunem resurse umane (membri echipei), echipamente si materiale. Din salarul membrilor echipei, din costul de utilizare al echipamentelor si din costul materialelor se va obtine deja o prima evaluare a costului proiectului nostru, cost dependent printre altele de duratele operatiunilor.