Planul de actiune

Planul de actiune

Punerea in practica, in cadrul unui serviciu al administratiei publice, a demersului de tip 'plan de actiune' reprezinta, inainte de toate, o modalitate de a face sa evolueze metodele de management intr-un sens rational si participativ, un efort de a face persoanele vizate sa reflecteze asupra activitatii proprii in termeni de obiective anuale si rezultate masurabile prin intermediul unor indicatori.

Planul de actiune reprezinta o procedura anuala de planificare operationala, constituind ocazia:

Ø     de a adopta un demers prospectiv, vizand sa formalizeze orientarile prioritare ale anului in curs (asupra a ce este necesar sa se concentreze eforturile in cadrul serviciului, directiei, etc.);

Ø     de a defini de o maniera rationala actiunile necesare in functie de rezultate precise de atins. Procedura in cauza permite, in functie de prioritati anuale, sa se inregistreze un progres in ceea ce priveste precizia actiunilor initiate,a obiectivelor de atins precum si in ceea ce priveste indicatorii alesi pentru supravegherea activitatilor;

Ø     de a gira in cele mai bune conditii resursele umane, financiare, tehnice, etc. puse la dispozitie in interiorul serviciului/directiei, prin concentrarea unor mijloace limitate in directia prioritatilor clar definite. Planul de actiune produce trecerea de la o logica a mijloacelor la o logica a resurselor (care este cea mai buna utilizare a resurselor alocate);

Ø     punerea in practica a unui alt tip de management; planul de actiune presupune achizitionarea unui ansamblu de expertiza tehnica si relationala, pana atunci prea putin valorizata in cazul managementului traditional (informatia, comunicarea, delegarea, negocierea, evaluarea).

Modalitati de realizare a planului de actiune - Planul de actiune se afla intr-o relatie directa cu alte tehnici ale managementului strategic:

a. PROIECTUL DE SERVICIU

b. ORIENTARILE GENERALE (defmesc cadrul in care se vor insera planurile de actiune)

c. PLANUL DE ACTIUNE (transmis esalonului care are puterea de decizie)

d. SCRISOAREA DE DEFINIRE A MISIUNILOR (defineste obiectivele prioritare si elementele pe baza carora sunt stabilite)

e. TABLOUL DE BORD (pentru supravegherea nivelelor de avansare a proiectului)

f. SEDINTA ANUALA DE EVALUARE A ACTIVITATII (evalueaza, intre altele, gradul de realizare a obiectivelor fixate la nivelul fiecarui functionar, in cadrul planului de activitate a serviciului).

Planul de actiune este acompaniat de asemenea de:

a. Un plan in domeniul formarii / perfectionarii functionarilor,

b. Controlul / gestionarea angajarilor si competentelor.

Elaborarea planurilor de actiune - vizeaza trei nivele:

1. Superiorul ierarhic: difuzeaza o nota de incadrare, definind marile orientari ce trebuie urmarite in cursul anului. Conform acestor orientari responsabilii de servicii determina, pentru echipa proprie obiectivele de atins. El realizeaza, de asemenea, o munca de sintetizare a diferitelor planuri de actiune, validandu-le.

2. Responsabilul de serviciu, directie, etc. formalizeaza obiectivele si actiunile utilizand un formular capabil sa identifice de o maniera precisa conditiile de realizare a obiectivelor (etapele, responsabilitatile, mijloacele). Transmite superiorului ierarhic, pentru validare, proiectul sau particular al planului de actiune.

3. Colaboratorii (functionarii) participa activ la definirea obiectivelor si actiunilor necesare; Monitorizarea/supravegherea planurilor de actiune.

Unul din principiile conducerii pe obiective este reprezentat de evaluarea rezultatelor; acesta implica faptul ca, la intervale regulate, se pune in aplicare un astfel de demers in ceea ce priveste stadiul la care se afla planul de actiune, raportat la obiectivele fixate.

a. Superiorul ierarhic:

Ø          actualizeaza propria sa grila de evaluare pe baza informatiilor primite de la esaloanele inferioare,

Ø     initiaza in mod regulat (cel putin o data pe semestru) o evaluare in masura sa actualizeze grila si sa estimeze intarzierile existente.

b. Responsabilul de servicii/directie: analizeaza lunar grila proprie de evaluare a activitatii serviciului.

c. Colaboratorii (functionarii): sunt informati referitor la gradul de atingere a obiectivelor, intarzieri, masuri corective.

Elemente sensibile in cazul demersului de tip 'plan de actiune' - Pentru realizarea unui cadru al actiunii este necesara elaborarea unei note de orientare generala, ce poate mobiliza si motiva functionarii; distingerea obiectivelor externe (ce se refera la evaluarea serviciilor oferite cetateanului) si cele interne (ce privesc metodele de lucru, comunicarea interna, etc.); supravegherea atenta a intarzierilor; deseori procedura planului de actiune este marcata negativ de intarzieri accentuate; obiectivele prea putin precizate, indicatorii vagi fac demersul in cauza inoperant.

Demersul de tip 'plan de actiune' este indisociabil de supravegherea si evaluarea regulata a actiunilor.