Recomandari privind pregatirea activitatilor de auditare

Recomandari privind pregatirea activitatilor de auditare

Cea mai vasta problematica a proceselor de certificare o prezinta auditarea. Au fost scrise multe carti si articole care se ocupa de auditare si auditori. In [1] se considera ca, o buna definitie a auditului, ar fi urmatoarea:

"o studiere si analiza independenta si metodica a unuia sau mai multor elemente ale unui sistem, a operarii lor, a conformitatii cu standardele, a rezultatelor si eficientei, facute in scopul verificarii si imbunatatirii".

Nici un audit, desfasurat pe orice durata si efectuat oricat de atent nu va putea cuprinde multitudinea aspectelor si detaliilor unui sistem de calitate! Ca urmare este o adevarata "arta" sa se faca un audit adecvat. Una din cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru intre abordarea de ansamblu, care nu poate fi decat globala, superficiala, si investigatiile amanuntite, aprofundate, in cadrul carora detaliile sistemului sunt supuse unei analize amanuntite. De regula, tehnica investigatiilor detaliate se declanseaza in momentul cand la abordarea de ansamblu se constata o problema suspecta sau o neconformitate majora sau minora.

Auditarea trebuie sa gaseasca firma auditata in situatia cand tot personalul considera ca stie sa-si indeplineasca perfect indatoririle profesionale, are toate conditiile de munca astfel incat sa-i permita executarea tuturor operatiilor fara greseala, nu are nici un motiv ca sa faca vreo greseala. Altfel spus, toata lumea sa fie convinsa ca auditul va fi doar o simpla formalitate, care totusi trebuie facuta ca sa se obtina si oficial o dovada ca tot ceea ce se face in cadrul firmei este perfect. Daca unele persoane stiau ca exista vreun fel de probleme atunci trebuiau sa le semnaleze inaintea auditului si sa li se gaseasca o rezolvare.

Aceasta schimbare de mentalitate a modului cum este privita activitatea intr-o companie este, pentru conditiile tarii noastre, extrem de greu de depasit. De zeci de ani activitatea tuturor sectoarelor de activitate trebuia sa faca fata la doua tipuri de solicitari:

Prima situatie era cea obisnuita, cand activitatile se desfasurau in conditii normale, cu o multime de neajunsuri, pe care le stiau si operatorii si sefii sectoarelor unde acestia isi desfasurau activitatea. Ca urmare, munca se desfasura conform principiului "merge si asa". Lipsa oricarei concurente, in conditiile cand cererea depasea cu mult oferta, a facut ca un asemenea mod de lucru sa fie viabil. Dam in acest sens exemplul autoturismelor Dacia, Oltcit sau Aro. Pe acest segment de piata, pana in 1990, doritorii unui autoturism depuneau contravaloarea marfii atat de dorite, asteptand 3-5 ani pana la livrare. Uneori, ca de exemplu autoturismele de teren Aro, se puteau achizitiona numai cu autorizatii speciale. Aceasta situatie era, practic, valabila pentru toate sectoarele de activitate;

A doua situatie corespundea unei solicitari speciale. De exemplu, pentru productia care trebuia livrata la export. Sau pentru prezentarea la o serie de targuri internationale, expozitii, prezentari de produse sau chiar numai pentru "vizitele de lucru" ale unor inalte personalitati din conducerea statului, judetului, partidului sau din ministere. Numai pentru aceste conditii, stiindu-se care sunt toate neajunsurile, se actiona astfel ca acestea sa fie eliminate, diminuate sau ascunse cu fel de fel de artificii. In aceste conditii exceptionale se realizau loturi limitate, special controlate, astfel incat calitatea acestora sa fie acceptabila. Era o practica obisnuita ca, prin sortare, produsele calitativ mai bune sa fie exportate iar cele cu diferite grade de neconformitate sa fie livrate pe piata interna.

Plecand de la o asemenea practica, toate sectoarele de activitate din tara noastra, reusesc cu greu sa-si modifice mentalitatea de munca. Noile cerinte definite de standardele din seria ISO 9000 cer, in sinteza, nu sa dovedesti ca poti face si activitati sau produse de calitate ci ca nu poti face activitati sau produse neconforme indicatorilor de calitate!

Avand in vedere consideratiile de mai sus, privind prin prisma realitatilor din tara noastra, se poate constata ca centrul de greutate al activitatilor legate de procesul de certificare se plaseaza in zona implementarii sistemului de calitate iar auditarea devine modalitatea prin care acesta poate fi autoevaluat si monitorizat.

Principalele caracteristici pe care trebuie sa le evidentieze un audit sunt:

Competenta sistemului, adica analiza modului cum au fost proiectate procedurile, daca sunt realiste si adecvate pentru activitatile specifice ale firmei auditate;

Conformitatea sistemului, adica daca procedurile proiectate sunt in practica aplicate corect, de fiecare data, cu orice ocazie si de catre intreg personalul;

Performanta sistemului, adica daca procedurile proiectate, executate corect chiar conduc la rezultatele dorite si asigura obtinerea tuturor parametrilor de calitate.

Se impune, ca o caracteristica nationala, ca sistemele calitatii trebuiesc sa fie mult mai atent pregatite in cadrul intern al companiei si pentru aceasta autoevaluarea devine un instrument de lucru deosebit de eficient. Eficienta deriva din faptul ca daca sistemul calitatii se dovedeste a avea cele trei caracteristici expuse mai sus, atunci procesul de certificare se va putea finaliza prin certificare. Auditul propriu-zis al organismului de certificare va constata cel mult neconformitati minore, care au scapat vigilentei  echipei de autoevaluare.

In ajutorul echipei de autoevaluare si pentru pregatirea auditului propriu-zis se vor sugera seturi de intrebari, corespunzatoare diferitelor compartimente. Aceste seturi pot fi folosite de echipa de autoevaluare pentru diferite audituri interne in diferite etape ale implementarii sistemului calitatii proiectat. De asemenea, aceste seturi de intrebari pot fi utilizate ca ghid de proiectare al sistemului calitatii.

In acest moment, seturile de intrebari pot fi obtinute din lucrarea [1]. Conform tuturor clauzelor (capitolelor) din standardul ISO 9000 s-au formulat intrebarile urmatoare. Acestea s-au grupat, functie de clauzele C 4.i, i = 1 . 20, astfel:

C 4.01 - responsabilitatea conducerii firmei (managementului):

Politica in domeniul calitatii;

Organizare: responsabilitate si autoritate, resurse;

Reprezentantul managementului;

C 4.02 - sistemul calitatii

Manualul calitatii;

Procedurile sistemului;

Proceduri / instructiuni de lucru;

Planurile calitatii;

Planificarea calitatii;

C 4.03 - analiza contractului

Analiza cererii de oferta (a comenzii) a contractului;

Modificarea contractului;

Inregistrarile analizelor contractului;

C 4.04 - controlul proiectarii

Planificarea proiectarii si a dezvoltarii;

Interfete: organizatorice si tehnice;

Date de intrare in proiectare;

Date de iesire de la proiectare;

Analiza proiectarii;

Verificarea proiectului;

Validarea proiectului;

Modificari ale proiectului;

C 4.05- controlul documentelor si al datelor

Categorii de documente si date;

Aprobarea si emiterea documentelor si a categoriilor de date;

Modificarea documentelor si a datelor;

C 4.06 - aprovizionarea

Evaluarea subcontractantilor;

Date de aprovizionare;

Verificarea efectuata de beneficiar la subcontractant;

Verificarea de catre client a produsului subcontractat;

C 4.07 - controlul produsului furnizat de client

C 4.08 - identificarea si urmarirea produsului

C 4.09 - controlul proceselor

Identificarea si planificarea proceselor;

Proceduri pentru productie, montaj si service;

Utilizarea de echipamente corespunzatoare;

Conformitatea cu standarde / coduri de referinta;

Planuri de calitate si / sau proceduri;

Monitorizarea si controlul parametrilor si caracteristicilor procesului;

Aprobarea proceselor si echipamentelor;

Criterii de executie;

Mentenanta echipamentelor;

Procese speciale;

C 4.10 - inspectii si testari

Inspectii si incercari la primire;

Inregistrarile inspectiilor si incercarilor;

C 4.11 - controlul echipamentelor de inspectie, masurare si testare (EIMT)

Stabilirea masurilor si exactitatea ceruta;

Identificarea, etalonarea si ajustarea echipamentelor de inspectie;

Definirea procesului de etalonare;

Identificarea EIMT;

Mentinerea inregistrarilor;

Evaluarea si documentarea validitatii rezultatelor inspectiilor anterioare, cand EIMTsunt gasite in afara limitelor stabilite;

Asigurarea conditiilor de mediu;

Protejarea EIMT impotriva ajustarilor accidentale;

C 4.12 - stadiul inspectiilor si al testarilor

C 4.13 - controlul produsului neconform

Identificarea produsului neconform;

Documentarea produsului neconform;

Evaluarea produsului neconform;

Izolarea (atunci cand este posibil) produsului neconform;

Tratarea produsului neconform;

Informarea compartimentelor implicate;

C 4.14 - actiuni corective si preventive

C 4.15 - manipulare, depozitare, ambalare, conservare si livrare

C 4.16 - controlul inregistrarilor calitatii

Identificare;

Colectare;

Indexare;

Acces;

Indosariere;

C 4.17 - audituri interne ale calitatii

Planificarea auditului;

Efectuarea auditului;

Rezultatele auditului;

Activitati de urmarire a rezultatelor auditului;

C 4.18 - instruire

Identificarea activitatilor de instruire;

Asigurarea instruirii personalului;

Calificarea personalului;

Inregistrari referitoare la instruirea personalului

C 4.19 - service

C 4.20 - tehnici statistice

- Identificarea necesitatilor privind aplicarea tehnicilor statistice;

- Proceduri pentru implementarea si controlul aplicarii tehnicilor

statistice.

Fiecare intrebare necesita raspunsuri cu da / nu si pot fi apreciate cu ajutorul unor note cuprinse intre zero si trei. Valoarea raspunsului se stabileste dupa cum urmeaza:

0 puncte, daca nu exista nici o dovada ca sunt satisfacute cerintele;

1 punct, daca elementul este prezent in cateva situatii. Documentatia este absenta, inadecvata sau incompleta;

2 puncte, daca elementul si documentatia este aproape completa, dar nesatisfacand toate cerintele;

3 puncte, daca dovezile arata satisfacerea tuturor cerintelor.

Este evident ca "greutatea punctajului" este arbitrara deoarece volumul de activitati necesar satisfacerii unei intrebari variaza foarte mult, functie de tipul clauzei. Totusi, sistemul de evaluare a auditului cu aceasta metoda are calitatea ca permite si o reprezentare grafica, o diagrama sub forma unei histograme, figura 5.7.

Punctajele maxime, functie de clauza si standardul ISO 9000 sunt prezentate in tabelul 5.1.

Reprezentarea grafica poate fi utila pentru ca evidentiaza sintetic rezultatelor unui audit. De asemenea, el poate ilustra progresele realizate intre doua audituri succesive sau ori de cate ori o clauza este mai bine respectata. Prin afisare el poate servi la informarea stadiului in care se gaseste la un moment dat implementarea Sistemului Calitatii. De asemenea pastreaza interesul si motivatia pentru personalul firmei.

In acest sens histograma este insotita ca titlu cu indemnul adresat angajatilor: "Sa ajutam la completarea spatiilor albe!". Se spera ca in acest fel, intregul personal va fi mai angajat, deoarece indemnul se adreseaza deopotriva tuturor celor angajati in procesul complex al implementarii sistemului de managementul calitatii. calitatii

Se recomanda ca reprezentarea sa contina rezultatele reprezentate cu negru la prima auditare si, apoi, cu nuante de gri, cu densitate din ce in mai redusa pentru auditurile urmatoare.