Aprovizionarea si gestionarea stocurilor in firmele din turism servicii

Aprovizionarea si gestionarea stocurilor in firmele din turism servicii

Practica a demonstrat ca nu exista organizatii productive prospere care sa nu acorde atentia cuvenita aprovizionarii. Achizitiile, aprovizionarile constituie o parte importanta a functiei comerciale a oricarei firme, deoarece aceste activitati sunt definitorii pentru insasi desfasurarea productiei firmei, de acest segment al activitatii depinzand realizarea si comercializarea unui produs sau a unui serviciu de calitate, la un pret rezonabil.

Aprovizionarea, ca forma a circulatiei marfurilor, are rolul asigurarii ritmice si in timpul optim, a necesarului de mijloace de productie. In sensul sau cel mai larg aprovizionarea include orice achizitie de bunuri si servicii efectuata de un consumator; aceasta activitate presupune existenta unui vanzator, a cumparatorului si a unui pret satisfacator pentru ambele parti.

Fluctuatia preturilor determina ca procesul de planificare financiara sa fie foarte dificil, influentand in majoritatea cazurilor decizia firmelor spre schimbarea furnizorilor si/sau a factorilor de productie.

In societatile comerciale de turism si alimentatie procesul de satisfacere a trebuintelor de bunuri si servicii, cuprinde activitati cu caracter de aprovizionare tehnico-materiala si cu marfuri (materii prime, materiale, echipamente de produc-tie s.a.m.d.), in vederea desfasurarii in conditii optime a proceselor productiei culinare, a prestarilor de servicii si desfacerii

Conducerea moderna a activitatilor din domeniul turismului impune cunoasterea cailor si mijloacelor prin care se pot perfectiona pana la optimizare activitatile cu un consum mare de munca vie si materializata. In plus este nevoie permanent de informatii care prin continutul lor specific sa impiedice perturbatiile sau factorii perturbatorii ai procesului de aprovizionare.

Activitatea de management a aprovizionarii include si ordonarea logica a urmatoarelor procese:

         . cercetarea cererii de marfuri si servicii a populatiei;

         . stabilirea necesarului de produse (in volum si structura);

         . identificarea principalilor furnizori, contactarea acestora pentru cunoasterea posibilitatilor de acoperire a necesarului stabilit;

         . determinarea cailor optime de aprovizionare;

         . incheierea contractelor;

         . stabilirea si asigurarea mijloacelor de transport (eventual contractarea acestora);

         . calcularea lotului optim de aprovizionat (pe produs sau grupa de produse);

         . organizarea activitatii de receptie cantitativa si calitativa a produselor aprovizionate.6

Buna organizare a activitatilor de aprovizionare implica desfasurarea unei activitati bine structurate, complexe de identificare si descriere a produsului dorit (specificatia de produs7), totul corelat cu studiul atent al potentialilor furnizori. Aceasta activitate este plina de responsabilitate si se reflecta in plan financiar, conducand atat la rationalizarea cheltuielilor acestui compartiment, cat si la cresterea sau scaderea profitului inregistrat de intreaga organizatie.

Specialistii apreciaza ca in functie de domeniul de activitate, respectiv tipul de afacere avut in vedere, nivelul cheltuielilor compartimentului de aprovizionare poate oscila intre 25 % si 85 % din fiecare unitate monetara de venit din vanzari. Comparativ cu fabricantii, angrosistii sau detailistii, firmele din domeniul prestatiilor de servicii cheltuiesc mai putini bani pentru activitatile de aprovizionare, fata de venitul realizat din vanzari.

Legat de buna organizare si desfasurare a aprovizionarii, tot mai multa atentie este acordata achizitiei.

Achizitia reprezinta cumpararea materiilor prime, materialelor, serviciilor si a echipamentelor necesare, de calitatea ceruta, in cantitatea potrivita, la un pret rezonabil, la timpul potrivit(de obicei cat mai aproape de data lansarii in fabricatie sau in vanzare), de la furnizorul sau angrosistul potrivit. Drept urmare se considera ca o achizitie judicioasa poate minimiza nu numai costul bunurilor produse si apoi vandute ci si costul achizitiei insasi. Studiile realizate in acest domeniu au reliefat faptul ca 1% economie in achizitii genereaza aceeasi cantitate de profit suplimentar ca si o crestere de 10 % in vanzari.

1 Conducerea activitatilor de aprovizionare in turism servicii

Desi activitatile de aprovizionare fac parte din randul activitatilor auxiliare ale unei firme din domeniul turismului si alimentatie, acestea joaca un rol deosebit de important in economia oricarei societati comerciale deoarece prin aportul lor sustin desfasurarea in bune conditiuni a activitatii de baza. Realizarea prestatiilor turistice necesita utilizarea unor resurse materiale a caror asigurare nu poate fi realizata decat prin desfasurarea unui ansamblu de activitati grupate in cadrul procesului de aprovizionare. Aprovizionarea firmelor turistice presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, alegerea furnizorilor, negocierea si derularea contractelor (transportul, receptia, depozitarea, plata furnizorilor etc.) s.a.

Activitatea de aprovizionare reuneste, in turism, ansamblul atributiilor prin care se asigura procurarea materiilor prime, materialelor, combustibilului, echipamentelor de productie, ca si a altor factori de productie necesari realizarii obiectivelor societatii comerciale; precum si organizarea corespunzatoare a depozitarii resurselor materiale, a distribuirii lor in cadrul organizatiei, gestionarea rationala a stocurilor de materii prime, materiale, combustibil, semiproduse si/sau semipreparate.

Organizatiile productive din turism se aprovizioneaza cu bunuri si servicii in concordanta cu specificul activitatilor de prestatii turistice specifice asigurate. In principal firmele turistice se aprovizioneaza cu:

            - echipament turistic si hotelier (mobilier, aparatura electrica si electronica);

            - masini si utilaje necesare prestatiilor din sectorul alimentatiei (masini de gatit si de pastrare a alimentelor si bauturilor, mobilier pentru servirea mesei etc.);

            - materii prime si materiale necesare realizarii preparatelor culinare;

            - marfuri vandute in cadrul procesului de prestare a serviciilor (dulciuri, bauturi alcoolice si nealcoolice, produse din tutun, efecte postale s.a);

            - echipament pentru agrement si divertisment10.

Pentru aceasta activitate functie de dimensiunea si organizarea firmelor, marimea compartimentelor care asigura desfasurarea activitatilor de aprovizionare variaza, dar oricare ar fi aceasta de retinut este necesitatea asigurarii personalului de specialitate.

1.1 Organizarea aprovizionarii in societatile comerciale in turism si alimentatie

Procurarea si furnizarea la momentul oportun a bunurilor, echipamentelor, materiilor prime, a consumabilelor si a produselor intermediare de calitatea, tipul, sortimentul si dimensiunea necesara, sunt tot atat de importante in sfera serviciilor turistice ca si activitatea de productie propriu-zisa, caci fara acestea activitatea organizatiei nici nu se poate derula. Tocmai de aceea o atentie speciala trebuie acordata:

            a. subcontractantilor,

            b. datelor de aprovizionare,

            c. verificarii produsului aprovizionat.

Colectivul insarcinat cu realizarea aprovizionarii este stabilit, ca numar si atributiuni, in concordanta cu particularitatile activitatii de productie a fiecarei societati in parte.Astfel:

. atunci cand costul materiilor prime, materialelor, combustibililor, s.a.m.d. are o pondere importanta in costul produsului sau serviciului, iar firma se situeaza in zona celor din zona superioara a esalonului mijlociu, angajatii insarcinati pentru activitatea de aprovizionare vor forma un compartiment, distinct organizat si se vor plasa in subordinea managerului / directorului general ;

. in conditiile in care activitatea de aprovizionare este relativ simpla si constanta ca volum, preturile sunt stabile, iar societatea comerciala este mijlocie, compartimentul de aprovizionare se poate plasa in subordinea managerului / directorului de productie;

. pentru firmele in cadrul carora aprovizionarea este simpla, iar materialele se revand dupa o prelucrare redusa si fara costuri mari, compartimentul de aprovizionare se poate plasa in cadrul compartimentului vanzari.

Pentru buna functionare a compartimentul de aprovizionare se recomanda gruparea principalelor sarcini pe urmatoarele activitati:

􀂃 achizitie-receptie (va include specialisti pe echipamente, materii prime, materiale, piese de schimb, etc.);

􀂃 transporturi (atributii privind stabilirea tarifelor si intocmirea documentelor de transport);

Aprovizionarea si gestionarea stocurilor in firmele din turism servicii

􀂃 lucrari de birou (tinerea evidentei in domeniul aprovizionarii, a ofertelor si preturilor, lansarea comenzilor, intocmirea facturilor, urmarirea aprovizionarii).

Luandu-se in calcul importanta acestei activitati cat si posibilitatile moderne de rationalizare a muncii utilizand computerul, este util a se constitui baze de date care sa inglobeze principalele informatii, pornindu-se de la documentele principale:

􀀹 specificatiile de materiale;

􀀹 cererile de materiale;

􀀹 specificatiile furnizorilor;

􀀹 cererile pentru trimitere de oferte;

􀀹 ofertele furnizorilor;

􀀹 comenzile de aprovizionare;

pe baza acestora vor fi organizate evidente privind:

􀂾 materialele de aprovizionat;

􀂾 furnizorii potentiali (grupati pe feluri de materiale);

􀂾 preturile materialelor;

􀂾 ofertele (preturi, termene, bonificatii acordate, restrictii, etc.);

􀂾 comenzile lansate;

􀂾 livrarile neexecutate.12

In general achizitionarea materialelor imbraca una din urmatoarele forme:

◊ aprovizionarea pentru o perioada determinata - se realizeaza pentru materialele cu un consum relativ constant si in cantitati reduse;

◊ aprovizionarea in ritmul aparitiei cerintelor - pentru materialele cu consum intermitent;

◊ aprovizionarea frecventa in cantitati mici, utilizata in perioadele de instabilitate a preturilor - in general pentru materialele la care nevoile sunt incerte, iar preturile fluctueaza in limite largi;

◊ aprovizionarea pentru materii prime - pentru care exista organizate burse de marfuri;

◊ aprovizionarea in scopuri speculative - sunt achizitionate cantitati de materiale mai mari decat cele necesare in perioadele cand se considera ca preturile sunt la nivel scazut, in scopul obtinerii ulterior a unor profituri superioare.

In conditiile unei complexitati din ce in ce mai mari a produselor, dorintei de a fi primul pe piata, productiei just-in-time si a unei piete globale tot mai atente la calitate13, noile sisteme de management al calitatii, iau in calcul - la elaborarea planului calitatii - activitatea de aprovizionare. In concordanta cu acestea aprovizionarii ii revin sarcini exprese privind:

􀂾 produsele importante de aprovizionat;

􀂾 sursa de aprovizionare si cerintele legate de aceasta;

􀂾 metoda, evaluarea, selectia si controlul subcontractantilor;

􀂾 necesitatea unui plan al calitatii subcontractantilor, in vederea satisfacerii cerintelor regulamentare aplicabile pentru aprovizionarea produselor si serviciilor.

Urmare fireasca a cresterii competitivitatii si a exigentelor consumatorilor, inclusiv in turism, companiile mari include intre initiativele lor strategice si managementul aprovizionarii. Astfel sunt alocate resurse importante depar-tamentului de aprovizionare, in scopul gestionarii si dezvoltarii unei baze care sa ofere un avantaj concurential prin imbunatatirea:

◦ disponibilitatii,

◦ calitatii,

◦ livrarii,

◦ costului total.

Dorinta managerilor acestor societati este de a realiza o circulatie cat mai rapida, mai buna, mai ieftina, a materialelor si informatiilor. Obiectivul major fiind existenta unui nivel al stocurilor destul de mare pentru a asigura o alimentare, a sectiilor sau a vanzarilor, neintrerupta si ritmica, iar livrarea produselor sa se realizeze la timp.

Datorita dificultatilor si problemelor perioadei actuale, este necesara o perfectionare a managementului aprovizionarii ca si o operationalizare a principalelor sale atributii. In momentul de fata, in concordanta cu preocuparile generale pentru cresterea calitatii activitatii in general, precum si a activitatii manageriale, in special, multi manageri intocmesc planuri ale calitatii, ce au printre preocupari inclusiv probleme ale aprovizionarii.

Principalele atributii ale aprovizionarii unei organizatii productive din turism sunt similare cu cele ale celorlalte societati comerciale ce opereaza in cadrul pietei contemporane.

Din randul acestora enumeram:

. participarea la elaborarea strategiei si politicii comerciale a firmei;

. corelarea necesarului, a programului de aprovizionare, a comenzilor la furnizori cu volumul, structura si esalonarea consumurilor de materii prime, materiale, combustibili;

. luarea in considerare a inflatiei si a blocajului financiar in dimensionarea resurselor financiare si stabilirea modalitatilor de utilizare a lor;

. elaborarea necesarului de aprovizionare al firmei;

. emiterea de comenzi la furnizori;

. incheierea de contracte economice cu furnizorii;

. urmarirea si realizarea contractelor economice;

. asigurarea dimensionarii judicioase a stocurilor, adoptarea de masuri pentru evitarea formarii de stocuri supra normative si preintampinarea rupturilor de stoc;

. depozitarea materiilor prime si materialelor15.

Dupa cum am constatat aprovizionarea este indispensabila oricarei activitati economice productive. Ea capata insa o importanta sporita in cazul societatilor comerciale din turism, datorita ponderii insemnate a resurselor materiale in costul productiei, dar mai ales datorita largii game sortimentale de produse necesare satisfacerii aspiratiilor turistilor, iar nu de putine ori (mai ales in ultimul timp) datorita fluctuatiilor mari pe planul cerere-oferta

1.2 Particularitati ale activitatii de aprovizionare in cadrul organizatiilor economice productive din sfera turismului

Activitatile desfasurate in cadrul prestatiilor turistice necesita un complex si laborios proces decizional, secondat de asigurarea unor mijloace de productie, ce include o gama foarte larga de bunuri, inclusiv alimentare, ce asigura conditiile desfasurarii si materializarii productiei turistice in general, a celei culinare in mod special, a desfacerii si a satisfacerii necesitatilor de consum ale turistilor.

Aprovizionarea in turism are o serie intreaga de particularitati, ce difera de la:

            - o etapa la alta a nivelului de evolutie a structurii turistice, respectiv societatii turistice(infiintare sau fondare, constructie, reabilitare sau modernizare, ridicare a nivelului de clasificare, etc.);

            - o dimensiune la alta, implicit de la un nivel de clasificare la altul al echipamentelor turistice;

            - o dimensiune la alta a fluxului turistic, respectiv de la un sezon la altul;

            - o zona geografica la alta, respectiv de la o altitudine/latitudine/ longitudine la alta;

            - un segment de clientela la altul (influentat printre altele de: venituri, obiceiurile de consum, traditii, cultura, religie etc., toate reunite in cadrul stilului de viata iar alimentar in structura piramidei nutritionale16) si nu in ultimul rand de la o modalitate la alta de ierarhizare a placerilor simple (ale simturilor, ale bogatiei, ale indemanarii, prieteniei, bunei reputatii, puterii, milei, bunavointei, reavointei, cunoasterii, memoriei, imaginatiei, sperantei, asocierii si alinarii durerii) de catre fiecare grup de turisti in parte.

Luand in calcul cele de mai sus si inca alte particularitati ne enuntate, datorita manifestarii lor doar in mod sporadic, constatam ca unitatile turistice trebuiesc asigurate, prin intermediul activitatilor de aprovizionare, si cu bunuri necesare dotarii:

            a. spatiilor de cazare (mobilier, aparatura electrotehnica si electronica, instalatii de incalzire si sanitare, covoare, lenjerie etc.);

            b. unitatilor de alimentatie (utilaje comerciale de productie, pastrare, expunere si desfacere, mobilier pentru saloanele de servire si terase, vesela, tacamuri, inventar moale s.a.).

Asadar acestea pot fi mijloace de productie si marfuri. Din randul marfurilor amintim:

- bauturile nealcoolice si alcoolice;

- dulciuri si produse asociate;

- produsele cosmetice;

- articolele de genul celor destinate suvenirurilor;

- produse de tutun si insotitoare ale acestora;

- ziare, reviste, vederi si efecte postale.

Marfurile sunt de obicei comercializate prin intermediul receptiilor sau al spatiilor comerciale special afectate unor astfel de activitati.

Abordand dintr-o alta optica problematica aprovizionarii societatilor comerciale turistice, cea a naturii produselor aprovizionate, respectiv produse alimentare si nealimentare vom constata modalitati diferite si/sau specifice de stabilire a necesarului de aprovizionat si contractat, conditii deosebite de transport, manipulare, receptie si depozitare. Din acest punct de vedere pentru produsele nealimentare (mobilierul, instalatiile diverse, utilajele, obiectele de inventar, combustibilii s.a.) necesarul de aprovizionat se stabileste luandu-se in calcul:

1. noile capacitati de productie si servire ce urmeaza sa fie date in exploatare in perioada viitoare;

2. posibilitatile de imbunatatire a conditiilor de confort in spatiile de cazare si alimentatie;

3. gradul de uzura al utilajelor, mobilierului si obiectelor de inventar aflate in dotarea unitatilor.

Pentru produsele nealimentare contractarea se face, de obicei, direct cu producatorii, iar transportul se realizeaza cu mijloace nespecializate proprii sau inchiriate.

Pentru produsele alimentare aprovizionarea este influentata de:

a. cererea populatiei;

b. natura produselor (gradul de perisabilitate, conditiile speciale de transport si depozitare etc.).

Contractarea produselor alimentare se poate realiza:

A. direct de la producatori - mai ales pentru:

a. marfurile cu un grad ridicat de perisabilitate (paine si produse de panificatie, carne si preparate din carne, lapte si branzeturi s.a), ori cele agroalimentare;

b. cele cu un consum zilnic ridicat fabricate in aceeasi localitate cu unitatea turistica (bauturi nealcoolice - sucuri, racoritoare etc.; bauturi slab alcoolice).

B. prin intermediari - pentru marfurile cu un sortiment complex sau pentru cele aduse:

a. din alte localitati (bauturi alcoolice imbuteliate; branzeturi; peste; legume si fructe; conserve din: carne, peste, legume si fructe; tigari etc.);

b. de import (fructe exotice; fructe de mare; branzeturi speciale; condimente; cafea si ceai; bauturi; tigari etc.).

Transportul poate fi facut, de la caz la caz, cu mijloace proprii, ale furnizorului sau inchiriate; in multe cazuri cu mijloace de transport special amenajate sau dotate, aflate in concordanta cu caracteristicile marfurilor, ce nu trebuiesc afectate sau modificate.

In managementul aprovizionarii deciziile optime sunt adoptate pe baza unor criterii, menite a creste eficienta economica a activitatii de baza, din randul carora amintim:

          􀀹 marimea reducerilor comerciale si financiare (rabaturi18, remize19, riturnuri20);

Aprovizionarea si gestionarea stocurilor in firmele din turism servicii

          􀀹 costul aprovizionarii;

          􀀹 calitatea produselor;

          􀀹 promtitudinea livraruii;

          􀀹 raportul pret/calitate.

Toate cele de mai sus se vor reflecta, sub o forma sau alta, in produsul sau serviciile turistice oferite de firma de turism in cauza.

2 Procesul de aprovizionare al organizatiilor productive

Reluarea ciclica a activitatilor de producere a prestatiilor turistice(practica activitatilor din acest domeniu) a consfintit cinci elemente cheie ale oricarei activitatii de aprovizionare: calitatea, cantitatea, pretul, timpul, furnizorul.

Din punct de vedere decizional managerul coordonator al activitatilor de aprovizionare al unei societati comerciale turistice, trebuie sa stabileasca pornind de la aceste elemente cheie, criteriile de determinare a celui mai potrivit furnizor in concordanta cu siguranta acestei operatiuni, a serviciului prestat ca si functie de modul cooperarii.

Utilizand o reducere la problemele esentiale a aprovizionarii, putem afirma ca principalele preocupari ale managementului la acest nivel sunt: realizarea procesului de achizitie si gasirea celui mai acceptabil furnizor.

Un manager eficient al activitatilor de aprovizionare, trebuie sa-si intocmeasca pentru ducerea la indeplinire a dificilei sale misiuni un program / plan care sa ia in calcul specificitatea elementelor cheie ale activitatilor de aprovizionare, adaptate conditiilor proprii organizatiei sale si mediului in care aceasta isi desfasoara activitate

Orice analiza intreprinsa in cadrul unei firme turistice prospere va pune in evidenta faptul ca aceasta are un departament sau compartiment de aprovizionare bine pus la punct, un colectiv care a gasit de mult raspunsul corect intrebarilor:

- ce vrem?

- cum vrem ?

- cat vrem ?

Raspunsurile acestor intrebari trebuie corelate cu o alta intrebare de unde?. Astfel vom determina un nivel al stocurilor destul de mare pentru a asigura o aprovizionare a sectoarelor productive, respectiv a vanzarilor, neintrerupta si ritmica. Pe de alta parte trebuie gasit cel mai potrivit furnizor din punct de vedere al sigurantei, serviciului si cooperarii.21

In vederea satisfacerii trebuintelor turistilor, managerii afacerilor din sfera turismului, trebuie sa cumpere, respectiv sa aprovizioneze numai marfuri de calitate corespunzatoare. Responsabilitatea fata de acest factor de influenta asupra produselor, preparatelor si serviciilor, consta in gasirea marfurilor de calitate care servesc cel mai bine scopul pentru care au fost achizitionate, la un just raport pret - calitate. Un produs sau serviciu necorespunzator calitativ, nu poate fi justificat printr-un pret scazut. Caci pe langa insatisfactiile, care pornesc lungul carusel al unei "propagande" nedorite ce va conduce la o reducere a clientelei, el inseamna si o risipa de fonduri. Este de la sine inteles ca exista si reversul acestei situatii, pentru acele organizatii care-si organizeaza si exerseaza corespunzator activitatea de achizitie-aprovizionare.

O mare influenta asupra rezultatului afacerilor din domeniul turismului, o au cantitatile aprovizionate. Dupa cum este bine cunoscut o mare parte dintre organizatiile productive cu specific turistic au mici dimensiuni sau mijlocii. In aceasta situatie investitia de capital (care in unele cazuri este similara cu o "blocare" de resurse materiale) nu este posibila sau prezinta mari riscuri, dat fiind ca imobilizarea nu produce nimic atat timp cat stocul nu devine productie si nu este valorificat. Se impune drept urmare achizitionarea cantitatilor potrivite, datorita faptului ca extremele (stoc prea mare sau prea mic) nu sunt bune, ci pagubitoare. Nedimensionarea corecta a stocurilor, poate conduce la aparitia rupturilor de stoc, care constituie inconveniente majore pentru sectiile de productie si clienti - in prima faza, pentru intreaga activitate a organizatiei - in perspectiva. Un astfel de prestator va fi evitat de turisti, care se vor reorienta spre alte unitati, spre alte destinatii, spre alte zone.

Solutia unor astfel de probleme consta in mentinerea unei aprovizionari suficiente - cantitativ si structural - capabila sa satisfaca o cerere turistica constanta sau variabila, in modul cel mai rentabil. Din punct de vedere practic acest lucru nu este posibil decat printr-o adecvata gestiune a stocurilor. Legat de o anume parte a activitatilor turistice (ne gandim in special la sfera alimentatiei/ restauratiei) gestiunea stocurilor este chemata - in vederea mentinerii unor stocuri de produse si materii prime - sa ia masuri de achizitionare, fabricare si conservare. Pentru aceasta specialistii trebuie, pe de o parte, sa gaseasca raspunsurile cel putin a trei intrebari:

- cand

- cat sa aprovizionam ?

- cu ce cheltuieli

Iar pe de alta parte sa cunoasca elementele principale ale unui proces de stocare si costurile atrase de acestea. Acestea sunt:

a. costul de aprovizionare - C(Q) - se compune in principal din pretul produselor achizitionate si cheltuielile de transport pana la depozitul firmei;

b. costul de lansare - realizare - Cl - este format prin insumarea cheltuielilor necesare unei comenzi(cheltuielile cu salariile personalului ocupat cu prospectarea furnizorilor, negocierile, comandarea si contractarea cu acestia, cu completarea formularelor de comanda, cheltuielile de posta, telefon, fax, e-mail, imprimate, etc.; cheltuielile de receptie cantitativa, analize de laborator, esantioane, inregistrari si centralizari in evidenta, etc.);

c. costul de stocare - imobilizare - Cs - compus din suma cheltuielilor efectuate in timpul stocarii, variind de obicei liniar cu cantitatea de materii prime si materiale stocate si cu durata dintre doua aprovizionari. Cheltuielile componente ale costului de stocare pot la randul lor sa fie impartite in:

I. cheltuieli datorate prezentei fizice a materiilor prime si materialelor in depozit, la randul lor divizate in:

     . variabile(include salariile fortei de munca utilizata pentru intretinerea, manipularea si conditionarea materialelor, alte

     cheltuieli pe timpul stocarii, pierderile prin perisabilitati, demodari si eventualele sustrageri),

     . conventional-variabile(amortismentul depozitului, cheltuielile de iluminat, incalzit/pastrarea la rece, salariile personalului administrativ din depozit);

         II. imobilizarea valorii stocului (dobanzi pentru credite bancare) proportionala cu valoarea stocata si cu durata stocarii.

Exista momente ale activitatii cand cererea pentru un produs este superioara nivelului stocului format pentru anumite materii prime sau materiale, in aceste situatii se produce o ruptura de stoc ( in practica mai regasim si urmatorii termeni: penurie, lipsa de stoc, intrerupere din cauza lipsei materiei prime sau a materialelor).

d. cererea(consumul) in situatii limitate poate fi cunoscuta pe intreaga durata a procesului de stocare, insa cel mai adesea ea este necunos-cuta - dar indeobste posibila de previzionat pe baza studierii evolutiei cererii in perioadele trecute;

e. durata de aprovizionare - reprezinta, in procesele de stocare, intervalul dintre lansarea comenzii si sosirea produselor, materiilor prime, materialelor (durata de livrare a materialelor);

f. parametrii de timp: intervalul de gestiune, datele de aprovizionare, durata in zile a intervalelor de aprovizionare, durata de la lansarea comenzii pana la sosirea lotului.

Maiestria managerului activitatilor de aprovizionare consta in:

- determinarea cantitatii optime de comandat/aprovizionat,

- obtinere celui mai coborat pret pentru materiile prime, materialele si serviciile, de cea mai buna calitate(privit prin optica raportului pret/calitate),

- esalonarea in timp a aprovizionarii, in asa fel incat sa evite rupturile de stoc, respectiv compromiterea renumelui firmei in fata clientelei si partenerilor de afaceri.

Daca aceste deziderate sunt realizate atunci mai este nevoie doar de gasirea celui mai bun(i) furnizor(i) de materii prime, materiale si echipamente.

3 Sisteme moderne de management in domeniul aprovizionarii

Analizarea procesului de aprovizionare, intr-o viziune de la general la particular, pe fondul restructurarii-specializarii, contribuie in mod evident la diminuarea riscurilor de a gresi, indiferent sub ce forma23 tocmai datorita faptului ca, in cadrul componentelor sistemului global, raportarea se realizeaza la sistemul sau subsistemul in care se integreaza si prin care actioneaza in scopul asigurarii productiei de bunuri si servicii consumatorilor.

Tratat prin prisma unor sisteme moderne de management, procesul de aprovizionare, ofera posibilitatea de a dispune de imaginea realitatii asupra utilitatii sau inutilitatii unor informatii, care amplifica sau perturba sistemul in sine, sau poate numai partial si lipsit de importanta. In opinia specialistilor in randul sistemelor moderne de management al aprovizionarii regasim:

                        􀂉 aprovizionarea Centru de gestiune - Profit;

                        􀂉 aprovizionarea in conditiile asigurarii riscurilor;

                        􀂉 aprovizionarea participativa;

                        􀂉 aprovizionarea in sistem mixt;

                        􀂉 aprovizionarea - centru de asigurare materiala;

                        􀂉 aprovizionarea in retea parteneriala.24

Introducerea sistemelor moderne de management al aprovizionarii este sprijinita de utilizarea la scara tot mai mare a tehnicilor, echipamentelor si sistemelor de calcul electronic. Astazi comertul electronic a trecut de nivelul simplelor comenzi pe Internet, de ziua aniversara a unui prieten sau a unui membru al familiei, la "comercializarea electronica a bunurilor si serviciilor, livrarea prin retea a bunurilor, transferul electronic a foilor de expeditie, marketingul direct si service-ul in garantie si post-garantie."

Sistemul Aprovizionarea Centru de gestiune - Profit, comparativ cu alte sisteme de aprovizionare prezinta o serie de avantaje din randul carora amintim:

􀂃 dispunerea de un buget de cheltuieli alocat scopului de a achizitiona, de la furnizori agreati, auditati, resursele pentru productie(materii prime, echipamente tehnice, subansambluri, bunuri, servicii s.a.m.d) in conditiile precizate, in exclusivitate de caietul de sarcini si alte documente ajutatoare convenite de parteneri;

􀂃 specializarea la un inalt nivel de competenta pe intreg traiectul raspunderilor(gestiune, cercetarea pietei, cumparari), aprovizionare, studii de produs etc., prin promovarea permanenta a noului;

􀂃 asigurarea unei autonomii, respectiv a dreptului si calitatii de a contacta direct partenerii, in numele si pentru interesele agentului economic, nefiindu-i indiferente propriile interese;

􀂃 calitatea de a negocia direct cu furnizorii, avand libertatea de a actiona de asa maniera incat obtinerea de preturi sub limita mandatului acordat, poate aduce profituri substantiale;

􀂃 dreptul de a fundamenta strategia de lucru pentru perioade de gestiune sau perioade mari de timp, de a actiona in intregul sistem, pentru infaptuirea in cele mai bune conditii a prevederilor programelor de derulare a obiectivelor de aprovizionare.

Buna functionare a unui sistem de Aprovizionarea Centru de gestiune - Profit este sustinuta de o structura complexa cuprinzand:

. compartiment de marketing-cumparari;

. compartiment de negocieri preturi - incheiere contracte - plati catre furnizori si analiza eficientei;

. grupe operationale de derulare a programelor de aprovizionare - cooperare;

. compartiment de studii produs - auditare furnizori - urmarirea fezabilitatii;

. compartiment de logistica - mijloace de manutanta - transporturi materiale;

. depozite materiale - piese - subansamble.

Noul sistem Aprovizionarea in conditiile asigurarii riscurilor propune eliberarea atat a furnizorului cat si a cumparatorului de stresul surprizelor, aparute pe fondul lipsurilor calitative ale resurselor primite de la furnizori. Obiectul unei astfel de forme de aprovizionare este reprezentat de cererea si oferta de risc, concretizata printr-un contract de vanzare-cumparare.

Sistemul este operabil in relatie directa furnizor-cumparator(producator), dar si prin intermediar, insa in aceasta situatie cel de-al treilea partener - o firma -agent de asigurare - in baza unei intelegeri preia riscurile la producator, urmare a relatiilor acestuia cu furnizorul, ce-si asuma obligatia platii catre intermediar a primelor de asigurare, in conditiile convenite. Introducerea si generalizarea unui astfel de sistem ar putea armoniza relatiile de lucru intre furnizori si cumparatori-producatori, generand noi acte/fapte de productie si comert, care sa puna la baza lor raspunderea/responsabilitatea pentru lucru bine facut, element irevocabil al progresului general.

Legat de sistemul aprovizionarii participative este cunoscuta aplicarea sa, in cadrul unor conditii si avantaje, in situatii in care alta modalitate de realizare ne exista. Aprovizionarea participativa este caracterizata de implicarea partenerilor furnizori direct in mecanismul pietei, pentru realizarea scopului urmarit, in conditii de uzanta acceptate de cumparatori. Sistemul este pus in miscare tocmai de interesele ambelor parti, ce conduc in cele din urma la manifestari specifice ale:

- productiei care desfasurandu-se pe mai departe in spatiul de actiune al cumparatorului, devine obiect al preocuparilor partenerilor angajati in sistem;

- relatiile dintre parteneri, bazate pe interese comune, sunt orientate spre realizarea obiectivului ce a cerut cooperarea;

- responsabilitatea, teoretic revine producatorului - care urmeaza a se aproviziona, practic se imparte intre toti cei care participa la realizarea obiectivului, proportional cu gradul de participare si specificul fiecaruia.

Aprovizionarea in sistem participativ conduce la implicarea cu raspunderi insemnate a furnizorului, in asigurarea resurselor pentru productie, ceruta de regimul si dimensiunea intereselor, de care este direct legat.

In cazul aprovizionarii in sistem mixt , dupa cum se banuieste activitatea este fundamentata pe combinarea formelor si modalitatilor, in cadrul unui sistem complex, astfel incat sa raspunda in conditii de eficienta, din toate punctele de vedere cerintelor productiei.

Sistemul combina formele, regulile si factorii, unitar si secvential, la intensitati si momente diferite, avand drept scop final continuitatea si uniformitatea traseului depozit-fabricatie, al circuitului de aprovizionare. In abordarea aprovizionarii in sistem mixt pot fi luate in considerare trei modalitati de livrare a marfurilor in cadrul circuitului furnizor - cumparator:

a. flux direct de la furnizor(vanzator) - cumparator;

b. flux indirect cu centrul de pregatire preparare - logistica;

c. flux indirect cu magazin avansat.28

Fiecare dintre aceste fluxuri genereaza forme diferite de manifestare a sistemului de aprovizionare, care insa au ca specific organizatoric doua pozitii de manifestare pentru asigurarea resurselor necesare consumatorului pentru productie, cea de cumparator respectiv de intermediar.

In ceea ce priveste sistemul de aprovizionarea - centru de asigurare materiala, acesta incearca transpunerea in practica a dezideratului asigurarii resurselor la momentul oportun. Pentru aceasta sistemul preia in totalitate raspunderea pentru bunul mers al productiei la dispozitia careia lucreaza, implicandu-se efectiv pe piata furnizorilor. Sistemul este agreat in egala masura de consumatori si de furnizorii care nu reusesc sa stabileasca relatii directe cu consumatorii. Drept urmare sistemul organizeaza o retea proprie de colectare si asigurare a resurselor materiale de la un numar mare de furnizori, cu potential de livrare variabil si amplasati diferit in raport cu consumatorii.

Sistemul prezinta o serie de avantaje dintre care amintim:

􀀹 rationalizarea distantelor din relatiile cu furnizorii;

􀀹 descentralizarea sistemului de colectare si depozitare a resurselor;

􀀹 mutarea centrului de greutate a tuturor operatiunilor legate de receptia cantitativa-calitativa, la sediul producatorului, in zona de rezidenta a furnizorilor, respectiv la centrele de colectare ale cumparatorului;

􀀹 limitarea la o dimensiune rationala a spatiilor de depozitare-pastrare, marfuri destinate consumului productiv si in multe cazuri, eliminarea totala a stocurilor intermediare;

􀀹 reducerea cheltuielilor de: incarcare, descarcare si identificare a surselor de aprovizionare;

􀀹 o mai buna gospodarire a materialelor pe perioada existentei lor in stoc, la nivelul centrului de asigurare materiala sau la nivelul consumatorului.

Ultimul dintre sistemele moderne de aprovizionare prezentate este aprovizionarea in retea parteneriala (colaborare). Sistemul nu este o forma de manifestare rigida, rigid structurata in cadrul unui program bine structurat si dimensionat din punct de vedere tehnic si economic. Pentru aplicarea sistemului este insa necesara respectarea a doua principii:

1. independenta functionala, comerciala si juridica a fiecaruia dintre parteneri;

2. asistenta comerciala, financiara, manageriala, juridica ti de alta natura, acordata fara nici o discriminare de catre organele abilitate de lege sau de agentii economici specializati, conform principiului "la aceeasi valoare, aceeasi calitate".

In conditiile economiei de piata oricare dintre sistemele moderne de aprovizionare prezentate isi pot demonstra viabilitatea si eficienta, in concordanta cu interesele fiecarui agent economic in parte. Noile conditii de logistica, permit vehicularea, prelucrarea si interpretarea unui volum mare de informatii. Aceste activitati trebuie sprijinite mai mult, si in tara noastra, de retele de calculatoare.