Responsabilitatea managementului - Responsabilitate, autoritate si comunicare

Sectiunea 5

Responsabilitatea managementului

Angajamentul managementului

Directorul General al SILVAROM este angajat in implementarea si imbunatatirea continua a eficacitatii SMC in care scop desfasoara urmatoarele actiuni:

defineste si actualizeaza politica (documentul DP-01) si obiectivele referitoare la calitate (documentul DO-01);

defineste structura organizatorica (Anexa 1) si responsabilitatile functiilor de conducere si executie din cadrul organizatiei (pct. 5 din MC - SR);

planifica si aloca resursele necesare obiectului de activitate al organizatiei in scopul atingerii obiectivelor definite (vezi bugetul de venituri si cheltuieli);

conduce analizele efectuate de management (vezi inregistrarile specificate in LFV-01);

asigura constientizarea angajatilor asupra importantei satisfacerii cerintelor clientilor si a cerintelor legale si de reglementare (vezi inregistrarile specifice procesului de instruire, audit intern / extern).

Orientarea catre client

Prin instrumentele oferite de implementarea SMC, descrise in prezentul manual, Directorul General se asigura ca cerintele clientului, prezent sau potential, si a altor parti interesate sunt determinate si indeplinite in scopul atingerii satisfactiei acestora. Pentru aceasta, SILVAROM:

analizeaza permanent cerintele si tendintele pietii;

stabileste si sustine obiectivele organizatiei prin: elaborarea si aprobarea Bugetului anual bazat pe studiile de piata (familii de produse); aprobarea si monitorizarea Planurilor productie lunare/sectie; Proiectelor de investitii, etc.;

urmareste in permanenta perceptia si nivelul satisfactiei clientilor fata de produsele livrate prin: statistici si sinteze vanzari lunare/trimestriale; analiza sesizarilor/reclamatiilor de la client; sintezele/rapoartele serviciilor Vanzari- Marketing-Service, Export-Import si Managementul Calitatii-Inspectii;

identifica continuu si se conformeza cu reglementarile legale aplicabile domeniului de activitate, prin Oficiul Juridic;

emite si mentine inregistrarile necesare pentru a demonstra indeplinirea cerintelor referitoare la produs, la procesele SMC si a celor legale aplicabile;

mentine prin toate mijloacele la dispozitie o comunicare permanenta cu clientul (prin agentii de vanzare, reprezentantii zonali, Showroom, participare la targuri de profil in tara si strainatate, etc.).

Politica referitoare la calitate

Politica referitoare la calitate este definita, asumata si comunicata de Directorul General prin DP-01 "Declaratia de politica

Politica referitoare la calitate este dezvoltata, aplicata si analizata prin documentele SMC cu caracter programatic: Manualul Calitatii si procedurile SMC.

Top managementul se asigura ca politica referitoare la calitate:

a.          este adecvata scopului si obiectului de activitate al SILVAROM;

b.          exprima angajamentul organizatiei pentru satisfacerea cerintelor si pentru imbunatatirea continua a eficacitatii SMC;

c.           asigura un cadru pentru stabilirea si analizarea obiectivelor calitatii;

d.          este disponibila, comunicata si inteleasa in cadrul organizatiei;

e.          este analizata anual, sau cand situatia o impune, pentru a se asigura actualizarea permanenta

Planificarea

Obiectivele calitatii

Obiectivele SILVAROM in domeniul calitatii stabilite de Directorul general vizeaza constientizarea personalului si formarea de atitudini responsabile pentru realizarea produsului si obiectivelor cu caracter programatic desprinse din esenta Declaratiei de politica (DP-01). Acestea se adreseaza cu precadere functiilor relevante din organizatie si au ca orientare generala indeplinirea sarcinilor din bugetului de venituri si cheltuieli aprobat.

Acestea sunt:

imbunatatirea continua a managementului calitatii, a comunicarii intrene si in relatia cu clientul cu scopul de a obtine permanent satisfactia acestuia, eficienta si rentabilitatea organizatiei;

asigurarea resurselor (financiare, umane, informatii, infrastructura, mediu de lucru) pentru un management al calitatii eficient si pragmatic, respectiv pentru atingerea obiectivelor specifice de mediu;

analiza periodica a modului de desfasurare a managementului proceselor si conformitatii produsului /serviciului, in scopul evaluarii necesitatii de schimbare / adaptare continua;

tratarea corespunzatoare si responsabila a produsului neconform, in scopul diminuarii /eliminarii neconformitatilor aparute in executie;

identificarea, inregistrarea si evaluarea tuturor informatiilor necesare pentru controlul proceselor si asigurarea conformitatii produselor si /sau serviciilor;

identificarea corespunzatoare a produselor (hardware sau software) si asigurarea unei trasabilitatii adecvate, caracteristica importanta in procesul de urmarire si analiza a comportarii acestora pe parcursul utilizarii;

instruirea/educarea permanenta si corespunzatoare a intregului personal, precum si evaluarea eficacitatii acesteia (mentinerea de inregistrari referitoare la studii, instruire, abilitati si experienta);

asigurarea unui raport optim cost / performanta in conditiile asigurarii protectiei mediului, sanatatii si secutitatii personalului

reducerea cheltuielilor globale de executie si service.

4.1.3 Obiectivele pe termen scurt sunt acualizate, in fiecare an prin documentul DO-01. Aceste obiective sunt in concordanta cu Declaratia de politica, DP-01.

NOTA: Atributul "masurabil" se determina prin instrumentele de masurare a performantei organizatiei (financiar-contabile), prin aprecierile clientilor, prin datele continute in documentele SMC. Obiectivele individuale se transmit si prin Fisele de Post, respectiv responsabilitatile precizate in documentele SMC.

Planificarea sistemului de management al calitatii

4.2.1 Directorul general al SILVAROM realizeaza planificarea mentinerii si evolutiei SMC cu ocazia analizelor efectuate de management si se actualizeaza ori de cate ori este necesar prin sedinte operative. Scopul este indeplinirea cerintelor precizate in MC-SR pct. 4.1 si atingerea obiectivelor precizate la pct. 4.1 si DO-01.

Prin planificarea SMC se asigura

Definirea obiectivelor specifice realizarii produselor / serviciilor precizate la pct. 1.2 din MC-SR;

Atingerea cerintelor si asteptarilor clientilor;

Documentarea si indeplinirea cerintelor legale si de reglementare;

Identificarea oportunitatilor de imbunatatire;

Identificarea necesarului de abilitati si instruire pentru personal;

Identificarea necesarului de documentatie si inregistrari;

Identificarea si alocarea de resurse in domeniul calitatii si protectiei mediului (financiare, infrastructura, materiale si tehnologii, etc.);

Mentinerea integritatii si functionarii SMC in conditiile oricaror schimbari planificate sau nu.

Instrumentele prin care se realizeaza planificarea SMC sunt detaliate in: politica bugetelor", planurile de vanzari si incasari / planurile de productie, DP-01, DO-1, inregistrarile continute in LFV-01 Lista formularelor in vigoare ; etc.

Responsabilitate, autoritate si comunicare

Responsabilitate si autoritate

Responsabilitatile si delegarile de autoritate sunt definite si comunicate in cadrul organizatiei prin Fisele de post, documentele SMC si Regulamentul intern.

Structura organizatorica este prezentata in organigrama din Anexa nr.1.

Structura organizatorica este adaptata nevoilor reale ale societatii, pentru a pune in valoare competenta, experienta si abilitatile angajatilor si a asigura in acelasi timp functiunile de baza ale organizatiei.

Este asigurata independenta personalului avand responsabilitati privind coordonarea, inspectia, controlul, audit-ul, verificarea, fata de activitatile evaluate.

Responsabilitatile privind mentinerea si dezvoltarea SMC pentru functiile relevante din organizatie sunt:

I.          Directorul general (DG)

Directorul general elaboreaza strategiile manageriale in domeniul calitatii pe lantul furnizor (mediu extern) - organizatie - client (mediu extern), in scopul obtinerii performantei pentru societate si satisfactiei clientului prin imbunatatire continua. Este responsabil pentru procesele 1.1 1.4 si coordonator al proceselor 2, 3, 4 si 5 prezentate in Sectiunea 4, Fig. 4.1.

Directorul general are definite urmatoarele responsabilitati:

reprezinta interesele SILVAROM in relatiile cu agentii clientii, interni si externi, si organismele oficiale;

garanteaza ca produsele / serviciile SILVAROM sunt conforme cu specificatiile tehnice si contractuale;

evalueaza permanent si asigura resursele (financiare, umane, informatii, infrastructura, mediu de lucru) pentru practicarea unui management al calitatii eficient si pragmatic;

aproba Manualul calitatii si procedurile SMC;

asigura implementarea, mentinerea, imbunatatirea si conducerea politicii in domeniul calitatii, direct si prin delegarea de autoritate;

delega autoritatea si stabileste responsabilitatile echipei manageriale pentru indeplinirea obiectivelor calitatii, convoaca si conduce analizele de management ale Consiliului Director pentru Calitate (CDC).

aproba necesarul de calificare, instruire pentru tot personalul societatii;

analizeaza si aproba contractele si comenzile emise / primite;

monitorizeaza planificarea calitatii si activitatile de productie prin documente specifice.

II.        Directorul Tehnic-Productie (DTP)

Este subordonat DG si coordoneaza compartimentele prevazute in organigrama din Anexa1, respectiv procesele 1.2, 1.3, 2.1 si 1.4, 4.2, 4.3, 1 ca membru CDC conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Directorului Tehnic-Productie are delegata autoritatea pentru:

evaluarea si analiza cerintelor clientului si a cerintelor legale si de reglementare, urmare a analizei contractului, a experientei proprii si a realizarilor similare;

avizeaza si urmarirea Planului Tehnic, aprobarea actualizarilor acestuia, respectiv a dosarelor de calificare a proceselor;

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

abordarea si coordonarea temelor de proiectare pentru produse noi;

coordonarea activitatilor de aprovizionare, planificare si urmarire a productiei, executie, depozitarea produselor societatii, mentenanta masinilor si echipamentelor si serviciile asociate acestora;

monitorizarea proceselor derivate din calitatea de "reprezentant al managementului" (vezi pct. 2.1) si membru CDC;

evidentierea punctelor critice pe fluxul de executie si montaj;

aprobarea actiunilor corective / preventive propuse in rapoartele de neconformitate si monitorizaera prin SMCI a modalitatilor planificate de aplicare;

avizarea notelor de rebut si predare;

evidenta consumurilor specifice si de de manopera;

coordonarea gestionarii documentatiei de lucru;

asigurarea identificarii si controlului interfetelor cu furnizorii, clientii interni si externi;

urmarirea modului de comportare a produselor la clienti;

evaluarea si promovarea pentru aprobare a necesarului de resurse conform BVC aprobat (documentatie, echipamente, informatii, mentenanta echipamentelor, personal etc.) si a nevoilor de instruire pentru personalul subordonat;

asigurarea protectiei, prelucrarii si stocarii datelor;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.)

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a responsabilitatilor de catre partile subordonate.

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO /I necesare pentru buna desfasurare a proceselor subordonate direct sau conexe.

III.      Directorul Economic-Comercial (DEC)

Este subordonat DG si coordoneaza compartimentele prevazute in organigrama din Anexa1, respectiv procesele 1.3, 2.1, 3.1 si 1.4, 4.2, 4.3 ca membru CDC conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Directorului Economic-Comercial are delegata autoritatea pentru:

analiza, prognoza si cunoasterea cererii pietei, in scopul determinarii categoriei, cantitatii, pretului si duratelor estimative de livrare a unui produs pe care poate sau ar putea fi introdus in executie;

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

determinarea / anticiparea corecta a cerintelor clientului / potentialului client;

promovarea inteligenta si agresiva a imaginii SILVAROM (dezvoltarea cultului pentru reputatia firmei, actiuni de sponsorizare, showroom, participarea activa la targuri si expozitii, etc.).

permanenta informare asupra comportarii produselor la client;

formularea clara a dorintelor, chiar neexprimate, ale clientului, in scopul de a mentine sau ridica standardul de calitate si informarea eficienta a departamentelor beneficiare;

orientarea politicii comerciale, astfel incat sa se poata identifica si contracta afaceri fezabile in conditii de profitabilitate economica;

stabilirea bugetului de venituri si cheltuieli al societatii in concordanta cu planul de productie aprobat si/sau programele de restructurare/rectificare;

conducerea activitatilor de vanzari-service, asigurand ritmul si termenele prevazute contractual sau de catre Directorul general;

negocierea si gestionarea contractelor / comenzilor / ofertelor (de participare la licitatii) functie de specificul acestora si in concordanta cu cerintele SMC si specificatiile tehnice;

monitorizarea proceselor derivate din calitatea de membru CDC;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.)

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a responsabilitatilor de catre partile subordonate;

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO /I necesare pentru buna desfasurare a proceselor subordonate direct sau conexe.

IV.     Seful Serviciului Managementul Calitatii-Inspectii (SSMCI)

Este subordonat DG si coordoneaza procesele 2.6, 3.1 si 1.4, 4.2, 4.3 ca membru CDC conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Seful Serviciului Managementul Calitatii-Inspectii are delegata autoritatea pentru:

proiectarea, implementarea, mentinerea si imbunatatirea continua a SMC specific nevoilor societatii, in conformitate cu cerintele standardului SR EN ISO 9001:2001;

identificarea obiectivelor calitatii si nevoii de imbunatatire pentru toate activitatile desfasurate in societate;

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

subcontractarea serviciilor de consultanta in domeniul managementului calitatii, managementului de mediu, siguranta si securitatea in munca, respectiv publicitate si promovare a imaginii, cand este cazul;

dovedirea si garantarea conformitatii produselor/serviciilor executate in raport cu cerintele specificate;

monitorizarea activitatilor de:

imbunatatirea calitatii proceselor desfasurate;

evaluare a validitatii rezultatelor inspectiilor si incercarilor;

tratarea produsului neconform;

aplicarea masurilor preventive;

gestionarea inregistrarilor privind calitatea;

participarea si furnizarea informatiilor specifice in cadrul analizei comenzilor si contractelor (cand este cazul);

stabilirea interfetelor cu celelalte compartimente ale societatii;

identificarea necesarului de personal si/sau a necesitatii de calificare/perfectionare/ scolarizare pentru imbunatatirea continua a activitatilor;

delegarea autoritatii si stabilirea responsabilitatilor specifice efectuarii autoinspectiei pe fluxul de executie;

planificarea si realizarea de audituri interne;

monitorizarea proceselor derivate din calitatea de membru CDC;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.)

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a atributiilor si responsabilitatilor de toate partile coordonate / subordonate.

V.       Seful Serviciului Proiectare (SSP)

Este subordonat DTP si coordoneaza procesele 1.2, 2.1, 2.2, 2.6, 2 si 1.4, 3.1, 4.1 4.3, 1 ca membru CDC conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Seful Serviciului Proiectare are delegata autoritatea pentru:

autoritate de proiectare pentru produsele SILVAROM;

coordonarea activitatii compartimentelor subordonate;

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

elaborarea studiilor tehnico-economice, temelor de cercetare si programelor de dezvoltare;

elaborarea, analiza, avizarea si validarea documentatiei tehnice astfel incat produsele sa intruneasca cerintele specificate prin contracte, comenzi, standarde aplicabile domeniului;

consultanta privind definirea clauzelor tehnice si de calitate din oferte si contracte, avizandu-le in cazul cerintelor suplimentare;

avizarea documementatia de calificare a produselor si proceselor, ca membru in aceastea comisie, precum si Planului Tehnic;

controlul documentatiei tehnice, inregistrarilor, documentelor de provenienta externa specifice activitatilor coordonate;

monitorizarea modificarilor in documentatia tehnica de executie;

analiza deciziilor privind neconformitatile si la urmarirea modului cum se aplica actiunile corective/preventive stabilite;

analiza si prelucrarea informatiilor referitoare la comportarea in exploatare a produselor, respectiv elaborarea modificarilor posibile pentru unele produse in context cu cerintele clientilor;

monitorizarea proceselor derivate din calitatea de membru CDC;

asigurarea intelegerii clare a atributiilor si responsabilitatilor de toate partile coordonate / subordonate;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.)

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO/I necesare pentru buna desfasurare a proceselor subordonate direct sau conexe.

VI.     Seful Serviciului PPLU (SPPLU)

Este subordonat DTP si coordoneaza procesele 1.2, 1.3, 3.1, 4.2 conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Seful Serviciului PPLU are delegata autoritatea pentru:

planificarea si monitorizarea proceselor de executie in consens cu cerintele conrtactuale;

monitorizarea permanenta a acivitatilor de uscare-aclimatizare cherestea;

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.)

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a atributiilor si responsabilitatilor de toate partile coordonate / subordonate;

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO/I necesare pentru buna desfasurare a proceselor subordonate direct sau conexe.

VII.   Seful Serviciului Aprovizionare-Depozite-Transport (SSADT)

Este subordonat DTP si coordoneaza procesele 1.2, 2.1, 2.3, 4.1, 1, 2 si conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Seful Serviciului ADT are delegata autoritatea pentru:

monitorizarea informatiilor despre furnizorii traditionali sau potentiali de materii prime, materiale/servicii si componente si transmiterea acestora serviciilor Proiectare si Managementul calitatii-inspectii;

evaluarea si reevaluarea furnizorilor, in colaborare cu SMCI, si mentinerea la zi a listei acestora;

elaborarea si transmiterea datelor de aprovizionare in conformitate cu specificatiile;

mentine si monitorizeaza caile de comunicare cu toti furnizorii;

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

protectia si mentinera integritatii produselor aprovizionate pe durata transportului pana la depozitarea in magazia receptie;

primirea, receptia, identificarea, manipularea, ambalarea, depozitarea  si conservarea produselor aprovizionate sau furnizate de client in concordanta cu cerintele din documentatia tehnica si contract;

controlul documentelor si inregistrarilor specifice proceselor coordonate;

mentinerea operativa a tuturor utilajelor din dotare si a inregistrarilor aferente acestora;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.)

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a atributiilor si responsabilitatilor de toate partile coordonate / subordonate;

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO/I necesare pentru buna desfasurare a proceselor coordonate direct sau conexe.

VIII.      Sefii Sectiilor IV (SS IV)

Sunt subordonati DTP si coordoneaza procesele 1.2, 2.4 si 2 conform

fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Sefii Sectiilor IV au delegata autoritatea pentru:

monitorizarea tuturor proceselor, activitatilor si entitatilor organizatorice subordonate / coordonate;

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

gestionarea si mentinerea in perfecta stare de functionare a utilajelor, echipamentelor si SDV-urilor din zonele coordonate in colaborare cu SMEM;

gestionarea documentatiei de executie, tehnologice si de control in conformitate cu prevederile procedurii PD-01 "Controlul documentelor si al inregistrarilor";

organizarea si monitorizarea activitatilor de calificare a produsului si proceselor speciale in conformitate cu documentatia specifica;

asigurarea datelor de identificare si trasabilitate pe produse, ambalaje si inregistrari conform cu documentatiei de executie;

aplicarea si respectarea cu strictete a cerintelor aplicabile din documentele SMC si documentatia de executie si control;

avizarea notelor de predare si notelor de rebut;

semnalarea neconformitatilor din zonele direct coordonate sau de interfata organizatorica, analiza acestora, determinarea exacta a cauzelor, propunera si moni -torizarea actiunilor corective / preventive/ de imbunatatire pentru acestea in consens cu deciziile Comisiei de analiza a neconformitatilor;

monitorizarea si mentinerea conditiilor de mediu de lucru, siguranta si securitatea muncii (inclusiv echipamentul de protectie) in colaborare cu SMEM si SSSM;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.)

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a atributiilor si responsabilitatilor de toate partile coordonate / subordonate;

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO/I necesare pentru buna desfasurare a proceselor coordonate direct sau conexe.

IX.          Seful Sectiei Mecano-Energetica, Metrologie (SSMEM)

Este subordonat DTP si coordoneaza procesele 1.2, 1.3, 3.1 si 2 conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Seful Sectiei MEM are delegata autoritatea pentru:

monitorizarea tuturor proceselor, activitatilor si entitatilor organizatorice subordonate / coordonate;

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

planificarea si executia (subcontractarea, cand este cazul) operatiilor de mentenanta pentru echipamentelor, utilajelor si SDV-urilor societatii;

monitorizarea permanenta a capacitatii de functionare a echipamentelor si utilajelor societatii;

gestionarea documentatiei tehnice a echipamentelor/masinilor si de lucru conformitate cu prevederile procedurii PD-01 "Controlul documentelor si al inregistrarilor";

evidenta, controlul si confirmarea metrologica a dispozitivelor si echipamentelor de masurare si monitorizarea din SILVAROM in conformitate cu procedura PO-09 "Controlul Dispozitivelor si echipamentelor de masurare";

evaluarea necesarului de DEM si monitorizarea frecventei de utilizare atat pentru produsele de nomenclator cat si pentru cele in curs de asimilare in stransa colaborare cu Sectia Proiectare;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.);

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a atributiilor si responsabilitatilor de toate partile coordonate / subordonate;

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO/I necesare pentru buna desfasurare a proceselor coordonate direct sau conexe.

X.            Seful Serviciului Vanzari-Marketing-Service (SSVMS)

Este subordonat DEC si coordoneaza procesele 2.1, 2.6, 3.2, 3.3, 4.2, 1 si 2 conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Seful Serviciului VMS are delegata autoritatea pentru:

monitorizarea tuturor proceselor, activitatilor si entitatilor organizatorice subordonate / coordonate;

coordonarea strategiei de vanzari pentru piata interna si transmitere informatiilor Serviciului Proiectare;

determinarea cerintelor clientului si a tendintelor acestora si comunicarea concluziilor proprii Serviciului Proiectare;

elaborarea cataloagelor de produse si a materialelor de promovare a imaginii societatii, respectiv gestionarea paginii Web in colaborare cu SP si SEI;

subcontractarea serviciilor de transport, publicitate si promovare a imaginii, cand este cazul;

coordonarea activitatilor de ofertare, contractare si participare la licitatii pentru piata interna;

gestionarea documentatiei de lucru specifice in conformitate cu prevederile procedurii PD-01 "Controlul documentelor si al inregistrarilor";

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

gestionarea si raportarea sintetica lunara/trimestriala a bugetelor de vanzari cu amanuntul, en-gross si realizarii planurilor de mobilare, inclusiv elaborarea prognozelor de vanzari lunare/trimestriale;

organizarea si conducerea activitatilor showroom-ului, agentilor de vanzari, participarea la targuri si expozitii - in colaborare cu SP si SEI;

organizarea si asigurarea service-ului, facilitatilor post-livrare si a cailor de comunicare cu clientii pentru produsele livrate;

gestionarea si raportarea indicatorilor de satisfactie a clientilor;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.);

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a atributiilor si responsabilitatilor de toate partile coordonate / subordonate;

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO/I necesare pentru buna desfasurare a proceselor coordonate direct sau conexe.

XI.     Seful Serviciului Export-Import (SSEI)

Este subordonat DG si coordoneaza procesele 2.1, 2.6, 1 si 2 conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Seful Serviciului Export-Import are delegata autoritatea pentru:

monitorizarea tuturor proceselor, activitatilor si entitatilor organizatorice subordonate / coordonate;

coordonarea strategiei de vanzari pentru piata externa si de expansiune pe noi piete;

determinarea cerintelor clientului extern si a tendintelor acestora si comunicarea concluziilor proprii Serviciului Proiectare;

elaborarea cataloagelor de produse si a materialelor de promovare a imaginii societatii, respectiv gestionarea paginii Web in colaborare cu SP si SVMS;

subcontractarea serviciilor de transport, publicitate si promovare a imaginii, cand este cazul;

coordonarea activitatilor de ofertare, contractare si participare la licitatii pentru piata interna;

gestionarea documentatiei de lucru specifice in conformitate cu prevederile procedurii PD-01 "Controlul documentelor si al inregistrarilor";

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

gestionarea si raportarea sintetica lunara/trimestriala a bugetelor de vanzari cu amanuntul, en-gross si realizarii planurilor de mobilare, inclusiv elaborarea prognozelor de vanzari lunare/trimestriale;

organizarea si conducerea activitatilor showroom-ului, agentilor de vanzari, participarea la targuri si expozitii - in colaborare cu SP si SVMS;

organizarea si asigurarea service-ului, facilitatilor post-livrare si a cailor de comunicare cu clientii pentru produsele livrate;

gestionarea si raportarea indicatorilor de satisfactie a clientilor;

organizarea, asigurarea si mentinera calificarii / instruirii personalului din subordine (profesional, calitate, protectia mediului, securitatii si sanatatii in munca, etc.);

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a atributiilor si responsabilitatilor de toate partile coordonate / subordonate;

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO/I necesare pentru buna desfasurare a proceselor coordonate direct sau conexe.

XII.   Seful Serviciului Management-Salarizare-Personal (SSMSP)

Este subordonat DG si coordoneaza procesele 1.3, 4.2, 1 si 2 si conform fig. 4.1 din Sectiunea 4 a MC-SR.

Seful Serviciului Management-Salarizare-Personal are delegata autoritatea pentru:

punerea in opera a politicii de personal-salarizare si integrarea acesteia in strategia si politica globala a SILVAROM;

derularea activitatilor legate de gestiunea datelor (dosare de personal) si prelucrarea datelor privind resursele umane (angajari, concedieri, schimbari ale locului de munca, promovari, pensionari, testari / verificari, scolarizari, asistenta sociala, evidenta inregistrari referitoare la studii, instruire, abilitati si experienta, fise post, CV-uri, evidenta documente deplasari in strainatate, etc.);

urmarirea respectarii Regulamentului intern;

gestionarea documentatiei de lucru specifice in conformitate cu prevederile procedurii PD-01 "Controlul documentelor si al inregistrarilor";

gestionearea resurselor alocate prin BVC si raportarea lunara/trimestriala a modului de indeplinire a obiectivelor specifice;

incadrearea cu personal calificat corespunzator a fiecarui loc de munca;

determinarea competentei necesare (in colaborare cu sefii entitatilor organizatorice din organigrama in vigoare) si a necesarului de instruire pentru personal;

intocmirea (pe baza datelor oferite de sefii entitatilor organizatorice din organigrama in vigoare) si monitorizarea Programul anual de instruire;

stabilirea si numirea comisiile de instruire interna

subcontractarea serviciilor de instruire/calificare, cand este cazul;

avizarea, gestionarea si prelucrarea datelor rezultate din activitatile de instruire (functie de categoriile de personal, tematicile, tip de program si lectorii);

asigurarea secretariatului activitatilor comisiilor de instruire si atestare a personalului;

monitorizarea performantei personalului din subordine cu raportari trimestriale si anuale;

asigurarea intelegerii clare a atributiilor si responsabilitatilor de toate partile coordonate / subordonate;

monitorizarea implementarii si aplicarii reglementarilor SMC, precum si identificarea si elaborarea PO/I necesare pentru buna desfasurare a proceselor coordonate direct sau conexe.

Reprezentantul managementului (RM)

Directorul general al SILVAROM desemneaza ca reprezentant al managementului pentru aplicarea politicii referitoare la calitate pe Directorul Tehnic-Productie (sau alta persoana independenta nominalizata prin decizie interna). Acesta are responsabilitatea si autoritatea pentru:

initierea, recomandarea si/sau furnizarea/verificarea de solutii referitoare la politica si obiectivele in domeniul calitatii;

identificarea, implementatrea si mentinerea proceselor necesare SMC adoptat;

luarea deciziilor referitoare la modul de tratare a produsului neconform;

controlul reprelucrarii, livrarii sau montarii ulterioare a produsului neconform, pana cand deficienta sau starea necorespunzatoare a fost corectata;

supravegherea si coordonarea modului de documentare a SMC;

instruirea si verificarea periodica a personalului (politica, obiectivele calitatii , documentatia SMC, etc.) in scopul constientizarii importantei gradului inalt de indeplinire a cerintelor clientului (intern-extern);

informarea periodica a DG si CDC despre starea generala de functionare a SMC, respectiv despre nevioa de imbunatatire.

Reprezentantul managementului este imputernicit sa reprezinte organizatia in relatia cu organismele de certificare, sau alte parti in aspecte legate de SMC.

Comunicarea interna

3.1 Procesul de comunicare interna, ca vector al eficacitatii SMC, se realizeaza in SILVAROM prin : formularea si monitorizarea obiectivelor stabilite pentru functiile relevante, comunicare directa si telefonica, intranet, note de serviciu, decizii, sistem de afisare cu transmitere de mesaj subliminal, respectiv prin toate inregistrarile SMC continute in LFV-01.

Procesele de comunicare interna vizeaza, cel putin, urmatoarele:

identificarea asteptarilor / sesizarilor / reclamatiilor / satisfactiei clientului;

derularea eficienta si eficace a proceselor identificate de organizatie (vezi Sectiunea 4, pct. 4.1);

comportarea produselor la utilizator;

controlul produsului neconform;

monitorizarea surselor de aprovizionare si a calitatii produsului aprovizionat;

rezultatele auditului intern/extern si concluziile analizei efectuate de management.

Analiza efectuata de management

Generalitati

Directorul general al SILVAROM convoaca CDC de doua ori pe an (de regula dupa data raportarii BVC), sau oricand este necesar, in scopul de a se asigura ca:

sistemul de management al calitatii este mentinut, adecvat si eficace;

politica, obiectivele si resursele alocate au fost suficiente, efective si eficace;

oportunitatile de imbunatatire a SMC, inclusiv ale politicii si obiectivelor au fost determinate.

NOTA:  Componenta Consiliului Director pentru Calitate (CDC) este precizata prin decizie a Directorului general.

Inregistrarile referitoare la analiza efectuata de management sunt precizate in LFV si mentinute conform prevederilor PD-01 "Controlul documentelor si al inregistrarilor".

Elemente de intrare ale analizei

Pentru o abordare pragmatica a analizei efectuate de management se evidentiaza ca date de intrare:

a)       analiza si eventuala actualizare a politicii referitoare la calitate;

b)       analiza modului de indeplinire a obiectivelor calitatii si actualizarea lor pentru urmatoarea perioada;

c)        constatarile rezultate din auditurile interne, de secunda sau terta parte;

d)       feedback -ul de la client;

e)       stadiul si rezultatele actiunilor corective si preventive dispuse anterior analizei;

f)         analiza performantei proceselor manageriale si a conformitatii produsului /serviciului (prin raportari ale sefilor de departamente/compartimente evidentiate in organigrama, in conformitate cu "Ghidul" elaborat si difuzat in acest scop);

g)       rezultatul actiunilor de urmarire a masurilor dispuse la analizele anterioare si pe durata dintre doua analize consecutive;

h)       analiza situatiilor / conjuncturilor care ar putea sa influenteze integritatea SMC;

i)          analiza propunerilor/oportunitatilor de imbunatatire formulate intre sedintele de analiza a managementului, cu ocazia auditurilor interne si raportarilor precizate la pct. f.

Toate "intrarile" precizate la 6.2.1 trebuie sa faca obiectul Raportului CDC, formular cod F 101. Gradul de dezvoltare a elementelor de intrare pentru analiza este la latitudinea CDC, insa aprecieri asupra tuturor "intrarilor" sunt obligarorii.

"Raportul CDC" este redactat de RM, avand la dispozitie, ca dovezi obiective, raportarile secventiale amintite la pct. 6.2.1, f.

Elemente de iesire ale analizei

Deciziile si actiunile rezultate in urma analizei efectuate de management sunt consemnate in "Planul de masuri", care evidentiaza actiuni referitoare la:

imbunatatirea SMC si a proceselor identificate;

imbunatatirea produsului / serviciului in raport cu cerintele clientului;

definirea si difuzarea noilor obiective ale calitatii (DO-01), eventual a politicii actualizate (DP-01);

identificarea si planificarea resurselor necesare pentru atingerea tintelor precizate la pct. 6.3.1 / 1, 2 si 3.

"Raportul CDC" redactat de RM, semnat de membrii CDC, inclusiv schita "Planului de masuri" este prezentata Directorului general in vederea analizarii, amendarii si aprobarii dupa care se prezinta personalului in ansamblul sau si in final CA.

"Planul de masuri", formular cod F 102, poate suferii amendamente astfel: fie in urma sedintei de prezentare ca urmare a unor propuneri de ultima ora, fie pe durata dintre doua analize de management consecutive ca urmare a directivelor rezultate din sedintele operative. Aceste completari ulterioare constituie o expresie a imbunatatirii continue promovate de organizatie.

Atat tintele consemnate in DO-01, cat si cele din "Planul de masuri" sunt monitorizate conform prevederilor MC-SR, pct. 8.2.3 si evaluate conform 8.4.

Avizarea, aprobarea, difuzarea, modificarea, pastrarea si arhivarea inregistrarilor rezultate din analiza efectuata de management respecta prevederile PD-01 "Controlul documentelor si al inregistrarilor".