SISTEME INFORMATIONALE DE MANAGEMET

SISTEME INFORMATIONALE DE MANAGEMET

Definirea sistemelor informationale de management

Pentru intreprinderile antrenate in competitia pe piata, informatiile - fie ele de natura comerciala, tehnologica sau financiara, de provenienta interna sau externa - au devenit tot mai importante in ultimele decenii, marcate in mod profund de dezvoltarea vertiginoasa a tehnologiilor informationale (TI). Si este normal sa fie asa: lasand la o parte faptul ca insesi produsele unui numar tot mai mare de firme sunt de natura informationala, sau incorporeaza un volum sporit de informatii (cunostinte), orice organizatie lucrativa, prin managementul ei, are acum nevoie de informatii mai multe, mai bune si mai prompte pentru a-si asigura autoreglarea si adaptarea la cerintele mediului in care opereaza. Aceasta nevoie acuta de informatii pertinente a impus organizarea gestiunii resurselor informationale din intreprinderi pe principii sistemice, prin crearea, intretinerea si exploatarea unor sisteme informationale adecvate. Iar tehnologiile informationale - care au creat, in ultima instanta, nevoia - ofera, evident, si mijloacele de satisfacere a acestei nevoi.

Un sistem informational este un ansamblu ordonat de resurse (personal, echipamente, proceduri, metode) folosite pentru culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor, analiza, pastrarea, difuzarea si valorificarea informatiilor si cunostintelor.

Pentru a intelege mai bine aceasta definitie trebuie sa facem cateva precizari. Mai intai, care este diferenta dintre date, informatii si cunostinte ? In vorbirea curenta nu se face, de regula, nici o diferentiere intre acesti termeni. In context informatic insa, o anumita distinctie notionala este adesea necesara. Astfel, informatia este considerata un mesaj care ne aduce un spor de cunoastere, modificand viziunea noastra despre lume si reducand incertitudinea. Acest spor de cunoastere provine din confruntarea mesajului cu un model interpretativ, specific receptorului, ceea ce face ca informatia sa fie relativa la receptor. Intr-adevar, acelasi mesaj perceput de catre mai multe persoane poate avea un inteles diferit de la o persoana la alta, in functie de cunostintele anterioare si interesele acestor persoane. De exemplu, o imagine de buna calitate a unui masiv muntos poate sugera idei foarte diferite unui geolog, unui economist sau unui turist.

Mesajele sunt formate din semnale sau ansambluri de semnale susceptibile de a fi percepute de catre cei interesati. Aceste semnale pot fi stimuli primari sau simboluri care reflecta obiectele sau fenomenele aflate in zona de interes a receptorului. In contextul sistemelor informationale din intreprinderi, termenul de data este folosit, de regula, pentru a desemna un simbol sau un ansamblu de simboluri reprezentativ pentru o informatie potentiala. Aceste simboluri (datele) trebuie prelucrate pentru a deveni informatii utile, ceea impune realizarea unor eventuale operatii de ordonare, filtrare, agregare, combinare etc. si, in mod obligatoriu, evaluarea datelor prin prisma unor modele interpretative. Din aceasta perspectiva, putem spune, deci, ca datele constituie materia prima a informatiilor. In acelasi timp, datele pot fi vazute si ca reprezentari ale informatiilor (calculatoarele, de exemplu, prelucreaza, stocheaza, imprima, transmit date, care, percepute si interpretate de catre oameni, devin informatii).

La randul lor, informatiile, ca reflectari evaluate ale obiectelor si fenomenelor percepute, pot fi combinate in entitati de cunoastere mai complexe, numite cunostinte. Acestea nu sunt altceva decat asocieri de informatii generalizate si abstractizate in urma intelegerii unor relatii de tip cauza-efect, stabilite cu ocazia desfasurarii unor fenomene particulare. De exemplu, "daca imprumuturile curente (pe termen mediu si lung) sunt mai mici decat capitalurile proprii si daca anuitatea exercitiului este mai mica decat o doime din capacitatea de autofinantare, atunci exista capacitate de indatorare disponibila". Aceasta regula de prudenta bancara este un element din "baza de cunostinte" a oricarui analist financiar insarcinat cu examinarea unui dosar de creditare.

Pentru achizitionarea, memorarea si prelucrarea cunostintelor de catre calculatoare sunt utilizate mijloace software specifice, bazate pe inteligenta artificiala. Ca urmare, cunostintele sunt reprezentate ca atare in calculatoare (sunt construite si exploatate, de exemplu, "baze de cunostinte" computerizate).

Observatie. Desi, in mod riguros vorbind, continutul termenilor data, informatie si cunostinta difera, totusi, nu de putine ori - chiar si in context informatic - este folosit termenul general de "informatie" pentru a acoperi toate cele trei concepte amintite.

Sistemele informationale care utilizeaza calculatoare pentru achizitionarea, stocarea, prelucrarea si transmiterea informatiilor mai sunt denumite si sisteme informatice, dupa terminologia franceza (systmes informatiques , sau sisteme informationale bazate pe calculatoare, dupa terminologia americana (Computer Based Information Systems . Scaderea continua a pretului echipamentelor, indeosebi a microcalculatoarelor, precum si cresterea spectaculoasa a numarului si performantelor pachetelor de programe aplicative comercializate fac astfel de sisteme larg accesibile chiar si organizatiilor mai mici, din tari cu economii mai putin dezvoltate. Ca urmare, prezenta calculatoarelor in sistemele informationale actuale este aproape subinteleasa, iar termenul de "sistem informational", mai comod, este frecvent utilizat pentru a desemna, de fapt, sisteme informatice (computerizate).

In functie de natura obiectivelor urmarite si de specificul organizatiilor care le folosesc, pot fi puse in evidenta diferite tipuri de sisteme informationale: militare, meteorologice, stiintifice (baze de date documentare) si altele. Cele mai raspandite, si mai studiate in acelasi timp, sunt insa sistemele informationale de management.

Desi notiunea de sistem informational de management (in engleza, Management Information System) a aparut inca din anii '60, nu exista in prezent o acceptiune unica a acestui termen. Totusi, cel mai adesea - si in lipsa unor precizari suplimentare - prin sistem informational de management se intelege un sistem informational dezvoltat pentru a sprijini luarea si aplicarea deciziilor de management.

Pentru o organizatie, sistemul informational de management este o componenta esentiala a sistemului de management, alaturi de sistemul decizional. Cu toate ca aceste doua subsisteme (decizional si informational) sunt intim legate, cu frecvente intrepatrunderi si conditionari reciproce, sistemul informational de management este privit adeseori ca o componenta distincta a sistemului organizatie, cu rol de legatura intre sistemul decizional si cel operational (figura 1.1).

Informatiile produse si distribuite de sistemele informationale de management trebuie sa fie de calitate pentru a fi cu adevarat utile proceselor de management din organizatii. Principale caracteristici calitative ale informatiilor furnizate de sistemele informationale organizationale pot fi grupate pe trei dimensiuni: dupa timp, dupa continut si dupa forma (tabelul 1.1).

In plus, informatiile destinate managementului trebuie sa mai prezinte o insusire esentiala: eficienta. Adica, efectul determinat de detinerea informatiilor trebuie sa fie mai mare decat efortul depus pentru obtinerea lor. Aceasta dimensiune economica a calitatii informatiilor regleaza, de fapt, volumul informatiilor produse: culegerea si prelucrarea datelor pentru convertirea lor in informatii trebuie intreprinse doar in masura in care valoarea informatiilor suplimentare obtinute depaseste costul generat de procurarea informatiilor suplimentare respective.

Intr-o organizatie orientata spre profit, sistemul informational de management poate fi vazut, la randul sau, ca un ansamblu de subsisteme intercorelate, delimitate dupa domeniile functionale mai importante ale intreprinderii:

sistemul informational de marketing

sistemul informational de productie/operatiuni

sistemul informational financiar

sistemul informational al resurselor umane.

Aceste sisteme functionale pot include si ele mai multe subsisteme, specifice diferitelor activitati realizate in domeniile functionale respective. Procesul de structurare poate merge chiar si mai in profunzime, astfel ca, de fapt, intr-o organizatie poate fi identificata o multitudine de sisteme informationale de management aflate in relatii de incluziune dupa un model piramidal.

Practica realizarii efective a sistemelor informationale din intreprinderi cunoaste doua tendinte mai importante: dezvoltarea unor sisteme informationale functionale izolate, cu slabe conexiuni intre ele, si conceperea unor sisteme informationale integrate, cu module specifice tuturor domeniilor functionale ale intreprinderii. Exemple clasice de astfel de sisteme informatice integrate sunt produsele software de tip ERP (Enterprise Resource Planning

Un produs de tip ERP este o aplicatie software complexa multi-modulara care integreaza procesele economice ale intreprinderii cu scopul amplificarii eficacitatii si eficientei acestora. Din punctul de vedere al functionalitatilor, o aplicatie de tip ERP acopera urmatoarele domenii de interes ale unei firme: planificarea productiei, managementul achizitiilor, managementul stocurilor, interactiunea cu furnizorii, managementul relatiilor cu clientii, urmarirea comenzilor, managementul financiar-contabil, managementul resurselor umane si altele.

Figura 1.1 Modelul firmei vazuta ca sistem

Tabelul 1.1  Caracteristici calitative ale unei informatii utile in management

1.2 Tipuri de sisteme informationale de management

In functie de complexitatea lor, precum si gradul de suport oferit proceselor decizionale, sistemele informationale de management bazate pe calculatoare pot fi de mai multe tipuri: sisteme de prelucrare a tranzactiilor, sisteme de informare a managerilor, sisteme suport pentru decizii, sisteme de birotica, sisteme expert.

Sistemele de prelucrare a tranzactiilor (SPT) au fost primele sisteme informationale computerizate dezvoltate in intreprinderi. Ele au aparut in mari firme din SUA si din Europa Occidentala in anii '50, nu mult dupa ce calculatoarele au inceput sa fie produse si exploatate pe baze comerciale.

Este stiut faptul ca, pentru a-si indeplini misiunea si obiectivele stabilite, orice intreprindere realizeaza schimburi consistente cu mediul sau extern, adica se aprovizioneaza cu materii prime si materiale, livreaza produse finite, presteaza servicii, achita si incaseaza facturi, plateste salarii etc. Aceste schimburi, de natura materiala, financiara sau informationala, se numesc tranzactii, iar volumul lor poate fi foarte mare chir si pentru intreprinderi de talie mica. De cele mai multe ori, tranzactiile sunt activitati complexe, care imbina atat operatiuni materiale (de exemplu, inmanarea drepturilor banesti cuvenite salariatilor pentru munca prestata), cat si operatiuni informationale - de culegere de date, analiza, calcul si evidenta (cum ar fi, in cazul aceluiasi exemplu, stabilirea numarului de ore/zile lucrate de fiecare angajat, preluarea salariilor orare/lunare ale angajatilor, calculul salariilor si a celorlalte drepturi banesti cuvenite, intocmirea fiselor individuale si a statelor de plata etc.).

Sistemele de prelucrare a tranzactiilor (numite uneori si sisteme de prelucrare a datelor - SPD) vizeaza tocmai aceste operatiuni informationale asociate tranzactiilor. Ele inregistreaza date cu privire la tranzactiile realizate de catre organizatii si pregatesc documente care descriu aceste tranzactii in detaliu, sau agregheaza, sintetizeaza datele referitoare la tranzactiile respective . Exemple clasice de sisteme de prelucrare a tranzactiilor sunt aplicatiile informatice de calcul al salariilor, de evidenta a stocurilor, de facturare, de contabilitate generala.

Exista unele particularitati ale sistemelor de prelucrare a tranzactiilor care le deosebesc de alte tipuri de sisteme informationale:

operatiile realizate - manual sau computerizat - sunt obligatorii, pentru a asigura controlul activitatilor firmei de catre manageri sau de catre unele elemente avizate ale mediului extern;

datele prelucrate sunt foarte detaliate si reflecta, de regula, trecutul;

procedurile de tratare utilizate sunt standardizate.

Desi au fost si sunt construite - in principal - pentru a simplifica sau chiar a inlocui o activitate umana monotona si obositoare de evidenta primara si calcule brute, sistemele de prelucrare a tranzactiilor pot contribui intr-o oarecare masura la solutionarea problemelor decizionale prin documentele standard pregatite, in care se regasesc informatii sintetice utile managerilor (bilantul contabil, de exemplu). In acelasi timp, prin sistemele de prelucrare a tranzactiilor sunt create si actualizate baze de date importante ale organizatiei, care pot fi utilizate si de alte tipuri de sisteme informationale.

Sistemele de informare a managerilor (SIM) au constituit urmatoarea etapa in evolutia sistemelor informationale din intreprinderi. Aparute in Statele Unite la inceputul anilor '60, sub denumirea generala de sisteme informationale de management (management information systems, MIS), aceste sisteme au ca obiectiv principal pregatirea unor informatii cu privire la trecut, prezent si viitor si comunicarea lor unor grupuri de manageri cu nevoi similare in organizatii. Informatiile respective - concretizate in rapoarte periodice, rapoarte speciale (la cerere) si raspunsuri la intrebari - au o caracteristica esentiala, care diferentiaza sistemele de informare a managerilor de alte tipuri de sisteme: sunt predeterminate, adica au un continut si o forma specificate in avans.

Maniera traditionala de furnizare a informatiilor de catre sistemele de informare a managerilor o constituie rapoartele periodice. (de exemplu, rapoartele zilnice, saptamanale sau lunare de productie, de vanzari, de consumuri). Avand de cele mai multe ori forma unor tabele de date numerice, eventual insotite de reprezentari grafice, rapoartele periodice ofera informatii cu grade de agregare diferite, in functie de interesul potential al utilizatorilor. Asa de exemplu, rapoartele de vanzari pot fi structurate pe produse, pe agenti de vanzari, pe categorii de clienti, pe zone geografice etc.

O forma mai evoluata a output-urilor sistemelor de informare a managerilor o constituie rapoartele bazate pe exceptii. Acestea tind sa diminueze volumul informatiilor transmise, fie prin ilustrarea in rapoartele periodice doar a acelor situatii care se abat in mod semnificativ de la normal (de exemplu, intr-un raport lunar de analiza a costurilor pot fi incluse numai produsele sau semifabricatele cu elemente de cost sensibil diferite de cele normate), fie prin producerea unor rapoarte doar atunci cand apar anumite situatii exceptionale.

In plus, sistemele de informare a managerilor pot genera anumite rapoarte si informatii doar la cererea expresa a utilizatorilor. In mod traditional, astfel de rapoarte produse la cerere au un format predefint. Totusi, mai nou, odata cu dezvoltarea informaticii utilizatorului final (end user computing), managerii sau analistii interesati pot obtine relativ usor - la statiile lor de lucru - informatii punctuale si rapoarte simple intr-o forma ceva mai libera, neconditionata de existenta in sistem a unor programe sau rutine deja scrise. Pentru aceasta, sunt utilizate instrumente de lucru specifice utilizatorilor finali, cum ar limbajele de interogare a bazelor de date (SQL, structured query language, de exemplu) sau generatoare de rapoarte.

Informatiile oferite de sistemele de informare a managerilor reflecta cu predilectie evenimente trecute si situatii prezente. Ele sunt obtinute prin agregarea si rezumarea datelor extrase din bazele de date intretinute de sistemele de prelucrare a tranzactiilor. Unele aplicatii din categoria sistemelor de informare a managerilor au insa incorporate si anumite facilitati de calcul bazate pe modele relativ simple de prognoza si de decizie, ceea ce le permite sa schiteze tendinte de evolutie viitoare a fenomenelor reflectate sau sa formuleze solutii optime pentru situatii decizionale rutiniere, bine structurate.

Primele domenii functionale ale intreprinderii pentru care s-au construit aplicatii de tipul sistemelor de informare a managerilor au fost cele de vanzari, de productie si de finante. Claritatea, lipsa de ambiguitate a informatiilor vehiculate au usurat mult procesul de informatizare in aceste domenii. Ulterior, odata cu cresterea impactului pietei asupra intreprinderilor, cu amplificarea rolului resurselor umane in obtinerea rezultatelor si cu avansul spectaculos al tehnologiilor informationale (calculatoare personale, retele de calculatoare, baze de date relationale), au fost realizate sisteme de informare a managerilor si pentru alte domenii de activitate, cum ar fi marketingul sau resursele umane.

Cateva exemple sugestive de aplicatii care pot fi integrate in sisteme mai ample de informare a managerilor sunt urmatoarele: analiza si previziunea vanzarilor, gestiunea stocurilor, calculul si analiza costurilor, analiza posturilor de munca.

Observatie. Dat fiind faptul ca iesirile din sistemele de informare a managerilor au, in mod frecvent, forma unor rapoarte - imprimate sau afisate pe monitoarele statiilor de lucru -, astfel de aplicatii informatice construite pentru uzul managerilor sunt cunoscute si sub denumirea de sisteme de productie de rapoarte (in engleza, management reporting systems

Sistemele suport pentru decizii (SSD) au aparut la inceputul anilor '70, marcand un progres insemnat in evolutia sistemelor informationale din intreprinderi. In esenta, un sistem suport pentru decizii este un sistem informatic interactiv care sprijina decidentul in solutionarea unor probleme semistructurate combinand judecata umana cu prelucrarea automata a datelor pe baza modelelor incorporate, sistem in care controlul derularii procesului de decizie - fondat pe principiile cautarii de tip euristic - apartine decidentului.

Pentru a fi cu adevarat un sistem suport pentru decizii, un produs informatic trebuie sa fie capabil:

sa inteleaga comenzile formulate de utilizator (decident);

sa memoreze date, modele, rezultate intermediare si finale;

sa realizeze operatii de prelucrare a datelor (regasiri de date, calcule conform modelelor memorate sau formulate ad-hoc, reprezentari grafice etc.);

sa furnizeze informatii pertinente pentru decident (prin continutul si forma lor).

Aceste caracteristici functionale inerente sistemelor suport pentru decizii sunt asigurate de catre trei componente esentiale, care se regasesc, chiar daca nu foarte clar delimitate, in structura oricarui SSD (vezi figura 1.2):

o baza de date, creata si manipulata prin intermediul unui sistem de gestiune a bazei de date (SGBD);

o baza de modele, realizata si exploatata cu ajutorul unui sistem de gestiune a bazei de modele (SGBM);

o functiune de dialog om-masina, dezvoltata cu ajutorul unui sistem de gestiune a dialogului (SGD).

Gestiunea datelor. Subansamblul consacrat gestiunii datelor asigura functia de memorare a sistemului suport pentru decizii, prin conservarea si furnizarea datelor utile pentru solutionarea problemelor. Aceste date - de origine interna sau externa sistemului - sunt stocate sub forma unor ansambluri structurate de informatii. Pentru buna functionare a sistemului este necesar sa fie stocate atat datele aferente variabilelor de intrare in procesul decizional, cat si rezultatele intermediare care pot fi utilizate mai tarziu in cursul procesului. Elementele informationale dintr-o baza de date sunt exploatate prin intermediul unui software specializat: sistemul de gestiune a bazei de date.

Functiunile mai importante pe care le asigura SGBD sunt urmatoarele:

crearea unor noi baze de date;

actualizarea bazelor de date existente: adaugarea de date noi, modificarea sau stergerea unor date deja memorate;

consultarea bazelor de date prin recurgerea la un limbaj de interogare, ceea ce permite utilizatorilor sa regaseasca, intr-o maniera simpla si rapida, elemente informationale din diferite baze de date;

securizarea datelor inregistrate prin protectia fata de consultarile neautorizate sau modificarile frauduloase;

extragerea unor date din baze de date externe sistemului suport pentru decizii si transferarea lor intr-o baza de date interna.

Figura 1.2 Componentele unui sistem suport pentru decizii

Gestiunea modelelor. Componenta esentiala a unui SSD o constituie baza de modele. Ea contine modele de tip simbolic (cel mai adesea, numerice) - pentru prelucrarea datelor - si, uneori, modele de tip analogic - pentru vizualizarea rezultatelor.

In mod frecvent, intr-un SSD coexista doua categorii de modele:

modele generale, corespunzatoare unor prelucrari foarte frecvente in diferite aplicatii: sortarea datelor, calculul unor parametri statistici (medie, dispersie, etc.), calculul unor functii financiare (valoarea actualizata neta a investitiilor, anuitatea constanta a imprumuturilor, etc.), ajustarea liniara a seriilor statistice, optimizare prin programare liniara, reprezentarea grafica a seriilor de date si altele.

modele specifice tipului de problema pentru care a fost conceput SSD.

Aceste modele asigura automatizarea unor sarcini de prelucrare a datelor, importante intr-un proces decizional:

analiza volumelor mari de date prin tehnici diverse, cum ar fi regresia si corelatia, analiza factoriala, analiza concordantei;

previziunea evolutiei unor factori de influenta prin extrapolare;

simularea unor scenarii de evolutie specifice sistemului problema studiat (ceea ce presupune, de cele mai multe ori, existenta unor modele construite special pentru acel tip de problema).

Modelele unui SSD sunt stocate in baza de modele sub forma de module de program. Sistemul de gestiune a bazei de modele (SGBM) are rolul:

de a conserva si de a apela cu usurinta modelele ce se doreste a fi utilizate;

de a regasi, pentru fiecare model, ansamblul variabilelor pe care acesta le utilizeaza si de a inlesni introducerea valorilor de intrare a acestor variabile;

de a comunica, la sfarsitul prelucrarilor, rezultatele obtinute prin executia modelului (prin intermediul componentei de gestiunea dialogului).

O problema importanta pentru succesul unui SSD o constituie explicitarea modelelor de catre masina, odata cu rezultatele oferite. Aici solutiile pot fi multiple, mergand de la prezentarea completa a modelului (ceea ce presupune cunostinte adecvate din partea utilizatorului), pana la tratarea modelului ca o cutie neagra, renuntandu-se la prezentarea lui. Evident, intre cele doua extreme pot fi gasite solutii intermediare, de prezentare partiala. Mai mult, toate aceste alternative pot fi incorporate simultan in sistem, urmand ca utilizatorul sa aleaga gradul de detaliere a explicitarii modelului.

Gestiunea dialogului. Sistemul de gestiune a dialogului asigura comunicarea om-masina prin prelucrarea problemelor formulate de catre utilizator si afisarea raspunsurilor propuse de catre masina.

Intr-un SSD, dialogul om-masina poate fi realizat sub doua forme principale:

Prin utilizarea unor meniuri ierarhizate. Pe ecran sunt propuse, sub forma de text, optiuni intre care utilizatorul trebuie sa aleaga (cu ajutorul mouseului sau a claviaturii);

Prin utilizarea unei interfete grafice specifice, sub forma de ferestre de dialog in care pot fi incluse obiecte cu functiuni multiple: butoane de comanda, casete de text, liste derulante, butoane de optiune, casete de validare si multe altele.

Calitatea sistemului de dialog este primordiala pentru utilizarea unui SSD. Utilizatorul trebuie sa aiba indeosebi posibilitatea de a naviga usor prin sistem, prin selectia succesiva a modelelor dorite, revenirea pe un traseu deja parcurs - cu pastrarea rezultatelor obtinute in fiecare explorare -, reluarea unor secvente de prelucrari pornind de la noi ipoteze, apelarea unor functii de ajutor (help) in caz de blocaj.In fond, prin interfata oferita de sistemul de gestiune a dialogului isi poate realiza decidentul demersul sau euristic de solutionare a problemei.

Exista diferite instrumente software care pot fi utilizate pentru conceperea unei astfel de interfete, cele mai importante fiind pachetele de programe integrate pentru microcalculatoare (Microsoft Office, de exemplu) si generatoarele de sisteme suport pentru decizii.

Sistemele suport pentru decizii sunt aplicatii complexe, care necesita timp si resurse insemnate pentru proiectare, intretinere si instruirea managerilor utilizatori. Cu toate acestea, astfel de sisteme sunt tot mai frecvent concepute si utilizate in firmele moderne, datorita potentialului lor de imbunatatire a calitatii deciziilor asistate. In marea lor majoritate, sistemele suport pentru decizii sunt destinate sprijinirii lucrarilor de planificare tactica si operativa din domeniile marketingului, productiei, finantelor si resurselor umane. Exista insa si aplicatii de tip SSD care deservesc activitati de planificare strategica din intreprinderi (vezi tabelul 1.2).

Principalele aplicatii de tip SSD dezvoltate in domeniul resurselor umane au in vedere:

planificarea necesarului de forta de munca

programarea personalului (pe schimburi)

evaluarea si selectia personalului

optimizarea recrutarii si promovarii

negocieri cu personalul.

Sistemele de birotica (SB) inglobeaza tehnici si echipamente destinate automatizarii sarcinilor repetitive din munca de birou. Bazate pe calculatoare si telecomunicatii, astfel de sisteme vizeaza cu precadere prelucrarea si comunicarea textelor, a imaginii si a sunetului.

In prezent exista o mare diversitate de aplicatii care pot fi inglobate in sisteme de birotica: prelucrarea textelor, posta electronica, agenda electronica, videoconferinta, managementul cunostintelor si altele.

Prelucrarea textelor urmareste inlocuirea masinii de scris traditionale printr-un ansamblu format dintr-un calculator, o imprimanta si un pachet de programe adecvat (numit procesor sau editor de texte). Facilitatile oferite privesc introducerea si editarea textelor, punerea in pagina, corectarea erorilor de ortografie si de sintaxa si altele. Avantajul principal al sistemelor de prelucrare a textelor consta in usurinta cu care pot fi facute copieri si modificari de texte; utilizatorul isi poate imbunatati astfel documentul realizat, pana cand acesta exprima exact mesajul dorit.

Posta electronica permite schimbul de mesaje intre utilizatorii unei retele informatice. Un utilizator al sistemului de posta electronica isi poate redacta cu usurinta mesajul, folosind un terminal sau un calculator personal interconectat in retea, dupa care il poate expedia destinatarului sau destinatarilor prin intermediul retelei respective. Pot fi utilizate mai multe optiuni pentru transmiterea mesajelor. De exemplu, expeditorul poate sa comunice mesajul unui singur destinatar sau mai multor destinatari simultan. Daca se doreste un raspuns de confirmare a primirii mesajelor, atunci trebuie aleasa optiunea 'posta recomandata'.

Aplicatiile de tip videoconferinta faciliteaza desfasurarea in timp real a unor conferinte intre participanti dotati computere echipate in mod corespunzator (camere video, microfoane) si interconectate in retea.

Sistemele de management al cunostintelor (knowledge management) sunt aplicatii complexe prin care se realizeaza organizarea si partajarea diferitelor forme de informatii produse intr-o organizatie. De exemplu, o aplicatie de managementul documentelor poate gestiona crearea, actualizarea si consultarea unor documente electronice prin participarea mai multor persoane (indreptatite sa o faca) dintr-o organizatie.

In ceea ce priveste suportul oferit de sistemele de birotica proceselor decizionale, acesta se limiteaza la facilitarea comunicarii atat in aval, cat si in amonte fata de actul decizional propriu-zis.

Sistemele expert (SE) sunt aplicatii informatice destinate sa simuleze rationamentul expertilor in domenii specifice de cunoastere.

Un sistem expert include, de obicei, patru componente:

o baza de cunostinte, in care au fost introduse reguli si fapte ce descriu domeniul de cunoastere respectiv;

un motor de inferenta, care realizeaza rationamente, pe baza regulilor si faptelor din baza de cunostinte;

o interfata utilizator, prin care utilizatorul introduce date si instructiuni, obtinand solutii si explicatii;

un motor de dezvoltare, folosit de catre conceptor pentru crearea sistemului.

Regulile sunt enunturi de tipul 'daca conditie atunci actiune'. Pentru rezolvarea unei probleme este utilizat un ansamblu de reguli, legate logic sub forma de retea. Motorul de inferenta, componenta cea mai importanta a sistemului, efectueaza rationamente examinand regulile prin inlantuire inainte sau inapoi. Numai regulile adevarate sunt retinute. Pe baza lor, motorul de inferenta atribuie, in final, o anumita valoare variabilei scop. De cele mai multe ori, motorul de inferenta poate obtine informatii necesare procesului de rationament din baze de date create si intretinute de alte tipuri de sisteme informatice.

Sistemele expert permit managerilor sa-si imbunatateasca procesele decizionale, oferindu-le mai multe alternative de actiune si un inalt nivel logic de evaluare a acestor alternative. Aplicatii de succes de tipul sistemelor expert au fost dezvoltate in domeniul financiar (gestiunea creditelor), in managementul resurselor umane (evaluarea performantelor), in planificarea strategica, in organizarea intreprinderilor etc.