SISTEME INTEGRATE DE GESTIUNE PENTRU MANAGEMENTUL FIRMEI

SISTEME INTEGRATE DE GESTIUNE PENTRU MANAGEMENTUL FIRMEI

Conceptul de integrare, privit prin prisma sistemelor informatice, in speta, sistemele informatice integrate, se refera la regruparea mai multor sisteme informatice care pot functiona si independent, dar care sunt capabile si sa comunice intre ele, adica sa functioneze toate ca un singur sistem informatic, sa faca parte din acesta.

Din punct de vedere informational, practic sistemul informational al unei firme este el insusi un sistem informational integrat, deoarece fiecare compartiment informational are o organizare proprie, dar comunica in sensul schimbului de informatii si de decizii, atat in forma analogica, cat si electronica, cu celelalte compartimente ale unei firme.

Integrarea unui sistem, fie el informational, implicit si/sau informatic, se poate manifesta pe mai multe niveluri, asa cum se poate observa si din Figura 21.

Figura 21 - Sistemul informational integrat (inclusiv informatic) pe mai multe niveluri

Asa cum se observa din figura anterioara, integrarea poate fi, atat pe orizontala, cat si pe verticala. In acest context se poate vorbi, in cazul unor sisteme complexe, chiar de integrarea sistemelor integrate de gestiune.

Corespunzator celor prezentate, sistemul informational integrat al unei firme (inclusiv sistemul informatic), poate fi privit, si in concordanta cu viziunea traditionala asupra firmei, ca o arhitectura integrata de sisteme corespunzatoare celor trei niveluri de management, asa cum se poate remarca si din Figura 21. Asa cum se poate observa si din Figura 21, sistemul integrat pentru managementul firmei poate ingloba, pe mai multe niveluri de integrare, urmatoarele categorii de sisteme:

Sisteme pentru conducere, destinate celor trei niveluri de management din cadrul unei

firme (strategic, tactic, operational):

- Sisteme interactive pentru asistarea deciziei (SIAD);

- Sisteme de informare a conducerii (EIS);

- Sisteme de sprijinire a conducerii (ESS);

- Sisteme expert;

- Sisteme de analiza bazate pe tehnologii noi, cum ar fi: OLAP, Data Mining, etc.

Sisteme pentru procesarea tranzactiilor, destinate nivelului tranzactional din cadrul firmei, cum ar fi: sistemele pentru contabilitatea financiara, gestiunea resurselor umane, productie, aprovizionare, vanzari, mijloace fixe, stocuri, etc.

Sistemele de birotica si comunicatii, pentru automatizarea muncii de birou, sunt utilizate in toate nivelurile si compartimentele unei firme.

Figura 22 - Arhitectura sistemului informational (inclusiv informatic) al unei firme, privit prin prisma celor trei niveluri de management

Sistemele expert - sunt sisteme de programe bazate pe tehnicile inteligentei artificiale, care retin cunostintele expertilor dintr-un anumit domeniu si apoi le utilizeaza (si chiar multiplica) pentru rezolvarea problemelor din acel domeniu. Inteligenta artificiala incearca sa imite rationamentele oamenilor, intr-un mediu informatic adecvat, si apoi, prin implementarea unor rationamente artificiale, sa ajute la rezolvarea problemelor dintr-un domeniu. Sistemele expert au reprezentat la un moment dat, cele mai raspandite sisteme informatice inteligente, cunoscand o perioada de apogeu in anii '80.

Sistemele expert inmagazineaza cunostintele de expertiza ale oamenilor (expertilor), dobandite de-a lungul timpului, si apoi, prin tehnicile inteligentei artificiale, inmagazineaza, imbogatesc si expliciteaza aceste cunostinte, ajutand la luarea deciziilor, la un anumit nivel de management (in special cel operational).

Caracteristicile de baza ale unui sistem expert sunt:

Prelucreaza atat date de natura simbolica, cat si date de natura numerica;

Multiplica si expliciteaza experienta expertilor umani;

Prezinta o relevanta mare a rezultatelor;

Opereaza cu elemente incerte si incomplete, prin tratarea incertitudinii cu ajutorul coeficientilor de certitudine;

Sunt relativ usor de definit si utilizat;

Ofera explicatii cu privire la solutiile obtinute pe un anumit nivel de expertiza;

Cunostintele introduse sunt independente de rationamentele efectuate, etc.

Principalele componente ale unui sistem expert sunt:

1. Baza de fapte - contine elementele (faptele) unei probleme ce urmeaza a fi rezolvate, elementele cunoscute care participa la rezolvarea acestei probleme, precum si faptele nou deduse in cursul rationamentelor efectuate, pentru rezolvarea unei probleme. Baza de fapte se imbogateste continuu.

2. Baza de cunostinte - inmagazineaza cunostintele de expertiza, preluate de la expertii umani, si impreuna cu faptele, prin intermediul rationamentelor, ajuta la fundamentarea deciziilor. Cunostintele se reprezinta, in cadrul bazei de cunostinte, prin metode specifice, cum ar fi: reguli de productie, cadre, retele semantice, obiecte, etc.

3. Motorul de inferenta - este cel care implementeaza algoritmii de rationament artificial. Acesti algoritmi sunt aplicati asupra faptelor si cunostintelor, in vederea rezolvarii unei probleme.

Sistemele de informare a conducerii (Executive Information System) - sunt destinate, in general, nivelului de management tactic dintr-o firma. Acestea presupun un acces rapid la informatii, pentru a putea fi oferite rapoarte elocvente managerilor, in vederea fundamentarii unor decizii corecte. Sistemele de pe acest nivel trebuie sa asigure informatiile necesare stabilirii planurilor si bugetelor de desfasurare a activitatilor, elemente care au legatura directa cu gestiunea resurselor unei firme. Si aceste sisteme, precum si ESS, fac apel la tehnicile inteligentei artificiale.

Sistemele suport pentru conducere (Executive Support System) - sunt destinate, in general, conducerii strategice a firmei. Acestea pot face apel si la informatii preluate din mediul exterior firmei (prin mijloace electronice on-line sau manual), pentru fundamentarea unor decizii juste, corecte pentru firma.

Informatiile din mediul exterior, preluate pentru a ajuta la fundamentarea deciziilor, pot fi, spre exemplu: cotatii valutare, cotatii de actiuni pe pietele financiare, dobanzi, etc. ESS, acopera o arie mai larga de prelucrari decat sistemele de informare a conducerii.

Sistemele interactive pentru asistarea deciziei (SIAD) - sunt utilizate in toate cele trei categorii de management al unei firme. Acestea utilizeaza tehnologii diverse, pentru a atinge scopul pentru care sunt definite, si care este sugerat chiar de numele acestora: "pentru asistarea deciziei".

Caracteristicile principale ale unui SIAD sunt:

Sunt interactive, sintagma sugerata chiar de numele acestora. Nu se poate spune ca sistemele informatice clasice nu sunt interactive, interactivitatea SIAD, se refera la capacitatea acestora de a oferi asistenta permanenta, in cursul fundamentarii unei decizii;

- Rezolva probleme slab structurate sau nestructurate;

- Dispun de biblioteci proprii de modele (pentru analiza, statistica, previziune, etc.);

- Pentru fundamentarea unei decizii, poate face apel la baze de date, la alte fisiere existente in cadrul firmei, la sisteme expert, etc. De asemenea, se poate face apel si la informatii si date provenite din surse externe, preluate prin intermediul retelei Internet sau Intranet, Extranet;

- Flexibilitate ridicata, asigurata de capacitatea sistemului de a se adapta in timp;

- Decidentul are ultimul cuvant, in fundamentarea deciziei finale, scopul SIAD-ului nefiind acela de a inlocui decidentii, ci doar de a-i asista, pentru luarea celor mai juste si de calitate decizii.

Arhitectura unui SIAD este prezentata in Figura 23.

Figura 23 - Arhitectura generala a unui SIAD

Sisteme bazate pe tehnologii noi - este vorba, in primul rand, de sistemele care utilizeaza unele tehnologii noi, cum ar fi cele de analiza multidimensionala OLAP (On Line Analitical Processing) si Data Mining.

OLAP - este o tehnologie la care poate face apel, in principiu, orice categorie de sistem informational si orice categorie de sistem informatic, inclusiv sistemele interactive de asistarea deciziei. OLAP, datorita vederii multidimensionale asupra datelor, este utilizata, in principal, ca tehnologie de analiza, ale caror rezultate sunt destinate, in principal, factorilor de decizie dintr-o firma. Anumite aplicatii de tip OLAP, insa, pot fi utilizate, in principiu, de orice categorie de personal (nu neaparat factori de decizie), cum ar fi, spre exemplu, tabelele pivot din MS Excel (aplicatia MS EXCEL este un instrument care face parte dintr-un pachet mai amplu de aplicatii destinate automatizarii muncii de birou), care se pot elabora rapid, fara cunostinte solide de informatica. Instrumentele OLAP sunt importante pentru managementul firmei pentru ca sunt capabile sa extraga informatii din toate bazele de date precum si din alte surse existente in cadrul unei firme, oferind, prin intermediul analizei multidimensionale, o viziune globala asupra situatiei unei firme.

Data Mining - sau tehnologia de explorare a datelor, in vederea identificarii si furnizarii de informatii in legatura cu existenta unor relatii intre date (dintr-un depozit de date), pe care utilizatorul nu le poate observa singur. Aceasta este cunoscuta si sub acceptiunea de tehnologie de descoperire a informatiilor ascunse existente intr-o baza de date sau intr-un depozit de date. Se poate afirma, pe scurt, ca Data Mining este o tehnica de extragere a informatiilor din date.

Sistemele pentru procesarea tranzactiilor - sunt sistemele informatice utilizate la nivelul tranzactional al unei firme, fiind primele sisteme informatice utilizate in cadrul firmelor. Initial, utilizarea calculatorului s-a axat pe usurarea muncii utilizatorilor, pe efectuarea calculelor si a prelucrarilor complexe, mult mai tarziu, odata cu evolutia tehnicii de calcul, s-au elaborat sisteme care nu urmaresc neaparat preluarea efortului de calcul depus de utilizatori, ci asistarea si supravegherea acestora in luarea unor decizii.

Sistemele de birotica si comunicatii pentru automatizarea muncii de birou - sunt utilizate la toate nivelurile unei firme, de catre mai multe categorii de personal: secretare, manageri, functionari, etc. Suportul pentru automatizarea muncii de birou il constituie, in principal, urmatoarele categorii de aplicatii:

procesoarele de text;

procesoarele de tabele;

procesoare de imagini;

programe pentru comunicatii - sunt de mai multe categorii:

programe pentru transmiterea si receptionarea de fax-uri;

programe pentru transmiterea si receptionarea mesajelor electronice (in Internet/Intranet);

programe pentru videoconferinte si audioconferinte, etc.;

programe pentru evidenta intalnirilor, agende electronice;

programe pentru managementul proiectelor la care se lucreaza in grup, etc.;

Toate aceste categorii de aplicatii sunt usor de utilizat si comunica intre ele. De exemplu, se poate transmite cu ajutorul unui program de transmis fax-uri un tabel realizat intr-un procesor de tabele, sau se poate ingloba un tabel Excel intr-un document WORD.

Avand in vedere categoriile de sisteme care pot functiona intr-o firma, precum si legaturile inevitabile dintre acestea, arhitectura unui sistem integrat pentru managementul firmei este prezentata in Figura 24. De mentionat faptul ca sistemele informatice tranzactionale (productie, aprovizionare, financiar-contabil, etc.), pot stoca datele in baze de date specializate, asa cum se poate remarca si din Figura 24, sau intr-o singura baza de date integrata.

Figura 24 - Arhitectura unui sistem integrat pentru managementul firmei

Concluzionand, analiza sistemului informational financiar-contabil, indiferent din ce puncte de vedere este realizata, nu se poate limita strict numai la aspecte de contabilizare a tranzactiilor efectuate in cadrul firmei, ci numai impreuna cu toate elementele care genereaza aceste tranzactii, elemente a caror sursa se regaseste in alte subsisteme informationale: aprovizionare, desfacere, productie, personal, etc.