Sedinta

Sedinta

Cea mai frecvent utilizata metoda de management, sedinta, este din pacate adesea tratata superficial, nefiind considerata intotdeauna ca o metoda a managementului stiintific.

In esenta, sedinta consta in reunirea mai multor persoane pentru un scurt interval de timp sub coordonarea unui manager, in vederea solutionarii in comun a unor sarcini cu caracter informational sau decizional.

Sedinta constituie modalitatea principala de transmitere a informatiilor si de culegere a feed-back-ului concomitent la un numar mare de componenti ai societatii comerciale sau regiei autonome. Calitatea ei conditioneaza sensibil calitatea managementului, fiind nemijlocit implicata in exercitarea previziunii, organizarii, coordonarii, antrenarii si control-evaluarii.

In functie de continut, sedintele se clasifica in mai multe categorii: de informare, decizionale, de armonizare, de explorare si eterogene.

Sedintele de informare au drept obiectiv furnizarea de informatii managerului si/sau colaboratorilor, referitoare la anumite domenii. Acestea se organizeaza fie periodic - saptamanal, decadal, lunar etc. - fie, si mai frecvent, ad-hoc in functie de necesitati.

Sedintele decizionale au in vedere adoptarea cu participarea celor prezenti la sedinta a anumitor decizii. Continutul lor consta preponderent in prezentarea, formularea si evaluarea de variante decizionale vizand realizarea anumitor obiective, in conditiile proliferarii managementului participativ are loc si multiplicarea sedintelor cu caracter decizional, ca expresie a democratizarii procesului de management.

Sedintele de armonizare au drept continut principal punerea de acord a actiunilor managerilor si a componentilor unor compartimente situate pe acelasi nivel ierarhic sau pe niveluri apropiate in cadrul structurii organizatorice a firmei. De regula, sunt sedinte operative, convocate cu o frecventa aleatorie in functie de necesitatile realizarii unor obiective, planuri, programe, caracterizate prin sfera de cuprindere si complexitate ridicata.

Sedintele de explorare sunt axate pe investigarea zonelor necunoscute ale viitorului intreprinderii, ale unor componente ale acesteia sau ale anumitor aspecte ce influenteaza desfasurarea activitatilor sale. Sedintele de explorare sunt destinate amplificarii creativitatii, formand, de regula, continutul unor metode de sine statatoare cum ar fi brainstormingul, sinectica, Delbecq s.a.

In sfarsit, ultima categorie, sedintele eterogene, intrunesc elemente a doua sau mai multe din celelalte tipuri (de informare si decizionale etc.), fiind organizate cu precadere la nivelul managementului superior si mediu al firmei. Sunt cele mai frecvent utilizate in societatile comerciale si regiile autonome.

Utilizarea metodei sedintei incumba obligatoriu parcurgerea a patru etape - pregatire, deschidere, desfasurare si finalizare. Pentru a realiza o sedinta eficace este necesar ca pe parcursul fiecarei etape sa fie respectate anumite reguli.

Dupa cum rezulta din cercetarile efectuate de diversi specialisti, pregatirea unei sedinte are un impact sensibil asupra eficacitatii sale, reclamand un complex de decizii si actiuni destinate asigurarii premiselor pentru desfasurarea sa eficienta, dintre care cele mai importante sunt urmatoarele:

stabilirea unei ordini de zi judicioase, sarcina care trebuie sa revina in principal
managerului ce organizeaza sedinta; optim este indicata abordarea unei singure probleme, admitandu-se, in special in cazul organelor de management participativ, maximum 3-4;

formularea problemelor inscrise pe ordinea de zi cu maximum de claritate, astfel incat fiecare persoana convocata sa cunoasca cu precizie obiectivul si domeniul ce urmeaza sa fie abordat; in masura in care este posibil, formularile trebuie sa starneasca interesul celor vizati, incitandu-i la o participare activa;

desemnarea persoanelor care urmeaza sa intocmeasca materialele pe baza carora se vor desfasura lucrarile reuniunii in domeniile abordate;

stabilirea persoanelor care vor fi invitate la sedinta, fiind recomandabil sa participe managerii si executantii implicati nemijlocit in problemele abordate; trebuie evitata marirea nejustificata a numarului de participanti;

elaborarea de materiale cat mai scurte, pentru sedinta, rezumandu-se strict informatii necunoscute de participanti, formuland alternative decizionale, ipoteze de lucru, propuneri concrete etc., fiind trimise participantilor cu cel putin 1-2 zile inainte;

in cazul sedintelor ocazionale pentru stabilirea datei este indicata consultarea persoanelor implicate asupra fixarii datei reuniunii sau cel putin anuntarea lor din timp;

in cazul sedintelor cu caracter periodic - saptamanale, decadale, lunare - este importanta derularea lor in aceleasi zile si ore, facilitand formarea la participanti de obisnuinte privind atat pregatirea, cat si participarea la respectivele reuniuni;

stabilirea locului de desfasurare si a ambiantei sedintei este necesar sa se efectueze in functie de obiectivele urmarite, nefiind indicat, de exemplu, ca o sedinta a organului de management participativ sa se desfasoare in biroul managerului general; indiferent de tipul sedintei, mobilierul trebuie sa fie confortabil, sa nu patrunda zgomote perturbatorii, sa existe aparatura audiovizuala etc.;

desemnarea persoanei care se ocupa de inregistrarea discutiilor la sedinta si anuntarea sa din timp asupra datei si locului de desfasurare a sedintei.

Luarea in considerare a elementelor prezentate asigura premisele umane, organizatorice etc. pentru un start adecvat in desfasurarea sedintei. Valorificarea lor depinde de continutul si de turnura concreta pe care o ia derularea sedintelor. In vederea atingerii in cat mai bune conditii a obiectivelor urmarite se recomanda managerilor din societati comerciale si regii autonome sa aiba in vedere respectarea mai multor cerinte sau reguli ce pot fi grupate in trei categorii principale, dupa cum rezulta din tabelul nr.3.9.

Tabelul nr. 3.9.

Reguli pentru desfasurarea unei sedinte

De retinut ca elementele de rationalizare prezentate sunt valabile, in general, pentru toate tipurile de sedinte. Fireste ca, in cazul unei anumite categorii de sedinte, unele din acestea au o pondere mai mare sau mai mica si/sau apar elemente suplimentare. Spre exemplu, in cazul sedintelor decizionale ale organelor de management participative - adunarea actionarilor sau consiliul de administratie - intreg procesul de pregatire si derulare a reuniunilor devine mai complex, implicand o serie de elemente metodologice noi.

Abordarea mai detaliata a problematicii sedintelor a fost determinata si de multiplele avantajele care le prezinta: cresterea nivelului de informare a personalului, fundamentarea mai temeinica a deciziilor, dezvoltarea coeziunii in cadrul compartimentelor, facilitarea schimbului de experienta intre persoane etc. Elementele prezentate au urmarit nu numai reliefarea conditiilor necesare pentru valorificarea avantajelor, ci si diminuarea la maximum posibil a dezavantajelor sale potentiale: consum mare de timp, reducerea operativitatii solutionarii unor probleme, scaderea responsabilitatii unor manageri s.a., astfel incat eficienta timpului investit in sedinte sa corespunda multiplelor functii ce le revin in intreprinderi.

Metoda sedintei se foloseste in toate societatile comerciale si regiile autonome, la fiecare nivel managerial. Aceasta este recomandabila in toate situatiile manageriale, a caror solutionare implica participarea - pe pian informational, decizional sau actional - a mai multor persoane. Tranzitia la economia de piata implica utilizarea pe scara larga a sedintei, fiind una din metodele care poate contribui substantial la cunoasterea si solutionarea superioara a complexelor si dificilelor probleme cu care se confrunta firmele.