Sistemul decizional al firmei

Sistemul decizional al firmei

Perfectionarea managementului firmelor de constructii-montaj, solutionarea marilor probleme economice si sociale, intreaga activitate manageriala curenta si de perspectiva este legata intr-un fel sau altul de adoptarea si realizarea deciziilor. De asemenea, performantele sistemului de management al firmelor sunt legate de componenta sa decizionala si de calitatea acesteia. Nici un alt element al sistemului de management al firmei nu are un impact asa de mare asupra intregii activitati.
Ca o definitie a deciziei, ea reprezinta actul prin care se hotaraste o anumita linie de conduita de urmat pentru atingerea obiectivului, act in care se includ actiunile, mijloacele, precum si caile de atingere ale obiectivelor propuse.
In fapt, decizia este o solutie aleasa de manager, din mai multe variante posibile, pe baza unor informatii, in scopul coordonarii si reglarii activitatilor subordonate, precum si al controlului si previzionarii lor.

1 Elementele si etapele procesului decizional

Decidentul, factorul de decizie individual sau un organ participativ, constituie elementul de baza, care, prin vointa sa, declanseaza actiunea si prevede reactiile celor implicati in acest proces. Prin decizia adoptata se pune in miscare personalul firmei, obligandu-l sa actioneze intr-un anumit fel, pentru ca, la un termen stabilit, sa se obtina rezultatele propuse. Astfel, responsabilitatea si riscul sunt principalele laturi psihologice in care este angajat decidentul.
In conditiile de astazi, ale economiei concurentiale, in activitatea manageriala s-au produs schimbari generate in principal de faptul ca deciziile au fost amplificate calitativ si cantitativ. In procesul decizional, chiar pe timpul elaborarii deciziei, au loc stari conflictuale, incepand de la stabilirea obiectivelor, a justificarii lor, a cailor de atins etc. Decidentul declanseaza, astfel, o singura actiune dintre mai multe posibile, cu excluderea celorlalte, fapt ce impune o mare responsabilitate.
Managerul decident trebuie sa aiba o pozitie dominanta in campul decizional, influentand prin trasaturile personalitatii sale. Complexitatea si instabilitatea perioadei de tranzitie la care asistam astazi, cer amplificarea elementelor, capabile sa puna pe decident in fata faptului de a-si asuma raspunderea din initiativa proprie.
Mediul ambiant al firmelor de constructii-montaj, economie de piata, devin zilnic tot mai complexe iar elementele acestora pot favoriza adoptarea de decizii rationale cu efecte pozitive dar si negative, cum ar fi:
-aparitia de noi concurenti pe piata;
-reducerea ciclului de viata al unor produse si tehnologii din constructii;
-majorarea preturilor si tarifelor la materiile prime, utilaje, echipamente, energie, carburnti, servicii etc.;
-lipsa resurselor financiare pentru investitii.
Timpul este alta componenta a deciziei, o dimensiune, trecerea timpului de la adoptare pana la aplicarea ei favorizeaza rezultatul punerii in practica a deciziei. Intre momentele colectarii informatiilor, elaborarii, adoptarii si executarii deciziei trebuie sa existe o concordanta. De exemplu, daca astazi se adopta decizia care trebuie aplicata peste o saptamana si nu se aplica in acest rastimp, hotararea de a o aplica dupa inca o saptamana este o greseala deoarece intre cele doua momente pot sa apara informatii suplimentare in masura sa schimbe decizia. Expresiile "decizia a venit la timp" sau "decizia este depasita" evidentiaza rolul indeplinit de factorul timp asupra deciziei. O decizie fundamentata temeinic trebuie sa coreleze intotdeauna urmarile pe termen lung cu efectele imediate, chiar daca acestea din urma sunt foarte atragatoare.
Procesul decizional, ca act esential in ansamblul sistemului de management, este foarte complex, generand numeroase relatii prezentate in schema de mai jos:

Orice proces decizional incepe cu formularea unei teme (problema, scop) dupa care urmeaza pregatirea. In functie de scop, se stabilesc obiectivele, sensul si continutul dupa care urmeaza elaborarea si adoptarea deciziei.
Elaborarea sau pregatirea deciziei este foarte complexa,preedata de intense cautari de clarificare a problemei care formeaza subiectul deciziei potentiale. Se propun diverse solutii, variante, fiecare cu avantaje si dezavantje in raport cu care se face evaluarea acelor solutii.
In prima faza se defineste problema si domeniul care o guverneaza, implicatiile posibile asupra altor domenii precum si stabilirea scopurilor a caror realizare se urmareste.
Alegerea solutiei constituie a doua faza a procesului decizional cu etape cum ar fi:
-compararea cu situatii similare precedente ale fiecarei solutii sau variante ce se au in vedere;
-estimarea consecintelor fiecarei solutii ce s-ar adopta in conditii de risc;
-determinarea solutiei optime, cea mai convenabila din punct de vedere al avantajelor si dezavantajelor.
In general, la alegerea solutiei, pot exista trei situatii:
-certitudine, caracterizata prin probabilitate maxima de a reliza obiectivul urmarit;
-incertitudine, cand probabilitatea realizarii obiectivului este mare dar, asupra felului in care trebuie procedat, exista dubii serioase;
-risc, cand obiectivul este posibil de realizat, cu o probabilitate a realizarii apreciabila, existand insa o mare nesiguranta in ceea ce priveste modalitatile de urmat.
A treia faza este supravegherea aplicarii solutiei alese si controlul modului ei de realizare, care, in numeroase cazuri, ocupa un loc secundar in preocuparile managerilor. Acestia isi formeaza falsa opinie potrivit careia din moment ce o decizie a fost corespunzator elaborata, ea trebuie sa se aplice imediat, fara pregatiri, asa cum a fost conceputa. In aceasta faza se pot identifica urmatoarele etape:
-motivarea, cu scopul de a crea o stare de spirit favorabila indeplinirii deciziei in conditii optime;
-transmiterea deciziei, insotita de instrunctiuni precise de realizare;
-efectuarea unui control permanent, cu accent pe activitatea de indrumare si ameliorare.
Este limpede ca procesul decizional precum si intreaga activitate necesara elaborarii si aplicarii deciziei presupune o colaborare si coordonare care nu se realizeaza de la sine. Se cere o buna intelegere si conlucrare, la baza carora sta delimitarea riguroasa, rationala a competentelor, stabilirea raspunderilor si solutionarea rapida a situatiilor de dezacord.

2 Comentarii si concluzii

Deciziile, indiferent de nivelul ierarhic la care sunt adoptate, trebuie sa fie bazate pe aprecieri realiste si nu pe evaluari optimiste. Calitatea deciziei depinde foarte mult de factorul uman care ramane singurul raspunzator de eaecul rezultat in urma aplicarii ei. Cei care se justifica spunand ca de vina este x sau y din cauza carora decizia nu si-a atins scopul, incearca sa-si ascunda incapacitatea de a-si asuma raspunderea.
Nu putine sunt cazurile in care o decizie nu a fost dusa la indeplinire nefiind supervizata. Este un lucru stiut ca multi manageri cred ca lansarea unei decizii duce implicit la rezolvarea problemei. Trebuie obligatoriu avut in vedere ca o decizie neurmarita duce in majoritatea cazurilor ori la efect partial ori la neindeplinirea ei. Astfel, o decizie data ulterior, prin care se stabileste faptul ca prima decizie trebuie totusi dusa la indeplinire, reprezinta o greseala grava a managerului.
Pentru ca deciziile sa fie indeplinite in conditii optime este nevoie de incredere reciproca, de spirit de echipa si de competitie. Perfectionarea conducerii, solutionarea problemelor cu care se confrunta orice firma de constructii-montaj, intreaga activitate manageriala curenta si de perspectiva este legata mai mult sau mai putin de adoptarea si ducerea la bun sfarsit.