Management prin exceptii

Management prin exceptii

Alte denumiri :

Semnalizarea cazurilor exceptionale

Managementul prin corectarea anomaliilor

Managementul pe baza de abateri

Definire : interventia managerului numai in urma aparitiei unei situatii de exceptie pe care nu o pot rezolva subordonatii

Utilitate

simplificarea procesului de management

degrevarea managerilor de informatii inutile

Cauza : cresterea

marimii si dinamicii organizatiilor

volumului de informatii

complexitatii procesului de management

Esenta

modul de definire a exceptiilor

reglarea sistemului prin corectiile necesare

Etape

1. Stabilirea nivelului rezultatelor de obtinut (norme de management) si a tolerantelor

2. Desfasurarea activitatilor

3. Analiza abaterilor de la tolerantele stabilite

4. Revizuirea normelor si tolerantelor

1. Stabilirea nivelului rezultatelor de obtinut (norme de management) si a tolerantelor

Nivelul rezultatelor : parametrii specifici pe baza carora acestea se apreciaza= norme de management   :

indicatori de eficienta fizici si valorici

sarcini de realizat etc.

Masoara obiectivele managerilor de pe fiecare nivel ierarhic = sisteme de referinta pentru aprecierea rezultatului muncii lor

Tolerantele (limitele) care declanseaza comunicarea

Masurarea tolerantelor

diferentele admise fata de normele determinate anterior din punct de vedere fizic, valoric sau de incadrare intr-un anumit termen

stabilirea  graduala si crescatoare a marimii tolerantelor pentru interventia managerilor de pe fiecare nivel ierarhic pana in varful piramidei

Recomandari

Precautia de fixare a limitelor tolerantei este direct proportionala cu importanta activitatii fata de realizarea stratefiei organizatiei

Limitele tolerantei din domeniile cheie trebuie sa fie foarte stranse

Necesitatea stabilirii limitelor negative dar si pozitive deoarece abaterile pozitive pot semnaliza si abateri negative ale altor activitati, nu numai existenta unor rezerve

2. Desfasurarea activitatilor

derularea proceselor de productie si management

mentinerea rezultatelor in limitele tolerantelor admise

colectarea si sistematizarea informatiilor pentru manageri

3. Analiza abaterilor de la tolerantele stabilite

Metode

tehnici simple

calculatoare electronice

Procedura

stabilirea valorilor efective

compararea lor cu valorile preliminare (compararea dintre nivelul prevazut cu cel realizat pe baza culegerii exacte a datelor)

Zone in functie de nivelul ierarhic care trebuie sa intervina

Zona I - tolerante intre limite normale - managerul care raspunde direct de actiune

Zona II - cazuri mai grele - nivelul ierarhic urmator

Zona III (de alarma) - cazuri de abatere - manager superior

Zona IV - cazuri exceptionale (de perturbare vitala) - organisme colective de conducere

retinerea abaterilor semnificative peste limitele admise

transmiterea la nivelul ierarhic corespunzator pentru adoptarea unor masuri corective

4. Revizuirea normelor si tolerantelor

Cazuri

a) existenta unor abateri negative preliminate care impun corecturi sau alte initiative

b) abateri pozitive cu cauze (re)cunoscute care permit masuri de generalizare a procedurilor si tehnicilor folosite

Avantaje

Economisirea timpului managerilor (superiori)

Delimitarea precisa a sferei de activitate a managerilor de la nivelurile medii si inferioare care antareste responsabilitatea si contribuie la formarea managerilor

Favorizarea aplicarii delegarii de autoritate

Simplificarea sistemului informational si managerial - efect - reducerea costurilor aferente

Concentrarea managerilor asupra problemelor majore, a rezultatelor deosebite, corelandu-le cu evidentierea cauzelor si adoptarea eventualelor masuri corective

Dezavantaje

Riscul compensarii unor abateri de sens contrar si nesemnalizarea altor abateri care pot induce in eroare prin iluzia de normalitate