Tehnici utilizate in conceperea proiectelor

Printre tehnicile utilizate in elaborarea proiectelor pentru fundamentarea si structurarea lor sunt:

Analiza SWOT;

Diagrama GANTT;

Diagrama PERT;

Metoda cadrului logic.

1. Analiza SWOT

SWOT este un instrument de analiza strategica, flexibil si usor de aplicat pe care o organizatie sau o echipa de proiect il foloseste pentru a identifica cele mai potrivite directii de actiune. Orice proiect nou ar trebui sa aiba la baza o astfel de analiza, pentru a i se stabili gradul de oportunitate si de fezabilitate.

Scopul analizei SWOT este de a realiza un plan strategic sau de a gasi o solutie la o problema, luand in considerare factorii interni si externi ai unei echipe sau ai unei organizatii.

Avantajul analizei SWOT il constituie consensul intre membrii echipei. Dupa ce au cazut de acord asupra punctelor tari ("Strenghts"), a punctelor slabe ("Weaknesses") a oportunitatilor ("Opportunities) si a amenintarilor ("Threats) care afecteaza echipa, este mult mai usor sa se identifice solutiile necesare.

Cum se realizeaza analiza SWOT

Echipa care realizeaza analiza trebuie sa fie pregatita pentru un proces laborios, in care nu vor lipsi conflictele de idei. Este recomandabil sa existe un facilitator al intalnirii, o ordine de zi si sa se foloseasca de cate ori este posibil tehnica brainstorming-ului. Pentru ca solutiile identificate la sfarsit sa fie insusite si aplicate de toti membrii echipei, facilitatorul trebuie sa incerce sa-i implice pe fiecare pe parcursul analizei.

Se completeaza ferestrele SWOT, urmand pasii de mai jos:

Analiza interna: Se examineaza capacitatea echipei sau a organizatiei. Acest lucru are ca rezultat listarea punctelor tari (S) si a punctelor slabe (W). Este folositoare audierea opiniilor mai multor oameni din departamente diferite.

Analiza externa Se iau in considerare principalele elemente din mediul extern (ex. cultura, economia, sanatatea, sursele de finantare, demografia, etc.) si se identifica acele puncte care pot fi oportunitati (O) sau amenintari (T) pentru echipa.

Fiecare element trebuie detaliat cat este posibil dupa care se analizeaza care dintre punctele tari si oportunitati compenseaza punctele slabe si amenintarile si ce se poate face cu acele puncte slabe si amenintari care nu pot fi acoperite.

2. Diagrama GANTT

Diagrama Gantt este un instrument de planificare, elaborat in 1917 de Henry L.Gantt, inginer si sociolog de origine americana. Frecvent utilizata in managementul de proiect, o diagrama Gantt ofera o ilustrare grafica a unui program de activitati, care ajuta la planificarea, coordonarea si monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect. Diagramele Gantt se pot realiza in versiuni simple, cu ajutorul unui grafic facut pe o hartie, sau in versiuni mai complexe, cu ajutorul unor aplicatii software de management al proiectului.

Forma grafica a unui astfel de instrument de planificare consta intr-o matrice pe a carei axa orizontala este reprezentata perioada de timp pe care se intinde proiectul, impartita in unitati de masura (spre exemplu zile, saptamani sau luni), si pe a carei axa verticala sunt reprezentate sarcinile din proiect (spre exemplu, daca proiectul ar consta in dotarea calculatorului cu un nou software, principalele sarcini ar putea fi: realizarea unei cercetari de piata, alegerea soft-ului, instalarea soft-ului, etc.).

In cadrul unei diagrame Gantt, fiecarei sarcini ii este alocat un rand. Timpul in care este estimat sa se finalizeze o sarcina este reprezentat printr-o bara orizontala. Marginea din stanga marcheaza inceputul preconizat pentru acea sarcina, iar marginea din dreapta marcheaza sfarsitul preconizat. Sarcinile pot evolua relativ la alte sarcini in mod secvential, paralel sau prin suprapunere temporara.

Pe masura ce proiectul avanseaza, diagrama este adusa la zi, prin umplerea barelor pe o lungime corespunzatoare procentului din sarcina care a fost indeplinit. Se poate evalua astfel imediat stadiul in care se afla proiectul, tragand o linie verticala in dreptul datei curente. Sarcinile finalizate vor ramane cu totul in partea stanga a liniei. Sarcinile in desfasurare vor fi intretaiate de linie, si daca partea plina este la stanga liniei, inseamna ca sunt in intarziere fata de planificare, pe cand, daca partea plina merge pana in dreapta liniei, inseamna ca sunt inaintea planificarii. Sarcinile viitoare raman cu totul in dreapta liniei.

Atunci cand se realizeaza o diagrama Gantt, se introduce un numar rezonabil de sarcini (nu mai mult de 15 sau 20), in asa fel incat diagrama sa incapa pe o singura pagina. In cazul in care este vorba de un proiect mai complex, se pot realiza diagrame subordonate care sa detalieze incadrarea in timp a tuturor sub-sarcinilor care formeaza o sarcina principala.

De asemenea, pentru o echipa de proiect este foarte util ca in dreptul unei sarcini sa fie trecuti si responsabilii pentru respectiva sarcina.

De multe ori intr-un proiect exista evenimente care nu reprezinta o sarcina si care se pot evidentia in cadrul unei diagrame Gantt. Aceste momente reprezinta niste "borne" (milestones) si de obicei sunt marcate pe diagrama sub forma unor triunghiuri cu varful in sus.

Diagrama PERT

O diagrama PERT (engl. "program evaluation review technique") este un instrument de management al proiectului care a fost elaborat si folosit pentru prima oara de U.S. Navy in anii '50 pentru a coordona programul submarinului atomic Polaris. O metodologie de management al proiectului similara, respectiv Metoda Drumului Critic (CPM - eng. "Critical Path Method"), care a fost elaborata cam in aceeasi perioada pentru sectorul privat a devenit sinonima cu PERT. Aceasta este cauza pentru care sunt intalnite variatii de denumiri pentru acelasi instrument: PERT, CPM, sau PERT/CPM.

Dintre cele mai importante beneficii ale acestui instrument pot fi enumerate: obtinerea unei imagini clare asupra dependentelor dintre sarcini, identificarea acelor sarcini a caror intarziere poate duce la riscuri mari pentru proiect si care trebuie monitorizate cu atentie, stabilirea intervalelor de timp intre care sunt permise intarzierile in finalizarea unor sarcini, etc.

Diagrama PERT contine informatii despre sarcinile dintr-un proiect, perioadele de timp pe care se intind si dependentele dintre ele. Forma grafica este o retea de noduri conectate de linii directionale (numita si "reteaua activitatilor"). Nodurile sunt cercuri sau patrulatere si reprezinta evenimente sau borne ("milestones") din proiect. Fiecare nod este identificat de un numar. Liniile directionale sau vectorii care leaga nodurile reprezinta sarcinile proiectului iar directia vectorului arata ordinea de desfasurare a sarcinilor. Fiecare sarcina este identificata printr-un nume sau printr-un indice, are reprezentata durata necesara pentru finalizare si in unele cazuri chiar numarul de persoane responsabile si numele lor.

Simbolurile diagramei

Modul de folosire al analizei PERT

Cel mai important concept al analizei PERT este drumul critic.

Drumul critic = acel drum de la inceputul la sfarsitul retelei, ale carui activitati insumeaza un total de timp mai mare decat orice alt drum din retea.

Drumul critic este o baza pentru stabilirea calendarului unui proiect, deoarece durata totala a unui proiect nu poate sa fie mai mica decat timpul total al drumului critic. Totodata intarzierile in activitatile componente ale drumului critic pot pune in pericol intregul proiect. De aceea este necesar ca acestor activitati sa li se acorde o atentie mult mai mare.

Analiza PERT poate fi impartita in trei etape:

Planificarea:

identificarea sarcinilor si estimarea necesarului de timp pentru acestea;

aranjarea sarcinilor si a evenimentelor intr-o secventa fezabila;

desenarea diagramei;

Incadrarea in timp:

stabilirea, acolo unde este posibil, a datelor de inceput si de sfarsit;

Analiza:

calcularea datelor minime posibile, a datelor maxime permise si a marjelor de timp pentru fiecare eveniment. Acest lucru se face lucrand de la stanga la dreapta si apoi de la dreapta la stanga diagramei;

evaluarea oportunitatii planificarii propuse si daca este necesar revizuirea ei.

Regulile care trebuie respectate in efectuarea analizei PERT

Exista un singur eveniment de start si un singur eveniment de sfarsit;

Reteaua nu are intreruperi si ea trebuie desenata luand in calcul dependentele identificate;

Evolutia in timp a sarcinilor este reprezentata de la stanga la dreapta;

Nu pot sa existe doua sarcini care leaga aceleasi doua evenimente;

Evenimentele au un numar de identificare unic (in consecinta si sarcinilor le va corespunde cate o identificare unica, respectiv numerele celor doua evenimente pe care le leaga);

Un eveniment de pe drumul critic are data minima posibila si data maxima permisa egale, si marja de timp 0;

Se stabileste data minima posibila si data maxima permisa a evenimentului de start la 0. Lucrand de la evenimentul de start inspre dreapta, se calculeaza datele minime posibile pentru evenimentele imediat urmatoare. Se adauga la datele minime posibile ale evenimentelor anterioare, timpul necesar pentru sarcinile intermediare, pentru a ajunge la datele minime posibile ale evenimentelor posterioare. Acolo unde evenimentele posterioare au mai multe sarcini dependente, se face calculul pe fiecare ramura si este pus rezultatul cel mai mare.

Se stabileste data minima posibila si data maxima permisa a evenimentului final la suma timpului pe drumul critic. Lucrand de la evenimentul final inspre stanga se calculeaza datele maxime permise. Se scade timpul necesar activitatilor intermediare din datele maxime permise ale evenimentelor posterioare pentru a obtine datele maxime permise pentru evenimentele anterioare. Acolo unde evenimentele anterioare au mai multe activitati care pornesc de la ele, se face calculul pe fiecare ramura si este pus rezultatul cel mai mic. 

Marja de timp este calculata facand diferenta dintre data maxima permisa si data minima posibila.

Pentru a face calculul mai usor se poate scrie in dreptul activitatilor fictive cifra 0 (nu e nevoie de resurse pentru a ajunge de la un eveniment la altul).

4. Metoda cadrului logic (LFA)

Ce inseamna Metoda Cadrului Logic (LFA)

Metoda Cadrului Logic sau LFA ("logical framework approach") este un instrument de planificare si management folosit pentru proiectele de dezvoltare. Aceasta metoda a fost adoptata pentru prima oara ca instrument de planificare pentru activitatile de dezvoltare desfasurate peste ocean de catre USAID, la inceputul anilor '70. Toate Programele de finantare PHARE ale Uniunii Europene folosesc aceasta metodologie in analiza proiectelor.

Metoda Cadrului Logic sintetizeaza intr-un format standard:

ce incearca sa realizeze proiectul;

cum isi propune sa faca asta;

ce elemente sunt necesare pentru ca succesul proiectului sa fie asigurat;

metodele prin care se poate masura evolutia proiectului;

eventualele probleme care pot sa apara.

Desi mult mai intalnit in cererile de finantare este termenul de "Matrice Logica" ("Logical Framework Matrix"), trebuie facuta distinctia intre aceasta si Metoda Cadrului Logic sau LFA ("Logical Framework Approach"). LFA, ca abordare manageriala, presupune un sistem de analiza a problemelor si a nevoilor, realizarea unei ierarhii mijloace-scopuri si selectarea celei mai potrivite strategii de implementare. Rezultatul acestei abordari analitice il reprezinta matricea (sau cadrul logic - "Logframe"), care insumeaza ceea ce urmareste sa realizeze respectivul proiect si cum, care sunt ipotezele cheie si cum vor fi monitorizate si evaluate out-put-urile si impactul.

De ce se foloseste Metoda Cadrului Logic ?

LFA este un instrument extrem de folositor, atat pentru planificarea cat si pentru monitorizarea unui proiect. Ea ajuta in parcurgerea unui proces util de gandire, impunand disciplina de a fi specific si clar in privinta a ceea ce se doreste a se realiza si cum, dar mai ales in privinta sublinierii elementelor de care depinde succesul proiectului si a echipei de management.

De asemenea matricea logica ofera un document usor de utilizat prin care membrii echipei de proiect, finantatorii, beneficiarii si alti stakeholder-i pot fi informati sumar despre proiect. Acest document poate fi folosit si adaptat pe parcursul intregului ciclu de viata al unui proiect pentru a identifica sistematic obstacolele si schimbarile legate de atingerea out-put-urilor si a obiectivelor.

Folosirea unei matrici logice la design-ul unui proiect este un ajutor extrem de important, care ne poate feri de greselile de logica sau de incoerenta. O matrice logica este o privire de ansamblu asupra factorilor cheie, care poate sa arate, intr-un mod foarte simplu, daca proiectul va fi un succes sau un esec.

Terminologie

Descrierea proiectului - Coloana "descrierea proiectului" din cadrul matricii logice ofera un sumar narativ a ceea ce intentioneaza proiectul sa obtina si cum. De asemenea descrie modalitatile prin care urmeaza sa fie atinse obiectivele pe care si le propune proiectul. Testarea corectitudinii elementelor din aceasta coloana se face cu ajutorul logicii verticale.

Obiectiv general ("goal") - face referire la obiectivele sectoriale sau nationale la care proiectul este menit sa contribuie, spre exemplu: cresterea veniturilor, imbunatatirea statutului nutritional, reducerea criminalitatii, a coruptiei, etc. Poate fi exprimat si descriind presupusul impact al proiectului. Obiectivul general este mai mult o declaratie de intentie.

Scop ("purpose") - se refera la ceea ce trebuie sa se obtina in urma proiectului, in ceea ce priveste dezvoltarea. Scopul trebuie sa fie raspunsul la problema centrala care a fost identificata in faza de documentare a proiectului. Ca exemplu scopul poate preconiza o crestere in productia agricola, accesul mai larg la vaccinari, apa mai curata, sau capacitate institutionala si sisteme de management locale imbunatatite, un mai mare grad de alfabetizare in randul tinerilor rromi din localitatea X, etc. De cele mai multe ori, pentru un proiect, exista un singur scop. Intr-un subcapitol va fi prezentat modul in care se realizeaza un arbore al problemelor, dupa care se transforma problemele in obiective.

Obiective specifice/componente. Atunci cand proiectul este relativ complex si are un numar mare de output-uri, este util ca acestea sa fie grupate in niste componente (alese dupa criterii sectoriale, functionale, institutionale, etc.). in acest caz se foloseste cate un obiectiv pentru fiecare componenta. Obiectivele specifice, sau componente, trebuie sa ofere o legatura logica intre output-urile acelei componente si scopul proiectului. Dupa identificarea componentelor unui proiect, formularea obiectivului trebuie sa tina cont de caracteristicile SMART (ex., pentru componenta comunicare, obiectivul poate fi "sa creasca cu cel putin 70% numarul de liceeni din comuna X care acceseaza saptamanal internetul prin intermediul telecentrului comunitar).

Output-uri (traduse si ca rezultate asteptate in formatul standard de matrice logica oferit de PHARE) - se refera la rezultate specifice si produse tangibile (bunuri si servicii) produse prin realizarea unor sarcini sau activitati. De exemplu: construirea unui sistem de irigare sau a unei rezerve de apa. Fiecare componenta trebuie sa aiba cel putin un output si de obicei are 4 sau 5. Furnizarea outputuri-lor trebuie sa se afle sub controlul direct al managementului.

Activitati - in terminologia LFA activitatile se refera la sarcinile specifice indeplinite pentru a atinge output-urile cerute. Exemple pentru rezerva de apa a unei comunitati pot fi: realizarea designului, stabilirea procedurilor de intretinere a rezervei, pregatirea locatiei, colectarea aprobarilor necesare, construirea rezervorului si realizarea retelei de tevi, etc. Matricea logica nu trebuie neaparat sa includa prea multe detalii despre activitati, pentru ca altfel devine prea lunga si potential prescriptiva. Daca se cer specificatii detaliate ale activitatilor, acestea trebuie prezentate separat intr-un program de activitati, sub forma de tabel si nu in matricea insasi.

Input-uri - se refera la resursele necesare pentru realizarea activitatilor si producerea output-urilor, de exemplu: personal, echipament, si materiale. Inputurile nu vor fi incluse in formatul matricii.

Ipoteze - se refera la conditiile care afecteaza progresul sau succesul proiectului, dar asupra carora managerul proiectului nu are control direct, de exemplu, schimbarile de pret, respectarea sau nerespectarea legii, etc. O ipoteza este o propozitie pozitiva despre conditiile care trebuie sa fie indeplinite pentru ca obiectivele proiectul sa fie atinse. Riscul este o propozitie negativa despre ce ar putea impiedica obiectivele sa se indeplineasca.

Indicatori - este o unitate de masura clar definita si o tinta care sa detalieze cantitatea, calitatea sau organizarea in timp a rezultatelor asteptate. Se refera la informatia de care avem nevoie pentru a determina progresul spre indeplinirea obiectivelor.

Mijloacele de verificare - trebuie sa specifice clar sursa din care vor fi colectate informatiile cu privire la indicatori. Trebuie luat in considerare modul in care informatia va fi colectata (metoda), cine va fi responsabil si frecventa cu care informatia trebuie furnizata.

Logica verticala - unul dintre instrumentele de verificare a corectitudinii unui design de proiect. Identifica intentiile proiectului, clarifica relatiile cauzale de tip mijloc-scop din cadrul acestuia si specifica situatiile dincolo de controlul managerului de proiect (ipotezele), care pot influenta indeplinirea obiectivelor (coloanele 1 si 4).

Logica orizontala - defineste modul in care vor fi examinate obiectivele proiectului din descrierea indicatorilor si a mijloacelor prin care se va realiza verificarea (coloanele 2 si 3). Logica orizontala asigura cadrul pentru monitorizarea si evaluarea proiectului.

Forma uzuala a unei matrici este prezentata in figura urmatoare.

Tehnicile utilizate in elaborarea proiectelor pentru fundamentarea si structurarea lor sunt:

Analiza SWOT;

Diagrama GANTT;

Diagrama PERT;

Metoda cadrului logic;

GOPP - planificarea proiectelor orientata spre obiective.

	CONCLUZII

Management prin proiecte presupune aplicarea metodelor si tehnicilor de managementul proiectelor pentru conducerea unor procese care in mod uzual nu sunt considerate drept proiecte. Reprezinta un concept central pentru managementul unei organizatii permanente, in special al unei organizatii orientate pe proiecte, deoarece aceasta iti indeplineste misiunea prin proiecte. Multe proiecte diferite sunt incepute, conduse si terminate in mod concurent. Aceasta asigura dezvoltarea continua si supravietuirea organizatiei.

	Ce este graficul Gannt? Ce este graficul PERT?

Raspuns

Graficul Gannt este graficul prin care sunt vizualizate duratele activitatilor intr-un proiect. Acest tip de grafic mai este cunoscut si sub denumirea de grafic bare. Activitatile sunt prezentate in partea stanga a graficului, datele de desfasurare sunt reprezentate in partea de sus, iar durata activitatilor este reprezentata sub forma unor bare orizontale.

Graficul PERT este o metoda de reprezentare a relatiilor logice si de interdependenta intre activitatile unui proiect.

Teste grila de autoevaluare:

Scopul analizei SWOT este de:

a.       a realiza un plan strategic

b.      a gasi o solutie la o problema

c.       lua in considerare factorii interni si externi ai unei echipe sau ai unei organizatii.

R: a, b, c.

Avantajul principal al analizei SWOT il constituie:

a.       consensul intre membrii echipei

b.      analiza punctelor tari si slabe

c.       comunicarea in cadrul grupului de planificare

R: a.

Diagrama Gantt este un instrument:

a.       de planificare

b.      de implementare

c.       de esalonare a succesiunii dintre activitati

R. a.

Diagrama Gantt ofera:

1. ilustrarea grafica a unui program de activitati, care ajuta la planificare
2. ilustrarea grafica a unui program de activitati care ajuta la atriburiea sarcinilor

R: a.

Diagrama Gantt se poate realiza:

1. ca un grafic a unui program de activitati, care ajuta la planificarea, coordonarea si monitorizarea unor sacrini specifice dintr-un proiect.
2. Ca o versiune simpla, cu ajutorul unui grafic facut pe o hartie,
3. Ca o versiune mai complexe, cu ajutorul unor aplicatii software de management al proiectului.