Managementul prin obiective

Managementul prin obiective

Conceput in SUA, in perioada postbelica, managementul prin obiective (MP.O.) se foloseste in prezent in numeroase tari. La difuzarea lui in tarile occidentale, o contributie majora au avut-o firmele de consultanta in management. Este sistemul de management cel mai frecvent folosit.

La baza conceperii M.P.O. se afla urmatoarea premisa: eficacitatea unei firme depinde de intrepatrunderea obiectivelor sale cu obiectivele subsistemelor, ceea ce implica o corelare stransa a trinomului obiective-rezultate-recompense/sanctiuni.

Un riguros M.P.O. presupune intrunirea urmatoarelor caracteristici esentiale:

instituirea unui sistem de obiective pentru intreprindere, care sa coboare pana la nivelul executantilor;

participarea intregului personal, a fiecarui component al firmei la stabilirea obiectivelor in a caror realizare este nemijlocit implicat;

individualizarea bugetelor de cheltuieli pe principalele subdiviziuni organizatorice si, in special, pe centre de gestiune, ceea ce implica descentralizarea laturii operationale a sistemului financiar;

instituirea unui sistem de control continuu bazat pe metoda abaterilor semnificative;

corelarea stransa a recompenselor si sanctiunilor materiale si morale cu rezultatele efectiv obtinute;

mutatii in mentalitatea personalului firmei, in atitudinea sa fata de obiectivele firmei, in special in directia cresterii participarii, a initiativei, a colaborarii in procesul stabilirii si indeplinirii lor.

Sintetic, managementul prin obiective poate fi definit ca un sistem de management bazat pe determinarea riguroasa a obiectivelor pana la nivelul executantilor, care participa nemijlocit la stabilirea lor si pe corelarea stransa a recompenselor si, respectiv, a sanctiunilor cu nivelul realizarii obiectivelor prestabilite.

M.P.O. cuprinde, de regula, ansamblul activitatilor unei intreprinderi. De aici rezulta deosebita sa complexitate, multiplele aspecte la care trebuie sa se refere. Ca urmare, M.P.O. are o structura complexa, alcatuita din sase componente (fig. 3.1).

Fig. 3.1. Componentele sistemului de management prin obiective

Sistemul de obiective al firmei cuprinde obiectivele fundamentale, derivate 1, derivate 2, specifice si individuale. Acestea trebuie definite de o maniera cat mai concreta si operationala, facilitand astfel realizarea lor. Esential este ca sistemul de obiective sa se agregeze armonios pe verticala sistemului de management, asigurand realizarea obiectivelor cuprinse in planul sau programul firmei, pe baza integrarii eficiente a eforturilor si rezultatelor fiecarui component al ei.

Programele de actiuni se intocmesc pentru fiecare subdiviziune organizatorica principala a firmei, constituite pe centre de cheltuieli si venituri si, evident, pentru ansamblul intreprinderii. In cadrul programelor se cuprind de o maniera foarte precisa resursele umane, materiale si financiare aferente realizarii obiectivelor previzionate, impreuna cu specificarea actiunilor necesare in acest scop. Stabilirea actiunilor de intreprins, ca si a mijloacelor disponibile se efectueaza cu luarea in considerare a prioritatii diferitelor categorii de obiective.

Corolarul programelor de actiuni il reprezinta calendarele de termene. Pentru a asigura o sincronizare temporala adecvata in elaborarea lor se porneste de la termenele finale pentru obiectivele fundamentale si obiectivele derivate 1, utilizandu-se principiul numararii inverse.

Fundamentul economic si motivational al M.P.O. il reprezinta bugetele elaborate pentru fiecare subdiviziune organizatorica constituita ca un centru de venituri si cheltuieli si pentru firma in ansamblul sau. Pe aceasta baza se asigura o determinare precisa a resurselor cheltuite de principalele componente ale intreprinderii si a rezultatelor efective obtinute, element fundamental pentru luarea unor masuri de perfectionare judicios localizate, concomitent cu diferentierea corecta a recompenselor si, fireste, a sanctiunilor.

Suportul logistic al M.P.O. il reprezinta metodele utilizate atat in munca de management, cat si in cea de executie. Reflectarea importantei care se acorda acestui aspect o reprezinta repertoarele de metode utilizate in intreprindere. Intocmirea acestora nu este o operatie mecanica, ci un proces de selectie a celor mai adecvate metode si tehnici tinand cont de caracteristicile obiectivelor stabilite si ale proceselor de munca implicate. O atentie deosebita trebuie acordata metodelor prin care se realizeaza functiile managementului - previziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea si control-evaluarea -, precum si celor folosite de personalul de specialitate de inalta calificare.

Ultima componenta majora a M.P.O. o reprezinta instructiunile de respectat in implementarea precedentelor elemente. Pentru a corespunde menirii lor, instructiunile, ce exprima conceptia conducerii firmei asupra modului de realizare a obiectivelor, trebuie sa reflecte legislatia, sa sintetizeze experienta respectivei firme. De regula, se elaboreaza doua categorii de instructiuni: a) generale, valabile pentru ansamblul activitatilor firmei si b) partiale, ce se refera la unele din activitatile intreprinderii, de regula realizate intr-un centru de cheltuieli si venituri sau la componente deosebit de importante ale acestora. Pentru a fi cat mai utile este necesar ca instructiunile sa nu fie amanuntite, intrucat faciliteaza aparitia manifestarilor de imobilism, rigiditate, apatie, dar nici prea generale, deoarece favorizeaza confuzii, manifestari anarhice etc.

Realizarea unui sistem de management prin obiective reclama un laborios proces care cuprinde toate elementele principale ale managementului intreprinderii. Concret, conceperea si implementarea M.P.O. implica sase etape principale:

a) Stabilirea obiectivelor fundamentale ale societatii comerciale sau regiei autonome. Derularea acestei etape se produce in procesul elaborarii planurilor sau programelor pe termen lung si mediu, avand in vedere specificul M.P.O. In determinarea nivelurilor cifrei de afaceri, profitului, productiei fizice etc. se iau in considerare atat necesitatile si posibilitatile firmei, cat si cele ale macrosistemelor din care face parte, fireste prin prisma cererii pe piata interna si externa. Pentru a constitui un fundament adecvat pentru M.P.O., obiectivele fundamentale, ca de altfel si celelalte categorii de obiective, trebuie sa fie realiste, stimulative, mobilizatoare si comprehensibile. Aceasta implica o temeinica fundamentare, o participare sustinuta la stabilirea lor din partea cat mai multor componenti ai intreprinderii, utilizand modalitati participative de management.

b) Pe baza obiectivelor fundamentale se trece la stabilirea obiectivelor derivate, specifice si individuale. Fluxul stabilirii obiectivelor incepe de Ia vanzare si productie, continuand cu celelalte activitati ale societatii comerciale sau regiei autonome, tinand cont de relatiile dintre ele. In acest proces este necesar sa se evidentieze zonele cheie implicate de fiecare obiectiv asupra carora isi vor concentra atentia factorii principali participanti la realizarea obiectivelor, standardelor de apreciere ale indeplinirii lor. In derularea acestei etape se folosesc pe scara larga dialogurile bilaterale si multilaterale dintre manageri si subordonati, ceea ce garanteaza realismul si caracterul stimulativ al obiectivelor.

c) Conturarea sistemului de obiective ofera premisa necesara elaborarii celorlalte componente ale M.P.O. - programele de actiuni, calendarele de termen, bugetele si lista metodelor - atat pentru ansamblul unitatii, cat si pentru fiecare centru de cheltuieli si venituri. Stabilirea acestora se efectueaza pe baza luarii in considerare a ierarhiei dintre diferitele categorii de obiective, a potentialului personalului disponibil si a celorlalte resurse existente in firma. Pentru ca elementele mentionate sa aiba un pronuntat caracter realist si motivational este necesara participarea intensa a intregului personal al societatii comerciale sau regiei autonome.

d) Faza urmatoare consta, in esenta, in adaptarea corespunzatoare a subsistemelor decizional, structural si informational ale societatii comerciale sau regiei autonome la cerintele realizarii obiectivelor.

In ceea ce priveste primul aspect, accentul cade asupra stabilirii principalelor decizii aferente fiecarui centru de cheltuieli si venituri, concomitent cu precizarea delegarilor necesare de sarcini, competente si responsabilitati.

Pe planul structurii organizatorice se are in vedere cu prioritate reconceperea de posturi si functii potrivit obiectivelor stabilite, ceea ce reclama modificari in descrierile de posturi si functii, regulamentul de organizare si functionare in organigrame.

Din punct de vedere informational, M.P.O. implica, de regula, trecerea intregului subsistem pe baza principiului abaterilor semnificative. In functie de aceasta se opereaza modificarile corespunzatoare in continutul informatiilor, in situatiile, fluxurile si procedurile informationale.

De retinut ca modificarile acestor componente ale sistemului de management al unitatii se efectueaza simultan, avand grija sa se asigure atat o functionalitate de tip sistemic intregii firme, cat si o suficienta autonomie operationala subdiviziunilor sale organizatorice. O data cu stabilirea modificarilor in plan structural, informational si decizional se definitiveaza instructiunile care stau la baza functionarii managementului pe baza de obiective.

e) Pentru a asigura functionarea corespunzatoare a M.P.O. este necesara o permanenta urmarire a realizarii obiectivelor. Fundamentul acestei etape este asigurat de mecanismul de conexiune inversa bazat pe transmiterea abaterilor semnificative instituit in perioada precedenta. Operativ, ori de cate ori situatia o reclama, se iau decizii cu caracter profilactic sau corectiv, astfel incat realizarea obiectivelor sa decurga cat mai aproape de ritmurile stabilite prin planul sau programul de activitate al firmei.

f) Etapa finala se axeaza asupra evaluarii realizarii obiectivelor si pe recompen-sarea personalului. In acest scop se compara rezultatele obtinute cu obiectivele si standardele stabilite la inceputul perioadei de plan. In functie de nivelul realizarii lor se decide recompensarea individuala si colectiva si, in mod similar, sanctionarea celor implicati. Continutul etapei finale este hotarator din punct de vedere motivational, conditionand intr-o masura apreciabila modul si rezultatele utilizarii in continuare a M.P.O.

Din cele prezentate a rezultat complexitatea deosebita a acestui sistem ce implica schimbari sensibile in mentalitatea personalului. Tocmai de aceea, pentru a valorifica integral potentialul sau, este necesara o perioada relativ indelungata de functionare, - potrivit unor specialisti - de minimum cinci ani.

Utilizarea crescanda a M.P.O. este determinata de numeroasele avantaje pe care le prezinta pentru firma. Dintre efectele pozitive mai importante ale folosirii sale mentionam:

cresterea realismului obiectivelor firmei si ale componentelor sale;

amplificarea nivelului de motivare a personalului;

dezvoltarea unui climat de creativitate, deosebit de important in conditiile trecerii la economia de piata si restructurarii economiei nationale;

imbunatatirea utilizarii timpului managerilor, ca urmare a diminuarii sarcinilor de supraveghere si control, reflectare a sporirii motivarii personalului, a promovarii pe scara larga a autocontrolului;

intarirea responsabilitatilor fata de realizarea obiectivelor, atat pentru manageri, cat si pentru executanti;

corelarea mai stransa a nivelului salarizarii cu rezultatele efectiv obtinute de fiecare component si grupa de munca din cadrul societatii comerciale sau regiei autonome;

in sfarsit, ca un efect sinergie al precedentelor avantaje, se asigura sporirea sensibila a eficientei firmei.

Utilizarea M.P.O. in firma este confruntata cu anumite limite majore.

Prima o reprezinta dificultatea modificarii mentalitatii si comportamentului personalului, de care depind intr-o masura determinanta rezultatele economice ale societatii comerciale si regiei autonome. Depasirea sa necesita un sustinut si indelungat efort, cu concursul calificat al sociologilor si psihologilor.

Rolul cel mai important in utilizarea cu succes a M.P.O. il are managementul superior al firmei de a carui pricepere si consecventa depind, in ultima instanta, instituirea si mentinerea unui climat favorabil operationalizarii rationale a M.P.O.

In conditiile actuale de restructurare a economiei romanesti, de trecere la economia de piata, cand pe primul plan se situeaza rentabilizarea, extinderea folosirii M.P.O. se pune cu o deosebita acuitate. Apreciem ca M.P.O. este sistemul cu cele mai mari valente de intronare a disciplinei si cresterii responsabilitatii in majoritatea societatilor comerciale si regiilor autonome.