COMUNICAREA PRIN TELEFON

COMUNICAREA PRIN TELEFON

Este o forma aparte de comunicare orala deoarece, desi, faciliteaza contactul verbal intre interlocutori, cu toate ca, este un mijloc rapid si eficient de comunicare la distanta (spre deosebire de transmiterea, de exemplu, a mesajelor prin scrisori) are un mare dezavantaj - faptul ca telefonul se defineste din punct de vedere functional ca fiind vocea fara chip (pana acum am atras atentia asupra a cat de importanta este intr-o comunicare infatisarea, mimica, fizionomia, gestica, chiar si 'cititul buzelor'). Un alt dezavantaj - fata de comunicarea verbala obisnuita este aratat a fi in problemele tipice care tin de defectiunile tehnice ale sistemului de telefonie (linii ocupate, bruiaje in timpul comunicarii, cuvinte lipsa etc.)

Atitudinea la telefon

Economia situarii telefonului - la birou telefonul se aseaza in partea dreapta pentru a putea fi ridicat, in cazul unui apel, fara dificultate.

Nu faceti acrobatii - evitati in timpul convorbirilor (desi exista tendinta) sa va balansati, sa va jucati cu telefonul sau sa va aplecati dupa creionul care chiar atunci a cazut de pe birou (riscati sa intrerupeti legatura telefonica).

Fiti politicos - si in cazul discutiilor telefonice prima impresie conteaza.

Fiti calm - concentrarea va poate ajuta sa auziti si mai bine si sa retineti mult mai usor mesajul care va este transmis.

Suradeti - surasul se aude prin telefon si contribuie la incurajarea comunicarii. Lipsa increderii (ca lipsa a contactului vizual) la telefon este si explicatia faptului ca oamenii vorbesc mai mult (precizeaza sau repeta de mai multe ori aceleasi cuvinte ca sa fie siguri ca mesajul a fost perceput in mod corect) decat intr-o discutie verbala normala.

Vorbiti mai lent - pentru a putea fi intelesi mai bine debitul vostru verbal trebuie sa fie mai putin rapid ca intr-o discutie fata in fata.

Fiti ingeniosi - 'Nu stiu ', 'Nu am habar de cine va poate ajuta.', 'Nu este problema departamentului nostru.' sunt propozitii care nu trebuiesc sa fie folosite intr-o convorbire telefonica. Incercati sa fiti amabili si binevoitori.

Nu uitati ca:

la inceputul oricarei convorbiri telefonice sa folositi formule de politete chiar daca:

- interlocutorul rostind numele firmei cere imediat un departament (interior).

- aveti impresia ca este o cunostinta apropiata (uneori gandindu-va la prieteni, amici sunteti predispusi sa 'recunoasteti' o voce in mod gresit).

la sfarsitul convorbirilor sa nu 'trantiti' (inchideti) grabiti receptorul inainte de a fi absolut siguri ca discutia s-a terminat ( acest lucru echivaleaza cu inchiderea unei usi in fata).

Telefonul devine o oglinda a propriei imagini nevazute.