Comunicarea eficienta

Comunicarea eficienta

Bariere in comunicare

Comunicarea poate fi obstructionata sau doar perturbata de o serie de factori care se interpun intre semnificatia intentionata (E) si cea perceputa (R) putand fi legati de oricare din componentele comunicarii (emitator, mesaj, canal, receptor) sau de interactiunea lor.

Fig. 2.4. Bariere in comunicare (ap. Ludlow si Panton, p. 11)

Efectele de statut: uneori statutul prea inalt al emitatorului in raport cu receptorul pot cauza rastalmaciri ale mesajului de catre acesta din urma.

Probleme semantice: in organizatii, specialistii au tendinta sa foloseasca un jargon profesional, crezand ca si ceilalti il pot intelege; persoanele cu statut mai ridicat au tendinta de a se exprima intr-un mod mai sofisticat, greu de inteles pentru persoane cu un nivel de scolarizare scazut.

Distorsiuni perceptive pot surveni in cazul in care receptorul are o imagine de sine nerealista si este lipsit de deschidere in comunicare, neputandu-i intelege pe ceilalti in mod adecvat.

Diferentele culturale se refera la atribuirea unor semnificatii diferite (mai ales semnalelor nonverbale) de persoane provenind din medii culturale cu valori, obiceiuri, simboluri diferite.

Alegerea gresita a canalelor sau momentelor: fiecarui tip mesaj ii corespunde canalul cel mai adecvat (de exemplu nu vom trimite o nota de serviciu prin registratura unui colaborator pe care-l putem aborda direct, nu vom folosi telefonul, ci o forma scrisa pentru a semnala o stare de fapt care face obiectul uni raport s.a.m.d.); momentele cele mai nefavorabile pentru a comunica lucruri importante sau a cere situatii presante sunt sfarsitul zilei si al saptamanii de lucru (o dispozitie importanta, comunicata vineri la ora 14.30 are putine sanse de a fi integral receptionata).

Lungimea excesiva a canalelor, datorata complicarii retelei organizationale face comunicarea mai lenta si mai susceptibila la distorsiune (la fiecare veriga, receptorul devine in al doilea moment emitator si, prin decodificari /recodificari succesive mesajul pierde o parte din informatia utila si se incarca cu informatie redundanta parazita).

Factorii fizici perturbatori pot fi: iluminatul necorespunzator, zgomote parazite, temperaturi excesiv de ridicate /coborate, ticuri, evenimente care survin in momente cheie ale comunicarii (ex: cafelele, un telefon etc.).

Absenta feedback-ului: desi comunicarea unidirectionala este mai rapida decat cea bidirectionala, in timp, emitatorul ajunge "sa vorbeasca in pustiu" neputand verifica daca mesajul a fost receptionat.

Modalitati de optimizare a comunicarii

Studii asupra proportiei informatie receptionata /emisa au aratat ca, la o comunicare necorespunzatoare se intelege 70% din ceea ce s-a spus, se accepta 50%, se aplica in practica 25%, se retine pentru o perioada mai lunga 10%; repetarea ridica nivelul informatiei memorate pana la 50-70%. La comunicarea orala trebuie sa tinem cont de faptul ca adultul isi poate mentine atentia 40-50 minute - tot ce depaseste aceasta durata, fara a opera pauze care sa permita refacerea energetica, are tendinta de a se pierde prin incapacitate psihofiziologica de receptie. Este frecvent intalnit in sedintele "maraton" asa-numitul "efect al vagonului de dormit" - monotonia unei comunicari face auditoriul sa atipeasca.

Mesajul trebuie sa aiba un scop clar; problemele de rezolvat vor fi tratate distinct sub aspectul continutului (CE), interactiunilor implicate (CU CINE), atitudinii executantului (CUM); informatia va fi organizata logic, in termeni clari, accesibili receptorului; vor fi evitate detaliile exagerate.

Fig. 2.5. Verificarea comunicarii (apud Ludlow si Panton, p. 13)

Transmiterea se va face pe canale adecvate continutului; in cazul comunicarilor scrise vor fi respectate cerintele formale (structura, asezare in pagina, rezumate), si se vor respecta canalele de comunicare definite prin organigrama. In orice organizatie exista retele de comunicare formala care permit legarea functionala a fiecarui angajat cu cel putin un canal de restul organizatiei. Toti colaboratorii sunt informati despre existenta acestor canale si de necesitatea / obligativitatea de a le folosi; in nodurile retelei informationale (secretare, dispeceri etc.) sunt plasate persoane deosebit de competente din punct de vedere comunicational, care au atributii referitoare la dirijarea fluxului informational.

Receptia: emitatorul poate facilita intelegerea si acceptarea prin crearea unor motivatii pentru receptia mesajului, trezirea interesului pentru continut si finalitate, alegerea momentului potrivit.