Canalele de comunicare

Canalele de comunicare

1 Prezentarea canalelor de comunicare

Pentru a intelege importanta si complexitatea comunicarii prezentam in tabelul 1.1. principalele canale de comunicare.

Sursa mesajului sau emitatorul, este o persoana, care doreste sa comunice cu o alta persoana-receptorul. Pentru a comunica, sursa traduce intelesul pe care vrea sa-1 transmita in simboluri

Tabel 1.1

Acest proces de traducere implica atat simboluri verbale cat si non-verbale, frecvent o combinatie a acestora. Receptorul, la randul sau, va decoda simbolurile primite transformandu-le intr-un inteles perceput.

Decodificarea este procesul prin care mesajele receptionate sunt translatare in termeni (simboluri) ce au semnificatie pentru destinatari. Specialistii au tendinta sa codifice mesajele intr-un limbaj care este inteles de alti specialisti din acelasi domeniu, dar mai putin de public.

De foarte multe ori, cel care transmite mesajul uita sa verifice daca intelesul receptat este acelasi cu intelesul transmis. Un prim element este feed-backul non-verbal. Emitatorul trebuie sa fie atent la mesajele non-verbale transmise de catre receptor.

Transmiterea mesajelor se poate realiza prin mijloace verbale si non-verbale. Exista o mare varietate de mijloace care pot fi utilizate. O apreciere a acestor mijloace in raport cu gradul de consistenta al comunicarii este urmatoarea:

Mijloace de comunicare Gradul de consistenta a mesajeor

. Discutii "fata in fata'    RIDICAT

. Conversatii telefonice

. Scrisori/memorii

. Posta'voice' (voice-mail)

. Posta electronica (e-mail)

. Documente scrise SCAZUT

. Documentele numerice

O comparatie intre comunicarea orala si sursa este prezentata in tabelul 1.2.

Tabelul 1.2 Comparatie comunicare orala-scrisa:

COMUNICAREA ORALA	COMUNICAREA SCRISA
. Grad ridicat de personalizare	. Grad ridicat de formalizare
. Feed-back imediat	. Feed-back intarziat
. Nu se inregistreaza	. inregistrare permanenta
. Eficienta pentru mesaje simple	. Eficienta pentru mesaje complexe
. Pierdere acuratete	. Pierdere acuratete
. Informatie non-verbala disponibila	. Informatie non-verbala indisponibila sau redusa

Exista patru criterii in raport de care se apreciaza calitatea comunicarii:

a) rapiditatea sesizarii erorilor, prin folosirea conexiunii inverse si corectarea lor;

b) elaborarea mesajelor in functie de particularitatile specifice destinatarilor;

c) capacitatea de a transmite multe informatii simultan;

d) bogatia limbajului (limbajul verbal in raport cu cel numeric).

In situatiile in care este necesar un timp indelungat pentru analiza informatiilor putem considera comunicarea inconsistenta.

De cele mai multe ori comunicarea fata in fata este cea mai eficace pentru ca ofera raspuns feedback rapid. Astfel se poate valida in timp real mesajul transmis, in acest tip de comunicare un rol important il au:

- limbajul utilizat;

- tonul vocii;

- expresia fetei.

Canalele de comunicare in institutiile publice

Mediile prin care se transmit informatiile de la emitator la receptor reprezinta canalele de comunicare. Exista doua tipuri de canale:

. formale;

. informale.

Prin canale formale se transmit fluxurile informationale oficiale.

In raport cu directiile de propagare a fluxurilor informationale, comunicarea este de mai multe tipuri:

. verticala descendenta;

. verticala ascendenta;

. oblica.

Comunicarea verticala descendenta cuprinde fluxuri de informatii (mesaje) generate de managerii de la nivelurile cele mai inalte ale institutiei si adresate celor de la nivelurile inferioare.

Ele se manifesta intre manageri si subordonati si se concretizeaza prin decizii, instructiuni, proceduri, memorii oficiale, reglementari interne, norme, rapoarte, etc.

Exista pericolul ca mesajul sa fie filtrat sau distorsionat pe parcursul trecerii lui de la un nivel ierarhic la altul.

In unele institutii comunicarea descendenta este inadecvata si imprecisa, angajatii receptionand mesajele selectiv in functie de propriile interese. Managerii imbogatesc acest tip de comunicare apeland la intruniri sau sedinte.

Comunicarea verticala ascendenta se stabileste intre conducere si subordonati, fiind caracterizata de fluxuri de informatii orientate "de jos in sus' in cadrul unei organizatii, pe verticala sistemului de management. Prin intermediul acestor canale de comunicare sunt furnizate cereri, opinii, rapoarte si informatii pentru control si fundamentarea deciziilor.

Comunicarea de jos in sus poate fi incurajata prin stilul practicat de manager. Ideal fiind stilul democratic. Pentru stimularea acestei forme de comunicare se recomanda:

- intalniri directe periodice intre manageri si subordonati, in cadrul carora sunt ascultate ideile si opiniile angajatilor;

- organizarea periodica de intalniri neoficiale (petreceri, excursii) intre sef si subordonati, ocazie cu care se pot obtine informatii referitoare la climatul de munca si la problemele salariatilor; organizarea unor interviuri periodice de evaluare, pe baza unor relatii de parteneriat sef-subordonat.

Comunicarea orizontala apare intre persoane care ocupa pozitii situate la acelasi nivel ierarhic in sistemul de management, intre care exista relatii organizatorice de cooperare. Acest tip de comunicare este necesar pentru coordonarea diverselor functii ale institutiei. Compartimentele functionale dintr-o organizatie (de exemplu: resurse umane, organizare, etc.) realizeaza activitati de culegere si prelucrare a datelor, pe care le pun la dispozitia celorlalte compartimente. Sedintele diferitelor comitete si rapoartele scrise sunt doua din metodele de comunicare orizontala.

Comunicarea oblica sau diagonala apare, de obicei intre persoane ce ocupa posturi situate pe niveluri ierarhice diferite, fara ca intre acestea sa existe relatii de autoritate de tip ierarhic.

Canalele informate de comunicare se stabilesc in general intre persoane din grupurile informale. Acestea sunt formate din angajati care au interese comune sau afinitati. Informatiile transferate prin aceste canale sunt neoficiale si au un caracter personal sau general, ele nu sunt verificate.

O configurare neformala a comunicarii intr-o institutie publica o reprezinta generarea (lansarea) zvonurilor. Circulatia zvonurilor poate scurtcircuita canalele formale de comunicare.

Lansarea unui zvon vizeaza:

- tinta (obiectivul zvonului);

- declaratia (ceea ce trebuie comunicat mediului tinta);

- sursa (emitatorul).

La nivel organizational exista tendinta de evitare a comunicarii vestilor neplacute care poate provoca uneori blocarea activitatii.

1.5 Retele de comunicare

In interiorul organizatiei se configureaza diverse grupuri, pe de o parte in raport cu structura firmei (departamentele), pe de alta parte in raport cu interesele indivizilor (grupuri informale).

Tipurile de retete ce se pot forma intr-un grup la nivel organizational ce configureaza diverse grupuri, in raport cu structura firmei (departamentul) pe de o parte si in raport cu interesele indivizilor (grupurile informale) pe de alta parte sunt prezentate in tabelul 1.3.

Tipuri de retele de comunicari.

In reteaua in stea toate fluxurile sunt controlate de persoana de la centru pe cand reteaua cu comunicare integral (tip LANT), indivizii pot comunica intre ei simultan.

In raport cu gradul de interdependenta se folosesc diverse tipuri de retele:

- grad redus de interdependenta - reteaua STEA;

- grad mare de interdependenta - retele de comunicare in lant.