Procesul comunicarii

Procesul comunicarii

Comunicarea este procesul prin care se schimba informatie intre indivizi utilizandu-se un sistem comun de simboluri, semne sau comportamente .

Pentru explicarea procesului comunicarii specialistii au creat o multitudine de modele. Un exemplu este modelul din figura de mai jos:

Figura 75. Model al procesului de comunicare in cadrul unui proiect complex.

(Adaptare dupa J. L. Gibson, "Organizations, Structure, Processes, Behavior", Business Publications, 1973)

Elementele acestui model sunt urmatoarele:

Sursa - Emitentul mesajului

Codificarea - Simbolurile orale sau scrise utilizate pentru a transmite mesajul

Mesajul - Ceea ce emitentul doreste sa comunice

Canalul - Mediul utilizat pentru a transmite mesajul

Decodificarea - Interpretarea mesajului de catre receptor

Receptor - Destinatarul mesajului

Feedback - Informatia utilizata pentru a determina fidelitatea transmiterii si receptionarii mesajului

Perturbatii - Orice element care distorsioneaza procesul comunicarii.

In codificarea si decodificarea mesajelor intervin motivele si perceptiile interpersonale ale emitentului si receptorului. Motivele interpersonale se refera la adevaratele intentii si dorinte ale emitentului mesajului in relatia cu interlocutorul, care nu sunt intotdeauna explicite. Perceptiile interpersonale influenteaza modul de decodificare a mesajului deoarece exista tendinta de a interpreta actiunile si afirmatiile interlocutorului in contextul impresiei generale pe care ne-am format-o si a sentimentelor pe care le avem in legatura cu acesta. Aceste elemente pot constitui sursa unor probleme in procesul comunicarii.

Principalele cauze ale problemelor de comunicare cu care se poate confrunta managerul de proiect sunt:

Subordonatii nu transmit informatiile in legatura cu aparitia unei probleme in speranta ca aceasta se va rezolva de la sine.

Membrii echipei evita sa comunice informatii care pot fi critice pentru succesul proiectului pentru a-si conserva puterea si postul pe care il detin.

Managerul de proiect nu utilizeaza comunicarea bidirectionala, nu solicita feedback in legatura cu intelegerea si acceptul de catre executanti a sarcinilor pe care le atribuie, a informarilor si anunturilor de modificari ale proiectului solicitate de client pe care le emite.

Persoanele implicate in proiect, indiferent de nivelul ierarhic la care se afla, nu inteleg procesul de comunicare si comunica ineficace.

Managerul proiectului trebuie sa constientizeze faptul ca functiile sale de planificare, organizare, antrenare, coordonare si control nu pot fi exercitate adecvat decat prin intermediul unei comunicari eficace.