Comunicarea ca demers logic al perceperii corecte a deciziei, al evitarii starilor conflictuale

Comunicarea ca demers logic al perceperii corecte a deciziei, al evitarii starilor conflictuale

Comunicarea inter-personala, ca demers logic al perceperii corecte a deciziei, al evitarii starilor conflictuale. Comunicarea inter-personala, parte componenta si importanta resursa a functionarii organizatiei, se manifesta sub doua forme: una spre interior, cuprinzand raporturile dintre manageri si subirdonati, distributia, circulatia si utilizarea informatiei, in vederea imbunatatirii performantelor, iar alta spre exterior, dialogul cu furnizorii, clientii si autoritatile. In functie de scopul urmarit, aceasta parte avea caracter de: dispozitie (obligatorie pentru toate structurile din subordine), informare (luare la cunostinta si eventual, actiune in consecinta), colaborare si cooperare (in probleme explicit enuntate), controlul si evaluarea (efectele induse de realizarea deciziilor). Asadar, comunicarea construieste si mentine relatiile dintre angajatii unei organizatii, dintre reprezentantii sai abilitati si terti, rol ce pastreza insa, desi tehnologia si modul de prelucrare si utilizare a datelor si informatiilor au evoluat considerabilin ultima perioada. Tehnologiile existente inlesnesc accesul mult mai rapid la informatie. Insa pot deveni o bariera semnificativa in formarea increderii pe care se bazeaza relatiile dintre oameni. Din cercetarile efectuate rezulta ca, in eventualitatea ignorarii acestei realitati, ce diminueaza abilitatea de a comunica, tactul, solidaritatea, pertinenta, credibilitatea si, in final, eficienta raporturilor de conlucrare intre membrii comunitatilor organizate. Spre exemplu, folosirea exclusiva a mijloacelor tehnice (calculator, fax, telefon s.a.) in defavoarea conversatiei, elimina efectul benefic al starii emotionale, schimband esenta interactiunilor la nivelul grupurilor organizate. Cercetari recente confirma, fara echivoc, realitatea ca dialogul direct, conversatia ramane cel mai important mod de a determina si motiva implicarea salariatilor in realizarea obiectivelor. Desigur, nu se poate vorbi de un stil de comunicare general valabil, ci doar de reguli care pot spori sansa de succes in procesul comunicrii, intre care mentionam intr-o ordine aleatorie [1, pag.17]: discutarea sistematica si directa cu salariatii, pentru a explica strategiile schimbarii si a-I atrage in fundamentarea si in realizarea lor; asigurarea circulatiei rapide a informatiei in sens ascendent si descendent; transparenta comunicarii, ca premisa a evitarii starilor conflictuale; combinarea comunicarii verbale cu cea scrisa, in functie de mediul dominant al organizatiei: instabil sau tulburent, agitat, reactiv (unde comunicarea verbala este mai eficiebta) si, respectiv, stabil sau linistit, pragmatic.

Analiza acestor elemente pune in valoare cateva aspecte principale, si anume: componenta tehnologica a comunicarii, adica precizia si rapiditatea cu care pot fi transmise mesajele; componenta semantica, care are in vedere corespondenta dintre simboluri si semnificatia fenomenelor reprezentatea de acestea; componenta eficientei, respectiv rezultatele obtinute ca urmare a transmiterii mesajelor; componenta reactii inverse, a feed-back-ului la mesajul transmis, cu valoare corectiva asupra acestuia si de care depinde reluarea acestuia in conditii calitative si cantitative imbunatatite; componenta psihologica tinand de particularitatile general umane.

Cum schimbul de idei si opinii, de informatii intre manager (emitent) si colaboratori, persoane de care nu este legat neaparat prin sentimente de simpatie, de prietenie ori de rudenie, apar anumite obstacole, generate de emitent (insuficienta documentare; tendinta de transforma dialogul in monolog din lipsa de timp si din neincredere in partener; utilizarea unui limbaj neadecvat; superficialitatea si abilitatea redusa in dirijarea dialogului spre realizarea unui scop bine definit), de receptori (lipsa de obisnuinta in comunicare, tendinta de a considera ca ideile si propunerile pentru imbunatatirea activitatii pot fi interpretate ca afornt la adresa factorilor de conducere, declansator de represalii din partea lor) sau de frecventa modificarilor (daca ordinele, criteriile si instructiunile se modifica prea repede, atunci apar nemultumiri din partea subordonatilor si a colaboratorilor, punand in lumina defavorabila competenta emitentului). Pentru a se evita aparitia unor astfel de obstacole si dificultati, cercetatorii in domeniu propun o serie de reguli ale comunicarii eficiente, printre care: regula calitatii (sa se ofere informatia strict necesarp, nici mai multa, nici mai putina); regula cantitatii (informatia sa fie reala si relevanta); regula semnificatiei (informatia sa cuprinda contextul si circumstantele in care se desfasoara comunicarea); regula stilului (mesajul sa fie clar, coerent, concis si comprehensiv); regula receptivitatii - adaptarea mesajului la particularitatile presupuse daca nu neaparat cunoscute ale primitorului.

Depasirea barierelor si implicit, atenuarea sau eliminarea disfunctionalitatilor majore ale sistemului de comunicare reclama actionarea pragmatica in cateva directii prioritare, cum sunt

Motivarea comunicarii prin: stabilirea riguroasa a scopului sau obiectivului urmarit; clasificarea ideilor si datelor inainte de a debuta procesul comunicarii; precizarea oportunitatii comunicarii, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestuia;

Asigurarea unei comunicari clare si concise, convingatoare, persuasive, decurgand din: cunoasterea detaliata a simbolurilor folosite in codificarea mesajului informational; utilizarea unui limbaj simplu si direct, fara prea multe detalii care pot diminua curiozitatea si interesul, concentrarea primitorului; reducerea la minimum a distorsiunilor (zgomutului) apeland cu prioritate la comunicarea directa; asigurarea unui nivel corespunzator de redundanta in ceea ce priveste transmiterea mesajelor complexe, complicate si de importanta majora, in sensul repetarii acestora in diferite modalitati si prin diverse canale;

Imbogatirea cunostintelor manageriale, cu precadere in ceea ce priveste tehnologiile si mecanismele de transmitere si receptare a mesajelor la nivelul organizatiei, cadrul si climatul organizational;

Ameliorarea capacitatii de exprimare si de ascultare in primul rand la manageri, corelarea, conjugarea comunicarii formale cu cea informala;

Promovarea cu predilectie a stilului participativ de management caracterizat de folosirea pe scara larga a a consultarilor si a delegarii de autoritate, concomitent cu o puternica descentralizare a procesului decizional;

Perfectionarea si modernizarea structurii organizatorice, in sensul aplatizarii si flexibizarii acestora, cu premisa a asigurarii eficacitatii procesului de comunicare, a realizarii obiectivelor dorite;

Rationalizarea sistemului informational astfel incat sa faciliteze transferul rapid si eficace al informatiilor de la emitent la destinatar, necesare fundamentarii deciziilor si actiunilor optimale;

Informatizarea sistemului de conducere sau decizional, in special prin cresterea gradului de folosire a tehnologiilor electronice in obtinerea si valorificarea datelor, a informatiilor in stabilirea si infaptuirea liniei de actiune optimale, in asimilarea, in acest interval, a descoperirilor stiintifice si tehnologice.

Din cate se stie, organizatia, fiind o entitate sociala, are doua caracteristici de baza, structurale si functionale deopotriva. Pe de o parte, dialogul social intre conducere si salariati, in masura a facilita identificarea solutiilor pentru cresterea productiei si reducerea costurilor, pentru evitarea cheltuielilor neprevazute, in cazul in care s-ar declansa conflicte sociale. In acest scop, se construieste un cadru institutional care permite dialogul social activ si participativ, ca o cerinta economica decurgand din dimensiunea umana a organizatiei. Exista patru niveluri de participare a salariatilor la dialogul social, si anume: locul de munca al fiecarui salariat, care urmareste stabilirea continutului si a conditiilor astfel incat sa se obtina cresterea productivitatii si a calitatii; forma institutionalizata, prin intermediul reprezentantilor abilitati sau alesi (sindicate, patronate, guvern, asociatii specifice neguvernamentale); cointeresarea financiara, prin sisteme de remunerare care sa motiveze si sa stimuleze pe salariati prin contracte speciale de cointeresare; asocierea la putere, prin participarea salariatilor la capitalul social al organizatiei. Pe de alta parte, conflictul social, pentru rezolvarea caruia se apeleaza la proceduri speciale. Potrivit Codului Muncii, conflictele exprima dezacordul intervenit intre partenerii sociali - patroni, salariati, guvern - in raporturile de munca si pot fi: conflicte de interese profesionale, sociale ori economice; conflicte de drepturi (exercitarea anumitor drepturi sau indeplinirea unor obligatii ce decurg din legi si reglementari ale autoritatilor). In raport cu nivelul la care apar, conflictele pot fi: individuale (specifice anumitor salariati), ale unei categorii de salariati (dintr-un atelier) sau ale organizatiei in ansamblul sau. Dupa cum, din punctul de vedere al organigramei acestea sunt: conflicte orizontale (intre persoane sau compartimente de munca situate la acelasi nivel ierarhic) si conflicte verticale (intre persoane sau compartimente de munca aflate pe diferite trepte ierarhice).

Forma clasica a conflictului colectiv de munca o reprezinta greva, manifestata sub diferite forme, cum ar fi: greva de avertisment (intreruperea lucrului pentru o perioada scurta de timp), greva repetata (opriri succesive pe perioade scurte), greva turnanta (opriri succesive si pe perioade scurte, insa in diferite compartimente, pentru a paraliza activitatea de ansamblu a organizatiei), greva surpriza sau spontana, fara existenta unui preaviz, si greva soldata cu ocuparea locului de munca, in principiu nelegala, intrucat incalca dreptul la proprietate, privata si publica.

Rezolvarea conflictelor de munca se face, de obicei, prin semnarea unei conventii sau acord intre partile aflate in conflict sau prin apelarea la proceduri legale: medierea, concilierea si arbitrajul.