Contractarea prin negociere

Contractarea prin negociere

Realizarea acordului de vointa reprezinta finalizarea cu succes a procesului de negociere; contractul este incheiat in urma unor tratative fata in fata si este semnat -in acelasi timp si in acelasi loc- de catre reprezentantii autorizati ai partilor (contractare intre prezenti).

Contractarea cuprinde trei faze: faza precontractuala; proiectul de contract; redactarea contractului.

1.Faza precontractuala

Chiar daca obligatiile contractuale ale partilor se nasc in momentul semnarii contractului, uzantele, normele de drept si jurisprudenta consacra in domeniul comertului international o serie de cerinte de responsabilitati precontractuale.

In procesul negocierii contractului se parcurg mai multe faze, partenerii incercand sa-si apropie cat mai mult punctele de vedere in vederea realizarii acordului de vointa si, in acelasi timp, sa-si protejeze interesele care-i anima in afacerea negociata.

Atat in dreptul continental, cat si in cel anglo-saxon se reclama un comportament de buna credinta in timpul negocierilor, ceea ce implica o angajare serioasa a partenerilor in tratative.

Astfel, in dreptul anglo-saxon [7], notiunea de "culpa in contractare" (culpa in contrahoudo ) impune existenta unui comportament de buna credinta in procesul negocierii (in timp ce in procesul executarii acesta sa nu fie impusa), iar cea de "reliance" implica un comportament responsabil in angajamente. Prin aplicarea celor doua notiuni, o ruptura brusca a negocierilor poate antrena, in anumite cazuri, o responsabilitate precontractuala.

In dreptul francez [8] prin aplicarea prevederilor privind responsabilitatea delictuala, cel care rupe abuziv o negociere poate fi facut sa raspunda de paguba eventuala cauzata in acest fel partenerului.

In dreptul german se recunoaste cerinta de loialitate, care impune o informare corecta in negocieri si interzice ruperea unor tratative suficient de avansate fara just motiv.

O obligatie specifica, tinand atat de faza precontractuala, cat si de raspunderea postcontractuala, este cea de confidentialitate: partea care primeste in cursul negocierilor o informatie cu titlu confidential este tinuta sa nu divulge acea informatie si sa n-o foloseasca in mod incorect in scopuri personale.

Partile pot sa utilizeze o serie de instrumente pentru reglementarea fazei precontractuale: angajamente precontractuale si contracte pregatitoare.

Angajamentele precontractuale, pot fi numite si scrisori de intentie (engl. letters of intent) sau memorandumuri (engl. memorandum of understanding). Este vorba de documente care exprima o anumita intentie a semnatarilor, putand fi declarate ca neobligatorii (engl. not binding) sau dimpotriva ca expresii ale unui pre-acord intervenit intre parti

Contractele pregatitoare sunt de doua feluri: cele referitoare la securitatea si buna desfasurare a negocierilor si cele referitoare la formarea contractului principal.

In cazul unor negocieri complexe se poate practica formula unor contracte pregatitoare, referitoare la securitatea si buna desfasurare a negocierilor. Acestea pot sa reglementeze durata negocierilor (pentru a preintampina tratativele maraton), realizarea lucrarilor pregatitoare si suportarea costurilor acestora, angajarea negocierilor in exclusivitate, pastrarea confidentialitatii informatiilor care se transmit in timpul tratativelor.

O alta categorie de contracte pregatitoare sunt cele care au ca obiect formarea contractului principal, putand fi vorba de : acordul de preferinta (o persoana se angajeaza fata de alta sa nu incheie un contract cu un tert inainte de a-i propune partenerului acel contract), promisiunea de contract unilaterala (cel care face promisiunea se obliga sa incheie contractul prin simpla exercitare a optiunii de catre partener) sau bilaterala (practic, un contract, ce se incheie sub rezerva indeplinirii unei formalitati sau realizarii unei modalitati), acordurile de negociere (partile angajandu-se sa poarte tratative, fara sa poata fi obligate de a ajunge la un acord).

In concluzie, in conformitate cu uzantele comerciale si practica juridica, partile trebuie sa dovedeasca un comportament corect din punct de vedere etic, ceea ce se transpune intr-o serie de cerinte specifice [9]:

o oferta nu poate fi retrasa in astfel de conditii incat retragerea sa ar cauza un prejudiciu nejustificat partenerului;

o negociere nu poate fi rupta intempestiv fara un motiv valid (culpa in contrahoudo);

angajamentele reciproce trebuie sa fie definite intr-un limbaj clar si de inteles pentru toti;

partea mai slaba din punct de vedere economic trebuie sa stie riscurile pe care si le ia si garantiile de care poate beneficia;

continutul contractului trebuie sa fie echilibrat si sa nu fie in mod excesiv in avantajul partii puternice;

este condamnabila "reticenta" dolosiva, adica omisiunea voluntara in scop de inselaciune a elementelor despre care, in conditii de loialitate, partenerul trebuia sa fie informat.

2. Proiectele de contract

In procesul tratativelor este foarte important controlul asupra redactarii contractului. Ca atare, un obiectiv al negocierii va fi acela de a se obtine dreptul de a formula primul proiect de contract (engl. draft).

Exista mai multe modalitati de construire a contractului [10]: contractul specific (negociat integral); referirea la conditiile generale; utilizarea unui contract-tip.

Contractul specific este construit prin negocierea tuturor clauzelor intre parti si consemnarea acordului lor de vointa intr-un document ad-hoc. Aceasta formula este mai putin frecventa in tranzactiile comerciale internationale, ea practicandu-se, mai degraba, in operatiunile punctuale realizate intre parteneri ocazionali. In contractele de mare anvergura -exporturi complexe, cooperari industriale- contractul specific este mai mult utilizat, chiar daca, la initierea sau pe parcursul negocierilor se face referire la conditii generale sau contracte-tip; contractul convenit in final este insa unul adecvat situatiei concrete, unic si specific.

Conditiile generale reprezinta un ansamblu de termeni contractuali (clauze) prestabilite si destinati a fi inserati intr-un numar nedeterminat de contracte de acelasi tip. Este vorba de un cadru juridic global al operatiunii comerciale, care rezulta, in general, din practicile specifice unui anumit sector de activitate si care sunt elaborate de catre o firma sau un grup de firme.

Multe oferte internationale sunt construite din doua parti [11]: o oferta comerciala precisa (conditiile particulare de vanzare sau cumparare ) si un ansamblu de clauze standard (conditiile generale).

Conditiile generale pot fi prezentate de catre vanzator (conditii generale de vanzare) sau de catre cumparator (conditii generale de cumparare). In primul caz, vanzatorul face o oferta pe recto-ul careia figureaza conditiile particulare ale vanzarii, in timp ce pe verso sunt inscrise conditiile generale de vanzare; ansamblul documentului constituie continutul contractului eventual.

Contractul se formeaza prin acordul cumparatorului asupra tuturor propunerilor facute de catre vanzator; in cazul , cel mai frecvent, in care primul face contrapropuneri privind conditiile particulare sau cele generale, au loc tratative, iar acordul de vointa este realizat atunci cand schimbul de propuneri si contrapropuneri se finalizeaza.

Conditiile generale de cumparare sunt prezentate pe versoul documentului de comanda sau, in cazul contractarii prin corespondenta, pe un document separat, continand pe recto nota de confirmare a primirii comenzii, iar pe verso conditiile generale de cumparare.

In utilizarea conditiilor generale trebuie sa se tina seama de cateva aspecte:

ele constituie un model si pot fi modificate de catre parti potrivit intereselor lor specifice;

atunci cand au loc modificari, partile trebuie sa vegheze la mentinerea coerentei interne a conditiilor generale, respectiv la asigurarea unei logici riguroase a contractului;

conditiile particulare prevaleaza, intotdeauna, asupra conditiilor generale.

O mare utilizare in comertul international o au conditiile elaborate de Camera Internationala de Comert de la Paris si cunoscute sub numele de INCOTERMS (prima elaborarea in 1936, ultima revizuire in 2000). Incoterms (International Commercial Terms) cuprind termeni sintetici utilizati de operatorii din comertul international pentru a defini o serie de obligatii esentiale ale partilor la un contract de vanzare internationala.

Contractul tip este un model de contract standardizat care poate fi completat sau modificat si la care partile fac referinta. Spre deosebire de 'conditiile generale' el este , de regula, adoptat de comun acord de catre parti ca un instrument contractual principal sau chiar unic .

Utilizarea contractelor tip ofera comerciantilor o serie de avantaje, printre care mentionam: simplificarea procesului de negociere si reducerea duratei acestuia, evitarea riscului formularii unor clauze neclare, evitarea riscului omisiunii unor clauze importante si evitarea neintelegerilor cu privire la interpretarea unor clauze.

In ultimul timp, in practica de comert exterior se utilizeaza o mare diversitate de contracte tip, elaborate sub egida unor organisme de natura diferita.

O prima categorie de institutii care au elaborat contracte tip sunt institutiile a caror activitate consta in promovarea schimburilor internationale cum ar fi: Comisia Economica ONU pentru Europa, care a elaborat contractele tip in diferite domenii si Camera Internationala de Comert de la Paris, care a elaborat ghiduri (indrumare) pentru redactarea unor contracte specifice activitatii de comert exterior (ghidul pentru redactarea contractelor de intermediere, ghidul pentru redactarea contractelor de know-how, ghidul pentru redactarea contractelor de licenta s.a.).

A doua categorie de institutii care au elaborat contracte tip o constituie asociatiile profesionale ale comerciantilor. Aceste contracte sunt cele mai utilizate in activitatea de comert exterior. In aceasta categorie intra: a) contracte tip pentru produse ca: cereale, lemn, bumbac, iuta, seminte uleioase, zahar rafinat, cacao, cafea. De exemplu, London Corn Trade Association (L.C.T.A.) a elaborat un mare numar de contracte tip care tin cont de specificul produsului, de zona de provenienta, de conditia de livrare etc.; b) contracte tip utilizate la bursele de marfuri, pentru care nu exista nici o posibilitate de modificare in sensul dorit de parti, singurele elemente care pot varia fiind pretul si cantitatea.

In practica de comert international se cunosc si asa- numitele contracte de completat sau perfectat. Este vorba de acorduri intre parti care nu pot constitui prin ele insele un contract, urmand a fi completate printr-un acord anterior sau posterior si constituind numai impreuna cu acesta un contract. In acest sens, se cunosc: contractul sub conditie suspensiva; contractul de baza; contractul cadru . [12]

Contractul sub conditie suspensiva este valabil incheiat numai dupa indeplinirea unei anumite conditii: obtinerea finantarii sau a unei autorizatii administrative.

Contractul de baza se aplica in exporturile complexe si actiunile de cooperare industriala. Contractul descrie obiectivele cooperarii preconizate, precum si mijloacele care vor fi utilizate pentru realizarea obiectivelor respective. Realizarea proiectului depinde insa de incheierea si executarea contractelor efective prevazute in contractul de baza: de licenta; know-how; management etc.

Contractul cadru este un acord prin care partile stabilesc, pentru o perioada determinata, principalele conditii ce vor fi cuprinse in contracte ce vor fi perfectate ulterior intre ele. Acestea din urma, numite si contracte de aplicare, nu sunt decat concretizarea conditiilor stabilite in contractul cadru.

Contractul cadru poate preciza majoritatea clauzelor contractuale, cu exceptia unora esentiale, cum este pretul. Lipsit de un element esential, contractul nu va fi valabil incheiat decat in momentul convenirii pretului. De exemplu, se poate incheia un contract cadru pentru o anumita perioada de timp si o cantitate totala, la fiecare livrare precizandu-se pretul.

Un contract cadru poate fi semnat si atunci cand partile doresc sa transforme raporturile lor traditionale de comert intr-o relatie de parteneriat [13]: furnizorul se angajeaza sa respecte anumite conditii (de pret, calitate etc.) pentru o perioada determinata; cumparatorul pune eventual la dispozitie un caiet de sarcini pentru produsele tranzactionate si comunica o estimare a cantitatilor de care are nevoie. In acest caz, comanda, prin care cumparatorul precizeaza solicitarile sale, se poate reduce la un simplu mesaj (telex, EDI) prin care se specifica numerele de referinta ale produselor cerute si cantitatile respective.

3. Redactarea contractului

Incheierea fructuoasa a negocierilor corespunde cu etapa redactarii definitive a contractului (engl. final draft), expresie a consacrarii acordului de vointa dintre parti. La finalizarea contractului se trec in revista o serie de aspecte legate de elaborarea acestui document.

In functie de natura tranzactiei si de interesele lor, partile pot opta pentru un 'contract lung' (mai frecvent in dreptul anglo-saxon, bazat pe jurisprudenta), sau pentru un 'contract scurt' (specific dreptului continental, unde contractul este interpretat in spiritul sau, pe baza legii).

Contractele comerciale sunt, in principiu, consensuale, in sensul ca ele se incheie prin simplul consimtamant al partilor fara sa fie necesara vreo formalitate sau conditie de forma (ca in cazul contractelor solemne ). Totusi, in comertul international acordul de vointa este , de regula, consemnat intr-un contract scris, fie pentru ca dispozitiile legale o impun, fie pentru ca practica de afaceri este in favoarea formei scrise. Un document scris prezinta importanta atat pentru dovada existentei contractului, cat si pentru interpretarea corecta a acestuia.

O importanta aparte in procesul contractarii este alegerea limbii in care va fi redactat contractul. [14] Trebuie precizat, mai intai, ca limba contractului nu este cu necesitate limba in care se poarta negocierea, din cel putin doua ratiuni: politico-administrative (in unele tari exista obligatia de utilizare a limbii nationale) sau practice (alegerea limbii celei mai accesibile pentru parteneri).

In ceea ce priveste limba de redactare, exista doua mari practici: utilizarea limbii engleze si redactarea in limbile partenerilor.

Limba engleza a devenit o limba de comunicare cvasi-universala si multi parteneri o adopta ca limba de redactare a contractului. In literatura se atrage insa atentia asupra riscurilor pe care le prezinta utilizarea englezei pentru partenerii care nu au o perfecta cunoastere a acestei limbi. Este vorba, in primul rand, de intelegerea corecta a termenilor; de exemplu, notiunea de contract (scrisa cvasi identic in engleza, franceza si romana), desemneaza in dreptul latin un contract care poate fi bilateral sau unilateral, cu titlu oneros sau cu titlu gratuit, in timp ce in dreptul anglo-saxon desemneaza exclusiv un contract sinalagmatic si cu titlu oneros. In al doilea rand, redactarea intr-o limba straina poate duce la dificultati in intelegerea vointei partilor pentru ca, spune un specialist francez, fiecare tara are dreptul sau cu notiuni juridice unice si de neinlocuit [15].

Alta formula este cea a redactarii contractului in limbile partenerilor, ceea ce duce la existenta a doua (sau mai multe) versiuni de contract scris. In acest caz, se impun mai multe cerinte:

asigurarea unei traduceri profesioniste, astfel incat versiunile sa exprime cat mai exact intentia partenerilor;

precizarea versiunii originale, adica a contractului care va avea prioritate in caz de dificultati de interpretare;

utilizarea unor notiuni cat mai neutre, astfel incat acestea sa aiba un continut cat mai redus de "context juridic national";

definirea in contract a sensului pe care partile inteleg sa-l dea diferitilor termeni utilizati.

In ceea ce priveste numarul de exemplare, partile vor urmari sa fie pregatite atatea exemplare originale cate parti sunt implicate in contract (partenerii), precum si un numar de copii (sau chiar originale) necesare pentru tertii care au legatura cu contractul. Astfel de terti, pot fi:

organisme nationale sau internationale, care au influenta politica sau administrativa asupra contractului (agentii guvernamentale, organizatii economice internationale s.a.);

institutii bancare sau financiare care participa la finantarea proiectului sau la decontarea operatiunilor;

subcontractantii, firmele care asigura managementul proiectului etc.

Semnarea contractului presupune efectuarea urmatoarelor operatiuni:

- verificarea identitatii partilor si a reprezentantilor acestora imputerniciti sa semneze contractul (documentele atestatoare vor fi depuse la dosar);

- verificarea 'puterii de reprezentare', a competentei reprezentantilor de a semna contractul;

- procedarea la semnarea propriu-zisa; inscrierea fizica pe ultima pagina a numelor semnatarilor (in dreptul anglo-saxon); parafarea (trecerea initialelor semnatarilor pe toate paginile contractului mai putin ultima) si semnarea pe ultima pagina (in dreptul latin).

Se recomanda utilizarea practica a parafarii (sau "initializarii") pe fiecare pagina a contractului scris - operatiune facuta, in general, de catre negociatori- si indicarea locului semnaturii - unde va semna reprezentantul autorizat (sau reprezentantii) firmelor partenere (de regula, conducatorul executiv al firmei). Semnatura poate fi precedata de o expresie care da un plus de caracter formal actului respectiv: "citit si aprobat", "bun pentru ?."; aceasta formula este inca mai putin utilizata in contractele comerciale internationale.

In ceea ce priveste formarea contractului intre prezenti problema este relativ simpla: contractul este perfect atunci cand s-a realizat acordul de vointa. Acest acord este consemnat intr-un document scris - contractul, inteles ca instrumentum -partile demonstrand consimtamantul lor prin depunerea semnaturii pe acest document.