Desfasurarea negocierilor

Desfasurarea negocierilor

Negocierea propriu-zisa demareaza o data cu declararea oficiala a interesului partilor in realizarea unei tranzactii sau chiar a unei relatii comerciale stabile. Derularea procesului de negociere efectiva consta intr-o succesiune de contacte si runde de discutii, tatonari, pledoarii si schimburi de informatii, concesii, obiectii etc. care conduc treptat la realizarea unui acord de vointa intre parti. De-a lungul acestui proces, pot fi delimitate patru faze cu continut relativ distinct: a) protocolul de deschidere si prezentare, b) schimbul de informatii si declararea pozitiilor, c) argumentatia, persuasiunea si obiectiile, d) concesiile si acordul final.

a) Protocolul de prezentare si priza de contact reprezinta partea de debut a negocierilor care, in aparenta, este consacrata oricaror altor preocupari decat cele privind negocierea propriu-zisa. Se fac prezentari, se schimba fraze de politete, se propun mici daruri simbolice, se poarta discutii despre familie, cunostinte comune, vreme, sport, politica etc. Este o introducere necesara si utila, explicabila in aceea ca negocierea este un proces de comunicare interumana in care trebuie gasit limbajul si atitudinea adecvata. Are o durata scurta, de regula, sub 10 minute.

Protocolul rafinat si micile favoruri pot influenta marile decizii. O masa buna, o ambianta placuta si micile cadouri nu inseamna catusi de putin bacsisuri sau mita. In lumea afacerilor, nu-i nimic corupt in a satisface micile placeri, chiar si cu intentia nemarturisita de a face partenerul mai receptiv si mai disponibil. Bugetele de protocol zgarcite fac negocierele dificile si perdante.

b) Schimbul de mesaje si comunicarea pozitiilor este etapa in care partile isi furnezeaza reciproc informatii cu privire la obiectul negocierilor si la problemele aflate in discutie. Se clarifica pozitiile declarate de negociere si se cladeste baza argumentatiei ulterioare.

Dezvaluirile de intentii si pozitii de negociere pot fi facute prin formularea de pretentii generale de genul: "In ultimele tranzactii, firma noastra nu a acceptat marje de profit sub 15%".

Angajamentele sunt expediate prin formulari imprecise, cu caracter de generalitati: ".partenerilor preferati le-am facut livrari in termene mai stranse".

Ridicarea unor pretentii in fazele urmatoare este anuntata prin exprimarea unor aprecieri de genul: ". Nivelul preturilor pe care le anuntati este mult sub (peste) asteptarile noastre".

Indiferent de situatia creata, frazele sunt construite cu grija si in limitele celei mai desavarsite politeti.

Comunicarea dintre parteneri trebuie sa respecte si anumite cerinte de ordin tehnic precum:

lansarea unei probleme se face numai dupa o anumita anticipare a reactiei provocate partenerului,

se accepta de la inceput ideea ca discutia va provoca anumite schimbari in propriul rationament,

se foloseste o argumentatie preponderent logica sau preponderent emotionala, in functie de structura de personalitate a partenerilor,

solutiile divergente sunt aduse in discutie cu tact si delicatete sau, daca este cazul, cu fermitate si autoritate.

Un rol important in realizarea unei comunicari deschise si consistente o are capacitatea partenerilor de a face reciproc concesii si compromisuri.

c) Argumentatia si persuasiunea este faza care urmeaza si poate fi delimitata mai mult sau mai putin precis de faza anterioara. La americani, de pilda, delimitarea este destul de clara, dar la japonezi sau chinezi, pur si simplu nu poate fi facuta.

Rolul acestei faze este acela de a consolida pozitiile de negociere deja declarate, prin argumente, probe si demonstratii. In fata interlocutorului sunt prezentate atatea elemente cate sunt necesare si suficiente. Nici mai multe, nici mai putine. Argumentele sunt astfel formulate incat sa fie intelese de partener. Trebuie sa fie clare si ordonate logic, in raport cu interesele urmarite. Se evita superlativele si formularile bombastice sau artificiale.

Puterea de convingere scade atunci cand discursul cuprinde prea multe adjective. Din contra, credibilitatea creste atunci cand discursul este concret si precis. Concret inseamna multe nume, cifre si locuri. Exemplele cresc puterea de convingere.

Pentru a fi si mai convingatoare, argumentatia trebuie sprijinita cu diverse auxiliare care angajeaza senzorial, in sensul ca se adreseaza direct simturilor: fotografii, montaje demonstrative, mostre, grafice, articole si taieturi din presa, pasaje din manuale, publicatii de specialitate, cazuri concrete etc. O demonstratie de doua trei minute poate fi mai convingatoare decat ceasuri intregi de explicatii descriptive.

Pentru intarirea argumentelor si cresterea fortei de persuarsiune asupra partenerului se pot folosi diverse tactici de presiune, unele bazate pe influenta pozitiva, altele bazate influenta negativa.

Tabelul 2.1

Folosirea auxiliarelor senziriale in procesul de argumentare

Din categoria tacticilor cu influenta pozitiva fac parte promisiunile, recomandarile si recompensele.

Promisiune: "Mai tarziu, daca veti cumpara mai mult, vom putea livra si pe credit comercial."

A promite in limite rezonabile inseamna a da sperante. Sperantele obliga la fel ca si promisiunile. Cand nu se poate smulge o concesie, se recomanda sa se obtina macar o promisiune.

Recomandare: "Pe piata A intrati mai usor cu marca Y, dar pe piata B intrati sigur cu marca noastra."

Adesea, recomandarile iau forma unui gen de promisiune mai vaga, mai voalata, care nu angajeaza in mod direct, dar care este dependenta de un anumit comportament al partenerului.

Recompensa (concesii la schimb): "Acordati-ne exclusivitate pe piata si renuntam la doua procente din pret."

In clasa tacticilor de persuasiune cu influenta negativa se regasesc avertismentul, amenintarea si represaliile.

Avertismentul: "Daca nu ajungem la un acord satisfacator, noi putem contacta clientii dvs. si in mod direct sau prin altcineva."

Amenintarea: "In eventualitate ca nu faceti livrari de Craciun, as putea fi nevoit sa gasesc alt furnizor."

Represalii: "Ati tergiversat inutil acceptarea unor conditii rezonabile, motiv pentru care retragem exclusivitatea pentru regiunea X si suspendam temporar negocierile".

Persuasiunea nu se rezuma in nici un caz la mesajele strict verbale. Sunt aruncate in lupta resursele metalimbajului si ale limbajului trupului. Acestea pot spune mai mult, mai repede si pot exercita o presiune psihologica mai mare si mai subtila decat mesajele verbale. Aici se regasesc: tonul si inflexiunile vocii, accentuarea cuvintelor, ritmul vorbirii si pauzele dintre cuvinte sau perifraze, tusea sau cascatul, tacerile, ascultarea activa, zambetul si incruntarea, privirile, mimica, postura, gesturile, imbracamintea si aspectul exterior etc.

d) Concesiile si acordul formeaza obiectul preocuparilor din ultima faza a negocierilor sau din ultima parte a unei runde de negocieri. Partenerii, resemnati cu ceea ce au putut sa "smulga" sau sa pastreze, devin mai concesivi si pot sa cada la o intelegere. Un bun negociator va continua, insa, sa argumenteze atata timp cat partenerul face inca acelasi lucru. Punctul in care se poate trece la finalizarea negocierilor poate fi identificat uneori prin aceea ca partenerii, obositi sau grabiti, abordeaza aspecte colaterale precum locul in care se vor semna documentele sau modul in care va fi sarbatorita intelegerea.

Acordul poate fi obtinut global, intr-o singura runda, sau poate fi obtinut secvential, sub forma unor acorduri partiale convenite in mai multe runde succesive sau pe mai multe probleme distincte. Daca negocierile s-au desfasurat la modul onest si corect si daca partile se aflau in conflict sau in divergenta, inevitabil, acordul va insemna un compromis acceptabil de catre toate partile negociatoare.

Fara concesii si compromisuri, realizarea unui acord acceptabil si avantajos pentru toate partile nu este posibila.

Concesia constituie renuntarea unilaterala de catre una dintre parti la una sau mai multe dintre pozitiile declarate, pentru a crea conditiile favorabile unei intelegeri. Legea psihologica a reciprocitatii face ca la concesii sa se raspunda tot cu concesii.

In practica negocierilor, pot exista concesii reale si concesii false sau formale. Concesiile reale se poarta asupra unui interese reale ale partenerului concesiv, iar concesia falsa, doar asupra renuntarii la niste pretentii formale. Falsa concesie constituie o simpla tehnica sau un simplu truc de negociere.

Compromisul reprezinta acordarea de concesii reciproce si compensatorii pentru a debloca tratativele si a face posibil acordul partilor: "Daca eu as face aceasta pentru tine, tu ce mi-ai oferi in schimb?"

De altfel, intregul proces de negociere inseamna un sir de concesii si compromisuri pe care negociatorii le ofera sau le accepta, incercand sa-si apere pozitiile proprii, fara a lovi inutil sau prea mult in pozitiile adversarului.

Obiectiile. Acolo unde nu se fac concesii, trebuie formulate obiectiuni. Acestea pot fi obiectii formale, adica facute din ratiuni tactice, caz in care pot fi dejudecate mai usor, dar pot fi si reale, bazate pe interese si pozitii durabile. In acest caz, combaterea obiectiunilor nu este posibila fara contraargumente solide.

Negociatorii buni nu se tem de obiectii. In plan psihologic, obiectia este o confirmare a interesului partenerului si un indiciu ca directia este buna. Obiectia poate fi un semn ca partenerul este in dubiu si are nevoie de noi informatii sau de un mic impuls pentru a se decide. Exista desigur si obiectii false sau tactice, care sunt formulate tocmai pentru a ascunde adevarata problema. Indiferent de natura obiectiilor, ele trebuie tratate cu toata atentia, competenta, politetea si ingaduinta disponibila. Obiectiile se vor nota cu grija.

Intre metodele de combatere a obiectiunilor pot fi retinute:

folosirea obiectiilor ca punct de plecare pentru formularea si lansarea contraargumentelor. De fapt, marele secret in abordarea obiectiilor este acela de a da partenerului satisfactia ca a fost ascultat, inteles si tratat cu seriozitate,

amanarea si ocolirea temporara, prin expedierea rezolvarii obiectiunii la un alt moment ulterior, aflat dupa caderea de acord asupra aspectelor in care exista consens,

reformularea obiectiei, in scopul expunerii sale in termeni mai accesibili si a rezolvarii ei gradate sau in trepte, incepand cu aspectele usoare si sfarsind cu cele dure,

eludarea si ignorarea totala a obiectiunilor, prin tactici non-verbale precum tacerile si ascultarea, atunci cand exista suspiciune de obiectii formale,

compensarea sau oferta de recompensare si avantajele echivalente care privesc alte parti si secvente din cadrul acordului final,

anticiparea obiectiunii si formularea acesteia mai inainte de a o face partenerul, avand grija sa punem in evidenta slabiciunile si lipsa de fundament a acesteia.

Concilierea este o actiune, mai curand informala si nesistematica, prin care o terta persoana fizica sau juridica intervine pe langa partile aflate in conflict, incercand sa le readuca la masa tratativelor pentru a ajunge la o intelegere.

Medierea este o forma de interventie mai activa in relatia dintre partile in conflict, in care terta persoana joaca un rol activ, inclusiv la masa tratativelor, unde partile pot accepta procedurile de conciliere propuse de mediator.

Arbitrajul este o forma de mediere in care solutia sau procedura oferita de arbitru devine obligatorie pentru partile in litigiu. Acest lucru se intampla atat in cadrul arbitrajului oficializat (obligatoriu), cand arbitrul este legal constituit cu acest scop (ex. Consiliul Concurentei, CAN etc.), cat si in cadrul arbitrajului voluntar, atunci cand partile aleg arbitrul de comun acord.

Pretentii care nu sunt negociabile sunt acelea ce privesc aspecte in care una dintre parti considera ca nici un compromis nu este posibil. Adesea, acestea se refera la tabuuri si credinte religioase (sarbatori, ordine de zi), la convingeri politice (usi inchise, aliante, furnizori de o anumita culoare politica), la alte valori culturale specifice sau doar la anumite uzante comerciale (de pilda: "costurile noastre nu pot fi divulgate", "pastrarea secretului comercial impune.").

Introducerea pretentiilor care nu se pot negocia provoaca adesea o anumita tensiune si ostilitate dinspre partea "lezata"; asteptarile sale se reduc. Daca isi asuma riscul pierderii afacerii, negociatorul poate fie sa invoce astfel de pretentii, fie sa nu le accepte pe ale partenerului. Acest lucru trebuie bine cantarit. Principiul de baza este transparenta si negocierea totala, dar exista destule situatii in care cererile nenegociabile pot fi admise, chiar daca prima reactie este aceea de a riposta.

Negocierea conditiilor de expediere, transport si asigurare

Acest gen de negociere implica, in marile contracte, participarea unor specialisti in tehnica expedierilor si transporturilor internationale, domeniu de o importanta majora in infaptuirea comertului international. Se vor negocia clauzele privind fixarea mecanismului de expediere, depozitare, incarcare, tranzit in vama, la stabilirea cailor optime de transport si a mijloacelor adecvate, precum si clauzele referitoare la asigurarea marfii pe parcursul transportului. De asemenea, vor fi fixate costurile de transport, expediere si asigurare, in stransa corelare cu stabilirea pretului general al contractului si a conditiilor de plata. Se vor stabili drepturile si obligatiile ce revin partilor in derularea transporturilor, in indeplinirea formalitatilor de expediere si asigurare.

Negocierea problemelor juridice

Toate intelegerile intervenite in diferitele grupe de negocieri, vor trebui turnate in tiparul juridic al normelor uniforme de drept al comertului international al uzantelor comerciale internationale sau in compromisurile juridice, in limitele admise de legislatiile nationale si in concordanta cu legea de carmuire a contractului convenita intre parti. In cazul negocierii marilor contracte, asemenea lucruri nu se pot infaptui fara participarea la dezbateri a unor juristi cu pregatire temeinica in dreptul comercial international. Prin urmare, negocierea din grupa juridica are un rol hotarator in fixarea drepturilor si obligatiilor partilor, in concordanta cu legislatiile competente in materie.

Negocierea conditiilor tehnice si de calitate

Aceasta negociere o desfasoara specialistii in probleme tehnice, de profil, dar care sa aiba si o buna pregatire in domeniul tehnicii comertului exterior si al limbilor straine. Intimitatile de ordin tehnic nu pot fi separate de cele de ordin comercial si communicate dozat si selectiv oponentului decat de un specialist cu o formatie completa. O multitudine de aspecte dintre cele mai complexe implica analizele si discutiile intre specialistii care negociaza tranzactii de instalatii industriale si alte obiective economice complexe. De asemenea, implica discutii ample si sofisticate in cazul produselor finite noi, in special din domeniul constructiilor de masini, mai ales cand omologarea acestora nu a fost certificata pe piata de desfacere in cauza. De multe ori, convingerea oponentului cumparator nu se poate definitiva decat numai pe calea efectuarii, in perioada negocierii, de probe de laborator, analize chimice, incercari si demonstratii tehnice, probe pe teren etc., in functie de natura marfii. Efectuarea acestor probe necesita atragerea de tehnicieni de inalta calificare, cu experienta si receptivi la observatiile partenerului, capabil sa opereze cu promptitudine modificarile cerurte. Desigur ca aceasta activitate este facilitata de prezenta unor birouri, laboratoare si centre de efectuare a probelor, cu functionare permanenta. In cazul negocierii exporturilor si importurilor de instalatii industriale complexe, si, in general, in cazul negocierii contractelor de cooperare industriala, in structura echipei trebuie sa predomine specialistii de diverse profiluri tehnice, precum: ingineri proiectanti, constructori si tehnologi, specialisti pentru acordare de asistenta tehnica, pentru instruire si scolarizare.

Dezbaterile in grupa tehnica sunt usurate daca in prealabil au avut loc contacte preliminare de clarificare intre specialisti. Trebuie subliniat faptul ca, in cazul operatiunilor de vanzare-cumparare de utilaje si instalatii complexe, interdependentele tehnice dintre diferitele parti, angrenaje, mecanisme, subansamble, precum si dintre diferitele parti ale procesului tehnologic de ansamblu, necesita o stransa corelare a deciziilor ce urmeaza sa fie adoptate in grupa de sinteza cu coordonarea centrala, spre a se putea incinta sedintelor plenare tematici elaborate in mod competent. Din aceasta decurge necesitatea ca in asemenea cazuri, si in grupa de sinteza sa predomine prezenta specialistilor cu pregatire multilaterala si, in primul rand, cu o temeinica pregatire de profil tehnic.

Negocierea conditiilor comerciale

In structura grupei care negociaza conditiile comerciale, activitatea de coordonare trebuie sa fie incredintata economistilor cu serioase cunostinte merceologice, dar in primul rand cu o pregatire temeinica in arta de a negocia, economisti care sa dispuna de o suficienta practica soldata cu rezultate pozitive, cunoscatori ai mai multor limbi de uz international accesibile partenerului oponent.

Activitatea in aceasta grupa se va duce in paralel si in stransa colaborare cu activitatea desfasurata in celelalte grupe si, in special, cu cea desfasurata in grupa de analiza tehnica. Se va avea in vedere faptul ca principalul subiect al negocierii din grupa comerciala il constituie pretul, iar dimensionarea acestuia nu se poate face decat printr-o temeinica cunoastere a evolutiei discutiilor cu privire la fixarea nivelului tehnic si de calitate, a conditiilor de plata, a garantiilor, a modului de efectuare a expedierilor si transportului, a modului de efectuare a receptiei etc.

Negocierea conditiilor de plata

Exista, in practica internationala, o mare diversitate de modsalitati de plata, care urmeaza sa fie negociate si adoptate in functie de interesul si posibilitatile partilor. Negocierea conditiilor de plata vizeaza, in primul rand, modul de finantare si, in al doilea rand, modalitatile de plata.

Negocierea modului de finantare capata aspecte deosebite cand grupa va fi alcatuita din cunoscatori ai problemelor de tehnica vanzarea-cumpararea are loc pe baza de credit.