MANIPULAREA RELATIILOR PUBLICE

MANIPULAREA RELATIILOR PUBLICE

-Recenzie-

Cartea lui Arnauld du Moulin de Labarthte, 'Manipularea relatiilor publice', a aparut in Romania pentru prima oara la editura Antet. Ea este un ghid practic pentru organizarea corecta a unei manifestari publice cu caracter oral. Se adreseaza, dupa cum spune autorul, 'conducatorilor, directorilor de comunicare, responsabililor cu relatiile publice, secretarilor generali, atasatilor de presa, organizatorilor de manifestari', precum si 'celor care iau cuvantul in fata unui public: experti, specialisti, conferentiari'.

Se trateaza pe rand, pregatirea manifestarii, demersurile intreprinse pana in ultima zi, animarea si comunicarea in cadrul prezentarilor, precum si munca ce urmeaza dupa incheierea evenimentului.

Pentru a pregati o manifestare publica a unei firmei, organizatorul trebuie sa parcurga mai multe etape preliminarii:

- propunerea unui scop (de informare, de a vorbi despre firma, sa dezvolte o retea si sa stabileasca relatii).

- evaluarea rezultatelor si riscurilor posibile

- alegerea publicului tinta (intern sau extern societatii respective, analiza asteptarilor publicului, numarul de persoane participante)

- alegerea formulei (conferinta, colocviu, mic dejun, conferinte de presa, comunicari, conventii, reuniuni pentru informari, adunari generale etc.)

- alegerea locului si timpului desfasurarii

- evaluarea necesarului de bani, timp, materiale etc.

Principalele categorii de cheltuieli cuprind: cele cu sala, tratatia invitatilor, documentele scrise, audiovizualul).

- planificarea

Alegerea zilei potrivite se face tinand cont de urmatoarele: evitati vacantele scolare de vara si de la sfarsitul anului, iernile si verile nu au o reputatie prea buna, ziua de luni este folosita mai mult pentru odihna, ziua de miercuri este de obicei rezervata copiilor. Astfel ca marti si joi sunt cele mai potrivite zile din saptamana. Pentru pregatirea unei conferinte sunt necesare, de obicei, 2-3 luni, iar pentru un colocviu intre 3-6 luni.

Dupa acestea se poate trece la faza de pregatire efectiva a evenimentului, care cuprinde urmatoarele activitati practice:

- anuntarea evenimentului

Trebuie ales un titlu care sa incite atentia oamenilor, sa se compuna afisul, alegerea mijloacelor mass-media potrivite pentru a face publicitate evenimentului si invitarea ziaristilor de presa scrisa si din audiovizual, precum si a unui fotograf.

- invitarea publicului participant

Realizarea invitatiei este foarte importanta. Ea trebuie sa provina de la o persoana anume si sa se adreseze unei alte persoane denumite. Este mai bine ca numele invitatilor sa fie scris de mana si fara prescurtari. Trebuie precizate titlul manifestarii pentru a informa invitatul despre subiectul discutiilor ce vor avea loc, data si orarul prezentarilor, locul ales pentru desfasurare, si eventual mentiunea RSVP (Rservation S'il Vous Plait). Hartia folosita trebuie aleasa cu atentie.

Realizarea listei invitatilor presupune utilizarea a numeroase surse precum: Anuarul societatilor, Ghidul presei, fisiere de persoane, relatii formate in urma activitatii firmei etc.

Trimiterea invitatiilor se face prin curierii societatii, prin posta sau prin curier special, cu 3-4 saptamani inaintea evenimentului.

- punerea la punct a locului de desfasurare a evenimentului

Mobilierul trebuie adecvat prezentarii urmarite. Se pot folosi estrade, o tribuna masa rotunda sau masa clasica. Mediul ambiant trebuie adaptat la necesitatile manifestarii, existand control asupra incalzirii, iluminatului, securitatii participantilor. Repetitiile permit reglarea ultimelor detalii pentru a nu aparea probleme. Pentru primirea oaspetilor va exista un dispozitiv de primire, prin personal destinat acestui scop.

Alegerea formulei de manifestare trebuie adaptata publicului dorit. Astfel:

* conferinta

Se adreseaza unui public divers (intern sau extern firmei), poate avea un caracter periodic, si alege teme de discutie de actualitate. Alegerea vorbitorului, conferentiarului trebuie sa tina cont de competenta cestuia, capacitatea sa de a vorbi despre un subiect. Urmeaza validarea alegerii de catre organizatori, confirmarea participarii conferentiarului, si gasirea unui prezentator pentru acesta, intrucat el trebuie introdus publicului, preferabil de catre un animator al manifestarii.

Subiectul poate fi ales in functie de orator sau invers si trebuie sa aiba legatura cu preocuparile invitatilor, dar sa nu trezeasca polemici.

* conferinta de presa

Se adreseaza in exclusivitate ziaristilor si are loc intr-un moment important in viata firmei, altfel ar fi fost suficient un simplu comunicat de presa. Se poate alege un mic dejun sau dejun de presa, sau varianta unei conferinte urmata de un cocktail. Totusi ziua si timpul trebuie ales in functie de invitati, intrucat ziaristii sunt foarte ocupati cu astfel de evenimente. Se trimit mai multe invitatii in cadrul unei redactii, deoarece nu se stie cine a accepta. Pentru a asigura prezenta unui ziarist, trebuie sa insistati asupra acestuia si sa ii reamintiti de invitatia dumneavoastra, pentru a va sigura ca nu a uitat. Participantilor li se vor inmana dosare cu documentatia aferenta discutiilor, care se vor trimite si celor ce au lipsit de la conferinta.

* vizita-conferinta

Aceasta este pentru VIP-uri, si trebuie sa fie originala pentru ale atrage atentia. Se organizeaza vizite la diverse expozitii, situri sau muzee. Este un prilej pentru intalniri si stabilirea de relatii si este bine sa fie legata de un act de mecenat al societatii.

* masa-dezbatere pentru profesionisti

Exista trei posibilitati: micul dejun, pranzul si dineul. Micul dejun se adreseaza unui numar mic de persoane si are loc in cadrul societatii sau la un hotel. Dejunul presupune participarea unui public mai numeros, la fel si dineul.

* colocviul

Se adreseaza specialistilor dintr-un anumit domeniu, se organizeaza de obicei in salile unor hoteluri, in orase atragatoare. organizatorul trebuie sa prezinte fiecare vorbitor.

* conventia

Reuneste membrii unei colectivitati din cadrul aceleiasi societati sau profesii. Poate dura 1 zi sau 2, presupune un numar destul de mare de participanti, pana la 1000. Trebuie intercalate momentele de discuti serioase cu distractia si relaxarea invitatilor.

* adunarea generala

Este o intalnire a actionarilor societatii. Poate fi ordinara, extraordinara sau mixta. Se incepe cu discursul presedintelui, care prezinta situatia firmei, raspunde la intrebari, urmand procedura de vot pentru a stabili actionarii prezenti. Participantii trebuie apoi tratati printr-o receptie.

In capitolul al III-lea se dau unele sfaturi pentru cazul vorbitorului principal sau al organizatorului.

Organizatorul este responsabil cu primirea oaspetilor, animarea si conducerea dezbaterii. El trebuie sa soseasca din timp, sa intampine vorbitorul si sa    il acomodeze cu locul si atmosfera, saluta persoanele care sosesc. Apoi prezinta vorbitorul si un rezumat al activitatii acestuia. In timpul dezbaterii, organizatorul trebuie sa urmareasca publicul si reactiile sale, apoi sa incheie cu bine discutiile.

Vorbitorul trebuie sa-si stapaneasca tracul si sa se prezinte bine in fata publicului, sa fie atent la comportament, vestimentatie, mod de vorbire, intrucat publicului ii place sa gaseasca motive de critica.

'Triunghiul de aur' al unei prezentari este format din: vorba, scrisul si imaginea.    Mesajul oral se uita destul de repede, scrisul fixeaza ceea ce se spune. iar imagina ilustreaza spusele. In al patrulea capitol, autorul mentioneaza pana la cel mai mic detaliu modul de alcatuire a documentatiei scrise si a materialului audiovizual ce se folosesc. Apoi, in capitolul al V-lea se descrie incheierea cu succes a manifestarii, printr-o receptie, apoi analiza a rezultatelor obtinute.

Prin sfaturile practice pe care le ofera, aceasta carte se dovedeste foarte valoroasa pentru cei care doresc sa organizeze orice fel de manifestare, intalnire, cu un public mic sau numeros, cu diverse teme si probleme. De asemenea, cuprinde si sfaturi pentru cei care sunt chemati sa vorbeasca la aceste evenimente, ajutandu-i sa cucereasca mai usor publicul, intelegandu-i nevoile si pretentiile.