Pregatirea negocierilor

Pregatirea negocierilor

Succesul unei negocieri depinde mult de maniera in care acesta a fost pregatita. Premisele prezentarii pozitiei de negociere, ca si ale argumentatiei si strategiilor folosite, se construiesc in stadiul de prenegociere. Practica a dovedit ca, intre momentele importante ale pregatirii negocierilor in afaceri, nu trebuie uitate:

a) studierea ramurii si a pietei, adica interpretarea conjuncturii generale, a contextului specific afacerii si identificarea partenerilor si concurentilor potentiali.

Este momentul in care se estimeaza capacitatea pietei tinta, se delimiteaza precis segmentul caruia se adreseaza produsul, sunt insusite legislatia si uzantele comerciale specifice, posibilitatile de distributie, conditiile de promovare etc. Sunt culese informatii despre situatia financiara a partenerilor, despre solvabilitatea si reputatia lor. Sunt culese informatii despre concurenta potentiala. Se incearca evaluarea celui mai bun moment sau a celei mai bune conjuncturi in care sa se lanseze oferta sau cererea de oferta.

Toate acestea pot fi importante premise ale succesului ulterior.

b) stabilirea obiectivelor, care priveste atat precizarea propriilor obiective in negocieri, cat si raportarea lor la prezumtivele obiective ale partenerului.

Stabilirea obiectivelor proprii trebuie sa treaca de nivelul generalitatilor, pentru a se referi concret si precis la aspectele precum: volumul vanzarilor, nivelul de calitate, nivelul minim si maxim de pret, conditiile de livrare, conditiile de finantare si plata, riscurile acceptabile (vezi si reguli de stabilire a obiectivelor).

Anticiparea obiectivelor partenerului si evaluarea pozitiei sale de negociere trebuie facute in paralel si in concordanta cu obiectivele proprii. Una dintre metodele eficace de anticipare a pozitiei partenerului este simularea negocierilor. Intregul program de negociere poate fi testat si revizuit in urma negocierilor simulate. Simularea poate conduce la pregatirea din timp a unor variante distincte de negociere. Existenta acestora ajuta la pastrarea initiativei si prezinta avantajul de a pune la dispozitie formulari studiate din timp. Se pot utiliza si liste sau fise cu argumente si, respectiv, obiectii si contraargumente posibil a fi aduse in discutie de partener.

In raport cu obiectivele propuse si cu anticiparile facute asupra partenerului, se stabileste echipa de negociatori. Principiul de baza in alcatuirea echipei este cel al interdisciplinaritatii. Se poate apela si la negociatori externi, la interpreti, la analisti de piata, la animatori etc.

c) initierea contactelor si relatiilor de afaceri.

Exista o gama larga de modalitati de stabilire a legaturilor de afaceri. Acestea merg de la telefon, fax, corespondenta clasica sau posta electronica si Internet pana la reprezentante comerciale, ambasade, camere de comert, misionari si contacte directe. Cele mai bune rezultate se pot obtine prin contacte directe, dar costurile cele mai mari se inregistreaza tot aici. Cele mai accesibile si ieftine contacte directe sunt posibile la targuri si expozitii. Cand partenerul nu este accesibil direct, se poate recurge la intermediari. In cazul contactelor stabilite prin corespondenta, un rol important il pot avea scrisorile de prezentare, ofertele si cererile de oferta.

Oferta

Oferta reprezinta propunerea de incheiere a unei tranzactii si documentatia tehnica si comerciala minimala care o insoteste. Pentru a se putea realiza perfectarea contractului printr-o simpla acceptare, oferta trebuie sa indeplineasca trei conditii:

sa fie ferma, adica facuta cu intentia de a se obliga sub aspect juridic;

sa fie precisa, adica sa nu contina referiri confuze si ambigue care pot da o interpretare echivoca asupra contractului;

sa fie completa, adica sa contina toate elementele contractului propus.

La randul sau, acceptarea unei oferte trebuie sa intruneasca si ea trei conditii minimale:

sa rezulte dintr-o manifestare de vointa expresa ori tacita. Acceptarea tacita se poate exprima fie prin inceperea expedierii marfii sau plata pretului, fie printr-un alt act care semnifica inceperea executarii contractului;

sa corespunda intru totul ofertei, prin continutul si forma ei;

sa se produca intr-un moment in care oferta mai exista inca.

In cazul contractelor sinalagmatice oneroase, tacerea destinatarului ofertei nu poate fi considerata acceptare. Daca s-ar accepta ca tacerea este sinonima cu acceptarea ofertei, consecintele sub aspect comercial si juridic ar fi incontrolabile. Daca in oferta este facuta mentiunea "oferta va fi considerata acceptata daca nu se raspunde expres sau daca nu se returneaza marfa (proba)", aceasta este lipsita de orice efect juridic. Cel care primeste marfa cu titlul de oferta, fara a o fi comandat, nu este obligat sa o restituie.

Atata timp cat ofertantul si destinatarul ofertei nu s-au legat prin contract, oricare dintre ei se poate razgandi si poate comunica celuilalt revocarea. Jurisprudenta afirma totusi in principiu dupa care "Propunatorul are drept sa retraga propunerea pana ce nu a luat cunostinta de acceptare" (Ion Turcu, Dreptul afacerilor, Editura Chemarea, Iasi, 1993). Codul comercial ofera solutii pentru situatii de aceasta natura.

Ramanand la nivel de principiu, vom admite ca oferta trebuie sa respecte o serie de conditii de continut si forma, sa respecte uzuantele comerciale si eticheta afacerilor, sa prezinte claritate, precizie, conciziune, aspect etc. Oferta poate fi si facultativa, adica fara obligatii din partea emitentului. In acest caz, vanzatorul poate retrage sau modifica oferta, fara efecte juridice. In cazul celei firme, marfa trebuie pastrata pana la finele termenului de optiune acordat partenerului. Termenul de optiune ia sfarsit dupa prima tranzactie la nivel de comanda acceptat. Oferta se considera refuzata daca nu este acceptata in termen.

Cererea de oferta

Cererea de oferta reprezinta propunerea de a cumpara un anumit produs sau serviciu, insotita de un minim de documentatie tehnica si comerciala. Documentatia tehnica insotitoare poate lua si forma unei teme de proiectare sau a unui caiet de sarcina. Sub aspect juridic, cererea de oferta are acelasi regim cu oferta; in fapt, ea reprezinta oferta de a cumpara ceva anume. Doar sub aspect tehnic si comercial ar putea fi puse in discutie anumite diferente.

Continutul si forma unei cereri de oferta difera de la un produs sau serviciu la altul, de la o piata sau alta, de la un client la altul. Ea poate merge de la un simplu anunt pana la organizarea unei licitatii internationale, pe baza unui caiet de sarcini. In cazul unei nevoi urgente si a existentei certitudinii cu privire la caracteristicile produsului si furnizorului, cererea de oferta ia forma extrema de comanda, (oferta ferma de a cumpara), in care se indica produsul, cantitatea si pretul limita. Daca nu este cazul unor tratative indelungate, odata cu cererea de oferta, se adreseaza furnizorului solicitarea ca, odata cu oferta, sa trimita si o factura proforma.

Functia de baza a cererii de oferta este aceea de a initia tratativele comerciale, dar ea poate folosi si ca instrument de informare si cercetare de piata.

Eticheta afacerilor cere ca destinatarul unei cereri de oferta sa transmita raspunsul sau si in cazurile in care nu este efectiv interesat in derularea tranzactiei.

Reguli de formulare a obiectivelor

Intre regulile simple, dar aproape obligatorii, de formulare a obiectivelor negocierilor, s-ar putea avea in vedere macar urmatoarele cateva:

Obiectivul negocierilor trebuie transpus, pe cat posibil, in cifre precise, fara marje si abateri relative. "A obtine o reducere maxima de pret", sau "a obtine o reducere intre 5 si 10%" inseamna un obiectiv prost formulat. In schimb, "a obtine o reducere a pretului de 9%" inseamna un reper precis si un obiectiv clar, bine formulat.

Obiectivele nu sunt concepute si formulate, mai inainte de a li se afecta un buget. Obiectivele au sens in masura in care resursele financiare, tehnice si umane sunt disponibile. Daca, de pilda, depozitele disponibile sunt insuficiente pentru o livrare mare, obiectivul privind livrarile nu va depasi limita capacitatii depozitelor.

Un obiectiv nu poate fi complet definit fara a clarifica termenii calendaristici ai concretizarii sale. Termenile calendaristice pot fi precizate atat ca durate limita ("livrarea in maxim 24 zile de la data prezentei", spre exemplu), cat si ca scandente la date fixe ("livrarea pana la 15 mai", de exemplu).

Definirea obiectivului nu este completa si pertinenta, daca nu sunt precizate si metodele sau instrumentele de control si evaluare ale gradului de realizare. De pilda, daca negocierea priveste un contract de armator pentru fabricarea unei nave mari, avand un ciclu de fabricatie de peste 18 luni, este necesara si posibila o evaluare semestriala a stadiului fabricatiei si a sanselor de finalizare la termen.

Elementele definitorii ale obiectivului, deja mentionate (buget, calendar, control), nu sunt suficiente fara nominalizarea expresa a unor responsabili cu indeplinirea lor.

Stabilirea realista a limitelor maxime si minime ale pretentiilor si concesiilor ce vor fi formulate fata de partener. In formularea acestora se va respecta principiul conform caruia "in negocieri nu se cedeaza nimic, ci se schimba doar concesii contra concesii". Intrebarile care raman sunt de genul: Ce? In schimbul a ce? Pentru ce? Cum?

Atunci cand negocierile se deruleaza in mai multe runde succesive, este absolut necesara spargerea obiectivelor finale in mai multe obiective partiale si etapizarea acestora pe fiecare runda in parte. Astfel, fiecare runda va fi subordonata unei secvente de obiective partiale, clar definite.

Este important ca un inventar probabil al punctelor de acord dintre parti sa existe deja inca inainte de a se aseza la masa tratativelor, pentru a incepe chiar cu ele si a evita suspiciunea, animozitatile si raceala din start.

In cadrul pregatirii negocierilor trebuie sa tinem cont si de variatele tipuri de parteneri comerciali si modul de abordare a lor (vezi Anexa 2).