ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Activitatea de secretariat, in compartimente specializate, se desfasoara in toate structurile vietii sociale, economice, administrative, politice, de la guvern, ministere, la unitati de invatamant, economice mari si mici.

Secretariatul este un auxiliar direct si indispensabil al conducerii. El are ca sarcina de baza degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creandu-i acesteia conditiile de a-si realiza principalele sarcini. Actul esential al conducerii consta in luarea deciziilor.

Din aceasta cauza conducerea si secretariatul formeaza impreuna o echipa.

ATRIBUTII SI SARCINI ALE SECRETARIATELOR

a. Lucrari de corespondenta:

- desfacerea si citirea corespondentei (cu exceptia celei personale),

- prezentarea corespondentei celor vizati,

- prezentarea rezolutiilor,

- intocmirea unor raspunsuri adecvate,

- dactilografiere sau editare a raspunsurilor,

- prezentarea la semnat,

- scrierea plicurilor si intocmirea borderoului,

- predarea la registratura sau expedierea.

b. Atributii de documentare:

- stabilirea surselor de documentare,

- selectarea documentelor,

- selectarea informatiilor,

- prezentarea rezultatelor sub forma sintetica.

- clasarea documentelor.

c. Sarcini de scriere rapida - stenografiere, transcriere, dactilografiere;

d. Asigurare de traduceri:

- texte cu editarea ulterioara a traducerii,

- discutii, intalniri, sedinte.

e. Relatii cu publicul si protocol:

- raspunde la telefon,

- primeste si prezinta vizitatori,

- organizeaza diferite actiuni publice,

- se ocupa de trimiterea scrisorilor de felicitare, multumire, invitatiilor, etc.

f. Multiplicarea materialelor:

- dactilografiere,

- copiere.

Pentru ca, in timp, atributiile secretarelor au devenit din ce in ce mai multe si mai complexe se poate vorbi de secretariat ca o unitate, o parte a organizatiei care se ocupa de toate acestea si de multe altele, fiind incadrat cu una sau mai multe persoane cu calificari si atributii diferite. Se poate vorbi in acest sens de meserii de secretariat.

Putem face o clasificare a functiei de secretara sau a meseriilor de secretariat. Exista o organizatie numita EASP (European Association of Professional Secretaries). Aceasta imparte meseriile de secretariat imtr-o gama larga, incepand cu receptionera si pana la secretara guvernamentala.

Pentru descrierea posturilor, functiei de secretara se definesc mai multe elemente:

- educatia - in acest punct se va specifica nivelul de educatie cerut: liceu, studii superioare, sau cursuri de specialitate, cursuri de formare profesionala.

- sarcini sau cerinte impuse de functia respectiva - lista de activitati specifice care trebuie indeplinite de persoana numita in functie.

- calitati personale - trasaturile si calitatile personale cerute pentru ocuparea functiei.

- pozitia in structura organizatiei - structura organizationala consta intr-un anumit numar de functii; o parte dintre acestea formeaza un departament, un grup de departamente formeaza o firma, o institutie. Un grup de firme poate forma un holding sau un concern. In aceasta etapa se va descrie pozitia pe care o ocupa functia de secretara in ansamblul structurii.

- experienta profesionala - unele functii necesita o anumita experienta.

- un tip special de responsabilitate - vom intalni responsbilitati speciale in fruntea ierarhiei profesiunii, ca de exemplu, coordonarea unui secretariat - secretara sefa - sau la luarea deciziilor in numele directorului - assistent manager.

Putem descrie patru categorii:

1. Secretara debutanta (Junior Secretary)

Educatie: liceu cu profil economic sau administrativ;

Sarcini si cerinte: expedierea corespondentei, dactilografie, editare de text pe computer, operarea telexului si faxului,indosariere, arhivare, copiere de documente, legaturi telefonice, organizarea agendei.

Calitati personale: exactitate, interes fata de profesie si capacitate buna de reactie, capacitate de a colabora.

Pozitie in structura organizatiei: in firmele mari angajata intr-un departament sau in biroul de dactilografie sau la centrala telefonica; in firmele mici asistenta a directorului, patronului, avocatului, doctorului.

2. Secretara superioara (Senior Secretary)

Educatie: liceu, scoala post liceala de secretariat, colegiu de secretariat sau doi ani de experienta ca secretara, sau trei ani ca secretara debutanta.

Sarcini si cerinte: expedierea corespondentei, dactilografie, editare de text pe computer, operarea telexului si faxului,indosariere, arhivare, copiere de documente, legaturi telefonice, organizarea agendei, cunoasterea a cel putin doua limbi straine, stenografie, organizarea de calatorii de afaceri, organizarea de sedinte, primirea vizitatorilor, rezolvarea corespondentei simple.

Calitati personale: cunoasterea in profunzime a profesiunii, exactitate, interes fata de profesiune si capacitate buna de reactie, capacitate de a colabora, capacitate de a stabili prioritati, discretie, initiativa, capacitate de a comunica.

Pozitie: secretara unui cadru de conducere de nivel mediu, de ex. managerul unui departament, secretara unui mare departament, secretara unui birou de avocati a unui notariat.

3. Secretara - asistent al managerului (Secretary of the management)

Educatie: minim liceu, scola pst liceala sau colegiu de secretariat, cinci ani de experienta ca secretara sau sapte ani de experienta ca secretara.

Sarcini si cerinte: expedierea corespondentei, dactilografie, editare de text pe computer, operarea telexului si faxului,indosariere, arhivare, copiere de documente, legaturi telefonice, organizarea agendei, cunoasterea a cel putin doua limbi straine, stenografie, organizarea de calatorii de afaceri, organizarea de sedinte, primirea vizitatorilor, redactarea de scrisori si brosuri, procese verbale, traduceri, pregatirea de rapoarte, cunostinte de informatica, cunostinte de limbi straine.

Calitati personale: cunoasterea in profunzime a profesiunii, exactitate, interes fata de profesiune si capacitate buna de reactie, capacitate de a colabora, capacitate de a stabili prioritati, discretie, initiativa, capacitate de a comunica, folosirea coracta a limbii literare, prezentabilitate, rezistenta psihica, diplomatie si tact, loialitate.

Pozitie: secretara a conducerii, a consiliului de administratie, secretara personala a directorului general in intreprinderi de marime medie.

4. Secretara pentru administratia de stat (Secretary of state management divisions)

Educatie: minim liceu, studii superioare (colegiu), studii universitare de specialitate, cel putin cinici ani ca secretara a unui consiliu de administratie.

Sarcini si cerinte: analiza si evaluare a activitatii de secretariat, capacvitatea de a pregati activitati in mod independent, indeplinirea de operatiuni de secretariat pentru divizii de management, managementul si conducerea secretariatului ca departament organizational, asistenta la pregatirea si recrutarea de noi secretare in cadrul institutiei, reprezentarea superiorior institutiei, asigurarea protocolului la sedinte si conferinte, organizarea de congrese si cursuri, management financiar, traduceri.

Responsabilitati speciale: mentinerea contactelor cu superiorii si cu organizatiile externe, pregatirea de rapoarte complexe, capacitatea de a-si asuma responsabilitati, capacitatea de a se incadre in bugetul acordat.

Calitati personale: cunoasterea in profunzime a profesiunii, exactitate, interes fata de profesiune si capacitate buna de reactie, capacitate de a colabora, capacitate de a stabili prioritati, discretie, initiativa, capacitate de a comunica, discretie, initiativa, capacitate de a comunica, folosirea coracta a limbii literare, prezentabilitate, rezistenta psihica, diplomatie si tact, loialitate, aptitudini organizatorice, creativitate, capacitatea de a gasi solutii.

Pozitie: face parte din structurile de conducere superioare, ocupa una dintre cele mai importante pozitii in mari firme, organizatii internationale, ministere.