BIROTICA - SECRETARIAT

BIROTICA - SECRETARIAT

Birotica poate fi definita ca ansamblul tehnicilor si mijloacelor care au ca scop automatizarea activitatiilor de birou.

Birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, distributie si exploatare a informatiei in perspectiva muncii de birou.

Alta definitie: ansamblu de tehnici pentru gestionarea informatiei si comunicatiilor intre organizatii.

Aplicatiile biroticii se incadreaza in trei categorii:

- Birotica autonoma - care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea si arhivarea acestora.

- Birotica de transmisie - care permite schimbul de informatii de la un post de munca la altul, dar fara ca postul receptor sa poata automat sa recupereze informatia primita, pentru a o transforma dupa interesul sau.

Cuprinde telefonul, faxul, bancile de date, arhivarile pe discuri optice.

- Birotica de comunicatie - in care receptorul poate asigura toate functiile emitatorului. Cuprinde mesageria electronica, intranet si internet.

Termenul de BIROTICA a fost introdus in Franta in 1976 si provine din sintagma BUREAU AUTOMATIQE .

Obiectul muncii de birou il constituie fenomenele si procesele informationale si decizionale ale unei societati, organizatii.

De o importanta deosebita se bucura procesul de comunicare al informatiilor si deciziilor.

COMUNICAREA poate fi structurata in :

- comunicare orala

- dialog direct,

- convorbiri in grupuri,

- convorbiri la distanta.

- comunicare scrisa;

- comunicare informatica.

Esenta biroticii o constituie introducerea automatizarii in activitatea de birou, implicit in comunicare. Aceasta aduce o mai multe avantaje activitatii:

- cresterea calitatii, operativitatii si productivitatii muncii de birou;

- scaderea costurilor de producere, prelucrare, stocare si utilizare a informatiilor;

- reducerea timpului de operare in procesul informational si decizional;

- cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare si a vitezei de regasire a informatiei;

- eliminarea sau diminuarea efortului fizic si intelectual.

CAUTAREA SI REGASIREA INFORMATIILOR

O functie importanta pentru munca de birou este stocarea si accesarea informatiilor si asigurarea accesului rapid si usor la informatii.

Stocarea informatiilor se face pe diferite tipuri de suporturi:

- hartie,

- discuri magnetice,

- film.

Fiecare dintre aceste suporturi impune spatii si mijloace de pastrare specifice dar toate aceste mijloace trebuie sa indeplineasca anumite conditii:

- posibilitate de operare simpla si rapida,

- usor accesibile ca spatiu,

- dimensiuni potrivite cu dimensiunile materielelor depozitate,

- posibilitati de extindere,

- sa nu ocupe prea mult spatiu,

- sa pastreze materialele in siguranta.

Exista doua sisteme de pastrare adocumentelor intr-o organizatie:

1. Pastrarea centralizata:

- toate documentele intr-o singura incapere,

- un functionar specializat se ocupa de ele,

- sistem de indosariere unic pentru toata organizatia,

- echipamente bine folosite, gestiune centralizata posibila si computerizata.

2. Pastrare descentralizata (pe departamente)

- fiecare departament isi pastreaza documentele,

- sistemele de clasificare sunt cele mai potrivite cu specificul departamentului,

- mai usor accesibil personalului din departament.

SISTEME DE INDOSARIERE

Documentele de hartie se pastreaza de obicei in dosare, dosare care sunt asezate in diferite tipuri de dula puri sau rafturi.

Tipuri de dosare:

- dosarul simplu - o foaie de carton indoita, documentele nu sunt atasate cu nimic de ea.

- dosarul plic, sau mapa - are trei clape de carton care inchid documentele, astfel sunt protejate de pierdere si de praf, pot fi prevazute si cu doua benzi elastice pentru o mai buna inchidere.

- dosarul cu sina - sistemul de prindere cu lame metelice sau din plastic impune perforarea documentelor pe marginea stanga. Atentie! - nu toate documentele se pot perfora.

- dosarul dublu - este format dintr-un dosar cu sina si unul plic.

- dosarul cu clema - este o coperta din carton sau plastic care are in partea superioara o clema.

- mape transparente - din material plastic subtire, deschise in partea superioara sau lateral, sunt prevazute cu o margine perforata care permite plasarea lor intr-un dosar cu sina.

- dosare suspenate - prevazute cu unsistem de agatare de raft, de aici documentele se pot scoate fara a scioate dosarul din raft.

- dosare cu etichete - o margine pe care se pot face notatii.

Dosarele cu un subiect comun, sau doar pentru a fi protejate se pot aseza in bibliorafturi.

Dupa modul de asezere in rafturi exista doua sisteme de indosariere: vertical si lateral.

SISTEMUL VERTICAL

Documentele sunt asezate in dosare astfel incat pentru a le scoate se face o miscare de jos in sus. Numele fiecarui dosar sau continutul se trec pe muchuia de sus a dosarului sau pe o eticheta atasata acestei muchii. Dosarele stau in dulapuri cu rafturi. rafturile sunt prevazute cu sine pe care glisaza dosarele, (de obicei suspendate). Ideal ar fi ca la inceputul raftului sa existe o lista cu toate dosarele din raft.

Avantajele sistemului sunt: o buna protectie a dosarelor, documentele sunt asezete compact.

Dezavantajele: echipament mai scump, necesita spatiu suplimentar pentru deschiderea sertarelor.

SISTEMUL LATERAL

Dosarele se aseaza unul linga altul in raft , precum cartile. Se eticheteaza pe marginea din afara.

Avantaje: ocupa putin spatiu, se poate construi pe inaltime, se poate extinde usor, foarte accesibil.

Dezavantaje: protectie mai proasta (praf, apa).

FORMULARE PENTRU INDOSARIERE

FISA DE IMPRUMUT - este formularul care se pune in locul unui document sau daosar scos din raft. Aceasta fisa cuprinde: numarul sau numele dosarului sau documentului, numele celui care aprimit documentul, departamentul la care lucreaza, data cand s-a scos documentul, data la care trebuie returnat. Ideal ar fi sa puneti fisa intr-o mapa transparenta care va servi si ca suport pentru alte documente ce alimenteaza intre timp dosarul respectiv, permitand si observarea dintr-o privire a dosarelor absente.

FISA DE REFERIRE LA ALTE DOSARE - se foloseste atunci cand un dosar poate fi cunoscut si sub alte nume sau se refera la mai multe probleme. In dosar sau in sectiunea in care ar putea fi al doilea titlu (domeniu) se plaseaza o fisa de tipul:

Pentru informatii despre .

Vezi dosarul ..

Semnatura .. data..