Documentarea salariului si organizarea evidentei analitice a retributiilor

Documentarea salariului si organizarea evidentei analitice a retributiilor.

Una din functiile contabilitatii consta in reflectarea completa si neintrerupta a activitatii economice a intreprinderii. Aceasta reflectare se infaptuieste cu ajutorul documentarii.

Documentarea este un procedeu de reflectare completa si permanenta a operatiunilor economice in scopul obtinerii datelor necesare despre ele, pentru a tine evidenta curenta si a infaptui controlul asupra acestora. Documentele intocmite sunt acte in care se consemneaza continutul operatiunilor economice exprimate in etalon valoric, natural sau de munca de regula la locul si momentul infaptuirii lor.

Informatia si datele care constituie continutul de baza al documentelor justificative este format din urmatoarele elemente principale: denumirea, numarul si data documentului, dupa caz, cine a intocmit documentul, mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiei, continutul operatiei economice si financiare efectuate, datele cantitative si/sau valorile aferente operatiei economice si financiare, semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiilor, a celor care vizeaza si a celor in drept sa acorde operatiilor respective, alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiilor in documentele justificative.

Pentru inregistrarea consumurilor de munca si salariul calculat se folosesc diferite documente justificative. Numarul lor si continutul depind de:

Ramura;

Inzestrarea tehnica;

Forma de organizare a muncii(brigada, arenda, antrepriza etc.).

In SA "Transservice" pentru evidenta retribuirii muncii se folosesc urmatoarele elemente primare:

1) In primul rand pentru intrarea in functie se foloseste cererea de angajare.

La aceasta cerere se anexeaza diploma, buletinul de identitate. Daca persoana data a mai avut locuri de munca se prezinta carticica de munca si codul de pensii care este eliberat de Compania Nationala de Asigurari Medicala (CNAS). In baza cererii de angajare se emite un ordin de angajare la serviciu care se prezinta angajatului spre a lua cunostinta contra semnatura.

2) Cu angajatul se incheie un contract de munca si, dupa caz, un contract de raspundere materiala pentru valorile primite in gestiune

Contractul individual de munca (Anexa 1) este intelegerea dintre salariat si angajator, prin care salariatul se obliga sa presteze o munca intr-o anumita specialitate, calificare sau functie, sa respecte regulamentul intern al unitatii, iar angajatorul se obliga sa asigure conditiile de munca prevazute in prezentul cod, de alte acte normative ce contin norme ale dreptului muncii, de contractul colectiv de munca, precum si sa achite la timp si integral salariul.

Continutul contractului individual de munca este determinat prin acordul partilor, tinandu-se cont de prevederile legislatiei in vigoare, si include:

a)      Numele si prenumele salariatului;

b)      Datele de identificare ale angajatorului;

c)      Durata contractului;

d)      Data de la care contractul urmeaza sa-si produca efectele;

e)      Atributiile functiei;

f)        Riscurile specifice functiei;

g)      Drepturile si obligatiile salariatului;

h)      Drepturile si obligatiile angajatorului;

i)        Conditiile de retribuire a muncii, inclusiv salariul functiei sau cel tarifar si suplimentele, premiile si ajutoarele materiale;

j)        Compensatiile si alocatiile, inclusiv pentru munca prestata in conditii grele, vatamatoare si/sau periculoase;

k)      Locul de munca;

l)        Regimul de munca si de odihna;

m)    Perioada de proba;

n)      Durata concediului de odihna anual si conditiile de acordare a acestuia;

o)      Conditiile de asigurare sociala;

p)      Asigurarea medicala.

In cazul in care salariul urmeaza sa-si desfasoare activitatea in strainatate, angajatorul are obligatia de-ai pune la dispozitie informatia referitoare la:

a)      Durata perioadei de munca in strainatate;

b)      Moneda in care va fi retribuita munca, precum ti modalitatea de plata;

c)      Compensatiile si avantajele in numerar si/sau in natura aferente plecarii in strainatate;

d)      Conditiile specifice de asigurare.

Angajatorul nu are dreptul sa care salariatului efectuarea unei munci care nu este stipulata in contractul individual de munca, cu exceptia cazurilor prevazute de prezentul cod.

Contractul individual de munca se incheie pe o perioada nedeterminata, daca nu este stipulata data acestuia.

3) Ordin de incadrare (Anexa 2 ), se mai numeste ordin de numire in functie - este un document ce confirma incadrarea sau numirea in functie a angajatorului. Aici se indica data, numarului documentului. Este iscalit de directorul firmei si este emis in baza contractului individual de munca, negociat si semnat de parti. Ordinul de angajare trebuie adus la cunostinta salariatului sub semnatura in termen de 3 zile lucratoare de la data semnarii de catre parti a contractului individual de munca.

La cererea angajatorului este obligat sa-i elibereze o copie a ordinului legalizata in modul stabil.

4) Cererea lucratorilor privind acordarea scutirilor la impozitul pe venit retinut din salariu (Anexa 3 ).

Este un document constituit din 2 parti:

Prima parte se indeplineste de catre angajat la momentul primirii al serviciu, indicandu-se sume scutirii solicitate si documentele, copiile sau extrasele necesare in baza carora se acorda scutirea, celea din urma se anexeaza.

A doua parte se completeaza de patron, indicandu-se numele patronului, codul fiscal, categoria scutirilor acordate, numarul cererii, data, semnatura.

Lucratorul care nu-si schimba locul de munca nu este obligat sa prezinte anual patronului cererea privind acordarea scutirilor si documentele corespunzatoare:

Scutiri personale:

Fiecare contribuabil are dreptul la o scutire personala - in suma de 3600 lei pe an;

Suma scutirii personale, stabilita in alin. 1, va constitui 10.000 lei pe an pentru orice persoana care:

a)      s-a imbolnavit ti a suferit de o boala actinica provocata de consecintele avariei de la C.A.E.Cernobal;

b)      este invalid si s-a stabilit ca invaliditatea sa este in legatura cu avaria de la C.A.E.Cernobal;

c)      este parintele sau sotia(sotul) unui participant cazut sau dat disparut in actiunile de lupta pentru apararea integritatii teritoriale si a independentei RM, precum si in actiunile de lupta din Republica Afghanistana.

Documentele care stau la baza calcului salariului:

1) Tabelul de evidenta a folosirii timpului de munca sau fisa de pontaj (Anexa 4 ).

- se foloseste pentru evidenta timpului de munca normat si suplimentar prestat, calcularea timpului neprezentarii la lucru din diferite motive. Evidenta timpului de munca prestat se tine in baza pontajului de catre o persoana speciala numita pontator sau de sefii sectii si maistri. Pontajul, in functie de specificul intreprinderii poate fi organizat dupa diferite sisteme: fise de ceas, marci(jetoane) de prezenta, permise.

Se deschide intr-un exemplar si are destinatie lunara. Tabelul evidentei timpului de munca se tine pe fiecare subdiviziune de catre socotitor sau conducator. In tabel al inceputul lunii se inscrie, in ordine alfabetica, toti lucratorii subdiviziunii, se inchide numarul de la pontaj, functia, salariul tarifar. In continuare zilnic sunt marcate iesirile la lucru, numarul de ore lucrate si absentele. Pentru aceste lipsuri sunt prevazute semne speciale:

D - deplasare;

Cp - concediul fara plata;

C - concediul legal;

B - incapacitate temporara de munca;

M - concediu de maternitate;

O - zile de odihna.

La finele zilei se fac totalurile pe fiecare lucrator vizand timpul lucrat, totodata se inregistreaza salariul calculat:

a)      pentru lucratorii remunerati in acord in baza altor documente care contin date despre productia obtinuta sau volumul efectuat de lucrari;

b)      pentru lucratorii remunerati pe o unitate de timp - acest salariu se stabileste nemijlocit in baza datelor din tabelul evidentei timpului de munca, in functie de orele si salariul tarifar.

2. Borderoul de calcul al salariului (Anexa 5 )

- pentru fiecare lucrator, unde se indica retinerile si salariul indreptat spre plata.

In cazul cand intreprinderea nu are bani in casa, contabilul, indeplineste cecul de ridicare a banilor de pe cont, care este dus la banca cu prezentarea pasaportului si copia pasaportului.

3. Banii de pe contul de decontare, prin ordinul de incasare, se transmit in casa intreprinderii (Anexa 6 )

Dispozitia de incasare - este un document primar in baza caruia se incaseaza banii in casa intreprinderii din realizarea marfurilor, prestarea serviciilor, returnarea mijloacelor banesti a titularilor de avans, incasari sub forma de achitare a prejudiciului material s.a.

Acest document este format din 2 parti, prima lasandu-se la intreprindere, iar cealalta parte se da persoanei care a incasat banii pentru ca pe viitor sa nu apara neintelegeri.

4. Dispozitia de plata de casa (Anexa 7 )

- este un document primar ce confirma suma eliberata din casa intreprinderii, conform listei de plata.

5. Ordin de acordare a concediilor (Anexa 8 )

- este un document prin care se confirma acordarea concediului de odihna a lucratorului, la cererea celuia din urma. Este iscalit de catre conducatorul intreprinderii.

Documentul dat indica de asemenea si alte concedii ce pot fia cordate, ca exemplu:

pentru conditii deosibite de munca;

pentru vechime neintrerupta de munca;

pentru femeile cu copii in varsta de pana la 12 ani;

alte conditii suplimentare.

6. Decont de avans (Anexa 9 )

- se emite de catre intreprindere in momentul eliberarii titularului de avans mijloace banesti pentru efectuarea unor operatiuni in scopurile intreprinderii. Aici se indica numarul documentului, data, numele titularului, functia, suma avansului, numarul documentului(act, chitanta, bon) ce confirma plata efectuata si denumirea contragentului. Documentele de confirmare se anexeaza pe versoul decontului de avans. Documentul este iscalit de contabil si conducator.

7. Ordin (dispozitie) de incetare a contractului de munca (Anexa 10 )

- se intocmeste in momentul incetarii contractului individual de munca:

a) in circumstante ce nu depind de vointa partilor - in caz de deces a salariatului sau angajatorului, declarat decedat sau disparut fara urma prin hotararea instantei de judecata; constatare a nulitatii contractului; expirarea termenului contractului.

b) la initiativa uneia din parti - in caz de demisie - desfacere a contractului individual de munca pe durata nedeterminata din propria initiativa, anuntand despre aceasta angajatorul, prin cerere scrisa, cu 14 zile calendaristice inainte. Dupa expirarea termenului indicat angajatorul este obligat sa efectueze achitarea deplina a drepturilor salariale ce i se cuvin salariatului si sa-i elibereze carnetul de munca si alte documente legate de activitatea acestuia in unitate.

In caz de incetare a contratului individual de munca pe durata determinata in legatura cu expirarea termenului sau, salariatul trebuie sa fie instiintat in scris de catre angajator despre acest fapt cu cel putin 10 zile lucratoare inainte.

Desfacerea contractului individual de munca din initiativa patronului se admite pentru urmatoarele motive:

a)      rezultatul nesatisfacator al perioadei de proba;

b)      constatarea faptului ca salariul nu corespunde functiei detinute sau muncii prestate din cauza starii de sanatate;

c)      constatarea faptului ca salariatul nu corespunde functiei detinute sau muncii prestate ca urmare a calificarii insuficiente;

d)      schimbarea proprietarului unitatii.

8. Fisa personala (Anexa 13 )

- in acest document se indica date referitor la numele, calificarea, data si locul nasterii, studiile, specialitatea obtinuta, calificarea. De asemenea se indica date despre starea civila, adica componenta familiei.

9. Fisa personala de evidenta a veniturilor sub forma de salariu si alte plati efectuate de catre patron in folosul angajatului pe anul 2003, precum si impozitul pe venit retinut din aceste plati (Anexa 14 )

- acest document se foloseste in unitatile economice pentru evidenta scutirilor si a impozitului pe venit retinut de la salariati. Inregistrarile in acest document se face pentru fiecare luna de achitare a salariului. Se deschide pentru fiecare angajat in parte. Aici se indica denumirea si codul fiscal al patronului, datele angajatului, suma scutirii de care beneficiaza pe parcursul anului, si informatia privind veniturile indreptate spre achitare sau platile efectuate in folosul angajatului si impozitul pe venit retinut din aceste plati.

Dupa completare, documentele primare sunt supuse operatiei de prelucrare in contabilitate. Ea consta in sortarea documentelor pe operatii, exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economice si verificarea:

Verificarea de fond - consta in aceea, ca contabilul stabileste daca poate avea loc astfel de operatie si daca ea este legitima sau nu;

Verificarea formala - stabileste daca sunt completate toate elementele documentului: numarul, data, continutul operatiei economice, semnatura executorului si alte rechizite;

Verificarea aritmetica - consta in controlul totalului documentului sau a taxarii.

Daca in urma verificarii au fost constatate unele devieri de la regulile de intocmire a documentului, ele sunt retinute sau restituite gestionarilor. Alte documente care sunt neligitime, falsificate sunt retinute pentru determinarea cauzei ce a dus la incalcarea legitatii operatiei.

Toate documentele primare folosite pentru evidenta muncii si a salariului se predau din sectiile intreprinderii in contabilitate, unde in baza lor se intocmeste registre analitice si sintetice pe acest sector de evidenta.

Organizarea evidentei analitice a retributiilor

Evidenta analitica a retributiilor la intreprindere se tine dupa:

numarul de pontaj - pentru fiecare salariat in parte;

pe sectiile intreprinderii - pe brigazi;

pe categorii de salariati;

pe feluri de retributii si retineri.

Evidenta analitica a sumelor calculate si achitate salariatilor poate fi organizata prin intocmirea situatiei de calcul - plata, a situatiei de calcul a retributiei si listei de plata a retributiilor sau a conturilor personale de decontare cu personalul.

Pentru evidenta datoriilor fata de personal privind retribuirea muncii este destinat contul de pasiv 531 "Datorii fata de personal privind retribuirea muncii".

Acest cont face parte din grupa 5.3 "Datorii pe termen scurt calculate" al bilantului contabil, deci contul 531 "Datorii fata de personal privind retribuirea muncii" este un cont de bilant si face parte din conturile contabilitatii financiare.

Acest cont este destinat gestionarii informatiei privind decontarile cu personalul intreprinderii aferente remunerarii si sumelor depuse. Este un cont de pasiv. In creditul acestui cont se reflecta remuneratiile calculate, iar in debit - sumele achitate si retinute. Soldul acestui cont este creditor si reprezinta datoriile intreprinderii fata de personal privind retribuirea muncii la finele perioadei de gestiune. La contul 531 "Datorii fata de personal privind retribuirea muncii", pot fi deschise urmatoarele subconturi:

531.1 "Datorii privind retribuirea muncii"

531.2 "Datorii fata de deponenti"

La primul subcont de tine evidenta sumele salariului lucratorilor, calculat si eliberat conform legislatiei in vigoare, iar la subcontul doi - sumele neplatite(depuse) ale salariului, care se transfera din subcontul 1, daca lucratorul din unele motive n-a primit in termenele stabilite salariul calculat.