FUNCTIILE SECRETARIATULUI

FUNCTIILE SECRETARIATULUI

Utilizarea eficace a secretariatului este o modalitate esentiala de amplificare a eficacitatii muncii manageriale. Studiile curente in domeniul managementului insista asupra acestui aspect, si apreciaza ca posibilitatile secretariatului de potentare a muncii manageriale pot fi multiple, chiar nelimitate.

Principalele actiuni, care trebuie exploatate in acest sens, privesc:

Ø     asigurarea unei vehiculari corespunzatoare a informatiilor la nivelul conducerii;

Ø     degrevarea managerului de o serie de actiuni de rutina, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea rationala a timpului de lucru de care el dispune;

Ø     asigurarea conditiilor preliminare pentru realizarea de catre manager a unor contacte operative si eficiente in comunicarea organizationala, sub toate formele si in toate directiile;

Ø     organizarea rationala a activitatii managerilor.

Aceste elemente stau si la baza conturarii principalelor functii ce revin    secretariatului, si anume:

1. Functia de tratare a informatiilor si documentelor:

Implica urmatoarele sarcini:

primirea si trierea informatiilor si a documentelor suport, cu precadere a corespondetei;

reorientarea corespondentei, dupa caz: distribuirea interna si expedierea la distanta;

difuzarea informatiilor si deciziilor conducerii;

redactarea corespondentei;

prelucrarea automatizata;

reproducerea automatizata a textelor,datelor si imaginilor;

stocarea informatiilor si documentelor utile conducatorului(clasarea, indosarierea si arhivarea, indexarea, baze de date);

asigurarea documentarii managerului ;

intocmirea unor materiale de comunicare vizuala;

intocmirea unor rezumate, referate, traduceri;

pregatirea unor materiale necesare elaborarii unor proiecte.

2. Functia de legatura comunicationala si "filtru" ceea ce implica urmatoarele srervicii:

asigurarea legaturilor telefonice in toate directiile comunicationale ale organizatiei;

"filtrarea" solicitarilor de contacte directe si indirecte cu managerul;

asigurarea perioadelor "de liniste" ale conducatorului;

tinerea evidentei solicitarilor directe si a apelurilor telefonice,in absenta conducatorului si informarea operativa a acestuia;

pastrarea evidentei numerelor de telefon si a adreselor utile;

3. Functia de reprezentare, se concretizeaza in:

pregatirea convorbirilor cu persoane din exterior;

primirea si intretinerea vizitatorilor;

asigurarea unei ambiante placute;

indrumarea si informarea corespunzatoare a vizitatorilor, in absenta conducatorului.

4. Functia de asistare directa a managerului, presupune un evantai de activitati:

Participarea secretarea/asistentei la organizarea activitatii managerului prin:

a)     programarea actiunilor si evindenta realizarii lor;

b)    actualizarea zilnica a agendei managerului;

c)     intocmirea unor calendare de sarcini si lucrari;

d)    supravegherea desfasurarii unor lucrari in curs si informarea conducatorului, la momentul oportun, asupra abaterilor si a termenelor scadente;

e)     pregatirea calatoriilor de afaceri.

Asistarea directa la intalniri de afaceri, sedinte, reuniuni prin:

a)     pregatirea conditiilor de desfasurare si asigurarea oficiilor de gazda si protocol;

b)    asigurarea lucrarilor de secretariat propriu zise (telefoane, note, comunicari, stenografiere, dactilografiere, traduceri, formalitati financiare).

Realizarea unor sarcini administrative, precum:

a)     gestionarea echipamentelor si a obiectelor de inventar incredintate;

b)    efectuarea unor operatiuni de contabilitate primara;

c)     comandarea unor lucrari in unitate sau in afara ei;

d)    asigurarea securitatii lucrarilor si respectarea stricta a normelor de pastrare a documentelor;

e)     centralizarea necesarului de papetarie si echipamente de birotica;

f)      mentinerea echipamentelor din birou in stare buna de functionare;

g)     respectarea normelor ergonomice, de protectie.