PROIECT APLICATIV IN INTREPRINDERI - INTEGRAREA NOILOR ANGAJATI

I.            DEFINITIE

Integrarea profesionala asigura asimilarea unei persoane in mediul profesional si adaptarea acesteia la grupul din carea face parte1.

Un angajat este integrat daca este performant si daca resimte satisfactie in urma obtinerii performantei 2

Satisfactia este definita prin atitudinea si sentimetele pozitive pe care angajatul le are fata de locul de munca.

Angajatul adaptat este si el performant dar nu resimte satisfactie in urma obtinerii performantei.

II.        OBIECTIVELE UNUI PROGRAM DE INTEGRARE A NOILOR ANGAJATI

formarea unui personal competent profesional

obtinerea satisfactiei in munca

reducerea fluctuatiei de personal

dezvoltarea unei atitudini pozitive a angajatului fata de conducerea organizatiei

crearea unei atmosfere de siguranta, de confidentialitate, de apartanenta

III.     ETAPELE INTEGRARII PROFESIONALE

Integrarea noilor angajati se realizeaza la urmatoarele nivele:

organizational

colectiv

pe post

Etapele integrarii :

Desi unii autori considera ca integrarea este ulterioara selectiei candidatului, avand in vedere ca integrarea presupune si obtinerea satisfactiei putem spune ca aceasta incepe chiar din momentul recrutarii si selectiei de personal pentru ca angajatii potentiali isi dezvolta o imagine (pozitiva sau negativa) despre organizatie. Integrarea va fi afectata de aceasta imagine.

Deci este necesara o descriere realista a posturilor ( sa nu se inteleaga prin realista "negativa") pentru a nu permite crearea unor asteptari nefondate din partea candidatilor. Este prezentata o imagine echilibrata a postului incluzand pe langa aspectele pozitive si pe cele mai putin atragatoare.

Avantajele si dezavantajele metodelor de selectie sunt prezentate in schema de mai jos5:

Prezentarea f. atractiva     Prezentarea realista

a postului 1 a postului

postul este vazut ca postul este vazut ca

fiind atractiv 2 fiind atractiv sau nu in

in functie de trebuintele

candidatului

evaluarea crescuta a 3 unii accepta postul,

postului duce la acceptare altii nu

experienta infirma experienta confirma

asteptarile 4 asteptarile

Insatisfactie si constietizarea    satisfactie, postul se

faptului ca postul nu se 5 potriveste trebuintelor

potriveste trebuintelor

perioada scurta pe post perioada lunga pe post

si frecvente ganduri de a 6 si rare ganduri de a

parasi organizatia parasi organizatia

La nivele 4 si 5 in conditiile in care postul este prezentat mai atractiv decat este in realitate, angajatul trece prin urmatoarele faze3:

1. socul realitatii - se poate manifesta din primele zile ale sosirii in firma. Nu se indeplinesc asteptarile legate de recompensele intrinseci ale postului (statut, condiitii de lucru, promovare, realizare profesionala)

2. acomodarea - dupa socul realitatii noul angajat incearca sa se acomodeze situatiei. Astfel el trece succesiv de la idealism la realism, de la preocupare pentru aspectele tehnice la o preocupare pentru relatiile interpersonale, de la dorinta de schimabre (initiativa) la apatie.

Idealism :  Pot sa fac lucruri extraordinare in firma 

Realism: "Trebuie sa fac ceea ce imi spune seful sa fac si nu ce cred eu ca trebuie sa fac"

Preocupare pentru aspectele tehnice :  trebuie sa cunosc totul in domeniul meu 

Preocupare pentru relatiile interpersonale :  trebuie sa fiu un bun coleg, sa iau parte la luarea deciziilor 

Dorinta de schimbare :  Sunt multe lucruri care trebuie schimbate

Apatie :  Degeaba spui ca tot nu se rezolva. Mai bine nu spun nimic 

Activitatea de orientare

Scopul orientarii :

a.       oferirea unei imagini de asamblu a organizatiei

b.      definirea pozitiei pe care o ocupa si relatiile ierarhice (colaborare, subordonare, coordonare)

c.       comunicarea a ceea ce se asteapta de la el

d.      intermedierea relatiei intre conducere si noul angajat

e.       comunicarea regulilor pe care trebuie sa le respecte

Modalitati de orientare :

* inmanarea manualului personalului (mapei de intampinare, ghidul angajatului)

* efectuarea turului organizatiei : angajatul este prezentat sefului direct, indrumatorului si celorlati angajati ai firmei

* identificarea indrumatorului - acesta trebuie sa fie o persoana cu abilitati de comunicare, optimista    care manifesta intelegere fata de noul angajat, are bune cunostinte in domeniul de specialitate

Integrarea va fi mult mai usoara daca se respecta urmatoarele principii ale unui  curs de relatii umane 6 :

Cele mai importante sase cuvinte sunt :  trebuie sa admit ca am gresit 

Cele mai importante cinci cuvinte sunt :   ai facut un lucru bun ! 

Cele mai importante  patru cuvinte sunt :   ce parere ai tu ? 

Cele mai importante trei cuvinte sunt :  vrei, te rog ! 

Cele mai importante doua cuvinte sunt :   iti multumesc 

Cel mai important cuvant este :  noi 

si ultimul cuvant cu adevarat cel mai important este :  eu 

Ce informatii sunt cuprinse in mapa de intampinare si ce informatii sunt oferite verbal noului angajat pe parcursului primelor zile dupa angajare este stabilit de catre persoana ce a realizat programul de integrare in functie de marimea firmei si postul pe care-l ocupa angajatul.

Aspectele care trebuiesc verificate daca au fost cuprinse    in activitatea de orientare sunt  :

a.       Oferirea informatiile necesare:

* scurt istoric al firmei (anul infiintarii, obiectivele organizatiei, natura activitatilor, performante deosebite, premii castigate)

* structura organizatorica

* regulamentul de organizare si functionare al departamentului

* sarcinile si responsabilitatile

* obiectivele postului

* modalitatile de evaluare, criteriile de performanta, momentele si frecventa evaluarilor

* reguli specifice postului

cum se procedeaza cand apare o urgenta

* posibilitati de instruire, promovare, reconverise profesionala

* program de lucru, pauza de masa

* convorbirile telefonice (lista interioarelor din firma si a numerelor agentilor cu care colaboreaza sau ale punctelor de lucru)

* numar zile concediu de odihna, proceduri legate de concediul medical

* salarizare, alte beneficii-facilitati

* precizarea aspectelor confidentiale, si a cerinteloor privind secretele de serviciu

* modul cum isi va primi drepturile salariale

b.      Intampinarea noului angajat

* prezentarea sefului direct si indrumatorului

* prezentarea colegilor

* prezentarea celorlalte servicii/departamente

* precizarea ierarhiei in cadrul departamentului

c.       Familiarizarea cu locul de munca

* spatiul de lucru si biroul

* explicarea procedurilor legate de corespondenta, utilizare fax, copiator, telefon

* indicarea locului unde se prepara cafeaua, unde se poate servi masa in pauza, unde se tine condica de prezenta etc

Instruirea noului angajat

Instruirea noului angajat se poate face rin diferite modalitati :

instruirea directa pe post : presupune existenta unui supervizor (indrumator)

rotatia posturilor (job rotation) - trecerea noului angajat prin toate compartimentele organizatiei intr-o perioada de 2-3 luni

incredintarea unei sarcini pentru care angajatul trebuie sa intreprinda o investigatie asupra diverselor aspecte ale firmei. Aceasta sarcina are un caracter    practic si are drept scop descoperirea organizatiei de catre noul angajat

instruirea prin consultant extern - participarea la programe de training in afara firmei. Presupune costuri destul de mari motiv pentru care de cele mai multe ori firma nu investetste in angajat in perioada de proba ; abia dupa definitivare se foloseste aceasta forma de instruire.

Importanta este stabilirea responsabilitatilor pentru fiecare etapa.

IV.      EVALUAREA INTEGRARII NOULUI ANGAJAT

Avand in vedere ca integrarea = performanta + satisfactie, inseamna ca evaluarea vizeaza performantele obtinute de noul angajat si satisfactia acestuia fata de locul de munca

Evaluarea performantelor profesionale este facuta de catre seful direct/indrumator

Pentru evaluarea satisfactiei angajatului se poate folosi un chestionar sau interviul.

V. STUDIU DE CAZ (preluat din "Managemetul resurselor umane" - Lefter, V., Manolescu, A., Chivu, I., Deaconu, A., Rasca, L., Popa, I., Mihalache, V. ; Ed Economica 1999)

" SC Artex SA are aproximativ 600 angajati, din care 234 sunt agenti de vanzari. In cadrul departamentului de resurse umane isi desfasoara activitatea dl. Matei Vlad, managerul de resurse uman; d-na Laura Ionescu, responsabila cu pregatirea angajatilor, si alte 4 persoane. Din cate am observat, dl. Matei Vlad este foarte ocupat.

Eu am fost angajat ca vanzator in cadrul departamentului "articole de imbracamanite pentru barbati".

Inainte de toate este foarte important sa va spun atitudinea si opinia mea referitoare la un post in cadrul Artex SA, inainte de a participa la interviul de selectie pentru angajare. Aveam o parere extraordinara despre calitatea marfurilor din magazin, relatiile dintre angajati si felul in care vanzatoarele discutau cu clientii. Eram convins ca, fiind student al unei facultati (an terminal, voi fi privit altfel decat ceilalti angajati. Credeam acest lucru nu pentru ca ma consideram superior celorlalti angajati, ci datorita formarii universitare si experientei accumulate in domeniul vanzarii pe parcursul stagiilor practice. Totodata, credeam ca activitatea pe care o voi face va include un program de formare in domeniul merchandising-ului, publicitatii si relatiilor cu clientii.

Am participat la doua interviuri inainte de a incepe activitatea, ca vanzator. Primul dintre ele a fost cu dl. Matei Vlad. Inainte de interviu am completat un dosar de candidatura cuprinzand detalii despre experienta mea profesionala si informatii personale. Am stat in sala de asteptare cateva minute asteptandu-l. Cand a venit s-a prezentat intr-o maniera indiferenta, aratandu-se putin dezinteresat de persoana mea. Apoi am intrat in biroul dumnealui. Nu m-a invitat sa iau loc, dar dupa cateva momente de ezitare m-am asezat. Asteptand sa inceapa dumnealui convorbirea, n-am scos un cuvant cat timp studia dosarul meu de candidatura. Dupa 2-3 minute de tacere mi-a pus cateva intrebari despre stagiile practice pe care le efectuasem. Apoi a studiat din nou dosarul de candidatura. In tot aces timp eram increzator si relaxat, dar, datorita tacerii si atitudinii indiferente a d-lui Matei, am inceput sa ma enervez. A interrupt tacerea spunand: " in present nu avem nici un post disponibil, dar te vom chema noi cand se vor elibera.." Si a adaugat: "Ar fi bine sa porti cravata cand vei reveni". Am spus la revedere si am plecat.

Dupa 2 sapatamani am fost instiintat ca SC Artex SA are disponibil un post pentru mine. Am participat la cel de-al doilea interviu. De aceasta data am fost intervievat de d-na Laura Ionescu, asistenta d-lui Matei Vlad. Este o femeie incantatoare cu mult tact si foarte bine crescuta. Pe parcursul intregului interviu a parut foarte interesata de problemele si intrebarile pe    care le aveam, apreciindu-ma si generandu-mi o stare de confort.

La inceputul interviului mi-a expus diferitele posturi care sunt disponibile, oferindu-mi posibilitatea de a allege unul dintre acestea. Acest lucru m-a facut sa ma simt important. Apoi am stabilit care post ar fi potrivit pentru mine. Datorita d-nei Ionescu perceptia mea despre Artex s-a schimbat complet. Am devenit prietenul societatii.

In ziua urmatoare interviului, doamna Laura Ionescu, care se ocupa de integrarea si pregatirea noilor angajati, m-a invitat, impreuna cu alti doi proaspat angajati, in sala de conferinte a firmei. Sala era amenajata corespunzator: o masa rotunda in mijloc si scaune cat se poate de confortabile.

Doamna Ionescu ne-a inmanat cate o brosura curinzand regulile si reglementarile societatii, care, a explicat ea, clarifica politicile adoptate si explica importanta respectarii lor. Dupa familiarizarea cu acestea, ne-a explicat cum se noteaza tipurile de vanzari efectuate de societate. Utilizeaza o metoda foarte buna pentru a le prezenta si explica, astfel incat sa le retinem usor. Apoi ne inmaneaza cate o "carte pentru evidenta vanzarilor" si ne explica cum sa ne inregistram operatiunile. Isi incheie expunerea adaugand ca daca vom avea probleme in legatura cu cele explicate o putem cauta si va incerca sa le resolve.

Doamna Ionescu este o persoana exceptionala. Nu am nimic sa-I reprosez, in afara faptului ca nu am fost informat despre sarcinile si responsabilitatile postului meu. Evident, ea nu ne-a dat mai multe informatii despre posturile noastre, deoarece se astepta ca supraveghetorul nostru sa faca acest lucru.

Dupa aceasta perioada de pregatire in cadrul departamentului de resurse umane, domnul Matei m-a insotit in cadrul departamentului "articole de imbracaminte pentru barbati" si m-a prezentat administratorului magazinului general care parea a fi o persoana respectabila. La randul lui, acesta m-a prezentat vanzatorilor din cadrul departamentului meu care mi-a aratat depozitul de produse si mi-a destainuit cateva "trucuri ale meseriei". Aceasta prezentare a fost total nepotrivita din partea lor.

Nu am fost prezentat managerului de departament si prin urmare nu stiam cine este seful meu. In plus, nu am fost prezentat nici unui alt angajat din cadrul departamentului. De aceea, unii dintre ei au reactionat ca si cum prezenta mea I-ar fi deranjat.

In scurt timp apar numeroase probleme. Inainte de a afla cine este seful meu, un vanzator mi-a spus sa merg sa iau pranzul, ceea ce am si facut. Cand m-am intors seful departamentului, deci si a l meu, m-a vazut si s-a enervat foarte tare. Deci relatia noastra era destabilizata inca din start.

In ziua urmatoare, seful m-a vazut impachetand un produs, intr-o modalitate pe care a considerat-o gresita. Nimeni nu imi spusese cum trebuie facut un pachet. Mi-a facut observatie si apoi si-a facut timp sa-mi explice ceea ce considera el ca e cea mai buna metoda pentru a impacheta. Alti vanzatori impacheteaza produsele in cu totul alt fel. dar trebuie sa fac asa cum mi-a aratat dumnealui.

Am o ide generala referitoare la ceea ce se asteapta sa fac, dar inca nu stiu ce sarcini am de indeplinit. Pe durata perioadei cat am lucrat in acest departament mi s-a spus ca ceea ce faceam este bine. Dupa cateva saptamani am observat ca faceam un volum redus de munca si ca ei asteptau mai mult de la mine."

TEMA:

1. Care sunt greselile pe care le-a facut managerul departamentului de resurse umane in integrarea noilor angajati?
2. Daca ati fi in locul noului angajat ce ati face?