Abordarea moderna a cumpararii

Abordarea moderna a cumpararii

Mult timp privita ca o arie secundara, aprovizionarea a dobandit un nou statut in cadrul organizatiei, din punct de vedere conceptual si practic. Mutatiile produse afecteaza in profunzime domeniul aprovizionarii. Considerata anterior doar un ansamblu de activitati necesare, totusi generatoare de cheltuieli, cumpararea este asociata in prezent cu un centru de profit.

1. Conceptul de cumparare

Promovarea conceptelor de lant de aprovizionare - livrare si logistica sporeste semnificatia aprovizionarii pentru orice organizatie.

Integrarea externa a firmei cu ceilalti operatori din filiera de productie si comercializare impune focalizarea atentiei logisticienilor si marketerilor deopotriva asupra distributiei fizice si aprovizionarii cu bunuri si servicii. Scopul acestei schimbari de perspectiva este cresterea capacitatii firmei de a satisface cerintele si asteptarile clientilor potentiali din piata tinta.

Exista numeroase abordari conceptuale referitoare la aprovizionare, cumparare, achizitionare sau procurare. Uneori, acesti termeni sunt utilizati ca sinonime, alteori exista diferente mari de continut, care au dat nastere unor dispute aprinse.

in procesul de elaborare a unor standarde de competenta in domeniul cumpararii, Purchasing and Supply Lead Body, din Marea Britanic, a realizat o harta functionala a lantului de aprovizionare-livrare. Scopul major al acestui lant este de a asigura interfata dintre client si furnizor, in vederea planificarii, obtinerii, stocarii si distribuirii materialelor, bunurilor si serviciilor necesare, care sa permita organizatiei sa satisfaca cerintele clientilor interni si externi.¹ Definitia continua prin listarea principalelor functii ale lantului de aprovizionare-livrare:

contributia la formularea, comunicarea si aplicarea politicilor, strategiilor si planurilor;

contributia la crearea si imbunatatirea sistemelor legate de cumparare;

crearea si mentinerea unei baze de date continand informatii referitoare la cumparare;

stabilirea si dezvoltarea surselor de cumparare;

obtinerea materialelor, bunurilor si serviciilor necesare;

furnizarea de bunuri si materiale clientilor interni si externi, prin stocare, miscare, distributie si transport;

urmarirea si controlul lantului de cumparare, furnizare, stocare, distributie si transport;

contributia la desfasurarea unei activitati eficace.

in viziunea lui Kenneth Lysons², de exemplu, cumpararea organizationala poate fi definita ca functia responsabila de obtinerea prin cumparare, inchiriere sau alte mijloace legale, a echipamentelor, materialelor, furniturilor si serviciilor necesare, in vederea utilizarii in cadrul productiei. De fapt, termenul productie utilizat in aceasta definitie are sensul economic de creare a utilitatilor, respectiv a bunurilor si serviciilor care satisfac o anumita cerere. Autorul nu limiteaza conceptul de cumparare la domeniul productiei, ci subintelege aplicabilitatea lui in organizatiile de servicii, de distributie etc.

Exista si propunerea de a considera trei termeni distincti: aprovizionarea, cumpararea si marketingul aprovizionarii.³ Din aceasta perspectiva, aprovizionarea este o functie de executie orientata spre interiorul intreprinderii, relatia cu furnizorul fiind limitata la un termen scurt. Cumpararea este o functie de achizitionare de resurse materiale, a intreprinderii orientate spre exterior, relatia cu furnizorul fiind focalizata asupra unui termen mediu. Marketingul cumpararilor este considerat o functie de gestiune a resurselor materiale ale intreprinderii, pe termen lung.

Conform opiniei altor specialisti in domeniul economic⁴, aprovizionarea reprezinta ansamblul operatiunilor care permit intreprinderii sa dispuna de bunurile si serviciile necesare activitatii sale si pe care trebuie sa le procure din exterior. Din aceasta perspectiva, cumpararea este o decizie punctuala de achizitionare a unui anumit bun, in timp ce aprovizionarea consta in administrarea fluxurilor de bunuri si servicii de care intreprinderea are nevoie pentru continuitatea functionarii sale, satisfacerea cererii clientilor si asigurarea rentabilitatii.

Potrivit altei definitii, cumpararea consta in achizitionarea bunurilor si serviciilor necesare, la un cost optim, din surse competente si sigure.⁵ Analiza acestei definitii releva urmatoarele caracteristici ale cumpararii:

a. procurarea de bunuri si servicii. Obtinerea bunurilor si serviciilor necesare desfasurarii activitatii firmei se poate realiza fie din surse interne (cu forte proprii), fie din surse externe organizatiei. Procurarea din surse externe poate lua diverse forme: cumparare, contrapartida, leasing etc.

b. examinarea necesitatii cumpararii. Fiecare operatiune de cumparare trebuie sa fie temeinic fundamentata in privinta tipului de produs, cantitatii specificate, nivelului de calitate solicitat si datei. De asemenea, alegerea sursei de procurare a bunurilor sau serviciilor nu trebuie sa insemne favorizarea unui anumit furnizor care nu are o oferta competitiva si profitabila pentru firma cumparatoare.

c. cumpararea la cel mai favorabil cost. Profesionistii in domeniul cumpararii vor analiza permanent costurile, dar nu le vor absolutiza, in defavoarea calitatii. Secretul performantelor inalte consta in obtinerea bunurilor si serviciilor necesare, la cel mai favorabil cost, nu la cel mai mic cost. Se afirma ca, de fapt, costul este o combinatie a pretului si calitatii. Logisticianul urmareste achizitionarea produselor la cel mai mic cost care face posibila asigurarea unui anumit nivel al calitatii ofertei finale a organizatiei, pentru clientii sai. in plus, pentru specialistii in aprovizionare, nu conteaza doar pretul marfurilor, ci si costurile asociate cumpararii, respectiv costurile de lansare a comenzilor, costurile de transport si depozitare.

d. selectia atenta a surselor, in procesul de stabilire a furnizorilor de la care se va aproviziona firma, este necesara evaluarea competentei lor si a capacitatii de a onora angajamentele contractuale. Se va utiliza in acest scop un set de criterii de evaluare relevante din perspectiva obiectivelor organizatiei cumparatoare.

Obiectul operatiunilor de cumparare il pot constitui: materiile prime, materialele, componentele, produsele semifinite, produsele finite, articolele de intretinere-reparatii-exploatare, echipamentele (utilajele) si serviciile. Se constata ca obiectul cumpararii este reprezentat de inputuri care se regasesc in produsul finit (materii prime, subansamble etc.), dar si de produse care nu se regasesc in produsul final oferit clientilor, respectiv articolele de intretinere-reparatii-exploatare (vopsele, piese de schimb pentru utilaje, lubrefianti etc.). De asemenea, cumparatorii sunt preocupati de obtinerea de echipamente de productie, de birou si alte echipamente, precum si de servicii (curatare-igienizare, constructie, paza etc.)

La prima vedere, aceasta enumerare este extrem de cuprinzatoare si nu exclude nimic dintre posibilele obiecte ale cumpararii. In realitate, cumpararea - ca functie a intreprinderii - nu este responsabila de procurarea de resurse umane, fonduri, bunuri imobiliare, companii sau de realizarea de investitii speculative. De exemplu, 'procurarea' fortei de munca revine functiei de personal, iar obtinerea capitalului necesar, functiei financiare.

Nu toate activitatile asociate cumpararii (aprovizionarii) constituie preocuparea exclusiva a logisticianului. in mod direct, logisticianul are responsabilitatea de a alege punctele de livrare a marfii de catre furnizori, de a stabili cantitatea de produse ce va fi comandata, de a esalona in timp fluxurile de marfuri, de a selecta metodele de transport cele mai convenabile.⁶ Acestea sunt doar cateva dintre deciziile majore de care depinde buna functionare a sistemului logistic. Exista insa o serie de activitati legate de aprovizionare, pe care logisticianul le desfasoara alaturi de alti specialisti ai firmei. Exemple de astfel de activitati sunt: negocierea contractelor, evaluarea performantelor furnizorilor, analiza valorii etc.

in continuare, termenul cumparare va fi utilizat pentru a desemna activitatile de procurare a bunurilor si serviciilor necesare organizatiei, din surse externe adecvate, avand ca scop atat satisfacerea cerintelor si asteptarilor clientilor pietei tinta, in privinta ofertei finale a firmei, cat si functionarea organizatiei in mod eficace si eficient.

Perspectiva conceptuala si practica asupra cumpararii a inregistrat mutatii radicale la sfarsitul secolului XX (vezi tabelul ). Schimbarile au intervenit in domeniul organizational, al relatiilor cu furnizorii si al factorilor operationali.

2.Obiectivele achizitiei

Conform perspectivei 'clasice', misiunea cumpararii consta in obtinerea produselor necesare, de calitatea potrivita, in cantitatea potrivita, din sursa potrivita, livrate la locul potrivit, la timpul potrivit, la pretul potrivit. Semnificatiile acestor potriviri sunt urmatoarele:

calitatea potrivita - un nivel suficient pentru a indeplini functia ceruta, avand in vedere ca o calitate excesiva fata de necesitatile clientilor este o investitie costisitoare, iar o calitate inferioara induce riscul pierderii clientilor;

cantitatea potrivita - mai mare sau mai mica decat cea solicitata de un departament al firmei (de productie sau comercial), astfel incat sa permita o livrare economica sau sa evite riscul unor fluctuatii nefavorabile de pret ori al uzurii morale a marfurilor;

sursa potrivita - capabila de performante de incredere si caracterizata de competenta;

locul potrivit - la un depozit central, direct la unitatea de productie sau magazinul propriu, direct la client etc.;

timpul potrivit - cumparari realizate, pe de o parte, fie in mod anticipat fata de momentul de manifestare a nevoii de produse, fie in momentul manifestarii cererii, in conditiile unor stocuri zero, pe de alta parte la un anumit interval de la data solicitarii efectuate de un departament al propriei organizatii;

pretul potrivit - nu neaparat cel mai scazut pret al pietei, ci costul total cel mai favorabil, la care pot fi procurate utilitatile dorite.

Profesionistii aprovizionarii considera ca aceasta definitie a misiunii cumpararii este relativ simplista. Motivele principale se refera la:

utilizarea termenului 'potrivit' - ceea ce confera misiunii un caracter situational, termenul fiind inteles in mod diferit de fiecare organizatie;

versatilitatea termenului 'potrivit' - semnificatia potrivirii se modifica in functie de mutatiile care au loc in cadrul organizatiei si in mediul in care ea actioneaza;

necesitatea concordantei cu obiectivele organizatiei - potrivirile trebuie sa corespunda obiectivelor functionale de aprovizionare si logistice, care decurg, la randul lor, din obiectivele generale ale firmei;

caracterul ireconciliabil al unor potriviri - de exemplu, un nivel inalt de calitate nu poate fi obtinut Ia un pret 'potrivit', ci la un pret mai mare, ce reflecta performantele competitive ale furnizorului in domeniul calitatii.

Misiunea cumpararii se concretizeaza intr-un set de obiective a caror indeplinire este asigurata de logisticieni, in general, si de specialistii in cumparare, in mod special. Obiectivele cumpararii moderne⁷ sunt

urmatoarele:

a)      Asigurarea la momentul potrivit a bunurilor si serviciilor necesare, pentru ca firma (producatoare sau distribuitoare) sa poata onora la timp comenzile clientilor sai, sa evite nemultumirile acestora datorate intarzierii livrarilor si pierderile generate de anularea comenzilor;

b)      Realizarea celei mai avantajoase combinatii a calitatii, pretului, serviciului si timpului, fara a absolutiza importanta pretului, in privinta cresterii eficientei cumpararii;

c)      Reducerea la minimum a pierderilor legate de stocuri, atat sub aspectul costurilor generate de mentinerea in spatiile de depozitare a unor stocuri de siguranta excesive (costuri aferente depozitarii, costul uzurii morale si deteriorarii fizice a produselor etc.), cat si al costurilor generate de rupturile de stoc (costul comenzilor anulate si al celor restante, costul pierderii unor clienti);

d)      Dezvoltarea relatiilor cu furnizori competenti, ceea ce presupune pe de o parte evaluarea riguroasa a performantelor furnizorilor actuali si potentiali, iar pe de alta parte preocuparea firmei de a stabili relatii de parteneriat pe termen lung cu furnizori de incredere, interesati sa coopereze pentru realizarea unor obiective comune, in interesul ambelor parti;

e)      Identificarea si dezvoltarea unor surse alternative de incredere, pentru a diminua dependenta de o singura sursa de cumparare, care fie poate da dovada de autosuficienta, in absenta unei competitii cu alti furnizori, pentru obtinerea comenzilor si satisfacerea necesitatilor firmei cliente, fie se poate confrunta cu situatii de forta majora, care o fac incapabila de a onora pe termen mediu sau lung cerintele firmei cumparatoare;

f)       Valorificarea avantajelor standardizarii si simplificarii componentelor produsului, in cazul intreprinderilor producatoare, care are ca efect reducerea diversitatii si cantitatii produselor mentinute in stoc, ceea ce conduce la diminuarea costurilor si cresterea probabilitatii de obtinere la timp a comenzilor;

g)      Urmarirea tendintelor pietei si mentinerea pozitiei competitive a firmei, prin identificarea noilor materii prime, materiale, subansamble si produse finite, noilor surse de cumparare de pe piata interna si externa, noilor orientari in practica aprovizionarii firmelor;

h)      Mentinerea unor bune relatii intre departamentul de aprovizionare si celelalte departamente ale firmei, cu scopul de a asigura indeplinirea obiectivelor generale ale organizatiei;

i)        Administrarea functiei de cumparare in mod eficient si eficace, in conditiile respectarii prevederilor legale si standardelor etice;

j)        Dezvoltarea profesionalismului in domeniul cumpararii, prin recrutarea, selectarea, promovarea si motivarea unui personal competent, ceea ce consolideaza rolul aprovizionarii in cadrul firmei si imbunatateste eficienta acestei componente a sistemului logistic.

La nivelul fiecarei organizatii, in concordanta cu aceste prioritati ale cumpararii, specialistii vor stabili obiectivele specifice, in functie de obiectivele generale ale firmei si de obiectivele de marketing, corespunzatoare particularitatilor mediului extern si intern. In cazul in care organizatia isi propune sa sporeasca profiturile sale cu N miliarde lei, cota de piata cu X% si sa se repozitioneze pe piata, specialistii in domeniul cumpararii vor trebui sa stabileasca obiective specifice, care sa permita indeplinirea obiectivelor mentionate anterior, in consecinta, vor urmari, de exemplu, cresterea cantitatii de produse achizitionate, cresterea exigentelor referitoare la calitate si mentinerea costurilor totale implicate de aprovizionare (costurile aferente realizarii comenzilor, stocarii, transportului) la nivelul de Y% din vanzari. Din punct de vedere strategic, obiectivele specifice ar putea impune dezvoltarea relatiilor cu un numar mai mic de furnizori capabili sa ofere cantitati mai mari de produse, colaborarea cu departamentele de productie si cercetare-dezvoltare, pentru standardizarea unor componente (in cazul unei firme producatoare) si reducerea nivelului stocurilor.

2.Achizitia - contributia la profit

Generarea de profituri prin imbunatatirea activitatii de cumparare se poate realiza printr-o mare varietate de modalitati. Logisticienii considera urmatoarele cai de realizare a economiilor in domeniul cumpararilor:

a)      Obtinerea unor preturi de cumparare mai favorabile, in acest scop, se apeleaza la una sau mai multe dintre urmatoarele alternative:

negocierea unor reduceri de preturi cu furnizorii actuali;

comandarea unor cantitati mai mari de produse la furnizori, pentru a beneficia de discount-urile oferite de acestia;

cooperarea cu alte firme pentru realizarea in comun a aprovizionarii de la un anumit furnizor, cu scopul de a negocia preturi mai favorabile sau de a dispune de discounturile cantitative ale furnizorului respectiv;

identificarea unor noi furnizori, capabili sa indeplineasca asteptarile firmei cumparatoare, in conditiile unui pret mai mic decat furnizorii actuali;

cumpararea in perioada campaniilor promotionale de reducere a preturilor de catre furnizori;

includerea unor clauze de protectie a preturilor, in contractele cu furnizorii;

cumpararea anticipata a produselor in cazul carora se estimeaza o crestere semnificativa de pret;

valorificarea reducerilor de pret acordate de furnizori pentru plata intr-un interval mult mai scurt decat cel uzual.

b)      Negocierea unor conditii de plata mai avantajoase. Costurile ocazionate de cumparare pot fi diminuate prin obtinerea de la furnizor a unor conditii de plata mai bune. Firma cumparatoare poate negocia un anumit interval de decontare cu vanzatorul. De asemenea, in cazul platii in numerar, unii furnizori acorda reduceri de pret.

c)      Identificarea unor substituenti. in colaborare cu specialistii din compartimentele de cercetare-dezvoltare, productie, comercial si marketing, logisticienii pot decide cumpararea unor produse mai ieftine, care sa inlocuiasca unele inputuri scumpe, utilizate de firma. Eficienta acestei optiuni depinde de masura in care substituirea nu afecteaza nivelul de performanta al produsului finit si raspunde necesitatilor clientilor firmei.

d)      reproiectarea produselor, in cazul intreprinderilor producatoare, reducerea costurilor de cumparare este posibila prin reproiectarea produsului, in cadrul relatiilor de cooperare cu ceilalti specialisti ai firmei, logisticienii pot oferi informatii despre caracteristicile si costurile diferitelor materii prime, materiale si componente disponibile pe piata. Logisticienii pot sugera utilizarea unor comanda', pentru nevoile specifice ale firmei cliente. Reproiectarea nu trebuie sa diminueze performantele produsului finit.

e)      reducerea costurilor de aprovizionare. Obtinerea de economii de cost vizeaza toate activitatile logistice generate de cumparare, in afara de reducerea costului propriu-zis al marfurilor, este considerata si diminuarea altor elemente de cost prin:

scaderea imobilizarilor de capital sub forma stocurilor, ca urmare a rationalizarii aprovizionarilor sau chiar a unei politici de tip 'zero stocuri';

diminuarea cheltuielilor cu spatiile de depozitare necesare, in conditiile pastrarii unor stocuri mai mici;

reducerea cheltuielilor de transport, ca rezultat al alegerii unor modalitati de transport mai eficiente, al imbunatatirii programarii transporturilor, al cresterii gradului de utilizare a mijloacelor de transport sau al identificarii unor furnizori localizati mai aproape de firma cumparatoare;

limitarea cheltuielilor administrative, prin restrangerea numarului furnizorilor si urmarirea unui numar mai mic de comenzi.

Specificul activitatii fiecarei firme determina anvergura posibilitatilor de obtinere a economiilor in domeniul cumpararii. Importanta cumpararii ca factor de profitabilitate va fi mai mare acolo unde¹³:

articolele cumparate detin o pondere importanta in cheltuielile totale;

preturile fluctueaza pe termen scurt;

inovatia si moda intervin in activitatea firmei;

pietele produselor finite sunt deosebit de competitive.

Specialistii care considera cumpararea drept un centru de profit sustin ca ea indeplineste cerintele specifice unei astfel de centru.¹⁴ in cadrul firmei, cumpararea:

genereaza costuri (salarii, cheltuieli de birou);

presupune capital pentru obtinerea de materiale, componente, echipamente si servicii;

adauga valoare produsului prin analiza valorii, negociere si strategia de cumparare;

genereaza venituri prin vanzarea surplusurilor de produse, aranjamente in contrapartida sau de tip 'sales-leaseback';

are autoritatea, in calitate de departament distinct al firmei, de a decide in privinta determinantilor profitului, respectiv a preturilor si conditiilor de plata;

dispune de buget propriu;

raspunde, ca departament distinct, de profituri, economiile de costuri fiind principalul criteriu de evaluare a performantelor in domeniul aprovizionarii.

Cresterea contributiei la profitul organizatiei presupune mai buna fundamentare a deciziilor referitoare la domeniul cumpararilor. Principalele alegeri decizionale strategice si tactice pe care le realizeaza specialistii in cumparare vizeaza urmatoarele coordonate: cantitatea ce va fi achizitionata, timpul potrivit, sursele de aprovizionare si conditiile de cumparare.