DOCUMENTELE SISTEMULUI CALITATII

Potrivit standardului ISO 1013 documentele sistemului de management al calitatii pot fi structurate ierarhic pe 3 nivele:

- manualul calitatii (nivelul A)

- procedurile sistemului de management al calitatii (nivelul B)

- instructiuni de lucru si alte documente referitoare la calitate (nivelul C)

1. Manualul calitatii - este un document unic specific fiecarei firme care prezinta politica in domeniul calitatii si descrie sistemul de management al calitatii servind ca referinta in implementarea si mentinerea acestui sistem intr-o intreprindere.

Manualul calitatii ofera urmatoarele avantaje

faciliteaza intelegerea unitara a politicii calitatii

faciliteaza realizarea obiectivelor calitatii, prin definirea structurii organizatorice si a responsabilitatilor unei organizatii, privind realizarea si imbunatatirea calitatii;

- de a comunica personalului si clientilor obiectivele si politica calitatii practicata de conducerea intreprinderii;

- imbunatateste comunicarea in interiorul intreprinderii si in relatiile acesteia cu partenerii sai;

- contribuie la crearea unei imagini favorabile a intreprinderii;

- asigura instruirea unitara a personalului intreprinderii privind sistemul de management al calitatii si constientizeaza asupra calitatii produsului finit;

- asigura accesul cu usurinta la documentele sistemul de management al calitatii;

- serveste ca document principal pentru auditul sistemului de management al calitatii

De regula, o intreprindere are un singur manual al calitatii. In cazul intreprinderilor mari pot fi elaborate mai multe manuale ale calitatii, si anume:

un manual al calitatii la nivelul intreprinderii (unul general);

manuale ale calitatii pentru fiecare compartiment: marketing, productie, comercial etc.

manuale ale calitatii specializate (pentru instructiuni de lucru).

De asemenea, exista un manual de uz intern si un manual pentru uz extern.

Ø      Cel pentru uz intern, denumit ,,Manualul de management al calitatii", contine informatii confidentiale (referitoare la tehnologii, metode, inovatii etc.) la care nu au acces clientii.

Ø      Cel de al doilea denumit ,,Manualul de asigurare a calitatii" este manual de prezentare destinat clientilor si contine informatii care sa le dea increderea ca firma are abilitatea sa fabrice produsele la nivelul de calitate cerut.

Structura generala a manualului calitatii: potrivit standardului ISO 10013, manualul calitatii poate fi structurat astfel:

Pagina de titlu

Cuprins:

Capitolul I: - Domeniu de aplicare

* Prezentarea intreprinderii

* Scopul manualului calitatii

* Documente de referinta

* Alte domenii de aplicare

* Terminologie

Capitolul II: - Administrarea manualului calitatii

* Responsabilitatea elaborarii

* Analiza si aprobare

* Inregistrarea modificarilor

* Evidenta editiilor si reviziilor manualului

* Documente asociate

Capitolul III: - Politica si obiectivele in domeniul calitatii

Capitolul IV: - Sistemul de management al calitatii

* Procesele sistemului de management al calitatii

* Structura documentatiei sistemul de management al calitatii.

Capitolul V: - Responsabilitatea conducerii

Capitolul VI: - Managementul resurselor

Capitolul VII: - Realizarea produsului

Capitolul VIII: - Masurare, analiza si imbunatatire

Anexe:

* Organigrama intreprinderii

* Proceduri si instructiuni de lucru

* Lista de corespondenta intre documentele sistemul de management al calitatii si standardul ISO 9001/ 2000.

* Alte documente referitoare la calitate.

NOTA: In alt manual pentru liceu - Manualul calitatii are 4 capitole!

Gradul de detaliere si forma de prezentare ale manualului calitatii difera in functie de nevoile specifice ale intreprinderii.

Redactarea si administrarea manualului calitatii

Este recomandat ca manualul sa fie elaborat de firma cu forte proprii. Aceasta cale prezinta avantajul unei mai bune cunoasteri a situatiei din interiorul firmei, obiectivele pornesc din dorintele salariatilor si astfel va exista o mai buna motivare din partea personalului pentru realizare acestora. Responsabilitatea redactarii si administrarii revine de regula sefului compartimentului calitate (asigurare a calitatii).

In cazul elaborarii manualului de catre seful compartimentului ,,Calitate", acesta va retine originalul manualului si o copie pe care se vor face modificarile pentru actualizare. Celelalte copii sunt difuzate sub un control strict, compartimentelor interesate.

Administrarea manualului calitatii se realizeaza de compartimentul "Calitate" prin revizii periodice si anuale. Orice modificare ulterioara este inscrisa intr-un document de modificare aprobat de seful calitatii si de conducerea de varf a firmei. Modificarile rezultate in urma reviziilor periodice(temporare), vor fi incorporate in cadrul modificarilor stabilite cu ocazia reviziei anuale a manualului calitatii.

Atat la elaborarea manualului calitatii, cat si in cazul modificarilor ulterioare ale acestuia, vor fi consultate compartimentele sau persoanele direct implicate in activitatile referitoare la calitate.

2. Procedurile sistemului de management al calitatii Procedura consta intr-un ansamblu de reguli scrise specifice unui atelier, unei activitati, unui proces, unui produs etc.

Termenul "procedura" este definit ca un mod specific de desfasurare a unei activitati sau proces.

O procedura contine de regula urmatoarele elemente:

- scopul si domeniul de aplicare a procedurii;

- ce trebuie facut si de catre cine;

- cand, unde si cum trebuie procedat;

- ce fel de materiale, echipamente, documente trebuie utilizate;

- cum trebuie tinuta sub control activitatea;

Procedurile se pot referi la activitati individuale, la mai multe activitati grupate pe domenii sau la ansamblul activitatilor unei intreprinderi, astfel exista urmatoarele tipuri:

a)      proceduri generale (aplicabile intregii organizatii)

b)      proceduri specifice diverselor sectoare.

Procedurile pot fi :

proceduri scrise sau (documentate) cand sunt prezentate in scris, si sunt folosite pentru descrierea proceselor care trec prin mai multe zone de lucru (deci prin mai multe activitati).

procedurile de lucru - pentru prezentarea activitatilor care se desfasoara intr-o singura zona (o singura activitate).

Procedurile se mai clasifica in: proceduri de sistem, proceduri operationale de incercare, proceduri de inspectie etc.

Structura generala a unei proceduri este urmatoarea:

Procedurile trebuie astfel elaborate si administrate incat sa permita tinerea sub control a tuturor activitatilor la care se refera.

Procedurile generale )referitoare la sistemul de management al calitatii) constituie forma documentatiei de baza, utilizata in cazul implementarii unui sistem de management al calitatii potrivit standardelor ISO 9000.

Ele descriu obiectivele si modul de desfasurare a diverselor activitati referitoare la calitate, responsabilitatile si relatiile dintre persoanele care coordoneaza, efectueaza, verifica sau analizeaza aceste activitati.

Procedurile generale obligatorii - in cazul implementarii unui sistem de management al calitatii , conform standardului ISO 9000/2000 sunt:

Procedurile generale pot fi detailate prin: proceduri operationale (proceduri de inspectie, de incercare, instructiuni de lucru), fise tehnologice, desene, specificatii etc.

Procedurile operationale detaliaza procedurile sistemului calitatii, precizand obiectivele si rezultatele asteptate ale diferitelor activitati cu incidenta asupra calitatii.

Procedurile generale si operationale

ale unei intreprinderi (exemplificativ)

Din analiza tabelului, rezulta ca in intreprinderea din exemplu, se utilizeaza 19 proceduri generale, printre care se numara si cele obligatorii, evidentiate cu *.

Procedurile generale referitoare la sistemul de management al calitatii, pot fi anexate sau incluse in manualul calitatii.

Forma de prezentare a procedurilor documentate, numarul si volumul acestora difera in functie de marimea intreprinderii, specificul activitatii sale, domeniul de aplicare si structura prevazuta pentru manualul calitatii. Ele trebuie formulate in termeni simpli fara ambiguitati.

3. Instructiuni de lucru - sunt instructiuni specifice pentru efectuarea diferitelor operatii; acestea trebuie sa descrie modul in care se vor desfasura activitatile si nivelul calitatii cerute.

Instructiunile trebuie sa fie scrise intr-un limbaj usor de inteles, astfel incat sa poata fi intelese de tot personalul.

4. Inregistrari referitoare la calitate - sunt documente prin care se declara rezultatele obtinute sau care furnizeaza dovezi obiective privind activitatile desfasurate.

Inregistrarile referitoare la calitate sunt documente care furnizeaza dovezi obiective privind gradul de satisfacere a cerintelor referitoare la calitate sau la eficacitatea elementelor sistemului calitatii unei organizatii.

Dovezile obiective privind desfasurarea unei activitati pot fi obtinute prin observare, masurare, incercare sau comparare cu un calibru.

Inregistrarile pot fi:

- generale- se refera la aspecte generale ale asigurarii calitatii la nivelul intreprinderii ( de exemplu la instruirea personalului);

- inregistrari specifice diferitelor activitati referitoare la calitate se regasesc in fiecare dintre etapele realizarii produsului.

Exemple de inregistrari referitoare la calitate:

a). Inregistrari referitoare la receptie: note de receptie si constatare de diferente, registre de intrari, rapoarte de respingere, fise de urmarire a furnizorilor etc.

b). Inregistrari referitoare la activitatile de inspectie, incercari si la activitatile de metrologie: buletin de analiza, registru pentru evidenta analizelor efectuate, registru de neconformitati, buletin de verificare metrologica.

c).Inregistrari din perioada de garantie si postgarantie: registru de evidenta a procedurilor si instructiunilor intocmite, registru de evidenta a reclamatiilor clientilor, planificarea si evidenta lucrarilor efectuate etc.

Inregistrarile calitatii se pot prezenta pe suport de hartie, pe suport informatic sau alte tipuri.

In cazul implementarii unui model de asigurare externa a calitatii, standardele ISO 9000 formuleaza cerinta ca intreprinderea sa stabileasca si sa tina la zi proceduri scrise referitoare la identificarea, colectarea, indexarea, arhivarea, depozitarea, conservarea si retragerea inregistrarilor referitoare la calitate.

Inregistrarile referitoare la calitate se pastreaza o perioada specificata; durata pastrarii inregistrarilor referitoare la calitate se stabileste in functie de durata de viata estimata a produsului si de eventualele cerinte prevazute de reglementari aplicabile. Pe durata pastrarii, aceste inregistrari trebuie protejate corespunzator impotriva deteriorarii, pierderii sau distrugerii. Daca se stabileste prin contract, trebuie asigurat accesul clientilor sau subcontractantilor la inregistrarile calitatii.

Existenta acestor documente se concretizeaza intr-o serie de avantaje: Documentele reprezinta o sursa importanta de informatii cu privire la activitatile desfasurate pentru asigurarea calitatii, care pot fi prezentate persoanelor interesate pentru le imprima increderea ca firma poseda abilitatile necesare realizarii produselor de calitate; de asemenea, documentele faciliteaza comunicarea in interiorul firmei, in special cu privire la modul in care salariatii si-au indeplinit sarcinile pentru imbunatatirea continua a calitatii.