Acte necesare pentru infiintarea unei firme sau societati comerciale

Infiintarea unei societati comerciale necesita indeplinirea mai multor formalitati pentru stabilirea tuturor aspectelor legale ale firmei.

Sediu firma

1. Prima etapa pentru infiintarea unei firme noi este stabilirea locului / spatiului unde societatea va avea sediul principal si, daca este cazul, a sediilor secundare

v     sediul social al firmei se poate stabili intr-un spatiu proprietatea unuia sau a mai multor asociati ori aflat in folosinta acestora;

v     se pregatesc / obtin acte doveditoare pentru spatiu: extras de carte funciara de la proprietari; contract de inchiriere, subinchiriere, comodat; avizul favorabil al proprietarilor sau chiriasilor din locuintele cu care se invecineaza spatiul in cauza (pe orizontala si verticala).

Acte doveditoare pentru sediu:
Dovada detinerii cu titlu legal a spatiului se poate face cu: (copii)
contract de vanzare-cumparare;
contract de inchiriere sau subinchiriere inregistrat la organele fiscale locale, in maximum 15 zile de la data semnarii (conform Legii 181/1997);
contract de asociere in participatiune;
contract de leasing imobiliar;
contract de comodat, de uz, uzufruct;
certificat de mostenitor;
extras din cartea funciara.

Se prezinta acordul coproprietarilor (daca acestia exista).

Daca sediul este situat intr-un imobil cu destinatia locuinta (bloc), care intra sub incidenta Legii locuintelor nr. 114/1996, se realizeaza schimbarea destinatiei din locuinta in sediu social si, potrivit legii, este obligatoriu:
Sa se prezinte si avizul favorabil al asociatiei proprietarilor, sau
Daca nu exista asociatia proprietarilor, se prezinta avizul favorabil al titularilor contractelor de inchiriere sau al proprietarilor din locuintele cu care se invecineaza spatiul, pe plan orizontal si vertical.

Declaratie pe proprie raspundere pentru inregistrare:

Declaratia pe proprie raspundere (model) este documentul din care rezulta ca fiecare declarant indeplineste conditiile legale pentru detinerea si exercitarea calitatii pe care o are in societatea comerciala.

Declaratia pe proprie raspundere trebuie data de:
persoanele fizice care desfasoara activitati independente;
fondatori;
administratori;
reprezentantul permanent - persoana fizica - desemnat prin contractul de administrare a unei societati comerciale;
cenzori.

Declaratia pe proprie raspundere poate avea una din urmatoarele forme:
forma autentificata de notarul public;
declaratie tip, semnata in fata judecatorului delegat sau in fata directorului oficiului registrului comertului al municipiului Bucuresti;
atestata de avocat, in conditiile Legii nr. 51/1995;
inclusa in actul constitutiv sau modificator authentic

Denumire firma

2. Se stabileste denumirea noii societati (firme) si, daca este cazul, emblema societatii.

v     firma si emblema se stabileste de asociati si trebuie sa se deosebeasca de firma si emblema altor societati;

v     firma si emblema trebuie sa fie scrise in primul rand in limba romana;

v     firma si emblema se verifica la Oficiul Registrului Comertului din judetul unde se stabileste sediul firmei, eliberandu-se dovada inregistrarii si rezervarii acestora pe o perioada de 3 luni;

Alegerea formei juridice

 SOCIETATEA IN NUME COLECTIV

    Se caracterizeaza prin faptul ca asociatii acestei forme de societate au, in general, calitatea de comercianti si raspund solidar si nelimitat de datoriile societatii.

  SOCIETATEA IN COMANDITA SIMPLA

    O parte dintre asociati, numiti comanditati, au de regula calitatea de comercianti si raspund solidar si nelimitat de datoriile societatii, iar o alta parte, comanditarii, raspund doar pana la concurenta aporturilor subscrise de fiecare.

  SOCIETATEA PE ACTIUNI

    Asociatii societatii pe actiuni nu raspund decat in limita capitalului social subscris. Se particularizeaza prin faptul ca poarta denumirea de actionari, fiind posesorii unor valori mobiliare (actiuni) primite in schimbul aporturilor. Actiunile au o valoare egala care nu poate fi mai mica de 1000 de lei.

  SOCIETATEA IN COMANDITA PE ACTIUNI

    Capitalul social este divizat in actiuni, iar asociatii se impart in comanditati si comanditari, raspunderea acestora fiind intocmai ca la societatea in comandita simpla.

  SOCIETATEA CU RASPUNDERE LIMITATA

    Asociatii nu au calitatea de comercianti si nu raspund de datoriile societatii decat in limita aporturilor. Capitalul social e divizat in parti sociale egale care trebuie sa aiba o valoare minima de 100.000 de lei fiecare.

  Societatea cu raspundere limitata cunoaste o forma aparte: societatea cu raspundere limitata cu asociat unic.

Act constitutiv al societatii comerciale

3. Se intocmeste actul constitutiv corespunzator formei juridice de societate pe care asociatii au ales-o.

v     pentru intocmirea actului constitutiv al noii societati comerciale asociatii pot contacta: un avocat, un notar sau se pot adresa Biroului de consultanta din cadrul Camerelor de Comert si Industrie Judetene;

v     la intocmirea actului constitutiv sunt necesare:

acte de identificare a asociatilor, administratorilor sau reprezentantilor persoane fizice: pasaport, carte de identitate;

acte de identificare a asociatilor, administratorilor sau reprezentantilor persoane juridice: statut, certificat de inmatriculare/inregistrare fiscala, certificat de bonitate bancara;

certificat de cazier judiciar pentru fondatorii, administratorii si reprezentantii cetateni straini.

4. Se semneaza actul constitutiv de infiintare al noii firme, sub forma autentica, la un birou notarial public.

v     semnarea actului constitutiv al noii firme (societati comerciale) se poate face direct de catre toti asociatii sau prin imputernicit cu procura speciala autentica;

v     cetatenii straini care nu cunosc limba romana semneaza actul constitutiv in prezenta unui interpret autorizat.

Exista mai multe tipuri de act constitutiv:
contract de societate si statut incheiate sub forma unui inscris unic, denumit act constitutiv (anexat) sau
contract de societate pentru societatea in nume colectiv, in comandita simpla;
contract de societate si statut pentru societatea pe actiuni, in comandita pe actiuni si cu raspundere limitata;
statut, pentru societatea cu raspundere limitata cu asociat unic.

Pentru redactarea obiectului de activitate se va utiliza 'Clasificarea activitatilor din economia nationala CAEN', aprobata prin H.G. nr. 656/1997. Obiectul de activitate se va exprima prin grupe de 3 cifre pentru domeniu si prin clase de patru cifre pentru activitati. Indicarea domeniului si activitatii principale se va face printr-o grupa de trei cifre si o clasa de patru cifre apartinand grupei respective.

Cuantumul taxei de inregistrare este corelat cu numarul de coduri care compun obiectul de activitate.

Taxa de baza acopera 5 coduri, iar pentru fiecare grup de 5 coduri se plateste o taxa suplimentara de 10% din taxa de baza.

Capital social firma, taxe judiciare

5. Se depun aporturile in numerar, la o banca sau C.E.C. si se pregatesc actele de proprietate pentru aporturile in natura. Dovada privind efectuarea varsamintelor in numerar se poate efectua, dupa caz, cu: foaie de varsamant;
ordin de plata;
chitanta CEC.

Dovada depunerii aportului in numerar trebuie sa mentioneze numele asociatului si sintagma 'aport la capitalul social al societatii comerciale, indicandu-se denumirea acesteia'.

Dovada capitalului social

Societatea pe actiuni si societatea in comandita pe actiuni trebuie sa aiba un capital social minim de 25.000.000 de lei, iar societatea cu raspundere limitata nu poate avea un capital mai mic de 2.000.000 de lei.

Capitalul social este

Aportul la capitalul social poate fi:

- in numerar (obligatoriu la constituirea oricarei forme de societate)

- in natura

- in creante (admise numai la societatea in nume colectiv si in comandita simpla)

Dovada privind efectuarea varsamintelor in numerar se poate face cu foaia de varsamant de la CEC sau de la o banca comerciala.

Dovada aportului in natura se face, dupa caz, cu factura, titlul de proprietate asupra bunului imobil, expertiza de evaluare a bunului.

Pentru aportul in creante, dovada o reprezinta titlul creantei: cambie, contract de imprumut bancar, contract civil, raport de expertiza etc.

6. Se achita taxa judiciara si taxa de timbru pentru inmatricularea societatii comerciale

7. Se pregateste dosarul de infiintare a firmei cu toate actele necesare si se depune la Oficiul Registrului Comertului din judetul unde s-a stabilit sediul firmei.

8. La Oficiul Registrului Comertului are loc

v     verificarea dosarului de infiintare a societatii comerciale;

v     controlul legalitatii actelor si autorizarea inmatricularii societatii, de catre judecatorul delegat de Tribunalul teritorial;

v     transmiterea spre publicare in Monitorul Oficial al Romaniei a incheierii judecatorului delegat;

v     inmatricularea societatii;

v     eliberarea certificatului de inmatriculare si a incheierii judecatorului delegat.

Solicitarea efectuarii inregistrarii in registrul comertului se face la biroul unic din cadrul oficiului registrului comertului de pe langa tribunal in a carui circumscriptie va avea sediul societatea, de catre fondatori, administratori sau de reprezentantii acestora, precum si de orice persoana interesata, in conditiile legii.

Dosarul va cuprinde pe langa actele necesare infiintarii, cererea de inregistrare (formular 11-10-140) , declaratia-tip pe propria raspundere, semnata de asociati sau de administratori, din care sa rezulte, dupa caz, ca:

    a) persoana juridica nu desfasoara, la sediul social sau la sediile secundare, activitatile declarate, o perioada de maximum 3 ani - formular 11-10-141

    b) persoana juridica indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul prevenirii si stingerii incendiilor (P.S.I.), sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii, pentru activitatile precizate in declaratia-tip - formular 11-10-142

Termenul de eliberare a certificatului de inregistrare este de 3 zile de la data depunerii cererii

Specimenul de semnatura
Potrivit legii, comerciantul persoana fizica, reprezentantii unei societati comerciale, administratorii, lichidatorii, conducatorii sucursalei sunt obligati sa depuna semnaturile lor la oficiul registrului comertului.

Pentru depunerea specimenului de semnatura se completeaza un formular tip.

Pentru dovedirea specimenului de semnatura, persoana respectiva va semna in prezenta judecatorului delegat sau a conducatorului oficiului ori a inlocuitorului acestuia, care va certifica semnatura. In absenta semnatarului se poate prezenta un specimen legalizat de notarul public.

Obtinere Cod Fiscal

9. Inregistrarea fiscala a societatii si obtinerea codului fiscal de la Administratia Financiara teritoriala.

10. Ultimul pas inaintea de inceperea activitatii firmei il constituie obtinerea avizelor si autorizatiilor necesare functionarii societatii. Cu aceasta infiintarea firmei a luat sfarsit.

Avize si autorizatii functionare In vederea eliberarii de catre biroul unic din cadrul oficiului registrului comertului de pe langa tribunal a certificatului de inregistrare continand codul unic de inregistrare sau, dupa caz, a certificatului de inscriere de mentiuni, solicitantul are obligatia sa depuna, o data cu cererea de inregistrare si actele doveditoare, declaratia-tip pe propria raspundere, semnata de asociati sau de administratori, din care sa rezulte, dupa caz, ca:

    a) persoana juridica nu desfasoara, la sediul social sau la sediile secundare, activitatile declarate, o perioada de maximum 3 ani;

    b) persoana juridica indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul prevenirii si stingerii incendiilor (P.S.I.), sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii, pentru activitatile precizate in declaratia-tip.

Orice modificare cu privire la cele declarate atrage obligatia solicitantului de a depune la biroul unic din cadrul oficiului registrului comertului de pe langa tribunal o noua declaratie-tip pe propria raspundere corespunzatoare modificarilor intervenite.

In vederea efectuarii controlului de catre autoritatile publice competente privind conformitatea celor declarate, oficiul registrului comertului de pe langa tribunal transmite acestora copiile declaratiilor-tip si, pe cale electronica, datele de identificare ale persoanelor juridice, in termen de 3 zile de la data inregistrarii in registrul comertului.

Autoritatile publice competente sunt:

    - brigazile si grupurile de pompieri militari din subordinea Ministerului Administratiei si Internelor;

    - directiile de sanatate publica teritoriale din subordinea Ministerului Sanatatii sau ministerele cu retea proprie de sanatate publica;

    - Autoritatea Nationala Sanitara Veterinara si pentru Siguranta Alimentelor sau ministerele cu retea sanitara veterinara proprie;

    - autoritatile publice teritoriale de protectie a mediului din subordinea Ministerului Mediului si Gospodaririi Apelor;

- inspectoratele teritoriale de munca din subordinea Ministerului Muncii, Solidaritatii Sociale si Familiei.

In cazul in care autoritatile publice competente constata ca nu sunt indeplinite conditiile legale de functionare*, notifica acest fapt solicitantului, la sediul inregistrat, acordand un termen de remediere a neregularitatilor constatate. Termenul curge de la data primirii notificarii si poate fi prelungit la cererea expresa a solicitantului, adresata autoritatii publice competente.

In cazul in care neregularitatile nu sunt remediate, autoritatile publice competente notifica oficiului registrului comertului de pe langa tribunal actul prin care s-a interzis desfasurarea activitatii, in termen de 3 zile de la emiterea acestuia, pentru a fi inregistrat din oficiu in registrul comertului

Pana la data elaborarii acestui ghid nu a fost publicata in Monitorul Oficial o procedura de efectuare a controlului si de constatare a indeplinirii/neindeplinirii conditiilor legale de functionare.

Facilitati acordate studentilor

Studentii care vor sa infiinteze o afacere proprie beneficiaza de urmatoarele scutiri de la plata taxelor si tarifelor:

    a) taxele si tarifele pentru operatiunile de inmatriculare efectuate de Oficiul National al Registrului Comertului prin oficiile registrului comertului de pe langa tribunale, tarifele pentru operatiunile efectuate de Biroul unic din cadrul oficiilor registrului comertului, precum si tarifele pentru serviciile de asistenta prestate de oficiile registrului comertului la inregistrarea constituirii comerciantilor;

    b) taxele si tarifele pentru autorizarea functionarii comerciantilor, solicitate la constituire;

    c) taxele si tarifele pentru obtinerea de la administratia publica locala a autorizatiei de desfasurare a unor activitati economice in mod independent;

    d) taxele pentru publicarea, in extras, in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-a, a incheierii de inmatriculare pronuntate de judecatorul-delegat la Oficiul registrului comertului de pe langa tribunal;

e) taxele de timbru pentru activitatea notariala, aferente actelor in cazul carora este prevazuta obligativitatea incheierii acestora in forma autentica:

    - cand printre bunurile subscrise ca aport in natura la capitalul social se afla un teren;

   - cand forma juridica a societatii comerciale implica raspunderea nelimitata a asociatilor sau a unora dintre ei pentru obligatiile sociale;

   - cand societatea comerciala se constituie prin subscriptie publica.

studentul care infiinteaza o societate comerciala trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

Facilitatile se acorda o singura data, la constituirea societatii, studentilor care:

    a) urmeaza cursurile unei forme de invatamant superior de lunga sau de scurta durata la o institutie de invatamant superior acreditata;

    b) este cel putin in anul II de studiu si a promovat toate obligatiile prevazute de senatul universitatii;

   c) nu a depasit varsta de 30 de ani.

  In cazul in care, in perioada de pana la 3 ani de la inmatriculare, intervine cesionarea sau instrainarea partiala ori totala, prin orice modalitate, a partilor sociale sau a actiunilor detinute la societatile comerciale constituite, aceasta are obligatia restituirii integrale a sumelor reprezentand taxe si tarife pentru care s-a acordat scutire de plata.

Infiintarea unei firme, intre teorie si practica

In cazul in care v-ati decis sa va deschideti propria afacere, o societate comerciala de orice tip, trebuie sa indepliniti mai multe formalitati, astfel incat sa fiti in deplina legalitate din toate punctele de vedere. Principala problema ramane insa birocratia. Potrivit celor care si-au infiintat recent firme, termenul real de rezolvare a cererilor este, de cele mai multe ori, trei saptamani. Si asta cu pile! Angajatii de la Registrul Comertului infirma acest lucru, sustinand ca actele necesare sunt eliberate in numai trei zile de la depunere.

ALEGEREA FORMEI JURIDICE
Societatile comerciale care se pot constitui sunt SNC - societate in nume colectiv, SRL - societate cu raspundere limitata sau SA - societate pe actiuni, fiecare dintre acestea avand caracteristici si forme juridice specifice. Decizia in favoarea uneia dintre aceste societati depinde de modul in care intreprinzatorul concepe organizarea si dezvoltarea ulterioara a afacerii, obiectul de activitate, numarul de asociati, capitalul social etc.

CALEA CEA MAI SIMPLA
Chiar daca, sa presupunem, dispuneti de timpul necesar incheierii tuturor formalitatilor, deloc putine, cel mai bine este sa apelati la un avocat, care va parcurge in locul dumneavoastra toate etapele necesare infiintarii firmei: autorizatii pentru puncte de lucru, sedii sociale, redactari de acte constitutive, precum si alte acte aditionale. In plus, un avocat va poate acorda asistenta si consultanta juridica de care aveti nevoie. Pentru constituirea unei societati comerciale cu raspundere limitata, timpul necesar unui avocat sa intocmeasca actele se reduce, in majoritatea cazurilor, la patru sau cel mult sapte zile lucratoare de la depunerea acestora la Registrul Comertului.

CAPITAL DE PORNIRE
De parca birocratia nu ar fi de ajuns, mai trebuie sa dispuneti de anumite sume de bani pentru demararea actiunii. O societate cu raspundere limitata poate avea intre 1 si 50 de asociati, iar suma pe care trebuie sa o platiti unui avocat pentru infiintarea unei astfel de societati, in care sunt incluse taxele necesare si onorariul, este de aproximativ 7.800.000 de lei, in functie de cabinetul de avocatura la care apelati. De mentionat ar fi faptul ca in suma de 7.800.000 lei este inclusa si consultanta juridica necesara infiintarii SRL-ului. La acesti bani se vor adauga insa cel putin 2.000.000 de lei, capitalul social al unui SRL, respectiv 25.000.000 de lei, in cazul infiintarii unei societati pe actiuni. In schimb, un avocat poate rezolva problema celor care doresc doar autorizatii pentru puncte de lucru in numai cinci zile lucratoare, contra unei taxe de 5.000.000 de lei.