EVIDENTA CONTABILA SI SITUATIILE FINANCIARE AFERENTE MICILOR AFACERI

EVIDENTA CONTABILA SI SITUATIILE FINANCIARE AFERENTE MICILOR AFACERI

Urmarirea evolutiei afacerii, precum si mentinerea unui nivel competitiv presupune cunoasterea exacta a situatiei financiare a acesteia. Multi intreprinzatori insa nu sunt constienti de importanta aspectelor financiare si sunt incapabili sa ia decizii corespunzatoare din cauza unei evidente financiare neadecvate sau neactualizate. Neintelegand rolul informatiilor financiare, ei neglijeaza acest aspect al afacerii. In tabelul 1 este prezentat procentajul micilor afaceri determinat de incapacitatea de a se evita dificultatile datorate unei evidente financiare necorespunzatoare.

Ponderea falimentelor, pe tipuri de afaceri, datorate evidentelor financiare necorespunzatoare

Tabel 1

Un sistem de evidenta financiara corespunzator si credibil trebuie sa fie suficient de simplu pentru a furniza informatiile necesare. Managerii nu trebuie sa piarda timp mult pentru a compila informatii financiare pe care nu le vor utiliza. Evidentele credibile sunt foarte importante pentru a conduce firma cu succes; totusi, intreprinzatorul nu trebuie sa se preocupe intr-o prea mare masura de evidentele financiare, neglijand astfel scopul principal al afacerii.

1 Caracteristicile sistemului de evidenta contabila

Sistemul de evidenta trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

- sa fie usor de folosit. Daca un sistem de evidenta nu este usor de utilizat, intreprinzatorul, de regula presat de timp, nu ii va acorda atentie;

- sa fie usor de inteles. Sistemul trebuie sa fie suficient de clar, incat cei ce-l folosesc sa stie cum sa-l utilizeze;

- sa fie credibil. Sistemul de evidenta trebuie sa indeplineasca functiile pentru care a fost proiectat si sa masoare aspectele care intentioneaza sa le cuantifice;

- sa fie exact. Managerul financiar poate fi corespunzator numai in masura in care si sistemul de evidenta este exact. Informatiile incorecte duc la decizii necorespunzatoare;

- sa fie consistent. Sistemul de evidenta trebuie sa reflecte modul de derulare a afacerii, precum si evolutia in timp a acesteia;

- sa furnizeze informatii prompte. Deciziile eficiente se bazeaza intotdeauna pe informatii curente.

2 Continutul evidentei contabile in micile afaceri

Contabilitatea micilor afaceri cuprinde urmatoarele componente:

1. Contabilitatea operatiilor productive: evidenta banilor incasati de la clienti si a celor platiti furnizorilor; evidenta salariilor platite; evidenta dobanzilor achitate si incasate; evidenta diferitelor categorii de plati; evidenta venitului net furnizat/utilizat de activitatea productiva.

2. Contabilitatea operatiunilor de investitii: evidenta investitiilor capitale; evidenta profiturilor din vanzari de proprietati si echipamente; evidenta cresterii/scaderii valorilor unor bunuri; venitul net obtinut/utilizat in activitatea de investitii.

3. Contabilitatea operatiunilor financiare: evidenta imprumuturilor; evidenta profiturilor din imprumuturi pe termen lung; evidenta rambursarii datoriilor pe termen lung; evidenta platii dividendelor; evidenta venitului net obtinut din/utilizat in activitatea financiara; evidenta cresterii nete/scaderii numerarului; deschiderea bilantului financiar; incheierea bilantului financiar.

3 Registrele de contabilitate tinute de firmele mici si mijlocii

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in care unitatile patrimoniale inregistreaza periodic, cronologic si sistematic operatiile economico-financiare consemnate in documente justificative, care produc modificari in patrimoniul acestora.

Registrele de baza folosite in contabilitatea acestor firme sunt: registrul-jurnal, registrul-inventar si registrul cartea mare. Asociatiile familiale si persoanele autorizate sa desfasoare activitati independente inregistreaza operatiile patrimoniale cu ajutorul registrului-jurnal de incasari si plati.

Registrul-jurnal grupeaza jurnale de aceeasi natura (operatii de casa si banca, decontarile cu furnizorii, consumurile si alte iesiri de materiale, miscarea materialelor, salariile si C.A.S.-urile, vanzarea produselor, marfurilor, avansuri spre decontare). Totalurile acestor jurnale auxiliare se centralizeaza in registrul-jurnal general.

Pe langa functia sa de inregistrare cronologica si sistematica a miscarii patrimoniului firmei, registrul-jurrnal foloseste si ca proba in litigii.

Structura registrului-jurnal cuprinde urmatoarele elemente: numarul curent al operatiilor inregistrate (anual sau pe activitati); data inregistrarii; felul documentului (factura, bon de cumparare etc.); numarul si data acestuia; felul operatiei; simbolul contului; sumele partiale eventuale din document; sumele totale din document.

Registrul-jurnal se numeroteaza, se snuruieste si se parafeaza de catre organele in drept. Fiind un document de inregistrare contabila, el nu circula, arhivandu-se in unitate, care este obligata sa-l pastreze impreuna cu documentele justificative pe baza carora a fost intocmit.

Registrul-inventar foloseste la inregistrarea tuturor elementelor patrimoniale de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, conform posturilor din bilantul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Inscrierea elementelor patrimoniale se face pe baza listelor de inventariere sau a altor documente ce justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.

Registrul-inventar foloseste la inregistrarea anuala si gruparea rezultatelor patrimoniului, precum si ca proba in litigiu.

Registrul-inventar se intocmeste intr-un singur exemplar, la sfarsitul anului, fara stersaturi si spatii libere, pe baza listelor de inventariere si a proceselor verbale de inventariere a elementelor patrimoniale , prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

Structura registrului-inventar este urmatoarea: numarul curent al fiecarei operatiuni inregistrate in registru, cronologic, de la deschiderea acestuia pana la epuizarea filelor sau incetarea activitatii; obiectul inventarierii, respectiv a conturilor de valori materiale pe gestiuni, a conturilor privind debitorii, creditorii, provizioane etc.; valoarea de contabilitate privind conturile supuse inventarierii; valoarea de inventar a elementelor patrimoniale stabilita de membrii comisiei de inventariere (pe baza listelor de inventariere si a proceselor verbale de inventariere); diferentele de evaluare de inregistrat, calculate ca diferenta intre valoarea contabila si valoarea de inventar; cauzele diferentelor: deprecierii, dezasortari, schimbarea structurii productiei.

Registrul-inventar se numeroteaza, se snuruieste si se parafeaza de catre organele in drept.

Registrul Cartea-mare este documentul prin care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor patrimoniale, la un moment dat. El este un document contabil de sinteza si sistematizare.

Registrul Cartea-mare are urmatoarea structura: simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea-mare contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de firma.

Registrul Cartea-mare poate fi suplinit de Fisa de cont pentru operatii diverse, daca in contabilitate se foloseste forma de inregistrare 'maestru sah'.

Registrul Cartea-mare foloseste la: stabilirea rulajelor si a soldurilor pe conturi sintetice, la firmele care forma de inregistrare pe jurnale; verificarea inregistrarilor contabile; furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si financiare a firmei; intocmirea balantei de verificare.

Registrul Cartea-mare se intocmeste la sfarsitul fiecarei luni dupa cum urmeaza: rulajul creditor se raporteaza din jurnalul contului respectiv, intr-o singura suma, fara desfasurarea pe conturi corespondente; sumele cu care a fost debitat contul respectiv la diverse jurnale se raporteaza din acele jurnale, obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente; soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului. Nici acest registru nu circula, fiind arhivat.

Cartea mare sah este documentul de tinere a contabilitatii sintetice a operatiunilor economice si financiare la firmele care utilizeaza forma de inregistrare contabila 'maestru sah'. El serveste la furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si financiare a firmei; intocmirea balantei de verificare. Se intocmeste lunar, separat pentru debitul si separat pentru creditul fiecarui cont sintetic, deschizandu-se dupa necesitati, pe masura inregistrarii operatiilor. Acest registru se completeaza pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative centralizatoare si a notelor de contabilitate. Daca numarul operatiilor este mai mic, Cartea mare-sah poate fi folosita pe o perioada mai mare, facandu-se totalul sumelor pe fiecare luna.

Registrul-jurnal de incasari si plati foloseste la inregistrarea operativa a incasarilor si platilor si stabilirea situatiei financiare a firmei.

Structura acestui registru este urmatoarea: numarul curent al operatiunii inregistrate (anual sau pe activitati); data inregistrarii; felul documentului (factura, bon de cumparare etc.) si numarul acestuia; felul operatiei; incasarile de orice fel (din vanzari, imprumuturi, credite, dobanzi incasate, restituiri); sumele platite pentru: marfuri cumparate, impozite, taxe, asigurari sociale etc.).

in acest registru se trec atat operatiile in numerar cat si cele facute prin contul de decontare la banca, indiferent daca a avut loc sau nu plata sau incasarea efectiva (ca si in registrul-jurnal). Registrul de incasari si plati se numeroteaza, se snuruieste si se vizeaza de organul fiscal. Nici acest document nu circula.

4 Formulare tipizate necesare organizarii evidentei financiar-contabile a firmelor mici si mijlocii

Prin Regulamentul de aplicare a Legii contabilitatii s-a stabilit Nomenclatorul formularelor tipizate comune privind activitatea financiara si contabila, pe sectiuni, dupa cum urmeaza:

1. Mijloace fixe: registrul numerelor de inventar, registrul pentru evidenta mijloacelor fixe, fisa mijlocului fix, bon de miscare a mijlocului fix, proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe, de declasare a unor bunuri materiale.

2. Materiale: nota de receptie si constatare diferente, bon de primire (consignatie), bon de predare-transfer, bon de restituire, bon de consum, bon de consum colectiv, fisa limita de consum, fisa limita de consum colectiva, dispozitie de livrare, aviz de insotire a marfii, borderou de predare a documentelor, fisa de magazie, fisa de magazie a formularelor cu regim special, fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta, fisa de cont analitic pentru valori materiale, registrul stocurilor, lista de inventariere.

3. Mijloace banesti si decontari: chitanta, chitanta fiscala, proces verbal de plati, dispozitie de plata-incasare catre casierie, imputernicire, borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare, registrul de casa, dispozitia bugetara, factura.

4. Salarii si alte drepturi de personal: stat de salarii, stat de salarii fara elementele componente ale salariului total, lista de avans chenzinal, lista de indemnizatii pentru concediul de odihna, desfasuratorul indemnizatiilor platite in contul asigurarilor sociale de stat, drepturi banesti chenzinale, fisa de evidenta a salariilor, fisa de evidenta a salariilor cu elementele componente ale salariului total, stat de pensii, ordin de deplasare (delegatie), decont de cheltuieli pentru deplasari externe, decont de cheltuieli valutare-transporturi internationale.

5. Contabilitatea generala: nota de debitare-creditare, nota de contabilitate, extras de cont, borderou de primire a obiectelor in consignatie, borderou de vanzare (incasare), registru pentru evidenta veniturilor, registru pentru evidenta cheltuielilor si altor operatii, fisa de cont analitic pentru conturi efective, fisa de cont pentru operatii diverse, document cumulativ, scadentarul cheltuielilor anticipate, balanta de verificare.

6. Alte activitati: declaratia de inventar, decizia de imputare, angajament de plata, contract de garantie in numerar, contract de garantie suplimentara.

Daca evidenta se tine pa calculator, formularele tipizate se adapteaza in functie de conditiile concrete ale firmei, dar respectand continutul de informatii si modele prevazute in nomenclator.

In functie de necesitati, in afara de formularele mentionate se pot folosi si formulare specifice ministerului, departamentului, asociatiei profesionale etc. din care face parte unitatea patrimoniala respectiva.

6 Forme de organizare si tinere a contabilitatii in firmele mici si mijlocii

Potrivit legii contabilitatii, contabilitatea se organizeaza si se tine de catre persoane autorizate, prin una din urmatoarele forme: compartimente distincte de contabilitate, conduse de directorul financiar-contabil (contabil sef); persoane juridice autorizate sau persoane fizice care au calitate de contabil autorizat sau expert contabil, pe baza de contracte de prestari de servicii.

A. Organizarea contabilitatii prin compartimente distincte. Contabilitatea unitatilor patrimoniale se organizeaza re regula in compartimente distincte, conduse de directorul financiar-contabil, contabilul sef sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie.

Contabilitatea generala, denumita si financiara, se organizeaza si conduce pe baza de norme unitare prevazute de lege si regulamente cu caracter obligatoriu pentru toate unitatile patrimoniale si are ca obiectiv principal furnizarea de informatii necesare atat pentru necesitati proprii, cat si in relatiile cu asociatii sau actionarii, clientii, furnizorii, bancile, organele fiscale si alte persoane juridice sau fizice.

Contabilitatea interna sau de gestiune se organizeaza de catre fiecare unitate patrimoniala in functie de specificul activitatii si necesitatile proprii, avand ca obiective: calcularea costurilor, stabilirea rezultatelor si a rentabilitatii produselor, lucrarilor sau serviciilor executate; intocmirea bugetelor de venituri si cheltuieli (B.V.C.) pe feluri de activitati; conducerea si controlul executarii acestora in scopul cunoasterii rezultatelor si furnizarii datelor necesare fundamentarii deciziilor privind gestiunea unitatilor patrimoniale.

Directorul financiar-contabil, contabilul sef sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie trebuie sa aiba studii economice superioare atestate prin diplome sau certificate eliberate de institutiile de invatamant.

Atributiile persoanei imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, precum si ale personalului din subordinea acesteia se stabilesc de administrator, ordonatorul de credite sau alta persoana care are obligatia gestionarii patrimoniului.

Raspunderea pentru organizarea si tinerea contabilitatii revine administratorului , ordonatorului de credite sau persoanei care are obligatia gestionarii patrimoniului. In acest scop persoanele mentionate trebuie sa asigure conditiile necesare pentru: intocmirea documentelor justificative privind operatiile patrimoniale; organizarea si tinerea corecta la zi a contabilitatii; organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia; respectarea regulilor de intocmire a bilantului contabil, publicarea si depunerea la termen la organele in drept; pastrarea documentelor justificative, a registrelor si bilanturilor contabile.

B. Organizarea si tinerea contabilitatii de catre persoane juridice autorizate sau persoane fizice care au calitatea de contabil autorizat sau expert contabil. Conform legii contabilitatii, contabilitatea poate fi tinuta si de catre persoane juridice autorizate sau persoane fizice care au calitatea de contabil autorizat sau expert contabil.

Atribuirea calitatii de expert contabil sau contabil autorizat se face pe baza de examen. Candidatii la obtinerea calitatii de expert contabil sau contabil autorizat trebuie sa aiba capacitatea deplina de exercitiu, studii si practica de specialitate financiar-contabila si sa nu fi suferit nici o condamnare de natura a le stirbi reputatia sau care, potrivit legislatiei in vigoare, interzice dreptul de gestiune si administrare a societatii.

Dupa obtinerea calitatii de expert contabil sau contabil autorizat persoanele in cauza, conform unei proceduri legale, depun juramant scris, prin care se angajeaza sa aplice in mod corect si fara partinire legile tarii, sa respecte normele privind conduita etica si profesionala, sa pastreze secretul profesional si sa aduca a indeplinire cu constiinciozitate indatoririle ce le revin in calitate de expert contabil sau contabil autorizat.

Expertii contabili si contabilii autorizati au posibilitatea legala sa-si exercite profesia individual sau prin constituirea unei societati comerciale de profil. In cazul constituirii de societati comerciale de expertiza contabila acestea trebuie sa indeplineasca anumite conditii: sa aiba obiect de activitate exercitarea profesiei de expert contabil; majoritatea actionarilor sau asociatilor societatii comerciale sa fie experti contabili si sa detina majoritatea actiunilor sau partilor sociale; consiliul de administratie al societatii sa fie ales in majoritate dintre actionarii sau asociatii experti contabili; actiunile sa fie nominative si orice nou asociat sau actionar sa fie admis cu acordul prealabil al adunarii generale.

Relatiile expertilor contabili, contabililor autorizati si societatile comerciale de profil cu clientii lor se stabilesc prin contract scris de prestari de servicii, semnat de ambele parti inainte de inceperea activitatii. Onorariile cuvenite expertilor contabili si contabililor autorizati au la baza negocierea, se stabilesc in functie de complexitatea si volumul de lucrari si se suporta de catre persoanele juridice sau fizice care dispun sau solicita efectuarea lucrarilor sau serviciilor.

In exercitarea profesiei, expertii contabili si contabilii autorizati raspund disciplinar, administrativ si penal.

In cazul in care contabilitatea unitatilor patrimoniale se organizeaza si se tine de catre persoane juridice autorizate - societati comerciale sau persoane fizice care au calitatea de contabil autorizat sau expert contabil raspunderea privind tinerea contabilitatii in conformitate cu normele stabilite revine si acestor persoane. In cazul in care contabilitatea unitatilor patrimoniale nu se tine de catre persoane autorizate, raspunderea asupra respectarii normelor contabile revine patronului sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului.

5 Situatii financiare de baza intocmite in firmele mici si mijlocii

Gestionarea aspectelor financiare ale afacerii este una din cele mai dificile sarcini ale intreprinzatorului. Intocmirea situatiilor financiare fundamentale ale firmei solicita o intelegere buna a principiilor contabilitatii, ceea ce adesea nu se intalneste la un intreprinzator.

Pentru un management financiar de succes este necesara o evidenta contabila organizata, elaborarea regulata a situatiilor financiare si folosirea unor tehnici adecvate de analiza a acestor situatii.

Potrivit legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata, in firmele mici si mijlocii se intocmesc urmatoarele situatii financiare: bilant, cont de profit si pierdere, politici contabile si note explicative. De mentionat ca aceasta lege considera ca intreprinderile mici si mijlocii sunt cele care indeplinesc doua din urmatoarele trei criterii :

cifra de afaceri a anului anterior este sub cinci milioane Euro ;

totalul activelor pentru anul anterior este sub 2,5 milioane Euro ;

numarul mediu de salariati ai anului anterior este de pana la 50 de persoane.

Bilantul este documentul oficial de gestiune al unei societati comerciale. El reflecta totalitatea mijloacelor economice, sursele de acoperire a lor si rezultatele financiare obtinute. Bilantul se intocmeste pe baza balantei de verificare a conturilor sintetice.

Balanta de verificare se interpune conturi si bilant. Ea se raporteaza lunar, trimestrial si anual. Prin acest document se verifica simultaneitatea inregistrarilor in debitul si creditul conturilor si identitatea inregistrarilor din fisele registrului jurnal si din cele ale registrului Cartea mare. Balanta de verificare are functia de control a exactitatii datelor inregistrate in conturi. Ea asigura concordanta dintre conturile analitice si cele sintetice si apoi legatura dintre acestea din urma si posturile din bilant. Balanta de verificare indeplineste si functia de grupare a datelor contabile si de centralizare a acestora. Ea poate avea 1, 2, 3 sau 4 serii de egalitati.

Bilantul reflecta modul cum sunt utilizate activele, pasivele si activul net la un moment dat. Formatul bilantului este standardizat, continutul sau variind in functie de gradul de detaliere a elementelor sale.

Elementele din bilant sunt trecute in ordinea crescatoare a gradului de lichiditate (activ) si a termenelor de rambursare (pasiv). Bilantul se incheie anual.

Structura generala a unui bilant este redata in tabelul 2.

Bilant

Tabel 2

In momentul lansarii afacerii se elaboreaza un bilant initial, care cuprinde mijloacele cu care se porneste afacerea (numerar, aport in natura), iar la pasiv provenienta acestor mijloace (capital social, credite).

Analiza bilantului se face cu ajutorul indicatorilor de bonitate. Acestia reflecta capacitatea firmei de a-si plati datoriile. Indicatorii de bonitate sunt:

a. Lichiditatea, care arata posibilitatea firmei de a-si achita obligatiile pe termen scurt.

Lichiditatea poate fi de mai multe feluri. Astfel, exista o lichiditate patrimoniala generala (Lp), care se calculeaza cu ajutorul relatiei:

Lp = Active circulante/ Datorii pe termen scurt

O situatie financiara buna cere ca acest indicator sa fie supraunitar.

Exista si o lichiditate intermediara (Li), care nu ia in calcul stocurile si se calculeaza folosind relatia:

Li = (Active circulante - Stocuri)/ Datorii pe termen scurt

Un ultim indicator al lichiditatii il reprezinta lichiditatea imediata (Lim), care arata disponibilitatile banesti ale firmei si se calculeaza cu formula:

Lim = Disponibilitati banesti/ Datorii pe termen scurt

b. Solvabilitatea (S) reprezinta capacitatea intreprinderii de a face fata scadentelor pe termen scurt. Si solvabilitatea este de mai multe feluri. Exista o solvabilitate patrimoniala (Sp), care arata gradul de satisfacere a obligatiilor de plata ale firmei din surse proprii si care este data de relatia:

Sp = Capital propriu/ Total pasiv

Mai exista si o solvabilitate generala, denumita si autonomie financiara (Sg), care exprima dependenta financiara a firmei si care se determina astfel:

Sg = Capital strain/ Capital propriu

c.       Rentabilitatea capitalului arata capacitatea acestuia de a aduce profit. Rentabilitatea capitalului este de mai multe feluri. O prima forma este rentabilitatea capitalului social (Rcs), calculata dupa relatia:

Rcs = Profit/Capital social

Mai exista si rentabilitatea capitalulu propriu (Rcp), determinata astfel:

Gcp = Profit/Capital propriu

O alta forma o reprezinta rentabilitatea capitalului total (Rct), data de relatia:

Rct = Profit/(Capital propriu+Credite si imprumuturi)

d. Gradul de indatorare (Gi) exprima gradul de finantare din alte surse decat fondurile proprii ale firmei (obligatii, credite si imprumuturi) si se calculeaza folosind relatia:

Gi = Capital strain/ Total activ

Contul de profit si pierdere sintetizeaza rezultatele intregii activitati a firmei pe o perioada determinata si repartizarea acestora potrivit dispozitiilor legale. De asemenea, el evalueaza randamentul desfasurarii activitatii prin compararea venitului obtinut din vanzarea produselor/serviciilor cu cheltuielile (defalcate) cauzate de realizarea lor si de finantarea firmei.

6. Tehnici de analiza financiara

Pentru a cunoaste situatia financiara a firmei sale si a face o planificare corespunzatoare a aspectelor financiare, intreprinzatorul poate folosi unele tehnici de analiza financiara usor de utilizat. In unele situatii, aceste metode pot identifica dificultatile financiare ale firmei pentru a putea fi evitate din timp. Documentele financiare reflecta situatia financiara a firmei, insa nu ofera si solutia unei imbunatatiri financiare. Nu este suficient de a aduna date financiare si a le organiza in mod eficient, ci este necesara o analiza corespunzatoare a acestora folosind tehnici cum sunt: analiza punctului critic, analiza deviationala si analiza fluxului de casa.

6.1. Analiza punctului critic. Punctul critic al unei mici intreprinderi il reprezinta acel nivel de activitate (valoric sau cantitativ) in care nu se obtin profituri si nu se inregistreaza nici pierderi, adica veniturile obtinute sunt egale cu cheltuielile inregistrate. Prin analiza costurilor si cheltuielilor, intreprinzatorul poate calcula nivelul minim de activitate cerut de mentinerea in stare de functiune a firmei. Prin urmare, aceasta tehnica poate fi folosita pentru proiectarea unui volum de vanzari care sa aduca profitul scontat. De asemenea, creditorii si investitorii solicita adesea efectuarea analizei punctului critic pentru a-i ajuta in evaluarea castigurilor potentiale ale unei afaceri si, in consecinta, aceasta trebuie introdusa in planul de afaceri.

a. Determinarea valorica a punctului critic. Calculul punctului critic se face utilizand o relatie matematica simpla. Pentru aceasta, trebuie determinate mai intai costurile fixe si cele variabile. Costurile fixe sunt acelea care nu variaza in functie de modificarea volumului productiei (chirii, amortizari, dobanzi platite), in timp ce costurile variabile variaza in raport cu modificarea volumului productiei (costul materiilor prime, salarii, comisioane de vanzari etc.). Unele cheltuieli nu pot fi cuprinse strict intr-o anumita categorie de costuri deoarece contin elemente comune. Astfel, cheltuielile raman constante la un anumit volum al vanzarilor, daca volumul vanzarilor creste. Pentru calculul punctului critic este necesara separarea acestor cheltuieli pe componentele lor fixe si variabile.

Determinarea punctului critic presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

1. Estimarea veniturilor din vanzari, a costurilor bunurilor vandute si a cheltuielilor perioadei urmatoare. Sa presupunem ca un magazin spera sa aiba in anul urmator un venit de 800 mii lei pe an, cu un cost al bunurilor care se vor vinde de 550 mii lei si un volum al cheltuielilor anticipate de 200 mii lei.

2. Clasificarea cheltuielilor estimate in fixe si variabile si a celor comune in elementele lor fixe si variabile. In exemplul nostru, vom considera cheltuielile variabile ca fiind in suma de 600 mii lei, iar cele fixe de 150 mii lei.

3. Calculul ponderii cheltuielilor variabile in volumul net al vanzarilor. Exemplificand, obtinem: . Aceasta inseamna ca 0,75 din fiecare leu se foloseste pentru acoperirea cheltuielilor variabile, restul de 0,25 ramanand ca o contributie marginala pentru acoperirea cheltuielilor fixe si pentru profit.

4. Determinarea punctului critic (PC), folosind relatia:

unde CF reprezinta costurile fixe totale, iar CM - contributia marginala, exprimata ca procent din vanzari.

In cazul nostru:

In acest punct (600 mii lei) veniturile din vanzari vor acoperi cheltuielile fixe si variabile, neinregistrandu-se nici profituri si nici pierderi. Aceasta se verifica astfel:

Vanzari la punctul critic: 600 mii

Cheltuieli variabile: -450 mii

(0,75% din vanzari) -----------

Contributia marginala: 150 mii

Cheltuieli fixe: -150 mii

-----------

Profit net (sau pierderi) 0

Relatia de determinare a punctului critic poate fi folosita pentru estimarea volumului de vanzari (V) necesar obtinerii unui anumit nivel dorit al profitului (PD), tratand profitul dorit ca si cum ar fi un cost fix. In acest caz relatia devine:

Daca in cazul nostru intreprinzatorul doreste un profit de 100 mii lei, atunci vanzarile trebuie sa fie in suma de:

b. Determinarea cantitativa a punctului critic. Unii intreprinzatori, in special industriasii, prefera sa calculeze punctul critic in unitati fizice produse sau vandute, folosind urmatoarea relatie:

in care: V_u - pretul de vanzare unitar; CV_u - costurile variabile unitare.

Luand un exemplu si pentru aceasta situatie, vom considera ca o firma producatoare de bunuri estimeaza costurile fixe la 500 mii lei, costurile variabile unitare la 50 lei, iar pretul de vanzare unitar la 80 lei, atunci se va obtine:

Transformarea acestui numar de unitati fizice in lei se va face inmultind cantitatea obtinuta cu pretul de vanzare unitar, adica:

P_c = 20.000 u.f. * 80 lei u.f. = 160.000 lei

c. Construirea graficului punctului critic. Reprezentarea grafica a punctului critic este deosebit de utila in planificarea financiara, intrucat orice intreprinzator doreste sa cunoasca punctul critic anticipat inainte de a-si porni afacerea. Graficul punctului critic se elaboreaza parcurgand urmatoarele etape:

1. Marcarea pe abscisa a unei scari care masoara volumul vanzarilor in lei, unitati fizice etc.

2. Marcarea pe ordonata a unei scari care masoara venitul si cheltuielile in lei.

3. Se reprezinta grafic cheltuielile fixe printr-o paralela la abscisa (deoarece sunt constante). Ele vor intersecta ordonata intr-un punct egal cu marimea lor. Deci, zona dintre aceasta linie si abscisa va reprezenta cheltuielile fixe ale firmei. In exemplul dat, cheltuielile fixe sunt de 150 mii lei.

4. Construirea graficului cheltuielilor totale care se reprezinta printr-o linie inclinata care isi are originea in punctul de pe ordonata in care linia costurilor fixe intersecteaza ordonata. Inclinatia acestei linii este data de evolutia costurilor totale in raport cu un anumit volum de productie. Costul total (CT) pentru un anumit nivel al vanzarilor este dat de urmatoarea relatie:

CT = CF + (CM *V)

In exemplul considerat, costul total va fi: CT = 150 + (0,75 * 800) = 750

Deci, costul total este de 750 mii lei, la un nivel al vanzarilor de 800 mii lei ( punctul B de pe grafic).

Cheltuielile variabile se obtin prin unirea punctului de intersectie a cheltuielilor fixe cu ordonata si a punctului de intersectie a liniei cheltuielilor totale cu nivelul vanzarilor (in grafic punctele A si B). Zona dintre linia costurilor totale si cea a costurilor fixe reprezinta cheltuielile variabile la diferite niveluri ale vanzarilor. Deci, zona dintre linia costurilor totale si abscisa reprezinta costurile totale. Astfel, spre exemplu, daca vanzarile sunt de 700 mii lei, costurile totale vor fi de 675 lei.

5. Reprezentarea grafica a veniturilor printr-o linie inclinata la 45 , care pleaca din origine. Ea ne arata locul unde volumul total al vanzarilor egaleaza venitul total. In exemplu, in punctul C = 800 mii vanzarile sunt egale cu venitul.

6. Identificarea punctului critic, care se gaseste la intersectia liniei cheltuielilor totale si cea a veniturilor. Zona din stanga punctului critic reprezinta pierderea, deoarece linia cheltuielilor este deasupra celei a veniturilor. Pe grafic ea este reprezentata printr-un triunghi intitulat 'zona de pierderi'. Daca insa firma are un volum de vanzari aflat la dreapta punctului critic se va inregistra profit, deoarece linia venitului este deasupra celei a cheltuielilor. In grafic este reprezentata de zona triunghiulara 'zona de profit'.

Graficul punctului critic pentru exemplul dat este prezentat in figura 1.

	Venituri si cheltuieli
				Volumul vanzarilor

Fig. 1 Reprezentarea grafica a punctului critic

d. Folosirea analizei punctului critic. Analiza punctului critic este un instrument de planificare deosebit de util intreprinzatorului in special cand solicita imprumuturi sau investitii. Ea ofera prilejul integrarii analizei volumului vanzarilor, cheltuielilor, venitului si altor factori relevanti. Analiza punctului critic este o prima proiectie a vanzarilor sau productiei aflata la indemana intreprinzatorului care doreste sa initieze o afacere. Este usor de inteles si folosit. Doar cu un numar redus de calcule, intreprinzatorul poate determina efectele diferitelor strategii financiare asupra derularii afacerii.

Totusi, analiza punctului critic are si unele limite. Ea este prea simpla pentru a fi utilizata ca o proiectie finala, deoarece nu ia in considerare importanta fluxului de rasa. De asemenea, acuratetea analizei depinde de exactitatea estimarii veniturilor si cheltuielilor. In sfarsit, ipotezele pe care se bazeaza analiza punctului critic (cheltuielile fixe raman constante la orice nivel al vanzarilor; cheltuielile variabile se modifica direct proportional cu schimbarea volumului vanzarilor, modificarile volumului vanzarilor nu au efecte asupra pretului de vanzare unitar) pot sa nu se potriveasca anumitor afaceri. In ciuda acestor ipoteze, totusi, aceasta metoda poate fi utilizata cu destul succes.

6.2. Analiza fluxului de numerar (fluxului de casa). Numerarul este unul dintre cele mai importante dar si cel mai putin productive active pe care le poate avea intreprinzatorul. Afacerea trebuie sa aiba suficient numerar pentru a-si indeplini obligatiile. Lipsa acestuia o poate duce la faliment. Creditorii, salariatii, investitorii spera sa li se dea banii la timp, iar numerarul este mijlocul prin care se realizeaza acest lucru.

Lipsa sau existenta numerarului echivaleaza cu falimentul sau succesul unei afaceri. Totusi, un numerar excesiv - format pentru a depasi unele situatii neasteptate - diminueaza posibilitatea de creste re a firmei si ii micsoreaza profitabilitatea. Gestionarea corespunzatoare a fluxului de casa ii permite intreprinzatorului sa dimensioneze cererea de numerar in asa fel incat sa evite formarea unui numerar prea mare sau sa se ajunga la o lipsa de numerar.

Un studiu efectuat in S.U.A. arata ca 61% dintre intreprinzatori afirma ca gestionarea fluxului de casa este preocuparea lor principala, urmata de strategiile preturilor si reducerea costurilor. Gestionarea fluxului de casa este o problema acuta indeosebi pentru afacerile cu o crestere rapida. Daca vanzarile cresc, intreprinzatorul trebuie sa angajeze mai multi vanzatori, sa-si mareasca capacitatea, sa-si formeze stocuri etc., ceea ce necesita un numerar substantial marit. Criza de numerar creata il poate face pe intreprinzator sa piarda controlul capitalului si, in ultima instanta, sa dea faliment.

Si fluxul de casa neuniform poate crea probleme intreprinzatorilor. Unele produse au o evolutie a vanzarilor sezoniera, ceea ce poate determina oscilarea fluxului de casa. De asemenea, platile pot si ele fluctua drastic. Plata taxelor, gratificatiile salariilor, plata stocurilor sunt cheltuieli semnificative care influenteaza fluxul de casa.

Evitarea acestor situatii neplacute se poate face prin utilizarea metodei analizei fluxului de casa. Aceasta este una din cele mai importante tehnici de management care poate fi utilizata.

In analizarea fluxului de casa intreprinzatorul trebuie sa inteleaga faptul ca numerarul si profitul nu sunt similare. Profitul reprezinta cresterea ciclica neta a capitalului unei afaceri in decursul unei perioade. El arata cat de eficient a fost condusa afacerea si reprezinta diferenta dintre venitul total si cheltuielile totale. Creditorii, salariatii, investitorii nu pot fi platiti in profit, ci doar in numerar. Numerarul il formeaza banii care circula intr-o afacere intr-un ciclu continuu. El reprezinta lichiditatea, deoarece este disponibil pentru plati. In figura 2 se arata fluxul general de casa al unei mici afaceri tipice.

Descresterea numerarului

Fluxul de casa este volumul de numerar care intra si iese din afacere in timpul unei perioade contabile. Scaderea numerarului se inregistreaza atunci cand se fac aprovizionari, pe credit sau in numerar, de bunuri pentru stocuri sau materiale in scopul utilizarii lor in productie. Stocul rezultat se vinde fie pe numerar, fie pe credit. Cand se primeste numerarul sau cand sunt colectate conturile de primit, numerarul firmei creste. De notat ca achizitiile pentru stocuri si productie vor genera vanzari; in acest caz platile trebuie facute in mod normal inainte de a se face vanzarea. Colectarea conturilor de primit ramane insa in urma vanzarilor, astfel incat clientii care achizitioneaza bunuri pe credit pot sa nu plateasca pana luna urmatoare.

Fig. 2. Fluxul de casa

2.2.1. Bugetul de casa. Fiecare intreprinzator trebuie sa urmareasca fluxul de casa al afacerii sale astfel incat sa poata planifica soldul de casa la anumite intervale de timp dintr-un an. Multi manageri isi deruleaza afacerile fara a cunoaste structura fluxului lor de casa, considerand ca acest proces este prea complex sau un mare consumator de timp. In realitate, conducatorul unei afaceri nu-si poate pur si simplu permite sa neglijeze administrarea fluxului de casa. Intreprinzatorul trebuie sa se asigure ca va avea un flux de casa adecvat nevoilor sale de desfasurare a activitatii. Pentru a realiza acest lucru, el trebuie sa elaboreze un buget de casa care nu este altceva decat o planificare a fluxului de casa care ii va arata nivelul numerarului necesar, momentul in care trebuie sa fie disponibil, destinatia acestuia (capital propriu, imprumuturi, activitati curente), precum si de unde provine acesta.

Pentru o afacere noua sau in crestere proiectul fluxului de casa poate face diferente dintre succes si faliment, iar pentru o afacere in derulare ii poate arata diferenta dintre crestere si stagnare.

Proiectarea fluxului de casa este cel mai important instrument de control al fluxului de numerar deoarece: este insasi bugetul fluxului de casa; reflecta necesitatile financiare; arata daca si cand este nevoie de numerar.

Proiectarea fluxului de casa este mult mai sensibila in timp decat proiectarea veniturilor. Ea trateaza in totalitate si exclusivitate problemele fluxului de casa. Miscarea fluxului de casa reflecta intrarile si iesirile de numerar, in timp ce proiectarea veniturilor reflecta cheltuielilor si veniturile ce se vor realiza, indiferent daca se produc schimbari ale fluxului de numerar.

6.2.2. Elaborarea bugetului de casa (proiectarea fluxului de casa)

In mod normal, intreprinzatorul trebuie sa-si elaboreze un proiect de buget de casa lunar pentru cel putin un an si sa faca estimari trimestriale pe cativa ani. Bugetul de casa trebuie sa acopere toate fluctuatiile sezoniere. Cu cat vanzarile sunt mai fluctuante cu atat va trebui sa fie mai scurt orizontul de plan. De exemplu, o firma ale carei vanzari au mari fluctuatii intr-o perioada scurta de timp poate necesita un buget de casa saptamanal.

Bugetul de casa se bazeaza pe metoda contabila de casa care presupune ca incasarile si platile in numerar se inregistreaza in viitor, atunci cand se spera ca va avea loc tranzactia. De exemplu, vanzarile pe credit catre clienti nu vor fi inregistrate pana cand nu se spera ca va fi primit numerarul aferent. Deoarece amortizarile si cheltuielile aferente rau platnicilor nu presupun un transfer de numerar, vor fi omise din bugetul de casa.

Fiind doar o previziune a intrarilor si iesirilor de numerar, bugetul de casa nu cuprinde date exacte. Totusi, aceasta ii va da intreprinzatorului o imagine clara asupra soldului de casa estimat pentru o anumita perioada, punand in evidenta situatiile in care este necesara o infuzie de numerar sau cand exista disponibilitati de numerar pentru investitii. De asemenea, prin compararea fluxului de casa actual cu cel proiectat, intreprinzatorul poate sa-si revizuiasca previziunile in asa fel incat bugetele de casa viitoare sa fie mai exacte.

Structura bugetului de casa variaza in functie de specificul numerarului fiecarei firme. In tabelul 2 se prezinta un buget de casa (proiect de numerar) lunar pe primul an si trimestrial pe urmatorii doi ani.

Elaborarea bugetului de casa presupune parcurgerea a cinci etape: determinarea unui sold de casa corespunzator, previziunea vanzarilor, previziunea incasarilor, a platilor, determinarea soldul de casa de la sfarsitul lunii.

a. Determinarea unui sold de casa corespunzator. Soldul de casa difera de la firma la firma, chiar daca este vorba de aceeasi afacere. Uneori se sugereaza ca soldul de casa al unei firme ar trebui sa fie egal cu cel putin o patrime din datoriile ei curente, insa acest lucru nu este valabil pentru toate afacerile. Cea mai indicata metoda de determinare a soldului de casa este cea care se bazeaza pe datele anterioare. Inregistrarile precedente servesc pentru proiectarea unui sold care sa acopere orice cheltuiala neasteptata, dupa scaderea tuturor cheltuielilor normale din incasarile lunare de numerar. De exemplu, inregistrarile precedente pot arata ca este indicat sa se mentina un sold egal cu vanzarile pe cinci zile. Fluctuatiile sezoniere pot determina modificarea soldului minim al firmei. Astfel, soldul necesar unui comerciant cu amanuntul in decembrie poate fi mai mare decat cel din iunie.

b. Previziunea vanzarilor

Cea mai importanta problema a elaborarii bugetului de casa o reprezinta previziunea vanzarilor. Ea este factorul esential in crearea unei imagini exacte a pozitiei numerarului firmei, deoarece vanzarile sunt in cele din urma transformate in intrari si plati in numerar.

Pentru cele mai multe afaceri, vanzarile constituie sursa principala a incasarilor in numerar. In mod similar, vanzarea de marfuri solicita numerar pentru completarea stocurilor. In consecinta, bugetul de casa este exact, in masura in care si previziunea vanzarilor din care deriva este precisa.

Bugetul de casa

Tabel 3

O afacere stabila poate sa-si previzioneze vanzarile pe baza vanzarilor trecute, insa intreprinzatorul nu trebuie sa fie prea optimist cu previziunile. Fluctuatiile economice, creste rea competitiei, oscilatiile cererii si alti factori pot modifica drastic vanzarile. Pentru previziunea vanzarilor intreprinzatorul poate folosi diferite tehnici cantitative (regresia liniara, regresia multipla, analiza seriilor temporale, nivelarea exponentiala) care extrapoleaza tendintele vanzarilor trecute si prezente, astfel incat sa se obtina o previziune cat mai corecta.

Previziunea vanzarilor unei firme noi este mai dificila, nu insa si imposibila. De exemplu, noul intreprinzator poate face studii asupra firmelor similare si a vanzarilor lor in primul an de activitate pentru a-si face o previziune. Informatiile utile in acest sens pot da si camerele de comert locale. Cercetarea de marketing este o alta metoda care poate fi utilizata pentru estimarea vanzarilor anuale ale tinerelor firme. Alte surse potentiale care pot fi folosite in previziunea vanzarilor sunt: datele privind recensamantul, ziarele, sondajele radio si de televiziune, sondajele de opinie si studiile.

Indiferent de tehnicile folosite, este totusi posibil ca si cele mai bune estimari sa fie incorecte. De aceea, multi analisti financiari sugereaza ca intreprinzatorul sa-si faca trei estimari - optimista, pesimista si cea mai posibila - si apoi sa-si elaboreze cate un buget de casa separat pentru fiecare previziune. Aceasta previziune dinamica ii ofera intreprinzatorului posibilitatea determinarii unor limite intre care vor evolua vanzarile sale.

c. Previziunea incasarilor in numerar. Asa cum s-a mai afirmat, vanzarile constituie sursa principala a incasarilor in numerar. Daca o firma vinde pe credit, bugetul de casa trebuie sa reflecte intarzierea dintre vanzare si incasare. Pentru a previziona incasari in numerar exacte, intreprinzatorul trebuie sa analizeze conturile de primit in vederea determinarii modelelor de colectare. De exemplu, evidentele precedente arata ca 55% din vanzari vor fi platite in numerar, 20% vor platite peste o luna, 15% peste doua luni, 5% nu vor putea fi colectate. In plus, incasarile in numerar pot avea loc in diferite forme: venituri din dobanzi, din chirii, dividende etc.

d. Previziunea platilor in numerar. Cei mai multi intreprinzatori care detin afaceri stabile au o imagine clara a structurii platilor in numerar. De fapt, multe din platile in numerar precum chirii, rambursarea imprumuturilor, dobanzile au marimi fixe platite la date specifice. Factorul esential in previziunea platilor in numerar in vederea elaborarii si bugetului de casa il reprezinta evidentierea lor in luna in care vor fi platite si nu cand vor trebui platite. Desigur, numarul de plati in numerar variaza in functie de fiecare afacere, insa exista si o serie de categorii de plati standard: achizitionarea de stocuri si materii prime, chirii, imprumuturi si dobanzi, cheltuieli de vanzare, cheltuieli generale, diverse cheltuieli.

Adesea, intreprinzatorii subestimeaza platile in numerar, ceea ce duce la o criza a acestuia. Pentru a preveni acest lucru, un intreprinzator intelept va considera fiecare categorie de plata mai mare decat se spera. Acest lucru este valabil in special pentru intreprinzatori care deschid noi afaceri. Unii analisti financiari recomanda o estimare cu 25-50% mai mare. Indiferent de tehnica de previziune folosita, managerul trebuie sa evite subevaluarea platilor in numerar, fapt care il poate duce la o criza severa de numerar si eventual la faliment.

e. Estimarea soldului de casa la sfarsitul lunii. Pentru estimarea soldului de casa al fiecarei luni, managerul trebuie sa determine soldul de numerar la inceputul lunii, care cuprinde disponibilul in numerar precum si conturile curente si de economii. Pe masura ce derularea bugetului de casa progreseaza, soldul de casa de la sfarsitul lunii devine soldul de casa al lunii urmatoare. Apoi, intreprinzatorul pur si simplu aduna incasarile in numerar si scade platile totale in numerar, pentru a obtine soldul la sfarsitul lunii, inainte de a face imprumuturi. Un sold pozitiv arata ca firma are un surplus de numerar lunar, in timp ce soldul negativ reflecta lipsa numerarului, care nu va putea fi evitata daca managerul nu va fi capabil sa obtina fonduri suplimentare din imprumuturi sau alte surse.

In mod normal, soldul lunar al numerarului fluctueaza in functie de evolutia sezoniera a vanzarilor. Desi aceste fluctuatii sunt normale, intreprinzatorul trebuie sa urmareasca atent oscilatiile in timp ale soldului. O tendinta crescanda a soldului reflecta un nivel al numerarului ridicat, care poate fi plasat in diferite investitii sau economii. Pe de alta parte, o evolutie descendenta a soldului trebuie sa-l alerteze pe intreprinzator ca se apropie o criza de numerar.

In mod evident, bugetul de casa reflecta nu numai incasarile si platile in numerar, ci ii permite intreprinzatorului sa anticipeze criza si surplusul de numerar.

Prin planificarea numerarului, intreprinzatorul este capabil sa utilizeze in modul cel mai eficient numerarul, sa acopere nevoile sezoniere de numerar, sa elaboreze un bun program de imprumut, sa intocmeasca un program eficient de rambursare a datoriilor, sa obtina fonduri pentru expansiune si sa planifice investirea surplusului de numerar.

In mod evident, intreprinzatorul nu-si poate permite sa piarda avantajul de a beneficia de planificarea fluxului de casa.

6.2.3. Gestionarea eficienta a fluxului de casa

Aproape fiecare intreprinzator are posibilitatea de a-si imbunatati situatia numerarului cu putine investitii sau chiar fara investitii. Solutia consta in evaluarea obiectiva a politicilor financiare ale firmei, studiind aspectele negative din evolutia numerarului. Firmele tinere nu-si pot permite sa risipeasca resurse si in special una care este vitala - numerarul. Prin concentrarea eforturilor de control asupra domeniilor urmatoare, managerul poate obtine maximum de beneficii din rezervele de numerar.

a. Administrarea incasarilor si platilor. O firma trebuie intotdeauna sa-si accelereze incasarile si sa-si esaloneze pe un timp mai indelungat platile.

Incasarile. Intreprinzatorii descopera destul de repede ca orice client incearca sa-si amane cat de mult platile. Gestiunea eficienta a numerarului cere insa o colectare prompta a fiecarui leu obtinut din vanzari. In timp ce unele firme solicita clientilor plati in avans, cele mai multe acorda unele forme de credit. Elaborarea unui program activ de colectare a numerarului este deosebit de importanta pentru gestionarea soldului de casa al firmei.

Prima etapa o constituie studierea atenta a clientilor inainte de a li se acorda creditul. Cheltuielile facute pentru studierea creditorilor sunt mult mai mici decat pierderile datorate eventualilor rau platnici.

Etapa urmatoare o reprezinta elaborarea unei politici de credit in scris si trimiterea ei fiecarui client pentru a cunoaste in avans termenele de credit ale firmei. In acest sens se va mentiona data facturii, termenele de plata, eventualele costuri aditionale. Intreprinzatorul trebuie sa trimita facturile imediat, deoarece clientii platesc arareori inainte de a primi notele de plata.

Intreprinzatorul trebuie sa actioneze prompt daca pentru un anumit cont se intarzie termenul de plata, deoarece cu cat durata este mai mare cu atat probabilitatea de colectare este mai redusa. El trebuie sa elaboreze un program de colectare a acestor conturi intarziate, daca este cazul.

Intreprinzatorii se pot baza pe o serie de tehnici de accelerare a incasarilor in numerar. Depunerea zilnica in banca a cecurilor clientilor si a chitantelor privind cartile de credit poate imbunatati soldul de casa al firmei. Unele banci permit depunerea chitantelor direct in conturile purtatoare de dobanzi. Altele ofera servicii de colectare prin cutii postale, clientii trimitand platile la o casuta postala indicata de banca. Aceasta colecteaza platile de cateva ori pe zi si le depoziteaza imediat in contul firmei. Procedura este eficienta daca dobanzile nu sunt prea mari.

Platile. Esalonarea platilor este la fel de importanta ca si cea a incasarilor, insa obiectivul este exact opus. Managerul trebuie sa esaloneze pe un timp mai mare platile, fara insa a influenta ratele de restituire a creditului firmei. Furnizorii pot solicita termene de plata anticipate care au un efect puternic asupra fluxului de casa. Intreprinzatorii trebuie sa-si programeze platile in asa fel incat sa fie in avantajul firmei. Gestiunea eficienta a numerarului presupune elaborarea unui calendar lunar de plata a datoriilor la timp pentru a obtine bonificatii pentru plati anticipate.

Un manager abil va negocia cale mai potrivite termene de credit cu furnizorii sai. Aproape toti furnizorii subventioneaza creditul comercial al clientilor lor si intreprinzatorul trebuie sa ia in considerare acest fapt. Totusi, deoarece creditul comercial este usor de obtinut nu trebuie abuzat de el pentru a nu pune firma intr-o situatie neplacuta. Unii intreprinzatori nu accepta creditul comercial de la furnizori, intrucat sunt in dificultati financiare. O astfel de atitudine poate ingreuna presiunea asupra soldului de casa.

Daca un intreprinzator nu are posibilitatea de a face platile, nu trebuie sa ii amane cu promisiuni pe furnizori, ci sa discute deschis situatia.

Intreprinzatorul poate sa-si imbunatateasca fluxul de casa prin propunerea platilor in numerar 'controlabile', astfel incat sa nu fie scadente la aceleasi termene.

Folosirea inteleapta a cartilor de credit ale firmei este o alta modalitate de esalonare a platilor. Totusi, intreprinzatorul trebuie sa evite cartile care maresc taxele de tranzactie.

b. Gestiunea eficienta a stocurilor. Pentru unele afaceri de mica anvergura, stocurile reprezinta o investitie importanta si pot avea influente asupra fluxului de casa. Stocurile suplimentare duc la o rata a venitului egala cu zero si restrictioneaza inutil numerarul. Evidentierea articolelor greu vandabile va da posibilitatea mentinerii unor stocuri reduse si va permite rotatia lor mai rapida. Chiar daca bonificatiile duc la costuri mai reduse ale stocurilor, achizitionarile masive pot influenta negativ numerarul disponibil. De fapt, 20% din stocurile obisnuite ale afacerilor au o circulatie rapida, astfel incat intreprinzatorul trebuie sa urmareasca in mod constant articolele cu miscare mai lenta. In sfarsit, programarea livrarii stocurilor la cele mai tarzii termene posibile previne plata prematura a facturilor.

c. Folosirea comertului de schimb (barter). Barterul este o modalitate eficienta de conservare a numerarului. Procedeu vechi, trocul si-a recastigat popularitatea recent, in conditiile de recesiune. Micile intreprinderi pot obtine si alte avantaje din practicarea barterului: neacoperirea pietelor datorita suprastocarilor; colectarea unor imprumuturi care nu ar mai fi putea fi recuperate; mentinerea contactului cu clientii potentiali de numerar; descoperirea a noi posibilitati de reclama. Practicarea barterului permite mentinerea profitabilitatii chiar in lipsa numerarului.

d. Investirea surplusului de numerar. Datorita variatiei incasarilor si platilor in numerar, o firma poate adesea dispune temporar de mai mult numerar decat are nevoie. Cand sunt in aceasta situatie, cei mai multi intreprinzatori ignora acest surplus deoarece nu sunt siguri cat de curand vor avea nevoie de el. Ei au senzatia ca un relativ mic surplus obtinut in cateva zile sau saptamani nu poate fi investit. Totusi, nu intotdeauna se intampla aceasta situatie. Intreprinzatorul care va investi imediat surplusul va descoperi repede ca acesta ii poate aduce un profit important.

Totusi, cand investeste surplusul, obiectivul intreprinzatorului nu trebuie sa fie castigul maxim (care, de regula, presupune si un risc maxim), ci va trebui sa aiba in vedere siguranta si lichiditatea investitiei. Necesitatea minimizarii riscului si accesul repede la numerar limiteaza optiunile de investitii ale intreprinzatorului.

e. Ajustarea cheltuielilor indirecte. Un nivel ridicat al cheltuielilor poate limita numerarul unei firme. Intreprinzatorii pot ajusta cheltuielile indirecte in diferite maniere. O posibilitate o constituie inchirierea, in loc de cumpararea unor bunuri. Prin inchirierea unor autovehicule, calculatoare, echipamente etc., se diminueaza cheltuielile indirecte aferente acestora.

O alta posibilitate o reprezinta evitarea cheltuielilor neesentiale. Prin evitarea unor echipamente de birou ostentative sau a unor masini luxoase care sa-i satisfaca vanitatea, intreprinzatorul poate utiliza mai eficient numerarul.

Controlul folosirii avansurilor si imprumuturilor este o modalitate de reducere a cheltuielilor indirecte. Intreprinzatorul trebuie sa acorde atentie numai acelor avansuri si imprumuturi care sunt necesare si trebuie sa tina evidente exacte ale platilor.

6.3. Analiza de deviatie. Pentru cei mai multi intreprinzatori, proiectarea fluxului de casa pentru un an le asigura un buget de lucru adecvat. Daca o proiectie a fluxului de casa nu garanteaza existenta unui buget corespunzator, totusi, un buget elaborat fara existenta unei astfel de proiectii nu este suficient de credibil.

Analiza de deviatie a bugetului este o metoda de control direct asupra modului de desfasurare a afacerii si nu trebuie ignorata , chiar si atunci cand lucrurile merg bine. Ea il ajuta pe intreprinzator sa-si diminueze costurile si sa-si mareasca profiturile si trebuie folosita cel putin o data pe luna pentru a fi eficienta. Daca exista mai multe proiecte, este bine sa se alcatuiasca bugete diferite si sa se faca analize deviationale pentru fiecare proiect. Fiind una din cele mai bune surse de informatii curente, analiza de deviatie reflecta ce componente ale afacerii sunt in afara controlului si care depasesc asteptarile. Structura formularelor privind analiza deviationala difera in functie de natura afacerii. Un posibil model de formular este redat in tabelul 4.

Coloanele care reflecta deviatia in cifre absolute (C) si relative (D) arata ce abateri si ce valori sunt semnificative. Orice abatere - fie pozitiva, fie negativa - trebuie analizata cu atentie si intelese cauzele ei. Daca deviatia este negativa, se vor lua masuri corective, iar daca este pozitiva se vor exploata performantele realizate.

Analiza de deviatie a bugetului fluxului de casa (I)

Tabel 4

Analiza de deviatie a fluxului de casa (II)

Tabel 5