Organizarea contabilitatii analitice a stocurilor

Organizarea contabilitatii analitice a stocurilor

In vederea asigurarii integritatii stocurilor, unitatile mari trebuie sa-si organizeze o contabilitate analitica a stocurilor. Unitatile mici si mijlocii care folosesc metoda inventarului intermitent in contabilitatea sintetica a stocurilor nu organizeaza contabilitate analitica a stocurilor.

Unitatile care folosesc metoda inventarului permanent in contabilitatea sintetica a stocurilor pot sa organizeze contabilitatea analitica folosind una din urmatoarele metode, in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii ale unitatii:[1]

metoda operativ-contabila (pe solduri);

metoda cantitativ-valorica (pe fise de cont analitice);

metoda global-valorica.

Metoda operativ-contabila (pe solduri)

Utilizarea acestei metode se bazeaza pe suprimarea fiselor de cont analitice pentru valori materiale de la compartimentul financiar - contabil si inlocuirea lor cu fise centralizatoare a miscarilor valorice pe grupe de bunuri. Aceasta metoda presupune evidenta miscarii stocurilor la contabilitatea materialelor numai in expresie valorica pe gestiuni, conturi de stocuri si grupe de bunuri. Suprimarea fiselor de cont analitice pe feluri de stocuri de la compartimentul financiar - contabil impune conducerea corecta, cu cea mai mare atentie a evidentei operative la locurile de depozitare.

Se presupune desfasurarea urmatoarelor activitati :

1) Evidenta cantitativa a bunurilor la locurile de depozitare, iar in cadrul acestora, pe categorii de stocuri, cu ajutorul fiselor de magazie. Fisele de magazie se intocmesc zilnic de catre magazioner, pe baza documentelor de intrare    (facturi, avize, note de receptie, bonuri de predare etc.) si a documentelor de iesire (bonuri de consum, bonuri de transfer-restituire, dispozitii de livrare etc.);

2) Preluarea documentelor de intrare-iesire in contabilitate. La cel mult o saptamana dupa inregistrarea lor in fisele de magazie, documentele se preiau in contabilitate, ocazie cu care se efectueaza controlul inregistrarilor din fisele de magazie. Preluarea documentelor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor;

3) Intocmirea registrului stocurilor la sfarsitul perioadei, in care se inscriu :

cantitatile de stocuri preluate din Fisele de magazie ;

valorile stocurilor calculate prin inmultirea cantitatilor cu preturile de facturare ;

totalurile valorilor pe pagini, pe grupe, subgrupe, magazii, conturi sintetice.

Valorile stabilite in registrul stocurilor se compara cu situatia din conturile    sintetice care se intocmesc de catre contabilitate. Se observa ca in cazul acestei metode, registrul stocurilor inlocuieste balanta analitica.

4) Pentru usurarea depistarii unor erori, la contabilitate se foloseste Fisa centralizatoare a miscarilor valorice pe grupe de bunuri.

Metoda cantitativ-valorica, pe fise de cont analitice

Dupa aceasta metoda, la locurile de depozitare se tine o evidenta cantitativa cu ajutorul formularului  Fisa de magazie  pe fiecare sortiment, iar la contabilitate se tine o evidenta cantitativ-valorica cu ajutorul formularului Fisa de cont analitic pentru valori materiale, tot pe fiecare sortiment.

Aceasta metoda presupune parcugerea urmatoarelor etape :

1) Inregistrarea cantitativa a intrarilor si iesirilor de stocuri in Fisele de magazie;

2) Preluarea documentelor de intrare si iesire de catre contabilitate pe baza Borderoului de predare a documentelor;

3) Inregistrarea documentelor in Fisele de cont analitice pentru valori materiale;

4) Verificarea concordantei inregistrarilor din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitice;

5) Verificarea concordantei inregistrarilor din fisele de cont analitice cu situatia din fisele de cont sintetice cu ajutorul Balantelor de verificare analitice;

Inregistrarile in Fisele de cont analitice pentru valori materiale se fac document cu document, pe baza documentelor de intare si de iesire a bunurilor stocabile in si din gestiune care au stat la baza inregistrarii in    Fisa de magazie.

Metoda global-valorica

Aceasta metoda consta in tinerea numai a evidentei valorice atat la nivelul gestiunii cu ajutorul Raportului de gestiune, cat si in contabilitate cu ajutorul Fiselor de cont pentru operatii diverse. Periodic, se face controlul concordantei dintre evidenta operativa cu cea din contabilitate.

Metoda global-valorica se utilizeaza, mai ales, in cazul marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile de desfacere a marfurilor cu amanuntul. Aceasta metoda se poate folosi si in cazul rechizitelor de birou, imprimatelor si a materialelor de ambalat. La locurile de depozitare se foloseste formularul numit Raport de gestiune care se completeaza numai valoric, pe baza documentelor de intrare-iesire a marfurilor si ambalajelor si respectiv pe baza documentelor de depunere a numerarului rezultat din vanzari in casieria unitatii sau direct in conturile bancare ale acesteia. La compartimentul financiar-contabil, contabilitatea se tine cu ajutorul Fisei de cont pentru operatiuni diverse. Controlul concordantei inregistrarilor efectuate la gestiuni si in contabilitate se face periodic prin punctajul valoric al documentelor inregistrate in cele doua evidente.

Este o metoda cu multiple avantaje mai ales din punct de vedere al reducerii volumului de munca.