PROIECTAREA DE DETALIU A NOULUI SISTEM

Proiectarea de detaliu a noului sistem

Necesitatea, obiectivele si continutul proiectarii de detaliu

Proiectarea de detaliu urmareste sa detalieze toate problemele incluse in faza de proiectare generala. Prin proiectarea de detaliu se urmareste realizarea unei succesiuni a prelucrariii datelor, structura fisierelor, necesarul de echipamente pentru fiecare procedura etc.

Proiectarea de detaliu are mai mult un caracter tehnic.

Prin intermediul acestei activitatii se urmareste construirea efectiva a noului sistem informatic si se caracterizeaza prin:

- desfasurarea in etape a proiectarii noului sistem;

- subordonarea obiectivelor sau scopurilor partiale ale fiecarei componente fata de obiectivul general al proiectului;

- rezolvarea fiecarei componente informatice de sine statatoare, dar urmarindu-se integrarea individuala la nivel global.

Obiectivele proiectarii de detaliu sunt urmatoarele:

Organizarea datelor in functie de necesitatile si de posibilitatile de expresie a acestora - datele se organizeaza in fisiere permanente, variabile si de stare si de manevra (de lucru) in raport de structura listelor de iesire, dar si in raport de posibilitatile tehnice pe care le ofera sistemul de calcul;

Analiza locului ocupat de date in cadrul sistemului global proiectat in faza anterioara - trebuie urmarit locul ocupat de date in raport de sursa datelor de intrare, de nivelul de prelucrare si de nivelul de sintetizare a datelor la iesirea din sistem. In raport cu aceste obiective, proiectarea de detaliu trebuie sa precizeze modul in care se realizeaza culegerea datelor primare, de modul in care se ordoneaza aceste date, modul in care se utilizeaza prin intermediul fisierelor, precum si operatiile la care sunt supuse fisierele care contin aceste date. Proiectarea de detaliu trebuie sa ofere raspuns cu privire la posibilitatile de integrare a culegerii si prelucrarii datelor tinand seama de locul si momentul de culegere, de echipamente necesare.

Optimizarea inregistrarii datelor pe suporturi tehnice in cadrul fisierelor si bazelor de date - pentru acestea se vor analiza capacitatile de stocare ale suporturilor de date; formatul optim si posibilitatile de inregistrare a datelor; calcularea necesarului de suport; activitatea fisierelor in functie de datele pe care urmeaza sa le contina; organizarea datelor in functie de tipul suport de date.

Optimizarea activitatii de prelucrare - presupune organizarea fisierelor in functie de tipul de acces permis de perifericele corespunzatoare; organizarea lantului de prelucrare astfel incat sa fie satisfacute toate cerintele de prelucrare ale utilizatorului, dar tinand seama de tehnica de calcul existenta, precum si de timpul prezent pentru realizarea obiectivelor generale ale sistemului global.

Optimizarea costurilor - se vor avea in vedere cele mai eficiente forme de culegere si prelucrare a datelor, precum si proiectarea unui lant de prelucrare a datelor, astfel incat sa ocupe cat mai putin timp in unitatea centrala.

Asigurarea securitatii si protectiei datelor, fisierelor si a programelor - aceste masuri de protectie trebuie luate atat fata de eventualele defecte, cat si fata de diverse intrari neautorizate in sistem.

6.2 Organizarea datelor

Unul din scopurile declarate ale proiectarii de detaliu il reprezinta asigurarea elementelor functionale ale SI, in special sub forma proiectarii structurilor de date, a modului de organizare.

Organizarea datelor trebuie privite din doua puncte de vedere:

organizarea datelor in functie de caracteristicile fizice ale suporturilor tehnice;

organizarea datelor in functie de caracteristicile functionale ale sistemului.

Primul punct de vedere presupune utilizarea fiecarui tip de suport tehnic, urmarind modul in care caracteristicile tehnice ale suportului tehnic se pot pune de acord cu multimea si structura datelor de intrare; alegerea sistemului optim de organizare a datelor pe suporturile corespunzatoare necesitatilor utilizatorului etc.

Printre cele mai utilizate suporturi tehnice ar fi: banda magnetica, discul magnetic, discul optic magnetic, discul optic (CD), discheta s.a.

Proiectarea fisierelor reprezinta organinizarea datelor din punct de vedere al criteriilor de exploatare (al caracteristicilor functionale) si presupune realizarea urmatoarelor activitati:

definitivarea dictionarului de date si a gruparii datelor in fisiere de baza;

proiectarea structurii articolelor sau inregistrarilor logice;

alegerea modului de organizare a fisierelor de baza si a suporturilor;

calculul necesarului de suport tehnic pentru fisierele de baza;

definitivarea masurilor de protectie si de securitate a fisierelor de baza.

definitivarea dictionarului de date si a gruparii datelor in fisiere de baza are in vedere transpunerea nucleului informational definit in cadrul proiectarii generale intr-o forma sistematica, prin atribuirea unor indicatori, stabilindu-se modul de reprezentare si conditiile de validare pentru fiecare data de intrare. Totodata se vor definitiva fisierele permanente, variabile si de stare;

proiectarea structurii articolelor sau inregistrarilor logice are in vedere definitivarea listei cu campurile de date din fiecare fisier de baza (F7) astfel incat sa fie precizate pentru fiecare camp, tipul si limbajul acestuia, modul de reprezentare etc. Inventarierea tuturor acestor campuri descrise in formlarul F7 se va face prin intermediul formularului F6.

alegerea modului de organizare a fisierelor de baza si a suporturilor presupune utilizarea stocarii fizice a articolelor din fisiere prin utilizarea celor mai adecvate metode de organizare si de acces in functie de suportul tehnic ales.

Tipurile de organizare a fisierelor sunt in general valabile pentru toate tipurile de calculatoare, dar exista si particularitati de la un calculator la altul sau de la un limbaj de programare la altul.

n legatura directa cu modul de organizare a fisierelor sunt modalitatile de acces la datele memorate. Alegerea modului de organizare a datelor in fisiere se face tinand seama de urmatoarele criterii:

- gradul de utilizare a fisierelor, care se calculeaza ca un raport dintre numarul articolelor consultate si numarul articolelor stocate inmultit cu 100;

- indicele sau gradul de actualizare al fisierelor, care se calculeaza raportand numarul articolelor actualizate la numarul articolelor stocate in cadrul fisierului inmultit cu 100;

- modul de prelucrare si conditiile de utilizare;

- volumul fisierelor.

Utilizarea fisierelor sau a bazelor de date presupune o corelare permanenta intre operatiile de pregatire a datelor in vederea prelucrarii (actualizarea, sortarea etc.) si oparatiile de prelucrare propriu-zisa. De aceea, alegerea modului de organizare a datelor se va face si in functie de configuratia de sistem disponibila si, de asemenea, de complexitatea operatiilor de prelucrare, de viteza cu care trebuie obtinute informatiile etc.

calculul necesarului de suport tehnic pentru fisierele de baza presupune stabilirea numarului de volume fizice pe fiecare tip de support in functie de volumul de date de stocat, dar si metodele de organizare si de acces la datele stocate.

Utilizarea acestor suporturi de date in concordanta cu volumul de date stocate nu trebuie sa duca la neglijarea necesitatii de suport pentru diverse operatiuni de manevra. Determinarea necesarului de suport serveste de asemenea si pentru calculul timpului de ocupare a sistemului cu operatii de intrare - iesire;

definitivarea masurilor de protectie si de securitate a fisierelor de baza.

Desi masurile de protectie si securitate a datelor si fisierelor s-au luat in faza de proiectare generala, in faza de proiectare de detaliu se definitiveaza aceste masuri, respectiv se stabileste ansamblul de metode utilizate pentru prevenirea accesului neautorizat la continutul fisierelor. Masurile de protectie a fisierelor se pot referi fie la toate operatiunile privind lucrul cu fisierele, fie numai pentru anumite operatiuni (doar citire, doar scriere etc.), existand posibilitatea de a se schimba cheile de protectie, fie prin intermediul sistemului, fie de catre programator.

Printre tehnicile de protectie a fisierelor se pot aminti:

1) validarea programelor si datelor;

2) controlul accesului utilizatorilor;

3) utilizarea programelor de depistare a virusilor si de devirusare;

4) salvarea;   

5) restaurarea ;

6) duplicarea;

7) jurnalizarea;

8) utilizarea fisierelor diferentiale;

9) utilizarea punctelor de reluare;

10) codificarea datelor si programelor.

Validarea programelor si datelor - aceasta trebuie executata inainte de introducerea acestora in procesul de preluare propriu-zis. Validarea programelor se executa inainte de utilizarea pentru prima data a programului respectiv, iar validarea datelor se executa de fiecare data inainte de introducerea lor in procesul de prelucrare;

Controlul accesului utilizatorilor - presupune existenta unui program special destinat acestei actiuni si care trebuie sa se afle permanent in memoria interna a calculatorului. Controlul accesului presupune 3 activitati:

a) identificarea utilizatorului;

b) autentificarea utilizatorului;

c) autorizarea utilizatorului.

Utilizarea programelor de depistare a virusilor si de devirusare - virusul e un program care patrunde peste programele sau datele proprii in scopul de a le sterge sau a le modifica, de a le cripta, de a distruge memoria interna sau a hard-discului etc. Majoritatea acestor virusi are proprietatea de a se reproduce si de a invada tot sistemul de operare, biblioteca de programe sau baza de date. Introducerea acestora in calculator se face prin intermediul supoturilor de memorie externa sau prin copierea neautorizata a unor programe de aplicatii sau a sistemului de operare. Noul sistem trebuie sa aiba la dispozitie in permanenta, programe de devirusare actualizate.

Salvarea - consta in crearea unora sau mai multor copii de siguranta pentru un anume program sau fisier sau pentru toate programele sau fisierele. Salvarea poate fi facuta la sfarsitul fiecarei prelucrari, la sfarsitul zilei sau dupa un anumit numar de instructiuni sau articole. Copiile pot fi pastrate in calculator sau pe suporturi de memorie externa, caz in care ele trebuie pastrate in locuri ferite, separate.

Restaurarea - e operatiunea inversa fata de salvare si permite reconstituirea fisierelor de baza pornindu-se de la ultima copie de sigurnta. Modificarile ultimelor momente ale crearii copiei de siguranta sunt pierdute si deci trebuie refacute.

Duplicarea - se refera la copierea fisierelor la intervale regulate de timp sub forma unor copii care pot lua direct locul fisierului sau al fisierelor distruse. Copiile sunt identice cu fisierele initiale atat din punct de vedere al organizarii cat si al suportului.

Jurnalizarea - se foloseste indeosebi in cadrul sistemelor interactive. In cazul aparitiei eveimentelor se reconstituie fisierul initial plecand de la fisierele de baza salvate periodic, la care se adauga actualizarile survenite de la ultima copiere si care sunt memorate in niste fisiere speciale de tip jurnal.

Utilizarea fisierelor diferentiale - prin aceasta metoda se memoreaza numai articolele din fisierul de baza care a suferit modificari. Fisierul de baza ramane nemodificat, iar consultarea lui pana la actualizare se face prin utilizarea fisierelor diferentiale.

Utilizarea punctelor de reluare - prin aceasta metoda se memoreaza numai datele prelucrate si rezultatul acesteia pana la un anumit punct, numit punct de reluare. El permite evitarea reconstituirii intregului fisier sau a tuturor operatiilor de prelucrare in cazul unei intreruperi accidentale a prelucrarii. Punctul de reluare consta dintr-un ansamblu de date memorate inttr-un fisier special pe suport magnetic si care va cuprinde imaginea completa a memoriei interne alocata programului.

Codificarea datelor si programelor - consta in atribiurea unor simboluri pentru date, programe sau utilizatori. Aceasta presupune simpla inlocuire a caracteristicilor prin cifre, simboluri sau desene, sau poate presupune si o operatie de criptare a acestor elemente.

Atai n cazul utilizarii fisierelor, cat sI in cazul utilizarii bazelor de date trebuie realizate proceduri specifice care sa fie incluse in proiectul de detaliu. Astfel, in cazu lin care se utilizeaza pachete de programe destinate crearii si actualizarii bazei de date, activitatea de proiectare de detaliu trebuie sa tina seama si de particularitatile acestui sistem. De asemenea e posibil ca proiectantul de sistem sa realizeze si alte programe de aplicatii distincte de cele oferite de pachetele de programe ale sistemului general.

6.3. Organizarea prelucrarii datelor in cadrul proiectarii de detaliu

Obiectivul principal al organizarii prelucrarii datelor in aceasta etapa il constituie proiectarea lantului general al prelucrarii, adica stabilirea succesiunii operatiilor de transformare a datelor de intrare in informatiile de iesire.

Punerea in corelatie a informatiilor de iesire ce trebuie obtinute cu datele de intrare continute de fisierele permanente, variabile sau de stare, permite stabilirea succesiunii prelucrarii datelor. Acest lucru permite de asemenea defalcarea aplicatiilor in proceduri, iar pentru fiecare procedura se poate stabili cu exactitate care sunt programele necesare acestei prelucrari.

Proiectarea de detaliu are scopul de a preciza modalitatile practice prin care sa se asigure functionalitatea sistemului la nivelul conditiilor impuse de prelucrarea automata. De aceea trebuie stabilit un algoritm general al aplicatiilor.

Pregatirea tratarii acestor aspecte premerge operatiei de programare care va reprezenta legatura intre conceptia proiectului informatic si finalizarea acestei conceptii in practica.

La nivelul aplicatiei, proiectarea de detaliu trebuie sa precizeze urmatoarele elemente:

organizarea de sistem a aplicatiei;

structura fisierelor proiectate la nivelul sistemului si utilizabile pana la nivelul aplicatiei;

modul deinregistrare a datelor in baza de date a sistemului proiectat.

Pornind de la aceste elemente se pot preciza urmatoarele obiective ale proiectarii de detaliu a aplicatiei:

organizarea lantului de prelucrare ca o structura adaptabila a proiectului general la specificul aplicatiei;

defalcarea aplicatiei in proceduri ( unitati de prelucrare );

diminuarea pe cat posibil a timpului de ocupare a sistemului in vederea reducerii costului prelucrarii.

n acest fel, proiectarea de detaliu a aplicatiei va urmari doua aspecte: cel tehnic si cel logic.

Proiectarea aplicatiei din punct de vedere tehnic are in vedere folosirea mijloacelor tehnice ale sistemului, folosirea optima a suporturilor de date si a configuratiei de sistem aleasa.

Aspectul logic urmareste fractionarea aplicatiei in componente, care sa duca in final la utilizarea la maxim a capacitatilor de prelucrare a sistemului de calcul, concomitent cu specializarea programarii la nivelul fiecarei proceduri.

Organizarea lantului de prelucrare trebuie realizata astfel incat sa cuprinda:

- iesirile proiectaten functie de cerintele utilizatorului;

- intrarile in cadrul aplicatiei;

- ordonarea proiectarii (stabilirea unei anumite succesiuni a operatiunilor care au loc).

Ordonarea prelucrarii la nivelul aplicatiei presupune urmatoarele categorii de operatii:

operatii de prelucrare preliminara;

operatii de prelucrare propriu-zisa.

n cadrul operatiilor preliminare se includ:

operatii de actualizare a fisierelor de manevra;

conversia datelor variabile pe suport cu viteza mai mare de citire sau servire;

pregatirea fisierelor de arhivasi actualizarea fisierelor de stare etc.

n cadrul operatiilor de prelucrare propriu-zisa se include operatiile de obtinere a situatiilor finale in raport de cerintele uitlizatorului.

Aceste operatii de prelucrare propriu-zisa trebuie sa aiba in vedere mai multe modalitati de prelucrare a datelor de intrare, si anume:

prelucrarea datelor aflate intr-o baza de date aplicand criterii diferite;

prelucrarea datelor aflate in diferite colectii de date ( baza de date ).

Defalcarea aplicatiei in componente se face in raport de mai multi factori:

complexitatea sistemului;

complexitatea algoritmului general al aplicatiei;

posibilitati diferite de configuratie sistem electronic ( capacitatea memoriei interne, timpul si nr. de periferice etc. );

sistemul de operare cu care e dotat sistemul de calcul;

restrictiile impuse de utilizatori cu privire la la termenul de obtinere a situatiei finale.

n raport de acesti factori, aplicatiile se detaliaza intr-un numar mai mic sau mai mare de proceduri.

Daca numarul procedurilor e mare atunci poate sa existe si o etapa distincta a proiectarii de detaliu a procedurilor. In aceasta situatie trebuie avute in vedere doua aspecte:

proiectarea structurala a procedurilor;

proiectarea functionala a procedurilor.

n cadrul proiectarii structurale trebuie identificate suporturile participante la prelucrare, precum si datele cuprinse in fisierele din lantul de prelucrare.

Din punct de vedere functional proiectarea de detaliu se refera la posibilitatile pe care le ofera programele in vederea realizarii efective a functionarii verigilor din lantul de prelucrare. Pentru aceasta trebuie puse in corelatie direct dispozitivele periferice, capacitatea memoriei interne si multimea datelor de intrare.

6.4 Organizarea programarii

Odata cu proiectarea de detaliu se realizeaza pregatirea sistemului in scopul exploatarii sale efective. In vederea acestui fapt trebuie realizate programele necesare care sa acopere toate solicitarile sistemului din punct de vedere logic.

Organizarea programarii e compusa din urmatoarele activitati:

1) analiza generala a aplicatiei;

2) alegerea limbajuluide programare;

3) elaborarea programelor propriu-zise;

4) testarea programelor si corectarea erorilor de programare;

5) elaborarea instructiunilor pentru operatorii de sistem.

Analiza generala a aplicatiei urmareste determinarea complexitatii algoritmilor de calcul si alegerea pe aceasta baza a limbajelor ce pot rezolva algoritmii respectivi. Totodata se efectueaza si un calcul al necesarului de periferice, se determina volumul de date de intrare si al datelor ce trebuie mentinute in memoria interna si se compara cu capacitatea memoriei interne disponibila. n acest fel se analizeaza modul in care se poate realiza asocierea diferitelor fisiere, a perifericelor ce trebuie folosite si se coreleaza cu modul de gestionare a fisierelor.

Cu aceasta ocazie se pot depista eventuale proceduri automate care se repeta si astfel pot fi inregistrate si catalogate in biblioteca de programe. Se depisteaza de asemenea modelul in care operatiile de inchidere sau deschidere a fisierelor se preteaza intr-o masura mai mare sau mai mica lantului de prelucrare.

Alegerea limbajului de programare se face in functie de posibilitatile oferite de fiecare limbaj, vis-a-vis de specificul datelor de prelucrat. Alegerea limbajului de programare trebuie sa tina seama de timpul de prelucrare a procedurilor si de cantitatea de memorie necesara, pentru rularea intr-un limbaj de programare sau altul. Exista situatii cand limbajul de programare devine o restrictie in proiectarea de detaliu, datorita faptului ca programatorul stapaneste doar un anumit limbaj. E necesar ca prin alegerea limbajului de programare sa se asigure o independenta cat mai mare intre procedurile de executat si organizarea datelor, astfel incat modificarile produse in organizarea datelor sa nu influenteze programele de aplicatii .

Elaborarea programelor propriu-zise presupune transpunerea logica a fiecarei proceduri in structura specifica limbajului de programare ales. Succesul acestei activitati depinde de gradul de cunoastere al specificului problemei,dar si de modul in care cei care elaboreaza proiectul au procedat la segmentarea lantului general de proiectare in module.

Testarea programelor si corectarea erorilor de programare presupune gasirea modalitatilor de verificare a corespondentei structurii programelor cu toate situatiile ce pot aparea la nivelul structurilor logice.

Corectarea erorilor se poate face fie prin modificarea unor instructiuni ale programelor fie prin elaborarea unor indicatii de operare pentru operatorii de sistem.

Elaborarea instructiunilor pentru operatorii de sistem presupune elaborarea pentru fiecare program a instructiunilor pe care trebuie sa le utilizeze operatorii de sistem privind incarcarea si rularea programelor, indicatii pentru interpretarea mesajelor de eroare furnizate de sistem si operatiile ce trebuie executate cu ocazia aparitiei mesajelor de eroare.

Capitolul 7

Implementarea sistemelor informatice

Aceasta etapa presupune introducerea in exploatare a sistemului informatic proiectat in fazele anterioare, tinand seama si de conditiile specifice ale beneficiarului. Implementarea incepe in momentul in care au fost testate individual toate componentele informatice, procedandu-se acum la asamblarea lor la nivelul fiecarei aplicatii si la nivelul intregului sistem informatic.

Implementarea are drept obiectiv testarea sistemului informatic proiectat, aducerea sa in stare de executie si realizarea efectiva a exploatarii.

Testarea presupune inlantuirea tuturor procedurilor prevazute in proiect. Acceptarea de beneficiar a solutiilor se face odata cu acceptarea raportului de implementare.

In cadrul implementarii se parcurg urmatoarele activitati:

asigurarea conditiilor necesare implementarii;

asigurarea procedurilor de conversie;

functionarea experimentala a noului sistem;

functionarea experimentala si verificarea performantelor noului sistem;

elaborarea rapoartelor de implementare - experimentare;

elaborarea documentatiei de realizare;

omologarea sistemului informatic proiectat.

In urma elaborarii si aprobarii raportului de implementare se incheie practic obligatiilor proiectantului fata de beneficiar pe linie de proiectare, ramanand sa acorde in continuare asistenta tehnica.

Implementarea se poate realiza in mai multe modalitati:

implementarea directa presupune inlocuirea brusca vechiului sistem cu noul sistem. Pentru beneficiar, aceasta poate prezenta dificultati din punct de vedere al adaptarii personalului existent la noile conditii de lucru.

implementarea paralela. Noul sistem poate functiona in paralel cu vechiul sistem pana cand personalul se adapteaza noilor conditii de lucru. Se face totodata testarea din punct de vedere practic a performantelor noului sistem. In intreprindere pot exista la un moment dat trei sisteme:

sistemul vechi (manual);

un sistem de tranzitie (de conversie);

noul sistem (automat).

Pentru a nu creste cheltuielile de implementare si de functionare a sistemului informatic, e recomandat ca functionarea in paralel sa nu depaseasca 6 luni.

implementarea treptata presupune ca introducerea noului sistem sa se faca pe componente. E recomandat pentru sisteme informatice complexe, in cadrul carora componentele au o relativa stare de independenta. Avantajul acesteia este faptul ca personalul se adapteaza treptat la specificul noului sistem.

implementarea unei aplicatii pilot. In cadrul vechiului sistem va functiona o aplicatie pilot din cadrul sistemului informatic, prin intermediul careia se va verifica functionarea acestuia.

Este necesar ca alegerea aplicatiei-pilot sa se faca pentru o activitate reprezentativa astfel incat generalizarea concluziilor pentru intregul sistem informatic sa nu atraga dupa sine dificultati in functionarea sa.

Indiferent de varianta aleasa, aceasta etapa este pretentioasa si la ea trebuie sa-si aduca aportul atat proiectantul cat si beneficiarul.

Proiectantul raspunde de fiabilitatea procedurilor si se ocupa de implementarea acestora.

Beneficiarul raspunde de realitatea si legalitatea datelor furnizate si de asigurarea conditiilor necesare implementarii.

Practic, implementarea reprezinta realizarea activitatii de introducere, testare, experimentare si functionare in conditii de maxima eficienta a sistemului informatic. In cadrul acestei etape, se urmareste definitivarea documentatiei de proiectare si de exploatare a noului sistem.

Cu ocazia implementarii proiectantul pune la dispozitia beneficiarului o documentatie structurata pe doua tipuri de documente:

documentatia de exploatare;

documentatia de realizare.

1) Documentatia de exploatare furnizeaza utilizatorului informatiile cu privire la folosirea procedurilor si este formata din trei componente:

a) manualul de prezentare, in care sunt infatisate caracteristicile, limitele si restrictiile noului sistem;

b) manualul de utilizare, care cuprinde proceduri specifice utilizatorului;

c) manualul de operare, in care sunt cuprinse, in special, indicatii pentru operatorii de sistem, in vederea derularii procedurilor automate.

a) Manualul de prezentare

Cuprinde conceptia generala a sistemului proiectat si se adreseaza conducerii unitatii beneficiare.

Un manual de prezentare contine in principal urmatoarele :

elemente de identificare: pagina de titluri si semnaturi, cuprinsul, baza legala a elaborarii proiectului, introducerea etc.;

obiectivele, performatele si limitele noului sistem;

categoriile de probleme abordate si domeniul de aplicare;

schema functionala a sistemului informatic;

locul sistemului in ansamblul sistemului informational al agentului economic (diagrama de relatii);

prezentarea iesirilor: tipuri de iesiri si modul de obtinere, lista iesirilor, exemple de iesiri semnificative;

prezentarea intrarilor: tipul de intrari si modul de completare, lista intrarilor;

structura datelor: solutia adoptata pentru organizarea si gestiunea datelor, schema de structura generala a bazei de date si a legaturilor intre fisiere;

schema generala a fluxurilor informationale in noul sistem

resurse necesare exploatarii sistemului informatic: configuratii de calcul, resurse umane, resurse financiare, alte resurse materiale auxiliare etc.;

conditii de implementare;

elemente de evaluare a sistemului informatic.

b) Manualul de utilizare.

Este intocmit pentru fiecare subsistem in parte si se adreseaza personalului implicat in utilizarea noului sistem la unitatea beneficiara. Instructiunile de utilizare se elaboreaza pe categorii de utilizatori (compartimente, persoane), iar gruparea pe aceste categorii se face de realizatorii sistemului informatic impreuna cu conducerea unitatii beneficiare.

Acest manual cuprinde :

elemente de identificare: pagina de titlu si semnaturi, cuprinsul, baza elaborarii, introducerea etc.;

proceduri manuale de codificare a datelor de intrare: structura codurilor pentru fiecare multime de date, graficul de implementare a codificarii, modul de intretinere a sistemului de coduri si responsabilitatile pe aceasta linie, listele de coduri si cifrele de control, legatura cu alte sisteme de codificare la nivel national sau international;

proceduri manuale de colectare si transmitere a datelor de intrare: prezentarea documentelor de intrare, a instructiunilor de completare, aprobare si verificare (se va anexa si cate un exemplar din fiecare document, completat cu date); instructiuni de stocare, arhivare, termene de pastrare, difuzare, distrugere; instructiuni de exploatare a procedurilor destinate preluarii in sistemul de calcul a datelor de pe documentele de intrare de catre utilizator; proceduri de control si corectie a datelor de intrare;

proceduri de utilizare si interpretare a iesirilor: lista iesirilor si prezentarea cate unui exemplar din fiecare situatie de iesire; instructiuni de interpretare si verificare; fluxuri de circulatie a rapoartelor de iesire, responsabilitati, periodicitate, termene; modul de difuzare, arhivare, perioada de pastrare;

proceduri speciale de conversie (valabile numai in etapa de implementare): lista procedurilor manuale si automate de conversie, descrierea fiecarei proceduri.

c) Manualul de operare

Cuprinde informatii cu privire la exploatarea efectiva a noului sistem prin intermediul sistemelor de calcul si se adreseaza personalului din unitatea de informatica.

Strucrura sa este urmatoarea:

elemente de identificare: pagina de titlu si semnaturi, cuprinsul, baza elaborarii, introducerea etc;

lista procedurilor automate si graficul de exploatare a acestora;

descrierea procedurilor de preluare, corectare, validare, stocare si transmitere a datelor de intrare;

descrierea tuturor procedurilor automate;

descrierea procedurilor de operare la calculator: operatii pregatitoare pentru efectuarea lucrarii, moduri de interventie in caz de incident, lista mesajelor aparute pe parcursul operarii si modul de actiune in fiecare caz, timpul de executie;

proceduri de control si transmitere a iesirilor: controlul formal si de fond al situatiilor de iesire, modul de corectare a erorilor si de reluare a executiei, termene de predare la utilizator, evidenta si responsabilitatile pentru aceste predari.

2) Documentatia de realizare se constituie ca o interfata intre proiectant si utilizator in scopul exploatarii curente, in care e prezentata conceptia si realizarea practica a componentelor informatice.

In urma omologarii noului sistem acesta este introdus in exploatarea curenta, proiectantul avand obligatia de a asigura in continuare asistenta tehnica necesara.

Beneficiarul e obligat sa respecte procedurile proiectate si sa depuna toate eforturile pentru eficientizarea in cel mai scurt timp a sistemului informatic.

Capitolul 8

Posibilitati de informatizare a contabilitatii

In vederea informatizarii activitatii de contabilitate, este imperios necesar a fi cunoscuta in detaliu acesta activitate, in varianta manuala, in vederea pastrarii procedurilor specifice, dar si a perfectionarii acestora si a surselor de date primare, prin simplificarea si perfectionarea documentelor primare sau oferirea de alternative de achizitie electronica a datelor.

Avand in vedere posibilitatile uriase oferite de tehnologia informatiei, de prelucrare si de comunicatie a datelor, se impune a fi realizat un sistem integrat de prelucrare a datelor la nivel de firma. Acesta presupune ca datele de intrare din firma sa fie culese o singura data, indiferent de sursa de provenienta, cat mai aproape de locul si momentul cand acestea au fost produse, iar prelucrarea lor sa se faca in toate modurile considerate utile, pentru a se obtine informatii necesare tuturor compartimentelor functionale, indiferent de treapta ierahica pe care se afla solicitantul informatiilor.

Astfel, la nivelul firmei trebuie aborata o solutie globala, sistemica, de tip TOP-DOWN, in vederea proiectarii sistemului informatic si in care activitatea de contabilitate, cu toate componentele ei, sa constituie un subsistem si care sa se integreze perfect cu celelalte subsisteme informatice, deja proiectate sau care urmeaza a fi realizate.

In principiu, metoda clasica de contabilitate neinformatizata respecta etapele prezentate in figura 8.1., care sunt urmatoarele:

tranzactiile economice genereaza documentele justificative, care sunt supuse analizei contabile;

articolele contabile obtinute in urma analizei sunt inregistrate in Registrul JURNAL;

pe baza jurnalului se intocmeste Registrul CARTEA-MARE;

pe baza datelor din balanta precedenta si a datelor din CARTEA-MARE se intocmeste balanta de verificare periodica;

la sfarsitul exercitiului financiar, pe baza datelor din Registrul INVENTAR, sunt realizate operatiile premergatoare intocmirii bilantului contabil, a contului de rezultat si a anexelor;

intocmirea documentelor de sinteza.

Fig. 8.1. Etapele prelucrarii datelor contabile

Aceste etape se regasesc in majoritatea metodelor si tehnicilor contabile practicate.

Aceste metode clasice de tehnica contabila prezinta atat avantaje, cat si dezavantaje.

Dintre avantaje se pot mentiona:

simplitate in etapa de documentare si de stabilire a faptelor de controlat;

coerenta in aplicarea prevederilor legale;

actualizarea periodica a conturilor;

existenta unui reper in activitatea de control (jurnal si balanta).

Dintre dezavantaje se pot mentiona:

probleme in diviziunea muncii dupa categoriile de jurnale;

repetarea unor inregistrari similare;

numeroase operatii de copiere;

posibilitati sporite de a gresi;

control intarziat fata de obtinerea manuala a balantei de
verificare.

Fata de aceasta metoda, un subsistem informatic al contabilitatii, va presupune parcurgerea urmatoarelor etape (figura 8.2):

Tranzactiile economice genereaza documente justificative, care sunt introduse in baza de date contabile, mai precis in Jurnal.dbf;

Dupa validarea acestora, se trece la realizarea procedurilor informatizate, cu respectarea logicii contabile, la incarcarea tabelei CarteMare.dbf;

Pentru toate aceste operatii se folosesc conturile specifice intreprinderii in discutie (prezentate in capitolele anterioare);

Validarea datelor va conduce la posibilitatea obtinerii la cerere a tuturor listelor si rapoartelor necesare.

Fig. 8.2. - Structura generala a unui subsistem informatic al contabilitatii

Principalele avantaje in favoarea informatizarii activitatii de contabilitate sunt urmatoarele:

se elimina posibilitatea aparitiei erorilor in urma operatiilor de copiere manuala;

are loc scurtarea timpului de prelucrare a datelor cu posibilitatea listarii la cerere a tuturor listelor;

se ofera posibilitatea efectuarii de simulari etc.

Din punct de vedere evolutiv, sistemele informationale de contabilitate informatizata au cunoscut 3 stadii de dezvoltare:

stadiul mecanizarii;

stadiul informatizarii punctuale;

stadiul integrarii tuturor aplicatiilor din domeniul contabilitatii, precum si cu alte aplicatii din celelate subsisteme informationale ale intreprinderii

Este deosebit de important sa se inteleaga faptul ca, intr-un mediu informatizat, arhitectura unui sistem informational contabil este cu totul diferita decat cea dintr-un mediu neinformatizat.

Din experienta intreprinderilor care au practicat prelucrarea automata a datelor in domeniul contabil, se contureaza mai multe structuri de sisteme informatice, din care se pot inspira si firmele din Libia.

Este important de stiut ca, in principiu, arhitectura sistemului informational contabil automatizat depinde de doi factori:

arhitectura sistemului informatic;

nivelul de organizare contabila.

Ambii factori mentionati presupun si eforturi financiare si umane diferite, ceea ce determina intreprinderile sa apeleze la variante de structurare a SIC in functie resursele financiare si umane de care dispun in acest scop.

Astfel, astazi exista urmatoarele arhitecturi de sisteme informatice contabile

Sistem informatic pentru contabilitate autonom.

Schema de ansamblu a unui asemenea sistem este cea prezentata in fig. 8.3..

Cele patru componente ce fac obiectul contabilitatii primare trimit informatiile sub format electronic sau sub forma de liste la Compartimentul Contabilitate, unde, impreuna cu operatiile diverse ale perioadei, sunt prelucrate si stocate in baza de date a compartimentului contabilitatii, din care, la cerere, se pot extrage informatiile solicitate de utilizatori.

Fig. 8.3 - Structura sistemului informatic autonom

2. Sistem informatic pentru contabilitate partial-integrat

Un asemenea sistem partial-integrat este specific tuturor intreprinderilor care au pornit pe drumul informatizarii si care, din motive financiare si/sau oganizationale, nu au reusit sa ajunga la stadiul de prelucrare integrata a datelor.

Arhitectura unui asemenea sistem este prezentata in figura 8.4.

Fig. 8.4. - Structura sistemului informatic partial-integrat

Sistem informatic pentru contabilitate integrat.

Intr-un sistem integrat, modulele contabile sunt dificil de localizat, deoarece ele se intrepatrund cu alte module specifice sistemului informational al intreprinderii, prin intermediul bazelor de date. Astfel, dupa o descriere completa a tranzactiei economice insotita de documentele justificative, in baza de date contabile apar automat inregistrarile specifice Jurnalului contabil. Concomitent, se incarca si celelalte tabele, din care ulterior se pot consulta datele pentru alte jurnale contabile (Jurnal de cumparari, Jurnal de vanzari, Balante analitice etc). In acest fel, un asemenea produs informatic, printr-o singura introducere a datelor primare, se asigura "materia prima" pentru toate subsistemele informationale ale intreprinderii, inclusiv cel contabil O particularitate pentru acest tip de prelucrare o constituie faptul ca nu se mai poate face o separare completa a documentelor justificative de alte documente referitoare la tranzactia economica derulata, ceea ce va impune proceduri de verificare si control (audit) mult mai complicate. Pentru a suplini aceasta lipsa, trebuie oferite explicatii suplimentare din punct de vedere contabil.

Arhitectura unui sistem informatic integrat pentru contabilitate este prezentata in figura 8.5.

Dintre cele trei arhitecturi prezentate mai inainte, organizarea partial-integrata si cea integrata constituie obiectivul oricarei firme, dar realizarea lor presupune si foarte multe eforturi de natura financiara si organizationala. Din tabelul 8.1 rezulta care sunt caracteristicile fiecarui tip de arhitectura in parte.

Fig. 8.5 Structura sistemului informatic integrat

Tabelul 8.1.

Descrierea arhitecturilor sistemelor informatice pentru contabilitate

Principalele caracteristici ale unui sistem informatic pentru contabilitate integrat sunt:

a. Inregistrarea unica si multidimensionala a evenimentelor, pentru o transpunere in termeni contabili si o informare ulterioara clara si completa. Pentru aceasta se utilizeaza o baza de corespondente contabile si de un set de proceduri ce se declanseaza in anumite conditii prin intermediul unui motor de interpretare inferentiala a evenimentelor.

Schema cadru de interpretare si inregistrare consta in parcurgerea urmatoarelor etape:

eveniment (data, explicatie, document);

analiza contabila (cont debitor, cont creditor);

interpretare contabila;

articol contabil;

inregistrare in jurnal.

b. Interdependenta intre contabilitatea financiara si cea de gestiune.

Aceasta interdependenta este normala pe relatia contabilitate de gestiune    contabilitate financiara, in sensul ca un fapt/eveniment in contabilitatea de gestiune este transmis automat contabilitatii financiare. Aceasta operatie de transmitere nu opereaza intotdeauna dinspre contabilitatea financiara spre cea de gestiune, spre exemplu, in cazul operatiilor diverse. In cazul produselor informatice pentru sistemul informatic pentru contabilitate partial-integrat exista o imbinare nesesizabila intre cele doua module. Acesta este motivul pentru care se mai numesc si programe informatice pentru gestiune si contabilitate. Schema cadru de lucru in SIC integrate se prezinta astfel:

Fapt economic Baza de date Baza de date contabila (contabilitate financiara si contabilitate de gestiune)

Din punct de vedere informatic consultarea datelor prelucrate integrat este posibila prin limbaje de interogare cu criterii deosebit de flexibile.

c. Interdependenta intre datele contabilitatii si datele celorlalte subsisteme informationale din intreprindere. O asemenea interdependenta este normala, ca urmare a descrierii multicriteriale a evenimentului;

d. O amplificare a riscurilor, ca urmare a complexitatii sistemului.

Prelucrarea integrata a informatiilor despre faptele economice
prezinta, pe langa avantaje, si dezavantaje, in sensul ca pentru sistemele informationale ale intreprinderilor mari este foarte dificil sa se
verifice si sa se controleze toate inregistrarile care au avut loc intr-o
perioada de gestiune. Cu alte cuvinte, cu cat un sistem informational
este mai mare, cu atat apar mai multe riscuri in prelucrarea integrata a
datelor. In plus, utilizarea de noi tehnologii informatice intr-un asemenea sistem atrage dupa sine posibilitatea aparitiei de noi riscuri, necunoscute pana acum din punct de vedere procedural si chiar necunoscute auditorilor. Multe societati mari din Franta si SUA (Credit Lyonnais, WorldCom, Enron) au recunoscut oficial ca una din cauzele esecului o constituie incapacitatea de a asigura un control intern si de gestiune eficient.

In aceste conditii, riscurile nerespectarii legislatiei in vigoare (cronologia si ireversibilitatea) sunt foarte mari, ceea ce conduce in mod automat la neindeplinirea celor trei scopuri ale contabilitatii. Cu alte cuvinte, de toate aceste riscuri trebuie sa se asigure auditorii de sisteme informatice pentru contabilitate. Pentru evitarea acestor riscuri, Consiliul National de Contabilitate din Franta a propus chiar modificarea planului contabil, in scopul asigurarii unei securitati si a unei fiabilitati a sistemului informatic pentru contabilitate, precum si a unui control eficient fara riscul de a impiedica progresul permis de aplicarea noilor tehnologii informatice. Iata cateva din aceste masuri propuse de CNC:

instaurarea de proceduri informatice de validare care sa nu permita modificarea sau stergerea unei inregistrari contabile;

instaurarea unei proceduri de inchidere periodica care sa nu permita adaugarea unei inregistrari, prin blocarea cronologiei;

autorizarea utilizarii unui document justificativ sub forma electronica, cu conditia existentei posibilitatii de listare oricand a acestuia, in forma clara si completa.

Ca o concluzie generala, se poate spune ca informatizarea activitatii din domeniul contabilitatii aduce o multime de avantaje, dar ea trebuie pregatita foarte bine, pentru ca realitatea datelor contabile sa nu aiba de suferit. Totodata, se face precizarea inca o data ca lucrarile necesare contabilitatii generale nu se pot obtine decat in contextul celorlalte lucrari contabile, respectandu-se principiile de functionare ale unui sistem integrat.