ANALIZA ECONOMICA SI CONTROLUL GESTIUNII STOCURILOR DE MARFURI SI AMBALAJE

1 Analiza economica a stocurilor de marfuri si ambalaje

Stocurile sunt cantitati de resurse materiale care se formeaza, depoziteaza si pastreaza intr-un anumit volum si o anumita structura pentru o perioada determinata de timp si cu un anumit scop. In cadrul societatilor comerciale stocurile au rolul de a sigura desfasurarea normala a activitatii de productie si desfacere. Fara stocuri nu se poate realiza folosirea capacitatii de productie si desfacere, nu pot fi satisfacute cerintele pietei.

Stocurile indeplinesc o functie "vitala" aceea de "decuplare", de "armonizare" a fluxului produselor alcatuit din aprovizionare, productie, pastrare, depozitare si vanzarea stocurilor sunt materializate in productie neterminata, produse finite, semifabricate, marfuri, ambalaje etc.[1]

Functia vitala a stocurilor nu justifica supradimensionarea lor, precum nici preocuparea pentru evitarea stocurilor prea mari nu trebuie sa duca la subdimensionarea lor.

Stocurile sunt un rau necesar, ele trebuie reduse dar nu pot fi anulate. Abaterile stocurilor in plus sau in minus de la necesitatilor reale au consecinte negative asupra eficientei activitatii.

Stocarea in cantitati mai mari mari sau mai mici, pentru perioade mai indelungate sunt mai scurte de timp depinde de o serie de factori care trebuie sa fie cunoscuti in timpul analizei. Acestia sunt: complexitatea sortimentului, frecventa cererii respectiv a livrarilor, cantitatea minima care poate fi livrata, caracterul sezonier al productiei sau cererii, proprietatile fizico-chimice ale marfurilor.

1.1 Principalii indicatori calculati cu ajutorul datelor privind marfurile si ambalajelor

Existenta in retea a unor stocuri regulatoare medii, corespunzatoare ca volum si structura nevoilor exploatarii, constituie dovada unei politici comerciale eficiente, fundamentata pe cunoasterea operativa a realitatilor intreprinderii. Un rol important in realizarea acestei cunoasteri revine si analizei economice orientate spre investigarea analitica a structurii, dinamicii stocurilor, a eficientei gestiunii lor.

Analiza stocurilor presupune operarea cu mai multe categorii de stocuri: stocuri active (finale sau medii), stocuri de siguranta si stocuri conjuncturale. Independent de indicatorii folositi, analiza stocurilor de marfuri si ambalaje are drept obiective principale: urmarirea dinamicii si structurii stocurilor; identificarea factorilor de influenta si a cauzelor care au determinat abaterea lor; analiza eficientei politicii de stocare si a implicatiilor ei asupra rezultatelor economico - financiare a intreprinderii.

Analiza dinamicii stocurilor, in corelatie cu motivele variatiei lor, implica realizarea unor comparatii, absolute si relative intre fluxul intrarilor si fluxul iesirilor de resurse ce fac obiectul stocarii sau urmarirea variatiei stocului initial.

Analiza dinamicii stocurilor de marfuri si ambalaje, in corelatie cu motivele variatiei lor, implica realizarea unor comparatii, absolute si relative intre fluxul intrarilor si fluxul iesirilor de resurse ce fac obiectul stocarii sau urmarirea variatiei stocului initial

Analiza modificarilor structurale ale stocurilor se poate realiza tinandu-se seama de ponderea diferitelor elemente de stoc in valoarea cumulata a stocului mediu, utilizandu-se pentru aceasta metoda ABC.

Analiza stocurilor medii prin intermediul factorilor de influenta si a cauzelor ce au determinat modificarilor se realizeaza plecand de la mai multe modele economice:

la nivelul produselor analiza factoriala a stocurilor medii () are la baza relatia:

, unde

- cifra de afaceri medie zilnica, pe componente de stoc;

v - durata de rotatie a stocurilor de produse;

la nivelul intreprinderii, unde gama sortimentelor este foarte mare, stocul mediu total ( ) se calculeaza dupa relatia:

, unde

- cifra de afaceri medie zilnica la nivel de intreprindere

- durata medie de rotatie a stocurilor

Eficienta politicii de stocare si a implicatiilor lor asupra rezultatelor economico - financiare ale intreprinderii necesita examinarea urmatorilor indicatori:

Viteza de rotatia a stocurilor (Vr), exprimata in zile, cu urmatoarea configuratie, in functie de factorii care influenteaza cifra de afaceri:

,

Viteza de rotatie a stocurilor exprimata in numar de rotatii (Vnr) cu urmatoarele configuratii:

;

In cazul stocurilor de marfuri, viteza de rotatie se determina dupa relatia:

, unde

structura vanzarilor de marfuri;

durata de rotatie specifica marfurilor implicate in calcul

Tabelul nr. - Elemente de calcul

, unde

structura vanzarilor de marfuri;

durata de rotatie specifica marfurilor implicate in calcul

Analiza in marimi absolute a vitezei de rotatie a stocurilor

zile;

I. zile;

II. zile;

zile

1.zile;

2.zile;

zile

Interpretarea rezultatelor:

Viteza de rotatie a stocurilor a crescut in perioada analizata, in medie cu 2,40 zile, reflectand o evolutie favorabila a indicatorului analizat in perioada considerata. Acest fapt, cu consecinte favorabile asupra situatiei financiare a intreprinderii, se datoreaza influentei urmatorilor factori:

Structura vanzarilor a exercitat influenta favorabila asupra indicatorului analizat, care a crescut cu 1,56 zile, datorita faptului ponderea produsului B (de la 46,6% la 48%) si D (de la 33,40% la 365) in totalul vanzarilor , produse care inregistreaza viteze de rotatie superioare vitezei medii de rotatie a stocurilor;

Duratele de rotatie individuale au avut influenta favorabila asupra indicatorului analizat care s-a majorat cu 0,84 zile, in special datorita duratelor de rotatie ale acelorasi produse, superioare duratei medii;

Modificarea stocurilor medii de produse a dus la diminuarea vitezei medii de rotatie a stocurilor cu 12,69 zile datorita faptului ca exceptie facand produsul A, toate celelalte produse au inregistrat cresteri de stoc. Aceste cresteri au fost mai mici pentru produsul B si D;

Vanzarile medii zilnice au contribuit la cresterea indicatorului analizat cu 13,53 zile, prin faptul ca a crescut valoarea vanzarilor medii zilnice pentru produsul B cu 14,28% si pentru produsul D cu 20%, produse care au in plus si o durata individuala de rotatie ridicata.

Concluziile analizei:

Caile care ar putea contribui la cresterea intr-o proportie mai mare a vitezei medii de rotatie a stocurilor sunt :

Incheierea contractelor de livrare a produselor cu clauze privind calitatea, cantitatea, pretul, termenele de livrare precis stabilite;

Urmarirea modului de respectare a clauzelor contractuale;

Orientarea intreprinderii catre cele mai avantajoase forme de decontare;

Organizarea rationala a transportului prin reducerea si eliminarea intreruperilor de activitate sau prin prelungirea termenelor de executie a unor reparatii la mijloacele de transport;

Cresterea nivelului calitativ al produselor.

Analiza economica a marjei comerciale

Marja comerciala (Mc) constituie diferenta dintre vanzarile de marfuri si costul de cumparare a marfurilor vandute in cursul exercitiului, fiind un sold specific intreprinderilor comerciale. In cazul intreprinderilor producatoare, aceasta marja vizeaza numai activitatea comerciala si constituie suplimentul de valoare adusa prin activitatea de comercializare, de aceea unii autori il considera ca fiind o valoare adaugata vanduta[3].

Analiza economica a marjei comerciale vizeaza urmatoarele aspecte:

analiza dinamicii si structurii marjei comerciale

analiza factoriala a marjei comerciale

Analiza dinamicii si structurii marjei comerciale (Mc) poate fi realizata in marimi absolute si relative, cu ajutorul modelelor de mai jos:

Mc = CA - Cc = CA - ( c + cha+)

= sau, =

CA - cifra de afaceri;

Cc - costul de cumparare al marfurilor vandute;

c - costul de cumparare (achizitie) al marfurilor;

cha - cheltuieli de achizitie aferente;

- variatia stocurilor

- rata marjei comerciale

Marja comerciala la nivelul intreprinderii, al grupelor de produse sau produselor se analizeaza factorial dupa modelul:

Mc = CA**; unde, =

- rata medie a marjei comerciale, in cazul in care indicatorul este calculat la nivel de intreprindere sau grupa de produse;

- structura vanzarilor pe produse sau grupe de produse;

- rata marjei comerciale individuale.

Situatia indicatorului marja comerciala a societatii este prezentata in tabelul nr.. Scopul analizei este de a reflecta in ce masura factorii care determina indicatorul marja comerciala influenteaza evolutia acestuia in anii 2002 si 2003.

Analiza in marimi absolute

92 - 90 = 2 milioane lei

I. = 840 - 1842 = -1002 milioane lei

II. = 1752 - 748 = 1004 milioane lei

= -1002 +1004 = 2 milioane lei

1.1516 - 484 = 1032 milioane lei

2.154 - 68 = 86 milioane lei

3.82 - 196 = - 114 milioane lei

1032 + 86 - 114=1004 milioane lei

Interpretarea rezultatelor analizei

Marja comerciala a inregistrat o crestere, in anul 2003 fata de anul 2002 de 2 milioane lei (2,22%), evolutie datorata influentei urmatorilor factori:

cifra de afaceri din vanzarea marfurilor s-a diminuat in perioada 2002 - 2003 cu 1002 milioane lei (54,44%), antrenand o reducere a marjei comerciale cu 1002 milioane lei (1113,33%);

diminuarea costului de cumparare al marfurilor vandute cu 1004 milioane lei (57,31%) a determinat o crestere a marjei comerciale cu 1004 milioane (1115,55%);

componenta costului de cumparare al marfurilor vandute s-a redus cu 1032 milioane lei (68,08%) influentand pozitiv indicatorul de analizat, care s-a majorat in aceeasi perioada cu 1032 milioane lei (1146,66%);

componenta cheltuieli de achizitie, prin diminuarea sa cu 86 milioane lei (55, 85%), a determinat cresterea marjei comerciale, in anul 2003 in raport cu anul 2002 cu 86 milioane lei (95,55%);

variatia pozitiva a stocurilor, respectiv cresterea lor cu 114 milioane lei (139,02%) a antrenat reducerea indicatorului marja comerciala cu 114 milioane lei (126,66%);

Concluziile analizei

Cresterea marjei comerciale in anul 2003 fata de anul 2002, a fost putin semnificativa. Acest fapt este in primul rand rezultanta modificarilor negative ale cifrei de afaceri, modificarea care a diminuat o parte din efectul pe care reducerea costului total de cumparare al marfurilor vandute a exercitat-o asupra indicatorului analizat. In consecinta pentru a imprima o evolutie ascendenta indicatorului marja comerciala trebuie avute in vedere masuri care ar avea drept consecinta cresterea cifrei de afaceri cum ar fi :

diversificarea gamei de marfuri oferite pietei, ca urmare a identificarii cererii de noi produse ;

dezvoltarea unei noi marci de produse, cu scopul unei mai bune identificari a lor de catre consumatori si pentru detasarea acestora de produse similare ale concurentilor;

cresterea in structura vanzarilor a ponderii marfurilor care asigura marje semnificative de profit;

imbunatatirea calitatii marfurilor comercializate si vanzarea lor la preturi accesibile consumatorilor;

diminuarea costurilor totale de cumparare a marfurilor.

Controlul gestiunii stocurilor de marfuri si ambalaje

Contabilitatea trebuie sa asigure informatii reale asupra activitatii societatii comerciale. Una din conditiile fundamentale ale realizarii acestei cerinte o reprezinta concordanta deplina care trebuie sa existe datele inregistrate in conturi si realitatea obiectiva din intreprindere.

Mijlocul principal sau procedeul contabil prin care se constata realitatea economica si compararea datelor obtinute pe aceasta cale cu cele aflate in contabilitate il reprezinta inventarierea.

2.1 Inventarierea - definitie si sfera de cuprindere

Inventarierea generala a patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta si starea tuturor elementelor de activ si de pasiv, cantitativ - valoric sau numai valoric, aflate in patrimoniul unitatii la data la care se efectueaza[5]. Este lucrare pregatitoare intocmirii conturilor anuale prin care se stabileste situatia reala a patrimoniului fiecarei unitati si cuprinde toate elementele patrimoniale, precum si bunurile sau valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane fizice sau juridice, in vederea intocmirii bilantului contabil. Cum bilantul contabil "trebuie sa dea o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor obtinute" , acest lucru nu se poate realiza fara sa se efectueze inventarierea generala a patrimoniului.

Constatarea elementelor patrimoniale existente se face prin cercetare directa (numarare, cantarire, masurare, dupa caz) pentru bunurile corporale si, pe baza de acte justificative, registre sau confirmari ale tertilor, pentru bunurile necorporale.

Cercetare directa consta in examinarea si observarea nemijlocita, pe teren a bunurilor sau operatiunilor supuse inventarierii. Cercetarea directa se utilizeaza in toate cazurile in care se impune cunoasterea nemijlocita a starii de fapt, din diferite sectoare. Subestimarea cercetarii directe in munca de inventariere inseamna a da acesteia un caracter formal, desprins de realitatile din unitatea supusa inventarierii generale a patrimoniului sau.

In calitatea sa de procedeu al metodei contabilitatii si de tehnica de control faptic, inventarierea, in general si cea generala a patrimoniului, in special, indeplineste trei functii[7]:

Functia de control a concordantei dintre informatiile furnizate de contabilitate si realitate. Oricat ar fi de riguros organizate transportul, depozitarea si manipularea bunurilor, oricat de bine ar fi tinuta contabilitatea elementelor patrimoniale, in anumite situatii pot aparea diferente intre soldurile scriptice si realitate. Datele furnizate de contabilitate au un caracter relativ datorita urmatoarelor aspecte:

a)      contabilitatea nu poate surprinde modificarile cantitative si calitative, produse in timpul transportului, manipularii si depozitarii bunurilor economice;

b)      in cadrul unor gestiuni pot sa aiba furturi, risipa si proasta gospodarire a unor sortimente de bunuri;

c)      unele date din documentele primare pot fi omise cu ocazia inregistrarii lor in contabilitate, inregistrate repetat sau inregistrate eronat;

d)      personalul care gestioneaza si manipuleaza bunurile poate da dovada de neglijenta sau nepricepere;

e)      la unele sortimente se pot crea stocuri fara miscare, greu vandabile sau de prisos;

f)       poate sa apara anularea unor comenzi datorita renuntarilor unor clienti, calamitati naturale sau cazuri de forta majora.

Functia de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului. Pe baza inventarieri se definitiveaza situatia neta a patrimoniului ca diferenta intre activele inventariate si datoriile inventariate.

Functia de calcul si evidenta a stocurilor, consumurilor si vanzarilor

Necesitatea inventarierii se face simtita in doua momente: in cursul exercitiului pentru controlul gestiunilor si la inchiderea exercitiului pentru stabilirea situatiei patrimoniale reale si in vederea evaluarii marfurilor si ambalajelor.

Rolul inventarierii, in cadrul actiunii de control gestionar, consta in stabilirea integritatii patrimoniului, dar cu aceasta ocazie se pot realiza si alte obiective: cunoasterea fondului de marfa, a dinamicii si vechimii stocurilor

Reglementar[8], obligativitatea inventarierii generale obligativitatea inventarierii generale a patrimoniului, deci, inclusiv a stocurilor revine: regiilor autonome, societatilor comerciale, institutiilor publice, unitatile cooperatiste, asociatilor si celorlalte persoane juridice, precum si persoanelor fizice care au calitatea de comerciant, care au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul anului, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii sau incetinirii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:

a)      in cazul modificarii preturilor

b)     la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului sau a
altor organe prevazute de lege

c)      ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care pot
fi stabilite cert decat prin inventariere

d)      ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune

e)      cu prilejul reorganizarii gestiunilor

f)       ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora sau in
alte cazuri prevazute de lege

Obiectivul inventarierii poate fi reprezentat de: stocurile de marfuri si ambalaje aflate in stoc in unitatile operative ale intreprinderii; marfurile si ambalajele aflate la terti; marfurile aflate in curs de aprovizionare; marfurile apartinand altor persoane fizice sau juridice, primite in pastrare sau in custodie, spre vanzare in comision

Inventarierea generala a patrimoniului este o lucrare complexa care presupune parcurgerea mai multor etape:

a)      pregatirea inventarierii

b)     inventarierea propriu-zisa

c)      stabilirea, regularizarea si inregistrarea in contabilitate a diferentelor constatate la inventariere.

Pregatirea inventarierii stocurilor de marfuri si ambalaje

Pregatirea inventarierii este o etapa premergatoare inventarierii propriu-zise, de care depinde eficienta lucrarilor care vor urma. in cadrul acestei etape se iau o serie de masuri organizatorice si se executa unele lucrari cu caracter contabil.

In cadrul lucrarilor de natura organizatorica se pot mentiona:

Numirea prin decizie scrisa, data de administratorul societatii sau ordonatorul de credite, a unei comisii centrale de inventariere (daca este cazul) care va coordona comisiile de inventariere constituite in functie de numarul de gestiuni ce urmeaza a fi inventariate. Aceste comisii trebuie sa fie constituite din cel putin doua persoane.

La unitatile mici inventarierea poate fi executata de catre o singura persoana.

Prin unitati mici se intelege : "persoanele fizice care au calitate de comerciant sau societatile comerciale al caror numar de salariati este de pana la doua persoane iar valorile materiale care trebuiesc inventariate nu depasesc plafonul stabilit de catre administratorul societatii'.[9]

Din comisia de inventariere trebuie sa faca parte persoane cu pregatire corespunzatoare, economica si tehnica. Nu pot face parte din comisia de inventariere gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunilor respective.

Membrii comisiei de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine intemeiate si numai prin decizia scrisa a celor care i-au numit.

Pentru o buna desfasurare a operatiunilor de inventariere, administratorii, sau alte persoane care au obligatia gestionarii patrimoniului trebuie sa ia masuri in vederea crearii tuturor conditiilor optime de lucru comisiei de inventariere, cum ar fi :

organizarea depozitarii stocurilor grupate pe sortotipodimensiuni, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;

asigurarea personalului necesar pentru manipularea stocurilor care se inventariaza;

dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate pentru cantarire, masurare, cu mijloace de identificare (cataloage, mostre);

asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate a unor persoane competente din cadrul unitatii sau din afara acesteia care au obligatia sa semneze listele de inventariere pentru atestarea realitatii datelor inscrise in acestea.

dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;

dotarea gestiunilor cu randuri de incuietori diferite.

Comisia de inventariere trebuie:

a)      sa ceara gestionarului o declaratie scrisa din care sa rezulte daca : gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare; are in gestiune si alte bunuri ce apartin tertilor, primite cu sau tara documente; are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta; are valori nereceptionate sau livrate pentru care nu s-au intocmit documentele aferente; a primit sau eliberat valori materiale fara documente legale; detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa; are documente de primire-eliberare care n-au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

b)     sa identifice toate locurile unde exista valori ce urmeaza a fi inventariate;

c)      sa asigure in prezenta gestionarului inchiderea si sigilarea cailor de acces in
gestiuni, ori de cate ori se intrerup operatiile de inventariere si se paraseste
gestiunea;

d)     sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua
curenta, solicitand intocmirea monetarului (la gestiunile cu vanzare cu amanuntul) si depunerea acestuia la casieria centrala a unitatii;

e)      sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau cantarire
au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare;

f)       sa solicite o predarea la magazii si la depozite pe baza documentelor, a tuturor pieselor, ansamblurilor si agregatelor a caror prelucrare s-a terminat; colectarea din sectii sau ateliere a produselor reziduale si a deseurilor.

Lucrarile pregatitoare de natura contabila presupun[10]:

a)      asigurarea inregistrarii tuturor operatiunilor in contabilitatea sintetica, analitica si in evidenta operativa condusa in cadrul gestiunilor (fise de magazie, rapoarte de gestiune);

b)      verificarea exactitatii inregistrarilor prin confruntarea informatiilor din contabilitate cu cele din evidenta operativa si prin intocmirea balantelor de verificare sintetice si analitice;

c)      ridicarea de la gestiune a tuturor evidentelor operative si vizarea lor dupa ultima operatiune (fise de magazie, benzi de la casele de marcat, rapoarte de gestiune)

In faza de pregatire a inventarieri stocurilor de marfuri si ambalaje se emite "dispozitia de inventariere" care se inmaneaza comisiei. Ea contine gestiunea ce urmeaza a se inventaria, componenta comisiei, obiectul si perioada inventarierii.

Comisia opreste procesul circulatiei marfurilor in cadrul gestiunii, verifica aparatele de masura si cere gestionarului gruparea separata a marfurilor si ambalajelor dupa apartenenta, vechime, starea in care se afla.

Apoi verifica ultimele documente de miscare a marfurilor si ambalajelor si solicita gestionarului o declaratie de inventar, in care este specifica daca are in gestiune sau a eliberat marfuri fara documente, daca a inregistrat toate documentele in evidenta operativa, daca cunoaste existenta unor plusuri sau minusuri in gestiune.

Inventarierea propriu-zisa a stocurilor de marfuri si ambalaje

Constatarea si descrierea elementelor stocabile supuse inventarierii este etapa in care se efectueaza inventarierea propriu-zisa a stocurilor si se concretizeaza prin completarea listelor de inventar.

Procesul de inventariere a stocurilor se realizeaza la locurile de pastrare a acestora. Constatarile trebuie trecute in listele de inventariere separate pentru[11]: fiecare loc de depozitare; fiecare gestiune apartinatoare unitatii patrimoniale; fiecare categorie de stocuri din cadrul gestiunilor (in concordanta cu conturile contabile); stocurile aflate asupra angajatilor in momentul inventarierii (scule, unelte, cazarmament); stocurile care apartin altor unitati (in consignatie, spre prelucrare, in custodie); stocuri necorespunzatoare din punct de vedere calitativ, degradate; stocuri fara miscare, cu miscare lenta sau greu vandabile.

In cazul ultimelor doua categorii de stocuri se anexeaza la listele de inventariere o "Nota de constatare' din care vor rezulta cauzele nefolosirii bunurilor, caracterul si gradul deteriorarii si eventualele persoane vinovate.

Procesul de inventariere are o desfasurare complexa, fiind diferentiat si utilizand tehnici diferite, in functie de natura bunurilor, supuse inventarierii, asa cum se vede in tabelul nr.[12]

Tabelul nr.

Inventarierea stocurilor de marfuri si ambalaje se materializeaza prin inscrierea bunurilor in formularul "Lista de inventariere', in urma verificarii existentei fizice a fiecarui element de stoc inventariat, intocmite separat pentru marfurile cu miscare normala, lenta, nevandabile, apartinand patrimoniului sau unor persoane straine.

Listele se intocmesc in trei exemplare din care unul se lasa gestionarului, iar doua se preiau de comisie in vederea verificarii si certificarii preturilor unitare pentru fiecare sortiment de marfa si apoi a evaluarii stocurilor inventariate .

Se procedeaza apoi la totalizarea listelor de inventariere cu care ocazie se intocmeste o recapitulatie a listelor.

Stabilirea rezultatelor inventarierii stocurilor de marfuri si ambalaje

Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaza in mai multe etape[14]:

a)      confruntarea rezultatelor obtinute prin inventariere cu datele din conturile contabile;

b)      determinarea plusurilor si minusurilor si stabilirea naturii si cauzelor acestora;

c)      operarea compensarilor cu plusurile admise de normele legale in vigoare;

d)      determinarea perisabilitatilor (scazamintelor legale);

e)      stabilirea lipsurilor imputabile persoanelor vinovate. Propunerile cuprinse in procesul verbal de inventariere se prezinta in termen de 3 zile de la data incheierii inventarierii administratorului unitatii.

Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului juridic, decide in termen legal asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor in vigoare.

Gestiunile de marfuri reflectate cantitativ-valoric, pe feluri de marfuri sunt depozitele cu ridicata si depozitele de repartizare. Organizarea contabilitatii analitice permite controlul pe fiecare fel de marfa prin compararea stocurilor si soldurilor faptice din listele de inventar cu cele scriptice din fisele de cont.

Pentru marfurile la care se constata diferente se intocmeste "Situatia comparativa a diferentelor in gestiune". Aceasta cuprinde denumirea sortimentelor de marfa, unitatea de masura, pretul unitar, cantitatea si valoarea inscrise in contabilitate si cele faptice (constatate la inventar) precum si diferentele dintre ele: plusuri de inventar daca stocul si soldul faptic sunt mai mari decat stocul si soldul scriptic si/sau minusuri de inventar daca stocul si soldul faptic sunt mai mici decat stocul si soldul scriptic.

Compensarea plusurilor cu minusurile, se admite, cu aprobarea conducerii intreprinderii respectand legislatia in vigoare.

Conditiile ce trebuiesc indeplinite in cazul compensarii sunt:

a)      se compenseaza numai sorturi ale aceluiasi sortiment de marfa, usor confundabile intre ele;

b)      compensarile se fac numai pentru diferentele constatate in aceeasi gestiune;

c)      compensarile se fac pentru diferentele constatate in cadrul aceluiasi exercitiu.

Compensarea se face atat cantitativ cat si valoric. Limita de compensare o constituie cantitatea cea mai mica, indiferent ca este cu plus sau minus.

Metodologia de compensare: se ordoneaza pe de o parte marfurile la care s-au inregistrat plusuri, pe de alta cele la care s-au inregistrat minusuri in ordinea descrescatoare a preturilor. Compensarea porneste de la marfa cu pretul cel mai mare catre marfa cu pretul cel mai mic, pana se ajunge la limita cantitativa de compensat. Aceasta pentru a nu ramane necompensate marfuri cu pret mare care se pot inregistra ca perisabilitati, respectiv cheltuieli pentru intreprindere.

Deoarece in compensare intra marfuri cu preturi unitare diferite, pot rezulta: plusuri valorice cand cantitatea in plus intrata in compensare a fost epuizata, dar valoarea plusului nu; minusuri valorice, in situatia inversa.

Plusul valoric permite o recuperare a cheltuielilor cu marfa, iar minusul valoric se imputa gestionarului.

In urma compensarii pot ramane diferente cantitativ-valorice in plus si/sau in minus denumite diferente nete. Plusurile cantitativ-valorice se inregistreaza ca o intrare de marfa concomitent cu diminuarea cheltuielilor cu marfa. Minusurile cantitativ-valorice se regularizeaza in continuare prin inregistrarea de perisabilitati pe timpul pastrarii marfii.

Perisabilitatile sunt scazaminte normale ale marfii datorate proprietatilor fizico-chimice ale ei: scazaminte prin uscare; prin volatilizare; prin spargere. Se acorda numai pentru unele sortimente de marfa, se stabilesc separat pe grupe de marfuri, pe tipuri de procese in cadrul carora se constata (aprovizionare, pastrare, desfacere) si pe perioade ale anului.

Normele de pierderi sunt precizate sub forma unor cote procentuale maxime prin liste anexa la Hotarari ale Guvernului. Perisabilitatile se acorda in limitele prevazute dar nu mai mult decat minusurile constatate la inventariere.

Pentru determinarea perisabilitatilor pe timpul pastrarii marfurilor, normele de pierderi se aplica la volumul cantitativ sau valoric al intrarilor de marfa de la inventarul precedent pana la cel curent.

Cantitatea si valoarea perisabilitatii se suporta de intreprindere prin includere in cheltuielile cu marfa. Dupa scaderea perisabilitatii din diferenta neta se determina diferenta definitiva. De regula, aceasta se imputa gestionarului dupa evaluarea ei la pret de vanzare plus TVA.

Se mai poate suporta de intreprindere ca o pierdere peste normele legale, (cheltuiala nedeductibila fiscal) sau daca a fost provocata de calamitati.

in cazul gestiunilor colective, repartizarea valorii imputate pe fiecare membru al colectivului se face in functie de salariul realizat in ultimile trei luni si prezenta la lucru in intervalul de la inventarul precedent pana la cel curent a fiecarui membru din colectiv.

"Listele de inventar' si "Situatia comparativa' se trimit impreuna cu un exemplar al "Procesului - verbal de inventariere si control gestionar" la contabilitate pentru inregistrari in contabilitatea financiara (sintetica si analitica) si contabilitatea de gestiune interna.

Compensarea se inregistreaza in contabilitate astfel:

in evidenta operativa plusul cantitativ compensat se inregistreaza fisa de magazie in coloana de intrari in negru, iar minusul in rosu;

in contabilitatea analitica, cantitatile si valorile intrate in compensare se inregistreaza in fisele de cont cantitativ-valorice ale sortimentelor respective numai in debit; in negru cele cu plus, in rosu cele cu minus;

in contabilitatea sintetica se inregistreaza numai diferentele valorice: plusul valoric ca o intrare de marfa, concomitent cu diminuarea cheltuielilor cu marfa, iar minusul valoric ca o cheltuiala cu marfa. Recuperarea se face prin imputarea gestionarului.

Inventarul este folosit ca document cu forta probanta in justitie si constituie baza recuperarii prejudiciului cauzat. Pentru ca inventarul sa poata avea aceste functii, el trebuie sa indeplineasca o serie de conditii de forma si de fond.

Indeplinirea conditiilor de forma si de fond hotaraste masura in care se pune temei pe inventar ca mijloc de proba in practica judecatoreasca.

Valabilitatea inventarului poate fi contestata de gestionar sau de unitatea economica in anumite imprejurari, intre care: daca nu s-au respectat normele obligatorii in legatura cu aceasta operatiune si cu intocmirea documentului; cand gestionarul nu a luat parte efectiva la constatarea pe teren; cand se dovedeste existenta unor erori la inventariere; cand se dovedeste ca in contabilitate nu este reflectata situatia completa a intrarilor si iesirilor de bunuri materiale, pentru a putea servi la compararea cu constatarile de teren.[15]

De aceea, in activitatea de inventariere sunt necesare cunostinte complexe, din domeniul economiei, contabilitatii si al legislatiei economice in vigoare, in fiecare etapa de dezvoltare a economiei nationale.