CONTROLUL FINANCIAR PRIN INVENTARIERE

CONTROLUL FINANCIAR PRIN INVENTARIERE

Inventarierea este un ansamblu de operatiuni prin care se constata existenta elementelor de active si pasiv, cantitative si valoric sau numai valoric in patrimonial unitatii la data la care se efectueaza.Scopul principal al inventarierii este stabilirea situatiei reale a patrimoniului.

Inventarierea cuprinde:

• toate elementele patrimoniale
• bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice.

Situatiile in care se efectueaza inventarierea:Unitatile patrimoniale ( regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste)au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimonului.

• La inceputul activitatii, care are ca stop principal stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social.
• Cel putin o data pe an, de regula la sfarsitul anului, pe parcursul functionarii unitatii patrimoniale.Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula cu ocazia incheierii exercitiului financiar.In cazul agentilor economici cu activitate complexa, bunurile materiale pot fi inventariate si inaintea datei de 31 decembrie, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in bilantul contabil intocmit pentru anul respectiv.In situatia inventarierii, unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscribe in listele de inventariere actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din peritada dintre data inventarierii si 31 decembrie.

COMISIILE DE INVENTARIERE

Raspunderea pentru buna organizare a lucrurilor de inventatiere revine administratorului, ordonatorului de credinta sau altei persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului, care:

• Elaborarea si tranzmiterea comisiilor de inventarierea instructiuni scrise privind organizarea lucrarilor de inventariere, adaptate la specificul unitatii;
• Numeste, prin decizie scrisa comisiile de inventariere formate din cel putin doua persoane cu pregatire corespunzatoare tehnica si economica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale.Din comisiile de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective, cu exceptia unitatilor mici.La unitatile mici, persoanele fizice care au calitatea de comerciant sau asociatile comerciale al caror numar de salariuati este de pana la doua persoane, iar valorile materiale care trebuie inventariate nu depasesc plafonul stabilit de administratorii unitatii, inventarierea poate fi efectuate de catre o singura persoana.

In decizia de numire se mentioneaza:componenta comisiei, responsabilulul comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de incepere si terminare a operatiunilor.Comisiile de inventariere sunt coordonate de o comisie centrala care are ca sarcina sa organizeze, instruiasca, supravegheze si controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere.Inventarierea patrimoniului se poate efectua atat prin salariatii proprii cat si pe baza de contracte de prestari servicii incheiate cu persoane fizice sau juridice.

PREGATIREA CONDITIILOR NECESARE EFECTUARII     INVENTARIERII.

In vederea bunei desfasurari a operatiunilor de inventarierii, ordonatorii de credit sau alte persoane care au obligatia gestionarii patrimoniului trebuie sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:

• Organizarea depozitarii valorilor materiale grupate pe sortotipo-dimensiuni,codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft:
• Tinerea la zi a evidentei tehnic- operative la gestiunile de valori materiale si a celei contabile si efectuarea lunara a confruntarii datelor dintre aceste evidente;

Participarea la lucrarile de inventariere a intregii comisii de inventariere;

Asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire,masurare,etc.

Dotarea comisiei de inventariere cu mijloace thenice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;

Dotarea gestiunilor cu doua randuri de incuitori diferite.

Pt a asigurara inventarierea in mod corespunzator, comisia de inventariere are obligatia sa ia urmatoarele masuri organizatorice;

• Luarea declaratiei scrise de la gestionarul raspunzator de gestiunea valorilor materiale;
• Identificarea tuturor locurilor in care exista valori materiale ce urmeaza a fi inventariate;
• Sigilarea tuturor locurilor in care exista valori materiale, cu exceptia locului in care a inceput inventarierea si care se sigileaza numai in cazul in care se intrerup operatiile de inventariere si sepasaseste gestiunea.La reluarea lucrarilor se verifica daca siligiul este intact.In caz contrar se inticmeste proces verbal de desigilare;
• In cazul gestiunilor care folosesc metoda cantitativ-valorica
• Verificarea numarului din casa si stabilirea sumei incasarilor din ziua curenta;
• Se controleaza daca toate instrumentele si aparatele de masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare.

In cazul in care gestionarul lipseste se procedeaza astfel:

• Comisia de inventariere aplica sigiliul si comunica acesta conducerii unitatii patrimoniale;
• Conducerea unitatii incunostinteaza imediat in scris pe gestionar despre inventarierea ce urmeaza sa se efectueze indicand locul, ziua si ora fixate pt inceperea lucrarilor;
• Daca gestionarul sau reprezentantul sau legal nu se prezinta la locul, data si ora fixate, inventarierea se efectueaza in prezenta altei persoane numita prin decizie scrisa, care sa-l reprezinte pe gestionar.

Desfasurarea corespunzatoare a inventarierii presupune sistarea operatiunilor de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii, luanda-se masuri pentru a nu se stanjenii procesal normal de livrare sau primire a bunurilor. Daca operatiunile de predare-primire a bunurilor nu pot fi suspendate se stabileste o zona tampon in care sa se depoziteze bunurile primite in timpul inventarierii sau sa permita expedieri la clienti iar operatiunile respective se efectueaza numai in prezenta comisiei de inventariere, care mentioneaza pe documentele respective "primit sau eliberat in timpul inventarierii", dupa caz, cu evitarea inventarierii duble sau a omisiunilor.

Programul si perioada inventarierii se afiseaza la loc vizibil.

Obiectivele inventarierii si tehnici de efectuare

Obiectivele inventarierii :

stocuri faptice

bunurile aflate in embalaje originale intacte

lichidele a caror cantitate efectiva un se poate stabili prin transvazare si masurare, continutul vaselor stabilit in functie de volum,densitate, compozitie.

Materiale de masa a caror inventariere, prin cantarire si masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor.

Bunurile aflate asupra angajatilor la data inventarierii.

Bunurile cu grad mare de perisabilitate.

Bunurile apartinand altor unitati(inchiriere,in leasing,in custodie,cu vanzare in consignatie,spre preluare)

Creantele fata de terti

Disponibilitati aflate in conturi la banci

Disponibilitatetile in lei in valuta din casieria unitatii

Celelalte elemente patrimoniale, de activ si pasiv

Bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara miscare sau greu vandabile,comenzi in curs,abandonate sau sistate;creante si obligatii incerte ori in litigiu.

Terenurile

Cladirile

Imobilizarile necorporale

Imobilizarile necorporale si corporale in curs de executie

Produsele aflata in executie

Formularele cu regim special

Marcile postale si timbrele fiscale

Mod de inventariere :

Prin numarare, cantarire,masurare sau cubare

Se desfac prin sondaj

Se verifica prin scoaterea de probe din vase

Organoleptic, prin masurare sau probe de laborator cand se constata densitatea, compozitia si alte caracteristici ale lichidelor.

Se pot inventaria pe baza de calcule tehnice

Se trece in liste separate cu specificarea persoanelor care raspund de pastrarea lor;

Se evidentiaza pe formatii si locuri de munca si centralizat

Se compara cu datele din evidente thenic-operativa si din contabilitate.

Se inventariaza cu prioritate, fara a stanjani desfacerea imediata

Se inscriu in liste separate.Listele de inventariere pentru bunurile in custodie contin: = informatii cu privire la numarul si data actului de custodie si ale documentului de livrare. = alte informatii utile = se trimit si persoanei fizice sau juridice careia ii apartin bunurile;

Neconfirmarea presupune recunoasterea exactitatii datelor inscrise in listele de inventariere.= in caz de nepotriviri,unitatea detinatoare clarifica diferentele si comunica constatarilor persoanelor fizice sau juridice careia ii apartin bunurile.

Se verifica si confirma pe baza:= extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de clienti si furnizori. Confirmarea soldurilor pentru creante cu vechime mai mare de sase luni se face pe baza de adresa cu confirmare de primire;= punctajelor reciproce = conturilor sau deconturilor externe periodice comfirmate de partenerii externi.

Prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de banci cu cele din contabilitate.=se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunulor de incasari si plati privind exercitiul respectiv; = se confrunta soldurile din registrul de casa cu cele din contabilitate = se verifica realitatea soldurilor conturile respective; = pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare care dupa primirea confirmarii, se ataseaza la listele de inventariere.

Liste de inventariere separate.

Se inventariaza inaintea iesirii lor temporare din unitatea economica.

Se inventariaza = produsele care un au trecut prin toate fazele prelucrarii impuse de procesal tehnologic de productie; = produsele care,desi au fost terminate , nu au trecut toate probele de receptionare tehnica sau nu au fost completate cu toate piesele si accesoriile lor; = lucrarile,serviciile si studiile in curs de executie sau neterminate.

La asociatile de constructii-montaj ,in listele de inventariere a productiei neterminate se includ: = categoriile de lucrari si parti de elemente de constructii la care nu a fost executata intregul volum de lucrari prevazute in indicatoarele de norme de deviz = lucrarile executate,dar nereceptionate de catre beneficiar. Materiile prime,materialele,prefabricatele,piesele de schimb, semifabricatele,aflate la locurile de munca si nesupuse prelucrarii, nu se considera productie in curs de executie.Acestea se inventariaza separat si se repune in conturile din care provin, diminuandu-se cheltuielile,iar dupa terminarea inventarierii se evidentiaza in conturile initiale de cheltuieli.Inainte de inceperea inventarierii, productiei in curs de executie si a semifabricatelor din productia proprie este necesar: = sa se predea la magazii si la depozite,toate piesele,ansamblurile si agregatele a coror prelucrare a fost terminata; = sa se colecteze din sectii sau ateliere toate produsele reziduale si deseurile,intocmindu-se documentele de constatare; = sa se intocmeasca documentele de constatare si sa prezinte la control semifabricatele a caror utilizare este indoielnica.

Se inventariaza de catre unitatile patrimoniale furnizoare si se inscriu in liste separate de inventariere.

Se inscriu in liste de inventariere in ordinea codurilor.

Se inscriu in listele de inventariere la valoarea nominala cu exceptia timbrelor cu valoare filatelica.    

Stabilirea rezultatelor inventarierii

Stabilirea rezultatelor inventarierii presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

Confruntarea faptic-scriptic;

Stabilirea lipsurilor imputabile;

Compensarea lipsurilor cu plusurile constante;

Scazamintele legale.

Confruntarea faptic-scriptic - rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor costatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnic-operativa(fisele de magazine)si contabilitate.In cazul inventarului intermitent,stocurile fizice existente la inchisoarea perioadei de gestiune se stabileste fara a mai fi necesara confruntarea acestora cu stocurile scriptice, iar valorile materiale inventariate se evacueaza la pretul de inregistrare al ultimei intrari in gestiune. Pe aceasta baza se efectueaza corectarea cheltuielilor pe naturi.

Pentru stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la:

Controlul exactitatii stocurilor din fisele de magazn si a soldurilor din contabilitate pt bunurile inventariate.Erorile descoperite se corecteaza operativ;

Confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere, variata simplificata, cu evidente tehnic-operativa pentru fiecare in parte;

Preluarea pozitiilor cu diferente in lista de inventariere centralizata;

Obtinerea de catre comisia de inventariere a explicatiilor scrise, de la persoanele care au raspunderea gestionarii,pentru plusurile, lipsurile si deprecierile costatate, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriere a creantelor sau din alte cauze;

Stabilirea,pe baza explicariilor primite si a documentelor cercetate,a caracterului lipsurilor,pierderilor,pagubelor si deprecierilor constatate,precum si al plusurilor;

Elaborarea de propuneri privind modul de regularizare a diferentelor dintre datele din contabilitate si cele faptice,rezultate in urma inventarierii;

Inregistrarea, ca atare,in contabilitate,fara a se face compensarari ,a plusurilor si minusurilor rezultate in urma inventarierii,in vederea punerii de acord a evidentei contabile cu valorile inventariate.

Stabilirea lipsurilor imputabile - in cazul constatatii unor lipsuri imputabile,administratorii iau masura impunerii acestora la valoarea lor de inlocuire.

Pretul de inlocuire = costul de achizitie al bunului respectiv la data constatarii pagubei.

Costul de achizitie = pretul de cumparare practicat pe piata + taxele nerecuperabile,inclusiv TVA+cheltuielile de transport - aprovizionari+cheltuieli accesorii necesare pt punerea in stare de utilizare sau pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv.

In cazul bunurilor costatate lipsa ce urmeaza a fi imputate,care un pot fi cumparate de pe piata,valoarea lor de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv.

Compensarea lipsurilor cu plusurile constante- in cazul in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni,la stabilirea valorii debitului se are in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

Existenta riscurilor de confuzie intre sorturile aceluiasi material, din care cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior:culoare,desen,model,dimensiuni,anbalaj sau alte elemente.Listele cu sorturile de produse,marfuri,ambalaje si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratori, respectiv ordonatorii de credite.Listele sunt de uz intern:

Diferentele constatate in plus sau in minus sa primeasca aceasi perioada de gestiune si aceasi gestiune;

Lipsurile constatate la inventariere sa un provina din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorita vinovatiei persoanelor care raspund de gestiunea lor.

La stabilirea valorii de impunere nu se au in vedere provizionele pentru depreciere, constatate.Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate la sorturile supuse compensarii.Pot exista doua ipoteze:

Cantitatile stocurilor supuse compensarii,la care s-au constatat plusuri,mai mari decat cantitatile sortimentelor admise la compensarea la care s-au constatat lipsuri.In aceasta situatie se procedeaza la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei in plus incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute,in ordine crescanda:

Cantitatile sorturilor supuse compensarii,la care s-au constatat lipsuri,sunt mai mari decat cantitatea sorturilor admise ,la care s-au constatat plusuri.In aceasta situatie se procedeaza la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitatii care depaseste totalul cantitativ al plusurilor,incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute,in ordine crescanda.

Scazamintele legale - se aplica la valorile materiale la care sunt acceptate scazamintele.In cazul compensarii lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere scazamintele se calculeaza numai in situatia in care cantitatile lipsa sunt mai mari decat cele constatate in plus.

Cotele de scazaminte se aplica:

In primal rand,la valorile materiale la care s-au constatat lipsurile;

Daca in urma aplicarii scazamintelor respective mai raman diferente cantitative in minus,cotele de scazaminte se pot aplica si asupra celorlalte valori materiale admise in compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferente.

Normele de scazaminte nu se aplica anticipat,ci numai dupa constatarea existentei efective a lipsurilor si numai acestora. Normele de scazaminte nu se aplica automat., fiind considerate limite maxime.

Diferenta stabilita in minus in urma compensarii si aplicarii tuturor cotelor de scazaminte, reprezentand prejudicile pentru unitate,se recupereaza de la persoanele vinovate.Imputarea pagubelor constatate in gestiune se face la valoarea de inlocuire.Rezultatele inventarierii se inregistreaza in evidente tehnic-operativa si in contabilitate.Pe baza registrului-inventar si a balantei de verificare se intocmeste bilantul contabil, ale carui posturi trebuie sa corespunda cu datele inregistrate in contabilitate,puse de acord cu situatia reala a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului.

Formularea privind inventarierea patrimoniului

In general, formularele care se intocmesc cu ocazia inventarierii patrimoniului sunt:

decizia de inventariere;

declaratia de inventar;

procesal-verbal de sigilare;

lista de inventariere:

lista de inventariere pt gestiunile global-valorice;

lista de inventariere- varianta simplificata;

situatiile analitice distincte pe conturi sintetice;

extrasul de cont;

procesul-verbal privind rezultatele inventarierii;

nota explicativa;

decizia de imputare;

amgajamentul de plata;

Decizia de inventariere - se intocmeste de administratorul, ordonatorul de credite sau alta persoana care are raspunderea gestionarii patrimoniului,la solicitarea sefului comprtimentului de control financiar in conformitate cu planul semestrial de control aprobat de Consiliul de Administratie.

Decizia de inventariere se ataseaza la dosarul de control si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Declaratia de inventar - serveste ca declaratia scrisa a gestionarului raspunzator de gestiunea valorilor materiale si banesti,pe care o prezinta comisiei de inventariere.Se intocmeste intr-un exemplar,de gestionar,dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor materiale si banesti de catre raspunderea gestionarul sau,acolo unde nu este posibil inainte de inceperea operatiei de inventariere.

Din declaratie trebuie sa rezulte daca:

gestioneaza valori materiale si in alte locuri de depozitare;

in afara valorilor materiale ale unitatii patrimoniale respective, are in gestiune si altele apartinand tertilor,primite cu sau fara documennte;

are plusuri sau lipsuri in gestiune despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;

are valori materiale nereceptionare sau care trebuie expediate,pt care s-au intocmit documentele aferente;

a primit sau a eliberat valori materiale fara documente legale;

a detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiune sa;

are documente de primire-predate care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

In declaratia scrisa sa mentioneaza numarul si data ultimului document de intrare si iesire a bunurile in/si din gestiune.

Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea valorilor materiale si de catre comisia de inventariere,care atesta ca a fost data in prezenta sa.

Procesal-verbal de sigilare - comisia de inventariere are obligatia sa asigure incheirea si sigilarea,in prezenta gestionarului,ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea.Daca valorile materiale supuse inventarierii,gestionate de catre o singura persoana,sunt depozitate in locuri diferite sau cand gestiunea are mai multe cai de acces, membrii comisiei care efectueaza inventarierea trebuie sa sigileaze toate aceste locuri si caile de acces,cu exceptia locului in care a inceput inventarierea,care se sigileaza numai in cazul cand inventarierea nu se termina intr-o singura zi.

Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, caste,dulapuri,incuiate si sigilate.Sigiliul se pastreaza,pe durata inventarierii, de catre responsabilul comisiei de inventariere.La reluarea lucrarilor se controleaza daca sigiliul este intact.In caz contrar,acest fapt se comsemneaza intr-un proces verbal de desigilare,care se semneaza de catre comisia de inventariere si de catre gestionar,lundu-se masurile necesare.

Lista de inventariere - serveste ca:

document de baza pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale si a altor valori constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere numai a pozitiilor cu diferente;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate;

document pentru intocmirea registrului inventar;

document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri;

document centralizator al operatiunilor de inventariere.

Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare,de regula anual sau in situatiile prevazute de norme,de comisia de inventariere, pe gestiune,conturi de valori materiale,eventual grupe sau subgrupe,separat pentru valorile materiale si mijloacele fixe ale unitatii si separat pentru cele in custodie,aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii,primite pentru preluare.

Materialele,obiectele de inventar,produselor finite si ambalajele se inscriu in listele de inventariere pe feluri,indicandu-se codul,unitatea de masura, unii indici calitativi/ cantitativi.

Listele de inventariere se intocmesc separat pentru:

materi prime,materiale,prefabricate,piesele de schimb,semifabricatele aflate in sectiile de productie si nesupuse prelucrarii;

bunurile in custodie.In acest caz listele de inventariere trebuie sa contina pe langa elementele si data actului de predare-primire in custodie;

stocuri de valori materiale fara miscare,de prisos,de calitate necorespunzatoare,depreciate,fara desfacere asigurata.La listele de inventariere se anexeaza procesele-verbale in care se arata cauzele nefolosirii,caracterului si gradul deteriorarii sau deprecierii,cauzele care au determinat starea bunurilor respective,persoanele vinovate.

Lista de inventariere se semneaza de catre:

membrii comisiei de inventariere;

gestionar;sau gestionarii in cazul gestiunilor colective,cu mai multe schimburi;atat de persoana care preda gestiunea cat si de gestionarul care primeste gestiunea, in cazul predarii-primirii gestiunii.

Pentru stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la verificarea exactitatii inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate,a evaluarilor,calculelor si totalizarilor din contabilitate.Greselile descoperite se corecteaza inainte de consemnarea rezultatelor inventarierii.

Listele de inventariere circula la:

conducatorul compartimentului financiar-contabil,pentru a fi semnate,dupa care se emit comisiei de inventariere;

gestionarul,pentru semnarea fiecarei file, mentionand pe ultima fila a listei de inventariere ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa,ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea sa;

compartimentul financiar-contabil,pentru calcularea diferentelor valorice,semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic si verificarea calculelor efectuate;

conducatorul unitatii,impreuna cu procesul verbal al rezultatelor inventarierii,pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute;

unitatea careia ii apartin valorile materiale primite in custodie, pentru prelucrarea,in scopul comunicarii eventualelor nepotriviri;

Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice:are rol de stabilire a diferentelor valorice in plus sau in minus la gestiunile la care evidentiaza analitica a valorilor materiale se tine dupa metoda global-valorica.

Serveste ca document pentru:

inventarierea rechizitelor de birou, imprimante,materialelor destinate ambalarii,precum si pentru evidenta cartilor tehnice procurate din fondurile de productie;

inventarierea marfurilor si ambalajelor aflate in evidente cantitativ-valorica in unitatile cu amanuntul;

stabilirea minusurilor si plusurilor valorice in gestiunile inventariate;

intocmirea registrului inventar;

stabilitatea provizioanelor pentru deprecieri.

Se intocmeste in trei exemplare la locurile de depozitare pe gestiuni si conturi de materiale, marfuri si ambalaje.In cazul predarii-primirii gestiunii, listele de inventariere se intocmesc in cinci exemplare.Pentru bunurile deteriorate total sau partial, degradate,precum si pentru cele fara miscare sau care nu mai pot fi valorificate se intocmesc liste de inventariere separate.In listele de inventariere se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numarare,cantarire,masurare sau cubare.

Pentru bunurile aflate in ambalaje originale intacte,lichidele a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau marfurile in vrac a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective,in listele de inventariere se mentioneaza modul in care s-a facut inventarierea si datele tehnice care stau la baza calculelor.

Datele privind bunurile inventariate e inscriu in listele de inventariere imediat dupa determinarea cantitatilor inventariate, in ordine in care au fost grupate,tinand seama de dimensiunile si unitatile de masura cu care figureaza in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate.

Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere se face cu acelasi preturi folosite la inregistrarea bunurilor in cantabilitate.Valoarea de inventar se stabileste de comisia de inventariere.

Listele de inventariere se semneaza pe fiecare fila de catre:

membri comisiei de inventariere;

gestionari:gestionarii sau persoanele care au calitatea de gestionar,in cazul unei gestiuni colective,cu mai multe schimburi;atat de prersoana/persoanele care preda gestiunea cat si de gestionarul/ gestionarii care primaste gestiune, in cazul predarii-primirii gestiunii;

contabilul care tine evidente gestiunii.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea stocului faptic-valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate.In acest scop,se procedeaza la o verificare amanuntita a exactitatii tuturor evaluarilor,calculelor,totalizarilor si inregistrarilor din contabilitate si din evidenta de la locurile de depozitare.

Greselile identificate se corecteaza inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

Lista de inventariere-varianta simplificata - inventarierea faptica a patrimoniului unitatilor se materializeaza prin inscrierea cu cerneala sau pix,fara spatii libere si fara stersaturi, a valorilor inventariate in formula"Lista de inventariere-varianta simplificata" in urma verificarii existentei fizice a fiecarui bun inventariat.

Se intocmeste pe locuri de depozitare,pe gestiuni si pe categorii de bunuri.Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri,se intocmeste lista de inventariere distincta.

Lista de inventariere-varianta simplificata"serveste ca document pentru inventarierea elementelor patrimoniale aflate in gestiunea unitatii".

Situatii analitice distincte - pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori materiale se intocmesc situatii analitice distincte care se totalizeaza si prin care se justifica soldul conturilor sintetice respective.Aceste situatii se preiau in centralizatorul listelor de inventariere.

Extrasul de cont - serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare,precum si ca instrument de conciliere prearbitrala.Se intocmeste in trei exemplare, de catre compartimentul financiar-contabil al unitatii beneficiare,pe baza datelor din contabilitatea analitica:

Extrasul de cont circula:

conducatorul compartimentului financiar-contabil si la conducatorul unitatii emitente, pentru semnare.

Extarsul de cont se arhiveaza la : registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele petrimoniale de activ si pasiv,grupate in functie de natura lor,conform posturilor din bilantul contabil,inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.

Registrul-inventar serveste ca

document contabil obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor patrimoniului;

proba in litigiu

Se intocmeste intr.-un singur exemplar,la sfarsitul anului,fara stersaturi si fara spatii libere,pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si procesele verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

Registrul-inventar are urmatoarea structura:

numarul curent al fiecarei operatiuni inregistrate in registru,cronologic,de la deschiderea acestuia pana la epuizarea filelor sau incetarea activitatii;

obiectul inventarierii, respectiv a conturilor de valori materiale pe gestiuni,a conturilor privind debitorii, creditorii, provizioanele;

valoarea din contabilitate privind conturile supuse inventarierii;

valoarea de inventar a elementelor patrimoniale stabilita de membrii comisiei de inventariere

diferentele de evaluare de inregistrat,calculate ca diferenta intre valoarea contabila si valoarea de inventar;

cauzele diferentelor: deprecierii,dezasortarii,schimbarii structurii productiei.

Registrul-inventar se numeroteaza si snuruieste.Se parafeaza de catre organul fiscal teritorial la inceperea activitatii,la incetarea activitatii unitatii,precum si in cazul epuizarii filelor din acesta si deschiderii unui registru nou.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii - rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere,dupa confiscarea de catre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice,intr-un proces-verbal.

Procesal-verbal privind rezultatele inventarierii contine in principal, urmatoarele elemente:

data intocmirii;

numele si prenumele comisiei de inventariere;

gestiunea inventariata;

data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere;

rezultatele inventarierii

concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si minusurilor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea

volumul stocurilor depreciate,fara miscare lenta,greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintregrarii lor in circuitul economic;

propuneri de scoaterea din uz a obiectelor de inventar si declasarea sau casarea unor stocuri;

constatari privind pastrarea,depozitarea,conservarea,asigurarea integraritatii bunurilor din gestiune;

alte aspecte legate de activitate gestiunii inventariate.

Pentru elementele patrimoniale la care s-au constatat deprecieri,pe baza listelor de inventariere intocmite distinct,comisia de inventariere face propuneri privind constituirea provizioanelor pentru depreciere sau de inregistrare a unor amortizari suplimentare,acolo unde este cazul, aratand,totodata,cauzele care au determinat deprecierile respective.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de trei zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere,administratorului unitatii patrimoniale.Aceasta,cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al sefului compartimentului juridic,decide,in termen de cel mult cinci zile,asupra solutionarii propunerilor facute.

Nota explicativa - se solicita de organele de inventariere ori de cate ori se constata deficiente sau abateri care atrag masuri de sanctionare,disciplinare,contraventionale,materiale sau penale.

Se iau persoanele raspunzatoare de deficientele sau abaterile constatate precum si persoanele care pot aduce clarificari asupra imprejurarilor sau cauzelor care au condus la respectarea prevederilor legale.Se ataseaza la dosarul gestiuni inventariate si se arhiveaza la compartimentul verificari gestionare .

Decizia de imputare serveste ca:

documental de imputare a valorii pagubei produse de persoanele incadrate in munca;

titlu executoriu din momentul comunicarii;

documental de inregistrare in contabilitate

Decizia de imputare se intocmeste in doua sau mai multe exemplare,in functie de numarul persoanelor raspunzatoare pentru pagaba produsa,pe baza actelor de constatare.

Se vizeaza de persoana imputernicita sa execute controlul financiar preventiv si de compartimentul juridic si se semneaza de catre conducatorul unitatii.

Decizia de imputare circula la:

contabilul sef,pentru acordarea vizei de control financiar preventiv

jurisconsult,pentru avizarea asupra legalitatii si realitatii;

conducatorul unitatii,pentru a decide asupra imputarii valorii pagubei constatate,prin semnare

persoana raspunzatoare de paguba adusa unitatii,pentru semnarea de luare la cunostinta si de primire a deciziei de imputare.

Anganjamentul de plata serveste ca:

angajamente de plata a unei sume ce reprezinta o paguba adusa unitatii;

titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor;

titlu executoriu pentru executia silita, in caz de nerespectarea angajamentului;

Angajamentul de plata se intocmeste intr-un exemplar,de persoana care se angajeaza,in conditiile in care exista document din care rezulta pagube sau alte obligatii de plata.

Circula la persoane in fata carei s-a luat angajamentul.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.