Controlul intern

Controlul intern

finalitatea auditului intern

Controlul intern nu este o functie, ci un ansamblu de dispozitii, deci o stare; si nu am putea vorbi niciodata de 'Serviciu de Control Intern' fara a ajunge la un cotrasens. Daca exista un serviciu insarcinat sa aprecieze, sa judece controlul intern, ar trebui sa se numeasca 'Audit Intern'. Aceasta particularitate a conceptului a fost afirmata de altfel pe masura ce definitiile i-au precizat continutul.

'Controlul Intern reprezinta totalitatea masurilor de securitate care contribuie la detinerea controlului asupra intreprinderii. Are drept scop pe de o parte asigurarea protectiei, asigurarea patrimoniului si calitatea informatiei, pe de alta parte aplicarea instructiunilor conducerii si favorizarea imbunatatirii performantelor. Se manifesta prin organizarea, metodele si procedurile fiecarei activitati a intreprinderii, pentru a-i mentine perenitatea.

'Controlul intern cuprinde totalitatea sistemelor de control, financiare si de alta natura, implementate de catre conducere pentru a putea desfasura afacerile intreprinderii intr-o maniera ordonata si eficace, pentru a asigura respectarea politicilor de gestiune, pentru a proteja activele si pentru a garanta pe cat posibil exactitatea si stadiul complet al informatiilor inregistrate.'

'Controlul intern este format din Planurile de organizare si din toate metodele si Proceduri/e adoptate in interiorul unei intreprinderi pentru a-i proteja activele, pentru a controla exactitatea informatiilor furnizate de catre contabilitate, pentru a creste randamentul si a asigura aplicarea instructiunilor conducerii.

Definitiile variaza: 'dispozitive', ''mijloace', 'procedee', 'sisteme', dar nu sunt contradictorii in esenta. Ne putem da seama ca toate precizeaza de comun acord ca nu este vorba de o singura functie, ci de un 'ansamblu de dispozitive implementate de catre responsabilii de la toate nivelurile pentru a detine controlul asupra functionarii activitatilor lor'.

Pentru Anglo-Saxoni 'to control' inseamna in principal 'a detine controlul', si in al doilea rand 'a verifica', pe cand pentru tarile de limba franceza este invers. Asadar Controlul Intern trebuie sa raspunda la intrebarea 'ce se poate face pentru a detine un control cat mai bun asupra activitatilor?'. Si ne dam seama ca aceasta intrebare se adreseaza tuturor

Dincolo de aceste definitii cu caracter istoric, Controlul Intern se gaseste in centrul preocuparilor directorilor de toate apartenentele. Aceasta recastigare a interesului isi are originea intr-un ansamblu de fenomene din care putem preciza doua:

Complexitatea crescanda a intreprinderilor, dispersarea centrelor de activitate au dus la cresterea si dezvoltarea delegarii competentei, sigurul mijloc care permite responsabilului sa isi exercite prerogativele de la distanta si in totalitate, reunind competentele necesare printre delegatii sai.

In acelasi timp, s-a dovedit ca aceasta practica nu este lipsita de pericole si au aparut o serie de scandaluri financiare dovedind clar atat o pierdere a controlului conducerii asupra colaboratorilor sai, cat si o pierdere a controlului actionarilor sau autoritatilor de tutela asupra conducerii.

De unde rezulta ideea ca s-a incercat definirea regulilor esentiale care trebuie respectate pentru ca fiecare sa poata spera sa-si conduca activitatea in mod rezonabil.

Domeniul normativ nu a incetat sa se extinda: legi, regulamente, constrangeri profesionale, bugetare si sociale, limiteaza tot mai mult gestionarul printr-o retea de reguli ce trebuie respectate. in consecinta, ce se poate face pentru a fi la adapost de orice sanctiune si a veghea constant asupra esentialului ?

Specificul controlului intern in auditul intern

Poate fi apreciat sub trei aspecte:

dimensiunea culturala,

dimensiunea universala,

dimensiunea relativa.

o       Dimensiunea culturala

Auditorul intern care va aprecia Controalele Interne asupra functiei pe care o auditeaza nu poate face acest lucru decat implicandu-se in cadrul cultural al intreprinderii sale. Daca luam in considerare cele doua extremitati ale spectrului, putem defini, intr-adevar, doua categorii de organizatii:

Cele care sunt relativ recente si/sau in plina dezvoltare si pentru care preocuparile majore se traduc prin cucerirea pietei, de expansiune, dezvoltare a cifrei de afaceri. in acest tip de intreprindere, in care urgenta este regula, unde o ocazie pierduta poate avea efect asupra Rezultatelor, orice intarziere in efectuarea actiunii si in luarea deciziei trebuie redusa la minim. Se functioneaza deci cu un Control Intern lejer, putin limitativ, care asigura esentialul, dar care lasa suficienta flexibilitate pentru a permite actiunea rapida. in acest context auditorul este inspirat daca evita sa recomande proceduri lungi, organizari complexe sau sisteme de informatii prea greoaie. Asadar, este important sa cunoastem foarte bine cultura ambianta pentru a recomanda un control intern adaptat.

Dar trebuie de asemenea sa se asigure strictul necesar si sa se evite ca 'un Control Intern flexibil si lejer' sa se traduca prin 'insuficienta', adica ''absenta' controlului intern.

La polul opus, pentru intreprinderile complexe, ajunse la maturitate, ale caror riscuri sunt direct proportionale cu importanta afacerilor, se acorda suficienta atentie preciziei procedurilor, rationalismului organizarilor si exhaustivitatii informatiilor. Auditorul intern, care apreciaza Controlul Intern in acest context, trebuie sa-1 adapteze la dimensiunea culturala si sa recomande schimbarile si modificarile care vizeaza construirea unui ansamblu de dispozitive precise, complete, complexe.

o       Dimensiunea universala

Este clar: controlul intern vizeaza toate activitatile organizatiei, este construit cu aceleasi dispozitive, este apreciat cu aceleasi instrumente si cu aceeasi metoda in toate domeniile.Aceasta Universalitate a Controlului Intern are un ecou evident in universalitatea Auditului Intern, de vreme ce acesta din urma are drept finalitate aprecierea primului. Functionarea unei unitati de fabricatie intr-o uzina, serviciul de formare profesionala dintr-o intreprindere, departamentul de publicitate, gestionarea arhivelor sau functionarea Centrului informatic, toate sunt analizate de Controlul Intern, a carui implementare va permite un bun control asupra acestora, respectand obiectivele evocate in definitii.

o       Dimensiunea relativa

Dar aceasta incontestabila universalitate a principiului este insotita de o relativitate in aplicare. Controlul intern nu este un scop in sine. Sa spunem acest lucru nu rezolva nimic; trebuie denuntate practicile perverse, trebuie pusi la zid toti cei care realizeaza controlul intern doar de dragul de a face control intern. Ii cunoastem bine pe acesti distrugatori ai eficacitatii, care impiedica evolutia, indragostiti de detaliu si de stagnare: toti cei care aplica in mod inutil proceduri complicate, toti cei care infiinteaza organizatii exagerat de complexe, toti cei care ne coplesesc cu informatii inutile toti acestia fac control intern doar de dragul de a face control intern si facand acest lucru creeaza disfunctii, pierderi ale eficacitatii, stagnari costisitoare. Si, din acest motiv, in dimensiunea sa universala, controlul intern va avea o aplicare relativa. Si din acelasi motiv, un bun auditor intern va fi adesea cel care usureaza, faciliteaza si simplifica aprecierea critica pe care o va face controlului intern al fiecaruia. intr-adevar ar trebui sa spunem din nou ca, controlul intern nu este proprietatea nici a expertilor contabili, nici a comisarilor de conturi, nici a auditorilor interni: este proprietatea directorilor.

Obiectivele controlului intern

Controlul Intern participa la realizarea unui obiectiv general care poate fi divizat in obiective particulare. Obiectivul general este reprezentat de continuitatea intreprinderii in cadrul realizarii obiectivelor urmarite.

Obiectivele particulare se refera la:

securitatea activelor,

calitatea informatiilor,

respectarea directivelor,

optimizarea resurselor

o       Securitatea activelor

Primele enunturi ale regulii vorbesc despre 'protectia si aparare patrimoniului',Intr-adevar, un bur sistem de control intern trebuie sa vizeze conservarea patrimoniulu: intreprinderii. Dar notiunea trebuie extinsa si trebuie sa se refere nu numai la activele imobiliare de orice natura, stocurile, activele imateriale, dar si la alte elemente nu mai putin esentiale:

Oamenii, care constituie elementul cel mai pretios al patrimoniului intreprinderii; si regasim aici notiunea de risc, in sensul cei mai larg al termenului: securitate, risc social.

Imaginea intreprinderii care poate fi distrusa de un incident fortuit datorat unui slab control asupra operatiunilor ( accidentele, cunoscute de toti. de la care au prejudiciat grav societatile implicate).

In cele din urma, si pentru a fi completa, am putea adauga pe lista activelor care trebuie protejate in mod valabil de catre sistemul de Control Intern, tehnologia (atat tehnica cat si de gestiune) precum si informatiile confidentiale ale intreprinderii.

• Calitatea informatiilor

Imaginea intreprinderii se reflecta in informatiile pe care le ofera in exterior si care se refera la activitatile si la realizarile sale. Este necesar ca totul sa fie la locu1 lui pentru ca 'masina de fabricare a informatiilor' sa functioneze fara greseli si fara omisiuni.

Mai exact, aceste controale interne trebuie sa permita lantului de informatii sa fie:

• Fiabile si controlabile

Nu este suficient ca o informatie sa fie buna, in plus trebuie ca sistemul sa permita verificarea exactitatii sale. Astfel afirmam ca orice control intern trebuie sa fie prevazut cu un sistem de dovezi fara de care nu exista nici garantie, nici .justificare posibila. Pentru contabil acesta va fi sistemul de arhivare si de pastrare a documentelor, pentru responsabilul de fabricatie va fi inregistrarea temperaturilor, a presiunilor si a debitelor. 'Cutia neagra' a avioanelor raspunde vestei preocupari si este din acest punct de vedere - un element important al ontrolului Intern aplicat pentru verificarea informatiilor.

• Exhaustive

Nu serveste la nimic sa ai informatii exacte daca nu sunt complete. Ceea ce inseamna ca sistemul de control intern trebuie sa asigure calitatea inregistrarilor la originea datelor de baza si sa faca in asa fel incat toate elementele sa fie luate in considerare in timpul procesarii lor.

• Pertinente

Informatia trebuie sa fie mereu adaptata la scopul urmarit, altfel este inutila. In zilele noastre, bazele de date genereaza adesea fluxuri excesive de informatii o abundenta de bunuri care in cele din urma ne ingreuneaza munca si nu ajuta i. sporirea cunostintelor.

• Disponibile

Fiecare cunoaste exemple de informatii care sosesc prea tarziu sau care nu sunt usor accesibile. Si in acest caz controlul intern adaptat trebuie sa evite aceste situatii.

o       Respectarea directivelor

Este o notiune mai larga decat 'respectarea legilor, a regulamentelor si contractelor' Intr-adevar, directivele inglobeaza foarte firesc dispozitiile legislative si de reglementare, insa ele nu se limiteaza la legi, regulamente si contracte (pot exista dispozitive individuale sau conjuncturale). Or, dispozitivele de control intern trebuie sa faca astfel incat auditurile de conformitate sa descopere puncte slabe, erori sau insuficiente datorate nerespectarii instructiunilor. Motivele principale ale acestui fenomen pot fi foarte diferite: slaba comunicare, lipsa supervizarii, neclaritatea sarcinilor etc. in toate cazurile este vorba de calitatea Controlului Intern.

o       Optimizarea resurselor

Adica 'utilizarea economicoasa si eficace a resurselor'. Este al patrulea obiectiv permanent al Controlului Intern a carui luare in considerare este apreciata in auditurile de eficacitate. Mijloacele de care dispune intreprinderea sunt utilizate in mod optim? Are mijloacele necesare pentru a-si pune in aplicare politica? Acest imperativ, in sensul celei mai mari eficacitati, este un element important pe care Controlul Intern trebuie sa-1 ia in considerare pentru a permite ca activitatile intreprinderii sa creasca si sa prospere.

A indeplini aceste 4 obiective inseamna a face o alegere serioasa in privinta bunului control asupra activitatilor. In acest sens se poate spune ca cele patru obiective de control intern dau definitiei conceptului o dimensiune operationala.

Cu alte cuvinte, un dispozitiv de control intern trebuie sa fie conceput si organizat din doua puncte de vedere:

controlul intern al entitatii: care sunt regulile care guverneaza o 'organizatie' pentru a permite controlului intern sa se aplice si sa prospere.
Astfel se poate avea un bun control asupra entitatii.

de asemenea, in cadrul astfel definit, cum se va organiza fiecare pentru a-si
administra cat mai bine afacerile. Astfel se poate avea un controlul intern
consolidat asupra fiecarei activitati.