Copilul, rezerve si documente contabile obligatorii

Copilul, rezerve si documente contabile obligatorii

Obiectiv primar

Firma respecta prevederile legale in vigoare

Inainte de a incepe activitatea in detalia, auditorul trebuie sa se asigure ca intelege implicatiile examinarii Serale a situatiilor financiare (sectiunea B) si abordarea auditului (sectiunea F).

PROBE DE AUDIT CERUTE

Obtinerea unei situatii a capitalului social

Valoarea capitalului autorizat si a capitalului subscris trebuie prezentata cu acuratete. In cazul in care directorii sunt si actionari ai firmei respective, participarile acestora la capital trebuie prezentate in situatiile financiare.

Compararea soldului capitalului social si al rezervelor cu cele din exercitiul financiar anterior

Este important sa se reconcilieze miscarile in conturile de capital social, prime legate de capital, rezerve etc. din cursul anului si sa se confirme ca modificarile respective s-au facut conform legislatiei in vigoare, cu aprobarile de rigoare.

Verificarea miscarilor in conturile de rezerve

Variatiile soldului cumulativ al contului de profit si pierderi si ale oricaror alte rezerve trebuie justificate pe baza documentelor privind profitul castigat, realizat sau generat prin reevaluari si trebuie prezentate in conformitate cu standardele contabile. De asemenea, trebuie probate orice miscari determinate de plata dividendelor.

Obtinerea confirmarilor din partea clientului

In urma activitatii realizate conform punctelor 1 si 2 de mai sus, auditorul a controlat detaliile referitoare la membrii consiliului de administratie si la participatiile lor la capital (daca au asa ceva). Este important ca aceste detalii sa fie confirmate de client.

Aceasta cerinta este deosebit de importanta in cazul clientilor care nu {in o evidenta la zi a inregistrarilor contabile, asa cum a fost stabilita prin lege,

Analizati daca este necesar sa obtineti informatii despre societate din alte surse autorizate

Este esential ca informatiile prevazute prin statutul companiei, de exemplu capitalul emis, numele directorilor etc., sa concorde cu datele existente la Registrul Comertului.

Acest lucru este necesar in special in cazul care in auditul se desfasoara sub presiunea timpului, ceea ce poate insemna ca problemelor statutare nu li se acorda atentia cuvenita.

Confirmati ca registrele contabile sunt tinute la zi, conform prevederilor legale

In continuarea comentariilor de la punctele 4 si 5, este vital sa se tina o evidenta contabila la zi, conform prevederilor legale in vigoare.

In cazul in care anumite documente (contracte, procese-verbal, statut etc.) sunt tinute de terti, de exemplu de avocati, este necesar sa se obtina confirmarea acestora in scris privind detalii referitoare la registrele statutare ale firmei auditate.

Examinarea registrului de procese-verbale

Toate registrele cu procesele-verbale ale sedintelor consiliului de administratie si ale conducerii trebuie citite in detaliu, pe parcursul intregului exercitiu financiar.

Auditorul trebuie sa obtina si sa indosarieze copii ale proceselor-verbale referitoare Ia orice probleme relevante pentru audit, de exemplu obtinerea unui credit garantat cu active ale companiei - extrasele acestor procese verbale trebuie referentiate la alte documente justificative.

Obtineti procesul-verbal care justifica plata dividendelor

Este important ca plata dividendelor sa fie aprobata si sa se efectueze pe baze legale. Se pot distribui in mod legal profiturile din ultimul exercitiu financiar sau din cele anterioare, din care se intentioneaza sa se faca plata dividendelor?

Concluzie

Auditorul trebuie sa se asigure ca au fost citite si intelese concluziile, care sunt apoi semnate ca act doveditor ca auditul a fost incheiat.

Nu va limitati la citirea si la semnarea concluziilor.

RESPECTA FIRMA AUDITATA PREVEDERILE LEGALE IN VIGOARE?

Contu1 de profit si pierderi O

Obiective primare

S-au inregistrat toate veniturile din vanzari

S-au inclus si se analizeaza corect toate cheltuielile reale

S-au identificai elementele exceptionale

Inainte de a incepe activitatea in detaliu, auditorul trebuie sa se asigure ca intelege implicatiile examinarii generale a situatiilor financiare (sectiunea B) si abordarea auditului (sectiunea f).

Venituri din vanzari

PROBE DE AUDIT CERUTE

Sintetizarea veniturilor din vanzari aferente exercitiului financiar auditat

O parte esentiala a procesului de audit se concretizeaza in a avea evidenta modului in care s-au intocmit situatiile financiare auditate si in a obtine documentele prin care se pot justifica cifrele individuale. Veniturile din vanzari sau cifra de afaceri reprezinta o informatie extrem de importanta, care trebuie sa fie completa, precisa si sa nu fie supradimensionata.

Reconcilierea veniturilor din vanzarile la care se aplica TVA cu deconturile de TVA

Auditorul are nevoie de documentele corespunzatoare pentru a putea proba veniturile din vanzari.

O reconciliere a acestor venituri cu evidentele contabile privind taxa pe valoarea adaugata reprezinta adesea un mijloc prin care se confirma cu certitudine valoarea veniturilor din vanzari.

Daca exista un jurnal al vanzarilor

Registrul vanzarilor zilnice si inregistrarile in jurnalul vanzarilor ofera informatii relevante pentru auditori, de aceea aceste documente trebuie auditate. Toate facturile trebuie inregistrate integral (dar numai o singura data) si cu exactitate mai intai in registrul vanzarilor zilnice, apoi in cartea mare si in jurnalul vanzarilor. Aceasta procedura poate fi testata prin:

a)    verificarea unui esantion de facturi, incepand cu inregistrarea lor in registrul vanzarilor zilnice, apoi in cartea mare si in contul adecvat din jurnalul vanzarilor;

b)    verificarea unui esantion al inregistrarilor in contul (conturile) de venituri din vanzari din cartea mare si din jurnalul vanzarilor inapoi pana la facturile respective.

Scopul principal al acestui test este ca auditorul sa se asigure ca vanzarile inregistrate sunt reale, adica s-au furnizat bunuri/servicii unor clienti reali. Prin acest 'test se va confirma de asemenea ca evidenta contabila referitoare la vanzari este completa si exacta

Daca nu exista un jurnal al vanzarilor

Trebuie sa existe suficiente dovezi ca veniturile din vanzari si soldul final al debitorilor se refera la tranzactii reale. Un esantion al incasarilor din vanzari trecute in registrul de casa trebuie verificat pe baza facturilor, acelasi test efectuandu-se pentru un esantion de incasari prin conturi bancare.

Exercitiul intocmirii si verificarii reconcilierii veniturilor din vanzari, a incasarilor si a soldurilor initiale si finale ale debitorilor reprezinta o examinare generala valoroasa mai ales pentru firmele care nu au un cont de control propriu-zis (sectiunea J).

Vanzari in numerar

Trebuie sa se probeze listele cu vanzarile in numerar (bonuri de casa, chitante) cu inregistrarile contabile (contul bancar, contul de venituri din vanzari, contul de TVA).

Aceste teste se efectueaza pentru a se confirma ca toate vanzarile in numerar realizate sunt inregistrate in contabilitate integral si cu exactitate.

Daca majoritatea vanzarilor firmei sunt in numerar, testarea corecta a acestora este deosebit de importanta. Inregistrarea vanzarilor in numerar se face adesea incorect in cazul acestor firme. De aceea, este necesara o examinare analitica minutioasa.

Stornarile

Emiterea de documente de stornare influenteaza in mod direct veniturile din vanzari. Aceste documente trebuie autorizate si inregistrate corect in contabilitate.

Emiterea de documente de stornare ar putea fi utilizata pentru a se ascunde defalcarea incasarilor de la clienti. Auditorul trebuie sa verifice, prin prisma riscului implicat de fiecare client, daca emiterea documentelor de stornare a fost autorizata si cu ce frecventa s-au emis aceste documente.

Examinarea analitica

Examinarea analitica reprezinta o etapa importanta a procesului de audit.

a)        Compararea veniturilor din vanzari aferente exercitiului financiar auditat cu cele din anul anterior si cu cele prognozate in buget (in cazul in care exista). Acesta este un instrument foarte util pentru evaluarea riscului si pentru justificarea sumei veniturilor din vanzari - dar auditorul il poate aplica intr-un mod eficient numai daca cunoaste conditiile comerciale practicate de client.

b)        Compararea marjei profilului brut aferente exercitiului financiar auditat cu cea din anul anterior. Discrepantele pot indica o supra- sau o subevaluare a veniturilor din vanzari (sau erori in valoarea costului vanzarilor).

Verificarea unul esantion al marfurilor vandute pe baza borderourilor de expeditie

Este important sa se verifice ca bunurile si serviciile au fost facturate la pretul corect st ca s-a aplicat taxa pe valoarea adaugata corecta.

Exista mai multe puncte de pornire de la care se poate face verificarea detaliata a facturilor.

Pe langa documentele de expeditie pot exista comenzi scrise sau note ale comenzilor date prin telefon. Daca exista asa ceva. este uneori preferabil sa se verifice preturile pornind de la aceste documente.

Examinarea comenzilor restante pentru o perioada mare

Auditorul trebuie sa afle motivele pentru care comenzile nu au fost onorate in timp util si sa verifice daca aceste comenzi au fost, pana la urma, onorate integral si facturate.

Cumparari/cheltuieli

PROBE DE AUDIT CERUTE

Sintetizarea cumpararilor aferente exercitiului financiar auditat

O parte esentiala a procesului de audit se concretizeaza in a avea evidenta modului in care s-au intocmit situatiile financiare auditate si in a obtine documentele prin care se pot justifica cifrele individuale. Cumpararile si cheltuielile aferente reprezinta informatii extrem de importante, care trebuie sa fie complete, precise si sa nu fie subdimensionate.

Reconcilierea totalului intrarilor cu TVA cu deconturile de TVA

Auditorul trebuie sa aiba suficiente documente pentru a verifica si confirma cumpararile si cheltuielile aferente.

Reconcilierea cu deconturile de TVA reprezenta un mijloc prin care auditorul se poate asigura ca toate cumpararile/cheltuielile aferente au fost inregistrate in contabilitate.

Daca exista un jurnal al cumpararilor

Registrul cumpararilor zilnice si inregistrarile in jurnalul cumpararilor ofera informatii relevante pentru auditori, de aceea aceste documente trebuie auditate. Toate facturile trebuie inregistrate integral si cu exactitate - controlandu-se si oportunitatea cheltuielilor - in registrul cumpararilor zilnice, apoi in cartea mare si in jurnalul cumpararilor. Aceasta procedura poate fi testata prin:

a)    verificarea unui esantion de facturi, incepand cu inregistrarea lor in registrul cumpararilor zilnice, apoi in cartea mare si in contul adecvat din jurnalul cumpararilor.

b)   verificarea unui esantion al inregistrarilor in conturile de cumparari si cheltuieli din cartea mare si din jurnalul cumpararilor inapoi pana la facturile respective.

Daca nu exista un jurnal al cumpararilor

Trebuie sa existe suficiente documente referitoare la cumparari/cheltuieli si la soldul final al creditorilor, prin care sa se demonstreze ca aceste inregistrari au fost determinate de tranzactii reale. Un esantion de plati trecute in registrul de casa trebuie verificat, pe baza facturilor primite de firma, daca s-au efectuat pentru bunuri/servicii de care firma are in mod normal nevoie si daca au fost aprobate de persoanele autorizate/directorii companiei.

Exercitiul intocmirii si verificarii reconcilierii cumpararilor, a platilor in numerar si a soldurilor initiale si finale ale creditorilor reprezinta o examinare generala valoroasa mai ales pentru firmele care nu au un cont de control propriu-zis (sectiunea L).

Examinarea analitica

Examinarea analitica reprezinta o etapa importanta a procesului de audit.

Compararea cumpararilor/cheltuielilor aferente exercitiului financiar auditat cu cele din anul anterior? cu cele prognozate in buget (in cazul in care exista) reprezinta un instrument foarte util pentru evaluam riscului si pentru a verifica daca soldurile conturilor respective sunt corect calculate si analizate.

Valoarea cumpararilor trebuie corelata cu valoarea veniturilor din vanzari (luandu-se in considerare variatia stocurilor), iar orice discrepante depistate trebuie investigate.

Trebuie comparate inregistrarile din fiecare cont de cheltuieli, iar variatiile neobisnuite treimi investigate. Prin aceasta se pot identifica inregistrari lipsa (sau duble) si alocarea unor cheltuieli intr-un cont gresit.

Verificarea unui esantion al bunurilor pe baza notelor de receptie

Este important sa se verifice ca bunurile si serviciile au fost facturate la pretul corect si au fost inregistrate cantitatile corecte.

Daca exista note de receptie a bunurilor cumparate/evidente ale stocurilor, acestea trebuie utilizate a punct de pornire pentru verificare, iar un esantion din bunurile cumparate trebuie corelat cu facturile aferente.

Cheltuieli cu personalul

PROBE DE AUDIT CERUTE

Sintetizarea tuturor cheltuielilor cu personalul

O parte esentiala a procesului de audit se concretizeaza in a avea evidenta modului in care s-au intocmit situatiile financiare auditate si in a obtine documentele prin care se pot proba cifrele individuale Cheltuielile cu personalul, in special cele referitoare la impozitul pe salarii si la asigurarile si protectii sociala, reprezinta adesea informatii foarte importante, care trebuie sa fie complete, precise si sa nu fie subdimensionate.

Verificarea unui esantion al inregistrarilor cheltuielilor cu personalul

Statele de salarii ofera informatii relevante pentru auditori, de aceea aceste documente trebuie auditate Toate cheltuielile cu personalul trebuie inregistrate integral si cu exactitate in statele de salarii. Aceasta procedura poate fi testata prin:

a) verificarea unui esantion de inregistrari din cartea mare pe baza totalurilor cheltuielilor salariate si a platilor efectuate - este foarte important ca cifrele din cartea marc sa reflecte cheltuieli si plati reale aferente unor salariati reali.

Aceste plati trebuie sa rezulte din datele specifice referitoare la drepturile personalului si trebuie ta fie inregistrate ca decontari cu personalul - cheltuieli cu personalul sau datorii la sfarsitul exercitiului financiar catre angajati, bugetul statului, bugetul asigurarilor sociale etc. (sectiunea L).

b) verificarea unui esantion al totalurilor cheltuielilor salariale pe baza evidentelor de personal, pentru a se confirma existenta angajatilor respectivi si corecta inregistrare a impozitului pe salarii si a decontarilor privind asigurarile si protectia sociala.

Scopul principal al acestor teste este ca auditorul sa se asigure ca inregistrarile cheltuielilor cu personalul sunt reale si corecte, adica nu exista salariati fictivi.

Examinarea analitica

Se vor verifica cheltuielile salariale de la un an la altul.

Pornind de la rezultatele obtinute prin examinarea activitatii firmei auditate (sectiunea F), auditorul trebuie sa decida daca cheltuielile cu personalul din exercitiul financiar auditat sunt in concordanta cu activitatea firmei si daca variatia numarului salariatilor si a impozitelor platite (daca exista o variatie) de la un an la altul se coreleaza cu variatia cheltuielii.

Prin aceste teste se urmareste, de asemenea, sa se verifice autenticitatea cheltuielilor cu personalul.

Verificarea salariatilor nou-veniti sau plecati de curand

O dovada importanta a corectitudinii cu care firma opereaza sistemul de salarizare se poate obtine prin verificarea, pe baza de documente, a corectitudinii cu care se inregistreaza in statele de plata, la data potrivita, noii angajati si cu care se scot de pe statele de plata cei care au incetat sa lucreze in cadrul

firmei.

In unele cazuri, este posibil sa existe fraude ale personalului referitoare la salarii Desi acestea pot fi nesemnificative in ceea ce priveste acuratetea cu care situatiile financiare reflecta "o imagine fidela" a firmei, auditorul va trebui sa ia in considerare responsabilitatile pe care le are fata de client

Verificarea corectitudinii contributiilor firmei la bugetul asigurarilor sociale, la bugetul asigurarilor pentru sanatate si Ia alte bugete similare

Auditorul trebuie sa se asigure ca s-a efectuat calculul corect al contributiilor firmei la aceste bugete si sa verifice modul de efectuare a varsamintelor. In cazul platilor cu intarzieri, auditorul trebuie sa verifice daca s-au calculat corect penalitatile si daca acestea au fost contabilizate. In cazul in care penalitatile depasesc un prag semnificativ, este necesara o nota suplimentara la raportul de audit.

Parti afiliate

PROBE DE AUDIT CERUTE

Identificarea tranzactiilor cu parti afiliate

Standardul de audit 550, "Parti afiliate", precizeaza ca auditorul trebuie sa revizuiasca, informatiile furnizate de directori, pentru a verifica daca acestea au fost prezentate in totalitate.

Aceasta verificare se poate realiza, de exemplu, prin:

a) examinarea minutelor adunarilor actionarilor si ale directorilor, precum si a altor documente relevante, cum ar fi registrul participatiilor directorilor;

b) examinarea evidentelor contabile, pentru a se depista tranzactiile sau soldurile cu valoare mare/ neobisnuita, in special tranzactiile inregistrate la sfarsitul sau aproape de sfarsitul exercitiului financiar;

c) examinarea confirmarilor creantelor si datoriilor privind creditele acordate/luate si a confirmarilor trimise de banci. In urma acestei examinari se poate depista natura unei eventuale relatii intre garanti si entitate;

d) examinarea operatiunilor de investitii, de exemplu cumpararea unei participatii intr-o asociere sau in alta entitate.

In cazul firmelor in care este putin probabil ca se exercita un control strict al tranzactiilor cu partile afiliate, ar putea fi necesara realizarea altor tipuri de teste. Printre aceste teste se pot numara:

discutii cu managementul si cu directorii;

examinarea rapoartelor de audit intocmite in anii anteriori, pentru a se cerceta numele cunoscute ale partilor afiliate;

ancheta privind denumirea fondurilor de pensii si a altor fonduri in beneficiul angajatilor, precum si numele administratorilor acestor fonduri;

ancheta privind afilierea directorilor si a persoanelor cu functii de raspundere la alte entitati;

examinarea registrului participatiilor la capital, pentru a se identifica principalii actionari;

chestionarea auditorilor precedenti sau a altor auditori implicati in auditarea firmei la momentul respectiv;

examinarea declaratiilor de impunere, a deconturilor si declaratiilor efectuate conform legislatiei in vigoare si a altor informatii puse la dispozitia organelor legislative;

examinarea facturilor si a corespondentei purtate cu avocatii firmei.

Este de asemenea posibil sa se fi incheiat tranzactii cu parti afiliate fara ca acestea sa fie identificate sau prezentate de directori; de aceea, auditorul trebuie sa caute cu atentie astfel de tranzactii.

Prin urmare, auditorul trebuie sa acorde o atentie deosebita tranzactiilor neobisnuite de felul celor:

care au specificate conditii contractuale anormale, cum ar fi preturi, rate ale dobanzii, garantii sau conditii de rambursare neobisnuite;

care par sa nu aiba o justificare logica;

in care economicul difera de juridic;

procesate sau aprobate intr-o maniera neobisnuita sau de persoane care nu se ocupa in mod normal de astfel de tranzactii;

inregistrate putin inainte sau dupa sfarsitul exercitiului financiar.

Acestea pot indica existenta unor tranzactii cu parti afiliate.

Daca se depisteaza tranzactii neprezentate in evidentele contabile, atunci va fi necesara o analiza care sa concluzioneze daca aceste tranzactii influenteaza evaluarea riscului de audit si in ce masura se poate avea incredere in alte rapoarte etc. avizate de management.

Verificarea faptului ca toate tranzactiile semnificative cu parti afiliate care au fost identificate de auditori sunt inregistrate si prezentate corect

Data fiind natura tranzactiilor cu parti afiliate, documentele justificative pot fi disponibile cercetarii de catre auditori intr-o masura limitata sau pot fi elaborate de partile afiliate (de exemplu confirmarea existentei unor stocuri detinute in consignatie de acea parte afiliata).

Daca auditorul dispune de documente justificative intr-o masura limitata, el ar trebui:

a) sa discute scopul tranzactiilor cu managementul sau cu directorii;

b) sa obtina confirmarea conditiilor contractuale si a sumei stabilite in contract de la partea afiliata;

c) sa coroboreze cu partea afiliata justificarea scopului tranzactiei si, daca este necesar, sa obtina confirmarea ca tranzactia este bona-fide.

In cazul in care documentele justificative sunt elaborate de partea afiliata, auditorii ar trebui sa efectueze proceduri cum ar fi:

i) sa obtina documente justificative de la o parte neafiliata;

ii) sa obtina confirmarea justificarilor primite referitoare la tranzactie (in special la scopul acesteia) de la persoane care au fost implicate in respectiva tranzactie, cum ar fi bancheri, avocati, garanti si agenti.

Verificarea prezentarilor privind controlul asupra entitatii

Standardul contabil 24, volumul III, se refera la prezentarile privind controlul asupra unei companii.

Auditorii trebuie sa identifice partea care detine controlul final asupra companiei. Aceasta va implica chestionarea managementului/directorilor, precum si - daca se considera necesar - obtinerea unei confirmari scrise din partea celor care detin controlul.

Obtinerea scrisorilor de confirmare a declaratiilor de la conducere

Standardul de audit 580, "Declaratiile conducerii", subliniaza importanta scrisorii de confirmare a declaratiilor. In orice audit este deci recomandabil sa se includa un paragraf prin care sa se confirme ca s-au prezentat auditorului toate informatiile privind tranzactiile cu parti afiliate si partile care detin controlul asupra companiei.

Prezentare

Formatul prezentarii

Auditorul trebuie sa se asigure ca formatul contului de profit si pierderi este in concordanta cu prevederile cadrului legal si ale standardelor contabile.

Situatii justificative

Auditorul trebuie sa obtina situatii justificative pentru notele situatiilor financiare.

Standardele contabile precizeaza prezentarile necesare, care trebuie urmate intocmai.

In privinta remuneratiilor directorilor, se impune o prezentare corecta si precisa, chiar daca se poate argumenta ca in acest domeniu sumele nu depasesc pragul de semnificatie.

Concluzie

Auditorul trebuie sa se asigure ca au fost citite si intelese concluziile, care sunt apoi semnate ca act doveditor ca auditul a fost incheiat.

Nu va limitati la citirea si la semnarea concluziilor.

SUNT VENITURILE DIN VANZARI SUPRAEVALUATE, IAR COSTURILE SUBEVALUATE?